Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

Bảng 2.3 Trình độ chuyên môn của cán bộ - viên chức củatrường Đại học Sài Gòn tính đến tháng 5năm 2013 36 Bảng 2.4 Trình độ tin học của giảng viên, giáo viên trường Đại học Sài Gòn tính

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học:

PGS TS NGUYỄN VIẾT NGOẠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu luận văn; tác giả đã nhận đượcnhiều sự quan tâm, động viên, giúp đỡ tận tình, tạo điều kiện thuận lợi của cáccấp lãnh đạo, quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình.

Xin chân thành cảm ơn: Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học trường Đạihọc Vinh, Phòng Đào tạo Sau đại học, quý thầy cô đã trực tiếp giảng dạy vàtạo điều kiện, giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập

Bên cạnh đó, xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, quý thầy côPhòng Tổ chức – Cán bộ, quý thầy cô, các anh chị cán bộ, chuyên viên vàgiảng viên công tác ở trường Đại học Sài Gòn đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn,tạo mọi điều kiện để tác giả thực hiện tốt luận văn

Đặc biệt, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến

PGS.TS.Nguyễn Viết Ngoạn đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả nghiên

cứu đề tài và hoàn chỉnh luận văn mặc dù thầy rất bận rộn với công việc

Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nhưng chắc chắn luậnvăn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp,chỉ dẫn của quý thầy cô và các anh chị đồng nghiệp để luận văn này đượchoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Nghệ An, tháng 9 năm 2013Tác giả luận văn

Lý Kiều Hưng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC 6

1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

1.2 Một số khái niệm cơ bản của đề tài 8

1.3 Quản lý nhân sự ở trường đại học 15

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học 20

Tiểu kết chương 1 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 33

2.1 Khái quát về trường Đại học Sài Gòn 33

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở trường Đại học Sài Gòn 38

2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn 54

Tiểu kết chương 2 65

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 66

3.1 Các nguyên tắc đề xuất giải pháp 66

3.2 Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn 67

3.3 Đánh giá sự cần thiết và tính khả thi của các giải pháp đã đề xuất 92

Tiểu kết chương 3 96

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 98

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Sài Gòn 35Hình 2.2 Hệ thống tra cứu sách trực tuyến của Trung tâm

Hình 2.6 Giao diện Hệ thống quản lý đào tạo PSC UIS 48Hình 2.7 Giao diện phần mềm Quản lý nhân sự HRM 49Hình 2.8 Giao diện Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ

Hình 2.11 Trang thông tin điện tử của Phòng Tổ chức –

Cán bộ trường Đại học Sài Gòn

58

Bảng 2.3 Trình độ chuyên môn của cán bộ - viên chức của

trường Đại học Sài Gòn (tính đến tháng 5năm 2013)

36

Bảng 2.4 Trình độ tin học của giảng viên, giáo viên trường

Đại học Sài Gòn (tính đến tháng 5 năm 2013)

40

Bảng 2.5 Tỉ lệ giảng viên, giáo viên cơ hữu ứng dụng công

nghệ thông tin cho công tác giảng dạy và nghiêncứu năm học 2011 – 2012 (n = 451)

40

Bảng 2.6 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong đào

tạo của giảng viên và sinh viên trường Đại họcSài Gòn (n = 114)

43

Bảng 2.7 Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

trong dạy học ở trường Đại học Sài Gòn

44

Bảng 2.8 Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác quản lý hành chính ở trường Đạihọc Sài Gòn

nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trườngĐại học Sài Gòn

59

Bảng 2.12 Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin

trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại họcSài Gòn

61

STT Tên bảng Trang

Bảng 2.13 Nhận thức về nội dung ứng dụng công nghệ

thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại họcSài Gòn

62

Bảng 3.1 Đánh giá sự cần thiết của các giải pháp đề xuất 93Bảng 3.2 Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất 95

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

là công tác đã và đang được chú trọng thực hiện từ nhiều năm qua theo sựhướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan các cấp từ Trung ương đến địa phương Mụcđích của công tác này nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt độngnội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịchcủa cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hànhchính vào bảo đảm công khai, minh bạch

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4năm 2007 về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quannhà nước Để cụ thể hóa nội dung trên, Thủ tướng Chính phủ đã ra các quyếtđịnh phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan nhà nước cho các giai đoạn và mới nhất là Quyết định

số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 phê duyệt chương trình giai đoạn

2011 – 2015 Trong đó, nêu rõ mục tiêu đến năm 2015 và định hướng đếnnăm 2020 về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quannhà nước

Bên cạnh đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Chỉ thị

số 55/2008/CT-BGDĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng côngnghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 – 2012 nhấn mạnh nhiệm

vụ thứ năm “đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản

lý giáo dục”

Đối với thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), việc ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp được xem lànhiệm vụ của Kế hoạch thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phố lầnthứ IX về chương trình cải cách hành chính gắn với mục tiêu xây dựng mô

hình chính quyền đô thị tại thành phố Trong đó, nhấn mạnh nhiệm vụ hiệnđại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tinphục vụ tốt yêu cầu lãnh đạo và quản lý với các giải pháp thực hiện.

Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động của cơ quan nhà nước.Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là góp phần nâng cao hiệuquả chung của hoạt động của cơ quan nhà nước, thực hiện tốt chương trình cảicách hành chính đã và đang được triển khai thực hiện

Trường Đại học Sài Gòn được thành lập theo Quyết định số TTg ngày 25/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp trườngCao đẳng Sư phạm TP.HCM Qua quá trình phát triển, Trường đã đạt đượcnhững thành tựu đáng kể, tốc độ phát triển nhanh cả về quy mô ngành nghềđào tạo lẫn số lượng sinh viên Đội ngũ cán bộ - viên chức của Trường tănglên để đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển Từ đó, đặt ra cho công tác tổ chức– cán bộ, cụ thể là công tác quản lý nhân sự, những yêu cầu và đòi hỏi nhữnggiải pháp thực hiện trong tình hình mới

478/QĐ-Công tác quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn trong những nămqua đã có sự chuyển biến tích cực Việc tin học hóa dữ liệu cán bộ - viên chức(CBVC) đã giúp cho công tác quản lý nhân sự được thực hiện một cách dễdàng và nhanh chóng Thông tin được cập nhật thường xuyên, phục vụ tốt choviệc báo cáo, theo dõi biến động của CBVC (về thông tin cá nhân, trình độchuyên môn, chế độ,…) Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức – Cán bộ trường đãthực hiện và cho ra mắt trang thông tin điện tử của đơn vị nhằm đáp ứng nhucầu truy cập, tìm kiếm thông tin có liên quan của CBVC trong trường cũngnhư khách vãng lai

Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiệnnay tại đơn vị còn tồn tại nhiều hạn chế Việc ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý nhân sự hiện nay chỉ dừng lại ở mức độ chuyển từ quản lý

CBVC từ hình thức sổ sách, giấy tờ sang quản lý bằng máy vi tính theo hìnhthức cá nhân của chuyên viên phụ trách từng mảng công việc, nhiều đầu mối

và chưa mang tính hệ thống Điều này dẫn đến việc dữ liệu quản lý thiếu tínhthống nhất, chính xác, hệ thống tập trung, gây khó khăn và mất nhiều thờigian trong việc tra cứu, quản lý và báo cáo số liệu

Việc nghiên cứu để tìm ra giải pháp nhằm ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý nhân sự ở trường chưa được thực hiện một cách đầy đủ và cótính hệ thống trên cơ sở lý luận khoa học, phù hợp với thực tiễn của đơn vịnên chưa đem lại hiệu quả như yêu cầu đề ra

Xuất phát từ những lý luận và thực tiễn trên, tôi tiến hành nghiên cứu

đề tài “Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự

ở trường Đại học Sài Gòn”

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc, đề xuất giải pháp ứngdụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng quản lý nhân sự ở trườngĐại học Sài Gòn

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức – cán bộ ởtrường Đại học Sài Gòn

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ởtrường Đại học Sài Gòn

4 Giả thuyết khoa học

Nếu đề xuất được một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin có cơ

sở khoa học và có tính khả thi thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lýnhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận của việc ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý nhân sự

Nghiên cứu cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn

Đề xuất một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýnhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Nhóm phương pháp này được thực hiện nhằm thu thập thông tin, tổnghợp để xây dựng cơ sở lý luận của đề tài, gồm có:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp khái quát hóa các nhận định độc lập

6.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Nhóm phương pháp này được thực hiện nhằm thu thập các thông tinthực tiễn tại đơn vị để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài, gồm:

- Phương pháp điều tra

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm quản lý giáo dục

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia

- Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động

7 Đóng góp của luận văn

7.1 Về mặt lý luận

Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học; phân tích và làm rõ các nộidung có liên quan đến công tác này

7.2 Về mặt thực tiễn

Luận văn đã khảo sát và làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn; từ đó đề xuất

các giải pháp có cơ sở khoa học và có tính khả thi để nâng cao chất lượngcông tác này trong thời gian tới.

8 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo; luận văn này có cấu

Chương 3: Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC

1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Trên thế giới

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin”, xuất phát từ thuật ngữ tiếng Anh

“Information Technology”, xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1958 trong bài viết

đăng trên Tạp chí Harvard Business Review của hai tác giả Harold J Leavitt

và Thomas L Whisler Trong bài viết này, hai ông đã bình luận về ngànhcông nghệ mới ra đời là “Công nghệ mới chưa được thiết lập một tên riêng.Chúng ta sẽ gọi nó là công nghệ thông tin”

Ở các nước phát triển, việc ứng dụng công nghệ thông tin và các sảnphẩm của ngành công nghệ thông tin đã được thực hiện trên tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội như y tế, giáo dục, văn phòng,…trong nhiều nămqua Hiện nay, những khái niệm như Chính phủ điện tử, chức danh Lãnh đạocông nghệ thông tin (CIO), thương mại điện tử,… đã trở nên quen thuộc tạinhững nước này

Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu nhằm tìm ra những giải pháp, tạo ranhững sản phẩm, ứng dụng những thành tựu mới nhất của ngành công nghệthông tin để phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của con người vẫn đang được thựchiện, nhất là các hoạt động liên quan đến chính phủ và giáo dục

Ví dụ như nhóm nghiên cứu công nghệ thông tin kinh doanh và khoahọc quản lý (Business Information Technology and Management ScienceGroup) thuộc trường Đại học Manchester Metropolitan đã có những nghiêncứu về vấn đề thương mại điện tử, quản lý tri thức, mô hình chính sách, đổimới phát triển hệ thống và quá trình e-learning Một trong số những nghiên

cứu của nhóm như Robin Johnson với nghiên cứu về “Công nghệ giáo dục, learning”, Phil Scown với “Thương mại điện tử và quản lý của sự thay đổi”…

E-1.1.2 Tại Việt Nam

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” lần đầu tiên được định nghĩa trongNghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về việc pháttriển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90, đã cho thấy tầmquan trọng của công tác này trong việc cải tiến quản lý nhà nước, nâng caohiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xãhội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân Nhànước ta đã xác định những quan điểm và mục tiêu định hướng cho sự pháttriển ngành công nghệ thông tin ở nước ta, tạo ra những sản phẩm phục vụ tốtcho yêu cầu đổi mới, nâng cao hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh tế - xãhội, trong đó có hoạt động quản lý hành chính nhà nước và giáo dục

Nhiều công trình nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin đãđược thực hiện với nhiều quy mô khác nhau Như từ năm 2002 đến năm 2004,

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã nghiên cứu và cho ra đời phần mềm PMIS quản

lý, báo cáo hồ sơ cán bộ - viên chức và phần mềm EMIS thu thập, báo cáo dữ

liệu hồ sơ trường học Hay dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (viết tắt

tiếng Anh là SREM) được thực hiện từ tháng 4 năm 2006 đến tháng 4 năm

2010 theo kết quả của Hiệp định tài chính giữa Cộng đồng Châu Âu và Chínhphủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm mục tiêu nâng cao nănglực quản lý giáo dục ở các cấp trong ngành giáo dục, xây dựng hệ thống côngnghệ thông tin cho hệ thống quản lý giáo dục đổi mới

Bên cạnh đó, một số các nhà khoa học đã tiến hành nghiên cứu và đưa

ra những giải pháp để thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý nhân sự như “Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong giáodục” của tác giả Trần Khánh (ĐHSP Thái Nguyên), đề tài “Nâng cao hiệu quả

công tác quản lý giáo dục đào tạo của trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuậtTP.HCM” của tác giả Huỳnh Lê Tuấn Đối với công tác quản lý nhân sự, tácgiả Võ Thiện Cang đã thực hiện đề tài “Thực trạng ứng dụng công nghệ thôngtin trong việc quản lý nhân sự ngành Giáo dục và Đào tạo TP.HCM” nhằmđánh giá thực trạng công tác này tại các đơn vị trường học và đơn vị quản lýcấp trên như Phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn TP.HCM.

Nhìn chung, các nghiên cứu trên đã đánh giá đúng vai trò, tính cấp thiếtcũng như thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đối vớicác hoạt động quản lý nhà nước và giáo dục Nhiều nghiên cứu đã đưa rađược những giải pháp, sản phẩm để thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệthông tin trong các công tác có liên quan Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứuchỉ tập trung vào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ sở giáodục phổ thông và đơn vị quản lý cấp trên như Phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo.Việc nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin ở các cơ sở giáo dục đạihọc, nhất là trong công tác quản lý nhân sự còn hạn chế, chưa đánh giá toàndiện thực trạng Nguyên nhân là do cơ sở giáo dục đại học có đặc điểm tìnhhình, điều kiện khác với các cơ sở giáo dục phổ thông; từ đó dẫn đến các vấn

đề nảy sinh cần giải quyết cũng khác nhau Mặt khác, các cơ sở giáo dục đạihọc chưa xác lập được hệ thống thống nhất từ trên xuống cho việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản lý nhân sự nên gây ra khó khăn trong việc đề

ra các giải pháp chung cũng như triển khai thực hiện đồng bộ Vì vậy, việcnghiên cứu và đề xuất một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý nhân sự để giải quyết các công việc có liên quan là việc làm cấp thiết

1.2 Một số khái niệm cơ bản của đề tài

1.2.1 Trường đại học

Đại học là cơ sở giáo dục đại học bao gồm tổ hợp các trường cao đẳng,trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc các lĩnh vực

chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp, để đào tạo các trình độ của giáodục đại học [16, tr.02]

Cơ sở giáo dục đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân bao gồmtrường cao đẳng; trường đại học, học viện; đại học vùng, đại học quốc gia vàviện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ với hai loại hình

cơ sở giáo dục đại học công lập và cơ sở giáo dục đại học tư thục

Trường đại học là cơ sở giáo dục đại học được giao cho nhiệm vụ vàquyền hạn được quy định tại điều 28 Luật giáo dục đại học như sau:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cơ sở giáo dục đại học

- Triển khai hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc

tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại học

- Phát triển các chương trình đào tạo theo mục tiêu xác định; bảođảm sự liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo

- Tổ chức bộ máy; tuyển dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũgiảng viên, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động

- Quản lý người học; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của giảngviên, viên chức, nhân viên, cán bộ quản lý và người học; dành kinh phí để thựchiện chính sách xã hội đối với đối tượng được hưởng chính sách xã hội, đốitượng ở vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặcbiệt khó khăn; bảo đảm môi trường sư phạm cho hoạt động giáo dục

- Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượnggiáo dục

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được miễn,giảm thuế theo quy định của pháp luật

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực; xây dựng và tăng cường

cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị

- Hợp tác với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thểthao, y tế, nghiên cứu khoa học trong nước và nước ngoài.

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tracủa Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dâncấp tỉnh nơi cơ sở giáo dục đại học đặt trụ sở hoặc có tổ chức hoạt động đàotạo theo quy định

- Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.Trường đại học được thực hiện quyền tự chủ của mình trong các hoạtđộng chủ yếu thuộc lĩnh vực tổ chức và nhân sự, tài chính và tài sản, đào tạo,khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại họctheo sự phân cấp của cơ quan cấp trên Cơ sở giáo dục đại học đại học thựchiện quyền tự chủ ở mức độ cao hơn phù hợp với năng lực, kết quả xếp hạng

và kết quả kiểm định chất lượng giáo dục Cơ sở giáo dục đại học không còn

đủ năng lực thực hiện quyền tự chủ hoặc vi phạm pháp luật trong quá trìnhthực hiện quyền tự chủ, tùy thuộc mức độ, bị xử lý theo quy định củapháp luật

1.2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.2.1 Công nghệ thông tin

Khái niệm công nghệ thông tin được định nghĩa trong Nghị quyết49/CP của Chính phủ như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phươngpháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹthuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quảcác nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vựchoạt động của con người và xã hội”

Trong Luật Công nghệ thông tin được ban hành năm 2006, khái niệmcông nghệ thông tin được định nghĩa là “tập hợp các phương pháp khoa học,

công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử

lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”

Như vậy, công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính vàviễn thông, nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tàinguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt độngcủa con người và xã hội

Phát triển từ những năm 60 của thế kỷ 20 với việc thành lập PhòngToán học tính toán (Phòng Máy tính) trực thuộc Ủy ban Khoa học và Kĩ thuậtNhà nước, sử dụng máy tính điện tử đầu tiên Minsk-22 do Liên Xô viện trợ;qua quá trình hình thành và phát triển, ngành công nghệ thông tin tại ViệtNam đã đạt được một số thành tựu nổi bật

Nhận thấy tầm quan trọng của việc phát triển và ứng dụng thành tựucủa ngành công nghệ thông tin trong đời sống – xã hội, Nhà nước đã cónhững chính sách định hướng cho việc phát triển ngành này như sự ra đời củaLuật Công nghệ thông tin năm 2006 đã tạo sự đồng bộ với các văn bản luậtkhác có liên quan như Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Sở hữu trí tuệnăm 2005 Bên cạnh đó, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành các quyết định vềviệc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan nhà nước cho các giai đoạn phát triển và mới nhất làgiai đoạn 2011 – 2015

1.2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin là “việc sử dụng công nghệ thông tinvào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, anninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quảcủa các hoạt động này” [15, tr.02]

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụngnhững thành tựu của ngành vào hoạt động quản lý đang trở thành xu hướngtất yếu, là khâu đột phá quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quảcông tác quản lý hành chính nhà nước Xu hướng hiện nay của cơ quan nhànước đã chuyển sang sử dụng các sản phẩm công nghệ thông tin trong nướcvới chi phí thấp, hiệu quả cao thay cho sản phẩm có xuất xứ từ nước ngoài.

1.2.3 Quản lý nhân sự

1.2.3.1 Quản lý

Hoạt động quản lý là dạng lao động mang tính đặc thù xuất hiện từ khi

có sự phân công lao động trong xã hội Hoạt động này có nhiệm vụ tổ chức,điều khiển các hoạt động lao động khác theo những yêu cầu nhất định Mọihoạt động trong xã hội đều cần đến quản lý

Khái niệm quản lý được định nghĩa theo nhiều quan điểm khác nhautùy thuộc vào phương pháp tiếp cận như:

- “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làmcái đó bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất” (F.W.Taylor, nhà thực hànhquản lý lao động);

- “Quản lý là quá trình chuyển một hệ động lực phức tạp từ trạngthái này sang trạng thái khác nhờ sự tác động vào các phần tử biến thiên củanó” (A.I.Berg, nhà điều khiển học);

- “Quản lý là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cánhân làm việc với nhau trong nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mụctiêu đã định” (H.Koontz, C.Heinweihrich);

- “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thểquản lý đến tập thể người lao động nói chung (khách thể quản lý), nhằm thựchiện những mục tiêu dự kiến” (Phạm Minh Hạc)

Tóm lại, do đối tượng quản lý đa dạng, phức tạp và có những thay đổitùy theo từng thời kí lịch sử phát triển của xã hội nên các nhà tư tưởng quản

lý đã đưa ra những nội dung cơ bản của quản lý ở các khía cạnh khác nhau.Song khái niệm quản lý có thể được định nghĩa như sau: “Quản lý là hoạtđộng thiết yếu nảy sinh khi con người hoạt động tập thể, là sự tác động củachủ thể vào khách thể, trong đó quan trọng nhất là khách thể con người, đểđạt được các mục tiêu chung của tổ chức đề ra một cách hiệu quả nhất”

Hoạt động quản lý được mô tả qua sơ đồ 1.1 với chủ thể quản lý (đốitượng tạo ra tác động), khách thể quản lý (đối tượng tiếp nhận sự tác động),công cụ quản lý (phương tiện mà chủ thể quản lý dùng tác động đến đối tượngquản lý), phương pháp quản lý (cách thức tác động) và mục tiêu quản lý

Sơ đồ 1.1 Mô hình hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý có bốn chức năng cơ bản là: lập kế hoạch, tổ chứcthực hiện, chỉ đạo và kiểm tra Đây là quan điểm được nhiều nhà khoa họcnghiên cứu đồng tình Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động quản lý diễn ra,

không thể xác định riêng biệt từng chức năng trên mà đó là quá trình đan xen,kết hợp các chức năng trên để thực hiện mục tiêu cuối cùng.

Sơ đồ 1.2 Chức năng của quản lý

1.2.3.2 Quản lý nhân sự

Nhân sự là thuật ngữ được sử dụng để chỉ về con người nói chung trong

tổ chức, cơ quan, đơn vị Thuật ngữ quản lý nhân sự được hiểu theo hướngquản lý con người trong một đơn vị

Quản lý nhân sự là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lýđến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý về nhân sự đã đề ra.Hay nói một cách cụ thể, quản lý nhân sự là sự tác động có tổ chức, có mụcđích đến con người, tập thể người để tổ chức và phối hợp hoạt động củanhững cá nhân đó trong suốt quá trình lao động của họ; qua đó, sử dụng cóhiệu quả, phát huy tốt năng lực cá nhân nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra

Quản lý nhân sự trong trường đại học là hoạt động gồm tuyển chọn, sửdụng, phát triển, động viên, tạo những điều kiện thuận lợi để các cá nhân vànhóm hoạt động có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cao nhất và

sự bất mãn ít nhất của cán bộ, viên chức trong nhà trường

1.2.4 Giải pháp

Từ điển tiếng Việt định nghĩa khái niệm giải pháp như sau: “giải pháp

là phương pháp giải quyết một công việc, một vấn đề cụ thể” Như vậy, khi đềcập đến khái niệm giải pháp tức là đề cập đến những cách thức tác động,hướng giải quyết thay đổi, chuyển biến một hệ thống, một quá trình, mộttrạng thái… nhằm đạt được mục tiêu đề ra Giải pháp càng thích hợp, càng tối

ưu thì càng giúp việc giải quyết những vấn đề được diễn ra nhanh chóng, hiệuquả cao Tuy nhiên, để có thể đề ra được những giải pháp mang tính tối ưucần phải dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn của vấn đềmột cách toàn diện

1.3 Quản lý nhân sự ở trường đại học

1.3.1 Mục tiêu của quản lý nhân sự ở trường đại học

Quản lý nhân sự ở trường đại học là hoạt động có liên quan đến CBVCnhư tuyển chọn, sử dụng, đào tạo nhằm bảo toàn và phát triển lực lượng laođộng phù hợp với yêu cầu cả về số lượng và chất lượng; qua đó, đạt được mụctiêu của tổ chức cao nhất và sự bất mãn ít nhất của cán bộ, viên chức trongnhà trường Có thể nói, công tác CBVC, công tác liên quan đến con người,luôn là mặt quan trọng hàng đầu của một đơn vị Vì thế, quản lý nhân sự làyếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác nói trên

Đối tượng của quản lý nhân sự là đội ngũ CBVC đang công tác tại đơn

vị với tư cách là những cá nhân và các vấn đề có liên quan đến họ như côngviệc, quyền lợi, nghĩa vụ của họ đối với đơn vị

Mục tiêu chủ yếu của quản lý nhân sự ở trường đại học nhằm nâng cao

sự năng lực đóng góp của đội ngũ CBVC đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu củađơn vị; đồng thời, giảm thấp nhất sự bất mãn của họ Thực chất, quản lý nhân

sự ở trường đại học là công tác quản lý con người xét trong phạm vi mộttrường đại học, là sự đối xử của nhà trường đối với đội ngũ CBVC Do vậy,

công tác này cần phải được thực hiện một cách có hệ thống, khoa học, tránh

sự nóng vội Người làm công tác quản lý nhân sự cần phải có những kiếnthức, kỹ năng và thái độ phù hợp với công việc này

1.3.2 Tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự ở trường đại học

Quản lý nhân sự là một bộ phận phức tạp, khó khăn nhất trong công tácquản lý, lãnh đạo và có quan hệ lớn đến sự phát triển của đơn vị Vì vậy, mỗingười lãnh đạo phải tập trung tinh thần, sức lực vào công tác này

Quản lý nhân sự thể hiện chức năng cơ bản và năng lực cần có củangười lãnh đạo Vì vậy, người lãnh đạo cần phải coi trọng công tác quản lýnhân sự, phải giỏi dùng người mới thật sự lãnh đạo được đúng đắn

Trường đại học là một bộ phận trong hệ thống giáo dục quốc dân Dovậy, nhân sự chủ yếu là giảng viên, giáo viên Đây là lực lượng quyết địnhđến chất lượng giáo dục của đơn vị, như Raja Roy Singh (Ấn Độ) đã nhận xét

“Không một hệ thống giáo dục nào có thể vươn cao quá tầm những giáo viênlàm việc cho nó” [20, tr.13] Vì vậy, công tác quản lý nhân sự có vai trò quantrọng trong việc xây dựng, phát triển đội ngũ nhà giáo đủ về số lượng, đảmbảo về chất lượng để thực hiện tốt nhiệm vụ của đơn vị

Quản lý nhân sự là điều kiện quan trọng để đánh giá hiệu quả của côngtác lãnh đạo Việc sử dụng đúng người để giao đúng việc giúp khai thác hếttiềm năng của người lao động, đem lại hiệu quả công việc cao

1.3.3 Nội dung quản lý nhân sự ở trường đại học

Trường đại học là cơ sở giáo dục đại học chịu sự quản lý Nhà nước vềgiáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo Công tác quản lý nhân sự ở trường đạihọc cũng giống như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác, trên thực

tế đều phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước như Luật, Nghịđịnh, Thông tư hướng dẫn và các văn bản quy phạm pháp luật khác, như:

- Luật Viên chức số 58/2010/QH12 đã được Quốc hội nước Cộng

hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 15tháng 11 năm 2010;

- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 củaChính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lựclượng vũ trang;

- Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chínhphủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;

- Nghị định số 17/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 02 năm 2013 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 12/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của BộNội vụ quy định về chức danh nghề nghiệp và thay đổi chức danh nghềnghiệp đối với viên chức;

- Thông tư 15/2012/TT-BNV ngày 25 tháng 12 năm 2012 của BộNội vụ hướng dẫn về tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc và đền bù chi phíđào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức

Mặt khác, trường đại học là cơ sở giáo dục nên phải thực hiện theo cácvăn bản quy phạm khác như:

- Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 đã được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày

18 tháng 6 năm 2012;

- Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của

Thủ tướng Chính phủ về ban hành Điều lệ trường Đại học;

- Nghị định 54/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 07 năm 2011 về chế độphụ cấp thâm niên đối với nhà giáo;

- Quyết định số 64/2008/QĐ-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2008của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy định chế độ làm việcđối với giảng viên;

- Thông tư liên tịch số 07/2009/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 15 tháng

4 năm 2009 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ hướng dẫn thựchiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộmáy, biên chế đối với đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và đào tạo;

- Thông tư liên tịch số 68/2011/TTLT-BGDĐT- BNV- BLĐTBXH ngày 30 tháng 12 năm 2011 của liên Bộ Giáo dục và Đào tạo, BộNội vụ, Bộ Tài chính và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫnthực hiện một số điều của Nghị định số 54/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm

BTC-2011 của Chính phủ về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo

Công tác quản lý nhân sự ở trường đại học là công tác liên quan trựctiếp đến lợi ích, quyền lợi của đội ngũ CBVC Công tác này bao gồm:

- Quy hoạch, lập kế hoạch xây dựng đội ngũ CBVC;

- Quy hoạch, lập kế hoạch xây dựng, bổ nhiệm, miễn nhiệm đội ngũcán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc;

- Tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc với viên chức;

- Thực hiện các chế độ về tiền lương, phụ cấp, đãi ngộ;

- Thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức;

- Đánh giá, xếp loại viên chức;

- Đào tạo, bồi dưỡng viên chức;

- Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với viên chức;

- Thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định của pháp luật;

- Thực hiện việc thống kê, báo cáo về viên chức

1.3.4 Phương pháp, hình thức

Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính các vấn đề có liên quanđến nhân sự tại trường, với vai trò là cán bộ quản lý cao nhất của đơn vị mìnhquản lý Các chức năng chủ yếu của Hiệu trưởng trong công tác này bao gồmlập kế hoạch sử dụng và phát triển nguồn nhân lực; đào tạo và phát triểnnguồn nhân lực; quản lý duy trì và khuyến khích nguồn nhân lực Tuy nhiên,trên thực tế, bên cạnh nhiệm vụ trong công tác nhân sự, người Hiệu trưởngcòn phải thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác như quản lý đào tạo, quản lý tàichính, cơ sở vật chất… nên cần thiết phải có một bộ phận chuyên trách vềnhân sự, làm công tác tham mưu và thực hiện các vấn đề có liên quan

Việc quản lý nhân sự và các công tác khác có liên quan đến CBVC ởtrường đại học được Ban Giám hiệu trường phân cấp, giao cho bộ phận Quản

lý nhân sự, thường là phòng Tổ chức – Cán bộ (ở một số đơn vị khác là phòng

Tổ chức – Hành chính), chịu trách nhiệm thực hiện Hiệu trưởng là người cán

bộ quản lý trực tiếp chỉ đạo, thực hiện việc kiểm tra hoạt động của đơn vị này

Phòng Tổ chức – Cán bộ có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, đề xuấtvới Hiệu trưởng để thực hiện các công tác liên quan đến đội ngũ CBVC nhưtuyển dụng, bổ nhiệm viên chức, thực hiện nâng lương, các chế độ thưởng,bảo hiểm xã hội, chế độ hưu trí, nghỉ việc…, đảm bảo đúng và kịp thời cácchế độ chính sách của Nhà nước đối với CBVC Công tác này cần được chútrọng thực hiện nhằm đảm bảo quyền lợi, lợi ích của người lao động đang làmviệc tại trường, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân Mặt khác,phòng Tổ chức – Cán bộ còn có nhiệm vụ đề xuất việc xây dựng và tổ chứcthực hiện quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển đội ngũ cán bộchuyên môn và cán bộ quản lý để đảm bảo bộ máy hoạt động tại trường vậnhành một cách có hiệu quả

Bên cạnh đó, để tăng cường hiệu lực quản lý của Hiệu trưởng, bảo đảm

và nâng cao chất lượng giáo dục, phòng Thanh tra được thành lập với chứcnăng chính là tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện quyền thanh tra nội bộ

về giáo dục và đào tạo trong phạm vi nhà trường, trong đó có công tác vềnhân sự

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

1.4.1 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự ở trường đại học

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin cùng cácphương tiện, thiết bị kỹ thuật khác vào hoạt động quản lý, tin học hoá côngtác quản lý đang trở thành xu hướng tất yếu, là khâu đột phá quan trọng quyếtđịnh thành công của sự nghiệp đổi mới và là một trong những yếu tố cơ bảnbảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động của trường đại học

Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự ởtrường đại học là rất lớn do yêu cầu quản lý đòi hỏi việc quản lý dữ liệu vềCBVC phải chính xác, giảm thiểu tối đa các sai sót, đáp ứng nhanh các yêucầu như thống kê, báo cáo số liệu Điều này được thể hiện ở một số điểm sau:

- Thứ nhất, hầu hết các trường đại học hiện nay đều sử dụng các thiết

bị kỹ thuật điện tử như máy tính, máy in…để thực hiện việc quản lý dữ liệu

về nhân sự thay cho việc quản lý hoàn toàn trên sổ sách, giấy tờ

- Thứ hai, sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý dữliệu về nhân sự Phần lớn các đơn vị hiện nay sử dụng các phần mềm vănphòng có sẵn như Word, Excel, Access…để thực hiện Một số ít đơn vị bắtđầu thực hiện việc quản lý bằng các phần mềm quản lý chuyên dụng nhằmnâng cao chất lượng quản lý, quản lý tập trung dữ liệu

- Thứ ba, thực hiện kênh thông tin điện tử để đăng tải các thông tinnhư thông báo, hướng dẫn các quy trình thực hiện… phục vụ nhu cầu tra cứu

thông tin của viên chức Điều này giúp làm giảm thời gian liên hệ công táctrực tiếp, tăng tính chủ động của CBVC về những vấn đề có liên quan; đồngthời, mọi thông tin có liên quan đến CBVC đều được công bố một cách côngkhai, minh bạch

Mặt khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lýnhân sự là góp phần vào công cuộc cải cách hành chính đã và đang được triểnkhai rộng rãi trong các cơ quan Nhà nước “Tin học hoá hoạt động của các cơquan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chínhquốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường nănglực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luậncủa Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10năm 2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Trong cải cách hành chính, cụ thể làcông tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tự độnghóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, cải tiến hình thức làmviệc từ thủ công giấy tờ sang quản lý bằng máy, tiến đến hình thức làm việctrực tuyến

1.4.2 Những điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ở trường đại học

1.4.2.1 Hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng kỹ thuật là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụngcông nghệ thông tin Có thể nói, hạ tầng kỹ thuật là nền tảng vững chắc chomọi hoạt động và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin của mộtđơn vị Một hệ thống không ổn định hoặc bị ngắt quãng có thể gây ảnh hưởngnghiêm trọng đến hiệu quả và hiệu suất công việc của đơn vị đó Do đó, để cóthể triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở đơn vị,

trường đại học cần thực hiện khảo sát và đầu tư trang bị, nâng cấp các thiết bị

- Việc đầu tư các thiết bị như hệ thống máy tính, máy in, máy chủ(server)… phục vụ cho việc vận hành hệ thống thông tin Khi thực hiện đầu tưtrang thiết bị, đơn vị cần tính toán đến thời gian sử dụng và chi phí khấu haotài sản; đồng thời, thực hiện theo dõi thiết bị, thường xuyên kiểm tra để nângcấp hoặc thay thế thiết bị đã không còn đáp ứng yêu cầu trong quá trình hệthống vận hành

ii Hệ thống mạng

- Hệ thống mạng ở đây có thể hiểu bao gồm mạng viễn thông, mạngInternet và mạng máy tính nhằm phục vụ cho việc truyền dẫn dữ liệu từ máychủ đến máy tính và ngược lại, giữa các máy tính trong cùng hệ thống mạngvới nhau

- Hệ thống thông tin khi vận hành đòi hỏi đường truyền dữ liệu phảiluôn được đảm bảo Do đó, đơn vị cần đầu tư đường truyền dữ liệu, đảm bảoquá trình vận hành của hệ thống thông tin được xuyên suốt Đồng thời, lên kếhoạch dự phòng trong trường hợp đường truyền dữ liệu xảy ra sự cố, làm giánđoạn và ảnh hưởng hệ thống thông tin vận hành

- Việc xây dựng hệ thống mạng giúp cho việc trao đổi, truyền dẫn dữliệu giữa các máy tính với nhau, giữa máy tính và máy chủ được diễn ra dễdàng, thuận tiện, nhanh chóng Mặt khác, hệ thống mạng giúp làm giảm chi

phí đầu tư các thiết bị số khác do các máy tính trong hệ thống mạng cùng chia

sẻ tài nguyên, sử dụng chung các thiết bị số với nhau

- Bên cạnh xây dựng hệ thống mạng phục vụ cho việc truyền dẫn dữliệu, cần chú ý đến việc xây dựng, nâng cấp hệ thống an toàn thông tin và bảomật để phòng chống việc truy cập trái phép dữ liệu trên hệ thống, gây xáotrộn, làm mất hoặc lộ thông tin cá nhân của CBVC Để thực hiện điều này,cần đề ra các biện pháp quản lý về lưu trữ và truy cập dữ liệu, phòng chốngtin tặc truy cập trái phép vào hệ thống; định kì kiểm tra, cài đặt các bản vá lỗiphát sinh cho hệ thống Bên cạnh đó, trang bị, cài đặt các thiết bị và phầnmềm chống vi-rút (virus), tin tặc, triển khai hệ thống giám sát an ninh, cảnhbáo nguy cơ cho toàn bộ hệ thống khi có vấn đề xảy ra

1.4.2.2 Cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu (có liên quan hoặc không liênquan với nhau) được lưu trữ và quản lý tập trung để tất cả các thành viên của

tổ chức (hệ thống) có thể truy nhập và sử dụng được Cơ sở dữ liệu được thiết

kế nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong hệ thống thông tin như lưu trữ, truyxuất dữ liệu cho các ứng dụng hoặc người dùng Đây là thành phần không thểthiếu trong việc vận hành hệ thống thông tin vì các thao tác quản lý khi đượcthực hiện trên hệ thống đều cần đến dữ liệu để thao tác

- Ưu điểm của cơ sở dữ liệu mang lại là:

+ Tiết kiệm chi phí cho việc thu thập, xử lí, quản lý dữ liệu; làmgiảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo thông tin dữ liệu

có tính thống nhất và toàn vẹn

+ Tiết kiệm thời gian truy cập dữ liệu

+ Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất trên hệ thống thông tintheo nhiều cách khác nhau

+ Nhiều người có thể sử dụng chung một cơ sở dữ liệu

+ Cơ sở dữ liệu có thể được chia sẻ với các hệ thống quản lýkhác một cách dễ dàng, mang lại xu hướng hội nhập hóa, toàn cầu hóa.

- Tuy nhiên, để đạt được những ưu điểm trên, cơ sở dữ liệu khi đượcthiết kế cần giải quyết những vấn đề phát sinh sau:

+ Tính chủ quyền của dữ liệu: Do sự chia sẻ cơ sở dữ liệu chonhiều người dùng trên hệ thống dễ dẫn đến tính trách nhiệm, độ an toàn vàtính chính xác của dữ liệu giảm Do đó, cơ sở dữ liệu cần được đảm bảo tính

an toàn, chính xác Đồng thời, người dùng phải có trách nhiệm cập nhật thôngtin mới nhất cho cơ sở dữ liệu

+ Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người dùng: Do

có thể có nhiều người cùng khai thác cơ sở dữ liệu tại một thời điểm nên cầnphải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu

+ Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép truy cập vào cùngmột cơ sở dữ liệu và sử dụng trong các thao tác nên dễ dẫn đến tình trạngtranh chấp dữ liệu, ví dụ dữ liệu bị thay đổi cùng lúc bởi hai người dùng khácnhau… Như vậy, cần phải có cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu cũng như giảiquyết tình trạng tranh chấp dữ liệu trong quá trình khai thác như cấp quyền ưutiên cho người khai thác theo thứ tự ưu tiên, theo thứ tự truy cập…

+ Đảm bảo dữ liệu được an toàn khi có sự cố: Một số các sự cốnhư mất điện đột xuất, một phần hoặc toàn bộ thiết bị lưu trữ dữ liệu bị hư…khiến cho cơ sở dữ liệu gặp vấn đề, ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thốngthông tin Để tránh được tình trạng trên, cần thực hiện thao tác sao lưu dữ liệu

để đảm bảo cơ sở dữ liệu có thể được phục hồi toàn bộ hoặc một phần sau các

sự cố

- Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, cơ sở dữ liệu ở đây đượchiểu là tất cả thông tin liên quan đến CBVC như thông tin lý lịch cá nhân,trình độ học vấn, quá trình làm việc, quá trình lương,… được chuyển thành dữ

liệu để quản lý trên hệ thống Tất cả các thông tin trên được quản lý một cáchthống nhất, có hệ thống và tuân theo các tiêu chuẩn quy định của hệ thốngthông tin quản lý đề ra.

Ví dụ như mỗi CBVC khi được quản lý trên hệ thống phải được cấpmột mã định dạng để phân biệt với CBVC khác, tránh trường hợp thông tin

dữ liệu của người này trùng với người khác Thông thường, mã viên chứcđược sử dụng làm mã định dạng CBVC đó trên hệ thống vì đây là thông tinduy nhất của CBVC hoàn toàn không trùng lặp với bất kì CBVC khác Tất cảcác thông tin còn lại có liên quan đến CBVC đó như ngày sinh, nơi sinh,lương, trình độ học vấn…sẽ được quản lý theo mã định dạng đó

1.4.2.3 Phần mềm quản lý

Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu,

mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.Nói cách khác, phần mềm những chương trình được lập trình và chạy trên cácthiết bị phần cứng như máy tính,… nhằm tiết kiệm thời gian làm việc chongười dùng, mang lại sự tự động hóa trong công việc

Trong hệ thống thông tin về quản lý nhân sự, phần mềm đóng vai trò làcông cụ hỗ trợ, giúp người dùng thực hiện thao tác tính toán và xử lý dữ liệu

Từ đó, giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, nângcao chất lượng và hiệu quả công việc Mặt khác, việc sử dụng phần mềm giúpcho đơn vị giảm chi phí về nhân lực

Phần mềm được chia làm hai loại gồm phần mềm hệ thống và phầnmềm ứng dụng

- Phần mềm hệ thống giúp vận hành các thiết bị phần cứng của máytính và hệ thống máy tính như hệ điều hành…

- Phần mềm ứng dụng phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng, đượcphân chia thành phần mềm ứng dụng đa năng (hệ soạn thảo văn bản,…) vàphần mềm ứng dụng chuyên dụng (chương trình quản lý nhân sự…).

Thông thường, khi thực hiện việc tin học hóa dữ liệu CBVC phục vụcho công tác quản lý nhân sự, trường đại học sử dụng các phần mềm ứngdụng đa năng có sẵn để quản lý dữ liệu và thao tác Tuy nhiên, để việc ứngdụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học có hiệu quảhơn, cần thiết phải có phần mềm ứng dụng chuyên dụng để thao tác và quản

lý dữ liệu Các phần mềm ứng dụng chuyên dụng như chương trình quản lýnhân sự, quản lý tài chính,… được thiết kế theo hình thức chương trình đượcđóng gói sẵn hoặc viết theo đặt hàng để phù hợp với tình hình cũng như nhucầu của mỗi đơn vị

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý có đạt hiệu quả nhưmong muốn hay không, trước hết phụ thuộc vào trình độ nhận thức, năng lực,

kỹ năng của người quản lý hệ thống thông tin và người sử dụng Người quản

lý hệ thống phải có trình độ, kiến thức hiểu biết sâu về công nghệ thông tin vàứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chuyên môn của mình để có thểđảm bảo hệ thống thông tin được vận hành tốt Đồng thời, phải có năng lực tổchức và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn, biết tổ chứchọc tập, trao đổi, tổng kết kinh nghiệm để làm mẫu, hướng dẫn người khác

thực hiện các thao tác trên hệ thống Ngoài ra, uy tín của người quản lý có tácdụng như chất xúc tác thúc đẩy sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tinvào việc quản lý nhân sự.

Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýnhân sự đòi hỏi người quản lý và người sử dụng có kiến thức chuyên môn vềcông tác nhân sự, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy có liên quanđến mảng công việc của mình

Để có được nguồn nhân lực đủ trình độ để vận hành hệ thống thông tin,cần chú ý đến khâu bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lựcbằng các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc cử CBVC tham gia học tập nâng caotrình độ, nghiệp vụ Đồng thời, có giải pháp về chế độ đãi ngộ và điều kiệnlàm việc để thu hút nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao thamgia công tác

1.4.3 Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự nhằm giúp cho công tác này được thực hiện đúng theo mục đích, yêu cầu

đề ra Đây là hoạt động căn cứ dựa trên việc khảo sát, phân tích tình hình thựctrạng của đơn vị, bên cạnh việc xác định mục đích, yêu cầu để từ đó định ranội dung các giải pháp, cách thức thực hiện những mục đích, yêu cầu đó.Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi nhiềuđiều kiện để triển khai thực hiện nên xây dựng kế hoạch là bước quan trọng.Xây dựng kế hoạch sát với mục tiêu, phù hợp với thực trạng của đơn vị giúpcho đơn vị chủ động hơn trong việc thực hiện, chủ động đối phó, thích ứngvới sự thay đổi có thể xảy ra

Để xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýnhân sự ở trường đại học cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Thứ nhất, cần xác định rõ mục đích cũng như yêu cầu khi triển khaithực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại đơn vị.Điều này giúp đơn vị có thể đưa ra được các nội dung cần thực hiện dựa trênnhững mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch Mục đích được xác định dựa trêncác yếu tố về nhu cầu, đòi hỏi, hiện trạng của đơn vị về ứng dụng công nghệthông tin trong công tác quản lý nhân sự Bên cạnh đó, trường xác định cácyêu cầu như phối hợp các đơn vị có liên quan, tiến độ…trong quá trình thựchiện kế hoạch.

- Thứ hai, khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tintrong trường đại học, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýnhân sự để có cái nhìn tổng quan về công tác này tại đơn vị Trường đại họccần thành lập các nhóm để thực hiện việc khảo sát thực trạng với các nội dungkhảo sát cho từng nhóm đối tượng và phương pháp phù hợp Trên cơ sở kếtquả thu được, trường tiến hành tổng hợp và phân tích dữ liệu đánh giá thựctrạng, nguyên nhân của công tác này tại đơn vị

- Thứ ba, xây dựng các giải pháp và cụ thể hóa thành nội dung đểthực hiện Việc xây dựng giải pháp được thực hiện dựa trên mục đích cũngnhư kết quả khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin ở trườngđại học, nhất là trong công tác quản lý nhân sự Đồng thời, các giải pháp nàyphải sát với tình hình thực tiễn tại đơn vị, có tính ứng dụng cao Để đạt đượckết quả như mong muốn, giải pháp cần được cụ thể thành các nội dung vàtriển khai thực hiện những nội dung đó

- Thứ tư, đưa ra quy trình và thời gian thực hiện những nội dung đã

đề ra Việc này giúp cho công tác triển khai thực hiện được diễn ra theo đúng

kế hoạch, với trình tự các bước thực hiện Đồng thời, việc đưa ra quy trình vàthời gian giúp cho công tác quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện cácnội dung được dễ dàng, nhanh chóng

Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là quátrình đi dần từ thấp đến cao Do đó, kế hoạch cần được xác định rõ yêu cầu,mức độ của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại đơn

vị đạt được ở giai đoạn nào để từ đó đề ra được những giải pháp tương ứng.Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin có thể phân chia thành ba giai đoạnnhư sau:

- Giai đoạn 1: Dùng công cụ, thiết bị sản phẩm của ngành công nghệthông tin để thực hiện việc quản lý riêng lẻ Đây có thể được xem như bướcchuyển đầu tiên từ giai đoạn quản lý thủ công, đơn thuần bằng sổ sách sangviệc quản lý theo phương thức mới bằng các sản phầm của ngành công nghệthông tin Điều này giúp giải quyết nhanh chóng một số vấn đề nhưng chưamang lại tiến bộ đang kể và hiệu quả cao trong việc ứng dụng công nghệthống tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

- Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý từng phần Tronggiai đoạn này, đơn vị xác định các bộ phận có vai trò quan trọng nhất và tiếnhành xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho các bộ phận này Cơ sở dữ liệu

về CBVC phục vụ cho hệ thống được thiết lập Các bộ phận khác vẫn hoạtđộng theo phương thức cũ Cải tiến này mang lại thay đổi đáng kể trong việcquản lý tuy chưa đạt được sự đồng bộ hoàn toàn về thông tin

- Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ thay thế hoàntoàn hệ thống quản lý kiểu cũ Trong giai đoạn này, tất cả các thao tác đềuđược thực hiện trên hệ thống với dữ liệu được quản lý theo kiểu tập trung, có

hệ thống

1.4.4 Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

Công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự ở trường đại học nói riêng cũng như ứng dụng công nghệ thông tin ở các

trường nói chung thường gặp nhiều khó khăn Xây dựng kế hoạch triển khai

sẽ giúp cho nhà trường chủ động trong việc thực hiện từng bước ứng dụngcông nghệ thông tin, đồng thời, giúp cho việc tổ chức, chỉ đạo được thực hiệntheo đúng kế hoạch đã đề ra

Tổ chức là sự hình thành nên cấu trúc các mối quan hệ giữa các thànhviên, giữa các bộ phận trong tổ chức với nhau mà nhờ cấu trúc đó, chủ thểquản lý tác động lên đối tượng quản lý một cách hiệu quả nhất nhằm thựchiện thành công kế hoạch, tức là đạt được mục tiêu, mục đích mà kế hoạch đã

đề ra Chỉ đạo là hoạt động điều khiển hệ thống, làm cho hệ thống tiến đếnmục tiêu đề ra Người quản lý cần nắm được thực trạng của hệ thống để cónhững giải pháp, biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh Cả hai khâu tổchức và chỉ đạo cần nhiều thông tin có tính khách quan, trung thực, chính xác,

rõ ràng để thực hiện

Việc nắm những thông tin một cách đầy đủ, trung thực giúp cho ngườiquản lý đưa ra được những quyết định sáng suốt, đúng đắn, phù hợp với trạngthái của đơn vị, giúp đơn vị đạt đến mục tiêu với một chi phí thấp nhất

Để tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự ở trường đại học; cần chú trọng một số vấn đề sau:

- Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất phát từ quan điểm là phát huy tínhtích cực, chủ động của chủ thể và đối tượng quản lý

- Tổ chức thực hiện kế hoạch bao gồm tổ chức nhân lực để thực hiện

kế hoạch, phân công trách nhiệm quản lý, huy động cơ sở vật chất – kỹ thuật,thực hiện các hoạt động

- Hoạt động tổ chức trước hết và chủ yếu là xây dựng cơ cấu tổ chức,xác định các bộ phận cần có, thiết lập mối quan hệ ngang và dọc của các bộphận, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, xây dựngquy chế hoạt động

- Chỉ đạo thực hiện từng nội dung theo kế hoạch, kịp thời điều chỉnh

kế hoạch một cách hợp lí khi cần thiết

- Thu thập ý kiến, mạnh dạn thể nghiệm sáng kiến kinh nghiệm nhằmnâng cao hiệu quả, chất lượng công việc

1.4.5 Kiểm tra, đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học

Kiểm tra là hoạt động nhằm thẩm định, xác định trạng thái của hệthống, của đơ vị Như vậy, kiểm tra là thu thập, ghi chép các thông tin về hệthống và so sánh các thông tin này với một thước đo nhằm xác định xem hệthống đang ở vị trí nào trong quá trình thực hiện mục tiêu Việc kiểm tra đểnắm bắt trạng thái của hệ thống rất quan trọng Kiểm tra cho phép đánh giámức độ, chất lượng các công việc mà đơn vị đã thực hiện trong quá trình thựchiện mục tiêu để có những điều chỉnh kịp thời, làm cho đơn vị thực hiện mụctiêu đề ra một cách tối ưu nhất

Việc kiểm tra, đánh giá trong công tác ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý nhân sự ở trường đại học nhằm giúp người lãnh đạo đơn vị đánhgiá được mức độ triển khai tổ chức thực hiện các công tác đã đề ra, để từ đóđơn vị có những điều chỉnh kịp thời những hạn chế tồn tại trong quá trìnhthực hiện

Việc triển khai ứng dụng cần được tiến hành theo sự chỉ đạo, giám sátcủa người lãnh đạo về nội dung, thời gian, kinh phí,… Do đó, cần đánh giákết quả ứng dụng theo từng hoạt động cụ thể, trên cơ sở đó điều chỉnh kếhoạch cho giai đoạn tiếp theo một cách hợp lý, phù hợp với tình hình thực tếcủa nhà trường trong từng giai đoạn Đồng thời, chỉ ra hiệu quả do ứng dụngcông nghệ thông tin mang lại để tăng cường sự ủng hộ, tin tưởng của đội ngũCBVC trong đơn vị và các cấp lãnh đạo

 Tiểu kết chương 1

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự đangtrở thành xu hướng tất yếu, là khâu đột phá quan trọng quyết định thành côngcủa sự nghiệp đổi mới và là một trong những yếu tố cơ bản bảo đảm nâng caochất lượng hoạt động của trường đại học Tuy nhiên, để thực hiện việc ứngdụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự có hiệu quả, nhất là đối vớitrường Đại học Sài Gòn; cần thiết phải có sự nghiên cứu kĩ lưỡng cơ sở lýluận của vấn đề này cũng như tìm hiểu điều kiện, thực trạng của đơn vị để đềxuất những giải pháp có tính khả thi cao