Những lập luận, dẫn chứng về tình hình thực tế của công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nêu lên những mặt tồn tại và đưa ra các nhận xét đánh giá, kiến nghị để hoà
Trang 1PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1 Lý do lựa chọn đề tài
Trong bất cứ một xã hội nào chế độ chính sách về lao động cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng Trong những năm qua chính sách nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản pháp luật quy định về quyền và nghĩa vụ của người lao động Bộ Lao Động cũng góp phần hoàn thiện thêm hệ thống pháp luật, thúc đẩy sản xuất phát triển, làm cơ sở cho mọi hoạt động trong xã hội
Quá trình lao động là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu
tố lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động Trong đó lao động với tư cách là lao động chân tay và lao động trí óc của con người nhằm tác động biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm có ích đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của con người Xã hội càng phát triển thì đòi hỏi người lao động càng phải tiến bộ phát triển cao hơn, từ đó càng biểu hiện
rõ hơn tính quan trọng, cần thiết của lao động
Một quốc gia muốn hòa nhập thì phải tạo động lực phát triển mà xuất phát điểm chính là việc giải quyết một cách hợp lý, công bằng rõ ràng về vấn đề tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động Vấn đề cho người lao động có thể tồn tại, bù đắp được những hao phí mà họ đã bỏ ra nhằm tái sản xuất sức lao động thì cần phải có yếu
tố tiền lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động đối với gia đình, duy trì mức sống, giúp họ hòa đồng với trình độ văn minh của xã hội mà họ đang sống, nó kích thích vật chất quan trọng khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tăng năng suất lao động, đảm nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm cao hơn với việc là điều thật sự cần thiết Tiền lương đánh giá đúng mực năng lực và công lao của người lao động đối với sự nghiệp phát triển của đơn vị
Tiền lương có vai trò là đòn bẩy kinh tế lao động tác động trực tiếp đến người lao động, thể hiện giá trị địa vị uy tín của người lao động đối với gia đình, đơn vị và xã hội Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn và có thêm Bảo hiểm thất nghiệp là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội dành cho người lao động
Kho bạc là đơn vị có vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội Quản lý
và hạch toán tiền lương là một trong những mắt khâu quan trọng, tiền lương không chỉ là giá trị bằng tiền (hay giá cả) sức lao động của người lao động mà còn phản ánh các quan hệ
xã hội trong hoạt động sản xuất (quan hệ quản lý, phân phối, lới ích, địa vị,…)
Tiền lương là một yếu tố của xã hội nên cần sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả, vì thế
để đảm bảo cho người lao động và người sử dụng lao động duy trì và ổn định xã hội, vì vậy Nhà nước đã ban hành các chế độ chính sách về lao động tiền lương
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương em chọn đề tài : “Nâng cao công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Kho bạc nhà nước huyện Mường Ảng Tỉnh Điện Biên” làm khoá luận tốt
nghiệp
Trang 22 Mục đích của đề tài
Quản lý lao động, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một nội dung quan trọng của công tác quản lý hoạt động của đơn vị, nó là yếu tố giúp cho đơn vị hoàn thành vượt mức mục tiêu, kế hoạch của mình
Nghiên cứu tiền lương và các khoản trích theo lương để hiểu rõ hơn về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của đơn vị Từ cơ sở lý luận, đi sâu vào nghiên cứu thực tiễn để đánh giá tình hình công tác hạch toán của đơn vị để thấy được những ưu điểm, nhược điểm của công tác từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết những tồn tại và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tổ chức tốt công tác lao động tiền lương giúp cho đơn vị quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao
3 Yêu cầu của đề tài
Việc thực hiện công tác hạch toán kế toán đảm bảo đúng những kiến thức cơ sở đã học, thực trạng sát với thực tiễn và phù hợp với cơ sở kiến thức đã học Công tác đó tuân thủ theo quy định của Pháp luật, của chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ_BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Theo Nghị định số 33/2009/NĐ_CP ngày 06/04/2009 của Chính phủ về quy định mức lương tối thiểu chung
Đề tài với các số liệu phản ánh trung thực với tình hình kế toán của đơn vị
Những lập luận, dẫn chứng về tình hình thực tế của công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nêu lên những mặt tồn tại và đưa ra các nhận xét đánh giá, kiến nghị để hoàn thiện công tác hạch toán nhằm đảm bảo cho quá trình hoạt động của đơn vị được tốt hơn
Đề tài phải được trình bày khoa học, logic, dễ hiểu đúng với quy định chung của khoa, của bộ môn đưa ra
4 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi kiến thức: Đề tài xem xét các khái niệm cơ bản, cách thức về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Phạm vi không gian: Đề tài xem xét tình hình thực tế công tác hạch toán tiền lương
và các khoản trích theo lương tại đơn vị thực tập
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu số liệu của đơn vị liên quan đến đề tài trong thời gian năm 2008, 2009, 2010
5 Phương pháp nghiên cứu
* Phương pháp thu thập số liệu:
+ Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp:
- Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của các nhân viên kế toán
- Điều tra, phỏng vấn các nhân viên kế toán tại đơn vị thực tập
+ Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp:
- Thu thập, nghiên cứu tài liệu liên quan đến nội dung đề tài trên sách vở, báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng như tivi, internet,…
- Các báo cáo tài liệu của đơn vị thực tập
Trang 3- Sổ sách chứng từ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương của đơn vị.
- Tham khảo các tài liệu liên quan như ở phòng Kế toán:
•Bảng lương, quỹ tiền lương
•Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản
•Các văn bản chính sách về kế toán tiền lương
•Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh
* Phương pháp xử lý số liệu:
+ Phương pháp so sánh:
- So sánh tuyệt đối: : là hiệu số của 2 chỉ tiêu, chỉ tiêu phân tích và chỉ tiêu cơ sở
- So sánh tương đối: là tỷ lệ phần trăm “%” của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng
+ Phương pháp khác:
- Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá, phân tích
số liệu các năm và các tháng trong năm
- Số liệu chủ yếu được phân tích diễn dịch, thống kê
6 Cấu trúc của đề tài
Khoá luận gồm ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó phần nội dung gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng Tỉnh Điện Biên
Chương 3: Một số nhận xét đánh giá, giải pháp và kiến nghị để nâng cao công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng, Tỉnh Điện Biên
Trang 4PHẦN 2: NỘI DUNG
Chương 1
Cơ sở lý luận về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1 Khái quát về lao động
1.1.1 Khái niệm về lao động
Lao động là sự hao phí có mục đích về thể lực và trí lực của con người nhằm tác động vào các vật tự nhiên để tạo thành vật phẩm đáp ứng nhu cầu của con người hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh
1.1.2 Vai trò của lao động
Lao động là hoạt động quan trọng nhất của con người tạo ra của cải vật chất và các giá trị tinh thần của xã hội Lao động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao là nhân tố quyết định sự phát triển của đất nước Lao động là một trong ba yếu tố của sản xuất nó tác động đến kết quả sản xuất trên hai mặt đó là số lượng và chất lượng lao động Lao động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người là yếu tố cơ bản quyết định trong quá trình sản xuất Người lao động còn được hưởng một phần sản phẩm xã hội dưới hình thức tiền tệ trong những trường hợp người lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động mà người lao động
đã cống hiến cho xã hội trước đó
1.1.3 Phân công lao động
Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại lao động: phân công lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo đặc trưng nhất định
1.1.3.1 Phân loại theo thời gian
- Lao động thường xuyên trong danh sách: Là lực lượng lao động do đơn vị trực tiếp quản lý và chi trả lương gồm: công nhân viên hoạt động cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác
- Lao động tạm thời mang tính thời vụ: Là lực lượng lao động làm việc tại đơn vị do các ngành khác chi trả lương như cán bộ chuyên trách đoàn thể hay sinh viên thực tập
- Lao động ngoài danh sách: Là lao động ngoài hợp đồng không được trả lương
1.1.3.2 Phân loại theo trình độ
- Theo năng lực và trình độ chuyên môn lao động trực tiếp được chia thành các loại sau:
+ Lao động có trình độ cao: Bao gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn và có kinh nghiệm trong công việc thực tế có khả năng đảm nhận các công việc phức tạp đòi hỏi trình độ cao như các chuyên viên kiểm toán, kế toán trưởng,…
+ Lao động có trình độ trung bình: Bao gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn nhưng có thời gian công tác thực tế chưa được nhiều hoặc chưa được đào tạo qua các lớp chuyên môn nhưng có thời gian làm việc thực tế tương đối dài, những người trưởng thành do được học hỏi kinh nghiệm từ thực tế như các kế toán viên, các nhân viên khác trong đơn vị,…làm việc lâu năm nhưng có nhiều kinh nghiệm
+ Lao động phổ thông: Là lao động không qua đào tạo
Trang 5- Theo năng lực và trình độ chuyên môn lao động gián tiếp được phân chia thành:+ Chuyên viên chính: Là những người có trình độ từ đại học trở lên, có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc mang tính tổng hợp phức tạp.
+ Chuyên viên: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, trên đại học có thời gian công tác dài, trình độ chuyên môn cao
+ Cán sự, cán bộ: Là những người mới tốt nghiệp đại học, trên đại học có thời gian công tác chưa nhiều
+ Nhân viên: Là những người lao động có trình độ chuyên môn thấp có thể đã qua đào tạo các lớp chuyên môn, nghiệp vụ hoặc chưa qua đào tạo
1.1.3.3 Phân loại theo lĩnh vực lao động trong đơn vị
- Lao động thuộc bộ phận hành chính sự nghiệp
- Lao động thuộc các phòng, các tổ hoạt động
1.2 Khái quát về tiền lương
1.2.1 Khái niệm về tiền lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần thù lao lao động của hao phí lao động sống
mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo thời gian lao động, chất lượng lao động và kết quả lao động mà người lao động đã cống hiến cho đơn vị
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, là thu nhập để tái sản xuất sức lao động và gắn liền với hoạt động lao động của người lao động, Mặt khác người lao động còn được hưởng các chế độ trợ cấp xã hội trong thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…và các khoản tiền lương như thưởng thi đua, thưởng vì đạt kết quả cao, thưởng cuối năm
1.2.2 Vai trò chức năng của tiền lương
- Chức năng thước đo giá trị: Biểu hiện sức lao động làm cơ sở để điều chỉnh lương
- Chức năng điều tiết sức lao động: Sử dụng công cụ tiền lương để điều hoà phân bố
sử dụng lao động hợp lý giữa các ngành nghề, cân đối giữa các ngành nghề
- Chức năng kích thích lao động: Tiền lương là động lực chủ yếu khích lệ người lao động làm việc tích cực hơn, thúc đẩy người lao động cải tiến một cách có hệ thống các phương pháp tổ chức lao động nhằm làm việc có hiệu quả nhất với mức lương xứng đáng
Ở mọi mức độ nhất định tiền lương thể hiện uy tín, giá trị của người lao động cũng như năng lực và công lao của họ đã đóng góp cho sự phát triển của đơn vị
- Chức năng tái sản xuất sức lao động: Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất tức là nuôi sống người lao động, duy trì và phát triển sức lao động của chính bản thân người lao động
- Chức năng công cụ quản lý nhà nước: Với các chế độ của tiền lương đã đảm bảo tính chất pháp lý của Nhà nước, đảm bảo quyền lợi tối thiểu mà người lao động phải được hưởng
- Chức năng điều tiết lao động: Thông qua hệ thống thanh toán lương, bảng lương, các chế độ phụ cấp được xác định cho từng ngành, từng vùng Người lao động sẽ tự nguyện nhận công việc được giao với mức lương đúng đắn phù hợp và thoả mãn theo quy định Tiền lương tạo động lực và công cụ điều tiết lao động giữa các ngành, các vùng trên lãnh thổ góp phần tạo ra cơ cấu lao động hợp lý
Trang 61.2.3 Ý nghĩa của việc hạch toán lao động tiền lương
Lao động là hoạt động chân tay và lao động trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi nguyên vật liệu thành các vật phẩm có giá trị đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của con người Lao động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người,
là yếu tố cơ bản, quyết định quá trình sản xuất Sức lao động phải được tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng, vì vậy người tham gia hoạt động lao động cần được bù đắp hao phí sức lao động bằng các yếu tố vật chất cũng như tinh thần Chủ sử dụng lao động là người thực hiện hoàn trả, bù đắp sức phần hao phí sức lao động cho người lao động theo số lượng và chất lượng mà họ đã cống hiến
Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp cho đơn vị quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và các khoản trợ cấp xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao
1.2.4 Quỹ tiền lương
Đối với các đơn vị sử dụng lao động thì tiền lương là bộ phận quan trọng cấu thành chi phí hoạt động, vì vậy trong các đơn vị phải hình thành quỹ tiền lương
* Khái niệm quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của đơn vị là toàn bộ số lương phải trả
cho tất cả lao động mà đơn vị quản lý và sử dụng
* Nội dung quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của đơn vị bao gồm:
- Tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế (tiền lương thời gian)
- Các khoản phụ cấp thường xuyên (các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương) như: Phụ cấp học nghề, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp công tác lưu động,…
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ làm việc vì các nguyên nhân khách quan hội họp, công tác, nghỉ phép, đi học
* Phân loại quỹ tiền lương trong hạch toán:
Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương
Trên thực tế có nhiều cách phân loại tiền lương: Căn cứ theo đối tượng trả lương được chia ra thành tiền lương trực tiếp và tiền lương gián tiếp Mỗi cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý Để thuận lợi cho công tác hạch toán, tiền lương được chia ra thành lương chính và lương phụ
- Tiền lương chính: Là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ)
- tiền lương phụ: Là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ như: Thời gian nghỉ phép, nghỉ tết, hội họp, học tập và nghỉ ngừng làm việc vì nguyên nhân khác… được hưởng lương theo chế
độ Quỹ tiền lương là số tiền chi ra hàng năm của Ngân sách nhà nước để trả lương, trả công và phụ cấp cho cán bộ công chức, viên chức làm việc trong các ngành kinh tế thuộc khu vực hành chính sự nghiệp
Việc phân chia tiền lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong tổng chi phí hoạt động
Trang 7* Nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương
Đơn vị phải chấp hành đúng quỹ tiền lương được duyệt tương ứng với số công chức, viên chức được giao theo dõi biên chế hàng năm, nghiêm cấm sử dụng quỹ tiền lương cho mục đích khác
Việc chi trả quỹ tiền lương phải thực hiện đồng thời với việc trích nộp BHXH, BHYT, và các khoản trích nộp khác theo quy định thúc đẩy tăng hiệu suất làm việc Việc trích lập dự toán cấp phát và hạch toán quỹ tiền lương phải đúng chương, loại khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục của hệ thống mục lục Ngân sách nhà nước
Việc cấp phát thanh toán quỹ tiền lương ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan tài chính
* Quyết toán quỹ tiền lương: Là khâu cuối cùng của quản lý quỹ tiền lương Đó là
quá trình nhằm kiểm tra, rà soát các số liệu về tiền lương đã được phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán quỹ tiền lương qua đó phân tích đánh giá chấp hành dự toán nhằm rút ra những kinh nghiệm và bài học cần thiết cho kỳ chấp hành dự toán quỹ tiền lương tiếp theo.Sau khi đã thực hiện về quỹ tiền lương đơn vị phải báo cáo tình hình tài chính chi tiêu đó theo: Số liệu; Thuyết minh báo cáo
Các báo cáo quỹ tiền lương bao gồm:
- Báo cáo quyết toán quỹ tiền lương quý, năm
- Báo cáo tình hình chi tiêu về tiền lương chính
- Báo cáo tình hình chi tiêu về phụ cấp lương
1.2.5 Nguyên tắc trả lương
Để đảm bảo đầy đủ yêu cầu của tổ chức tiền lương cho người lao động đó là đảm bảo tái sản xuất sức lao động, không ngừng nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động đồng thời làm cho năng suất lao động ngày một tăng lên thì khi tổ chức lao động tiền lương phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Trả lương ngang nhau cho những người đóng góp sức lao động ngang nhau, việc trả lương không phân biệt giới tính, tuổi tác, tôn giáo đảm bảo trả lương công bằng cho người lao động giúp họ phấn đấu tích cực và yên tâm công tác
- Đảm bảo tốc độ tăng của năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng của tiền lương bình quân, việc trả lương căn cứ vào năng suất lao động để đảm bảo trả lương hợp lý
- Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân Việc thực hiện nguyên tắc này giúp cho Nhà nước tạo sự cân đối giữa các ngành, khuyến khích sự phát triển nhanh chóng ngành mũi nhọn đồng thời đảm bảo lợi ích cho người lao động
1.2.6 Cách thức trả lương
1.2.6.1 Hình thức trả lương theo thời gian
a Khái niệm: Tiền lương theo thời gian là hình thức tiền lương theo thời gian làm
việc, cấp bậc kỹ thuật hoặc chức danh và thang bậc lương theo quy định
b Các hình thức tiền lương thời gian và phương pháp tính lương
* Tiền lương thời gian giản đơn: Là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và
đơn giá lương thời gian
Công thức tính: (xem trang sau)
Trang 8Tiền lương thời Thời gian làm Đơn giá tiền lương
= x thời gian (hay mức
gian việc thực tế lương thời gian)Tiền lương giản đơn bao gồm:
+ Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động hoặc trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc
và các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực
Tiền lương tháng chủ yếu được áp dụng cho công nhân viên làm công tác quản lý hành chính, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất Tiền lương tháng gồm tiền lương chính và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương
Tiền lương chính là tiền lương trả theo ngạch bậc tức là căn cứ theo trình độ người lao động, nội dung công việc và thời gian công tác Được tính theo công thức:
Mi = Mn x (Hi + PC)Trong đó:
Tiền lương ngày =
Số ngày làm việc theo chế độ quy
định trong tháng (22 ngày công)
+ Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ
Tiền lương ngày
Tiền lương giờ =
Số giờ làm việc trong ngày theo
chế độ (8 giờ)
* Các khoản phụ cấp có tính chất lương:
- Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: Là một khoản tiền trả cho công nhân viên hưởng lương theo ngạch, bậc lương chuyên môn, nghiệp vụ khi được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo một tổ chức theo quyết định của Nhà nước
Phụ cấp chức vụ = Mức lương tối x Hệ số phụ cấp
1 người/1 tháng thiểu chức vụ
Trang 9Nếu lãnh đạo không trực tiếp điều hành đơn vị quá 03 tháng thì từ tháng 04 trở đi không được hưởng phụ cấp chức vụ.
- Phụ cấp trách nhiệm: Là khoản tiền nhằm bù đắp cho người lao động vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công tác chuyên môn, nhiệm vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm việc đòi hỏi trách nhiệm cao (thủ
kho, thủ quỹ…) chưa xác định trong mức lương
Phụ cấp = Mức lương x Hệ số phụ cấp
trách nhiệm tối thiểu trách nhiệm
- Phụ cấp khu vực: Nhằm bù đắp cho công nhân viên chức làm việc ở cùng có khí hậu xấu, vùng xa xôi hẻo lánh, đi lại, sinh hoạt khó khăn nhằm góp phần ổn định lao động
ở những vùng có địa lý tự nhiên không thuận lợi (khí hậu xấu khắc nghiệt về nhiệt độ cao hoặc thấp hơn nhiệt độ bình thường, độ ẩm, tốc độ gió) ảnh hưởng đến sức khoẻ
Phụ cấp = Mức lương x Hệ số phụ cấp
khu vực tối thiểu khu vực
- Phụ cấp thu hút: Nhằm khuyến khích công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng kinh tế khó khăn (vùng sâu vùng xa) ở thời gian đầu chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần người lao động
1.2.6.2 Hình thức khoán thu nhập
Đơn vị thực hiện khoán thu nhập cho người lao động, quan niệm thu nhập mà đơn vị trả cho người lao động là một bộ phận trong tổng thu nhập chung của đơn vị Thông qua đại hội công nhân, đơn vị thoả thuận trước tỷ lệ thu nhập dùng để trả lương cho người lao động Vì vậy, quỹ tiền lương của người lao động phụ thuộc vào thu nhập thực tế của đơn
vị Trong trường hợp này, thời gian và kết quả của từng người lao động chỉ là căn cứ phân chia tổng quỹ lương cho người lao động
1.3 Nguyên tắc, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Nguyên tắc của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý đòi hỏi hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, quán triệt các nguyên tắc sau:
* Phải phân loại lao động hợp lý: lao động thường phân theo tiêu thức sau:
- Phân theo thời gian lao động
+ Lao động thường xuyên
+ Lao động tạm thời mang tính thời vụ
- Phân theo trình độ lao động
- Phân theo lĩnh vực lao động trong đơn vị
+ Lao động thuộc bộ phận hành chính sự nghiệp
+ Lao động thuộc bộ phận chuyên ngành
* Phân loại tiền lương một cách hợp lý: Để thuận tiện trong công tác hạch toán nói chung, xét về mặt hiệu quả tiền lương chia thành 2 loại
- Tiền lương chính: Là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương
Trang 10- Tiền lương phụ: Là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực
tế không làm việc nhưng được hưởng theo chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết…
* BHXH, BHYT, KPCĐ phải được trích nộp theo tỉ lệ quy định, đúng thời gian, kịp thời và chính xác
1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán với chức năng là công cụ quan trọng điều hành và quản lý các hoạt động trong đơn vị kinh tế, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý lao động tiền lương và bảo hiểm xã hội Tổ chức tốt công tác kế toán lao động tiền lương sẽ góp phần quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, thúc đẩy nâng cao năng suất lao động đảm bảo tính toán phân bổ đúng đắn các khoản tiền lương, bảo hiểm xã hội Kế toán cần thực hiện tốt
- Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động Tính đúng, thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản trích theo lương có liên quan đến thu nhập của người lao động trong đơn vị Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng tiền lương, kiểm tra việc chấp hành chính sách và chế độ tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương tại đơn vị
- Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động tiền lương đúng chế độ tài chính hiện hành
- Tính toán và phân bổ chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
- Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong đơn vị, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lương
1.4 Tổ chức hạch toán trong lao động
1.4.1 Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánh, kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận, phòng ban trong đơn vị
Hạc toán thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho từng người lao động
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các đơn vị là
“Bảng chấm công” sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc của người lao
động theo từng ngày Bảng chấm công phải lập riêng cho từng bộ phận (phòng, ban,…) và
dùng trong một tháng (kỳ tính lương) “Bảng chấm công” là tài liệu quan trọng để tổng
hợp, đánh giá, phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là căn cứ để tính lương tính thưởng, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên.Bên cạnh đó để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động của công nhân viên thì
kế toán còn sử dụng một số chứng từ liên quan sau:
+ Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Phiếu này nhằm xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…của người lao động Đây là căn cứ để tính BHXH thay lương theo quy định
Trang 11+ Phiếu báo làm thêm giờ.
1.4.3 Hạch toán kết quả lao động
Kết quả lao động của công nhân viên trong đơn vị chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu
tố như: trình độ thành thạo, ý thức làm việc, phương tiện sử dụng thời gian lao động,…
Để hạch toán kết quả lao động trong các đơn vị, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc loại hình và đặc điểm của đơn vị Chứng từ ban đầu được sử dụng
phổ biến nhất để hạch toán kết quả lao động là “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành” đây
là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của từng bộ phận hoặc cá nhân người lao động Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập sổ tổng hợp kết quả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận, toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương cho công nhân viên
1.5 Các chế độ tiền lương, trích lập và sử dụng BHXH, BHYT, BHTN của Nhà nước quy định
1.5.1 Quy định về tiền lương
Hiện nay thang bậc lương cơ bản được Nhà nước quy định, Nhà nước khống chế
mức lương tối thiểu, không khống chế mức lương tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động
Mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định là 650.000đ/tháng
a) Theo thông tư 10/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC ngày 01/01/2005 của Bộ nội
vụ, Bộ lao động thương binh và xã hội, Bộ tài chính về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thu hút
Phụ cấp thu hút là khoản trợ cấp cho người lao động đến làm việc tại những vùng khó khăn, xa xôi, hẻo lánh,…chưa có điều kiện thuận lợi giao thông cũng như điện, nước, nhà trường, bệnh viện
Phụ cấp thu hút gồm 4 mức 20%, 30%, 50%, 70% so với mức lương hiện được hưởng (Theo ngạch bậc, chức vụ, chuyên môn, nghiệp vụ) cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có)
Thời gian được hưởng phụ cấp được xác định từ 3 năm đến 5 năm đầu đối với cán bộ công chức, viên chức, những người đang trong thời gian thực tập, thử việc và lao động hợp đồng đã được xếp lương theo bảng lương mà nhà nước quy định Cách tính phụ cấp:
Mức tiền Mức lương hiện hưởng cộng Tỷ lệ phần trăm
phụ cấp = với phụ cấp chức vụ lãnh đạo x phụ cấp được hưởng
thu hút và phụ cấp thâm niên vượt
Phụ cấp độc hại là khoản phụ cấp cho người lao động làm việc trực tiếp ở nơi độc hại
mà yếu tố độc hại nguy hiểm hơn bình thường chưa tính vào hệ số lương
Trang 12Phụ cấp độc hại nguy hiểm gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4 so với mức lương tối thiểu chung.
+ Mức 1: Hệ số 0,1 áp dụng đối với cán bộ, CCVC làm việc trực tiếp ở nơi có một trong các yếu tố độc hại nguy hiểm như sau:
1-Tiếp xúc trực tiếp với chất độc khí độc ô nhiễm làm việc tại những nơi dễ mắc bệnh lây nhiễm, truyền nhiễm
2-Làm việc trong môi trường chịu áp suất cao hoặc thiếu dưỡng khí, nơi quá nóng hoặc quá lạnh
3-Những công việc phát sinh tiếng ồn lớn hoặc làm việc tại nơi có độ rung liên tục với tần suất cao vượt quá tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh cho phép
4-Làm việc tại môi trường có phóng xạ, tia bức xạ, hoặc điện từ trường vượt quá tiêu chuẩn cho phép
+ Mức 2: Hệ số 0,2 áp dụng cho người lao động làm việc trực tiếp tại nơi có 2 trong các yếu tố trên
VD: Thủ quỹ (trừ thủ quỹ chi tiêu nội bộ), kiểm ngân, Trưởng-phó phòng kho quỹ, thủ kho, các thành viên Ban quản lý kho KBNN tỉnh, huyện, thị
+ Mức 3: Hệ số 0,3 áp dụng đối với người lao động làm việc trực tiếp tại nơi có 3 trong các yếu tố trên
+ Mức 4: Hệ số 0,4 áp dụng đối với những người lao động làm việc trực tiếp tại nơi
có tất cả các yếu tố độc hại nguy hiểm nêu trên.`
Phụ cấp độc hại được tính theo thời gian thực tế làm việc tại nơi có yếu tố độc hại nguy hiểm, nếu làm việc dưới 4h trong ngày được tính bằng ½ ngày làm việc bình thường, nếu làm việc từ 4h trở lên thì được tính cả ngày làm việc bình thường Phụ cấp độc hại nguy hiểm được trả cùng kỳ với lương hàng tháng và không dùng để đóng hưởng BHXH.c) Thông tư số 02/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo đối với cán bộ công nhân viên
Cán bộ công nhân viên chức được bổ nhiệm giữ chức danh lãnh đạo nào thì được hưởng phụ cấp theo chức danh lãnh đạo đó, nếu 1 người giữ nhiều chức danh lãnh đạo khác nhau thì hưởng mức phụ cấp ở chức danh lãnh đạo cao nhất
Mức phụ cấp chức vụ lãnh đạo được áp dụng theo quy định tại bảng phụ cấp chức vụ lãnh đạo trong cơ quan nhà nước, trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước ban hành kèm theo Nghị quyết 730/2004/NQ-UBTVQH ngày 30/09/2004 của Uỷ ban thường vụ quốc hội và nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của chính phủ
d) Thông tư số 05/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn về việc thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối với CCVC
Phụ cấp trách nhiệm công việc áp dụng với cán bộ, công chức (kể cả công chức dự bị), viên chức những người đang trong thời gian tập sự thử việc thuộc biên chế trả lương của cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của nhà nước do tính chất đặc điểm của nghề hoặc công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc đảm nhiệm công tác quản lý nhưng không thuộc chức danh lãnh đạo do bầu cử và do bổ nhiệm (không thuộc đối tượng hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo)
Phụ cấp trách nhiệm gồm 4 mức: 0,5; 0,3; 0,2; 0,1 so với mức lương tối thiểu chung
Trang 13e) Theo thông tư số 11/2005/TT-BNV-BLĐTBXH-BTC-UBDT ngày 05/01/2005 của
Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp khu vực
Cách xác định phụ cấp khu vực:
- Dựa vào yếu tố địa lý như khí hậu xấu thể hiện ở mức độ khắc nghiệt về nhiệt độ,
độ ẩm, áp suất,…cao hơn hoặc thấp hơn với bình thường làm ảnh hưởng đến sức khoẻ
- Vùng xa xôi hẻo lánh (mật độ dân cư thưa thớt xa các kho trung tâm văn hoá chính trị kinh tế,…) đường xá cầu cống, trường học, cơ sở y tế, dịch vụ thương mại thấp kém, đi lại khó khăn, ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của con người
Ngoài ra còn có thể xác định bổ sung các yếu tố như vùng đặc biệt khó khăn, biên giới, hải đảo
Phụ cấp khu vực chủ yếu được quy định theo ranh giới địa lý hành chính xã, phường (gọi chung là xã) các cơ quan đóng trên địa bàn xã đó được hưởng phụ cấp khu vực theo mức phụ cấp khu vực xã đó Trường hợp đặc biệt đóng xa dân hoặc giáp ranh với nhiều xã được xem xét để quy định mức phụ cấp khu vực riêng
Phụ cấp khu vực được quy định gồm 7 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4; 0,5; 0,6; 0,7 và 1,0 sư với mức lương tối thiểu chung Mức 1,0 chỉ áp dụng đối với những hải đảo đặc biệt khó khăn, gian khổ như quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa
KBNN huyện Mường Ảng được quy định và được hưởng phụ cấp khu vực hệ số 0,5
so với mức lương tối thiểu/tháng
g) Thông tư 08/2005/TT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ, Bộ tài chính hướng dẫn về chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, CNV
* Trường hợp làm thêm giờ: Nếu người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian thì tiền lương phải trả thời gian làm thêm giờ bằng 150%-300% lương cấp bậc
* Trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm:
+ Đối với lao động trả lương theo thời gian, nếu làm việc vào ban đêm thì đơn vị phải trả lương làm việc vào ban đêm theo cách tính như sau:
Tiền lương làm việc vào
Số lượng thực tế làm việc vào ban đêmTrong đó: Mức 130% gồm tiền lương thực trả làm việc vào ban ngày và 30% tiền lương thực trả vào ban đêm Thời gian làm việc vào ban đêm được xác định từ 22h ngày hôm trước đến 6h ngày hôm sau đối với các tỉnh thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra Bắc;
từ 21h ngày hôm trước đến 5h sáng ngày hôm sau đối với các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào Nam
* Trường hợp làm thêm giờ vào ban ngày, tiền lương làm thêm giờ được tính theo công thức sau:
Trang 14Số giờthực tếlàm thêmTrong đó:
Mức 150% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường;
Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần;
Mức 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày lễ hoặc ngày được nghỉ bù nếu
ngày lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần, ngày nghỉ có hưởng lương (trong mức 300% này
đã bao gồm cả tiền lương trả cho thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo quy định tại các Điều 73, 74, 75 và 78 của Bộ luật Lao động).
* Trường hợp làm thêm giờ vào ban ngày, nếu được bố trí nghỉ bù những giờ làm thêm thì được hưởng tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày như sau:
Tiền lương làm thêm giờ vào
ban ngày( nếu được bố trí nghỉ
Số giờthực tếlàm thêmTrong đó:
Mức 50% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường;
Mức 100% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần;
Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày lễ hoặc ngày được nghỉ bù nếu ngày lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần, ngày nghỉ có hưởng lương (trong mức 200% này
đã bao gồm cả tiền lương trả cho thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo quy định tại các Điều 73, 74, 75 và 78 của Bộ luật Lao động)
* Trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm, tiền lương làm thêm giờ được tính theo công thức sau:
Tiền lương
làm thêm giờ vào
Tiền lương làm thêm
1 giờ vào ban ngày x 130% x
Số giờ thực tếlàm thêm giờ vào ban đêmTrong đó:
Tiền lương làm thêm 1 giờ vào ban ngày (tuỳ từng trường hợp làm thêm vào ngày thường, ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, được bố trí nghỉ bù hay không được bố trí nghỉ bù những giờ làm thêm vào ban đêm) được tính theo công thức quy
định như trường hợp làm thêm giờ vào ban ngày hoặc công thức trong trường hợp làm thêm giờ nếu được bố trí nghỉ bù
* Tiền lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ trong tháng được tính trả vào kỳ lương của tháng sau liền kề căn cứ vào bảng chi tiết số giờ thực tế làm việc vào ban đêm
và làm thêm giờ trong tháng có xác nhận của thủ trưởng đơn vị
- Công nhân viên được hưởng nguyên lương trong các ngày nghỉ tết
- Nghỉ hàng năm (nghỉ phép) người lao động được hưởng nguyên lương
- Người lao động được nghỉ việc riêng vẫn được hưởng nguyên lương nếu:
Nghỉ kế hôn: 3 ngày
Trang 15Nghỉ con kết hôn: 1 ngày
Nghỉ bố, mẹ (bên vợ hoặc chồng) hoặc vợ, chồng, con chết: 3 ngày
h) Thông tư số 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên vượt khung cho cán bộ, CCVC
Cán bộ công chức xếp lương theo bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ thực hành phục
vụ trong các đơn vị cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương xã, phường trong các đơn vị hành chính sự nghiệp của Nhà nước Sau 3 năm đã được xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc trong chức danh được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung 5% mức lương của bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc trong chức danh, từ năm thứ 4 trở đi mỗi năm có đủ hai tiêu chuẩn hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung được tính hưởng thêm 1%.Phụ cấp thâm niên vượt khung được trả cùng kỳ với lương hàng tháng và được dùng
để tính và hưởng chế độ BHXH
* Cách xếp lương:
- Trường hợp chưa hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cũ thì căn cứ vào
hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ để xếp vào hệ số lương bằng hoặc cao hơn gần nhất ở ngạch mới Thời gian hưởng lương ở ngạch mới được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới Thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch mới được tính như sau: Nếu chênh lệch giữa hệ số lương được xếp ở ngạch mới so với hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ bằng hoặc lớn hơn chênh lệch hệ số lương giữa 2 bậc lương liền kề ở ngạch cũ, thì được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới; nếu nhỏ hơn chênh lệch hệ số lương giữa 2 bậc lương liền kề ở ngạch cũ, thì được tính kể từ ngày xếp
hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ
- Trường hợp đang hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cũ, thì căn cứ vào tổng hệ số lương cộng phụ cấp thâm niên vượt khung đang hưởng ở ngạch cũ để xếp vào
hệ số lương bằng hoặc cao hơn gần nhất ở ngạch mới Thời gian hưởng lương ở ngạch mới
và thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch mới được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới
- Trường hợp được bổ nhiệm vào ngạch mới trong cùng nhóm ngạch với ngạch cũ (ngạch cũ và ngạch mới có cùng hệ số bậc lương), thì xếp ngang bậc lương và % phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) đang hưởng ở ngạch cũ (kể cả tính thời gian xét nâng bậc lương lần sau hoặc xét hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có ở ngạch cũ) sang ngạch mới
- Trường hợp được bổ nhiệm vào ngạch mới có hệ số lương cùng bậc cao hơn ngạch
cũ (ví dụ từ ngạch thuộc A2.2 sang ngạch thuộc A2.1), thì thực hiện như cách xếp lương khi nâng ngạch công chức, viên chức hướng dẫn tại Khoản 1 mục II Thông tư này
1.5.2 Quy định chế độ của Nhà nước về các khoản trích theo lương
1.5.2.1 Các khoản trích theo lương
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Được sử dụng để trợ cấp cho người lao động có tham gia
đóng góp BHXH trong trường hợp họ mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức,…
Trang 16Quỹ BHXH: Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương (gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp khác của công nhân thực tế phát sinh trong tháng) phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ.
* Bảo hiểm y tế (BHYT): Quỹ này được trích lập để tài trợ cho người lao động có
tham gia đóng góp quỹ BHYT trong các hoạt động chăm sóc và khám chữa bệnh
Quỹ BHYT: Được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên
* Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định
trên tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ
* Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Được trích lập để phục vụ cho hoạt động tổ chức
công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội, Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính phủ, Điều 15 và Điều 52 Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2008 của Chính phủ thì tất cả người lao động làm việc tại các đơn vị sự nghiệp có sử dụng từ 10 lao động trở lên (những người có tên trong danh sách trả lương của đơn vị) đều thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp
Theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính phủ thì những người được tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, không ký hợp đồng trước ngày Nghị định số 116/2003/NĐ-CP có hiệu lực thi hành cũng thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp
1.5.2.2 Tỷ lệ trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, chế độ quản lý và sử dụng các khoản trích theo tiền lương CNV
* Quỹ BHXH:
Theo chế độ hiện hành, hàng tháng đơn vị phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 22% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV trong tháng Trong đó 16% tính vào chi phí sản xuất, chi phí hoạt động…, 6% trừ vào thu nhập của người lao động Và toàn bộ số trích BHXH nộp lên cơ quan BHXH quản lý
Ngoài ra, hàng tháng đơn vị trực tiếp chi trả BHXH cho CNV đang làm việc bị ốm đau, thai sản,…trên cơ sở chứng từ nghỉ hưởng BHXH (Phiếu nghỉ hưởng BHXH, các chứng từ khác liên quan) Cuối tháng (quý) đơn vị quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH số thực chi tại đơn vị
* Quỹ BHYT:
Theo chế độ hiện hành, đơn vị trích tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí hoạt động,…(lao động thuộc bộ phận nào thì tính vào chi phí bộ phận đó), người lao động đóng góp 1,5% thu nhập, đơn vị tính trừ vào lương của người lao động Và toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên
cơ quan quản lý chuyên trách để mua thẻ BHYT
* KPCĐ:
Theo chế độ hiện hành, hàng tháng đơn vị trích 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí hoạt động,… Trong đó 1% số đã trích nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên, phần còn lại chi tại công đoàn cơ sở
Trang 171.5.2.3 Các chế độ trợ cấp BHXH
Trong các trường hợp cán bộ công nhân viên ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…đã được tham gia BHXH thì được hưởng trợ cấp BHXH Trợ cấp BHXH phải trả được tính theo công thức sau:
Số BHXH = Số ngày nghỉ x Lương cấp bậc bình x Tỷ lệ (%) tính
phải trả tính BHXH quân/ngày BHXH
Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trợ cấp BHXH trong trương hợp nghỉ ốm là 75% tiền lương tham gia đóng góp BHXH, trường hợp nghỉ thai sản, tai nạn lao động tính theo tỷ lệ 100% tiền lương tham gia đóng góp BHXH
+ Trong thời gian có thai người lao động được nghỉ 3 lần, mỗi lần 1 ngày
+ Trong thời gian sẩy thai người lao động được nghỉ 20 ngày nếu thai dưới 3 tháng
và được nghỉ 30 ngày nếu thai từ 3 tháng trở lên
+ Nghỉ hộ sản 4 tháng để nuôi con
- Chế độ trợ cấp nuôi con ốm:
+ 20 ngày/năm đối với con dưới 3 tuổi
+ 15 ngày/năm đối với con từ 4-7 tuổi
- Chế độ trợ cấp tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp Người lao động bị tai nạn trong các trường hợp sau thì được hưởng trợ cấp tai nạn lao động:
+ Bị tai nạn trong giờ làm việc, tai nạn nơi làm việc kể cả làm việc ngoài giờ do yêu cầu của người sử dụng lao động
+ Bị tai nạn trên tuyến đường đi và về từ nơi ở đến nơi làm việc
+ Bị tai nạn ngoài nơi làm việc khi thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động
- Chế độ hưu trí:
Người lao động được hưởng chế độ hưu trí hàng tháng lúc nghỉ việc khi có một trong các điều kiện sau:
+ Nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi
+ Nếu đóng góp BHXH đủ 15 năm thì được hưởng trợ cấp 2%
- Chế độ tử tuất: Người lao động đang làm việc, hưởng lương hưu,…khi chết được hưởng tiền mai táng bằng 8 tháng lương tối thiểu
1.6 Hạch toán tổng hợp về kế toán tiền lương
1.6.1 Tính lương, tính thưởng cho người lao động
Hàng tháng kế toán đơn vị phải tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan (giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc,…) Tất cả các chứng
Trang 18từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo được các yêu cầu của chứng từ kế toán Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại đơn vị “Bảng thanh toán tiền lương” là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động làm việc tại các đơn vị
“Bảng thanh toán tiền lương” được lập cho từng bộ phận tương ứng với “Bảng chấm công” Căn cứ vào các chứng từ như “Bảng chấm công”… kế toán tính tiền lương cho người lao động Tiền lương được tính cho từng người lao động và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho từng phòng của đơn vị
Khi tính tiền thưởng thường xuyên cho người lao động, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” dựa trên các chứng từ ban đầu như “Bảng chấm công”, “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành” và phương án tính thưởng đã được người có thẩm quyền phê duyệt
1.6.2 Hạch toán tổng hợp về kế toán tiền lương
1.6.2.1 Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công (MS C01a-HD)- Phụ lục 01
- Bảng thanh toán tiền lương (MS C02a-HD)- Phụ lục 02
- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm (MS C02b-HD)- Phụ lục 03
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (MS C07-HD)- Phụ lục 04
- Bảng kê thanh toán công tác phí (MS C12-HD)- Phụ lục 05
1.6.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán phải trả công chức, viên chức sử dụng TK 334 “Phải trả công chức, viên chức” Tài khoản 334 dùng để phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị hành chính sự nghiệp với cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác
Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động phản ánh ở tài khoản này là những người có trong danh sách lao động thường xuyên của đơn vị như cán bộ công chức, viên chức và người lao động có hợp đồng lao động dài hạn, thường xuyên và đơn vị có trách nhiệm đóng BHXH, BHYT
Kết cấu và nội dung ghi chép của tài khoản 334:
1.6.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương
* Sơ đồ hạch toán và các nghiệp vụ chủ yếu của tài khoản 334 ( xem trang sau)
Trang 19KẾ TOÁN PHẢI TRẢ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
TK 332 TK 334 TK 661,662,635 BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp Tiền lương, tiền công, phụ cấp
khấu trừ vào lương phải trả và các khoản phải trả CCVC và
người lao động tham gia hoạt
HCSN, dự án, đơn đặt hàng NN
TK 312 TK 631 Tiền tạm ứng không chi hết
khấu trừ vào lương phải trả Tiền lương, tiền công, phụ cấp
và các khoản phải trả CCVC và người lao động tham gia SXKD
Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
NSNN khấu trừ vào lương p.trả Tiền lương phải trả cho CCVC
và người lao động ở bộ phận
đầu tư XDCB
TK 111,112 TK 332
Ứng và thanh toán tiền lương, tiền
công và các khoản phải trả CCVC
và người lao động Số BHXH phải trả CCVC
theo chế độ
TK 661
Thanh toán tiền thưởng cho công
chức, viên chức và người Thu nhập tăng thêm phải trả
CCVC và người LĐ từ chênh
lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên
Trang 201.7 Hạch toán tổng hợp về các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội - Phụ lục 09
Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” kế toán tính ra trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH” Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ tài chính quy định Kết quả tổng hợp được tính toán phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”
1.7.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 332 – “Các khoản phải nộp theo lương” để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT và KPCĐ của đơn vị với người lao động trong đơn vị và các cơ quan quản lý quỹ xã hội
Kết cấu và nội dung ghi chép của tài khoản 332 như sau:
Bên Nợ:
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý
- Số BHXH phải trả cho những người được hưởng BHXH tại đơn vị
- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
Bên Có:
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi của đơn vị
- Số BHXH, BHYT mà viên chức phải nộp được trừ vào lương hàng tháng
- Số tiền BHXH được cơ quan BHXH cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị
- Số lãi phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp
- Tiếp nhận KPCĐ cơ quan cấp trên cấp
Số dư bên Có:
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ còn phải nộp cho cơ quan quản lý
- Số tiền BHXH nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội chưa chi trả cho các đối tượng được hưởng BHXH
Tài khoản 332 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số BHXH đã chi chưa được cơ quan bảo hiểm thanh toán
Tài khoản 332 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3321- Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích, nộp, nhận và chi trả BHXH ở đơn vị
- Tài khoản 3322- Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích, nộp thanh toán bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3323- Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích, nộp kinh phí công đoàn ở đơn vị
Trang 21* TK 3324_Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): TK này dùng để phản ánh tình hình và đóng BHTN cho người lao động ở đơn vị theo quy định của pháp luật về Bảo hiểm thất nghiệp, đơn vị mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi và quyết toán riêng BHTN.
Kết cấu TK 3324_Bảo hiểm thất nghiệp:
- Bên Nợ: Số BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN
- Bên Có: Trích BHTN vào chí phí sản xuất kinh doanh; Trích BHTN khấu trừ vào lương của CNV
- Số dư bên Có: Số BHTN đã trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN.Hạch toán:
- Trích số BHTN trừ vào lương CNV, ghi:
1.7.3 Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương
* Sơ đồ hạch toán và các nghiệp vụ chủ yếu của tài khoản 332 ( xem ở trang tiếp theo)
Trang 22KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG
TK 461,462,465 TK 332 TK661,662
Rút dự toán chi hoạt động, dự
toán chi chương trình, dự án, Hàng tháng trích BHXH, BHYT,
dự toán chi theo đơn đặt hàng
của NN để nộp BHXH, KPCĐ KPCĐ tính vào chi hoạt động,
hoặc mua thẻ BHYT cho CNV chi dự án
TK 334 TK 635, 631
BHXH phải trả CCVC theo Hàng tháng trích BHXH, BHYT,
KPCĐ phải nộp khấu trừ vào
chế độ
lương phải trả CCVC
TK 111,112 TK 334 Khi nộp BHXH, KPCĐ hoặc Hàng tháng tính BHXH, BHYT,
mua thẻ BHYT KPCĐ phải nộp khấu trừ vào tiền
lương phải trả cán bộ, viên chức
Chi KPCĐ tại đơn vị
TK 111,112
- KPCĐ vượt chi được cấp bù
- Khi được cơ quan BHXHthanh
toán số BHXH đã chi trả cho CNV
Khi nộp phạt tiền do nộp
BHXH chậm TK 3318
Khi nhận giấy phạt nộp chậm số
tiền BHXH phải nộp chờ xử lý
TK 661,631,…
Nhận giấy phạt nộp chậm số tiền
BHXH phải nộp nếu được phép
ghi vào chi phí
Trang 231.8 Sổ kế toán và các hình thức tổ chức sổ kế toán trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kê toán cần thực hiện; do vậy đơn
vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau: về loại, kết cấu nội dung cũng như phương pháp hạch toán; tạo thành một hệ thống sổ mà trong đó các loại sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán ở mỗi phần hành Công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể áp dụng một trong các hình thức sổ sau:
1.8.1 Hình thức sổ Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ưu điểm: Đơn giản, phù hợp với mọi loại hình đơn vị nhất là đơn vị sử dụng hình thức kế toán máy
Cũng như các phần hành kế toán khác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương cũng được ghi ngay vào Nhật ký chung Định kỳ, sau khi loại bỏ các
số liệu trùng, kế toán ghi vào Sổ cái, sổ chi tiết khác Cuối kỳ kế toán tiền lương lập các báo cáo tiền lương và các khoản trích có liên quan
Các loại sổ kế toán: Nhật ký chung; Sổ cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Phụ lục 13)
1.8.2 Hình thức Nhật ký_Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Các loại sổ kế toán: Sổ Nhật ký - Sổ cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái (Phụ lục 14)
1.8.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
- Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ cái.Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Trang 24Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc trong cả năm (theo
số thứ tự trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có các chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 15)
1.9.Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp với hình thức kế toán máy quy định trên đây Phần mềm kế toán tuy không hiện thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm
kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.( Phụ lục 17)
Cơ sở dữ liệu
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị
Trang 25Chương 2 Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Kho bạc
Nhà nước huyện Mường Ảng_Điện Biên 2.1 Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Huyện Mường Ảng - tỉnh Điện Biên được thành lập được thành lập theo Nghị định 135/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 trên cơ sở điều chỉnh một phần diện tích và dân số của huyện Tuần Giáo cũ Huyện Mường Ảng nằm ở phía đông của tỉnh Điện Biên Phía đông giáp huyện Tuần Giáo, phía tây giáp huyện Điện Biên, phía nam giáp huyện Thuận Châu (tỉnh Sơn La) và huyện Điện Biên Đông, phía Bắc giáp huyện Tuần Giáo và huyện Mường Chà Mường Ảng nằm giữa huyện lỵ Tuần Giáo và Thành phố Điện Biên Phủ Trung tâm huyện lỵ là thị trấn Mường Ảng (Nằm dọc theo quốc lộ 279) Mường Ảng có vị trí quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế và xây dựng khu vực phòng thủ của tỉnh Điện Biên, có tiềm năng phát triển kinh tế đặc biệt là cây công nghiệp
Ngày 04/01/1990, Hội đồng bộ trưởng (nay là chính phủ) đã ký Quyết định số 07/HĐBT thành lập hệ thống Kho bạc nhà nước trực thuộc Bộ tài chính Khi cơ quan Kho bạc do Bộ tài chính trực tiếp quản lý thì sẽ có nhiều thuận lợi, không chỉ tập trung các khoản thu vào ngân sách nhà nước nhanh hơn mà còn có điều kiện để chủ động điều hành ngân sách Nhà nước và có đủ khả năng giải quyết nhanh chóng tình trạng thiếu hụt tạm thời của ngân sách Nhà nước… Sự ra đời của hệ thống KBNN là một đòi hỏi tất yếu trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý Tài chính Cùng với xu thế phát triển chung đó thì Kho bạc Nhà nước tỉnh Lai Châu (nay là tỉnh Điện Biên) cũng được thành lập cùng với hệ thống Kho bạc Nhà nước và đi vào hoạt động từ 01/04/1990 Đến tháng 01/2004 theo quyết định của Chính phủ tỉnh Lai Châu chia tách thành 2 tỉnh là Điện Biên và tỉnh Lai Châu, với sự chia tách Kho bạc Nhà nước tỉnh được chia tách và đổi tên thành Kho bạc Nhà nước Tỉnh Điện Biên
Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng được thành lập năm 2007 theo quyết định số 1344/QĐ – BTC ngày 03/04/2007 Về việc thành lập Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng, trực thuộc Kho bạc Nhà nước Tỉnh Điện Biên Với ban đầu gồm có 10 biên chế, đến hiện tại đã tăng lên gồm 12 biên chế hoạt động tại đơn vị
KBNN huyện Mường Ảng là đơn vị HCSN do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nhất định về lĩnh vực mà đơn vị quản lý, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ Đảng và Nhà nước giao cho từng thời kỳ
Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng là một đơn vị có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động, cung ứng và kiểm soát các hoạt động thu chi ngân sách Nhà nước tới các đơn vị cơ quan khác trong địa bàn, quản lý các quỹ và và phân bổ chi trả tiền lương cho các cơ quan hành chính sự nghiệp trên địa bàn huyện, xã của huyện Mường Ảng
Dù mới được thành lập nhưng hoạt động của Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng đem lại sự thống nhất các khoản quỹ hoạt động thu chi nguồn ngân sách sẽ có ích lợi nhất
Trang 26và chi tiêu đúng theo quy định của pháp luật Là tiền đề tốt để tiếp tục phát triển các cơ sở
hạ tầng của đơn vị và của toàn huyện
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng
2.1.2.1 Vị trí và chức năng
Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng là tổ chức trực thuộc KBNN tỉnh Điện Biên có chức năng thực hiện nhiệm vụ KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật
KBNN huyện Mường Ảng có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có con dâu riêng và được
mở tài khoản tại ngân hàng thương mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật
2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước (NSNN) trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách KBNN huyện Mường Ảng có quyền trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để nộp NSNN hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho NSNN theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi NSNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật Có quyền từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình
- Quản lý quỹ ngân sách huyện và các quỹ tài chính khác được giao; quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; quản lý tiền, ấn chỉ đặc biệt, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nước và của các đơn vị, các cá nhân gửi tại KBNN huyện
- Thực hiện công tác phát hành, thanh toán trái phiếu Chính phủ theo quy định
- Quản lý ngân quỹ KBNN huyện theo chế độ quy định
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại KBNN huyện
- Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN huyện
- Mở, quản lý tài khoản tiền gửi KBNN huyện tại ngân hàng thương mại trên địa bàn
để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định
- Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc tại KBNN huyện
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán nhà nước: hạch toán kế toán về thu, chi NSNN, các quỹ tài chính do KBNN huyện quản lý, các khoản tạm thu, tạm giữ, ký cược, ký quỹ, tiền, ấn chỉ đặc biệt, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nước và các đơn vị, các nhân gửi tại KBNN huyện, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ theo quy định của pháp luật; xác nhận số liệu thu, chi NSNN qua KBNN huyện
- Thực hiện công tác điện báo, báo cáo số liệu thu, chi NSNN phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của cấp có thẩm quyền; thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN huyện
- Tổ chức quản lý và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại KBNN huyện Mường Ảng
- Thực hiện công tác tiếp công dân tại KBNN huyện theo quy định
Trang 27- Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ tại KBNN huyện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hoá hoạt động KBNN; Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hoá thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng
- Quản lý các điểm giao dịch thuộc KBNN huyện theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng
Bộ máy Kho bạc Nhà nước tổ chức phù hợp với tổ chức bộ máy của nền hành chính Nhà nước của địa bàn và của toàn tỉnh
* Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy:
Với biên chế ban đầu là 10 cán bộ, đến nay là 12 cán bộ Được phân công công việc hợp lý và phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao phó
Mô hình tổ chức bộ máy Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng.
(Theo Quyết định số 163/QĐ-KBNN ngày 17/03/2010 của Kho bạc Nhà nước Quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh).
Phòng kho quỹ
Kế toán nội bộ
Kế
toán
trưởng
Kế hoạch kiểm tra
Tín dụng
Hành chính
Thủ quỹ thu
Thủ quỹ thu
Kiểm ngân
Trang 282.1.4 Cơ cấu bộ máy kế toán của Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế toán
* Chức năng:
Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành
* Các nhiệm vụ cụ thể:
- Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình tình và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị
- Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm
- Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi
- Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao
- Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập dự toán chi hàng năm
- Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chế độ quy định, các khoản chi theo dự toán, chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán chi được Giám đốc phê duyệt
- Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm, chế độ chi trả cho người lao động, chế độ quản lý tài sản, các quy định về công nợ, xử lý mất mát, hư hỏng, thiếu hụt tài sản
- Thu nhận, xuất cấp bảo quản tiền mặt và các chứng chỉ, hiện vật có giá
- Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với ngân hàng thương mại trên địa bàn, có
mở tài khoản
- Phát hành và luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước
- Lập và nộp đúng thời hạn báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước phục
vụ cho việc quản lý, điều hành của đơn vị cấp trên
- Thực hiện tự kiểm tra tài chính và công khai tài chính theo quy định
Kế toán thanh toán
Kế toán giao dịch
Kế toán nội bộ
Thủ quỹ
Trang 29* Yêu cầu cụ thể của kế toán:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế tài chính, từ khi thành lập đơn vị; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán kỳ trước
* Tổ chức và nhiệm vụ của kế toán trong phòng Kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động
và yêu cầu quản lý của đơn vị
- Kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Kế toán
+ Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng Kế toán theo đúng quy định hiện hành
+ Chịu sự lãnh đạo và giúp đỡ người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán (chủ tài khoản đơn vị) quản lý và giám sát công tác kế toán tại đơn vị
+ Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.+ Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo tài chính đơn vị
+ Có nhiệm vụ hướng dẫn chế độ, thể lệ kinh tế tài chính cho nhân viên trong phòng (tổ) Kế toán Tiến hành tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động thu, chi trong NSNN của đơn vị
+ Khi quyết toán được lập xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh, phân tích kết quả hoạt động để từ đó đưa ra các biện pháp tích cực để công tác kế toán được xây dựng hoàn thiện hơn trong năm tới và có kết quả tốt hơn, giúp Ban Giám đốc ra quyết định
và có biện pháp đúng đắn trong hoạt động của đơn vị theo quy đinh của pháp luật
+ Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ;
- Kế toán thanh toán, giao dịch:
+ Phản ánh tình hình chi phí hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán NSNN được duyệt và thanh quyết toán các khoản chi đó theo các quy định hiện hành.+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị
Trang 30+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả CCVC và thanh toán các khoản phải trả đó.
+ Lập phiếu thu chi tiền mặt, chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN huyện
+ Quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN huyện tại ngân hàng thương mại trên địa bàn, thực hiện thanh toán theo quy định
+ Quản lý các điểm giao dịch trên địa bàn
+ Thực hiện công tác phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu
+ Thực hiện đề xuất các biện pháp, trang bị phương tiện đảm bảo an toàn kho, quỹ tại đơn vị với Giám đốc
- Kế toán trên máy vi tính
+ Căn cứ chứng từ gốc thông qua sổ cái để nhập số liệu phát sinh hàng ngày theo từng mã vật tư và mã công tác hoặc mã khách hàng
+ Vào cuối tháng chạy sổ kế toán tổng hợp, phân bổ chi phí, lập bảng cân đối, sổ cái, chi tiết công nợ và in ra giấy để lưu giữ, cuối mỗi quý lập báo cáo kết quả tổng hợp của đơn vị
2.1.4.3 Hình thức kế toán của Kho bạc Nhà nước huyện Mường Ảng
KBNN áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” Đặc trưng cơ bản của hình thức
kế toán này là việc hạch toán kế toán căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ghi sổ “Chứng từ ghi sổ” là loại sổ kế toán dùng cho đơn vị để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở chứng
từ ghi sổ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ:
- Ghi theo trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ kế toán tài chính
- Ghi theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ kế toán tài chính
