hiệu định mức, đơn giá; tại bảng này, để chọn công tác nào bạn chỉ việc dời đến dòng tươngứng và nhấn Enter; Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm nhanh các mã hiệu. Trong bản
Trang 1PHẦN 2: 10 BƯỚC CƠ BẢN KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM HITOSOFT 3
PHẦN 3: MỘT SỐ THỦ THUẬT KHI LÀM DỰ TOÁN 9
3.1 Lập dự toán mới - Lập hồ sơ dự thầu mới 9
3.2 Mở tài liệu cũ đã lưu trên đĩa 9
3.3 Lưu tập tin ra EXCEL 12
Trang 2PHẦN 1 HƯỚNG DẪN LẬP DỰ TOÁN CƠ BẢN TÓM TẮT NỘI DUNG ĐÃ TRÌNH BÀY MANG TÍNH NGUYÊN LÝ TRONG DỰ TOÁN
Trang 4PHẦN 2: 10 BƯỚC CƠ BẢN KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM HITOSOFT
Bước 1: Mờ màn hình khởi động của chương trình trước và sau khi có tập tin làm
Trang 5Bước 4: Chọn đơn giá xây dựng cơ bản mà ta cần làm
Bước 5: Save tập tin ta có thể vào thanh toolbar chọn save hay nhấn tổ hợp phím
Trang 6(Ctrl+ s)
Bước 6: Bạn điền đầ đủ thông tin về tên công trình, hạng mục và địa điểm xây dựng
Bước 7: Nhập mã hiệu công tác xây lắp.
Nhập mã hiệu công tác xây lắp : Mã hiệu công tác xây lắp được nhập tại cột thứ hai
trong bảng khối lượng Sau khi nhập mã hiệu bạn nhấn ENTER, nếu mã hiệu bạn vừa nhập
là mã hiệu có trong cơ sở dữ liệu, chương trình sẽ tự động điền vào các cột tên công việc,đơn vị tính, đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công và các công thức tính giá trị ở cộtthành tiền Nếu mã hiệu bạn nhập chưa có, chương trình chuyển đến bảng danh mục các mã
Trang 7hiệu định mức, đơn giá; tại bảng này, để chọn công tác nào bạn chỉ việc dời đến dòng tươngứng và nhấn Enter; Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm nhanh các mã hiệu.
Trong bảng trên, nếu bạn nhấn chọn ở nút hình máy tính, chương trình sẽ phânchia bảng làm 2 phần, và cứ mỗi lần bạn di chuyển trên danh sách các mã hiệuđịnh mức, phần phía dưới là thể hiện đầy đủ của định mức, đơn giá hiện hành
Nếu bạn nhấn ENTER ở dòng nào, chương trình sẽ lấy mã hiệu của dòng đó
để cập nhật vào bảng khối lượng dự toán Nếu bạn không chọn mã hiệu nào,hãy nhấn nút "Trở về làm việc tiếp" hay tổ hợp phím Alt+F4 Nếu bạn muốnchọn nhiều mã hiệu thay vì nhấn ENTER, hay nhấp đúp chuột tại những dòngcần chọn, chương trình sẽ lấy dữ liệu những dòng bạn nhấp đúp chuột nhưngkhông quay trở lại bảng dự toán
Bước 8: Nhập khối lượng và công thức tính khối lượng
Nhập công thức tính khối lượng : Khối lượng của mỗi công việc trong dự toán có
thể được nhập trực tiếp tại cột khối lượng tổng số hoặc nhập thành từ 1 đến nhiều dòng làcác công thức tính khối lượng chi tiết Khi nhập công thức bạn lưu ý : Công thức có thể gồm
1 hoặc 2 phần là phần diễn giải của công thức và phần công thức Giữa 2 phần này phảiđược phân cách nhau một dấu hai chấm Sau khi nhập và nhấn ENTER chương trình sẽ tínhtoán công thức và điền giá trị và cột khối lượng chi tiết, cập nhật giá trị tại dòng khối lượngtổng số
Nếu công thức bạn nhập không đúng (Công thức nhập phải theo quy tắc toán học)chương trình sẽ coi dòng bạn vừa nhập như là một dòng diễn giải
Nhập các dữ liệu khác : Nếu dòng bạn sửa là dòng mã hiệu, bạn không thể sửa xoá
trắng nội dung trên các cột : mã hiệu, tên công việc, đơn vị tính Bạn cũng không thể nhập
Trang 8dữ liệu ở cột khối lượng chi tiết ở các khối lượng tổng số và các cột đơn giá, nếu dữ liệubạn nhập không phải là dữ liệu số chương trình sẽ xóa dữ liệu.
Bước 8: Xuất tập tin ra exel vào thanh toolbar chọn biểu tượng x hay dùng (ctrl + E)
Bước 9: Lưu tập tin excel
Trang 9Bước 10: Chọn cách xuất tập tin sau đó bấm thực hiện lệnh.
Trang 10
PHẦN 3: MỘT SỐ THỦ THUẬT KHI LÀM DỰ TOÁN 3.1 Lập dự toán mới - Lập hồ sơ dự thầu mới.
Để lập dự toán mới, bạn có thể chọn lệnh "Lập dự toán mới" trên menu "Tập tin", nhấn tổ hợp phím Ctrl+N hay nhấn vào nút "Lập dự toán mới" trên toolbar.
Để lập hồ sơ dự thầu mới, bạn có thể chọn lệnh "Dự thầu mới" trên menu "Tập
tin", nhấn tổ hợp phím Ctrl+T hay nhấn vào nút "Lập hồ sơ dự thầu mới" trên toolbar.
Một dự toán mới khi được tạo, có tên mặc định là "Tap tin du toan moi so " và số thứ
tự - đó là số chỉ số lần bạn chọn lập dự toán mới theo 1 trong 3 cách nêu trên
Một hồ sơ dự thầu mới khi được tạo, có tên mặc định là "Tap tin du thau moi so " và
số thứ tự - đó là số chỉ số lần bạn chọn lập hồ sơ dự thầu mới mới theo 1 trong 3 cách nêutrên
Một dự toán mới, hồ sơ dự thầu mới luôn có khuôn dạng (về độ rộng các cột, chiềucao các dòng, font chữ, các hệ số, phương pháp tính toán, ) và các thiết lập mẫu do bạnchọn khi thực hiện lệnh "Lưu khuôn mẫu, định dạng"
Tất cả các tập tin mới cũng như những tài liệu cũ được mở trong phiên làm việc của
bạn sẽ được liệt kê trong menu "Cửa sổ"
3.2 Mở tài liệu cũ đã lưu trên đĩa
Để mờ một tài liệu đã lưu trên đĩa, bạn có thể chọn lệnh "Mở tập tin" trên menu
"Tập tin", nhấn tổ hợp phím Ctrl+O hay nhấn vào nút "Mở tài liệu cũ" trên toolbar.
Bạn cũng có thể mở nhanh các tập tin mới nhất mà bạn đã thực hiện các thao tác mở,lưu tập tin bằng cách chọn tên tập tin cần mở trong danh sách mở nhanh được liệt kê khi bạnnhấn nút mở nhanh Chỉ những tập tin lưu trên đĩa cứng mới được đưa vào danh sách này
Số lượng tối đa trong danh sách xổ này là 18
Khi bạn chọn tập tin trên danh sách ở nút xổ hay khi bạn chọn tập tin trong hộp thoại
"Mở tập tin", chương trình sẽ mở tập tin đó để bạn làm viec tiếp {bmc 0005.shg}
Nếu tập tin bạn chọn mở là tập tin lưu trên đĩa cứng và khi đó tập tin này chưa đượcđưa vào danh sách mở nhanh, chương trình sẽ đưa tên tập tin này vào danh sách mở nhanh.Những lần làm việc sau bạn có thể mở nhanh tập tin tư nút xổ danh sách mở nhanh
Sau khi bạn mở tập tin; trước khi bạn chọn lưu tập tin và sau khi lệnh lưu tập tin thựchiện thành công chương trình sẽ lưu tạm tập tin của bạn thành 1 tập tin dự phòng có phần
mở rộng được thêm vào dấu ~; khi tài liệu của bạn gặp sự cố bạn có thể bỏ dấu ~ trong phần
mở rộng tập tin và mở lại tập tin này Chức năng này chỉ có khi bạn thực hiện mở tập tintrên ổ đĩa cứng
Đóng tập tin
Trang 11Nếu bạn đã mở hay tạo mới quá nhiều tập tin trong thời điểm làm việc hiện tại, để cảithiện tốc độ xử lý của máy tính, bạn cần đóng bớt một số tập tin.
Nếu trước đó bạn chưa thực hiện các thao tác chỉnh sửa trên tap tin, tập tin sẽ đóngngay, ngược lại chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận có lưu lại nội dung đã chỉnh sửa haykhông
Việc đóng tập tin có thể thực hiện qua lệnh trên menu, nhấn tổ hợp phím Ctrl+F4 hay
nhấn nút "Đóng tập tin" trên toolbar.
Cửa sổ
Menu "Cửa sổ" chính là menu Windows như trong các ứng dụng Microsoft, ở đây
liệt kê danh sách các tài liệu bạn đang mở làm việc tại từng thời điểm Bạn có thể dễ dàngchuyển qua lại giữa các tập tin đang mở để làm việc cũng như thực hiện các thao tác copy,trao đổi dữ liệu giữa chúng
Chương trình không giới hạn số lượng tập tin mở làm việc cùng lúc, tuy nhiên bạnkhông nên lạm dụng điều này, vì nếu bạn mở quá nhiều tài liệu sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử
lý của máy tính Chúng tôi đã thử nghiệm mở cùng lúc trên 1000 tài liệu và chương trình bịchậm đi đến hơn 50%
Menu "Dữ liệu"
Menu "Dữ liệu" là menu tùy biến theo ngữ cảnh Tùy vào vị trí làm việc của bạn màmenu này có các lệnh khác nhau Sau đây là một số lệnh chọn trên menu dữ liệu :
Chọn vị trí chuyển đến sau khi nhập mã hiệu
Nhóm lệnh Copy và Paste dữ liệu trong bảng khối lượng
Chèn thêm dòng tại vị trí hiện hành
Xóa bớt 1 hoặc một số dòng ở vị trí hiện hành
Tính lại đơn giá vật liệu xây dựng, nhân công, máy thi công trong tài liệu
Tạo mã hiệu mới trong dữ liệu gốc từ dữ liệu hiện tại
Nhập dữ liệu bảng khối lượng
Nhập dữ liệu trong bảng phân tích
Nhập dữ liệu bảng tổng hợp kinh phí
Nhập dữ liệu tổng hợp vật tư
Chọn fonts chữ
Lưu tập tin dự toán, dự thầu
Để lưu tập tin, bạn có thể chọn lệnh "Lưu tập tin" trên menu "Tập tin", nhấn tổ hợp phím Ctrl+S hay nhấn vào nút "Lưu tập tin" trên toolbar.
Trang 12Để lưu tập tin ra tên khác, bạn có thể chọn lệnh "Lưu với tên khác" trên menu
"Tập tin" hay nhấn vào nút "Lưu với tên khác" trên toolbar.
Khi bạn chọn lưu tập tin, nếu trước đó tập tin đã được lưu, chương trình sẽ lưu lạinhững thay đổi của tập tin đến thời điểm đó Nếu trước đó tập tin chưa được lưu, hộp hộithoại lưu tập tin xuất hiện để bạn chọn thư mục, ổ đĩa và nhập tên tập tin lưu trên đĩa Đểphòng tránh một số sự cố có thể xảy ra, chương trình chỉ cho phép thực hiện lưu tập tin trên
ổ cứng Nếu bạn làm việc với các tập tin trên các ổ đĩa khác bạn phải lưu lên đĩa cứng sau
đó mới copy lại bằng các chương trình khác
Sau khi bạn lưu tên tập tin được liệt kê vào danh sách mở nhanh để sau này bạn cóthể mở nhanh tập tin
Sau khi bạn mở tập tin; trước khi bạn chọn lưu tập tin và sau khi lệnh lưu tập tin thựchiện thành công chương trình sẽ lưu tạm tập tin của bạn thành 1 tập tin dự phòng có phần
mở rộng được thêm vào dấu ~; khi tài liệu của bạn gặp sự cố bạn có thể bỏ dấu ~ trong phần
mở rộng tập tin và mở lại tập tin này Chức năng này chỉ có khi bạn thực hiện mở tập tintrên ổ đĩa cứng
Chèn thêm dòng tại vị trí hiện hành.
Lệnh Chèn thêm dòng tại vị trí hiện hành có phím tắt là Ctrl+Ins, trên toolbar có biểu tượng là hình dấu +; Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt là phím F3 Việc thực hiện lệnh
này tùy thuộc vào vị trí mà bạn đang làm việc Có nhiều lúc nút lệnh ở trạng thái khôngđược chọn, nghĩa là tại vị trí đang làm việc chúng ta không thể chèn thêm dòng
Nếu bạn làm việc trong bảng khối lượng (Cả tập tin dự toán cũng như dự thầu),chương trình sẽ chèn thêm 01 dòng ở vị trí ngay phía trên vị trí hiện hành; khác với phímnhấn ENTER luôn chèn thêm dòng ở phía dưới vị trí hiện tại
Nếu bạn làm việc ở trong bảng phân tích (Cả tập tin dự toán cũng như dự thầu),chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn bổ sung loại vật liệu xây dựng, nhân công haymáy thi công cho công tác xây lắp hiện tại
Các bảng Tổng hợp vật tư và bảng Phân tích đơn giá ngang trong tập tin hồ sơ dự
thầu không có chức năng này
Đối với tập tin dự toán, khi bạn chọn lệnh chèn dòng ở Bảng tổng hợp vật tư,
chương trình sẽ coi dòng chèn thêm là một loại vật liệu xây dựng được bo sung trực tiếp vào
bảng Tổng hợp vật tư; Khi chèn dòng ở bảng tính chi phí vận chuyển vật liệu, dòng chèn
thêm là dòng tính chi tiết về cung đường, cự ly vận chuyển của loại vật liệu xây dựng đó Ở
bảng thống kê thiết bị dòng chèn thêm là dòng để bạn nhập tiếp một loại thiết bị khác (thiết
bị lắp cho công trình, không phải là thiết bị thi công công trình)
Trang 133.3 Lưu tập tin ra EXCEL
Việc lưu tập tin dự toán ra EXCEL rất có ích với các bạn không có máy in, bạn cóthể chọn lệnh này để chuyển tài liệu ra EXCEL và in ở các máy khác Bạn nên chọn Bảng
mã tiếng Việt và Fonts chữ phù hợp với máy mà bạn sẽ đưa in
Khi chọn lệnh, hộp hội thoại lưu tập tin ra EXCEL xuất hiện để bạn chọn thư mục và
ổ đĩa, nhập tên tập tin lưu trên đĩa; Bạn có thể chọn lại kiểu tập tin với 1 trong 2 trường hợp
là : Lưu ra tập tin EXCEL nhưng không đặt các công thức tính toán và Lưu tập tin raEXCEL và chương trình đặt sẵn các công thức tính để dễ dàng chỉnh sửa tập tin từ EXCEL
In và xem trước khi in tài liệu
Khi bạn chọn lệnh in ấn, chương trình xuất hiện hộp thoại để bạn chọn các bảng cần
in Nếu bạn chọn in qua trung gian Excel chương trình sẽ tạm thời xuất tài liệu dự toán hay
dự thầu của bạn ra tập tin EXCEL và khởi động EXCEL để in Nếu bạn chọn in trực tiếp thìchương trình không khởi động EXCEL
Khi bạn chọn in ấn qua trung gian EXCEL, những thay đổi trong EXCEL qua các nút
lệnh của EXCEL như Setup, Margins được xác lập trở lại trong chương trình.
Lưu khuôn mẫu, định dạng
Nếu bạn mong muốn mỗi lần lập dự toán mới, lập hồ sơ dự thầu mới tập tin được tạo
ra luôn có các định dạng theo yêu cầu của bạn như : độ rộng các cột, chiều cao dòng, thiếtlập fonts chữ, định dạng trang in cũng như các hệ số chi phí khác trong bảng tổng hợpkinh phí, Bạn thực hiện như sau :
Bước 1 : Bạn chọn lệnh lập dự toán mới (hoặc dự thầu mới tùy theo khuôn mẫu bạnmuốn lưu là khuôn mẫu dự toán hay dự thầu)
Bước 2 : Thực hiện các thao tác chỉnh sửa trên tài liệu này, như chỉnh fonts, chỉnh hệ
số chi phí khác, nhưng không nhập dữ liệu cho các bảng khối lượng, bảng phân tích, bảngtổng hợp vật tư
Bước 3 : Chọn lệnh "Lưu khuôn mẫu, định dạng" Từ đó về sau, khi bạn chọn lập dựtoán mới, dự thầu mới, tài liệu của bạn sẽ đúng như những gì mà bạn đã lưu
Thoát khỏi chương trình
Để thoát khỏi chương trình dự toán, bạn có thể chọn lệnh trên Menu, nhấn tổ hợpphím "Alt+F4" hay nhấn nút "Close" ở góc trên màn hình
Khi bạn thoát khỏi chương trình, chương trình sẽ duyệt qua các tài liệu đang mở vàothời điểm đó, nếu có tài liệu đã chỉnh sửa nội dung, chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận
có lưu lại nội dung tài liệu hay không
Nếu có ít nhất 1 lần bạn xác nhận hủy lệnh hay bạn xác nhận lưu tài liệu nhưng khihộp thoại lưu tập tin xuất hiện bạn lại nhấn Cancel, lệnh thoát khỏi chương trình sẽ khôngđược thực thi
Trang 14 Chọn vị trí chuyển đến sau khi nhập mã hiệu.
Lệnh “Chọn vị trí chuyển đến sau khi nhập mã hiệu” chỉ có khi bạn làm việc ở
Bảng khối lượng dự toán (Nếu tập tin làm việc là tập tin dự toán) hoặc Bảng kê khối lượng(Nếu tập tin làm việc là tập tin dự thầu xây lắp)
Khi bạn nhập xong mã hiệu của công tác xây lắp và nhấn Enter, bạn có thể sử dụngchức năng này để điều khiển vị trí mà con trỏ sẽ chuyển đến Có 3 khả năng để bạn lựa chọn
là : Đến vị trí nhập khối lượng tổng số, đến vị trí nhập lại tên công tác xây lắp và đến vị
trí nhập tiếp mã hiệu khác Tính năng này có tác dụng tại thời điểm bạn nhập dữ liệu.
Trong trường hợp bạn sử dụng các tính năng paste dữ liệu, chương trình sẽ luôn chuyển
sang chức năng đến vị trí nhập tiếp mã hiệu khác.
Chọn làm việc với bộ đơn giá khác.
Nếu bạn cài đặt nhiều hơn 1 bộ đơn giá xây dựng cơ bản, lệnh chọn bộ đơn giá xây
dựng cơ bản khác sẽ ở trạng thái được chọn và nếu bạn chỉ cài đặt 01 bộ đơn giá, lệnh này
sẽ ở trạng thái không được chọn.
Khi chọn lệnh chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn chọn bộ đơn giá cần làmviệc; Việc tính tóan theo bộ đơn giá mới sẽ chỉ có hiệu lực từ khi bạn chọn, những dữ liệu
đã nhập theo đơn giá cũ vẫn không thay đổi
Nếu khi kết thúc phiên làm việc hiện thời, bạn đang làm việc với bộ đơn giá nào thì ởlần làm việc tiếp theo chương trình cũng sẽ mở bộ đơn giá đó khi khởi động
Tạo mã hiệu mới trong dữ liệu gốc từ dữ liệu hiện tại
Chức năng này chỉ có khi bạn làm việc ở bảng khối lượng của tập tin dự toán và vị trílàm việc thuộc 01 công tác xây lắp nào đó
Với chức năng này bạn có thể cập nhật dữ liệu của công tác xây lắp (đơn giá, địnhmức) thành 01 mã hiệu mới trong dữ liệu gốc và nếu bạn lưu lại dữ liệu gốc thì từ đó về saubạn có thể sử dụng dữ liệu này như những dữ liệu gốc đã có sẵn
Nếu bạn cần bổ sung các mã hiệu định mức mới, hãy tận dụng tính năng này Đểthực hiện bạn chỉ việc nhập một mã hiệu công tác xây lắp nào đó; thực hiện chỉnh sửa tên,đơn vị tính, đơn giá vật liệu xây dựng, nhân công, máy thi công trong bảng khối lượng, sau
đó chuyển qua bảng phân tích để bổ sung, sửa đổi dữ liệu phân tích theo yêu cầu; trở vềbảng khối lượng dự toán và thực hiện lệnh
Sau khi thực hiện lệnh tạo mới mã hiệu, chương trình sẽ có thêm lệnh Lưu lại những
sửa đổi, bổ sung đã cập nhật vào dữ liệu gốc Nếu bạn chọn lưu, từ đó về sau mã hiệu mới
bạn vừa cập nhật được sử dụng như các mã hiệu có sẵn của chương trình
Tính lại giá vật liệu, nhân công, máy thi công trong tài liệu