MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG Á

Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí,lợi nhuận, cái mà họ thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán, tàichính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI

A MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kinh tế là một hoạt động chủ yếu quyết định đến sự tồn tại và phát triểncủa xã hội Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệpđang gặp sự cạnh tranh gay gắt và ngày càng rõ nét Đòi hỏi các doanh nghiệpluôn phải nhận thức đánh giá tiềm năng của mình để có thể tồn tại Muốn vậy,doanh nghiệp không những phải quan tâm đến thu chi, lợi nhuận mà họ còn phảithường xuyên nắm bắt được tình hình khả năng thanh toán cũng như các mốiquan hệ thanh toán trong và ngoài đơn vị Để phù hợp, kịp thời với các yêu cầucủa nền kinh tế thị trường, phù hợp với nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế,đồng thời phù hợp với đặc điểm, trình độ quản lý kinh tế ở nước ta

Các hoạt động mua hàng và tiêu thụ hàng hóa ngày càng đa dạng và phứctạp Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sáchphản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh cácnghiệp vụ thanh toán, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp

vụ tạo vốn Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phaỉ năng động, kinhdoanh có lãi để có thể tồn tại và phát triển trong nề kinh tế thị trường cạnh tranhnhư hiện nay Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí,lợi nhuận, cái mà họ thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán, tàichính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu quả hay không của doanhnghiệp.Một trong những điều quyết đinh đến sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tìnhhình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắmvững và làm chủ tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biên pháp

xử lý tình hình công nợ của doanh nghiệp

Công ty cổ phần Đông Á được thành lập và đã đi vào hoạt động kinhdoanh trong khoảng 14 năm từ 1999-2013 Ban đầu số lượng hàng hóa rất ít, saukhi mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh thu của công ty đã tăng.Không chỉ chiếm lĩnh được thị trường trong nước , góp phần phát triển nền kinh

tế nước nhà Công ty đã lập và thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh đồng thờicòn giải quyết việc làm cho người lao động Trong các phần hành kế toán, kếtoán thanh toán của công ty được thực hiện khá chặt chẽ Doanh nghiệp cũngxác định rõ tầm quan trọng của kế toán thanh toán từ đó việc hạch toán của công

ty được thực hiện đều đặn hàng tháng, các thông tin được cung cấp đầy đủ chonhà quản lý Tuy nhiên, công tác kế toán thanh toán tại công ty vẫn còn một sốhạn chế

Trong quá trình học tập chuyên ngành kế toán tại trường Đai học HùngVương, thông qua sư tìm hiểu và được sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty cổphần Đông Á, nhóm nghiên cứu chúng em quyết định chọn đề tài nghiên cứu

khoa học: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán

tại Công ty cổ phần Đông Á”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Vận dụng cơ sở lý luận, nghiên cứu, đánh giá công tác kế toán thanh toántại Công ty cổ phần Đông Á Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả công tác kế toán thanh toán của công ty

2.2 Mục tiêu cụ thể

− Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong các doanhnghiệp

− Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tai công ty

− Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác kếtoán thanh toán tại Công ty cổ phần Đông Á

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Kế toán thanh toán với khách hàng, người bán tại Công ty cổ phần Đông Á

3.2 Phạm vi nghiên cứu

− Nội dung: Kế toán thanh toán với khách hàng, người bán tại Công ty cổphần Đông Á

3

− Không gian: Tại Công ty cổ phần Đông Á – Khu 9 – Thị tấn PhongChâu – Huyện Phù Ninh – Tỉnh Phú Thọ.

− Phạm vi nghiên cứu: Số liệu nghiên cứu được thu thập trong ba năm

2010−Tháng 09/2013, tập trung vào tháng 08/2013

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Sử dụng phương pháp biện chứng duy vật và phương pháp duy vật lịch sửnhằm tìm ra mối liên hệ kinh tế trong công tác kế toán thanh toán phân tíchnghiên cứu mối quan hệ công tác kế toán thanh toán tại công ty

4.2 Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập tài liệu thông tin bao gồm việc sưu tầm và thu thập nhữngtài liệu, số liệu liên quan đã được công bố và những tài liệu, số liệu mới tại cơ sởnghiên cứu

Các số liệu thu thập được đưa vào máy tính, dùng phần mềm EXCEL đểtổng hợp, tính toán các chỉ tiêu cần thiết như số tương đối, số tuyệt đối và sốtrung bình

4.3 Phương pháp phân tích và tổng hợp

− Phương pháp phân tích

Là phương pháp đánh giá, tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để có thểnhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung và nêu ra các điểm mạnh, điểmyếu trong công tác thanh toán với người bán và người mua, trong việc hạch toán

và quản lý tài chính tại công ty, từ đó đánh giá khả năng cạnh tranh của công tytrong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai

Là phương pháp sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định mức độ,

xu thế biến động của các chỉ tiêu phân tích Phương pháp này cho ta phát hiện

những điểm giống nhau và khác nhau giữa các thời điểm nghiên cứu đã và đangtồn tại trong những giai đoạn lịch sử nhất định đồng thời giúp cho ta phân tíchđược các động thái phát triển của chúng.

4.5 Phương pháp chuyên gia

Là phương pháp được thể hiện qua những cuộc đối thoại, những câu hỏigiữa những người nghiên cứu và người cung cấp thông tin nhằm tìm kiếm thôngtin, kinh nghiệm, nhận thức và sự đánh giá của người cung cấp thông tin

Nhóm nghiên cứu đề tài có tham khảo ý kiến, phỏng vấn trực tiếp cácthầy cô giáo và kế toán tại công ty

4.6 Các phương pháp kế toán

− Phương pháp chứng từ kế toán

Là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ)kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểmphát sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kếtoán, công tác quản lý

− Phương pháp tài khoản kế toán

Là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại kế toán (từ đối tượngchung của kế toán thành các đối tượng kế toán cụ thể), ghi chép, phản ánh vàkiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và có sựvận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệthống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo,quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập được báo cáo kế toán định kỳ

− Phương pháp tính giá

Là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định trị giá thực

tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định

− Phương pháp tổng hợp-cân đối kế toán

Là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kếtoán theo các mối quan hệ vốn có của đối tượng kế toán nhằm cung cấp các chỉtiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ côngtác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

5

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm có bachương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp.Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Đông Á.Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toánthanh toán tại Công ty cổ phần Đông Á

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Lý luận chung vê kế toán thanh toán

1.1.1 Khái niệm về kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là một bộ phận của kế toán tổng hợp nhưng nó khôngphải là kế toán tổng hợp vì kế toán tổng hợp là tập hợp toàn bộ quá trình của tiềnmặt, tiền gửi, tài sản cố định, thanh toán , giá thành…

Kế toán thanh toán theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ của kháchhàng và khoản phải trả của Doanh nghiệp đồng thời lên kế hoạch thu nợ vàthanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiệp

Thanh toán là việc chuyển giao phương tiện tài chính từ bên này sang bênkhác Nghiệp vụ thanh toán được hiểu là một quan hệ giữa doanh nghiệp vớichủ nợ, khách nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoảnphải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ

và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thờigian cho vay nợ

Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại:

− Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụcông nợ phát sinh

− Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ

1.1.2 Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán

− Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng

− Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theodõi chi tiết cho tường đối tượng thanh toán

− Việc thanh toán ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệpnên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự quản

lý, giám sát thường xuyên để các quy tắc được đảm bảo

7

− Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hóacho đầu vào và quá trình tiêu thụ Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mạithì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng)

1.1.3 Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính

Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinhdoanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị Vì vậy, tổchức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chínhtại doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện mộtcách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanhtoán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau

Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này

Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanhnghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanhtoán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả Hơn thế nữa, vớicác số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với cáckhoản phải trả cũng như khả năng thu hồi các khoản phải thu Từ đó doanhnghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoảncông nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệkinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính củadoanh nghiệp

Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công

cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán Bởi vì, khác với một sốphần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho củadoanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểuhiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách

1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán

Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau như:

• Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toánđược chia làm hai loại:

− Thanh toán các khoản phải thu

− Thanh toán các khoản phải trả

• Theo quan hệ đối với doanh nghiệp: thanh toán bên trong doanh nghiệp(thanh toán tạm ứng, thanh toán lương) và thanh toán với bên ngoài(thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng)

• Theo thời gian: thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ

Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theođối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau:

− Thanh toán với người bán

− Thanh toán với khách hàng

− Thanh toán tạm ứng

− Thanh toán với nhà nước

− Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ

− Các nghiệp vụ thanh toán khác

1.1.5 Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay

1.1.5.1 Thanh toán bằng tiền mặt

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanhnghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tínphiếu và ngân phiếu

Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệmthực hiện Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu, hoặckhông được kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đềuphải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủquỹ đơn vị Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuốingày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được in thành

2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từthu, chi gửi cho kế toán quỹ Sổ quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuốingày trên sổ quỹ

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanhtoán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại

9

giấy tờ có giá trị như tiền Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên muaxuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán Hình thức thanh toán này trênthực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vìvới các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém antoàn Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhânviên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.

1.1.5.2 Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tàikhoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng Các hìnhthức cụ thể bao gồm:

a) Thanh toán bằng Séc

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệtcủa ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vịđược hưởng có tên trên séc Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm vềviệc sử dụng séc Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư

Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và sécđịnh mức

− Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa cácđơn vị trong cùng một địa phương Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoảnkhông có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quyđịnh

− Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàngđảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc Sổ séc định mức có thểdùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương Khi pháthành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lầnphát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc Đơn vị bán khinhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc

− Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngânhàng đảm bảo thanh toán

− Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiềnghi trên từng tờ séc đó Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng

để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó Séc này dùng để thanh toán chủ yếugiữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá trong cùng một địa phương nhưngchưa tín nhiệm lẫn nhau

b) Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu

hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác

c) Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụmình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhànước ,và một số thanh toán khác

d) Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoáhoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bênphải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau

do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênhlệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuậnrồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi

e) Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C

Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụngtại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán Khi giaohàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán chongân hàng của bên bán Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương,không tín nhiệm lẫn nhau

Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địanhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế,với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

f) Thanh toán bằng thẻ tín dụng

11

Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệtchấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại cácđiểm bán hàng chấp nhận loại thẻ Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiềncho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùngvới số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân Chủ thẻ không cần phải trảtiền mặt ngay khi mua hàng Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền chongười bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch

Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ

1.1.6 Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

1.1.6.1 Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán

a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu

− Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theotừng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hànghoá, nhận cung cấp dịch vụ

− Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấpdich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)

− Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợtrong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định

số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợphải thu không đòi được

b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả

− Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toánchi tiết từng đối tượng phải trả Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp,

có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán hàng hoá, cung cấp dịch

vụ Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứngtrước cho người bán, người cung cấp, người nhưng chưa nhận hàng hoá, lao vụ

− Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiềnngay (tiền mặt, séc)

− Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đếncuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh

về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngườibán

1.1.6.2 Nguyên tắc hạch toán

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cầnquán triệt các nguyên tắc sau:

− Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả

về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

− Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chitiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế

− Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng màphải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì

− Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng;thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịpthời

− Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có

số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từngkhoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhậnbằng văn bản

− Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợphải thu, phải trả theo từng đối tượng phải thu, phải trả theo từng khoản và thờigian thanh toán.

− Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đếnhạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ

và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp

1.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ muabán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ nàyphát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậmhoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và ngườibán Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệpứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán

1.2.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán

Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu doứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp

− Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngaytrực tiếp tại thời điểm giao hàng

− Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận đượcchứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận Khi nhậnđược chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận

− Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bánchấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán

1.2.2 Chứng từ hạch toán

− Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặchoá đơn GTGT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hànghoá ; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ

− Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu (do người bán lập)

− Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷnhiệm chi, séc

Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổchức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phùhợp Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không cótrong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì cần

có văn bản cho phép của Nhà nước

1.2.3 Tài khoản hạch toán

Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán,người cung cấp vật tư,hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ… kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả cho ngườibán” Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán; trong đóphải phân loại theo phải trả dài hạn người bán và phải trả ngắn hạn người bán.Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

− Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước)

− Các khoản chiết khấu thương mại mua hàng, giảm giá hàng mua vàhàng mua trả lại, chiết khấu thanh toán được người bán chấp nhận trừ vào số nợphải trả

− Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm

− Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanhtoán bù trừ, nợ vô chủ…)

Bên Có:

− Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hànghóa, dịch vụ, TSCĐ,

− Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

− Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệchtăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính…)

Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có

Dư Nợ: số tiền ứng trước hoặc trả thừa của người mua.

Dư Có: số tiền còn phải trả cho người bán.

Bảng tổng hợp chi tiếtTK331

Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán

(1): Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiếtghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết

TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép Theo quyđịnh chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổchi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ

(2): Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với ngườibán Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331

1.2.4.2 Hạch toán tổng hợp

TK 111, 112, 311 TK 331 TK 151, 156, 611

Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền

Chiết khấu thanh toán được hưởng

Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán thanh toán với người bán

1.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư,hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước Thông thườngviệc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bánbuôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp

1.3.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bánsản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợpngười mua trả trước tiền hàng

− Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ranghiệp vụ bán hàng

− Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấucho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua

− Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gỗc và lãi trảchậm phải thu) đối với trường hợp bán trả góp

17

− Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả cáckhách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác.

1.3.2 Chứng từ hạch toán

− Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn GTGT ) do doanh nghiệp lập

− Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập

− Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo Có

1.3.3 Tài khoản hạch toán

Để theo dõi các khoản thanh toán với người mua (khách hàng) về tiền bánsản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ,…kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phảithu của khách hàng” Tài khoản này được theo dõi cho từng khách hàng; trong

đó, phân ra phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn khách hàng Đồng thời phải phânloại theo khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề,…để có căn cứ mức dựphòng cần lập và biện pháp xử lý Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

− Số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ hay xây dựng cơbản phải thu ở khách hàng

− Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

− Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phảithu người mua có gốc ngoại tệ

Bên Có:

− Số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền đặt trước của khách hàng)

− Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán vàgiá bán của hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu ở khách hàng

− Các nghiệp vụ khác làm giảm các khoản phải tu ở khách hàng (chênhlẹch giảm tỷ giá, thanh toán bù trừ, xóa sổ nợ khó đòi không đòi được,…)

Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư bên Có

Dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng.

Dư Có: Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa cho doanh

nghiệp

1.3.4 Phương pháp hạch toán

1.3.4.1 Hạch toán chi tiết

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết chotừng khách hàng

(2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng,bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131

Thu tền và trẩ tiền vay ngắn

(theo số chênh lệch)

Chứng từ

gốc

Sổ chi tiếtTK131

Bảng tổng hợp chi tiếtTK131

Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán thanh toán với khách hàng

− Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giáhàng bán đều bao gồm cả thuế GTGT, thuế GTGT của hàng bán ra không đượchạch toán riêng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐÔNG Á 2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Đông Á

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

− Tên công ty: Công ty cổ phần Đông Á

− Địa chỉ: Khu 9 – thị trấn Phong Châu – Phù Ninh – Phú Thọ

Công ty cổ phần Đông Á bắt đầu hoạt động vào năm 1999, với số vốn điều

lệ là: 2.600.000.000 đồng (hai tỷ sáu trăm triệu đồng)

Kể từ khi thành lập đến nay, với 14 năm xây dựng và trưởng thành, Công

ty cổ phần Đông Á đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, góp phần thúcđẩy thị trường hóa chất phát triển “Tất cả các sản phẩm được Công ty cung cấpvới chất lượng tốt và giá cả phù hợp” Đó là mục tiêu hàng đầu trong chiến lượcphát triển lâu dài của Công ty Công ty luôn chấp hành và thực hiện đầy đủ cácchính sách, đặc biệt về hạch toán kế toán, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sáchNhà nước

Công ty cổ phần Đông Á luôn mong muốn được hợp tác kinh doanh với

tất cả các tổ chức với nguyên tắc hai bên cùng có lợi trên tinh thần: Bền vững,

lâu dài, hướng tới tương lai Vì vậy, Công ty được nhiều bạn hàng tín nhiệm và

hợp tác lâu dài Doanh thu thuần của Công ty ngày một tăng trưởng, đời sốngngười lao động ngày càng được nâng cao và hứa hẹn nhiều thành công hơn nữatrong thời gian tới

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty.

2.1.2.1 Chức năng

21

Công ty cổ phần Đông Á là một doanh nghiệp thương mại cung cấp mặthàng hóa chất như nước javen, dung dịch NAOH, axit HCL,….Bên cạnh đó,Công ty còn kinh doanh một số mặt hàng tiêu dùng như dầu ăn, nước mắm,…

2.1.3 Tình hình cơ sở vật chất của công ty

Bảng 2.1 Tình hình cơ sở vật chất của Công ty cổ phần Đông Á

ĐV: Đồng

dụng

Thờigiansửdụng(tháng)

Nguyên giá

Giá trị còn lại(tính đến đầu năm

2013)

I, Nhà cửa

Nhà điều hành 01/01/2011 72 1.003.000.000 668.666.656Nhà xưởng MC 01/01/2011 72 1.400.000.000 766.666.664

II, Máy móc thiết bị

nhiệt HC

(Nguồn: Công ty cổ phần Đông Á)

2.1.4 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2010-T09/2013)

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2010, 2011, 2012

Chỉ tiêu Năm 2010

(đồng)

Năm 2011 (đồng)

Năm 2012 (đồng)

So sánh

Tốc độ phát triển bình quân (%)

Chênh lệch Tốc độ phát

triển (%) Chênh lệch

Tốc độ phát triển (%)

Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty tăng dần qua các năm, cụ thể: Lợi nhuận sau thuế năm 2011 tăng139.090.117 tương ứng 121,46%, năm 2012 tăng 1.783.642.704 tương ứng326,60%, tốc đột phát triển bình quân đạt 199,17% Điều này chứng tỏ doanhnghiệp đang trên đà phát triển và tương lai doanh nghiệp có thể đạt được lợinhuận cao hơn nữa.

2.1.5 Tình hình chính sách việc làm và lao động của công ty

Công ty Cổ phần Đông Á có được đội ngũ cán bộ có trình độ cao, cùngvới đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm Hằng năm công ty vẫntuyển thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến đời sống sinh hoạt của công nhân viêntrong doanh nghiệp (như: tổ chức tham quan du lịch, hoạt động thể thao giải trí,văn nghệ… giúp nâng cao tinh thần, sáng tạo trong công việc), bảo vệ quyền vànghĩa vụ pháp lý hợp pháp của công nhân viên tạo sự an tâm trong quá trình làmviệc qua đó khuyến khích sự hăng hái, nhiệt tình trong lao động nâng cao hiệuquả hoạt động của công ty

Bảng 2.3 Tình hình lao động tại Công ty cổ phần Đông Á

Năm

Chỉ tiêu

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch triển bình quânTốc độ phát

(%) 2011/2010 2012/2011

Số LĐ (người)

Cơ cấu (%)

Số LĐ (người)

Cơ cấu (%)

Số LĐ (người)

Cơ cấu (%)

Chênh lệch

Tốc độ phát triển (%)

Chênh lệch

Tốc độ phát triển (%)

Nhìn vào bảng tình hình lao động trong ba mốc thời gian trên ta thấy có

sự thay đổi đáng kể về tổng số lượng cũng như chất lượng lao động trong Công

ty Số lao động của Công ty không những tăng về số lượng mà còn tăng về chấtlượng Tổng số lao động năm 2012 là 90 người tăng so với năm 2011 là 15người tương đương với tỷ lệ 20,00% Trong đó: theo loại hình lao động thì laođộng chính thức của doanh nghiệp tăng 10 người (tương ứng với tỷ 18,18%) vàlao động mùa vụ tăng 5 người (tương ứng với tỷ lệ 25,00%); theo giới tính thìlao động nam tăng 7 người (tương đương tỷ lệ 13,21%) và số lao động nữ tăng 8người (tương đương tỷ lệ 36,36%); theo trình độ lao động thì số lao động Đạihọc tăng 6 người (tương đương tỷ lệ 42,86%), trình độ Cao đẳng tăng 4 người(tương đương tỷ lệ 36,36%), trình độ Trung cấp tăng 3 người (tương đương với

tỷ lệ 42,86%) và lao động phổ thông tăng 2 người (tương đương tỷ lệ 4,65%)

Qua đó có thể thấy, ngoài việc tăng quy mô trong kinh doanh, để đạt hiệuquả cao, Công ty còn chú trọng đến chất lượng lao động, số lượng lao động cóbằng đại học được sử dụng tăng lên qua các năm

2.1.6 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.1.6.1 Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Kế toántrưởng

Thủ

tiềnlương

Kếtoántổnghợp

Kếtoánthanhtoán

Kếtoántài sảncốđịnh

* Kế toán trưởng:

− Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về công tác kế toán củacông ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán định kỳ

− Báo cáo với cơ quan chức năng về tình hình hoạt động tài chính của đơn

vị thẩm quyền được giao

− Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồnvốn chính xác, kịp thời tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc quyết địnhquản lý chính xác kịp thời

∗ Kế toán hàng tồn kho:

Có nhiệm vụ quản lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâumua hàng, bán hàng Thu thập các chứng từ về mua hàng, bán hàng vào các sổchi tiết hàng mua theo chủng loại, số lượng và giá Hàng tháng lập báo cáo mua

và bán hàng Căn cứ vào số liệu nhập, xuất, tồn để vào sổ chi tiết hàng tồn kho

từ đó vào sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn

* Kế toán thanh toán:

Theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của các cửa hàngkinh doanh Theo dõi việc thực hiện chế độ công nợ của các đơn vị kinh doanh

và chế biến Thanh toán lương và bảo hiểm, thanh toán với Nhà nước nộp cáckhoản thuế hàng tháng Hàng tháng lập báo cáo đối chiếu công nợ tình hìnhthanh toán và lập sổ chi tiết thanh toán

* Kế toán tiền lương:

Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoảntrợ cấp, phụ cấp cho toàn thề công nhân viên của doanh nghiệp, theo dõi bậclương công nhân viên.Định kỳ, lập bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN cho nhân viên

28

− Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Công ty cổ phầnĐông Á đã chọn phương pháp khấu hao đường thẳng theo QĐ 206/2006/QĐ-BTC ngày 12/12/2006.

− Niên độ kế toán: năm bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết thúcngày 31/12 năm dương lịch

− Kỳ kế toán: tháng

− Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

− Hình thức kế toán: Kế toán máy

− Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

− In sổ sách kế toán: theo hình thức nhật ký chung

− Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên, tính giáxuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính như sau:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ kế toán máy

-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị

Phần mềm kế toán

Máy vi tính

Ghi chú Nhập số liệu hàng ngày

In số báo cáo cuối tháng, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu

30

Hình 2.6: Giao diện phần mềm kế toán máy