Phân tích công việc và vai trò quản trị nguồn nhân lực

Chuẩn bị phân tích công việc Nguồn phi con người Nguồn con người • Cơ cấu tổ chức • Dòng công việc • Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiện tại • Hồ sơ bảo trì thiết bị • Kế hoạch th

http://tuannguhanhson.com

Định nghĩa phân tích công việc

 Phân tích công việc

Là quá trình thu thập, phân tích dữ liệu và sắp xếp một cách hệ thống thông tin, đặc điểm của một

công việc cụ thể

 Kết quả của PTCV:

 Bản mô tả công việc

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Xác định phạm vi phân tích công việc

 Mục đích của PTCV

 Công việc cần phân tích

Mục đích của phân tích công việc

Dự đoán tính chất

Bố trí luân chuyển nv

Chuẩn bị phân tích công việc

Nguồn phi con người Nguồn con người

• Cơ cấu tổ chức

• Dòng công việc

• Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiện tại

• Hồ sơ bảo trì thiết bị

• Kế hoạch thiết kế thiết bị

• Sơ đồ thiết kế nơi làm việc

• Phim, hình ảnh về nhân viên đang thực hiện công

việc

• Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài liệu khác

• Các ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn như tạp chí hoặc

báo.

• Nhà phân tích công việc

• Nhân viên thực hiện công việc

• Giám sát viên

• Các chuyên gia CV

Chuẩn bị phân tích công việc

 Xác định loại dữ liệu

 Xác định nguồn dữ liệu

 Lựa chọn phương pháp phân tích

Bảng câu hỏi Quan sát Phỏng vấn

Nhật ký ngày làm việc

Nhật ký ngày làm việc

Phương pháp phân tích CV

 Quan sát:

 Công việc của công nhân (lao động chân tay)

 Tiêu chuẩn hoá

Phương pháp PTCV

Bảng câu hỏi:

Giải thích mục đích sử dụng bản câu hỏi

Ngắn gọn

Đơn giản, dễ hiểu

Thử nghiệm bản câu hỏi

Thu thập dữ liệu và phân tích

 Làm cho tổ chức sẵn sàng

 Làm cho nhà quản trị cấp cao tham dự vào PTCV

 Cung cấp mục đíchh và ý nghĩa của PTCV

 Liên kết các hoạt động liên quan PTCV

 Cần có sự chấp thuận của nhà quản trị trực tuyến

 Chọn mẫu khi thu thập thông tin

 Chọn mẫu khi thu thập thông tin

 Lấy mẫu chú ý thời gian thay đổi khi thực hiện cv

 Phân tích dữ liệu

 Chọn phương pháp phân tích dữ liệu

 Kiểm tra tính tin cậy của thông tin

 Báo cáo kết quả phân tích công việc

 Định kỳ kiểm tra thông tin PTCV

Bản mô tả công việc

 Bộ phận

 Báo cáo

 Mục đích

 Trách nhiệm, nhiệm vụ

 Thiết bị, phương tiên

 Điều kiện môi trường làm việc

 Yêu cầu trong thực hiện công việc

 Thông tin khác

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

 Học vấn

 Kiến thức

 Kỹ năng

 Kinh nghiệm

Vấn đề với bản mô tả công việc truyền thống

 Chúng được viết chỉ để làm rõ những hoạt động mà

người đảm nhận công việc phải làm

 Không mô tả cụ thể các năng suất lao động có thể đo được hoặc các kết quả đáp ứng được các yêu cầu cho

sự thành công của tổ chức

 Dễ lạc hậu, không bắt kịp với những thay đổi của yêu cầu công việc

Công việc và vai trò

việc không còn tương thích

với đời sống doanh nghiệp

 Vai trò - phạm vi hoạt động để nhân viên tiến hành công việc

đầu ra

 Vai trò gắn với con người

kết quả đạt được, phụ thuộc nhiều vào khả năng, động cơ

cá nhân và sự tương tác với đồng nghiệp cũng như khách

 Trách nhiệm chính và Kết quả then chốt

 Xác định yêu cầu năng lực:

 Cần biết (năng lực chuyên môn)

 Cần biết cách làm: kỹ năng cần thiết trong mỗi lĩnh vực hoạt động (năng lực chuyên môn)

Hành vi được kỳ vọng (năng lực hành vi)

Các phương pháp phân tích vai trò

 Phỏng vấn

 Bảng câu hỏi

 Quan sát

Phương pháp phỏng vấn

 Phỏng vấn người nắm giữ vai trò

 Kiểm tra lại thông tin tìm được với nhà quản trị

hoặc với trưởng nhóm của họ

 Hữu dụng hơn là dùng một bản liệt kê những

mục cần kiểm tra (checklists) khi tiến hành cuộc phỏng vấn

 Soạn thảo tỉ mỉ một checklists là không cần thiết

Phương pháp bảng câu hỏi

 Yêu cầu

 Thiết kế trước nên thận trọng và chi tiết

 Bản câu hỏi đơn giản và dễ hiểu

 Gồm 8 câu hỏi như phỏng vấn

 Người thực hiện vai trò trả lời và cấp trên/giám sát

duyệt lại

 Ưu điểm

 Dùng khi một số lượng lớn vai trò cần kiểm soát

 Tiết kiệm thời gian

 Có thông tin nhanh và rẻ

 Nhược điểm

Phương pháp quan sát

 Quan sát, ghi chép những gì người nắm giữ vai trò làm cách thức thực hiện

 Phương pháp này tốn nhiều thời gian

 Thích hợp cho công việc

 Hành chính hằng ngày

 Thủ công

Năng lực

 Mansfield (1999) định nghĩa năng lực như là

 ‘một đặc tính cơ bản của con người, đặc tính này

dẫn đến các thành tích hiệu quả và thành tích vượt trội’

 Rankin (2002) mô tả năng lực như là

 ‘định nghĩa của kỹ năng, hành vi mà tổ chức mong

đợi đội ngũ nhân viên của họ thể hiện trong công

việc’

Các loại năng lực

 Năng lực hành vi

Mang tính cư xử - những hành vi mong đợi

Như là khả năng giao tiếp, lãnh đạo, ra quyết

định

‘Kỹ năng mềm’

 Năng lực chuyên môn

Kiến thức và kỹ năng để thực hiện vai trò

Năng lực kỹ thuật – sự thành thạo công việc

Cơ sở để đáp ứng thành tích mong đợi

‘Kỹ năng cứng’

Phương pháp phân tích năng lực hành vi

1. Ý kiến chuyên gia

2. Phỏng vấn có cấu trúc

3. Hội thảo

4. Kỹ thuật sự kiện điển hình

5. Phân tích hệ thống kho dữ liệu

Ý kiến chuyên gia

 Các chuyên gia phòng nhân sự thảo luận để đưa

ra một danh sách những hiểu biết của họ về hành

vi ứng xử

 Có xu hướng nhạt nhẽo và không thể chấp nhận

vì nqt trực tuyến nắm giữ công việc không được

tham gia

Phỏng vấn cấu trúc

 Các chuyên gia soạn thảo một danh sách các năng lực rồi đưa cho một số người nắm giữ vai trò góp ý  bản câu hỏi một phỏng vấn cấu trúc

 Câu hỏi cơ bản là: ‘những chỉ dẫn tích cực và tiêu cực của hành vi mà chúng có ích hoặc không có ích để đạt được thành tích cao là gì?’

 Phụ thuộc quá nhiều vào khả năng của chuyên gia khai thác thông tin từ những người được phỏng vấn

 Nó cũng rắc rối trong việc sử dụng một cách tiếp cận suy diễn, cách giành quyền ưu tiên phân tích với một danh

Phỏng vấn cấu trúc

lực

Kỹ thuật sự kiện điển hình

 Lấy dữ liệu về các hành vi hiệu quả hoặc các hành

vi ít hiệu quả hơn, mà các hành vi này liên quan

đến điều tương tự với các sự kiện thật – các sự

kiện quan trọng

 Kỹ thuật này được dùng với các nhóm của những người nắm giữ công việc và/ hoặc với những nhà quản trị của họ hoặc với các ‘chuyên gia’

Mạng lưới kho dữ liệu

 Nhận diện các nhiệm vụ hoặc các yếu tố của vai trò.

 Lên danh sách nhiệm vụ nên những tấm thiếp

 Vẽ 3 tấm thiếp ngẫu nhiên từ gói và yêu cầu các thành viên của

nhóm chỉ định một cái trong 3 nhiệm vụ là lạc lỏng ra khỏi quan điểm về chất lượng và đặc điểm cần để thực hiện nó

 Điều tra để có được những định nghĩa cụ thể hơn về những chất

lượng hoặc đặc điểm trong mẫu các hành vi được mong đợi

 Vẽ thêm 3 tấm thiếp nữa, từ gói và lập lại bước 3 và 4

 Lập lại quá trình này cho đến khi tất cả các tấm thiếp được phân

tích và không xuất hiện thêm một cấu trúc nào bị bỏ lại

 Lên danh sách cấu trúc và yêu cầu những thành viên của nhóm

đánh giá mỗi nhiệm vụ dựa trên mọi chất lượng, dùng thang

điểm 6 hoặc 7

Lựa chọn phương pháp phân tích năng lực hành vi

 Hội thảo có vẻ là cách tiếp cận tốt nhất Chúng làm cho mọi người tham gia vào và không phụ thuộc vào

ý kiến ‘chuyên gia’

 Phương pháp sự kiện điển hình hoặc phương pháp mạng lưới kho dữ liệu thì phức tạp hơn nhưng

chúng cũng tốn nhiều thời gian hơn và đòi hỏi sự

thành thạo trong khi thực hiện

Phân tích năng lực chuyên môn

 Tập trung vào kết quả làm việc

 Kết quả thành tích

 Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để có thành tích tốt

Phân tích kỹ năng – các phương pháp

 Phân tích cấu trúc

 Phân tích kỹ năng thủ công

 Phân tích nhiệm vụ

 Phân tích lỗi, sai phạm

 Phân tích học hỏi công việc

Kỹ thuật phân tích cấu trúc

trong công việc được mô tả

mỗi bước Trên thực tế, điều này trình bày những

gì mà người tham gia đào tạo có thể học được

chẳng hạn như tiêu chuẩn chất lượng hoặc hướng

dẫn an toàn được lưu ý dựa trên mỗi bước, vì thế

các tiêu chuẩn chất lượng hoặc các hướng dẫn an

toàn được nhấn mạnh để một người học hỏi công

việc

Phân tích kỹ năng thủ công

 Phân tích kỹ năng thủ công được dùng

 Để phân tích vòng tuần hoàn ngắn, sự điều hành,

sản xuất lặp đi lặp lại, chẳng hạn như nhiệm vụ

giống nhau hoặc những công việc cơ giới tương

tự

 Sự chuyển động của bàn tay, ngón tay và cơ thể của

một công nhân kinh nghiệm được quan sát và ghi

lại chi tiết như thể họ thực hiện công việc

Phân tích nhiệm vụ

 Phân tích nhiệm vụ tương tự như những kỹ thuật

phân tích thống kê và phân tích kỹ năng thủ

 Kết quả thường tiêu chuẩn gồm 4 cột như sau:

vụ với sự thực hiện thành công của vai trò

để thực hiện từng nhiễm vụ

hành và kinh nghiệm cần thiết

Các nguyên tắc thiết kế công việc

 Luân chuyển công việc

 Mở rộng công việc

 Làm giàu công việc

 Nhóm tự quản

 Thiết kế công việc thành tích cao

Các phương pháp thiết kế công việc