Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ thì kiến thức về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ càng hết sức cần thiết, không những giúp họ hiểu về chức năng, phương pháp và hiệu quả của công tác

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ VÂN ANH

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ

Trần Thị Vân Anh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 11

Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 11

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam 11

1.1.1 Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954) 11

1.1.2 Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay) 12

1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đường sắt Việt Nam 15

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 15

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 16

1.3 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam 18

1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 18

1.3.2 Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 20

1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 24

Tiểu kết chương 1 29

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở tại thành phố Hà Nội) 31

2.1 Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 31

2.1.1 Một số khái niệm 31

2.1.2 Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 32

2.1.3 Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 36

2.2 Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 38

2.2.1 Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 38

2.2.2 Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 41

2.3 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 46

2.3.1 Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ 46

2.3.2 Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 51

2.3.3 Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 53

2.3.4 Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ 55

2.3.5 Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 57

2.3.6 Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT 68

2.3.7 Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định 70

2.3.8 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ 72

Tiểu kết chương 2 74

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 76

3.1 Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 76

3.1.1 Ưu điểm 76

3.1.3 Nhược điểm 77

3.2 Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 78

3.2.1 Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 79

3.2.2 Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ 80

3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 83

3.3.1 Nhóm giải pháp tổng thế 83

3.3.2 Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 89

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

PHỤ LỤC 104

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

3 ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người

Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng,

Hồ Chủ Tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương

diện kiến thiết Quốc gia”[26] và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức

tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần

dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục

để tàng trữ”[26] Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được

tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ sau này

Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê

Khả Phiêu – nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài

liệu lưu trữ phải được quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng cộng sản và của Nhà nước nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của

cách mạng” [27;tr.2] Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự

lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình Trước hết cần chú ý đến công tác tổ chức, quản lý, bởi vì quản lý tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công tác của các cấp lãnh đạo

mà còn giúp cho việc thu thập, lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động trong đời sống xã hội, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các

cơ quan tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên, đạt hiệu quả cao Hơn nữa, đây là công việc liên quan đến nhiều đơn vị, tổ chức

và cá nhân, vì vậy nắm vững và thực hiện nghiêm túc việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là yêu cầu bắt buộc không chỉ đối với các cơ quan nhà nước mà còn với cả tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân

Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ thì kiến thức về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ càng hết sức cần thiết, không những giúp họ hiểu về chức năng, phương pháp và hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý một ngành một lĩnh vực, một cơ quan tổ chức mà còn là một trong những hành trang cần thiết đối với các hoạt động tác nghiệp văn thư lưu trữ vì các khâu nghiệp vụ là kết quả của công tác

tổ chức quản lý

Tổng cục Đường sắt được thành lập theo quyết định số 505/TTg ngày 4-1955 của Thủ tướng Chính phủ Ngày 14/5/1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) đã có quyết định số 158/QĐ-TTg chuyển Tổng cục đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt nam Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh mới, ngày 4/3/2003, Thủ tướng Chính phủ

6-đã ra quyết định số 34/QĐ- TTg, chuyển Liên hiệp Đường sắt Việt nam thành Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo mô hình Tổng công ty Nhà nước (Tổng công ty 91) Ngày 13/11/2013 Chính phủ ban hành Nghị định số 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ quy định tổ

chức và hoạt động của TCTĐSVN như sau: Trực tiếp kinh doanh vận tải, đóng vai trò của một doanh nghiệp dịch vụ vận tải; Quản lý, sửa chữa, bảo trì

cơ sở hạ tầng đường sắt; chế tạo, đóng mới, đại tu, sửa chữa lớn và sản xuất các phương tiện vận tải, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành

Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gần đây đã có nhiều thay đổi như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của toàn Tổng công ty Đường sắt Việt Nam còn bộc lộ những hạn chế về mặt tổ chức, quản lý công tác lưu trữ như: chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, công tác lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đ ̣òi h ỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên Từ đó dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao

Từ thực tế trên, tác giả đã quyết định chọn vấn đề: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam” làm luận văn thạc

sỹ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình Thông qua đề tài này, tác giả hy

vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành đường sắt hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của Tổng Công ty Đường sắt nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài, chúng tôi đặt ra những mục tiêu sau:

Thứ nhất: Khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống các quy định hiện

hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản

lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

3 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng công ty Đường sắt Việt Nam từ năm 2003 đến nay Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nên phạm vi khảo sát tập trung cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số đơn vị trực thuộc có trụ sở tại Hà Nội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:

- Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức tại Tổng công

ty Đường sắt Việt Nam

- Tìm hiểu về thành phần, nội dung các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và phân tích những ý nghĩa của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng

- Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

- Khảo sát thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

- Đánh giá và nhận xét những hiệu quả, ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp này

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm Đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng một số vấn đề còn chưa được thống nhất Cụ thể là các công trình nghiên cứu như: luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo khoa học đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay ở một nội dung cụ thể của

công tác lưu trữ Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các

tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình không đi sâu nghiên cứu

các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà chỉ tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác thu thập TLLT công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử dụng TLLT và của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử Luận văn thạc

sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong

doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986

- 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số

doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Gần đây nhất

có luận văn thạc sỹ của Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh

nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về

vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu

tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)

Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn

đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong

thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam

số 3/2000; bài “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu

trữ - Thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được

đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004 Cùng với những bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập

Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “TLLT của các

doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của

TS.Vũ Thị Phụng Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài

liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH

Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của

doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS Nguyễn Thị Kim

Bình Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang

tính cấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong họat động của các doanh nghiệp Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội

Qua đây có thể khẳng định được rằng vấn đề tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại doanh nghiệp đã có công trình nghiên cứu nhưng chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam Vì vậy, luận văn của chúng tôi có kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này

6.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp

Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp

và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp Dựa trên các số liệu và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài

6.3 Phương pháp so sánh, hệ thống

Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này trong Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam

6.4 Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu khảo sát và xử lý phiếu khảo sát

Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến của những cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công

ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát, tác giả thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát

6.5 Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này được tác giả sử dụng để tiếp xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội về các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của Tổng công ty

Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của PGS.TS Vũ

Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh; Các đề tài luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp của Th.S Nguyễn Văn Báu, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, Th.S Lã Thị Hồng, Th.S Trần Vũ Thành Nguồn

tư liệu thứ ba tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ và một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Ví dụ như bài viết:

“Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý Nhà nước đối với công

tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Th.S Nguyễn Thị Kim Bình trên Tạp

chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam Nguồn tư liệu chính thứ năm là các sách dịch

từ tiếng nước ngoài của Cục văn thư, lưu trữ Việt Nam và các tác giả thuộc Trung tâm nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ thuộc Cục Ví dụ như cuốn

“Thực tiễn lưu trữ Pháp tập I và tập II của Cục Lưu trữ Pháp Một nguồn tư

liệu chủ yếu nữa được tác giả dùng là các văn bản của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội quy định về hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong chính doanh nghiệp này Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các văn bản pháp

luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp

8 Đóng góp của đề tài

Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức,

quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng

Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả

việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, tài liệu cho các học viên, sinh viên tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của TCTĐSVN và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy (cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2010 – 2015, đồng nghiệp, gia đình và cô giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy (cô), bàn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Trần Thị Vân Anh

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG

TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam

Đường sắt Việt Nam là một trong những ngành công nghiệp lâu đời của Việt Nam Ngành Đường sắt Việt Nam ra đời năm 1881 bằng việc khởi công xây dựng tuyến Đường sắt đầu tiên đi từ cột cờ Thủ Thiêm đến bến xe Chợ Lớn dài 13 km Chuyến tàu đầu tiên khởi hành ở Việt Nam là vào ngày 20 tháng 7 năm 1885 Những năm sau đó, mạng lưới Đường sắt tiếp tục được triển khai xây dựng trên khắp lãnh thổ Việt Nam theo công nghệ đường sắt của Pháp với khổ đường ray một mét Thời kỳ chiến tranh, Hệ thống Đường sắt bị hư hại nặng nề Kể từ năm 1986, Chính phủ Việt Nam tiến hành khôi phục lại các tuyến đường sắt chính và các ga lớn, đặc biệt là tuyến Đường sắt Bắc Nam [18; tr.9]

1.1.1 Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954)

1.1.1.1 Giai đoạn trước 1945

- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Đồng Đăng;

- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Hải Phòng;

- Năm 1906, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Lào Cai;

- Năm 1931, Pháp xây dựng xong Đường sắt Tháp Chàm – Đà Lạt;

- Năm 1933, Pháp xây dựng xong Đường sắt Sài Gòn – Lộc Ninh;

- Năm 1899 - 1936, Pháp xây dựng xong tuyến Đường sắt Bắc Nam

1.1.1.2 Giai đoạn 1945 - 1954

Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 28 tháng 8 năm

1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã Chính thức ký Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, trong

đó có Sở Hỏa Xa - Cơ quan Quản lý Nhà nước và khai thác về Đường sắt Việt Nam Và từ đây, Hệ thống Đường sắt Việt Nam đã thực sự trở thành tài sản của người Việt Nam, phục vụ người dân nước Việt [18, tr.120]

1.1.2 Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay)

1.1.2.1 Giai đoạn 1954 - 1975

Ngày 6/4/1955 Tổng cục Đường sắt Việt Nam được thành lập theo Quyết định số: 505/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thông và Bưu điện (trước đó là Bộ Giao thông Công chính) Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:

- Văn phòng Tổng Cục Đường sắt;

- Cục Cầu đường Đường sắt;

- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm;

- Cục Vận chuyển Đường sắt;

- Cục Kiến thiết Cơ bản Đường sắt;

- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt;

1.1.2.3 Giai đoạn 1964 – 1975

Những sự kiện nổi bật ghi dấu ấn của Ngành trong giai đoạn này là duy trì vận chuyển hàng viện trợ và chở bộ đội trên các tuyến đường từ Bắc vào

Vinh với phong trào "Tất cả vì miền Nam thân yêu" do Hồ Chí Minh phát

động Dưới sự lãnh đạo của Đảng Lao động Việt Nam và Hồ Chí Minh, Ngành Đường sắt miền Bắc đã lập nên những kỳ tích huy hoàng, góp phần quan trọng vào chiến thắng của dân tộc trong cuộc kháng chiến chống Hoa Kỳ oanh liệt

Tính đến năm 1971 - 1972 thì Việt Nam Cộng hòa có 1.240 km đường sắt nhưng vì chiến cuộc và an ninh nên chỉ có 57% sử dụng được Dù vậy, tổng lượng hành khách và hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt tăng dần Cụ thể:

- Năm 1968, Tổng lượng hàng hóa vận tải 400.000 tấn; Số lượng hành khách 0,73 triệu;

- Năm 1969, Tổng lượng hàng hóa vận tải 530.000 tấn; Số lượng hành khách 1,75 triệu;

- Năm 1970, Tổng lượng hàng hóa vận tải 720.000 tấn; Số lượng hành khách 2,4 triệu;[18]

1.1.2.4 Giai đoạn 1975đến nay

- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt (năm 1980 trực thuộc Bộ Quốc phòng);

- Sở Y tế Đường sắt (năm 1994 chuyển thành Sở Y tế Giao thông Vận tải trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải);

- Sở Thông tin Tín hiệu Đường sắt;

- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt;

- Trường Cao đẳng Đường sắt;

- Các Công ty Công trình Cầu đường Đường sắt;

- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm

b Thời Bao cấp

Ngày 31 tháng 12 năm 1976, đầu máy này đã kéo đoàn tàu đầu tiên khai thông tuyến đường sắt Bắc Nam, hiện vật đang được trưng bày tại Ga Sài Gòn Các Ty Quản lý trực thuộc Tổng Cục Đường sắt chuyển thành Sở và nhiều doanh nghiệp quốc doanh của Ngành Đường sắt đã ra đời và giữ vững

mô hình hoạt động đến năm 1986

c Thời đổi mới đến nay

- Từ năm 1989 đến ngày 4 tháng 3 năm 2003, ngành Đường sắt được cơ cấu lại thành một Doanh nghiệp Nhà nước với tên là Liên hiệp Đường sắt Việt Nam, hoạt động trên nguyên tắc thị trường mở

- Từ ngày 7 tháng 7 năm 2003, Đường sắt Việt Nam chính thức đi vào hoạt động theo mô hình tổ chức mới bao gồm: Cục Đường sắt Việt Nam - Cơ quan Quản lý Nhà nước về đường sắt; và Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam

- Năm 2004, Quốc hội đã thông qua Luật Đường sắt Như vậy, lần đầu tiên trong lịch sử, ngành Đường sắt có bộ luật điều chỉnh lĩnh vực của Ngành

- Năm 2010 Chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ

- Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số: 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam [18, tr.328]

1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Căn cứ Nghị định số: 175/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 13 tháng 11 năm 2013 về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam được quy định như sau:

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

1.2.1.1 Chức năng

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh doanh và đầu tư tài chính vào các công ty con, công ty liên kết; quản lý, chỉ đạo, chi phối các công ty con, công ty liên kết theo tỷ lệ chiếm giữ vốn điều lệ tại các công ty đó theo quy định của pháp luật; quản lý, khai thác có hiệu quả quỹ nhà, quỹ đất thuộc TCTĐSVN; tổ chức cứu hộ, cứu nạn, đảm bảo an ninh, trật tự an toàn giao thông vận tải đường sắt theo quy định [12, tr.4]

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

a Nhiệm vụ

Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại Đường sắt Việt Nam và của Đường sắt Việt Nam đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao

Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của Đường sắt Việt Nam và các đơn vị thành viên

Phát triển Đường sắt Việt Nam có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại

và chuyên môn hóa cao; kinh doanh đa ngành, trong đó quản lý, khai thác hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt, điều hành giao thông vận tải đường sắt và vận tải đường sắt là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành Đường sắt Việt

Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả [12, tr.5]

b Quyền hạn

- Quyền đối với vốn và tài sản: ĐSVN có quyền chiếm hữu, sử dụng,

định đoạt vốn và tài sản để kinh doanh, thực hiện các lợi ích hợp pháp từ vốn

và tài sản của Đường sắt Việt Nam theo quy định của pháp luật

- Quyền kinh doanh và tổ chức kinh doanh: Chủ động tổ chức sản xuất, kinh doanh, kế hoạch phối hợp sản xuất, kinh doanh, tổ chức bộ máy quản

lý theo yêu cầu kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

- Quyền về tài chính: Huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức phát

hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Đường sắt Việt Nam; vay vốn của tổ chức tín dụng và các tổ chức tài chính khác; vay vốn của người lao động và các hình thức huy động vốn khác theo quy định của pháp luật

- Quyền tham gia hoạt động công ích: Sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích trên cơ sở đấu thầu Đối với hoạt động công ích theo đặt hàng, giao kế hoạch của Nhà nước thì Đường sắt Việt Nam có nghĩa vụ tiêu thụ sản phẩm, cung ứng dịch vụ công ích đúng đối tượng, theo giá và phí do Nhà nước quy định

- Các quyền khác của Đường sắt Việt Nam: Lập quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, cải tạo, nâng cấp kết cấu hạ tầng đường sắt phù hợp với chiến lược, quy hoạch tổng thể phát triển đường sắt được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, kế hoạch quản lý, khai thác, bảo trì, sửa chữa kết cấu hạ tầng đường sắt trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức giao kế hoạch, khai thác, bảo trì, sửa chữa hệ thống kết cấu

hạ tầng đường sắt quốc gia đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt [12, tr.6]

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Với những chức năng, nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gồm có:

a) Hội đồng thành viên

b) Tổng giám đốc,

c) Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng

d) Bộ máy giúp việc, Ban Kiểm soát nội bộ

Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số: 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Cơ cấu tổ chức ĐSVN tại thời điểm hiện nay bao gồm:

*)Các đơn vị hạch toán phụ thuộc

- Trung tâm điều hành giao thông vận tải Đường sắt

- Văn phòng và các Ban của Đường sắt Việt Nam

- Công ty sức kéo Đường sắt

- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Hà Nội

- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Sài Gòn

*) Các đơn vị sự nghiệp

- Trường CĐ Nghề Đường sắt

- Trung tâm y tế Đường sắt

- Ban Quản lý Các dự án Đường sắt (RPMU)

- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực I

- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực II

- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực III

- Ban Quản lý Dự án Tòa nhà đường sắt

*) Công ty con do Đường sắt Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Hải

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Bình

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Bình Trị Thiên

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Nam

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Sài Gòn

- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Hà Nội

- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Bắc Giang

- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Vinh

- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Đà Nẵng

- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Sài Gòn

- Công ty TNHH MTV Xe lửa Dĩ An

- Công ty TNHH MTV In Đường sắt

- Công ty TNHH MTV In đường sắt Sài Gòn

- Công ty TNHH MTV Vận tải Hàng hóa Đường sắt [12; tr56]

1.3 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam

1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

TCTĐSVN hoạt động trên quy mô và phạm vi toàn quốc với nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau nên khối lượng tài liệu sản sinh ra từ hoạt động của Đường sắt Việt Nam là rất lớn, bao gồm ba loại tài liệu chính, đó là: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu chuyên môn

- Tài liệu Hành chính: Là thành phần tài liệu chiếm khối lượng tương

đối lớn trong Phông lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, hình thành từ hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ khác của bộ máy lãnh đạo, các phòng, ban chức năng của TCTĐSVN và các đơn vị trực thuộc dưới các hình thức văn bản như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông

tư, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Hồ sơ cán bộ,

- Tài liệu khoa học - kỹ thuật: Tài liệu về các công trình xây dựng đường

sắt như: nhà ga, đường, ray, cầu, cống, hầm, Đó là tài liệu liên quan đến đầu

tư, xây dựng, thanh quyết toán các công trình, dự án trọng điểm quốc gia thuộc lĩnh vực đường sắt ở nước ta Loại hình tài liệu bao gồm: Bản vẽ thiết

kế thi công các công trình, các ga; Bản vẽ tín hiệu các ga; Báo cáo kinh tế kỹ thuật; Báo cáo khảo sát địa chất công trình; Hồ sơ mời thầu các gói thầu, kết quả thầu; Hồ sơ hoàn công các công trình, tín hiệu đáp dừng; Hồ sơ thanh quyết toán công trình; bản vẽ tín hiệu các ga;

- Tài liệu chuyên môn: Đây là loại hình tài liệu liên quan đến chuyên

môn, nghiệp vụ của ngành Đường sắt như: Lệnh chạy tàu; Biểu đồ chạy tàu các tuyến; Lý trình các tuyến; Hiệp định liên vận hành khách quốc tế; Tài liệu

về các tiêu chuẩn kỹ thuật Ray-Ghi; Nghị đinh thư về Hội nghị Biên giới, Hội nghị giá cước, Hội nghị ủy ban kỹ thuật

Theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2013 của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gửi Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước, khối lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của TCT hiện nay được thể hiện cụ thể như sau:

Nội dung Đơn vị tính Số lượng

1 Tài liệu lưu trữ hành chính

- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập 19

2 Tài liệu khoa học, kỹ thuật

3 Tài liệu chuyên môn

1.3.2 Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công

ty Đường sắt Việt Nam

Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan TCTĐSVN không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung Bên cạnh các quyết sách, chủ trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của ĐSVN; TLLT còn phản ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của ĐSVN, đặc biệt là lĩnh vực sản xuất kinh doanh

- Khối tài liệu hành chính:

Nội dung chủ yếu của khối tài liệu hành chính là những tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, cơ quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Tổng công ty đối với các mặt hoạt động của ĐSVN (tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, lao động tiền lương ); các tài liệu chỉ đạo chung về phát động phong trào thi đua cho các phòng, ban, bộ phận hoặc cá nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên, cổ phần hóa ; tài liệu về việc phân cấp, phân quyền tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, kỷ luật cán bộ; tài liệu về nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, báo cáo thực hiện các chế độ chính sách cán bộ, kế hoạch tuyển dụng hàng năm; Khối tài liệu hành chính này được hình thành từ rất nhiều nguồn khác nhau Cụ thể như sau:

+ Tài liệu thuộc các cơ quan Nhà nước cấp trên: Đường sắt Việt Nam là doanh nghiệp lớn do Nhà nước thành lập nên chịu sự quản lý của Nhà nước, Chính phủ, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Tài chính Trong số các văn bản đến

từ nguồn này có thể tập trung vào hai loại lớn, gồm:

Loại thứ nhất là văn bản quy phạm pháp luật mang tính điều chỉnh chung cho hoạt động của doanh nghiệp như: Luật doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật đường sắt , các Nghị định, Thông tư hướng dẫn

các mặt hoạt động chung của doanh nghiệp Thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Nhà nước thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách kinh

tế của Đảng thành các quy định pháp lý có giá trị bắt buộc chung đối với doanh nghiệp Đồng thời tạo ra một hành lang pháp lý thuận lợi để các doanh nghiệp nói chung, TCTĐSVN nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật, xây dựng và phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng

xã hội chủ nghĩa Trong nhóm văn bản này, các Quyết định về thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của ĐSVN; các Quyết định về bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT, ủy viên HĐQT; các Quyết định bổ nhiệm, cách chức TGĐ và về lương của các cán bộ chủ chốt của ĐSVN có giá trị đặc biệt quan trọng

Ví dụ: Luật Đường sắt số 35/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội

- Quyết định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu

- Quyết định số 198/QĐ-TTg ngày 21/01/2013 của Thủ tướng Chính Phủ

phê duyệt đề án tái cơ cấu Tổng công ty Đường sắt Việt Nam giai đoạn 2012 – 2015

Loại thứ hai là văn bản mang tính chỉ đạo trực tiếp về tài chính, về đầu

tư, về lao động xã hội, về ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của ĐSVN + Tài liệu từ các đơn vị thành viên:

Khối tài liệu từ các đơn vị thành viên gửi về ĐSVN chiếm khối lượng không nhỏ Nội dung chủ yếu của các tài liệu này là phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên gửi lên Tổng công ty ĐSVN để báo cáo, thông báo Tài liệu này là tài liệu thuộc công văn đến Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chỉ yêu cầu các đơn vị nộp lưu tại Tổng công ty các tài liệu như: Hồ sơ hoàn công, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Tài liệu từ chính quyền địa phương, các đối tác và các tổ chức XH khác Trong thực tế tài liệu từ nguồn này chiếm khối lượng không đáng kể Tài liệu của chính quyền địa phương (HĐND, UBND nơi cơ quan đóng trụ sở) thường đề cập tới các vấn đề như: giữ gìn an ninh trật tự, tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao của địa phương, Nội dung của các tài liệu đến từ các đối tác chủ yếu là thư chào hàng, báo giá, giấy giới thiệu, thư cảm ơn, Sở dĩ khối tài liệu của đối tác có số lượng không nhiều là bởi

vì hầu hết hoạt động trao đổi mua bán đều được thực hiện ở các đơn vị thành viên

+ Tài liệu do chính ĐSVN ban hành

Theo quy định của pháp luật, ĐSVN không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên môn Văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật có hai loại: Nghị quyết và Quyết định của Tổng giám đốc và chủ tịch HĐQT, được ban hành theo trình

tự và thủ tục nhất định Nội dung các văn bản này thường phản ánh chiến lược, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm và các vấn

đề quan trọng khác của ĐSVN

Ví dụ: Quyết định số 306/QĐ-ĐS của Tổng giám đốc Đường sắt Việt Nam ngày 15/3/2013 về phê duyệt kế hoạch kiểm tra của Đường sắt Việt Nam năm 2013

Đối với các công văn hành chính: thông báo, tờ trình, hợp đồng, đề cập tới tất cả các mặt hoạt động của ĐSVN

Ví dụ: Công văn số 04/ĐS-KSV của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ngày 25/6/2014 về việc phê duyệt Chương trình kiểm tra, giám sát của Kiểm soát viên Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Ngoài ra còn có các quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu, hoặc các quyết định liên quan đến nhân sự như: thành lập đoàn cán bộ công tác nước ngoài, miễn nhiệm, điều động cán bộ trong phạm vi quyền hạn của Tổng giám đốc

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

Theo kết quả khảo sát, đây là khối tài liệu phản ánh rõ nét đặc trưng ngành hoạt động của ĐSVN trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, xây dựng cơ bản Tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu được sản sinh từ hoạt động của các ban như: Ban kế toán, Ban đầu máy toa xe, Ban quản lý dự án Đường sắt, Ban Quản lý kết cấu hạ tầng Đường sắt,

Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật phần lớn là tài liệu về các dự án, tài liệu liên quan đến việc thanh quyết toán đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm các trang thiết bị phục vụ hoạt động các mặt công tác của ĐSVN Cụ thể, tài liệu khoa học kỹ thuật của ĐSVN gồm:

+ Tài liệu quy hoạch, chiến lược phát triển mạng lưới đường sắt

+ Tài liệu xậy dựng cơ bản: gồm có hồ sơ công trình, lý trình Đường sắt dọc tuyến (báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án, số liệu điều tra cơ bản, hợp đồng thuê đất, giấy phép xây dựng, bản vẽ thiết kế - thi công – hoàn công, tổng dự toán ) về các mảng như: kiến trúc nhà ga, đường ray,

+ Tài liệu về khoa học, kỹ thuật, công nghệ: chiến lược, quy hoạch phát triển khoa học, công nghệ; văn bản liên quan đến chuyển giao công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất; hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học – công nghệ; văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn đo lường chất lượng

Ví du: Hồ sơ hoàn công dự án “Hệ thống thông tin tín hiệu đường sắt

thống nhất đến năm 2000”

Ngoài ra, trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đường sắt Việt Nam còn có một khối lượng đáng kể tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán Đó là các

sổ sách kế toán, các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm, Nội dung văn bản thường đề cập đến việc cấp tiền, cấp kinh phí cho các dự án; tài liệu phản ánh về chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực tài chính, kế toán; kế hoạch ngân quỹ, thu chi, sử dụng tiền mặt hàng tháng; tỷ lệ phân chia cước phí, doanh thu; thanh toán nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi

1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Qua việc tìm hiểu về đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của TCTĐSVN, chúng ta thấy khối lượng tài liệu ở đây là rất lớn, chúng không chỉ có giá trị đối với ĐSVN mà còn đem lại ý nghĩa về nhiều mặt đối với quốc gia, cụ thể:

Đối với hoạt động của ĐSVN:

Thứ nhất, TLLT chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với

chức năng, nhiệm vụ của TCTĐSVN, là bằng chứng cho sự hình thành và phát triển của ngành Đường sắt

TLLT được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và các hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN Chúng phản ánh đầy đủ và đúng đắn những chức năng, nhiệm vụ của ĐSVN và chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo TCTĐSVN như ban hành các quyết định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, Để điều hành hoạt động của TCTĐSVN

có hiệu quả, Ban lãnh đạo TCTĐSVN cần phải được cung cấp thông tin về pháp luật, vốn, khoa học kỹ thuật, giá cả thị trường; thông tin tìm hiểu về đối tác làm ăn, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, Những thông tin này sẽ

là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của TCTĐSVN theo đúng đường lối, chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước

Chúng được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao Việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra các quyết sách quản lý kịp thời mà còn xây dựng các kế hoạch, chiến lược kinh doanh hợp lý, thúc đẩy sản xuất kinh doanh hiệu quả, bền vững

Thứ hai, TLLT là căn cứ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị, phòng, ban chức năng thuộc TCTĐSVN Chúng không chỉ chứa đựng các

thông tin pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng, ban chức năng mà còn phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động chuyên môn của từng phòng, ban ở từng giai đoạn phát triển nhất định Nhờ đó, các phòng, ban có thể hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ công tác được giao của mình

Ví dụ: khi muốn nâng cấp các toa xe thì phải xem la ̣i bản thiết kế để biết được đã qua bao nhiêu lần nâng cấp và sau nh ững lần nâng cấp đó thì thông số kỹ thuâ ̣t như thế nào

Thứ ba, TLLT là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ, chứng minh sự lành mạnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của ĐSVN

Với chức năng pháp lý vốn có của mình, TLLT có thể được sử dụng để giải quyết các tranh chấp thương mại, các khiếu nại, tố cáo về gian lận hay các đơn thư của khách hàng hoặc cơ quan, đơn vị về hoạt động hay sản phẩm kinh doanh của TCT Ý nghĩa này của tài liệu lưu trữ còn đặc biệt được phát huy trong trường hợp TCTĐSVN luận giải về hoạt động tài chính của mình với các cơ quan kiểm toán Nhà nước thông qua hệ thống chứng từ, hóa đơn, sổ sách hàng năm

Thứ tư, TLLT là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN TLLT ghi lại lịch sử hình thành và phát triển của TCTĐSVN với các sự kiện lịch sử quan trọng như tài

liệu về sự ra đời của TCTĐSVN, tài liệu về thay đổi tên gọi, sáp nhập, giải

thể các đơn vị thành viên của TCTĐSVN Chúng phản ánh từng bước phát triển của TCTĐSVN từ khi thành lập đến nay với những thành công và cả những thất bại trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, chiến lược kinh doanh, Nghiên cứu TLLT có thể giúp lãnh đạo TCT rút ra những bài học quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh Từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong các chiến lược phát triển của mình trong tương lai Đồng thời, TLLT còn lưu giữ những bí quyết kinh doanh riêng về công nghệ quản

lý, kỹ thuật, giúp đảm bảo chất lượng cũng như nét đặc trưng riêng của các sản phẩm được cung ứng ra thị trường

Thứ năm, TLLT mà đặc biệt là tài liệu khoa học kỹ thuật còn là căn cứ

để tiến hành thi công, xây lắp các công trình; sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng, sử dụng và quyết toán các công trình đường sắt đảm bảo các thông số

kỹ thuật và ý đồ thiết kế của chủ đầu tư cũng như kiến trúc sư Việc sử dụng TLLT khoa học kỹ thuật còn có vai trò trong việc giảm bớt thời gian, khối lượng công việc khi tiến hành thi công hay cải tạo, nâng cấp các công trình xây dựng khi đã khảo sát địa chất công trình, đồng thời giảm đến mức tối thiểu những thiệt hại có thể xảy ra do dự đoán trước tuổi thọ công trình Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật còn là căn cứ để kiểm tra, giám sát chất lượng thi công các công trình và là căn cứ để quản lý và khai thác sử dụng công trình theo đúng chức năng và công dụng của chúng

Ví dụ: Để có được những đoàn tàu cha ̣y từ Bắc đến Nam chỉ với 28h, ĐSVN đã phải nghiên cứu cải tiến rất nhiều lần mới có được những thành tựu đó, hoă ̣c các công trình kiến trúc, nhà ga, ke tàu từ thủa tiền sơ khai cho đến nay, tất cả những kết quả đó đều phải dựa trên nền tảng của tài liệu lưu trữ Khi muốn nâng cấp cải tiến ha ̣ng mu ̣c công trình nào đều phải lấy hồ sơ tài liê ̣u cũ làm bản lề để nghiên cứu, cải tiến mà giá trị gốc của nó không thay đổi

Cuối cùng, TLLT còn góp phần xây dựng thương hiệu, hình ảnh đẹp của TCTĐSVN trên thị trường cung ứng các dịch vụ đường sắt Với những tài liệu

lưu trữ phản ánh truyền thống sản xuất kinh doanh cũng như những thành tựu

đã đạt được (bằng các giải thưởng, danh hiệu, ); tên tuổi và chất lượng của các sản phẩm mà TCTĐSVN cung ứng sẽ được khẳng định, mang lại lợi thế cạnh tranh cao cho TCTĐSVN so sánh với các doanh nghiệp kinh doanh khác trên thị trường, mở ra ưu thế hợp tác, hội nhập với thị trường quốc tế

Đối với quốc gia

Trước hết, cần phải khẳng định TLLT của TCTĐSVN là TLLT quốc gia

và thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều 2 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu

rất rõ:” Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước

Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản

Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu

và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân ” Tổ chức kinh tế trong định nghĩa này là bao gồm tất cả các loại hình doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau

Trên phương diện quốc gia, TLLT TCTĐSVN chính là nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước đối với sự phát triển của ngành ĐSVN nói riêng; với

nền kinh tế quốc dân nói chung qua các thời kỳ lịch sử của đất nước Thông qua các tài liệu về quy hoạch phát triển ngành, giao chỉ tiêu công tác hàng năm, có thể thấy rõ sự thay đổi trong đường lối phát triển kinh tế và phát triển ngành của Đảng và Nhà nước Chẳng hạn như sự chuyển đổi từ Liên hiệp ĐSVN sang hình thức Tổng công ty ĐSVN khẳng định mục tiêu xây dựng một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa của Đảng ta Đồng thời với những tiến bộ mà ĐSVN đạt được phản ánh trong TLLT còn chứng minh sự đúng đắn trong quá trình đổi mới chính sách và phát triển ĐSVN cũng như nền kinh tế Việt Nam của Đảng và Nhà nước ta

TCTĐSVN là một doanh nghiệp Nhà nước, nắm giữ một trong những ngành kinh tế then chốt của đất nước – ngành ĐSVN Bởi vậy, TLLT hình

thành từ hoạt động của TCTĐSVN còn là kho báu lưu giữ những thông tin, số

liệu, những bí quyết kinh doanh trong việc cung ứng những sản phẩm, dịch vụ

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của đất nước, đảm bảo an toàn giao thông, làm nòng cốt để ngành TCTĐSVN phát triển nhanh, bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả

Qua TLLT có thể phần nào thấy được bối cảnh kinh tế, hoàn cảnh lịch

sử và những bước phát triển của ngành TCTĐSVN cũng như kinh tế - xã hội trong nước Do đó, TLLT của TCTĐSVN được xem là một nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử xây dựng ngành TCTĐSVN Đồng thời đó cũng là nguồn không thể thiếu khi nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế đất nước trong những năm qua, đặc biệt là từ khi đổi mới năm 1986

TLLT của TCTĐSVN có vai trò quan trọng trong sự phát triển khoa học

kỹ thuật công nghệ đất nước Thông qua quá trình hợp tác, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài trong việc chuyển giao công nghệ; rất nhiều máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ về đường sắt đã được ứng dụng vào nước

ta Đi kèm là các tài liệu hướng dẫn quy trình hoạt động cũng như cấu tạo của

hệ thống máy móc, công nghệ Các tài liệu này sẽ là cơ sở để tiến hành áp dụng các công nghệ hiện đại vào Việt Nam trên diện rộng Đồng thời đó cũng

là tài liệu tham khảo hữu ích để cải tiến, sáng tạo ra nhiều máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ mới góp phần thúc đẩy sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực đường sắt, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Ngoài ra, TLLT của TCTĐSVN còn thể hiện một phần chính sách phát triển quan hệ đối ngoại của Đảng và Nhà nước Việt Nam, đặc biệt là đối ngoại về kinh tế Với quy mô hoạt động trên phạm vi toàn quốc, TCTĐSVN luôn đi đầu trong việc hợp tác, giao lưu, hội nhập quốc tế thông qua việc chuyển giao công nghệ và hoạt động liên doanh, liên kết, xuất nhập khẩu Do

đó, TLLT của TCTĐSVN còn phản ánh đường lối đổi mới, đa phương hóa,

đa dạng hóa quan hệ quốc tế của Đảng Trên cơ sở đó, đẩy mạnh hoạt động chính trị đối ngoại đồng thời với hoạt động kinh tế đối ngoại

Tiểu kết chương 1

Với những hoạt động sản xuất, kinh doanh, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ với nhiều loại hình khác nhau Khối tài liệu này phản ánh đầy đủ các hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, khối tài liệu đó không những có ý nghĩa quan trọng đối với chính TCT mà còn có những ý nghĩa to lớn không thể phủ nhận đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay Đối với khoa học lưu trữ ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp cũng là đối tượng cần nghiên cứu nghiêm túc Những nghiên cứu đó phải dựa trên cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp nhằm xây dựng cơ sở để đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng

Hơn nữa, những tài liệu đã sản sinh ra trong hoạt động của TCT đều có

ý nghĩa thực tiễn và đã được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình Vì thế, TCT cần phải tiếp tục tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ để lưu trữ tài liệu và đưa vào khai thác có hiệu quả khối tài liệu này Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là TCT đã tổ chức, quản lý công tác lưu trữ như thế nào để quản lý và khai thác có hiệu quả khối tài liệu có giá trị trên Trả lời câu hỏi trên, chương 2 của đề tài này tác giả sẽ trình bày những tìm hiểu về cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty

có trụ sở tại thành phố Hà Nội)

2.1 Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

2.1.1 Một số khái niệm

2.1.1.1 Tổ chức

Hiện nay, trên thế giới, tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Tổ chức có thể hiểu là một thực thể hoặc tổ chức cũng có thể hiểu là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức) Trong đề tài này, tác giả sử dụng khái niệm

tổ chức là một hoạt động Với cách tiếp cận này chúng ta có thể hiểu: “Tổ

chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung”[22;tr.136]

2.1.1.2 Quản lý

Hiện nay, với những nhận thức và các cách tiếp cận khác nhau sẽ có những khái niệm khác nhau về quản lý Ví dụ như khái niệm của F.W Taylor,

H Fayol, M.P Follet, C I Barnarrd, H Simon, v.v Tuy vậy, trong đề tài

này tác giả sử dụng định nghĩa về quản lý như sau: “Quản lý là tác động có ý

thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý

để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi”[22; tr.12]

2.1.1.3 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [13, tr.15]

Vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là quy trình quản lý, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của công tác lưu trữ

2.1.2 Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Nội dung của tổ chức, quản lý công tác lưu trữ bao gồm hai nội dung chính là: Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ và các biện pháp tổ chức, quản

lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

2.1.2.1 Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam Theo ý kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS.TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu

hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp “Vì thế, công tác lưu trữ ở

các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá

nhân”[29;tr.31]

Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: Nhà

nước xác định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản

lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ Những cơ quan

này giúp Nhà nước trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước Đồng thời, các cơ quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc

Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã

nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ Quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên

2.1.2.2 Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được thể hiện ở năm

nội dung như sau:

Thứ nhất là thành lập bộ phận quản lý lưu trữ: Bộ phận quản lý lưu trữ

được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở khu vực Nhà nước Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức, quản

lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới

Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của pháp luật Ở khu vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu