Ở một trường kỹ thuật hàng đầu trong quân đội và trên cả nước như HVKTQS thì công nghệ thông tin là một ngành phát triển mạnh và ứng dụng CNTT một cách rộng rãi. Do đó số lượng trang thiết bị CNTT không phải là một con số nhỏ. Nó được trang bị cho công tác huấn luyện, cũng như quản lý, chỉ huy, điều hành, được phân về nhiều cấp, nhiều đơn vị song lại yêu cầu phải quản lý thống nhất, tập trung. Do vậy việc quản lý trang thiết bị CNTT không phải việc đơn giản. Xuất phát từ yêu cầu có một phần mềm chuyên dụng giúp cho việc quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin được đơn giản, tiện dụng, dễ dùng, có độ chính xác cao, tôi chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin”.
Trang 1Công nghê thông tin ra đời là một bước tiến lớn trong lịch sử loài người Nó xâmnhập vào mọi mặt đời sống xã hội Từ viêc soạn thảo văn bản tới công viêc quản lý phứctạp ở các nhà trường, doanh nghiêp,…máy tính đã thay thế một phần lớn sức lao động củacon người, làm cho viêc quản lý trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn, cụ thể hơn, giảm độcồng kềnh của công viêc lưu trữ…máy tính không chỉ ứng dụng trên máy tính cá nhân màcòn ứng dụng trên cả hê thống máy tính với nhiều người cùng tham gia Ứng dụng máy
tính càng tinh vi, phức tạp thì nhu cầu, đòi hỏi của con người ngày càng cao Điều đó đòi
hỏi các nhà xây dựng hê thống thông tin phải đưa ra được các sản phẩm có chất lượngcao, có khả năng nâng cấp, phát triển và gần gũi với người dùng Để có được các hê thống
như vậy thì yêu cầu phải có bản phân tích thiết kế hệ thống tốt Viêc xây dựng bản phân
tích, thiết kế hê thống thông tin tốt không những bảo đảm cho hê thống hoạt động mộtcách an toàn, đáng tin cậy và được người dùng tin tưởng mà nó còn góp phần giảm chiphí cho viêc bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển hê thống
Ở một trường kỹ thuật hàng đầu trong quân đội và trên cả nước như HVKTQS thìcông nghê thông tin là một ngành phát triển mạnh và ứng dụng CNTT một cách rộng rãi
Do đó số lượng trang thiết bị CNTT không phải là một con số nhỏ Nó được trang bị chocông tác huấn luyên, cũng như quản lý, chỉ huy, điều hành, được phân về nhiều cấp, nhiềuđơn vị song lại yêu cầu phải quản lý thống nhất, tập trung Do vậy viêc quản lý trang thiếtbị CNTT không phải viêc đơn giản Xuất phát từ yêu cầu có một phần mềm chuyên dụnggiúp cho viêc quản lý trang thiết bị công nghê thông tin được đơn giản, tiên dụng, dễdùng, có độ chính xác cao, tôi chọn đề tài “Phân tích thiết kế hê thống quản lý trang thiếtbị công nghê thông tin”
Quá trình thực hiên và hoàn chỉnh bài tập đã được sự dạy bảo và giúp đỡ nhiêt tìnhcủa cô giáo Nguyễn Hoài Anh Tôi xin chân thành cám ơn
1
Trang 2MỤC LỤC 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7
1.1 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 7
1.1.1 Nhiêm vụ cơ bản của hê thống 7
1.1.2 Cơ cấu tổ chức 8
8 Ban Giám đốc: Điều hành công viêc trong toàn học viên Đối với công tác bảo đảm TTb CNTT ban giám đốc phê duyêt các đề nghị cung cấp thiết bị theo tiêu chuẩn qui định, tham gia vào ban chỉ đạo các dự án lập phòng máy, phòng thí nghiêm,… 8
Cục đo lường: chỉ đạo theo ngành dọc Ban TC-Đl-CL, chịu trách nhiêm về bảo đảm TTB trong toàn quân 8
Cục Quân khí: chịu trách nhiêm bảo đảm trang thiết bị thuộc nhóm 1(trong đó có các TTB CNTT) trong toàn quân 8
Phòng Kỹ thuật (P5): chỉ đạo ban TC-ĐL-CL trong viêc bảo đảm TTB, xem xét nhu cầu thực tế của các đơn vị để đề nghị cấp trên duyêt ký các quyết định cấp thiết bị, chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL sửa chữa, thay thế,… các quá trình của thiết bị 8
Phòng tài chính: thanh, quyết toán các hoá đơn mua, sửa chữa thiết bị theo ngân sách bảo đảm TTB CNTT Tham gia vào ban chỉ đạo dự án trong viêc quyết định lựa chọn giá cả, nhà cung cấp 8
Các phòng, ban khác, các hê, tiểu đoàn quản lý học viên: khi thấy nhu cầu được cung cấp trang thiết bị là cần thiết, đề nghị lên phòng kỹ thuật và học viên xem xét Được cấp trang thiết bị theo qui định hoặc có thể tự trang bị từ nguồn kinh phí ngành, từ nguồn kinh phí của đơn vị đó…, sử dụng và có trách nhiêm bảo quản, giữ gìn thiết bị 8
Ban TC-ĐL-CL chịu trách nhiêm chính về quản lý trang thiết bị CNTT trong toàn học viên: cấp vật tư theo quyết định, vào sổ sách, lưu hồ sơ, kiểm nghiêm chất lượng thiết bị, sửa chữa, thay thế trang thiết bị khi có ý kiến chỉ đạo của phòng kỹ thuật, kiểm kê, lập thống kê báo cáo theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên
Trang 31.1.4 Qui trình của hê thống 9
1.1.5 Một số mẫu biểu 11
M1: Hoá đơn mua hàng 12
1.1.7 Đánh giá hê thống hiên tại 21
1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN 21
1.2.1 Mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án 21
TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT 24
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫu biểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triển khai dự án 24
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG 25
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 25
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết 25
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản 28
+ kiểm nghiêm chất lượng trang thiết bị 28
+ sửa chữa, thay thế 28
+ nhận và bàn giao trang thiết bị 28
+ cập nhật quá trình sửa chữa 28
+ thu hồi trang thiết bị 28
+ cập nhật quá trình thu hồi 28
+ lập danh sách thiết bị cần thanh lý 28
+ lập báo cáo kiểm kê 28
+ lập biên bản yêu cầu đền bù trang thiết bị 28
+ lập biên bản nhập kho 28
Bước 3: gom nhóm các chức năng đơn giản do 1 người thực hiên 28
+ viết phiếu nhập kho giao thẳng 29
+ cập nhật lý lịch TTB 29
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản 29
+ nhận và bàn giao TTB 29
+ cập nhật quá trình sửa chữa 29
+ cập nhật quá trình thu hồi 29
+ lập danh sách TTB cần thanh lý 29
+ cập nhật quá trình thanh lý 29
3
Trang 4+ gửi báo cáo lên cấp trên 29
+ lập báo cáo kiểm kê 29
Quản lý hồ sơ trang thiết bị 29
Hê thống quản lý TTB CNTT 29
+ lập danh sách TTB mua mới 29
+ gửi báo cáo lên cấp trên 29
+ lựa chọn nhà cung cấp 29
+ kiểm nghiêm chất lượng TTB 29
+ sửa chữa, thay thế 29
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB 29
+ thu hồi TTB 29
Bảo đảm TTB 29
Bước 4: Trong các chức năng đã có ở bước 3 loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hê thống 30
Trong nhóm chức năng “quản lý hồ sơ” ta loại bỏ các chức năng: 30
+ Viết phiếu nhập kho giao thẳng 30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên 30
Trong nhóm chức năng “Bảo đảm TTB” ta loại bỏ các chức năng: 30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên 30
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng trong bước 4 30
Hai chức năng “lập danh sách TTB mua mới” và “lựa chọn nhà cung cấp” ta gom lại thành chức năng “đặt hàng nhà cung cấp” Các chức năng “cập nhật các quá trình sửa chữa, thay thế”, “cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản”, “cập nhật quá trình thu hồi”, “cập nhật quá trình thanh lý” ta gom lại thành chức năng “cập nhật các quá trình của TTB” 30
+ cập nhật lý lịch TTB 30
+ cập nhật các quá trình của TTB 30
+ nhận và bàn giao TTB 30
+ lập danh sách TTB thanh lý 30
+ lập báo cáo kiểm kê 30
Trang 5+ kiểm nghiêm chất lượng TTB 30
+ sửa chữa, thay thế TTB 30
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB 30
+ thu hồi TTB 30
Bảo đảm TTB 30
2.1.2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng của hê thống 31
a Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ phân cấp chức năng 31
31 2.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 32
2.2.1 Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ luồng dữ liêu 32
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liêu của hê thống 32
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU 37
3.1 MÔ HÌNH THỰCTHỂ LIÊN KẾT MỞ RỘNG 37
3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 37
3.1.2 Xác định kiểu liên kết 38
3.1.3 Định nghĩa ký hiêu sử dụng trong ER mở rộng 40
3.1.4 Vẽ ER mở rộng 41
3.2 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ MỞ RỘNG SANG MÔ HÌNH THỰC THỂ KINH ĐIỂN 41
3.2.1 Các qui tắc chuyển đổi áp dụng trong bài toán 41
3.1.2 Vẽ mô hình thực thể liên kết kinh điển 44
3.3 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ KINH ĐIỂN SANG MÔ HÌNH THỰC THỂ HẠN CHẾ 45
3.3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế áp dụng trong bài toán 45
3.3.2 Định nghĩa các ký hiêu trong mô hình 45
3.3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế 47
3.4 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ HẠN CHẾ SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ 48
3.4.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hê áp dụng trong bài toán 48
3.4.2 Vẽ mô hình quan hê 50
3.4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hê 50
5
Trang 6THIẾT KẾ HỆ THỐNG 62
4.1 THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ THỐNG 62
4.1.1 Phân định các hê con 62
4.1.2 Phân định nhiêm vụ người_máy: 65
66
1.3 Vẽ lại biểu đồ luồng dữ liêu của hê thống(DFD của những tiến trình máy làm) 67
67
4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 68
Hộp thoại: 81
81
Chức năng: cảnh báo cho người sử dụng khi thực hiên thao tác xoá dữ liêu 81
Nội dung và phương pháp xử lý: nếu người sử dụng nhấn nút “yes” thao tác xoá dữ liêu sẽ được thực hiên Dữ liêu bị xoá trong CSDL đồng thời bản ghi hiên tại dịch về trước 1 kéo theo thông tin hiển thị trên các textbox và trong các grid thay đổi theo Ngược lại nếu nút “no” được click thì thao tác xoá dữ liêu bị huỷ bỏ Dữ liêu trong CSDL không thay đổi, do đó thông tin hiên đang hiển thị trên form không đổi.81 Mô tả sơ đồ giao diên: hộp thoại là một messagebox dạng với tiêu đề: “thông báo”, nội dung câu hỏi là: “Bạn chắc chắn muốn xoá bản ghi này ?”, và 2 lựa chọn “Yes”, “No” cho người sử dụng 81
4.3 THIẾT KẾ KIỂM SOÁT 82
+ Các đơn vị sử dụng có quyền xem thông tin về TTB của đơn vị mình, đối chiếu, phát hiên những thông tin sai lêch 83
+ Các bộ phận khác trong ban có quyền xem hồ sơ TTB và các quá trình liên quan, so sánh, đối chiếu phát hiên những sai lêch trong quá trình cập nhật 83
4.4 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 85
Trang 7KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Ở mỗi khoa, phòng, ban, đơn vị đều có bộ phận quản lý trang thiết bị CNTT cùngcác trang thiết bị khác của phòng, ban, đơn vị đó Ban Tiêu chuẩn đo lường chất lượng(Ban TC-ĐL-CL) thuộc Phòng Kỹ Thuật sẽ chịu trách nhiêm quản lý chung về trang thiếtbị CNTT trong toàn học viên Cục đo lường-chất lượng thuộc tổng cục kỹ thuật chỉ đạotrực tiếp theo ngành dọc Ban TC-ĐL-CL
Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống:
- Cập nhật hồ sơ trang thiết bị CNTT
- Quản lý các quá trình của TTB:
o Quá trình cấp vật tư
o Quá trình sửa chữa, thay thế
o Quá trình bảo dưỡng
o Quá trình luân chuyển
o Quá trình thu hồi
o Quá trình thanh lý
- Lập các mẫu biểu thống kê, báo cáo theo qui định của Học viên và Bộ quốc phòng
7
Trang 81.1.2 Cơ cấu tổ chức
- Ban Giám đốc: Điều hành công viêc trong toàn học viên Đối với công tác bảo đảmTTb CNTT ban giám đốc phê duyêt các đề nghị cung cấp thiết bị theo tiêu chuẩn quiđịnh, tham gia vào ban chỉ đạo các dự án lập phòng máy, phòng thí nghiêm,…
- Cục đo lường: chỉ đạo theo ngành dọc Ban TC-Đl-CL, chịu trách nhiêm về bảođảm TTB trong toàn quân
- Cục Quân khí: chịu trách nhiêm bảo đảm trang thiết bị thuộc nhóm 1(trong đó cócác TTB CNTT) trong toàn quân
- Phòng Kỹ thuật (P5): chỉ đạo ban TC-ĐL-CL trong viêc bảo đảm TTB, xem xétnhu cầu thực tế của các đơn vị để đề nghị cấp trên duyêt ký các quyết định cấp thiết bị,chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL sửa chữa, thay thế,… các quá trình của thiết bị
- Phòng tài chính: thanh, quyết toán các hoá đơn mua, sửa chữa thiết bị theo ngânsách bảo đảm TTB CNTT Tham gia vào ban chỉ đạo dự án trong viêc quyết định lựachọn giá cả, nhà cung cấp
- Các phòng, ban khác, các hê, tiểu đoàn quản lý học viên: khi thấy nhu cầu được
Trang 9- Ban TC-ĐL-CL chịu trách nhiêm chính về quản lý trang thiết bị CNTT trong toànhọc viên: cấp vật tư theo quyết định, vào sổ sách, lưu hồ sơ, kiểm nghiêm chất lượng thiếtbị, sửa chữa, thay thế trang thiết bị khi có ý kiến chỉ đạo của phòng kỹ thuật, kiểm kê, lậpthống kê báo cáo theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên Trạm bảo đảm(còngọi là trạm sửa chữa) trong ban TC-ĐL-CL chuyên chịu trách nhiêm về sửa chữa, thay thếtrang thiết bị.
1.1.3 Đối tượng
Trang thiết bị CNTT ở đây gồm: máy tính, máy in, thiết bị mạng … với nhiều bộphận Ví dụ: máy tính có Ram, main, ổ cứng, ổ CD, chip…máy tính có thể được mua, cấpphát từ nhiều nguồn: từ nguồn kinh phí Học viên, từ nguồn kinh phí xin từ cục Nhàtrường, từ nguồn ngân sách nhà nước,…và được trang bị cho nhiều đơn vị sử dụng: cácphòng, ban, khoa, bộ môn, các đơn vị quản lý học viên,
1.1.4 Qui trình của hệ thống
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:
Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết
dự án gửi lên Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tínhcấp thiết và khả năng bảo đảm dự án Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật vàhọc viên Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập mộtban chỉ đạo dự án Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng Kỹthuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đàotạo, phòng Tài chính Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diênkhoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành, ) Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp.Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình,
…) và làm hồ sơ mời thầu Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu.Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự ánnghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án <100 triêu) Sau khi có quyết định về viêcphê duyêt công ty thắng thầu cung cấp thiết bị CNTT, tiến hành thoả thuận ký kết hợpđồng kinh tế với công ty thắng thầu Trang thiết bị trước khi giao cho đơn vị sử dụng sẽđược viết lênh nhập kho giao thẳng
Đối với các yêu cầu cung cấp nhỏ le( VD: các đơn vị quản lý học viên, các bộmôn mới thành lập…) khi có nhu cầu được cung cấp TTB thì có công văn đề nghị lên
9
Trang 10phòng Kỹ thuật Ban TC-ĐL-CL sẽ tổng hợp danh sách thiết bị báo cáo lên ban Giám đốcphê duyêt Sau khi có quyết định cấp vật tư, ban TC-ĐL-CL sẽ căn cứ vào cấu hình yêucầu, nghiên cứu bảng báo giá của các công ty, lựa chọn nhà cung cấp rồi báo cáo lênphòng Kỹ thuật ký duyêt Trang thiết bị sau khi được viết phiếu nhập kho giao thẳng thìbàn giao cho đơn vị sử dụng kèm theo sổ lý lịch thiết bị, phiếu xuất kho(hoặc hoá đơn),phiếu bảo hành của nhà cung cấp, biên bản bàn giao thiết bị
Đối với những đơn vị có nguồn kinh phí ngành riêng: có thể trích nguồn kinhphí ngành, tự đầu tư máy Các máy này khi đựơc mua về cũng phải qua BanTC-ĐL-CL
để nhập dữ liêu quản lý chung
Chú ý: Tất cả các TTB dù do đơn vị nào mua, từ nguồn nào cung cấp sau khi muavề cũng phải qua Ban TC-ĐL-CL viết phiếu nhập kho giao thẳng, viết lý lịch thiết bị vàlưu hồ sơ Đơn vị sử dụng nhận thiết bị kèm theo các giấy tờ: biên bản bàn giao, hoá đơn,phiếu bảo hành của nhà cung cấp và các giấy tờ đi kèm khác
Qui trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế TTB
Qui trình bảo dưỡng
Bảo dưỡng, bảo quản thường xuyên: do đơn vị sử dụng tiến hành Quiđịnh 1lần/tuần
Bảo dưỡng, bảo quản định kỳ: trạm sửa chữa tiến hành bảo dưỡng, bảoquản thiết bị định kỳ 1 lần/năm Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình bảodưỡng, bảo quản vào lý lịch thiết bị
Qui trình sửa chữa, thay thế
Khi có sự cố hỏng máy, đối với những TTB vẫn còn trong thời hạn bảohành đơn vị sử dụng có thể gọi trực tiếp tới địa chỉ bảo hành yêu cầu vào bảo hành máy.Nếu máy đã hết hạn bảo hành đơn vị sử dụng sẽ gửi công văn đề nghị lên Phòng Kỹ thuật.Công văn ghi rõ tình trạng TTB và yêu cầu sửa chữa, thay thế hoặc mua mới Phòng kỹthuật sẽ có chỉ thị xuống ban TC-ĐL-CL Ban sẽ kiểm tra lại chất lượng TTB Tuỳ theokết quả: nếu hỏng hóc có thể khắc phục thì trạm sửa chữa sẽ sửa, thay thế các bộ phận cầnthiết Sau khi sửa chữa xong, tiến hành nghiêm thu và bàn giao lại thiết bị cho đơn vị sử
Trang 11vào lý lịch thiết bị và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị đồng thời cập nhật những thông tinthay đổi về thiết bị(cấp chất lượng, đơn vị sử dụng,…).
Chú ý: Ban TC - ĐL - CL chỉ chịu trách nhiêm sửa chữa TTB phục vụ cho công tácchỉ huy tham mưu Đối với những TTB loại khác thì do tính bảo mật dữ liêu, qua BanTC-ĐL-CL sửa thì chi phí sửa chữa phải do đơn vị đó trả hoặc trích từ kinh phí ngành,…
Qui trình thanh lý, chuyển nhượng
Khi có nhu cầu thanh lý trang thiết bị CNTT(do đầy kho hoặc đến thờihạn qui định) ban lập danh sách thiết bị cần thanh lý và đề nghị lên cục Quân lực, bộTổng tham mưu Học viên sẽ tổ chức một tổ thanh tra tình hình trang thiết bị(số lượng,tình trạng hỏng hóc,…), sau đó cục Quân lực sẽ cử 1 tổ về thanh tra lại Khi đề nghị thanhlý được phê duyêt thì thành lập một hội đồng giá( gồm đại diên cục Quân lực, cục Tàichính, phòng Kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL ) đưa ra giá thanh lý Thường thì qui đổi ra sắtvụn Riêng ổ cứng máy tính tự huỷ, không thanh lý Nếu số lượng máy là lớn thì tổ chứcđấu thầu Qui trình đấu thầu tuân theo luật đấu thầu của Nhà nước
Qui trình kiểm kê: Ban TC-ĐL-CL sẽ tiến hành kiểm kê TTB vào 0h 01/7
hàng năm Nếu thiếu TTB thì lập biên bản yêu cầu đền bù TTB Nếu thừa thì lập biên bảnnhập kho Biên bản kiểm kê sẽ được nộp lên trên
1.1.5 Một số mẫu biểu
11
Trang 12M1: Hoá đơn mua hàng
HOÁ ĐƠN
Ngày …tháng…năm 200 số:
Họ tên khách hàng:
Đơn vị:
Địa chỉ:
Bộ phận bán hàng:
Xuất tại kho:
Hình thức thanh toán:
Đơn vị tính:
Stt Tên
hàng
Mã VT ĐVT Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Tổng tiền:
Người mua Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng
Trang 13M2: Phiếu nhập kho giao thẳng:
PHÒNG KỸ THUẬT NHẬP KHO GIAO THẲNG
BAN TC - ĐL – CL Số : Có giá trị hết ngày… /200
Nhập của :………
Giao cho đơn vị:………
Theo:………
Hàng do: vận chuyển
Danh điểmKý hiêu vật tưĐơn vị tínhSố lượngGiá leThành tiềnGhi chúPhải
nhậpThực nhập
Tổng cộng:………khoản
Thành tiền:………
Ngày ….tháng….nămNGƯỜI VIẾT LỆNH NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN THỦ TRƯỞNG
13
Trang 14M3: Biên bản bàn giao
PHÒNG KỸ THUẬT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Hà nội, ngày tháng năm…
BIÊN BẢN BÀN GIAOChúng tôi gồm:
Đại diên PKT:
Đại diên bộ môn:
Tiến hành bàn giao các thiết bị sau:
SttThiết bịĐơn vị tínhSố lượng
Trang 15M4: Biên bản nghiệm thu và bàn giao thiết bị:
M5 : Thông tin trong sổ giao nhận sửa chữa thiết bị CNTT:
STT ĐƠN
VI
TÊN THIẾT BI
& PHỤ TÙNG
KY HIỆU
SỐ
HIỆU
NGÀY ĐẾN
NGÀY TRẢ
NGƯỜI GIAO
NGƯỜI NHẬN
PHÒNG KT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN TC-ĐL-CL Độc lập- Tự do-Hạnh phúc
Ngày … Tháng… năm 200
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO THIẾT BI Ban TC-ĐL-CL đã sửa chữa các trang thiết bị sau: ………
………
………
………
Của : ………
………
Tình trạng thiết bị sau sửa chữa hoạt động tốt
Ban TC- Đo lường – CL đã bàn giao thiết bị cho đơn vị đầy đủ theo sổ giao nhận thiết bị
TC- Đo lường - CL
15
Trang 16M6:Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật
BAN TC- ĐL- CL
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM KỸ THUẬT
Căn cứ vào đề nghị của ……… ngày …/…/200
BAN KIỂM NGHIỆM GỒM CÓ: Đồng chí……….đại diên……….trưởng ban Đồng chí……….đại diên……….uỷ viên Đồng chí……….đại diên……… uỷ viên Đồng chí……….đại diên……… uỷ viên Địa điểm kiểm nghiêm: BAN TC- ĐL- CL Thiết bị của đơn vị :………
TÌNH TRẠNG THIẾT BI TRƯỚC KHI KIỂM NGHIỆM: ………
………
………
TÌNH TRẠNG THIẾT BI KHI KIỂM TRA CỤ THỂ: ………
………
………
………
………
………
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHI: ………
………
Ngày …tháng… năm 200
UỶ VIÊN UỶ VIÊN UỶ VIÊN TRƯỞNG BAN
Trang 17M7:Biên bản kiểm kê
M8: Biên bản thu hồi
Tổng kiểm kê 0h ngày 01/7/200 Mẫu 01/kk-TBCNTT
STTTên thiết bịNước sản xuấtKý hiêuSố máyĐơn giáThông số kỹ thuật chủ
yếuNăm sử dụngHê điều hànhCấp chất lượngPhân loại theo mục đích sử dụngNơi sử dụng
Ngày tháng năm 200
NGƯỜI BÁO CÁO THỦ TRƯỞNG ĐƠN VI BIÊN BẢN THU HỒI Ngày:………
Thiết bị của đơn vị:………
Người giao :………
Người nhận:………
STTTÊN THIẾT BISỐ LY LICHTÌNH TRẠNGGHI CHU
17
Trang 18M 9: Danh sách TTB đề nghị mua mới
Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng Ghi chu
M10: Lý lịch thiết bị
LÝ LỊCH THIẾT BỊ
1 Sơ lược lý lịch
Số lý lịch:………
Tên:………
Ký hiêu:………
Số máy:………
Năm sản xuất:………
Hãng sản xuất:………
Nước sản xuất:………
Đặc tính kỹ thuật:………
………
Toàn bộ thiết bị gồm
Trang 19STT TÊN SỐ LƯỢNG GHI CHU
2.Thống kê phụ tùng vật liệu
3 Thay đổi phụ tùng
Ngày Nguyên nhân thay đổi Tên phụ tùng vật liêu Số lượng Người phụ trách
Họ tên, chữ
ký ngườinhận
Xác nhận cơquan quản lý
5 Bảo quản
19
Trang 20Ngày Nội dung bảo quản Người phụ trách
6 Sửa chữa, thay thế
Ngày Tình trạng, nguyên nhân hư
hỏng
Biên pháp-kết quả
sửa chữa
Người phụ trách
7 Kiểm nghiệm kỹ thuật
Ngày Tình trạng kỹ thuật khi kiểm tra Phân cấp chất
lượng
Người kiểm tra
Trang 211.1.7 Đánh giá hệ thống hiện tại
- Ưu điểm: Nhìn chung cơ cấu tổ chức là phù hợp, thống nhất từ trên tới các khoa,phòng, ban và các đơn vị, hê quản lý học viên trong toàn học viên
- Nhược điểm:
o Viêc mua TTB có thể từ nhiều nguồn, do nhiều đơn vị sử dụng Ban ĐL-CL chỉ quản lý TTB qua sổ nhập kho giao thẳng (quản lý trên hoá đơn, chứngtừ) Viêc quản lý TTB thực không tập trung, trách nhiêm của các đơn vị khôngđược hiểu một cách rõ ràng VD: máy móc vẫn trong thời hạn bảo hành nhưng dođơn vị sử dụng làm mất sổ bảo hành nên viên các lí do để Ban TC-ĐL-CL phảichịu trách nhiêm sửa chữa
TC-o Ngân sách bảTC-o đảm TTB không tập trung mà phân ra các đơn vị trTC-ong khiBan TC-ĐL-CL phải chịu trách nhiêm sửa chữa TTB trong toàn học viên Do đómà ngân sách sửa chữa chi cho Ban TC-ĐL-CL còn hạn hẹp, nhiều khi không đápứng được yêu cầu với số lượng TTB CNTT rất lớn
o Chưa có một phần mềm chuyên dụng, Học viên vẫn sử dụng hê quản trịCSDL Exel để quản lý Viêc cập nhật, cũng như tra cứu, thống kê, báo cáo gặpnhiều khó khăn
1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN
1.2.1 Mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án.
- Xây dựng được hê thống quản lý thống nhất, phân công trách nhiêm rõ ràng giữacác đơn vị
- Xây dựng được chương trình đáp ứng yêu cầu quản lý trang thiết bị tại HVKTQS
- Xây dựng được cơ sở dữ liêu tiên cho tra cứu, cập nhật, kiểm tra, thống kê, báocáo Các đơn vị trong học viên có thể truy cập thông tin về các trang thiết bị CNTT
do đơn vị mình sử dụng qua mạng nội bộ
- Hướng tới chuẩn hoá hê thống quản lý trang thiết bị của BQP
21
Trang 221.2.2 Phác hoạ các giải pháp và cân nhắc tính khả thi của hệ thống
Để khắc phục tình trạng ngân sách bảo đảm không đáp ứng yêu cầu bảo đảm tất
cả các trang thiết bị CNTT trong toàn học viên:
C1: Do ngân sách chỉ bảo đảm cho các trang thiết bị phục vụ cho công tác chỉ huy thammưu nên mỗi trang thiết bị khi qua ban TC-ĐL-CL để viết phiếu nhập kho giao thẳng, nếuphục vụcho công tác chỉ huy tham mưu sẽ được dán tem bảo đảm Những thiết bị này khicó sự cố hỏng hóc cần sửa chữa, thay thế thì đơn vị sử dụng không phải trả chi phí sửachữa
C2: Qui ngân sách bảo đảm TTB CNTT về một đầu mối là ban TC-ĐL-CL
Cách thứ 2 là không khả thi vì ngân sách bảo đảm TTB CNTT ở các đơn vị nằm trongngân sách bảo đảm chung, viêc tách rời ra là rất khó khăn Mặt khác số lượng TTb khôngđều giữa các phòng khoa và đơn vị quản lý học viên,… nên khó đưa ra qui định chung vềtrích ngân sách cho bảo đảm TTB
Cách thứ 1 chỉ cần dán 1 loại tem bảo đảm trong toàn học viên là có thể kiểm soát đượcviêc thanh toán chi phí bảo đảm TTB của các đơn vị
lựa chọn cách 1
Để quản lý trang thiết bị:
C1: Mỗi TTB được cấp 1 cuốn sổ lý lịch trang thiết bị do đơn vị sử dụng giữ Viêc giao
dịch giữa đơn vị sử dụng và bộ phận quản lý thông qua cuốn sổ này Ở ban TC-ĐL-CLcũng có một cuốn sổ nhập kho giao thẳng và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị Mỗi lần sửachữa, bảo dưỡng, luân chuyển, thì đồng thời cập nhật vào cả lý lịch và sổ lưu trữ
C2: Mỗi TTB được dán một tem, trên đó có số lý lịch của máy Dữ liêu về thiết bị được
lưu trên máy chủ của ban TC-ĐL-CL Chỉ cần nhập số lý lịch là có thể tra cứu thông tinvề thiết bị cũng như sửa đổi, bổ sung các quá trình đi kèm trong hồ sơ về thiết bị(sửachữa, thay thế, luân chuyển,…)
C3: Mỗi TTB được gắn một mã vạch Quét mã vạch để hiển thị và sửa đổi thông tin về
thiết bị
Trang 23Cách 3 thì nhanh, tiên lợi nhưng chi phí cao, mặt khác thiết bị không phải lúc nào cũnggọn nhẹ để mang lên ban kiểm tra và sửa chữa mà đôi khi chỉ cần cán bộ của ban xuốngkiểm tra nên không thể lúc nào cũng quét mã vạch được.
Cách thứ 2 là hợp lý hơn cả, vừa khả thi về kinh tế, vừa linh hoạt
1.2.3 Lập dự trù và kế hoạch triển khai thực hiện dự án theo giải pháp khả
thi.
a Lập dự trù
- Dự trù về thiết bị: cần một máy chủ và 3 máy trạm có cài Hê quản trị CSDL SQLvà phần mềm Microsoft Net Framework, Pen 4 trở lên, ổ cứng >=80Gb,ram>512Mb
- Dự trù về nhân lực: một trưởng ban ( account: Admin) quản lý mọi mặt, một độichuyên kiểm tra chất lượng, sửa chữa thiết bị(3 người), một số nhân viên quản lýhồ sơ (khoảng 3 người, có thể ít hơn)
b Lập kế hoạch triển khai
Dự kiến dự án hoàn thành trong vòng 5 tháng Cụ thể:
1 Phân tích thiết kế hê thống Cụ thể:
- khảo sát hê thống
- phân tích hê thống về mặt chức năng
- phân tích hê thống về dữ liêu
- thiết kế hê thống
Các quá trình thực hiên là đan xen và có phối hợp bổ sung chỉnh sửa cho nhau
23
Trang 24TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫubiểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triểnkhai dự án
Trang 25PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hê thống ta gạch chân các động từ + bổ ngữ
liên quan đến công viêc của hê thống như sau:
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:
Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết
dự án gửi lên Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tínhcấp thiết và khả năng bảo đảm dự án Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật vàhọc viên Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập mộtban chỉ đạo dự án Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng kỹthuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đàotạo, phòng Tài chính Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diênkhoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành, ) Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp.Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình,
…) và làm hồ sơ mời thầu Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu.Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự ánnghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án <100 triêu) Sau khi có quyết định về viêcphê duyêt công ty thắng thầu cung cấp thiết bị CNTT, tiến hành thoả thuận ký kết hợpđồng kinh tế với công ty thắng thầu Trang thiết bị trước khi bàn giao cho đơn vị sử dụng
sẽ được viết lênh nhập kho giao thẳng
Đối với các yêu cầu cung cấp nhỏ le( VD: các đơn vị quản lý học viên, các bộmôn mới thành lập…) khi có nhu cầu được cung cấp TTB thì có công văn đề nghị lênphòng Kỹ thuật Ban TC-ĐL-CL sẽ tổng hợp danh sách thiết bị, báo cáo lên ban Giámđốc phê duyêt Sau khi có quyết định cấp vật tư, ban TC-ĐL-CL sẽ căn cứ vào cấu hìnhyêu cầu, nghiên cứu bảng báo giá của các công ty, lựa chọn nhà cung cấp rồi báo cáo lênphòng kỹ thuật ký duyêt Trang thiết bị sau khi được viết phiếu nhập kho giao thẳng thìbàn giao cho đơn vị sử dụng kèm theo sổ lý lịch thiết bị, phiếu xuất kho(hoặc hoá đơn),phiếu bảo hành của nhà cung cấp, biên bản bàn giao thiết bị
25
Trang 26 Đối với những đơn vị có nguồn kinh phí ngành riêng: trích nguồn kinh phíngành, tự đầu tư máy Các máy này khi đựơc mua về cũng phải qua BanTC-ĐL-CL đểnhập dữ liêu quản lý chung.
Chú ý: Tất cả các TTB dù do đơn vị nào mua, từ nguồn nào cung cấp sau khi muavề cũng phải qua Ban TC-ĐL-CL viết phiếu nhập kho giao thẳng, viết lý lịch thiết bị vàlưu hồ sơ Bàn giao thiết bị cho đơn vị sử dụng kèm theo các giấy tờ: biên bản bàn giao,hoá đơn, phiếu bảo hành của nhà cung cấp và các giấy tờ đi kèm khác
Qui trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế TTB
Qui trình bảo dưỡng
Bảo dưỡng, bảo quản thường xuyên: do đơn vị sử dụng tiến hành Quiđịnh 1lần/tuần
Bảo dưỡng, bảo quản định kỳ: trạm sửa chữa tiến hành bảo dưỡng, bảoquản thiết bị 1 lần/năm Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảoquản vào lý lịch thiết bị
Qui trình sửa chữa, thay thế
Khi có sự cố hỏng máy, đối với những TTB vẫn còn trong thời hạn bảohành đơn vị sử dụng có thể gọi trực tiếp tới địa chỉ bảo hành yêu cầu vào bảo hành máy.Nếu máy đã hết hạn bảo hành đơn vị sử dụng sẽ gửi công văn đề nghị lên Phòng Kỹ thuật.Công văn ghi rõ tình trạng TTB và yêu cầu sửa chữa, thay thế hoặc mua mới Phòng kỹthuật sẽ có chỉ thị xuống ban TC-ĐL-CL Ban sẽ kiểm tra lại chất lượng TTB Tuỳ theokết quả: nếu hỏng hóc có thể khắc phục thì trạm sửa chữa sẽ sửa, thay thế các bộ phận cầnthiết Sau khi sửa chữa xong, tiến hành nghiêm thu và bàn giao lại thiết bị cho đơn vị sửdụng Trong trường hợp TTB không thể sửa chữa hoặc sửa chữa không kinh tế thì quyếtđịnh thu hồi lại và báo cáo lên trên Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình sửa chữavào lý lịch thiết bị và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị đồng thời cập nhật những thông tinthay đổi về thiết bị(cấp chất lượng, đơn vị sử dụng,…)
Chú ý: Ban TC - ĐL - CL chỉ chịu trách nhiêm sửa chữa TTB phục vụ cho công tácchỉ huy tham mưu Đối với những TTB loại khác thì do tính bảo mật dữ liêu, qua Ban
Trang 27 Khi có nhu cầu thanh lý trang thiết bị CNTT(do đầy kho hoặc đến thờihạn qui định) ban lập danh sách thiết bị cần thanh lý và đề nghị lên cục Quân lực, bộTổng tham mưu Học viên sẽ tổ chức một tổ thanh tra tình hình trang thiết bị(số lượng,tình trạng hỏng hóc,…) sau đó cục Quân lực sẽ cử 1 tổ về thanh tra lại Khi đề nghị thanhlý được phê duyêt thì thành lập một hội đồng giá( gồm đại diên cục Quân lực, cục Tàichính, phòng Kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL ) đưa ra giá thanh lý Thường thì qui đổi ra sắtvụn Riêng ổ cứng máy tính tự huỷ, không thanh lý Nếu số lượng máy là lớn thì tổ chứcđấu thầu Qui trình đấu thầu tuân theo luật đấu thầu của Nhà nước.
Qui trình kiểm kê: Ban TC-ĐL-CL sẽ tiến hành kiểm kê TTB vào 0h 01/7
hàng năm Nếu thiếu TTB thì lập biên bản yêu cầu đền bù TTB Nếu thừa thì lập biên bảnnhập kho Biên bản kiểm kê sẽ được nộp lên trên
Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ những
chức năng trùng lặp
+ chức năng “nghiên cứu bảng báo giá ” và “lựa chọn nhà cung cấp” là 2 giai đoạncủa chức năng “lựa chọn nhà cung cấp” ta giữ lại chức năng thứ 2
+ các chức năng “lập biên bản bàn giao thiết bị mới” và “lập biên bản nghiêm thuvà bàn giao thiết bị” ta giữ lại chức năng khái quát “lập biên bản nhận và bàn giao thiếtbị”
+ các chức năng “báo cáo lên ban Giám đốc”, “báo cáo lên trên”, “đề nghị”, “viếtbáo cáo gửi phòng Kỹ thuật và học viên” và “nộp biên bản lên trên” ta giữ lại chức năngkhái quát “gửi báo cáo lên cấp trên”
+ chức năng “viết lý lịch thiết bị”, “lưu hồ sơ” và “ cập nhật những thay đổi vềthiết bị ” khi lựa chọn giải pháp ta chuyển thành chức năng “cập nhật lý lịch TTB”
Những chức năng còn lại sau bước này là:
+ lập danh sách thiết bị mua mới
+ gửi báo cáo lên cấp trên
+ lựa chọn nhà cung cấp
+ viết lênh nhập kho giao thẳng
+ cập nhật lý lịch TTB + bảo dưỡng, bảo quản trang thiết bị
27
Trang 28+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản
+ kiểm nghiêm chất lượng trang thiết bị
+ sửa chữa, thay thế
+ nhận và bàn giao trang thiết bị
+ cập nhật quá trình sửa chữa
+ thu hồi trang thiết bị
+ cập nhật quá trình thu hồi
+ lập danh sách thiết bị cần thanh lý
+ lập báo cáo kiểm kê
+ lập biên bản yêu cầu đền bù trang thiết bị
+ lập biên bản nhập kho
Bước 3: gom nhóm các chức năng đơn giản do 1 người thực hiên
Trang 29+ viết phiếu nhập kho giao thẳng
+ cập nhật lý lịch TTB
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản
+ nhận và bàn giao TTB
+ cập nhật quá trình sửa chữa
+ cập nhật quá trình thu hồi
+ lập danh sách TTB cần thanh lý
+ cập nhật quá trình thanh lý
+ gửi báo cáo lên cấp trên
+ lập báo cáo kiểm kê
Quản lý hồ sơ trangthiết bị
Hê thốngquản lý TTBCNTT
+ lập danh sách TTB mua mới
+ gửi báo cáo lên cấp trên
+ lựa chọn nhà cung cấp
+ kiểm nghiêm chất lượng TTB
+ sửa chữa, thay thế
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB
+ thu hồi TTB
Bảo đảm TTB
29
Trang 30Bước 4: Trong các chức năng đã có ở bước 3 loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với
hê thống
Trong nhóm chức năng “quản lý hồ sơ” ta loại bỏ các chức năng:
+ Viết phiếu nhập kho giao thẳng
+ Gửi báo cáo lên cấp trên
Trong nhóm chức năng “Bảo đảm TTB” ta loại bỏ các chức năng:
+ Gửi báo cáo lên cấp trên
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng trong bước 4
Hai chức năng “lập danh sách TTB mua mới” và “lựa chọn nhà cung cấp” ta gomlại thành chức năng “đặt hàng nhà cung cấp” Các chức năng “cập nhật các quá trình sửachữa, thay thế”, “cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản”, “cập nhật quá trình thu hồi”,
“cập nhật quá trình thanh lý” ta gom lại thành chức năng “cập nhật các quá trình củaTTB”
+ cập nhật lý lịch TTB
+ cập nhật các quá trình của TTB
+ nhận và bàn giao TTB
+ lập danh sách TTB thanh lý
+ lập báo cáo kiểm kê
Quản lý hồ sơ trangthiết bị
Hê thốngquản lý TTBCNTT
+ đặt hàng nhà cung cấp
+ kiểm nghiêm chất lượng TTB
+ sửa chữa, thay thế TTB
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB
+ thu hồi TTB
Bảo đảm TTB
Trang 312.1.2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.
a Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ phân cấp chức năng
- Các chức năng: Chức năng được biểu diễn bằng các hình chữ nhật, bên trong là tên chứcnăng, có dạng như sau:
- Các kết nối: là các đoạn thẳng thể hiên quan hê phân cấp giữa các chức năng, có dạng:
b Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng
31
Trang 32H1 Biểu đồ phân cấp chức năng.
2.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU.
2.2.1 Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ luồng dữ liệu
- Chức năng xử lý:
- Luồng dữ liêu:
- Kho dữ liêu
- Tác nhân trong
- Tác nhân ngoài
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống
a) Biểu đồ luồng mức 0:
Tªn chøc n¨ng
Tªn kho d÷ liÖu
Trang 33H2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
b Biểu đồ luồng mức đỉnh( mức1)
Chức năng quản lý TTB CNTT có thể chia thành 2 chức năng con: quản lý hồ sơTTB, bảo đảm TTB Ngoài luồng dữ liêu được bảo toàn ở mức khung cảnh thì có sự traođổi dữ liêu giữa các chức năng con Bộ phận quản lý hồ sơ gửi danh sách TTB hư hỏngcho trạm bảo đảm để kiểm nghiêm chất lượng và sửa chữa, thay thế đồng thời khi nhậnthiết bị từ nhà cung cấp, bộ phận thực hiên chức năng bảo đảm TTB chuyển hoá đơn cùngnhững tài liêu về trang thiết bị để bộ phận quản lý hồ sơ cập nhật dữ liêu, viết phiếu nhậpkho giao thẳng và bàn giao cho đơn vị sử dụng
Biểu đồ luồng dữ liêu mức 1:
33
Trang 34H2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh( mức 1).
c Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh( mức 2)
Dựa vào biểu đồ phân cấp chức năng để phân rã các chức năng ở mức 1 thành cácchức năng nhỏ hơn ta có biểu đồ luồng dữ liêu mức 2:
Trang 35 BLD phân rã chức năng “quản lý hồ sơ TTB”:
H3 Biểu đồ BLD của chức năng “quản lý hồ sơ TTB”
35
Trang 36 BLD phân rã chức năng “Bảo đảm TTB”.
H4. Biểu đồ BLD của chức năng “bảo đảm TTB”.
Trang 37PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU
3.1 MÔ HÌNH THỰCTHỂ LIÊN KẾT MỞ RỘNG
3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính
- Từ các nguồn thông tin tài nguyên: Trang thiết bị
- Từ các tác nhân ngoài của hê thống: Đơn vị sử dụng
- Từ các mẫu biểu, báo cáo thống kê của hê thống
- Ngoài ra, từ qui trình của hê thống ta gạch chân dưới các danh từ
Tổng hợp lại ta có các kiểu thực thể sau:
Vật tư (Mã VT, ký hiêu, tên, mã loại, mã nhóm, cấu hình)
Trang thiết bị( Mã TTB, ký hiêu, tên, số hiêu, mã vật tư, số phiếu nhập, mã đơn vịsử dụng, mục đích sử dụng, mã tình trạng, ngày sử dụng, địa chỉ bảo hành, tên chi tiết,đơn vị tính, số lượng chi tiết, hãng sản xuất, nước sản xuất, năm sản xuất, tên tài liêu, sốlượng tài liêu, tên phụ tùng, đơn vị tính, số lượng)
Quá trình sửa chữa( mã quá trình, mã TTB, ngày đến, ngày trả, nội dung, trạng tháitrước, trạng thái sau, số lượng, đơn giá, thành tiền, người giao, người nhận, người kiểmtra, đơn vị thanh toán)
Quá trình bảo dưỡng(mã quá trình, mã TTB, ngày bảo dưỡng, nội dung bảo dưỡng,trạng thái trước khi bảo dưỡng, trạng thái sau khi bảo dưỡng, người bảo dưỡng, số lượng,đơn giá, thành tiền)
Quá trình thu hồi (mã quá trình, mã TTB, ngày thu hồi, tình trạng)
Quá trình thanh lý(mã quá trình, mã thiết bị, ngày thanh lý)
37
Trang 38Quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật(mã quá trình, mã thiết bị, tình trạng trước khikiểm nghiêm, tình trạng kiểm nghiêm, người kiểm tra, ngày kiểm tra).
Đơn vị(mã đơn vị, tên đơn vị, ký hiêu)
Loại(mã loại, tên loại, ký hiêu)
Nhóm(mã nhóm, mã loại, tên nhóm, ký hiêu)
Nguồn vốn(mã nguồn vốn, tên nguồn vốn, ký hiêu)
Cấp chất lượng(mã ccl, tên , tiêu chí phân cấp)
Phiếu nhập kho GT(số phiếu, nhà cung cấp, mã đơn vị sử dụng, mã nguồn vốn, kýhiêu vật tư, đơn vị tính, số lượng phải nhập, số lượng nhập thực, đơn giá, thành tiền, ngàynhập, người giao, người nhận)
Thay đổi phụ tùng(mã TTB, ngày, nguyên nhân thay đổi, tên phụ tùng, số lượng)
Quá trình bàn giao( mã TTB, tình hình khi bàn giao, đơn vị cũ, đơn vị mới, ngườigiao, người nhận, ngày )
3.1.2 Xác định kiểu liên kết
Trang 39(2) Kiểu liên kết của: một quá trình sửa chữa chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết
bị có thể có nhiều quá trình sửa chữa hoặc chưa có quá trình sửa chữa nào
(3) Kiểu liên kết của: một quá trình bảo dưỡng chỉ của một thiết bị, ngược lại một
thiết bị có thể có nhiều quá trình bảo dưỡng hoặc chưa có quá trình bảo dưỡng nào
(4) Kiểu liên kết của: một quá trình thu hồi chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết bị
chỉ có một quá trình thu hồi
(5) Kiểu liên kết của: mỗi quá trình thanh lý chỉ của một thiết bị, ngược lại một thiết
bị chỉ có thể thanh lý một lần hoặc chưa bị thanh lý
(6) Kiểu liên kết của: một quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật chỉ của một thiết bị, ngược
lại một thiết bị có thể có nhiều quá trình kiểm nghiêm kỹ thuật
(7) Kiểu liên kết có: một thiết bị tại một thời điểm chỉ có một cấp chất lượng, một cấp
chất lượng có thể của nhiều thiết bị cũng có thể không có thiết bị nào có cấp chất lượngnhư vậy
(8) Kiểu liên kết thuộc: một vật tư chỉ thuộc một loại, một loại có thể có nhiều vật tư
(9) Kiểu liên kết có: một mã nguồn vốn có nhiều phiếu nhập kho, một phiếu nhập kho
chỉ tương ứng với một mã nguồn vốn
(10) Kiểu liên kết của: một phiếu nhập kho có thể của nhiều thiết bị, một thiết bị
chỉ có một phiếu nhập kho duy nhất
39
Trang 40(11) Kiểu liên kết có: một phiếu nhập kho giao thẳng chỉ có một đơn vị nhận,
một đơn vị có thể không có hoặc có nhiều phiếu nhập kho cho những lần cung cấp thiết bịkhác nhau
3.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng
Max: Số phần tử lớn nhất tham gia vào quan hê
Min: Số phần tử nhỏ nhất tham gia vào quan hê