phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty tnhh phát triển công nghệ châu âu

Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu cụ thể như sau: - Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định rủi ro kiểm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN VĂN KẾ

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG

NGHỆ CHÂU ÂU

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG

LỜI CẢM TẠ

Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy được từ

sự truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá trình tiếp cận thực tế tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu, tôi đã

kết hợp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu”

Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhưng

đó là tất cả sự nỗ lực của bản thân tôi với sự hướng dẫn tận tình của cô Hồ Hồng Liên và các thầy cô khác trong khoa cùng với anh, chị ở công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy

cô và cơ quan thực tập để bài luận văn này được hoàn chỉnh hơn

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi tháo gỡ những thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập

Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Hồng Liên và các thầy

cô khác trong khoa đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập

Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Chúc thầy cô đạt được thành tích cao trong giảng dạy Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để góp phần giúp cho nước nhà ngày càng phồn vinh và phát triển

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

Người thực hiện

Trần Văn Kế

TRANG CAM KẾT

Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

Người thực hiện

Trần Văn Kế

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2014 (ký tên, đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

1.2.1 Mục tiêu chung 1

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 Cơ sở lý luận 3

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.2 Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán 6

2.1.3 Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu 6

2.1.4 Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp 7

2.1.5 Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp 8

2.1.6 Giới thiệu lưu đồ 9

2.1.7 Kiểm soát nội bộ 11

2.1.8 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 17

2.2 Phương pháp nghiên cứu 22

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 22

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 22

Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 24

3.1 Lịch sử hình thành 24

3.2 Lĩnh vực hoạt động 24

3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 25

3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý 25

3.3.2 Chức năng của các phòng ban 25

3.4 Tổ chức công tác kế toán 26

3.4.1 Chế độ kế toán áp dụng 26

3.4.2 Hình thức kế toán 26

3.4.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán 26

3.5 Phân tích khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 27

3.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động trong tương lai 30 3.6.1 Thuận lợi 30

3.6.2 Khó khăn 31

3.6.3 Phương hướng hoạt động trong tương lai 31

Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRINH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 33

4.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 33

4.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu 35

4.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng 37

4.2.2 Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ 42

4.2.3 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng 47

4.2.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán 52

4.3 Đánh giá chu trình doanh thu 59

Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 61

5.1 Nhận xét chung 61

5.2 Các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu 61

5.2.1 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán 61

5.2.2 Đối với công tác tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán 62

5.2.3 Đối với công tác tổ chức các hoạt động kiểm soát 63

5.2.4 Tin học hoá kế toán tại đơn vị 63

Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 67

6.1 Kết luận 67

6.2 Kiến nghị 67

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ 10

Bảng 2.2 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu 18

Bảng 2.3 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu 20

Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm 28

Bảng 4.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ 33

Bảng 4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận đơn đặt hàng 40

Bảng 4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hoá, dịch vụ 45

Bảng 4.4 Hoạt động kiểm soát trong quy trình lập hoá đơn bán hàng 51

Bảng 4.5 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán 56

Bảng 4.6 Các tồn tại trong chu trình doanh thu tại Công ty 60

Bảng 5.1 Các chỉ tiêu cho điểm khi đánh giá phần mềm kế toán 63

Bảng 5.2 Bảng đánh giá hai phần mềm kế toán 64

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính 5

Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty 25

Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 26

Hình 3.3 Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong 3 năm của Công ty 29

Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 36

Hình 4.2 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận đơn đặt hàng tại Công ty 37

Hình 4.3 Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng 41

Hình 4.4 Màn hình in đơn đặt hàng 41

Hình 4.5 Lưu đồ xử lý hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại Công ty 43

Hình 4.6 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho 46

Hình 4.7 Màn hình in phiếu xuất kho 47

Hình 4.8 Lưu đồ xử lý hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại Công ty 48

Hình 4.9 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán tại Công ty 53

Hình 4.10 Màn hình nhập liệu phiếu thu 57

Hình 4.11 Màn hình in phiếu thu 57

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế thị trường Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp khi kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống tài chính kế toán vững vàng và minh bạch bởi nhu cầu công khai tài chính ngày càng trở nên hết sức cần thiết vì nhà đầu tư ngày càng trở nên thận trọng khi đầu tư vào bất kỳ doanh nghiệp nào Muốn hệ thống tài chính tốt thì tổ chức tài chính đó phải tốt

và hoạt động hiệu quả Để làm được điều này thì các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp của mình Một trong những hệ thống cần quan tâm đó là hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán bao gồm 4 chu trình: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính Trong nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu sau một thời gian hoạt động thì quy mô và lĩnh vực hoạt động đã không ngừng mở rộng và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện

kinh tế đặc biệt là trong chu trình doanh thu ngày càng nhiều hơn “Phân tích

hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu” chính là một giải pháp để hoàn thiện chu

trình doanh thu cho công ty, sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn nữa của chu trình doanh thu và cho hệ thống kế toán trong hiện tại và trong cả tương lai

Bên cạnh đó, nó còn giúp cho tôi được tiếp xúc với hoạt động kế toán thực tế nhằm bổ sung thêm những hiểu biết của mình cũng như đánh giá lại những kiến thức lý thuyết mà tôi đã được học tập từ phía nhà trường Điều này rất quan trọng và thật sự cần thiết cho tôi để vận dụng vào công việc trong tương lai

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn này là đánh giá, phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu, qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu

cụ thể như sau:

- Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định

rủi ro kiểm soát trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty

- Phân tích, đánh giá hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty

TNHH phát triển công nghệ Châu Âu để tìm ra những hạn chế còn tồn tại về công tác tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng, thu tiền của công ty

- Dựa trên các kết quả đạt được trong quá trình phân tích đề xuất một số

giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu hiện tại

- Dữ liệu thu thập tại Công ty từ năm 2011 đến năm 2013

- Luận văn được bắt đầu thực hiện từ 13/01/2014 đến 28/4/2014

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là chu trình doanh thu của Công

ty Cụ thể, liên quan đến quá trình xử lý hoạt động bán hàng, thu tiền của khách hàng, cụ thể gồm các hoạt động sau:

+ Nhận đặt hàng từ khách hàng

+ Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng

+ Lập hóa đơn bán hàng theo yêu cầu thanh toán

+ Nhận tiền thanh toán

Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ sổ sách sử dụng trong từng sự kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu trình đối với các rủi ro

Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau:

- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…

- Quy trình xử lý:

+ Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động

+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: ghi nhật ký

+ Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản

+ Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán

+ Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán

+ Truyền thông: truyền đạt những báo cáo được tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng

- Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…

- Con người: con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

- Môi trường hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.1.2 Chức năng

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:

- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan

Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày

- Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời

2.1.1.3 Phân loại

 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

 Phân loại theo phương tiện xử lý

Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người

Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và máy tính

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

Đầu vào: các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Quy trình xử lý: Dòng thông tin sẽ đi từ bộ phận hoạt động đến bộ phận

kế toán và cuối cùng là được cung cấp cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Khi đề cấp đến hệ thống thông tin kế toán cần đề cập, theo dõi theo chu trình

kế toán Thông thường gồm có 4 chu trình Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập

hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản chất

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1

Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính Trong doanh nghiệp, các nhà quản

lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu cho các bộ phận Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này Và những bộ phận được phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm

Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm

Dòng thông tin được tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các

bộ phận trong doanh nghiệp Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin được luân chuyển từ đâu tới đâu

Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo

Sổ cái và Báo cáo tài chính

Chu trình tài chính

Chu trình chi phí

Chu trình

chuyển đổi

Chu trình doanh thu

2.1.2 Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động

xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng

Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây:

- Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp

- Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hoá, dịch vụ cần phải được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu nhập cho người lao động

- Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng

- Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

2.1.3 Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu

2.1.3.1 Hoạt động nhận đặt hàng

- Đơn đặt hàng được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của khách hàng để

xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện

- Lệnh bán hàng: là chứng từ mệnh lệnh để thực hiện nội dung hàng

hoá, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng

- Hợp đồng bán hàng: được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã

được cho phép thực hiện

- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho,

phiếu giao hàng, hoá đơn bán hàng…

2.1.3.2 Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ

- Phiếu xuất kho: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao

cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ và khối

lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng

2.1.3.3 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng

- Các hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện

- Các thông báo báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

2.1.3.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán

- Bảng đối chiếu trả nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận đã thu tiền

2.1.4 Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp

Khi chu trình doanh thu được tổ chức hoạt động tốt và kết hợp với các chu trình khác sẽ giúp cho hoạt động kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng và linh hoạt Việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra kể cả những nghiệp vụ mang tính chất bất thường sẽ đơn giản và chính xác, hạn chế được nhiều sai lầm đáng tiếc xảy ra vì quy trình xử lý đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định Nếu như không có sự phối hợp của chu trình doanh thu thì các chu trình khác diễn ra một cách rời rạc hoặc thậm chí không thực hiện được, dẫn đến sự rối rắm trong công tác thực hiện và quản lý các chứng từ kế toán mà trách nhiệm không được xác định cụ thể Đây có thể nói là lợi ích lớn nhất của một chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán mang lại cho các doanh nghiệp

Hoạt động hiệu quả của chu trình doanh thu không những giúp kế toán

kịp thời các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động quản lý cũng như kế toán, vì

nó được phân chia trách nhiệm cũng như quyền hạn nhất định trong từng bộ phận của chu trình Tổ chức chu trình doanh thu kết hợp các chu trình khác tạo thành một hệ thống đảm bảo các nguyên tắc phân chia trách nhiệm, tránh việc kiêm nhiệm dẫn đến thực hiện sai các quy định trong hoạt động kế toán

Kế toán trong chu trình doanh thu và trong cả hệ thống kế toán nếu được tin học hoá sẽ đạt hiệu quả nhiều hơn so với chu trình xử lý thủ công vì các kết quả được xử lý bằng kỹ thuật giúp các báo cáo tài chính được hình thành chính xác, nhanh chóng vào bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán hạn chế được các sai sót về mặt số học và chậm trễ

Chu trình doanh thu được vận hành tốt thì nó sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến doanh thu một cách cụ thể và chi tiết trong từng khoản mục

kế toán, điều đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở chính xác nhất khi ra các quyết định quản trị

Thiết lập một chu trình doanh thu hiệu quả trong một hệ thống thông tin

kế toán tốt giúp tăng cường lòng tin của các nhà đầu tư, các đối tác kinh doanh Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, các nhà kinh doanh rất chú trọng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà mình sắp đầu tư vào, ngoài báo cáo kiểm toán của các công ty kiểm toán thì một hệ thống thông tin

kế toán được tổ chức tốt giúp cho các nhà đầu tư thêm an tâm và như vậy giá trị của doanh nghiệp sẽ được nâng lên cao

Ngoài các lợi ích nêu trên thì chu trình doanh thu còn giúp doanh nghiệp dự báo các sự kiện xảy ra với vấn đề doanh thu như: bán hàng, thu tiền, theo dõi nợ một cách thuận lợi hơn, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu tài chính của mình dễ dàng

2.1.5 Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp

Khắc phục những nhược điểm của chu trình hiện hành: quá trình thiết

kế một chu trình doanh thu dù đã khá hoàn thiện nhưng khi đưa vào hoạt động vẫn còn nhiều trở ngạy như việc xử lý của chu trình không phù hợp với chuyên môn hay năng lực của người sử dụng, chu trình không đáp ứng tốt các nghiệp vụ kinh tế bất ngờ, chu trình không ngăn chặn được một số các rủi ro nào đó,… chính những điều này buộc phải phân tích chu trình tìm ra các hạn chế đó để có phương án cải thiện đổi mới chu trình để phù hợp với tình hình mới

Thoã mãn những nhu cầu mới về thông tin: nhu cầu thông tin là nhu cầu không thể thiếu ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp hay trong bất cứ hoạt động kinh doanh nào Tầm quan trọng của thông tin trong kinh doanh không khác đôi mắt để nhìn, chỉ có nắm bắt thông tin đúng và kịp thời mới giúp cho kế toán thực hiện đúng các quy định, các chuẩn mực kế toán hiện hành cũng như các thông tin khác bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp Khi một chu trình đã lạc hậu thì khả năng cập nhật và xử lý thông tin sẽ bị hạn chế rất nhiều, mặc khác khi quy mô hoạt động kinh doanh có nhiều thay đổi thì nhu cầu thông tin cũng thay đổi theo, nếu chu trình không linh động thay đổi thì điều này gây cản trở không ít cho các hoạt động kinh doanh Tiến hành phân tích chu trình doanh thu một cách có tổ chức và phù hợp thì chất lượng thông tin sẽ được cải thiện đáng kể

Bắt kịp với tiến độ công nghệ thông tin: trong thời đại ngày nay khi mà công nghệ thông tin thay đổi với tốc độ cao thì một hệ thống thống thông tin

kế toán hiện đại hay một chu trình doanh thu tốt cũng phải nắm bắt kịp sự thay đổi đó và vận dụng vào hoạt động của chu trình Phân tích chu trình doanh thu giúp xác định mức độ phù hợp giữa công nghệ thông tin trong chu trình với công nghệ thông tin bên ngoài để từ đó có những thay đổi hợp lý giúp doanh nghiệp không bị lạc hậu công nghệ mà chu trình trong hệ thống vẫn phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại

2.1.6 Giới thiệu lưu đồ

2.6.1.1 Định nghĩa

Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả mô tả trình

tự xử lý, trình tự vận hàng của hệ thống Lưu đồ là một trong những công cụ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập, xuất Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ Ngoài ra, lưu đồ còn sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống

2.6.1.2 Phân loại

Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống

- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất…)

- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính

2.6.1.3 Các ký hiệu cơ bản thường dùng

Trong hệ thống thông tin kế toán, một số ký hiệu cơ bản thường dùng khi vẽ lưu đồ để thể hiện các hoạt động xử lý và luân chuyển dữ liệu của hệ thống được trình bày trong bảng sau:

Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ

Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc

Mô tả kết nối, điểm nối trong cùng một trang (A, B, C…)

Điểm nối sang trang sau (Trang 1, 2, 3…)

Chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Chứng từ có nhiều liên

Mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị : bàn phím, cần quạt, máy quét… (nhập chứng từ vào máy tính)

Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính (tính giá xuất hàng tồn kho, tính giá thành…)

Xử lý thủ công bằng tay (lập phiếu thu, phiếu chi…)

Mô tả hoạt động ra quyết định

Nguồn : Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1

2.1.7 Kiểm soát nội bộ

2.1.7.1 Khái niệm

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là định nghĩa được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization)

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ vào quy định

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Trong định nghĩa trên trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Các nội dung này được hiểu như sau:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một

chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết

Mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình

xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (biểu tượng đầu ra)

Mô tả việc lưu trữ bằng hệ thống máy tính

có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự (đĩa từ, đĩa quang, băng từ…)

Mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy

tờ Thông thường các dữ liệu được lưu trữ theo một tiêu thức phân loại như ngày (D),

số (N), tên (A) Ghi chú, giải thích thêm

Mô tả dòng lưu chuyển

hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần

hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên khác … Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: chứ không

phải đảm tuyệt đối, là mục tiêu sẽ thực hiện được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra nữa Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt mức lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp

dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

+ Đối với các báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ của các chính sách quy định nội bộ của đơn vị qua đó bảo đảm được những mục tiêu của đơn vị

+ Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

2.1.7.2 Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục

tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro,

những hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

Tính chính trực và giá trị đạo đức: đây là đặc điểm cần thiết cho một

nhà quản trị trong doanh nghiệp, họ là người sáng tạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp Đây cũng chính là minh chứng cho sự hữu hiệu của các chính sách và những thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ nếu nhà quản lý hội đủ phẩm chất trên Ngoài ra nó còn bao gồm luôn cả những hoạt động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề tiêu cực trong đơn vị Tóm lại, đây chính là những yếu tố tác động đến hành vi ứng xử của cá nhân trong đơn vị

Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ

năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả Do

đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát và huấn luyện

họ đầy đủ và thường xuyên

Hội đồng quản trị và ủy ban Kiểm toán: nhiều nước trên thế giới yêu

cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trường chứng khoán phải thành lập

ủy ban kiểm toán Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,… Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá tính hữu hiệu của hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán và mối quan hệ của

họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: đây là

được thể hiện qua hành vi theo một cách thức nhất định để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Nói khác đi nhân tố quan trọng ở đây chính là hành vi của con người

Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc đưa đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Những quan điểm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm

và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các họat động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan

hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn

và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa

về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn

vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành các mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về

việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng

và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính Thí

dụ, một quan điểm không đúng của giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm

mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này

 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở

cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này

 Hoạt động kiểm soát

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát lại việc thực hiện

Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó

là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ

 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp cũng như trong hệ thống kiểm soát Tất cả các cấp quản lý, nhân viên trong một tổ chức điều cần có thông tin để hoàn thành trách nhiệm của mình

và thông tin này được cung cấp qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là một phần của thông tin Nó có vai trò chuyển giao,

Hình thức truyền thông có thể là các văn bản quy định, các bảng ghi nhớ,… hay cũng có thể là lệnh miệng

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Nó thể hiện các nghiệp vụ, các hoạt động xảy ra hàng ngày của doanh nghiệp Một hệ thống thông tin được thiết kế tốt đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận, ví dụ xây dựng hệ thống sổ chi tiết và khoa học cho các đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu, … để có thể dễ dàng giám sát, kiểm tra Ngoài chứng từ, sổ sách để hệ thống thông tin vận hành tốt còn có thể sử dụng các sơ đồ hạch toán bằng hình vẽ để xử lý nghiệp vụ hay các sổ tay hướng dẫn gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải mục đích nội dung của từng tài khoản

Việc truyền thông tốt làm cho các nhân viên hiểu rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ của họ trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó mục tiêu của doanh nghiệp dễ dàng đạt được hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu và hiệu quả hơn

 Giám sát

Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì và cần những gì để điều chỉnh khi cần thiết Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:

- Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện, ví dụ việc kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu…

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán nội bộ thực hiện Các cuộc kiểm toán độc lập chỉ đánh giá những thủ tục liên quan đến công tác kiểm toán của họ, còn kiểm toán nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, thủ tục kiểm soát

và có thể đưa ra các đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát hơn

2.1.7.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó,

dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống Bởi lẽ ngay khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc của từng người và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách

khác hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp chúng ta hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội

lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình

2.1.8 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

2.1.8.1 Kiểm soát hoạt động

Nội dung thực hiện các hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu

là nguồn dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán Tổ chức kiểm soát các nghiệp

vụ là kiểm soát những rủi ro liên quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với các mục tiêu sau:

- Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình đã được xét duyệt đúng đắn

- Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình được phản ánh trên

cơ sở thực tế phát sinh

- Các hoạt động đã xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải được phản ánh đầy đủ, chính xác

Bảng 2.2 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu

Hoạt động Mục tiêu

Hoạt động kiểm soát

hàng

Bán được hàng, tăng doanh thu bán hàng, đảm bảo bảo toàn tài chính

- Nhận đặt hàng

từ những khách hàng không đảm bảo tính hợp lý

- Bán chịu cho

không có khả năng thanh toán

- Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

- Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt

và thực hiện bán hàng

- Xây dựng quy trình uỷ quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng

- Cập nhật chính xác

và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho và công nợ khách hàng

Hoạt động

giao hàng

hoá, dịch vụ

- Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế

- An toàn hàng hoá trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng

- Mất hàng hoá trong quá trình xuất kho giao hàng

- Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng

và giao hàng (nếu có điều kiện)

Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho và giao hàng

- Chứng từ cần đánh

số trước

- Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng

- Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, kiểm

kê kho hàng

Hoạt động Mục tiêu

Hoạt động kiểm soát

Hoạt động

lập hoá đơn

bán hàng

- Lập hoá đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng

- Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy

đủ công nợ khách hàng

- Không lập hoặc lập không kịp thời hoá đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng

- Lập khống hoá đơn bán

- Hoá đơn lập sai

- Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời

- Chỉ lập hoá đơn khi có chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng

- Nên có bảng giá hàng

- Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hoá đơn bán hàng Kiểm tra, tính toán hoá đơn trước khi giao khách hàng

- Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết phải thu kịp thời, hằng ngày

- Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ

Hoạt động

nhận tiền

thanh toán

- Ghi chép, thu tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ

- An toàn tiền

- Thất thoát tiền

- Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền

- Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán

- Hạn chế các thanh toán bằng tiền mặt

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh

2.1.8.2 Kiểm soát hệ thống thông tin

Kiểm soát chung:

- Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình

- Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý

tượng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng

- Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tượng quản lý của hoạt động (như khách hàng, hàng hoá, nhân viên bán hàng, ngân hàng) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống

Kiểm soát nhập liệu: trong môi trường xử lý bằng máy tính, nội dung

dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ được ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán

Bảng 2.3 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu

Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát

- Chính xác: nhập chính xác ngày phát sinh nghiệp vụ

- Quy định trình tự nhập liệu

- Kiểm soát kiểu dữ liệu

- Kiểm soát giới hạn

- Chính xác

- Kiểm soát tự động đánh

số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Kiểm soát trùng dữ liệu

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Chọn mã khách hàng đã được khai báo trước trong danh mục

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng

Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Chọn mã hàng đã được khai báo trong danh mục

- Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hoá (tên, đơn vị tính…) khi chọn mã hàng

- Chính xác: đúng số lượng của hoạt động

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát giới hạn giá trị

- Lập tổng kiểm soát (tổng Hash)

Giá bán (ghi nhận

doanh thu)

- Đầy đủ

- Hợp lệ: đúng kiểu số, đúng giá giá bán quy định

- Chính xác: đúng giá bán của hoạt động

- Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng khi đã khai báo trước giá bán của từng hàng hoá

Giá xuất

- Đầy đủ

- Hợp lệ: đúng kiểu số

- Chính xác: Đúng giá xuất

- Kiểm soát tự động tính giá xuất

Thành tiền

- Đầy đủ

- Hợp lệ: đúng kiểu số

- Chính xác: Giá trị chính xác

- Kiểm soát tự động

- Kiểm soát kiểu dữ liệu

- Lập tổng kiểm soát (tổng Hash)

Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát

Các tài khoản

- Đầy đủ

- Hợp lệ: đúng cấu trúc, tài khoản cho phép sử dụng

- Chính xác: hạch toán đúng tài khoản

- Kiểm soát trình tự nhập liệu

- Chọn số hiệu tài khoản từ danh mục đã được khai báo trước

- Tên tài khoản tựu động xuất hiện khi chọn mã tài khoản

- Kiểm soát giới hạn chỉ cho phép các tài khoản liên quan đến từng hoạt động được xuất hiện

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh

2.1.8.3 Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý

Căn cứ vào nguyên tắc xử lý dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu, các thủ tục kiểm soát xử lý được lập trình Nguyên tắc các kiểm soát này là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh một cách tự động Kiểm soát đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo trình tự hợp lý

Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu thiết lập các báo cáo trình bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên quan quá trình xử lý trong chu trình doanh thu Ví dụ báo cáo liệt kê tất cả các hoá đơn đã được cập nhật vào tập tin hoá đơn chưa được thanh toán trong ngày Người kiểm soát dữ liệu sẽ so sánh, đối chiếu các số tổng kiểm soát trên các báo cáo để xác định thực sự các nghiệp vụ có được xử lý, cập nhật đầy đủ hay không, có nghiệp vụ nào bị bỏ soát hay không

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

- Dữ liệu thứ cấp: được thu thập từ công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu

- Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ quá trình điều tra phỏng vấn các nhân viên tại các bộ phận phòng ban có liên quan của công ty

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

- Phương pháp mô tả: dùng công cụ lưu đồ thể hiện quy trình luân

chuyển thông tin và vẽ trên phần mềm VISIO, từ đó phân tích các rủi ro kiểm soát còn tồn tại trong việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong chu

- Bằng phương pháp so sánh các kết quả phân tích được để đề xuất các

giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu một cách phù hợp nhất, hiệu quả nhất

mà vẫn tuân thủ các quy định và cơ cấu tổ chức của công ty

- Sử dụng thang đo cấp độ để so sánh, phân tích, cho điểm các chỉ tiêu

quan trọng ảnh hưởng đến công tác kế toán để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với công ty

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

- Tên công ty: Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu

- Tên nước ngoài: European Tenchnical Development Limited Company

- Địa chỉ: 060, KV2, Quốc lộ 1A, P.Ba Láng, Q.Cái Răng, TP.Cần Thơ

- Điện thoại giao dịch: 0710.3783213 Fax: 0710.3910646

- Logo công ty:

Từ khi hoạt động đến nay, công ty đã không ngừng mở rộng thị trường,

có trên 40 đại lý ở khu vực đồng bằng song Cửu Long, từ Tiền Giang đến Cà Mau Ngành nghề kinh doanh chính:

- Sản xuất và mua bán thuốc thú y thuỷ sản

- Dịch vụ nghiên cứu phát triển công nghệ nuôi trồng thuỷ sản

- Mua bán hoá chất phục vụ nuôi trồng thuỷ sản

- Sản xuất kinh doanh thức ăn bổ sung, men vi sinh, men tiêu hoá sử dụng cho thuỷ sản

- Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa gia dụng

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

Nguồn: Tại phòng Hành chính của Công ty

Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty

3.3.2 Chức năng của các phòng ban

3.3.2.1 Phòng Giám đốc

Có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các chiến lược kinh doanh dài hạn cũng như ngắn hạn, thực hiện mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, đảm bảo nhu cầu hoạt động của công ty được diễn ra liên tục và bình thường

Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và tổ chức về các hoạt động của công ty

3.3.2.2 Phòng Phó Giám đốc

Phụ trách các hoạt động kinh doanh, thay mặt giám đốc phụ trách công việc của đơn vị khi giám đốc đi vắng (phải có ủy quyền của giám đốc), đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật

3.3.2.3 Phòng Hành chính

Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn bản

Thực hiện mua sắm trang thiết bị, phân phối các loại tài sản, ấn phẩm liên quan đến hoạt động của công ty

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự và chịu trách nhiệm kiểm tra tính tuân thủ chấp hành nội quy trong công ty

Phòng Giám đốc

Phòng P.Giám đốc

Phòng Hành chính

Phòng Kinh doanh

Phòng

Kế toán

Phân xưởng sản xuất

Chịu trách nhiệm tổ chức, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo việc an toàn trong và ngoài giờ làm việc

3.3.2.4 Phòng Kế toán

Quản lý tài chính trong công ty theo đúng các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước quy định Khai thác và sử dụng nguồn vốn kinh doanh, cân đối kịp thời các nguồn thu – chi, đảm bảo đạt doanh thu và lợi nhuận tốt nhất

Thực hiện kịp thời cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh định kỳ trong toàn công ty, chấn chỉnh, giúp các đơn vị trong công tác ghi chép sổ sách kế toán đúng quy định, khoa học Đề xuất kịp thời, tháo gỡ các khó khăn cho các đơn vị sản xuất về công tác tài chính Thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ theo quy định cũng như các báo cáo nhanh để giúp giám đốc ra các quyết định kịp thời, chỉ đạo điều hành sản xuất một cách có hiệu quả Thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, đảm bảo công tác tài chính lành mạnh

3.4.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán

3.4.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Tại phòng kế toán công ty

Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Kế toán trưởng

Thủ quỹ- kho

Kế toán thanh toán

Kế toán

tổng hợp

Kế toán bán hàng

Kế toán kho

3.4.3.2 Chức năng, nhiệm vụ

- Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty, lập báo cáo tổng hợp, tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán

- Kế toán bán hàng: tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng, theo dõi quá trình bán hàng, lập các báo cáo về doanh số bán hàng theo định kỳ tháng, quý, năm

- Kế toán kho: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa trên sổ sách, tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán, định kỳ báo cáo vào cuối tháng, quý, năm

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua, thanh toán lương bảo hiểm, giao dịch với ngân hàng, quản

lý theo dõi các khoản tiền vay, tiền lãi gửi, đôn đốc việc thanh toán đúng kỳ hạn đối với các khoản nợ, khoản vay…

- Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm theo dõi công nợ, thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý và ghi chép tất cả các nhiệp vụ kinh tế phát sinh vào các

sổ chi tiết, sổ tổng hợp, phản ánh tất cả các hoạt động tăng giảm vốn, tài sản, doanh thu và kết quả kinh doanh của công ty

- Thủ quỹ - kho: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt trong đơn vị, quản

lý kho hàng, quá trình nhập xuất hàng hóa theo đúng quy định (chỉ nhập khi

có lệnh điều hàng, xuất hàng khi có lệch xuất kho)

3.5 PHÂN TÍCH KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2011 – 2013

Qua bảng báo cáo kết quả về hoạt động kinh doanh của công ty, cho thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán cũng như những khó khăn, thuận lợi trong quá trình sản xuất Nó cung cấp những thông tin cho các nhà quản trị trong việc điều hành công ty

Từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong 3 năm được tổng hợp như sau: