Quy trình, thủ tục môi gới bất động sản

Môi giới bất động sản là một cá nhân, một nhóm, tổ chúc làm trung gian cho hai hoặc nhiều chủ thể khác tạo một mối quan hệ trong kinh doanh bất động sản.

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA BẤT ĐỘNG SẢN VÀ KTTN

BÁO CÁO THỰC TẬP

Quy trình, thủ tục môi gới bất động sản

Người thực hiện: Nguyễn Thị Lan Sinh ngày: 21/09/1986

Mã học viên: 1795/2010 Lớp: Bất động sản K15 (MG15, ĐG15, QLSGD15) Đơn vị công tác: Cty CP BĐS DETECH land

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2010

Më ®Çu

Môi giới bất động sản là một cá nhân, một nhóm, tổ chúc làm trung gian cho hai hoặc nhiều chủ thể khác tạo một mối quan hệ trong kinh doanh bất động sản Môi giới bất động sản phát sinh khi đã hội tụ đầy đủ các yếu tố như: Xuất hiện quan hệ giữa các bên; Các bên không thể giải quyết được công việc hoặc giải quyết không hiệu quả; Tồn tại người thứ ba chính là nhà môi giới có đủ năng lực, điều kiện để giải quyết các công việc có liên quan giữa các bên

Có thể thấy rất rõ, những năm gần đây môi giới bất động sản đang càng ngày càng phát triển, với xu thế hội nhập các công ty bất động sản đã hình thành

và đang dần dần thế chỗ các trung tâm hay văn phòng môi giới bất động sản Việc ra đời các công ty bất động sản và hình thành nên môt thị trường bất động sản sẽ giúp cho sự phát triển và nền kinh tế trở nên ổn định hơn Và công ty Cổ phần bất động sản và thương mại Tài Tâm đã được hình thành trong giai đoạn này Tuy còn non trẻ, mới thành lập được ba năm nhưng công ty Tài Tâm đang từng bước phát triển và hoàn thiện

Với thời gian thực tế ngắn và kiến thức chưa đủ sâu réng, bài viết của tôi còn nhiều thiếu sót và có những đánh giá còn mang tính phiến diện, chủ quan Tôi rất mong nhận được những lời góp ý của thầy cô để hoàn thiện kiến thức của mình Xin chân thành cảm ơn!

I GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần Bất động sản và Thương mại Tài Tâm chính thức ra đời vào ngày 20-07-2007

Tên đăng ký kinh doanh đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI TÀI TÂM

Tên giao dịch đối ngoại: TAI TAM PROPERTIES AND TRADING JONT STOCK COMPANY Tên viết tắt: T&T PRO.,JSC

Trụ sở Công ty: Số 72 Xuân Diệu, phường Từ Liên, quận Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại: 04 – 39273317 Fax: 04-39273313

2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy

Công ty được thành lập với tổng số vốn điều lệ là 10 tỷ VN đồng

do ba cổ đông đóng góp là: Ông Đỗ Kim Ngọc với số vốn góp là 4 tỷ VN đồng;

Bà Lê Thị Ân với số vốn góp là 5 tỷ VN đồng; Ông Đỗ Lê Phong với số vốn góp là 1 tỷ VN đồng Công ty hoạt động với sự điều hành của giám đốc Đỗ Kim Ngọc, Phó giám đốc Lê Thị Ngọc Ân và trợ lý giám đốc là ông Đỗ Lê Phong

Công ty có các phòng ban chính sau:

- Phòng hành chính: với các chức năng nhiệm vụ liên quan đến vấn đề thủ tục pháp lý, nhân sự, về lương, các vấn đề về bảo hiểm xã hội, lễ tân, hậu cần.v.v.v

- Phòng tài chính: Với chức năng nhiệm vụ liên quan đến vấn đề tài chính của công ty như hiệu quả kinh doanh, kiểm soát vấn đề tài chính của công ty, các vấn đề về chiến lược kinh doanh của công ty

- Phòng dự án: Với chức năng nhiệm vụ chủ yếu và phối hợp với các phòng ban khác vạch ra các chiến lược kinh doanh cho công ty, hoàn thiện các chiến lược kinh doanh để đưa và hoạt đồng thực tế

- Phòng kinh doanh: Với chức năng nhiệm vụ chính là thực hiện dự án kinh doanh Phòng kinh doanh với công việc chủ yếu là: Thực hiện các thương

vụ mua và bán bất đồng sản, thuê và đi thuê bất động sản, môi giới trong các lĩnh vực mua bán, thuê và cho thuê bất động sản

- Phòng Marketing: Với nhiệm vụ nắm bắt thông tin thị trưởng bất động sản, tổng hợp, đánh giá nhằm phối hợp với các phòng ban khác trong việc phát triển kinh doanh của công ty, là phòng hỗ trợ kinh doanh

3 Điều kiện kinh tế kỹ thuật cho hoạt động

3.1 Văn phòng

Văn phòng của Công ty có vị trí địa lý tốt, đảm bảo tốt nhất cho khách hàng đến liên hệ công việc

3.2 Nhân lực

Công ty rất chú trọng đến vấn đề nhân lực, vì đây là điều kiện tiên quyết

để công ty có thể tồn tại và phát triển được Chính vì vậy công ty đã tuyển chọn

và đạo tạo một đội nguc nhân viên có trình độ từ đại học trở lên, giàu kinh nghiệm trong công việc nói chung và về lĩnh vực bất động sản nói riêng, nhiệt huyết trong công việc Hiện nay công ty có khoảng 80 nhân viên làm việc trong các phòng ban

3.3 Thiết bị kỹ thuật hỗ trợ

Bên cạnh việc đầu tư về nguồn nhân lực, Tài Tâm cũng đã rất trú trọng đến việc trang bị các thiết bị kỹ thuật hỗ trợ Công ty đã trang bị hệ thống máy tính đồng bộ và hiện đại, xây dựng mạng LAN và cơ sở dữ liệu thông tin đảm bảo cho các giao dịch và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất

4 Khu vực hoạt động

Công ty có hai trụ sở làm việc là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó trụ sở chính là Hà Nội Tại Hà Nội, khu vực kinh doanh chủ yếu là

Thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hà Tây, Vĩnh Phúc, Hoà Bình, Hải Dương, Hưng Yên, Hà Nam

5 Lĩnh vực môi giới chủ yếu đang hoạt động

- Dịch vụ mua bán, cho thuê nhà ở, văn phòng giao dịch, cửa hàng;

- Dịch vụ khai thác nhà cho thuê;

- Tư vấn và môi giới thương mại;

- Dịch vụ khai thác kinh doanh, quản lý, vận hành nhà cho thuê, chung cư, cao ốc, khu đô thị mới;

- Dịch vụ đầu tư thuê và cho thuê lại nhà ở, chung cư, cao ốc;

- Nghiên cứu thị trường và môi giới giao dịch thương mại;

- Tư vấn và quản lý bất động sản (không bao gồm tư vấn thiết kế công trình);

II QUY TRÌNH, THỦ TỤC MÔI GIỚI BĐS

Để thực hiện các thương vụ môi giới BĐS thành công, công ty đã xây dựng một quy trình và thủ tục chung, song trong từng dạng BĐS khác nhau và tùy theo yêu cầu cụ thể của chủ sở hữu, quy trình môi giới có những thay đổi phù hợp Sau một khoản thời gian không dài thực tập ở Công ty, tôi đã chọn quy trình, thủ tục môi giới nhà ở làm nội dung cho báo cáo của mình Sau đây tôi xin được trình bày cụ thể:

1 Quy trình, thủ tục môi giới BĐS là nhà ở

1.1 Thu thập thông tin về BĐS

Công ty thường tiến hành thu thập thông tin ở rất nhiều nội dung như với rất nhiều góc độ như: Nguồn cung về BĐS, đối tượng có nhu cầu về BĐS, các bên tham gia môi giới BĐS, về giá cả BĐS, về hệ thống luật pháp liên quan đến việc kinh doanh BĐS, về nên kinh tế xã hội v.v.v…

a) Đối với thông tin về nguồn cung BĐS:

Nguồn cung BĐS là nơi cung cấp các BĐS, và nguồn cung chủ yếu cung

về bán, cho thuê và cho thuê lại BĐS Nguồn cung BĐS phụ thuộc vào lượng BĐS rao bán, cho thuê tại thời điểm đó cộng với số lượng BĐS mà chủ sở hữu huỷ hợp đồng thuê Hàng hóa BĐS là nhà ở bao gồm những nguồn cung từ phía nhà nước; các cá nhân, tổ chức sở hữu BĐS; các công ty đầu tư, kinh doanh, phát triển nhà ở; ngân hàng; BĐS ở nước ngoài

Để thực hiện các thương vụ môi giới nhà ở thành công, công ty phải thu thập các thông tin liên quan đến BĐS trong vùng Có rất nhiều nguồn thông tin tiềm năng về BĐS có thể khai thác như:

- Sách báo, Internet: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho công

ty Các nhận viên môi giới trong công ty thường nghiên cứu các loại báo như: báo mua và bán, tạp chí BĐS, thị trường BĐS, chứng khoán, thời báo kinh tế, thế giới BĐS, các trang web liên quan đến BĐS như mục rao vặt, các mục thông tin kinh tế xã hội về các thông báo của các công ty BĐS Đây là nguồn cung

cấp thông tin rất phong phú Ngoài ra, công ty cũng trực tiếp đăng báo, đăng trên các trang web tìm kiếm các loại BĐS

- Liên hệ với các cơ quan nhà nước có liên quan đến việc quản lý BĐS như Bộ xây dựng, Bộ tài nguyên và môi trường, Bộ kế hoạch và đầu tư, các tổ chức, công ty xây dựng BĐS, đặc biệt là các công ty xây dựng chuyên về các dự

án nhà ở khu đô thị nhằm nắm bắt những thông tin về các dự án, về quy hoạch, các công trình đang và sẽ được xây dựng

- Các nhân viên môi giới trong công ty thường đi khảo sát thực tế khu nhà, những dự án mới đang được triển khai

- Ngoài ra công ty mua hoặc thoả thuận trao đổi một số thông tin về bất động sản với các nhà môi giới khác…

b) Đối với các thông tin về cầu bất động sản:

Công ty thường phân loại các đối tượng có nhu cầu về nhà ở theo tiêu chí như: nhu cầu nhà ở các khu đô thị mới đang xây dựng, những chung cư đã được

sử dụng hay chung cư cũ, nhà riêng, nhà biệt thự Bên cạnh đó công ty cũng chú

ý đến nhu cầu của người dùng theo tiêu chí là khách hàng có nhu cầu mua, hay chỉ có nhu cầu thuê để ở trong những khoảng thời gian nhất định

Thêm vào đó công ty cũng tìm hiểu thêm về thị hiếu của khách hàng xem

họ có xu hướng sẽ mua BĐS ở những khu nào để từ đó tìm hiểu thực tế vị trí mà người mua mong muốn

c) Các thông tin về giá, pháp lý, kinh tế, xã hội.

Các nhân viêt trong công ty liên tục cập nhật về giá cả bất động sản, mức lạm phát, sự phát triển kinh tế xã hội, nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng, các chính sách nhà nước có ảnh hưởng trực tiêp đến đời sống kinh tế xã hội

Đồng thời công ty rất chú trọng đến việc cập nhật và nghiên cứu các văn bản pháp luật điều chỉnh đến vấn đề nhà ở, đây là cơ sở pháp lý để công ty thiết lập giao dịch với khách hàng một các chặt chẽ nhất

2.2 Phân tích khách hàng

Để thành công cho một thương vụ môi giới ta phải đánh giá được khách hàng trên phương diện về các yếu tố tài chính, nhu cầu, các rằng buộc pháp lý theo từng đối tượng Cụ thể như sau:

a) Chủ sở hữu - người bán

Cần nắm bắt được hoàn cảnh của người bán, đặc biệt khi mà một BĐS nhiều chủ sở hữu thì cần phải thống nhất uỷ quyền cho một người Ngoài ra có thể gặp các rắc rối như chủ sở hữu là hai vợ chồng, bình thường thì một trong hai người quyết định, nhưng nếu hai vợ chồng đang ly hôn, ly thân thì có thể sẽ xảy ra phản ứng tiêu cực cho cuộc giao dịch

b) Người mua và khả năng tài chính

Đối với người mua thì khả năng tài chính luôn là một vấn đề quan trọng nhất Chính vì vậy công ty cần phải tìm hiểu, trả lời cho những câu hỏi: Người mua có khả năng và thực tế của họ đến đâu, người mua có những nguồn tài chính nào và nguồn tài chính này được sử dung đến đâu? Nguồn tiền của người mua là tiền mặt, vốn tự có, vốn vay hay thế chấp Ngoài vấn đề có bao nhiều thì vấn đề khi nào có cũng hết sức quan trọng, nó xác định thời hạn các bước thanh toán

Để kiểm tra được năng lực tài chính của người mua thì nhân viên công ty thường thực hiện nhiều cách khác nhau như: Thông qua người bán, người bán sẽ trực tiếp đòi kiểm tra năng lực tài chính của người mua; kiểm tra thông qua Ngân hàng mà người mua thuế chấp bất động sản Ngoài ra nhà môi giới trực tiếp tiến hành kiểm tra và đánh giá khả năng tài chính

Ngoài các vấn đề liên quan đến tài chính thì nhân viên công ty luôn chú trọng đến tình trạng cá nhân của người mua, xem người mua có đủ 16 tuổi không, là người Việt nam, nước ngoài hay Việt Kiều, tư cách pháp nhân hay các vấn đề liên quan đến pháp luật khác để biết cách hành động

Một điểm quan trọng nữa là việc xác định yêu cầu của khách hàng Người môi giới phải đưa ra câu hỏi rõ ràng nhất để nhận được câu trả lời rõ

ràng, ngay cả khi đã có câu trả lời rõ ràng thì phải kiểm tra xem liệu yêu cầu của khách có hợp lý với thực tế không? Quan niệm và sở thích của khách hàng là rất

dễ thay đổi, cần phải định hướng cho khách hang, liên tục liên lac với khách hàng để cập nhật thông tin và kịp thời điều chỉnh sở thich của người mua

c) Chủ sở hữu - người cho thuê

Trên thị trường bất động sản hiện nay, việc cho thuê bất động sản là rất phổ biến và rất phức tạp và nhạy cảm Không phải lúc nào người cho thuê cũng

tỏ ra trung thực tử tế, nhiều khi họ có mục đích và ý đồ xấu như: Để người thuê trang bị BĐS hộ rồi thay đổi ngay kế hoạch; khi người thuê đang ở rất tốt thì ngừng hợp đồng nhằm mục đích hưởng những lợi ích đó Tất cả những tình huống đó sẽ làm người đi thuê và nhà môi giới khó xử

d) Người thuê

Đối với người thuê cần phải tìm hiểu kỹ mục đích của người thuê, khả năng tài chính của người thuê Cần nắm được hoàn cảnh của người thuê, khả năng kinh tế, thu nhập bởi đây là những vấn đề mà người cho thuê rất quan tâm Thông thường công ty thường môi giới cho người nước ngoài thuê để ở trong thời gian dài

3.3 Thực hiện giao dịch với khách hàng

a) Thoả thuận với chủ sở hữu những điều khoản dịch vụ môi giới – ký hợp đồng dịch vụ môi giới.

Công ty Tài Tâm soạn thảo nguyên tắc thu phí hoa hồng với mức thoả thuận là 1% đối với bất động sản có giá trị dưới 1 tỷ đồng, 0,5% đối với bất đồng sản có giá trị trên 1 tỷ đồng

b) Chuẩn bị và hoàn chỉnh hồ sơ cho việc ký kết hợp đồng công chứng:

Khi tiếp nhận thương vụ cần nhanh chóng chuẩn bị hồ sơ giấy tờ ngay sau khi ký hợp đồng môi giới Không nên nhận các giấy tờ bản gốc vì giấy

tờ rất dễ mất do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, chính vi vậy cần

photo copy và trả lại bản gốc cho chủ sở hữu hay người được uỷ quyền trình tại nơi cần thiết, lúc thích hợp Khách hàng trong khi thực hiện thương vụ nhiều lúc phải tự đi giải quyết các thủ tục giấy tờ và chúng ta cần phải bám sát tiến trình này Cần tiến hành kiểm tra, theo dõi, và ở những giai đoạn cần thiết thì giúp đỡ khách hàng để công việc đạt hiệu quả cao Có như vậy chúng ta mới chắc chắn không xảy ra sơ xuất

Đồng thời chúng ta phải nắm chắc chắn và chính xác được các thông tin cá nhân của khách hàng, bao gồm:

+ Họ và tên;

+ Địa chỉ thường trú;

+ Số chứng minh thư;

+ Sổ hộ khẩu đã photo;

+ Địa chỉ liên lạc;

+ Số điện thoại di động và điện thoại bàn;

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng có hiệu lực được photo

+ Các hợp đồng mua bán đã trao tặng đã diễn ra trước đó đã được photo Ngoài những loại giấy tờ cơ bản trên cần thu thập them các loại giấy tờ khác liên quan đến bất động sản như: hồ sơ xây dựng, bản chia tài sản, thừa kế của toà án…

c) Quá trình đàm phán:

Quá trình đàm phán cần phải nhanh chóng và phải lập biên bản thoả thuận nhằm thảo ra hợp đồng có các điều khoản mà hai bên đã đi đến thống nhất Trong biên bản thoả thuận cần chú ý các điểm sau:

- Miêu tả đối tượng được giao dịch;

- Có như bên nào liên quan đến BĐS như:

+ Người bán BĐS;

+ Người mua BĐS;

+ Bên môi giới là đại diện công ty Tài Tâm

- Địa điểm viết biên bản tại BĐS được giao dịch hay tại công ty;

- Giá cả BĐS;

- Lượng tiền đặt cọc;

- Thời hạn thực hiện hợp đồng khởi điểm trong vòng bao lâu kể từ ngày lập biên bản thoả thuận

- Thời hạn ký hợp đồng công chứng sau thời điểm lập biên bản thoả thuận

là bao nhiêu ngày

- Thời hạn giao BĐS ngay sau khi ký hợp đồng công chứng bao nhiêu ngày;

- Phương thức và thời hạn thanh toán;

- Bên chi trả các khoản phí là bên nào

Tất cả các điều khoản thoả thuận và chũ ký các bên trong biên bản thoả thuận là cơ sở thực hiện hợp đồng, đảm bảo không có sự nghi ngờ hay nhầm lẫn Tuy nhiên nó không buộc các bên phải thi hành trách nhiệm đã thoả thuận

d) Dẫn dắt thương vụ và giải quyết các vấn đề về thủ tục.

Công ty cố gắng đôn đốc khách hàng thực hiện đúng về thời hạn và các bước của thương vụ Việc thực hiện được chia thành ba giai đoạn

- Ký kết hợp đồng khởi điểm: Việc ký kết hợp đồng được diễn ra tại nới

có BĐS hay tại công ty là do các bên thỏa thuận Tài thời điểm này bên mua đặt cọc tiền cho bên bán Đồng thời các bên kiểm tra lại toàn bộ các điều khoản hợp đồng công chứng lần cuối

- Tại cơ quan công chứng, khi hai bên đã trình các giấy tờ và hoành thành các thủ tục pháp lý để ký hợp đồng công chứng Tại thời điểm này đã chính thức bàn giao quyền sử dụng BĐS cho người mua về thủ tục pháp lý, song song là việc các bên thanh toán và bàn giao nhà cho nhau theo những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng