NGHIÊN CỨU MẠNG ĐIỂM BƯU ĐIỆN VĂN HÓA XÃ TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

Quản trị marketing tại Viễn thông Yên Bái

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển vững chắc, tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm đạt hơn 7,5%, đời sống xã hội đang ngày được nâng cao Trong xu thế “ Toàn cầu hoá” hiện nay, Đảng và Nhà nước ta đã xác định rõ khả năng hội nhập là tất yếu, trước mắt là xây dựng lộ trình cụ thể và xúc tiến dần để sớm gia nhập tổ chức WTO Đây là cơ hội cũng là thách thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam cũng như các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ trong nước

Bưu chính viễn thông là một trong những lĩnh vực phải chịu áp lực cạnh tranh gay gắt Nhận thức được vai trò quan trọng là công cụ của Đảng, Nhà nước và các cấp chính quyền; là ngành kỹ thuật mũi nhọn trong sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước; là ngành kinh tế thuộc kết cấu hạ tầng, sự phát triển của ngành sẽ mang lại những lợi ích to lớn cho các ngành khác và tác động không nhỏ đến nền kinh tế Việt nam

Xác định được tính sống còn trong giai đoạn mới, ngành Bưu điện đã chủ động đổi mới phương thức hoạt động doanh nghiệp, khai thác triệt để những năng lực sản xuất hiện có, nhằm đảm bảo đứng vững và phát triển tốt trong môi trường hội nhập với kinh tế thế giới

Bằng tư duy mới, Bưu điện tỉnh Yên Bái đã có những bước chuẩn bị tích cực để sớm thích ứng với mô hình sản xuất theo lối tập đoàn, chia tách Bưu chính, Viễn thông

và hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập…Với mục tiêu “ Mở rộng dịch vụ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát triển và nâng cao chất lượng mạng lưới” Bưu điện

tỉnh Yên Bái đang tạo ra cho mình những yếu tố quyết định nhằm nâng cao vị thế và năng lực cạnh tranh trước mắt cũng như lâu dài

Trong thời gian học tập chuyên ngành quản trị kinh doanh tại Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản về quản trị kinh doanh, qua quá trình thực tập 8 tuần tại Bưu điện tỉnh Yên Bái cùng với kinh nghiệm thực tiễn và lý luận đã được học Em xin được tổng kết quá trình thực tập thành báo cáo thực tập Báo cáo thực tập gồm 2 phần :

- Phần I: Thực tập chung tại Bưu điện tỉnh Yên Bái

- Phần II: Thực tập chuyên sâu chuyên đề nghiên cứu mạng điểm BĐVHX tại Bưu điện tỉnh Yên Bái

NGHIÊN CỨU MẠNG ĐIỂM BƯU ĐIỆN VĂN HÓA XÃ

TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

PHẦN THỨ NHẤT THỰC TẬP CHUNG TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

1.1 TỔNG QUAN VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

1.1.1 Đặc điểm, địa lý tỉnh Yên Bái

Yên Bái là tỉnh nằm sâu trong nội địa nhưng lại là cửa ngõ của miền Tây Bắc, là đầu mối giao thông giữa đông bắc và tây bắc, giữa cửa khẩu Lào Cai và Hà Nội Yên Bái là tỉnh miền núi nằm sâu trong nội địa, là 1 trong 13 tỉnh vùng núi phía Bắc, nằm giữa 2 vùng Đông Bắc và Tây Bắc Phía Bắc giáp tỉnh Lào Cai, phía Nam giáp tỉnh Phú Thọ, phía Đông giáp 2 tỉnh Hà Giang, Tuyên Quang và phía Tây giáp tỉnh Sơn La

Địa hình của tỉnh gồm có núi, đồi và thung lũng Hệ thống sông suối chằng chịt lắm thác ghềnh Khí hậu chia làm hai vùng, vùng thấp và vùng cao Địa hình Yên Bái có

độ dốc lớn, cao dần từ đông sang tây, từ nam lên bắc, độ cao trung bình 600 mét so với mực nước biển và có thể chia làm hai vùng: vùng thấp ở tả ngạn sông Hồng và lưu vực sông Chảy mang nhiều đặc điểm của vùng trung du; vùng cao thuộc hữu ngạn sông Hồng và cao nguyên nằm giữa sông Hồng và sông Đà có nhiều dãy núi

Yên Bái có 9 đơn vị hành chính (1thành phố, 1 thị xã và 7 huyện) với tổng số

180 xã, phường, thị trấn (159 xã và 21 phường, thị trấn); trong đó có 70 xã vùng cao

và 62 xã đặc biệt khó khăn được đầu tư theo các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, có 2 huyện vùng cao Trạm Tấu, Mù Cang Chải (đồng bào Mông chiếm trên 80%) nằm trong 61 huyện nghèo, đặc biệt khó khăn của cả nước Yên Bái là đầu mối và trung độ của các tuyến giao thông đường bộ, đường sắt, đường thuỷ từ Hải Phòng, Hà Nội lên cửa khẩu Lào Cai, là một lợi thế trong việc giao lưu với các tỉnh bạn, với các thị trường lớn trong và ngoài nước

Yên Bái có diện tích đất tự nhiên là: 689.949,05 ha với dân số 740.905 người và

có 30 dân tộc anh em chung sống Các dân tộc ở Yên Bái sống xen kẽ, quần tụ ở khắp các địa phương trên địa bàn của Tỉnh với những bản sắc văn hoá phong sắc

Tiềm năng phát triển kinh tế và du lịch Yên Bái là tỉnh có nhiều dải rừng lớn Rừng có nhiều gỗ quí như pơmu, lát hoa, chò chỉ Nhiều cây dược liệu và nhiều loại động vật quí hiếm Sản vật của tỉnh Yên Bái là quế Văn Yên, chè Suối Giàng, nếp Tú

Lệ Yên Bái có mỏ đá quí nổi tiếng Lục Yên

Thành phố Yên Bái là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của tỉnh Tỉnh Yên Bái có nhiều di tích lịch sử văn hóa đặc biệt là hồ Thác Bà, một trung tâm sinh thái, giải trí, leo núi, khám phá rừng tự nhiên Thắng cảnh Yên Bái còn giữ được nhiều vẻ hoang

sơ, môi trường sinh thái chưa bị ô nhiễm rất hấp dẫn đối với khách du lịch

Giao thông ở Yên Bái có hệ thống đường sắt, đường bộ, đường thuỷ.Quốc lộ 2, 13A, 32, 37 và 70 chạy qua tỉnh Thông thương từ Yên Bái đến các tỉnh lân cận của miền Tây Bắc và Việt Bắc ngày càng phát triển nhất là khi hệ thống đường bộ đang tiếp tục được hoàn thiện, tuyến đường sắt Hà Nội – Yên Bái – Lào Cai nối liền tới Côn Minh Trung Quốc được nâng cấp.

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Bưu điện tỉnh Yên Bái

Trước năm 1945, Bưu điện Việt Nam nằm trong tay thực dân Pháp, hệ thống thông tin Bưu điện tập trung ở các thành phố lớn, thị xã phục vụ cho chính sách xâm lược và khai thác thuộc địa, bảo về chính quyền thực dân, đồng thời để đàn áp phong trào cách mạng của nhân dân ta

Cách mạng tháng năm 1945 thành công, chấm dứt chế độ thực dân phong kiến,

mở ra một kỷ nguyên mới trên đất nước ta với sự ra đời của nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà Toàn bộ mạng thông tin trên đất nước và bộ máy tổ chức Bưu điện từ đây hoàn toàn thuộc về chính quyền cách mạng, mở ra một trang sử mới cho ngành Bưu

điện Việt nam Bưu điện tỉnh Yên Bái ( Bưu điện tỉnh Hoàng Liên Sơn trước đây) cũng

ra đời cùng với sự ra đời của ngành Bưu điện cách mạng Việt Nam- ngày 15/08/1945 Khi đó mạng thông tin Bưu chính thu nhận được mới gồm có các dịch vụ : thư, ghi số, bưu kiện, chuyển tiền và đã sử dụng xe ô tô, xe lửa để vận chuyển trên các đường thư từ các thị xã, vùng hầm mở đồn điền nơi khai thác lớn của Pháp và tư bản bản xứ Các Bưu cục chủ yếu được bố trí ở thị xã nhằm phục vụ cho bộ máy thông tin của thực dân Pháp Ngoài ra có một số đường thư về nông thôn, miền núi, biên giới nơi có đồn bốt của địch Tiếp nhận hệ thống thông tin đó, nhiệm vụ của ngành Bưu điện thời kỳ này là bảo đảm thông tin liên lạc phục vụ bảo vệ chính quyền cách mạng, phục vụ sự nghiệp lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và phục vụ cuộc kháng chiến chống Pháp rồi tiếp đến cuộc kháng chiến chống đế quốc Mỹ Suốt 30 năm cùng với toàn dân trải qua 2 cuộc kháng chiến trường kỳ gian khổ và ác liệt với phương tiên thông tin vô cùng thiếu thốn nhưng Bưu điện tỉnh Yên Bái đã sử dụng mọi hình thức liên lạc, vừa chiến đấu vừa làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin thông suốt phục vụ chiến đấu góp phần xuất sắc vào sự nghiệp xây dựng CHXH ở miển Bắc và thống nhất giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước

Sau giải phóng, và đặc biệt từ năm 1986 thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, ngành Bưu điện nói chung và Bưu điện Yên Bái nói riêng đã liên tục đổi mói theo hướng nâng cao năng lực, chất lượng phục vụ, hiện đại hoá mạng lưới, chủ động đi vào

công nghệ hiện đại với chiến lược “ tăng tốc” rồi “ đi tắt đón đầu “ đã nhanh chóng

phát triển mạng lưới thông tin Bưu chính viễn thông hiện đại rộng khắp toàn tỉnh Nếu năm 1992 khi tách từ tỉnh Hoàng Liên Sơn, Bưu điện tỉnh yên Bái mới quản lý mạng viễn thông chủ yếu là tổng đài cơ điện, đường dây trần, vi ba số AWA với tổng số gần

800 máy điện thoại ; mạng Bưu chính gồm 22 bưu cục, phương tiện vận chuyển chủ yếu

là xe đạp Tổng doanh thu đạt 1,2 tỷ đồng thì 15 năm sau - đến năm 2007 Bưu điện tỉnh

Yên Bái đã quản lý mạng lưới BCVT hiện đại ngang tầm khu vực và thế giới với 51.199 thuê bao điện thoại cố định, 322 điểm phục vụ Bưu điện với tổng doanh thu phát sinh

125 tỷ đồng

Những năm gần đây, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra những thách thức lớn, đồng thời cũng mang lại nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp Việt nam nói riêng trong đó có các doanh nghiệp Bưu chính Đảng và Nhà nước ta chủ trương chủ động và tích cực hội nhập kinh tế quốc tế Song muốn hội nhập thành công, cần phải đổi mới các doanh nghiệp sở hữu nhà nước nói chung và trong lĩnh vực Bưu chính nói riêng Ngày 15/06/2007 Bộ Bưu chính Viễn thông Việt Nam Đỗ Trung Tá ký quyết định số 16/2007/QĐ-BBCVT thành lập Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2008 Như vậy, cùng với việc đổi mới tổ chức toàn ngành, Bưu điện tỉnh Yên Bái

đã chính thức chia tách thành Bưu điện tỉnh Yên Bái và Viễn thông Yên Bái

Ngày 06/12/2007/2008 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam đã có quyết định số 709/QĐ-TCCB/HĐQT thành lập Bưu điện tỉnh Yên Bái - đơn vị thành viên của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam Như vậy, sau hơn 60 năm cùng hoạt động chung

lĩnh vực Bưu chính Viễn thông, nay theo mô hình mới Bưu điện tỉnh Yên Bái ( mới) tiếp nhận mảng Bưu chính từ Bưu điện tỉnh Yên Bái ( cũ) - đây cũng là cơ hội nhưng đồng

thời là thách thức cho bưu chính tỉnh Yên Bái mà toàn thể CBCNV cần nỗ lực có gắng

để đứng vững phát triển, kế tục truyền thống lịch sử phát triển của ngành Bưu chính Viễn thông tỉnh nói chung từ nhiều năm qua

1.2 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

Bưu điện tỉnh Yên Bái là đơn vị thành viên, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, là một bộ phận cấu thành của mạng Bưu chính công cộng, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây truyền công nghệ bưu chính, chuyển phát liên hoàn thống nhất cả nước, có mối liên hệ với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế,tài chính, phát triển dịch vụ để thực hiện những mục tiêu của Nhà nước do Tổng công ty Bưu chính giao

Bưu điện tỉnh Yên Bái chịu trách nhiệm thừa kế quyền, nghĩa vụ pháp lý và lợi ích hợp pháp khác về dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí, chuyển phát, tài chính bưu chính của Bưu điện tỉnh Yên Bái cũ theo quy định của pháp luật

Trụ sở chính của Bưu điện tỉnh Yên Bái đặt tại phố Trần Hưng Đạo, phường Hồng Hà, thành phố Yên Bái

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Yên Bái

- Thiết lập,quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng trên đại bàn tỉnh Yên Bái

- Cung cấp các dịch vụ Bưu chính công ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triển bưu chính của Tổng công ty và những nhiệm vụ công ích khác do Tổng công ty giao hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo quy định của Tổng công ty

và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài chính bưu chính trong và ngoài nước trên địa bàn tỉnh

- hợp tác với các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh

- Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực bưu chính, chuyển phát

- Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và được Tổng công ty cho phép

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Yên Bái

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bưu điện tỉnh Yên Bái

Phòng Kinh doanh BC-VT- TH

Phòng

kế toán TK-TC

Phòng hành chính quản trị

Bộphận tổng hợp thanh tra BAN GIÁM ĐỐC

Bộ máy quản lý của Bưu điện tỉnh Yên Bái gồm: Giám đốc, 01 Phó Giám đốc,

6 phòng ban chức năng, khối sản xuất trực thuộc (bao gồm các tổ sản xuất: giao dịch , bưu tá, vận chuyển, khai thác thuộc bưu điện thành phố Yên Bái cũ) và khối các đơn vị

trực thuộc (bao gồm 8 bưu điện huyện thị xã.)

*Giám đốc Bưu điện tỉnh:

Là người đại diện theo pháp luật của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty

và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định tại điều lệ hoạt động của Bưu điện tỉnh và các văn bản khác của Tổng công ty Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị

Giám đốc Bưu điện tỉnh Yên Bái do Tổng giám đốc Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Hội đồng quản trị Tập đoàn

* Phó giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc:

Phó giám đốc, kế toán trưởng của Bưu điện tỉnh Yên Bái do Tổng giám đốc

Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Bưu điện tỉnh Yên Bái

- Phó giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền

- Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo , tổ chức thực hiện công tác kế toán của đơn vị; giúp Giám đốc giám sát tài chính tại đơn vị theo pháp luật về tài chính,

kế toán; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và

uỷ quyền

* Các phòng ban chức năng: Giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành

công việc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ và nội dung công việc được giao

+ Phòng tổ chức cán bộ -Lao động: Giúp việc cho Giám đốc sắp xếp quản lý và

sử dụng lao động, các phương án về phân cấp quản lý thuộc thẩm quyền đối với các đơn

vị trực thuộc phù hợp với nhu cầu tổ chức của Bưu điện tỉnh, của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam Xây dựng điều lệ hoặc qui chế tổ chức và hoạt động của đơn vị; Xây dựng qui hoạch cán bộ của đơn vị; Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của đơn vị, Quản lý hồ sơ CBCNV theo qui định; Tổ chức việc quản lý sử dụng ngày công lao động đối với các đối tượng lao động trong cơ quan; Tổ chức thực hiện các chính sách tiền lương, chế độ phụ cấp, BHXH cho CBCNV trong cơ quan; Xây dựng Qui chế phân phối thu nhập; Xây dựng kế hoạch BHLĐ hàng năm; Tổ chức thực hiện các nội dung Tổ chức lao động như: Xác định chức danh Tổ chức sản xuất; Định mức lao động, ca kíp làm việc; Nội qui kỉ luậtlao động

+ Phòng Kế hoạch đầu tư: Giúp việc cho Giám đốc lập các dự án công trình

XDCB, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, lập phương án kinh doanh, phương

án khai thác các nghiệp vụ về Bưu chính; thẩm tra, thẩm định các công trình khi hoàn thành

- Lập kế hoạch đầu tư phát triển, cải tạo hoặc đổi mới thiết bị công nghệ trên mạng lưới;

- Lập dự án các công trình;

- Tổ chức lập thiết kế kỹ thuật, lập dự toán các công trình;

- Giải quyết các thủ tục về xây dựng;

- Lập kế hoạch thi công;

- Chọn đối tác ký hợp đồng xây dựng các công trình;

- Giám sát thi công, giải quyết những vấn đề nảy sinh trong thi công;

- Cùng với chức năng kế toán – thống kê - tài chính quyết toán công trình;

- Đề xuất việc sửa đổi bổ sung hoặc xây dựng các định mức phục vụ công tác xây dựng cơ bản

+ Phòng Hành chính quản trị: giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ chức bộ

máy quản lý hành chính về văn thư, cơ sở vật chất phương tiện vận tải, tổ chức phục vụ các hoạt động của đơn vị Mua sắm các dụng cụ, tiện nghi, trang thiết bị phục vụ cho làm việc, sinh hoạt của CBCNV; Tổ chức việc lễ nghi, thăm viếng, tiếp khách theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo chuyên môn và Công đoàn cơ quan; Làm tốt công tác trật tự an toàn, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ; Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, của các cấp chính quyền thực hiện theo vùng lãnh thổ (công tác bầu cử, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự, bảo vệ môi trường, trật tự an ninh, tuyên truyền cổ động)

+ Phòng Kinh doanh Bưu chính – Viễn thông- tin học: Giúp việc cho Giám

đốc quản lý và điều hành các nghiệp vụ về khai thác các dịch vụ Bưu chính -Viễn thông- tin học phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của các Bưu điện huyện thị, tổ sản xuất trực thuộc Bưu điện tỉnh theo qui định của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam; Tổ chức đánh giá chất lượng các loại dịch vụ, đề xuất biện pháp đảm bảo và nâng cao chất lượng thông tin; Tham gia nghiệm thu các công trình, tổ chức đưa các công trình vào khai

thác; Giải đáp các khiếu nại về cước của khách hàng (về mặt kỹ thuật, nghiệp vụ); Tham

gia công tác bổ túc kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao tay nghề cho CBCNV; quản lý mạng tin học của Bưu điện tỉnh, lập kế hoạch và thực thi nhiệm vụ phát triển mạng tin học vào ứng dụng phục vụ nhiệm vụ quản lý, sản xuất kinh doanh

+ Phòng Kế toán thống kê tài chính: Giúp việc cho Giám đốc quản lý về tài sản,

vật tư, tiền và nguồn vốn của Bưu điện tỉnh, tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ

kế toán qui định, thanh toán tiền lương, tiền thưởng, thanh toán Bảo hiểm xã hội Định

kỳ báo cáo kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị cho Giám đốc và cơ

quan cấp trên Kết hợp với các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị Đề xuất các biện pháp và giám sát việc thực hiện kế hoạch, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế Giám sát việc thực hiện các

dự án kinh doanh của phòng kế hoạch xây dựng cơ bản

Trưởng phòng kế toán thống kê tài chính có trách nhiệm bố trí cán bộ nhân viên trong phòng phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người, đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác hạch toán kế toán đáp ứng với yêu cầu quản lý của hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính của đơn vị

- Tổng hợp, Thanh tra: giúp việc cho giám đốc quản lý về công tác thanh tra,

kiểm tra các hoạt động, công tác thi đua khen thưởng của toàn Bưu điện tỉnh theo đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Tỉnh và của Tổng Công ty Bưu chínhViệt Nam qui định

* Các tổ sản xuất thuộc khối Bưu điện tỉnh :

Là các Bưu cục, các tổ sản xuất thuộc Bưu điện thành phố trước đây nay do Giám đốc Bưu điện tỉnh trực tiếp điều hành Các tổ sản xuất thuộc khối này hiện nay bao gồm:

+ Bưu cục trung tâm tỉnh

*Các đơn vị sản xuất trực thuộc Bưu điện tỉnh:

- Là các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo phân cấp của Bưu điện tỉnh, có con dấu riêng, được mở tài khoản ở ngân hàng, kho bạc Nhà nước trên địa bàn tỉnh, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Bưu điện tỉnh về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa

vụ theo quy định tại điều lệ hoạt động cảu Bưu điện tỉnh

- Đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh được quyền chủ động tổ chức, quản lý, hoạt động, sử dụng có hiệu quả vốn và các nguồn lực đã được Bưu điện tỉnh giao theo phân cấp của Bưu điện tỉnh

- Đơn vị trực thuộc bưu điện tỉnh có trách nhiệm mở đầy đủ sổ sách theo dõi nghiệp vụ, sổ sách kế toán, thống kê theo quy định; chịu sự kiểm soát của Bưu điện tỉnh

và các cơ quan có thẩm quyền; báo cáo Bưu điện tỉnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ và hoạt động tài chính của đơn vị

Đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh Yên Bái hiện nay gồm:

+ Bưu điện huyện Yên Bình

+ Bưu điện huyện Lục Yên

+Bưu điện huyện Trấn Yên

+ Bưu điện huyện Văn Yên

+ Bưu điện huyện Mù Căng Chải

+Bưu điện huyện Trạm tấu

+Bưu điện huyện Văn Chấn

+Bưu điện thị xã Nghĩa Lộ

1.3 TỔNG QUAN HIỆN TRẠNG CÁC HOẠT ĐỘNG CHỨC NĂNG CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

1.3.1 Công tác kế hoạch

1.3.1.1 Các loại kế hoạch tại Bưu điện tỉnh Yên Bái

Theo quy định tạm thời về công tác kế hoạch đối với các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc ban hành kèm theo quyết định số 1016/QĐ-KHĐT-TGĐ ngày 18/06/2008 của Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu chính việt Nam, Hệ thống kế hoạch Bưu điện tỉnh Yên bái hiện nay bao gồm:

1 Kế hoạch sản lượng và doanh thu

2 Kế hoạch phát triển mạng lưới

3 Kế hoạch chất lượng

4 Kế hoạch quảng cáo khuyến mại và chăm sóc khách hàng

5 Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản

6 Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định

7 Kế hoạch lao động tiền lương

8 Kế hoạch động viên thời chiến

9 Kế hoạch phòng chống, khắc phục và giảm nhẹ thiên tai

10 Kế hoạch chi phí

11 Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính

1.3.1.2 Căn cứ, quy trình lập kế hoạch kế hoạch

1 Căn cứ lập kế hoạch

- Quyết định số 65/2008/QĐ -TTg ngày 22 tháng 5 năm 2008 của Thủ tướng chính phủ về cung ứng dịch vụ công ích

- Quyết định số 1016/QĐ-TTg – KHĐT ngày 18/06/2008 của Tổng Giám đốc

Tổng công ty Bưu chính Việt Nam về việc ban hành “ quy định tạm thời về công tác kế hoạch đối với các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc “

- Văn bản hướng dẫn số 868/KHĐT ngày 16 tháng 6 năm 2008 của Tổng Giám đốc Tổng công ty về việc hướng dẫn thực hiện Quy định tạm thời về công tác kế hoạch đối với các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc.

- Các quy định hiện hành của Nhà nước, của Tập đoàn và Tổng công ty liên quan đến công tác kế hoạch, tài chính kế toán, hợp tác và phát triển kinh doanh

- Các hợp đồng hợp tác kinh doanh ký kết giữa Tổng Công ty và giữa các đơn vị thành viên của Tổng Công ty với các đối tác bên ngoài

2 Quy trình lập kế hoạch

- Hàng năm, trước thời điểm chuẩn bị hướng dẫn xây dựng kế hoạch, các ban chức năng của Tổng Công ty gửi Ban Kế hoạch - Đầu tư các nội dung cần hướng dẫn các đơn vị trong xây dựng kế hoạch theo chức năng quản lý Ban Kế hoạch - Đầu tư tổng hợp xây dựng văn bản hướng dẫn các đơn vị

- Đơn vị căn cứ vào hướng dẫn của Tổng Công ty và kết quả phân tích môi trường kinh doanh năm kế hoạch, đánh giá nguồn lực của đơn vị để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh gửi Tổng Công ty

- Trên cơ sở kế hoạch các đơn vị xây dựng, Ban Kế hoạch - Đầu tư chủ trì, các Ban chức năng phối hợp tiến hành xét duyệt, thẩm định và tổng hợp, cân đối kế hoạch hàng năm theo từng lĩnh vực Tổng Công ty giao kế hoạch năm cho các đơn vị theo các chỉ tiêu kế hoạch

- Trên cơ sở kế hoạch Tổng công ty giao Bưu điện tỉnh hướng dẫn các đơn vị lập

kế hoạch theo từng quý và năm Bưu điện tỉnh cử đoàn công tác đến các đơn vị giao

kế hoạch theo dự kiến đã lập và theo thực tế của các đơn vị

- Kế hoạch BĐT cũng như các đưon vị được lập theo quy trình:

+ Nghiên cứu thị trường

+ Xác định mục tiêu tổng quát và các chỉ tiêu cụ thể

+ Rà soát các tiền đề căn cứ

+ Hoạch định các phương án kinh doanh

+ Đánh giá, so sánh và lựa chọn phương án kinh doanh

+ Xây dựng các phương án kế hoạch hỗ trợ

+ Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch và tổng kế hoạch trên cở sở các bước trên trên

các biểu mẫu kế hoạch

1.3.1.2 Hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch, cách tính kế hoạch

1 Kế hoạch sản lượng và doanh thu

Kế hoạch sản lượng và doanh thu của Bưu Điện Tỉnh Yên Bái bao gồm: Kế hoạch sản lượng, doanh thu kinh doanh và thu nhập khác

* Kế hoạch sản lượng và doanh thu kinh doanh bao gồm: kế hoạch sản lượng và doanh thu công ích, kế hoạch sản lượng và doanh thu kinh doanh bưu chính, kế hoạch doanh thu dịch vụ khác, kế hoạch doanh thu hoạt động tài chính

- Kế hoạch doanh thu dịch vụ khác:

Phản ánh doanh thu từ các hoạt động do đơn vị tận dụng một phần năng lực

mạng lưới sẵn có hoặc đầu tư mới để kinh doanh như bán hàng hoá, phát quà tặng, vận chuyển sản phẩm hàng hoá (kể cả vận chuyển cấp I đối với dịch vụ EMS), vận chuyển hành khách, cho thuê địa điểm, tài sản v.v Doanh thu dịch vụ khác là doanh thu từ các dịch vụ đơn vị kinh doanh ngoài danh mục quy định tại mục công ích và kinh doanh bưu chính đã nêu ở trên

2 Kế hoạch phát triển mạng lưới Bưu chính

- Kế hoạch phát triển mạng lưới bưu chính của đơn vị thể hiện nhu cầu nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ của đơn vị

- Kế hoạch phát triển mạng lưới bưu chính của đơn vị được xây dựng trên cơ sở:

- Quy hoạch phát triển của Tổng Công ty tại địa bàn Cấu trúc tổng thể mạng lưới bưu chính công cộng và định hướng phát triển các dịch vụ, định hướng đổi mới công nghệ trong khai thác, chia chọn và vận chuyển các dịch vụ bưu chính trên toàn mạng lưới

- Mục tiêu kinh doanh và công ích được Nhà nước và Tổng Công ty giao

- Mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ năm kế hoạch

- Thực trạng mạng lưới bưu chính đến 31/12 của năm thực hiện

3 Kế hoạch chất lượng dịch vụ

- Kế hoạch chất lượng dịch vụ do đơn vị xây dựng phải thể hiện được mức độ chất lượng và các biện pháp để đạt được tiêu chuẩn chất lượng cho dịch vụ công ích và tiêu chuẩn cho dịch vụ kinh doanh do Tổng Công ty quy định cụ thể cho từng đơn vị

Theo hướng dẫn của TCT, Bưu điện tỉnh Yên Bái đang xây dựng các giải pháp

để nâng cao chất lượng dịch vụ và kế hoạch triển khai trong năm 2010 Các giải pháp này được xây dựng cho lộ trình từ 1-3 năm, trong đó chỉ rõ kế hoạch triển khai của đơn

vị và sự hỗ trợ của Tổng Công ty

- Kế hoạch chất lượng cung cấp dịch vụ được xây dựng căn cứ vào bộ chỉ tiêu chất lượng Tổng Công ty ban hành quy định cụ thể cho đơn vị

4 Kế hoạch Quảng cáo khuyến mại và chăm sóc khách hàng

a) Kế hoạch Quảng cáo khuyến mại và chăm sóc khách hàng (QCKM)

Phản ánh các công việc triển khai trong năm kế hoạch liên quan đến công tác quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, và chăm sóc khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ hiện có và sản phẩm, dịch vụ mới theo định hướng trong từng thời kỳ của Bưu điện tỉnh Đối với mỗi nội dung cần xây dựng theo 3 phạm vi:

- Phạm vi nội bộ đơn vị

- Phạm vi thuộc Công ty chủ dịch vụ

- Phạm vi của Tổng Công ty

b) Kế hoạch QCKM của đơn vị được xây dựng trên cơ sở: Quy định về quảng cáo khuyến mại dịch vụ BC-PHBC, dịch vụ tài chính bưu chính của Tổng Công ty, khả năng các nguồn lực của đơn vị, của Tổng Công ty và tình hình thực tế kinh doanh của đơn vị

5 Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản

a) Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản phải được xây dựng trên cơ sở các quy định

về quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Xây dựng và Tổng Công ty; Quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới bưu chính của Tổng Công ty

và đơn vị; Nhiệm vụ kinh doanh, công ích do Nhà nước và Tổng Công ty giao và tình hình thực hiện các dự án năm thực hiện

b) Hàng năm Tổng công ty hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch ĐTXDCB

Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản phản ánh việc tăng cường năng lực TSCĐ phục vụ cho mục tiêu hoạt động công ích và kinh doanh của đơn vị Kế hoạch đầu tư xây dựng

cơ bản phải thể hiện rõ nguồn vốn đầu tư và mục tiêu đầu tư

6 Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định

a) Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định phản ảnh danh mục, thời gian, nội dung sửa chữa và nhu cầu về kinh phí tương ứng với từng loại tài sản cố định

Nguồn chi SCTSCĐ được Tổng Công ty quy định đối với mỗi đơn vị căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và các tiêu thức khác theo quy định của Tổng Công ty Đơn vị có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả nguồn chi này đúng mục tiêu, đúng quy định của Nhà nước và Tổng Công ty về chi sửa chữa tài sản cố định

b) Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định được xây dựng căn cứ vào nhu cầu phục hồi năng lực tài sản đang sử dụng trên mạng lưới, quy chế tài chính và các quy định khác của Tổng Công ty

7 Kế hoạch lao động, tiền lương

Kế hoạch lao động bao gồm: kế hoạch lao động và kế hoạch tiền lương

a) Kế hoạch lao động

Kế hoạch lao động phản ánh số lượng lao động trong năm kế hoạch (kể cả nhu cầu điều chỉnh tăng/giảm), trong đó phản ánh yêu cầu về trình độ, ngành nghề, độ tuổi, giới tính cần tuyển dụng cho các bộ phận công tác

Kế hoạch lao động được xây dựng trên cơ sở: định mức lao động của Nhà nước, Tổng Công ty và đơn vị; thực trạng lao động hiện có đến 31/12 về số lượng, cơ cấu và chất lượng lao động tại đơn vị; mục tiêu dịch chuyển cơ cấu lao động cho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, phát triển mạng lưới của đơn vị.

b) Kế hoạch tiền lương

Kế hoạch tiền lương phản ánh tổng quỹ lương, tiền lương bình quân/người của đơn vị trong năm kế hoạch

Quỹ tiền lương của đơn vị được hình thành trên cơ sở đơn giá tiền lương năm kế hoạch của đơn vị tính trên chỉ tiêu doanh thu HiệnTổng Công Ty chưa có hướng dẫn cụ thể đơn vị xây dựng đơn giá tiền lương và kế hoạch quỹ tiền lương

8 Kế hoạch động viên thời chiến

a) Kế hoạch động viên thời chiến là kế hoạch của các đơn vị lập ra để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quân sự các cấp, nhằm thực hiện chính sách quốc phòng toàn dân

b) Khi xây dựng kế hoạch động viên thời chiến, đơn vị cần căn cứ vào: Phương

án tác chiến của cơ quan quân sự địa phương; Tình hình thực hiện năm trước; Quy định của Nhà nước về chi phí quốc phòng

9 Kế hoạch phòng chống, khắc phục và giảm nhẹ thiên tai

Kế hoạch phòng chống, khắc phục và giảm nhẹ thiên tai phản ánh các hoạt động cần thiết phải chuẩn bị trước để phòng ngừa và khắc phục hậu quả của thiên tai, hoả hoạn hay sự cố bất thường khác và nhu cầu về kinh phí cho các hoạt động đó

10 Kế hoạch chi phí

a) Nội dung: Kế hoạch chi phí phản ánh toàn bộ nhu cầu chi phí cho tất cả các

hoạt động của đơn vị Chi phí của đơn vị trong năm kế hoạch được xây dựng cho từng loại hoạt động, bao gồm kế hoạch chi phí kinh doanh và kế hoạch chi phí khác

- Kế hoạch chi phí kinh doanh: bao gồm kế hoạch chi phí công ích, kế hoạch chi phí kinh doanh bưu chính, kế hoạch chi phí dịch vụ khác, và kế hoạch chi phí hoạt động tài chính

- Kế hoạch chi phí khác: Gồm các khoản chi phí như chi phí nhượng bán, thanh

lý tài sản, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ, chi phí để thu tiền phạt và các khoản chi phí khác

11 Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính

a) Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị và mối quan hệ tài chính giữa đơn vị với Tổng Công ty, với Nhà nước Kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị thể hiện theo từng lĩnh kinh doanh và thu nhập khác

b) Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính của đơn vị được xây dựng trên cơ sở kế hoạch doanh thu, chi phí từng hoạt động của đơn vị; Các quy định của Nhà nước về tài chính, thuế và trích lập các quỹ; Quy chế tài chính của Tổng Công ty;

1.3.1.3 Phương pháp lập kế hoạch

1 Phương pháp lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch BĐT Yên Bái thường áp dụng các phương pháp lập kế hoạch như :

- Phương pháp cân đối

- Phương pháp định mức

- Phương pháp phân tích các nhân tố tác động

- Phương pháp tỷ lệ cố định

2 Tình hình thực hiện kế hoạch năm 2010 Bưu điện tỉnh Yên Bái

Năm 2008, là năm đầu tiên chia tách và sau 2 năm chia các chỉ tiêu và cách xác định doanh thu có nhiều thay đổi, song căn cứ kế hoạch của Tổng Công ty giao, Giám đốc Bưu Điện Tỉnh Yên bái đã chỉ đạo tổ chức, triển khai thực hiện nhiệm vụ kế hoạch

cụ thể

- Phân giao nhiệm vụ kế hoạch cụ thể cho các đơn vị trực thuộc và theo tổng quý

- Đề ra các biện pháp cụ thể trong điều hành hoạt động SX-KD phù hợp với thực

tế tại đơn vị, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát

- Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc mạnh dạn mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh mới Thực hiện các biện pháp để đẩy nhanh tiến độ thực hiện kế hoạch của đơn vị và Tổng Công ty, kiến nghị giải quyết các vướng mắc tại đơn vị trong quá trình thực hiện kế hoạch

- Tăng cường quan hệ phối hợp, hợp tác với các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn,

Tổng Công ty, nội bộ đơn vị để đẩy mạnh hoạt động SXKD.

SỐ LIỆU KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 9 THÁNG NĂM 2010

Đơn vị: đồng

Doanh thu Thực hiện

A DOANH THU PHÁT SINH nghìn đồng 22 896 471

I DỊCH VỤ KINH DOANH PHÁT SINH nghìn đồng 20 610 472

b Đại lý dịch vụ viễn thông: Tr.đó: nghìn đồng 15 294 058

*DV bán sim thẻ trả trước của Vinaphone

nghìn đồng

14 068 540

* DV với Viễn thông Yên bái nghìn đồng 3 225 518

- Hoà mạng thuê bao nghìn đồng 241 944

- Dịch vụ thu cước của VNPT nghìn đồng 2 053 897

- Viễn thông tại giao dịch nghìn đồng 929 677

III Doanh thu về ngân vụ tại BĐT nghìn đồng 83 550

chi phí giá vốn thẻ + hàng hoá nghìn đồng 11 558 728 chi phí giá vốn VT tại GD nghìn đồng

Bảng 1.1 Số liệu kết quả thực hiện kế hoạch 9 tháng năm 2010

Qua 9 tháng thực hiện kế hoạch, theo báo cáo đánh giá tình hình thực hiện nhiệm

vụ kế hoạch của BĐT cho thấy: Sau khi chia tách tuy gặp nhiều khó khăn do thay đổi về mặt tổ chức, quản lý… song ngày từ những ngày, tháng đầu Bưu Điện Tỉnh Yên Bái đã triển khai tốt việc chỉ đạo công tác kế hoạch và triển khai tốt các dịch vụ Sau 9 tháng các chỉ tiêu kế hoạch nhìn chung đều đạt từ 70% kế hoạch năm trong khi quý 4 còn lại

là quý các dịch vụ đều tăng mạnh so với các quý khác trong năm, do vậy năm 2010 Bưu Điện Tỉnh Yên Bái có khả năng hoàn thành kế hoạch và dự kiến vượt mức kế hoạch Tổng công ty giao khoảng 3%

1.3.2 Công tác tài chính

Công tác tài chính, kế toán của Bưu điện tỉnh Yên Bái do phòng Kế toán thống

kê tài chính ( KT - TKTC) đảm nhiệm

Cơ cấu tổ chức của phòng KT-TKTC Bưu điện tỉnh Yên Bái bao gồm: Kế toán trưởng phụ trách chung và 7 chuyên viên Mỗi chuyên viên phụ trách một phần việc cụ thể do Kế toán trưởng phân công, bao gồm:

- Kế toán tổng hợp;

- Kế toán vật tư, tài sản cố định kiêm thủ kho

- Kế toán thanh toán văn phòng

- Kế toán XDCB, kế toán thuế

- Kế toán các đơn vị ; Kế toán PHBC, bảo hiểm

- Kế toán doanh thu, đối soát

- Thủ quỹ, thủ kho

Chức năng của phòng KT-TKTC là ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kiểm tra, giám sát các các hoạt động kinh tế tài chính Cung cấp các số liệu, thông tin kế toán theo yêu cầu của pháp luật và phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh Yên Bái

1.3.2.1 Công tác quản lý tài sản cố định, công cụ lao động, doanh thu, chi phí tại BĐT Yên Bái

1 Quản lý tài sản cố định:

Bưu điện tỉnh chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ tất cả các loại tài sản cố định của toàn Bưu điện tỉnh Bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng, hoá đơn mua sắm TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hồ sơ kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan Bộ hồ sơ quản lý TSCĐ phản ánh các thông tin liên quan đến TSCĐ như: Nguồn gốc hình thành, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, khấu hao, nguồn vốn, đặc điểm kỹ thuật,

Việc quản lý chi phí tại Bưu điện tỉnh Yên Bái được thực hiện như sau:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực (Chi phí vật tư):

+ Quản lý mức tiêu hao vật tư

+ Quản lý giá vật tư

+ Quản lý công cụ lao động

- Quản lý chi phí khấu hao tài sản cố định

- Quản lý chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, tiền ăn giữa ca

- Quản lý chi phí cho tổ chức Đảng, Đoàn thể

- Quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài

- Quản lý chi phí bằng tiền khác:

- Các khoản chi không được tính vào chi phí hoạt động của Bưu điện tỉnh:

1.3.2.3.Quản lý doanh thu tại bưu điện tỉnh Yên Bái

1 Quản lý doanh thu tại các giao dịch, các điểm thu tiền :

- Hàng ngày, các bưu cục trực thuộc, các giao dịch bưu điện huyện, BĐVHX phải ghi chép, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản doanh thu phát sinh tại bưu cục, BĐVHX của mình Cuối ngày đều phải báo cáo về Bưu điện huyện doanh thu phát sinh trong ngày, các khoản nộp, trả cho khách và tiền tồn quỹ cuối ngày

- Các khoản tiền thu của khách hàng đều phải xuất hoá đơn đầy đủ đúng quy định Hàng tháng phải lập báo cáo hoá đơn

- Các bưu cục nằm ở trung tâm huyện, TP cuối ngày đều phải nộp tiền cho thủ quỹ (khu vực TP thủ quỹ đi thu gom tiền cuối ngày.) Các bưu cục, ĐBĐVH xã ở xa phải nộp tiền doanh thu theo định kỳ theo quy định

- Các bưu cục, BĐVHX đều được trang bị két sắt để giữ tiền, thẻ, tem

- Nhân viên thu tiền cước điện thoại cuối ngày phải nộp tiền vào ngân hàng và nộp giấy nộp tiền về phòng kế toán trước khi ra về

2 Quản lý doanh thu tại các đơn vị trực thuộc

- Các đơn vị trực thuộc như Bưu điện huyện, thị, BC thành phố hàng ngày có trách nhiệm tập hợp số liệu doanh thu phát sinh, chi trả, tồn quỹ của các điểm giao dịch để báo cáo bưu điện tỉnh

- Toàn bộ doanh thu của đơn vị phát sinh trong kỳ, các khoản triết khấu thanh toán, giảm cước, hoàn cước, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được thể hiện trên các hoá đơn, chứng từ hợp lệ và được phản ánh đầy đủ, rõ ràng vào sổ sách kế toán trong kỳ báo cáo theo chế độ quy định của Nhà nước và của Tổng công ty

3 Quản lý doanh thu tại Bưu điện tỉnh

- Giao trách nhiệm và quy rõ trách nhiệm trong công tác quản lý doanh thu cho Giám đốc các đơn vị trực thuộc

- Hàng ngày tổng hợp báo cáo cảu các đơn vị để báo cáo Tổng Công ty

- Thường xuyên kiểm tra, đối sót số liệu vưói các đơn vị

- Tổ chức kiểm tra thường xuyên , đột xuất công tác quan rlý doanh thu tại các đơn vị

- Quy định thời gian chuyển nộp doanh thu, nộp báo cáo, chất lượng báo cáo cho các đơn vị.

1.3.2.4 Quản lý lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ:

1 Quản lý lợi nhuận:

Lợi nhuận kế hoạch của đơn vị bao gồm: lợi nhuận kinh doanh kế hoạch và lợi nhuận khác kế hoạch

Lợi nhuận kinh doanh kế hoạch bao gồm: lợi nhuận công ích kế hoạch, lợi nhuận kinh doanh bưu chính kế hoạch, lợi nhuận dịch vụ khác kế hoạch, và lợi nhuận hoạt động tài chính kế hoạch

2 Phân phối lợi nhuận: Lợi nhuận của Bưu điện tỉnh Yên Bái được phân phối

như sau:

- Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định

- Phần lợi nhuận thực hiện sau khi nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp về Tổng công ty được phân phối như sau:

+ Bù các khoản lỗ của các năm trước đối với các khoản lỗ không được trừ vào lợi nhuận trước thuế

+ Trừ các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của đơn vị sau khi

đã trừ tiền bồi thường của tập thể hay cá nhân gây ra

+ Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế

+ Trả lãi cho các đối tác góp vốn theo hợp đồng hợp tác kinh doanh

+ Phần lợi nhuận còn lại sau khi đã trừ đi các khoản trên được trích lập các quỹ của Bưu điện tỉnh Yên Bái

Việc quản lý lợi nhuận theo quy định của Tổng công t y

3 Trích lập và sử dụng các quỹ

* Trích lập :

- Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính Khi số dư quỹ này bằng 25% vốn điều lệ của Bưu điện tỉnh Yên Bái thì không trích nữa

- Trích tối thiểu 50% vào quỹ đầu tư phát triển

- Trích 5% vào quỹ Dự phòng trợ cấp mất việc làm Khi số dư quỹ này đạt 6 tháng lương thực hiện của Bưu điện tỉnh thì không trích nữa

- Phần lợi nhuận còn lại được trích vào quỹ Khen thưởng và quỹ Phúc lợi

* Sử dụng các quỹ

- Sử dụng Quỹ Đầu tư phát triển:

- Sử dụng Quỹ Dự phòng tài chính:

- Phòng Kế toán thống kê -Tài chính BĐT có chức năng nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc BĐT quản lý và điều hành lĩnh vực tài chính kế toán thống kê, do đó về cơ cấu bộ máy kế toán.

- Các đơn vị trực thuộc có bộ phận kế toán và 01 trưởng bộ phận kế toán Với các đơn vị trực thuộc lớn có thêm 01 kế toán viên

1.3.3.2 Báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị:Trách nhiệm, thời hạn, nội dung, phương pháp lập và kiểm tra báo cáo.

1 Báo cáo kế toán tài chính:

- Chế độ báo cáo tài chính:

Hàng quý, Bưu điện tỉnh Yên Bái phải lập các báo cáo tài chính sau:

- Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01/DN

- Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02/DN

- Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03/DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09/DN

Ngoài 4 biểu báo cáo trên, Bưu điện tỉnh Yên Bái còn phải chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo về Thuế theo quy định hiện hành của Nhà nước, Bộ tài chính và của Tổng công ty Riêng đối với Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ tạm thời chưa quy định là báo cáo bắt buộc phải lập và gửi nhưng khuyến khích đơn vị lập và sử dụng báo cáo này

Thuyết minh báo cáo tài chính được lập và gửi theo kỳ hạn quý và năm

Thời hạn lập báo cáo tài chính:

+ Thời hạn gửi báo cáo quý chậm nhất là sau 20 ngày, kể từ ngày kết thúc quý + Thời hạn gửi báo cáo năm chậm nhất là sau 30 ngày, kể từ ngày kết thúc năm

2 Chế độ kiểm tra kế toán:

Công tác kiểm tra kế toán tại Bưu điện tỉnh Yên Bái do Kế toán trưởng Bưu điện tỉnh đảm nhiệm

Công tác kiểm tra kế toán tại Bưu điện tỉnh Yên Bái được thực hiện định kỳ theo

quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc hay của cấp trên

3 Công tác kiểm toán nội bộ tại đơn vị

- Hiện Bưu điện tỉnhYên Bái chưa thành lập kiểm toán nội bộ Công tác kiểm toán

nội bộ của Bưu điện tỉnh do trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức và chỉ đạo

- Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc kế toán trưởng xây dựng kế hoạch kiểm toán

nội bộ, tổ chức kiểm tra công tác tài chính kế toán, kiểm toán một số nội dung tại Bưu

điện tỉnh và các đơn vị trực thuộc nhằm đánh giá chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, tài chính, kỹ thuật; bảo vệ an toàn tài sản của Bưu điện tỉnh; chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ Nhà nước, quy định của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh

- Khi kết thúc cuộc kiểm toán, kế toán được phân công làm kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán

1.3.4 Công tác tổ chức nhân sự

1.3.4.1.Cơ cấu lao động

Sau chia tách Bưu chính viễn thông, Bưu điện tỉnh Yên Bái còn lại tổng số 240 lao động với cơ cấu như sau:

CƠ CẤU LAO ĐỘNG BƯU ĐIỆN TỈNH YÊN BÁI

ĐH,C Đ

Trung cấp

Sơ cấp

Chưa qua ĐT

LĐ quản lý

LĐ trực tiếp SXKD

LĐ phụ trợ

Bảng 1.2 Cơ cấu lao động bưu điện tỉnh Yên Bái

1.3.4.2 Công tác tuyển chọn, đào tạo.

1 Tuyển chọn lao động vào làm việc tại Bưu điện tỉnh Yên Bái

Ngay từ đầu các năm, Bưu điện tỉnh đều xây dựng kế hoạch tuyển chọn lao động dựa trên cơ sở khối lượng công việc tăng thêm trong năm kế hoạch; dựa vào kế hoạch

phát triển mới dịch vụ, kế hoạch phát triển mạng lưới ; dự tính số lao động giảm do nghỉ hưu, do điều động, thuyên chuyển công tác; áp dụng định mức lao động của Tổng Công

Ty để tính toán số lao động là công nhân trực tiếp sản xuất

2 Công tác đào tạo

Nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về năng lực đội ngũ, hàng năm Bưu điện tỉnh Yên Bái đều xây dựng kế hoạch đào tạo CBCNV Đối tượng được cử đi đào tạo được thực hiện theo quyết định số 397/QĐ/TCCB-LĐ/HĐQT ngày 20/11/2001 của Hội đồng quản trị Tổng công ty BCVT VN

Hình thức đào tạo bao gồm : Học tập trung, tại chức, từ xa

- Chế độ đối với người được cử đi đào tạo

Ngày 04/06/2008 Giám đốc Bưu điện tỉnh yên Bái đã ban hành văn bản số 195/TC-LĐ quy định về chế độ đối với người được cử đi đào tạo trong đó nêu rõ :

Cán bộ CNV được cử đi đào tạo tập trung, tại chức là những đối tượng nằm trong diện quy hoạch phát triển của Bưu điện tỉnh và các đơn vị trực thuộc Các đối tượng trên khi đi học được hưởng các chế độ như sau:

+ Được hưởng nguyên lương chính sách theo bậc lương đang hưởng

+ Không được hưởng lương khoán trong thưòi gian đi học Phần lương khoán của người đi học sẽ được chi trả cho nhứng người làm kiêm nhiệm của tổ sản xuất đó Nếu bộ phận có người đi học mà những người ở lại không kiêm nhiệm được công việc của những người đi học mà phải thuê hợp đồng thời vụ chi trả bằng chi phí thì Bưu điện tỉnh thu hồi lương khoán của người đi học

+ Bưu điện tỉnh hỗ trợ cho người đi học từ chi phí đào tạo của Bưu điện tỉnh dựa trên kết quả học tập của từng cá nhân

3 Định mức lao động

Định mức lao động là cơ sở để kế hoạch hoá lao động, tổ chức và sử dụng lao động phù hợp với quy trình công nghệ, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, là cơ sở để xây dựng đơn giá tiền lương và trả lương gắn với năng suất, chất lượng và kết quả lao động của người lao dộng

Định mức lao động còn là căn cứ quan trọng để tính toán số lượng lao động lao động tăng thêm trong năm kế hoạch Ngoài ra nó cũng còn là căn cứ để xắp xếp bố trí lao động, yêu cầu về trình độ, chuyên môn của lao động phục vụ cho định hướng tuyển mới lao động hằng năm của Bưu điện tỉnh Hiện nay, Bưu điện tỉnh đang áp dụng các loại định mức sau:

- Định mức nguyên công nhận và phát các sản phẩm Bưu chính viễn thông tại các giao dịch Bưu điện

- Đinh mức nguyên công giao - nhận - vận chuyển Bưu chính bằng ô tô chuyên ngành

4 Vấn đề sử dụng lao động

a) Phân công lao động

Do đặc điểm lao động của nghành là làm việc theo chức danh - nội dung công việc, nên việc phân công lao động là khá rõ ràng Mỗi lao động làm việc theo đúng chức danh - nội dung công việc của mình Đó cũng chính là cơ sở để đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên thông qua hệ số chất lượng tháng và hệ số phức tạp cá nhân - là cơ sở để xác định lương khoán thực hiện

Hằng năm, căn cứ vào khối lượng công việc tăng lên (cụ thể đến từng dịch vụ, kế hoạch chi tiết sản lượng doanh thu dịch vụ), các đơn vị cơ sở báo cáo lên phòng tổ chức lao động tiền lương số lao động cần bổ sung, cũng như là yêu cầu về trình độ chuyên môn cần thiết Việc phân công lao động được giao cho đơn vị trực tiếp quản lý lao động

bố trí, tùy theo điều kiện của đơn vị mình

b) Đánh giá lao động

Cơ sở của việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của cá nhân lao động là hệ

số chất lượng công tác tháng và mức độ hoàn thành kế hoạch cá nhân

Chỉ tiêu hệ số chất lượng công tác cá nhân: căn cứ vào quy trình, quy phạm, thể

lệ, thủ tục, nội quy lao động và tình hình thực tế, chỉ tiêu chất lượng công tác được xây dựng theo các nhóm

3 Đãi ngộ lao động

Tiền lương là thu nhập chủ yếu của CBCNV Bưu điện Trả lương đúng cho người lao động là thực hiện cho đầu tư phát triển nguồn nhân lực, góp phần làm lành mạnh đội ngũ lao động, nâng cao ý thức trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng người Trên cơ sở quy chế mẫu phân phối tiền lương của Tổng Công ty, Bưu điện Yên Bái đã xây dựng quy chế phân phối tiền lương cho tập thể và cá nhân trong Bưu điện tỉnh

4 Khuyến khích lao động.

Thể hiện sự quan tâm của Bưu điện tới đời sống CBCNV, kích thích tinh thần làm việc, sự sáng tạo trong sản xuất Tại Bưu điện tỉnh có các loại khuyến khích sau đối với CBCNV:

- Thưởng vật chất đối với các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của CBCNV

- Có khen thưởng đặc biệt cho CBCNV có cống hiến đặc biệt trong công tác

- Bưu điện tỉnh khen thưởng và đề nghị UBND tỉnh, tổng công ty, Tập đoàn, Bộ BCVT, Công đoàn Bưu điện Việt Nam khen thưởng đối với những tập thể và cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, vượt mức kế hoạch giao

- Tổ chức cho CBCNV tham quan du lịch trong và ngoài nước

- Thăm hỏi ốm đau đối với CBCNV

- Thăm hỏi, động viên kịp thời đối với việc hiếu, hỷ của gia đình CBCNV

- Tặng quà sinh nhật đối với CBCNV : sinh nhật được tặng quà 200.000đ

- Trợ giúp CBCNV có hoàn cảnh khó khăn

- Tặng quà nhân dịp Tết nguyên đán

- Tổ chức các buổi phát phần thưởng và tiền thưởng đối với con em CBCNV đạt học sinh giỏi, tiên tiến

- Tổ chức trung thu tập trung cho con CBCNV

1.3 5 Công tác Marketing

1.3.5.1 Bộ máy Marketing:

Những năm gần đây, đặc biệt là khi cạnh tranh ngày càng gay gắt trên địa bàn, Bưu điện tỉnh Yên Bái đã xác định được vị trí quan trọng của công tác Marketing trong kinh doanh , từ đó có các chính sách Marketing phù hợp

Bưu điện tỉnh cũng đã xây dựng được bộ máy Marketing từ cấp tỉnh xuống đến các đơn vị trực thuộc Trong đó tại Bưu điện tỉnh công tác Marketing được giao cho phòng kế hoạch đầu tư Tại bưu cục trung tâm tỉnh thành lập 01 bộ phận tiếp thị bán hàng Bộ phận này 04 người có nhiệm vụ thu thập các thông tin về thị trường và khách hàng sử dụng dịch vụ BCVT trong phạm vi địa bàn đơn vị mình quản lí, làm cơ sở cho việc điều chỉnh qui trình sản xuất, phục vụ nhằm tiết kiệm chi phí nhưng lại phục vụ tốt các nhu cầu sử dụng dịch vụ BCVT của khách hàng Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm

vụ nhận bưu gửi tại nhà cho khách hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Tại các đơn vị trực thuộc công tác marketing được giao cho tổ giao dịch trung tâm , trong đó phân công từ 2 đến 3 nhân viên cho khả năng kinh doanh giao tiếp tốt kiêm nhiệm Nhóm này có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tiếp thị, tuyến truyền quảng cáo dịch vụ tại địa chỉ, nhận gửi và phát hàng tại nhà, thăm hỏi khách hàng, chăm sóc khách hàng lớn, khách hàng trung thành…

Nhiệm vụ chung của bộ máy Marketing:

- Nghiên cứu thị trường

Bái đảm nhiệm, song thông tin, an ninh bưu chính và hỗ trợ viễn thông trong công tác liên lạc vẫn là nhiệm vụ hết sức quan trọng của Bưu điện tỉnh Bên cạnh đó nhiệm vụ kinh doanh các dịch vụ Bưu chính cũng rất nặng nề Hai nhiệm vụ này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: kinh doanh giỏi sẽ mang lại doanh thu cao, đủ trang trải các khoản chi phí, đồng thời có lãi để đầu tư nâng cao chất lượng, mở rộng mạng lưới, cung cấp nhiều dịch vụ hơn cho xã hội và bù lỗ cho lĩnh vực phục vụ, mở rộng địa bàn phục vụ, thu hút vốn đầu tư, thu hút lực lượng lao động giỏi Phục vụ là nhiệm vụ không kém phần quan trọng Đây là nhiệm vụ đảm bảo thông tin an ninh bưu chính, phục vụ công ích xã hội không kể lỗ lãi nhằm nâng cao được uy tín của Bưu điện Yên Bái cũng như của toàn ngành, chiếm được thiện cảm của xã hội, tạo ra hình ảnh tốt đẹp về ngành Bưu điện trong con mắt công chúng Bởi vậy công tác marketing là một lĩnh vực hết sức quan trọng hỗ trợ đắc lực cho Bưu điện tỉnh thực hiiện tốt 2 nhiệm vụ trên

Do các dịch vụ của Bưu điện với đặc thù như tính vô hình, tính không dự trữ được, tính không chuyển đổi sở hữu, tính không đồng đều về chất lượng, tính không tách rời giữa cung cấp và sử dụng dịch vụ, bởi vậy bất kì một khách hàng nào sử dụng dịch vụ BCVT đều đánh giá chất lượng qua 2 mặt: chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ Chính vì vậy trong công tác Marketing, Bưu điện tỉnh Yên Bái tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ và chất lượng

- Coi sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu kinh doanh lâu dài Bưu điện Yên Bái cho rằng trước hết phải phụng sự khách hàng rồi qua đó mới thu lợi nhuận: hai bên cùng có lợi, để cho khách hàng thấy rằng họ có lợi hơn

- Chỉ bán những thứ mà khách hàng cần Đây chính là tổng hợp tư duy hướng về khách hàng Khi thực hiện như vậy khách hàng sẽ mua nhiều và hài lòng, do đó sẽ nâng cao được khả năng cạnh tranh, có thêm nhiều khách hàng mới nhờ khách hàng cũ giới thiệu Để thực hiện tư duy này Bưu điện Yên Bái đã nghiên cứu thị trường để nắm bắt được nhu cầu khách hàng, khi nhu cầu chưa cao thì có các chính sách kích thích, gợi mở nhu cầu

Để thực hiện tư duy kinh doanh đó, Bưu điện tỉnh yên Bái đã tập trung vào làm tốt một số nội dung:

- Giáo dục CBCNV, đặc biệt là đội ngũ nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng như : giao dịch viên, bưu tá, nhân viên thu ngân nhận thức được tư duy kinh doanh

“hướng về khách hàng “ để từ đó thay đổi trong nhận thức những tư duy kinh doanh trước đây “ ngồi chờ khách hàng đến” Giáo dục để CBCNV nhận thức sâu sắc rằng chính khách hàng là người trả lương cho doanh nghiệp Bên cạnh đó Bưu điện tỉnh yên bái đã tổ chức các lớp tập huấn về marketing, về công átc tiếp thị và chăm sóc khách hàng cho CBCNV

- Tạo ấn tượng và lòng tin cho khách hàng bằng cách sửa sang các giao dịch bưu điện khang trang, văn minh, lịch sự, tiện lợi cho khách hàng cũng như nhân viên giao

dịch, đặc biệt các giao dịch của Bưu điện tỉnh Yên bái đều đưa được hình ảnh, logo VNPT nhằm tạo dựng và gìn giữ , phát triển thương hiệu của Tập đoàn trong lòng khách hàng.

- Trang bị đồng phục cho giao dịch viên và CBCNV theo đúng quy định

- Đưa các thiết bị hiện đại ra sử dụng tại giao dịch như máy tính màn hình tinh thể lỏng, máy điện thoại, máy fax, máy in tem, máy gói buộc bưu phẩm bưu kiện, quảng cáo và niêm yết giá cước bằng hệ thống bảng điện tử…

- Xây dựng các chương trình quảng cáo, giới thiệu dịch vụ, hướng dẫn khách hàng

sử dụng dịch vụ, hỏi đáp dịch vụ bưu chính…trên truyền hình địa phương

- In các tờ rơi, quảng cáo dịch vu, in các loại bao bì khách hàng sử dụng dịch vụ…

- Các loại ấn phẩm được trình bày đẹp, ấn tượng, dễ hiểu

- Tinh thần thái độ phục vụ của nhân viên giao dịch được đưa vào tiêu chí chấm điểm chất lượng hàng tháng

1.3.5.3 Công tác chăm sóc khách hàng:

Ngày 26/09/2002 Tổng Giám đốc Tổng công ty BCVT Việt Nam đã ban hành quyết định số 3838/QĐ-GCTT V/v quy định nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của Tổng Công ty BCVT Việt Nam Các năm tiếp theo Tổng Công ty đã ban hành các chỉ thị về công tác chăm sóc khách hàng như: Năm hành động vì khách hàng…

Xác định được tầm quan trọng của công tác chăm sóc khách hàng Bưu điện Yên Bái đặc biệt chú trọng tới công tác chăm sóc khách hàng Công tác này được giao cho phòng kế hoạch đầu tư lên kế haọch chỉ đạo thực hiện với các nội dung sau:

về BCVT đang từng bước được hoàn thiện; xu hướng giảm giá cước các dịch vụ BCVT;

sự cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp, tư nhân và các tổ chức khác ( như: Bưu chính Vietell quân đội, ngân hàng ) trên địa bàn tỉnh đang đặt Bưu điện Yên Bái đứng trước những khó khăn thánh thức lớn Trước tình hình đó Bưu điện tỉnh đã có những giải pháp về công tác chăm sóc khách hàng nhằm giữ được khách hàng và thu hút đươc khách hàng sử dụng dịch vụ, đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên địa bàn

Chăm sóc khách hàng là những hoạt động có tác động trực tiếp đến khách hàng nhằm duy trì và phát triển dịch vụ, đem lặi hài lòng, tin cậy cho khách hàng, đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Tổng Công ty Bưu chính VIệt Nam trên cơ sở các quy định của Nhà nước về Bưu chính - viễn thông - tin học

3 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

- Hiện nay dịch vụ hỗ trợ khách hàng của Bưu điện tỉnh yên Bái mới chỉ dừng lại

ở hỗ trợ nhân công, chưa có hệ thống hỗ trợ tự động Để đảm bảo hiệu quả Bưu điện tỉnh chỉ đạo các đơn vị cử các cán bộ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng thuyết phục trực tiếp giải đáp những ý kiến của khách hàng tại các Bưu cục Các khiếu nại đều được quan tâm giải quyết nhanh chóng và thoả đáng

- Ngoài ra để hỗ trợ khách hàng Bưu điện tỉnh còn xây dựng chuyên mục “ Bưu điện với mọi người “ trên truyền hình tỉnh để giải đáp thông tin, quáng cáo dịch vụ, trả lời ý kiến khách hàng…

- Phối hợp tốt với viễn thông cung cấp thông tin đầy đủ để đơn vị bạn hỗ trợ trả lời khách hàng qua hệ thống tự động hoặc qua tổng đài 1080

- Tổ chức cho khách hàng góp ý: Tổ chức tìm hiểu và tiếp nhận thông tin từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và thái độ phục vụ của CBCNV trong đơn vị bằng nhiều hình thức như góp ý, sổ góp ý, hộp thư góp ý,…Giải quyết hoặc đề xuất giải quyết mọi ý kiến góp ý , đề xuất hoặc khiếu nại theo qui định hiện hành của Tổng công ty

- Hội nghị khách hàng: Khi đưa các dịch vụ mới vào khai thác, nhân dịp các sự kiện đặc biệt trong năm như Tết Dương lịch, ngày Quốc tế Lao động …Tại hội nghị khách hàng, Bưu điện Yên Bái tiếp thu ý kiến đóng góp có tính chất xây dựng của khách hàng Đối với những ý kiến đóng góp chưa có đủ thông tin để trả lời tại hội nghị, Bưu điện tổ chức trả lời sau, tránh sự hiểu nhầm về dịch vụ

4 Nguyên tắc ứng xử

Bưu điện tỉnhYên Bái đề ra nguyên tắc ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng sau:

- Tất cả các CBCNV ở mọi cấp độ quản lí, vị trí công tác khi tiếp xúc giao dịch với khách hàng phải thể hiện phong cách văn minh, lịch sự, tôn trọng, cùng hợp tác vì lợi ích của khách hàng, vì lợi ích, uy tín của Tổng công ty và của đơn vị

- Đối với các GDV khi tiếp xúc với khách hàng phải đảm bảo trang phục theo qui định, đeo thẻ nhân viên, có thái độ niềm nở, lịch sự, tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách hàng theo đúng thể lệ, thủ tục

- Trường hợp khách hàng có khiếu nại mà nhân viên giao dịch không giải quyết được hoặc không có thẩm quyền giải quyết, nhân viên giao dịch có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng đến gặp những cán bộ có trách nhiệm để giải quyết

- Nghiêm cấm mọi hành vi cửa quyền, coi thường khách hàng, gây bực tức cho khách hàng, nhận quà, tiền bồi dưỡng của khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ

- Nghiêm cấm tiết lộ các thông tin liên quan đến khách hàng, sử dụng các thông tin khách hàng vào mục đích ngoài mục đích cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng

Cuối quí, cuối năm phòng KHĐT thực hiện phân tích, tổng hợp các báo cáo về các hoạt động chăm sóc khách hàng từ các đơn vị cơ sở trực thuộc và tình hình thực tế tại đơn vị, để báo cáo lãnh đạo đơn vị và Tổng công ty tình hình quản lí và chăm sóc khách hàng tại đơn vị, những tồn tại và đề xuất giải pháp cần khắc phục.

5 Ưu đãi dành cho khách hàng lớn sử dụng dịch vụ Bưu chính của Bưu điện tỉnh Yên Bái:

Ngày 09/09/2008 Giám đốc Bưu điện tỉnh Yên Bái đã ban hành quyết định số 150/QĐ/KHĐT về việc quy định chính sách khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính , trong đó nêu rõ:

a) Chính sách khuyến khích khách hàng lớn:

* Xác định khách hàng lớn:

- Khách hàng lớn là khách hàng có mức doanh thu trong tháng đạt từ 300.000đ trở lên

- Doanh thu để xácđịnh khách hàng lớn là doanh thu cước phát sinh chưa bao

gồm thuế GTGT sử dụng dịch vụ bưu chính của VNPT (trừ các dịch vụ phát hành báo chí và tiết kiệm bưu điện, bảo hiểm nhân thọ bưu chính) sau khi đã trừ đi các khoản

chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, các khoản nợ quá hạn chưa thanh toán (nếu có)

- Không áp dụng đối với khách hàng là đại lý bưu điện và bưu điện văn hoá xã

* Trích thưởng đối với khách hàng lớn:

- Đối với các huyện và thị xã trích thưởng 5% trên tổng doanh thu phát sinh chưa bao gồm thuế GTGT

- Đối với TP Yên Bái trích thưởng 7% trên tổng doanh thu phát sinh chưa bao gồm thuế GTGT

* Trích thưởng ngay cho khách hàng: nếu doanh thu đạt 300.000đ trở lên

trong một lần sử dụng hoặc trích thưởng theo hàng tháng Trường hợp đặc biệt khách hàng có doanh thu đạt từ 20.000.000đ trở lên các đơn vị báo cáo Giám đốc BĐT để có chế độ ưu đãi đặc biệt

b) Các chính sách ưu đãi khác:

Ngoài việc trích thưởng cho khách hàng lớn nêu trên, đối với khách hàng cso doanh thu cước phát sinh > 1.800.000đ/6 tháng được hưởng một số chính sách ưu tiên khác như :

- Tặng quà trị giá 150.000đ nhân ngày thành lập đơn vị, ngày kỷ niệm của khách hàng…

- Ưu tiên phục vụ khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ bưu chính

6 Tình hình cạnh tranh trên địa bàn

a) Các đối thủ cạnh tranh các dịch vụ của BĐT trên thị trường:

Mặc dù Yên Bái là thị trường không lớn do là tỉnh miền núi kinh tế còn nghèo, song trong những năm gần đây địa bàn tỉnh Yên Bái đã xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh đặc biệt là các dịch vụ viễn thông như của Viễn thông Quân Đội, Viễn thông điện lực Riêng về lĩnh vực bưu chính, Bưu điện tỉnh Yên Bái đang gặp cạnh tranh của một

- Bên cạnh Bưu chính Viettel đối thủ cạnh tranh các dịch vụ Bưu kiện, chuyển tiền còn có hệ thống các xe khách công cộng liên tỉnh nội tỉnh

- Dịch vụ chuyển tiền có đối thủ cạnh tranh là các ngân hàng thương mại trong tỉnh

- Hiện nay các Bưu cục trung tâm đã đưa dịch vụ bảo hiểm nhân thọ Bưu chính vào hoạt động, hầu hết đã được triển khai bán bảo hiểm ô tô xe máy nhưng ngày bắt đầu hoạt động đã gặp nhiều đối thủ mạnh và đã đứng vững trên thị trường như: Bảo Việt, PJICO, Bảo Minh, Bảo hiểm ngân hàng, quân đội…

- Doanh thu phát sinh từ việc bán thẻ điện thoại di động cho vinaphone chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu của BĐT Song hiện nay mạng di động Vinaphone đang gặp cạnh tranh gay gắt từ mạng di động Viettet Việc bán thẻ cũng gặp nhiều khó khăn do bị san sẻ thị trường

b) Chiến lược của đối thủ cạnh tranh:

- Bưu chính quân đội tuy mạng lưới chưa rộng nhưng gọn nhẹ dễ tổ chức kinh doanh Với chiến lược thu hút khách hàng trong lực lược quân đội trước, sau đó dùng chính sách hoa hồng cao để thu hút các khách hàng lớn của Bưu điện Tiếp đó tổ chức tiếp thị khách hàng và nhận bưu gửi tại nhà Bưu chính Vietel hiện mới chỉ cạnh tranh

về chuyển phát nhanh và PHBC Riêng dịch vụ chuyển phát nhanh họ đều nhận tới tất

cả các địa chỉ, song chỉ trực tiếp phục vụ những nơi có mạng lưới, còn nơi chưa tổ chức được mạng lưới thì gửi chuyển tiếp qua đường Bưu điện Viettel hiện chỉ kinh doanh ở những nơi thuận lợi “ mầu mỡ “

- Viễn thông Viettel với chiến lược tranh thủ sự thuận lợi về thủ tục đầu tư, lợi thế về lực lượng lao động thủ công nên nhanh chóng mở rộng mạng lưới chiếm lĩnh thị trường đến cả nông thôn, vùng núi Với các chương trình khuyến mại hấp dẫn Viettel đã nhanh chóng có lượng khách hàng rất lớn trên địa bàn tỉnh Yên Bái

- Lực lượng vận chuyển xe khách công cộng đông đảo, liên tục với chiến lược nhanh chóng thuận lợi, nhận hàng và giao hàng tại nhà, thu cước không theo trọng lượng mà tuỳ khách hàng, gói hàng to hay nhỏ; nhận chuyển tiền không đếm mà nhận

gói tiền …do vậy thủ tục đơn giản nhanh chóng tốc độ nhận và chuyển phát chỉ trong vòng 5 – 7 giờ, trong khi của Bưu Điện là 24giờ (đối với chuyển phát nhanh đi Hà Nội)

- Dịch vụ chuyển tiền của Ngân hàng mang tính chuyên nghiệp, nhanh chóng, người nhận chỉ cần CMT là nhận được tiền

c) Điểm yếu của các đối thủ cạnh:

- Do đầu tư nhanh chóng và phát triển thuê bao ồ ạt nên chất lượng của dịch vụ

di động của Viettel không ổn định Mạng lưới điểm phục vụ ít không thuận tiện cho khách hàng khi cần giao dịch

- Bưu chính Viettel mạng lưới hẹp, ít dịch vụ, ít điểm giao dịch nên chưa thực sự gây chú ý của khách hàng

- Lực lượng vận chuyển xe khách tuy nhanh chóng nhưng chỉ có thể giao nhận trên trục đường và ở những nơi có tuyến xe chạy qua Độ an toàn cho hàng gửi không cao

d) Các chiến lược cạnh tranh của Bưu điện tỉnh:

Hiện tại Bưu điện Yên Bái tập trung vào một số chiến lược cạnh tranh như sau:

- Mở thêm bưu cục tại những nơi cần thiết có nhu cầu cao, giúp các bưu cục có

mức sản lượng, doanh thu thấp, triển khai mở rộng mạng đại lí bưu điện, đưa các dịch

vụ xuống các điểm văn hoá xã để nâng cao hiệu quả

- Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, tăng cường thêm phương tiện vận chuyển để rút ngắn thời gian toàn trình

- Trang bị thêm máy vi tính, máy soi đếm tiền, cân các loại cho các bưu cục và một số điểm bưu điểm văn hoá xã, trang bị thêm máy in, máy photocopy cho các đơn vị

để hoạt động thuận lợi hơn

- Áp dụng các biện pháp quảng cáo truyền thống với mật độ, tần suất lớn

* Đối với thị trường hiện tại: Tạo cho khách hàng có niềm tin vững chắc bằng

cách: nâng cao thái độ và phong cách phục vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ, thực hiện tốt các dịch vụ sau bán hàng và chăm sóc khách hàng Phân loại khách hàng lớn, khách hàng quan trọng để tập trung theo dõi chăm sóc, phục vụ thật nhanh, thật tốt để đảm bảo kinh doanh

*Với thị trường tiềm năng: Tiếp tục tìm kiếm các thị trường tiềm năng, đầu tư

xây dựng hình ảnh tốt về Bưu điện Yên Bái nhằm khuyến khích các khách hàng mới sử dụng dịch vụ của Bưu điện

* Đối với thị trường thành thị: tiếp tục phát triển mạnh mạng đại lý các loại,

để chiếm lĩnh thị trường, phát triển khách hàng mới

* Đối với nông thôn: nâng cấp các Điểm Bưu điện văn hoá xã phát triển ngang

tầm với các bưu cục 3, đưa dịch vụ truy cập Internet xuống 1 số điểm BĐVHX để phục

vụ tốt hơn nhu cầu thông tin Bưu điện, chiếm lĩnh thị trường nông thôn

* Phát triển các dịch vụ mới

* Điều tra thị trường, nắm vững những nhu cầu, sở thích của khách hàng đối

với các dịch vụ Bưu chính, nhất là các dịch vụ mới

* Về nguồn nhân lực và một số vấn đề khác có liên quan.

- Tiến hành điều tra tỷ mỷ đội ngũ CB-CNV hiện có theo các tiêu thức: lứa tuổi,

trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường, sức khoẻ để có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, bố trí lao động cho phù hợp với từng bộ phận, từng cơ sở sản xuất Tăng cường bồi dưỡng kiến thức kỹ thuật, nghiệp vụ mới, chuyên sâu để người lao động ở từng lĩnh vực công tác nắm vững kiến thức phục vụ tốt hơn trong công việc

- Xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất chính trị, trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ cao, nắm vững khoa học công nghệ kỹ thuật mới, phát huy tốt truyền thống của ngành, của dân tộc, đủ sức để phát triển hội nhập, cạnh tranh thắng lợi

- Có cơ chế khuyến khích tài năng trẻ, tiêu chuẩn hoá, tiếp nhận đội ngũ kế thừa mang tính chiến lược

- Phát động các phong trào thi đua nhân dịp các ngày lễ lớn, ngày truyền thống để CBCNV quyết tâm phấn đấu thực hiện KH

- Có giải pháp điều chỉnh, bố trí lại sản xuất phù hợp, gắn nhiệm vụ với quyền lợi, năng suất chất lượng với thu nhập

- Chăm lo đến đời sống CB-CNV, theo dõi và điều chỉnh việc thực hiện cơ chế phân phối thu nhập mới được xây dựng và ban hành theo cơ chế mẫu của Tổng công ty cho phù hợp để nó thật sự là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tài năng, khuyến khích người lao động tận tuỵ hết lòng với công việc

- Chọn thời điểm thích hợp đối với các đợt khuyến mại, giảm giá nhằm đạt hiệu quả cao

1.3.5.4 Công tác quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là thực hiện các chức năng liên quan trực tiếp tới việc bán hàng cá nhân và bán hàng tổ chức Bưu điện Yên Bái đã thực hiện công tác quản trị bán hàng như sau:

- Phát triển được một tổ chức bán hàng có hiệu quả: qui mô, mạng lưới tập trung

từ Bưu điện trung tâm tới các bưu cục cấp 3, các điểm BĐVHX, các đại lí

- Các chương trình bán hàng dài hạn và ngắn hạn đã được xây dựng hoàn chỉnh theo năm, theo quí, theo tháng, theo mùa vụ

- Duy trì đường dây liên lạc giữa lực lượng bán hàng, khách hàng BCVT và các phần việc kinh doanh tương tự khác như: quảng cáo, sản xuất và hậu cần

- Tiến hành dự báo bán hàng và xây dựng các chương trình nghiên cứu marketing thích hợp dùng cho việc lập kế hoạch và kiểm soát bán hàng.

- Tham mưu cho các cấp lãnh đạo về công tác tuyển mộ, đào tạo và giám sát đội ngũ giao dịch viên, bưu tá, công nhân kĩ thuật

- Tham mưu cho các cấp lãnh đạo về xây dựng ngân sách bán hàng và kiểm soát các chi phí bán hàng

- Đã tổ chức được các hoạt động khuyến khích lực lượng bán hàng như tăng lương, thưởng, đi du lịch, nhằm nâng cao nỗ lực bán hàng góp phần nâng cao thu nhập cho doanh nghiệp

1.3.6 Tổ chức sản xuất kinh doanh tại bưu điện tỉnh

1.3.6.1 Mạng lưới thông tin bưu chính của BĐT Yên Bái

1 Nhiệm vụ quản lý mạng lưới

Phòng Kinh doanh Bưu chính – Viễn thông- tin học có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Bưu điện tỉnh quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc bưu điện tỉnh điều hành trong lĩnh vực tổ chức, quản lý, khai thác và kinh doanh mạng lưới và các dịch vụ bưu chính, VT-TH, phát hành báo chí của Bưu điện tỉnh Yên Bái

Phòng có nhiệm vụ chủ trì thực hiện các nhiệm vụ:

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới bưu chính, PHBC phù hợp với sự phát triển của ngành và địa phương; Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch phát triển mạng theo yêu cầu của Bưu điện tỉnh;

- Lập các phương án tổ chức mạng thông tin bưu chính, PHBC phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, phòng chống thiên tai trên địa bàn tỉnh;

- Chỉ đạo, hướng dẫn, thẩm định các dự án phát triển, mở rộng, cải tạo, nâng cấp mạng bưu chính, PHBC của các đơn vị trực thuộc;

- Tổ chức thực hiện quản lý mạng lưới thông tin bưu chính, PHBC, tin học;

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đúng chế độ cước các dịch vụ, thể lệ thủ tục, quy trình quy phạm trong quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị khai thác bưu chínhviễn thông tin học

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong việc mở các loại sổ sách quản lý, theo dõi các chỉ tiêu chất lượng, thiết bị trên mạng; Thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng thiết bị và chất lượng các dịch vụ trên mạng lưới

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu chất lượng thông tin bưu chính, các định mức kinh tế kỹ thuật về khai thác, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa trên mạng lưới bưu chính VT-TH mà Tổng công ty, Nhà nước chưa ban hành;

- Xây dựng, tổ chức quản lý các dữ liệu phục vụ cho công tác quy hoạch, quản

lý, điều hành và khai thác mạng lưới bưu chính , PHBC;

- Tổ chức thực hiện kiểm soát, cân đối tài sản PHBC toàn Bưu điện tỉnh;

- Tổ chức quản lý hoạt động của các trạm Bưu điện xã, điểm Bưu điện-Văn hoá xã;

- Tổ chức thực hiện việc điều hành thông tin bưu chính, PHBC theo quy định của Tổng công ty;

- Thực hiện việc quản lý công tác phát triển khoa học kỹ thuật; áp dụng các tiến

bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất trong lĩnh vực bưu chính, PHBC;

- Điều tra, xác minh, thuyết minh các biên bản nghiệp vụ, giúp Giám đốc kết luận

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Yên Bái có 1 bưu cục cấp 1 đặt tại trung tâm thành phố,

8 bưu cục cấp 2 trong đó có 7 bưu cục cấp 2 đặt tại trung tâm các huyện và 1 bưu cục đặt tại thành phố, 22 bưu cục cấp 3, 14 kiốt, 5 đại lý và 153 điểm Bưu điện văn hoá xã

3 Mạng vận chuyển:

a) Mạng cấp 1:

Mạng vận chuyển cấp 1 mỗi ngày có 2 chuyến thư từ Hà nội đến Yên Bái và ngược lại móc nối với 02 Bưu cục cấp 3 của tỉnh là Bưu cục Cẩm Ân và bưu cục Khánh Hoà

– TP Yên Bái - Trái Hút : Trao đổi túi thư với Bưu điện huyện Trấn Yên, BĐH Văn Yên và các bưu cục dọc đường với chiều dài 01 lượt là 63 km.

- TP Yên Bái - Trạm Tấu : trao đổi túi thư với Bưu điện huyện Văn Chấn, BĐ thị

xã Nghĩa Lộ và các bưu cục dọc đường với chiều dài 01 lượt là 117 km

- TX Nghĩa Lộ - Mù căng Chải : trao đổi túi thư với Bưu điện huyện Mù Căng Chải và các bưu cục dọc đường với chiều dài 01 lượt là 100 km

c) Mạng cấp 3

Mạng vận chuyển cấp 3 gồm 109 tuyến phát với tổng chiều dài 01 lượt là 1661km

4 Tính tối ưu của mạng Bưu chính:

Tính tối ưu của mạng Bưu chính nói riêng và tính tối ưu của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh được xét trên cả hai mặt: Tính xã hội (khả năng phục vụ) và tính kinh tế (khả năng mạng lại lợi nhuận) Đối với Bưu điện Yên Bái nhiệm vụ phục vụ chính trị luôn được chú trọng song song với công tác phát triển kinh doanh Nếu trong những năm 90 mạng lưới bưu cục của Yên Bái còn nhỏ bé, chủ yếu đặt ở vị trí trung tâm và các địa điểm đông dân qua lại thì đến nay mạng lưới bưu cục đã phát triển rộng khắp, đưa các dịch vụ bưu chính - viễn thông đến gần người dân hơn Mô hình đại lý được phát triển trên địa bàn thành phố, thị trấn, mô hình điểm Bưu điện - Văn hoá xã đã được phát triển rộng khắp đến các xã vùng sâu, vùng xa trên địa bàn Các bưu cục 3 hoạt động không hiệu quả được bãi bỏ hoặc chuyển thành điểm BĐVHX Ngoài ra tận dụng năng lực mạng lưới, Bưu điện tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện cho các Bưu điện huyện mở rộng ngành nghề kinh doanh như kinh doanh văn phòng phẩm, điện thoại di động, máy vi tính …với nhiều mô hình mới năng động, sáng tạo:

- Bưu điện huyện Yên Bình: Mở thêm cửa hàng tự chọn với nhiều loại hàng hoá,

mở cửa hàng cafe, máy vi tính, quảng cáo…

- Bưu điện huyện Trấn Yên: Mở cửa hàng điện thoại di động, quà lưu niệm, trò chơi trẻ em…

- Bưu điện huyện Văn Yên: Mở cửa hàng đa dịch vụ…

- Bưu điện huyện Văn Chấn mở cửa hàng mua bán và sửa chữa máy vi tính.-Bưu điện thị xã Nghĩa Lộ mở quầy hàng lưu niệm…

Mạng vận chuyển cũng đã được sắp xếp lại cho phù hợp với hành trình đường thư nhằm rút ngắn thời gian vận chuyển Một số tuyến đường thư cấp 3 có chiều dài trên 100km được vận chuyển bằng xe ô tô chuyên dùng nhằm rút ngắn hành trình, đảm bảo

an toàn, nâng cao chất lượng vận chuyển Đến nay tuy là tỉnh miền núi giao thông đi lại khó khăn những Yên Bái đã phấn đấu đạt 159/159 xã có báo đến trong ngày đạt 100% c) Công tác tổ chức lao động khoa học