Xây dựng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng tại công ty công nghệ tin học Tinh Vân

Xây dựng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng tại công ty công nghệ tin học Tinh Vân

Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thìngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nóichung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cầnthiết đó Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ côngtruyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông đã đi vàocác ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanhchóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặttrong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.

Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, công tác quản lý đóng vai trò đặc biệtquan trọng Công tác quản lý có tốt thì việc điều hành mới tốt, khi đó công việcmới đạt hiệu quả cao, năng suất lao động tăng, giảm những chi phí không cầnthiết ngược lại, công tác quản lý mà yếu kém sẽ dẫn đến công việc trì trệ, chấtlượng công việc không cao cũng như tốn nhiều công sức mà năng suất công việclại thấp Công tác quản lý bao gồm rất nhiều hoạt động như quản lý sản xuất,quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý kho, quản lý khách hàng…

Công ty công nghệ tin học Tinh Vân là một đơn vị hoạt động trong lĩnhvực công nghệ thông tin Trong đó, khách hàng đóng một vai trò đặc biệt quantrọng quyết định tới thành công của công ty Công việc quản lý quan hệ kháchhàng đòi hỏi các nhà quản lý thường xuyên phải cập nhật, xử lý dữ liệu để đưa

ra các báo cáo chính xác, kịp thời Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

trị quan hệ khách hàng sẽ góp phần giúp công ty nắm bắt được chính xác sốlượng khách hàng, giúp công ty chủ động trong mọi hoạt động với khách hàng

Xuất phát từ đặc điểm thực tế và nhu cầu muốn tin học hoá hệ thống quảntrị quan hệ khách hàng của công ty công nghệ tin học Tinh Vân, em đã chọn đề

tài: ”Xây dựng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng tại công ty công nghệ tin học Tinh Vân” để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.

Cấu trúc luận văn gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu chung về Công ty công nghệ tin học Tinh Vân và bài toán quản trị quan hệ khách hàng

Chương này giới thiệu chung, khái quát nhất về cơ sở thực tập (Công tyTinh Vân) cũng như sự cần thiết của đề tài và phương pháp được sử dụng đểnghiên cứu đề tài

Chưong II: Phương pháp luận cơ bản xây dựng phần mềm quản trị quan

hệ khách hàng

Trong chương này trình bày các vấn đề cơ bản về phương pháp luận được

sử dụng trong việc nghiên cứu đề tài

Chương III: Xây dựng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng tại Công ty công nghệ tin học Tinh Vân.

Chương này trình bày chi tiết việc phân tích hệ thống quản trị quan hệkhách hàng tại công ty công nghệ tin học Tinh Vân, từ đó thiết kế và xây dựnggiải pháp giúp hệ thống hoạt động tốt hơn

Ngoài ra, luận văn còn danh mục các tài liệu tham khảo

Tuy đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công trìnhnghiên cứu đầu tay sau một thời gian thực tập có hạn nên không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình củacác thầy cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này được hoàn thiệnhơn

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CÔNG NGHỆ TIN HỌC TINH VÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN TRỊ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG

1.1.Giới thiệu chung về công ty công nghệ tin học Tinh Vân

1.1.1.Giới thiệu chung

Công ty công nghệ tin học Tinh Vân có trụ sở chính tại:

Tầng 8 – Khách sạn thể thao – Làng sinh viên Hacinco - Quận ThanhXuân – Hà Nội

 Sơ đồ tổ chức công ty:

Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty Tinh Vân cung cấp cho từng

cá nhân cái nhìn cụ thể và rõ ràng về vị trí mà hiện nay mình đang chịu tráchnhiệm cũng như sự phân cấp điều phối giữa các bộ phận với nhau

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

Ban Lãnh Đạo

Phòng Dự án

Ban Tài Chính Quản Trị

Phòng Giải pháp th viện

Phòng Giải Pháp Portal

Phòng Giải pháp đào tạo từ xa

Hỡnh 1.1 Sơ đồ tổ chức cụng ty cụng nghệ tin học Tinh Võn

1.1.2.Tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty

Cụng ty Tinh Võn chuyờn cung cấp cỏc giải phỏp phần mềm chất lượngcao Với một hệ thống cỏc phũng ban và nhõn viờn được tổ chức một cỏch chặtchẽ đảm bảo cho việc cung cấp cỏc phần mềm cú chất lượng tới khỏch hàng.Ngoài ra cụng ty cũn nhận thực hiện cỏc dự ỏn tới từ phớa cỏc khỏch hàng cũngnhư cỏc dự ỏn nhằm hoàn thiện hệ thống thụng tin của cụng ty

1.2.Tổng quan về hệ thống thông tin MIS của công ty

MIS (Management Information System) là hệ thống thông tin quản lý áp

dụng tại chính bản thân công ty

1.2.1 Nền tảng công nghệ và môi trường sử dụng.

Hệ thống được xây dựng dưới dạng một ứng dụng Window Applicationtrên môi trường Window, cơ sỏ dữ liệu SQL Server 2000

Người dụng cần có account (do admin hệ thống cung cấp) là có thể thamgia vào hệ thống

Việc phân quyền trong hệ thống MIS không hoàn toàn tuân theo cách tổchức hành chính trong công ty mà tất cả mọi người trong công ty đều được cấpmột account sử dụng trong hệ thống MIS và việc cấp quyền tới mức nào là doadmin của hệ thống căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn của người dùng đểcấp quyền cho người dùng đó

1.2.2.Sơ đồ phân cấp chức năng trong MIS

Hệ thống MIS gồm 6 phân hệ chính với các tính năng được mô tả tóm tắtnhư sau:

MIS

Th«ng tin

c¸ nh©n

Qu¶n lý nh©n sù

Qu¶n lý

dù ¸n

Qu¶n lý kh¸ch hµng

Qu¶n lý b¸o c¸o

Qu¶n lý

ng êi dïng

Hình 1.2.Sơ đồ phân cấp chức năng trong MIS

 Thông tin cá nhân

Đây là phân hệ cho phép hiển thị những phần thông tin chung nhất của

mỗi cá nhân có mặt trong hệ thống, về thu nhập và quản lý hành chính đồng thời

có thêm các chức năng khác hỗ trợ việc trao đổi trực tuyến và nhắc nhở mỗi cánhân trong việc thực hiện công việc đúng với vai trò và trách nhiệm của mình

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

 Quản lý nhân sự

Đây là phân hệ bao gồm nhiều chức năng con giúp cho người điều hành

có thể quản lý toàn bộ các thông tin liên quan về mặt nhân sự của toàn bộ nhân viên trong công ty về thông tin cá nhân, quá trình làm việc (lương, khen thưởng/

kỷ luật, bảo hiểm…), những thông tin về quản lý hành chính (vi phạm hànhchính, nghỉ phép), thu nhập

 Quản trị quan hệ khách hàng

Đây là phân hệ chứa dựng tất cả những thông tin về mặt hành chính liênquan tới các khách hàng trong từng dự án, với các chức năng hỗ trợ như tìmkiếm, chọn lọc và sắp xếp, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi các thông tin

về các dự án, về người liên hệ, về các hoạt động, các tài liệu và các báo cáo hoạtđộng kinh doanh có trong dự án

 Quản lý báo cáo

Đây là phân hệ chuyên cung cấp các báo cáo tài chính, nhân sự, kế hoạchcần thiết cho lãnh đạo công ty khi có yêu cầu Đảm bảo chính xác, kịp thời

 Quản lý người dùng

Đây là phân hệ cho phép người quản trị hệ thống quản lý tất cả những cánhân có account trong MIS, chức năng này cho phép thiết lập và phân quyền chongười sử dụng về quyền sử dụng các phân hệ trong hệ thống, về quyền đề xuấthay xét khen thưởng và có chức năng giúp người quản trị theo dõi được những

gì đã diễn ra trong hệ thống (nhật ký)

1.3.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty công nghệ tin học tinh Vân

Công ty công nghệ tin học Tinh Vân hoạt động trong lĩnh vực công nghệthông tin do đó mọi ứng dụng mới nhất trong lĩnh vưc này đều được công tynghiên cứu và triển khai áp dụng

Tuy nhiên, trong công tác quản trị quan hệ khách hàng là một nội dungkhá mới mẻ và đang trong quá trình nghiên cứu Để đáp ứng được nhu cầu hoạtđộng trong thực tế, công ty muốn xây dưng một hệ thống thông tin quản trị quan

hệ khách hàng riêng nhằm hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng

1.4.Tổng quan dề tài nghiên cứu

Nhu cầu của khách hàng về chất lương phục vụ cũng ngày càng cao, do

đó để đáp ứng những đòi hỏi này từ phía khách hàng thì bản thân công ty càngphải hoàn thiên các hệ thống dịch vụ của mình Vấn đề quan hệ khách hàng làmột điều hoàn toàn mới mẻ trong kinh doanh và nó quyết định tới thành côngcủa công ty trong việc kinh doanh và tăng lợi nhuận Vì vậy đòi hỏi tất yếu phải

có một hệ thống đầy đủ và chính xác thực hiên việc quản lý quan hệ khách hàng

Mặt khác, công ty cần thiết xây dựng một hệ thống tự động đưa ra các báocáo tổng hợp về khách hàng cũng như tình trạng các dự án đang được thực hiện.Giúp cho việc giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên vào cuối kỳ, nhằmcung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác cho các nhà lãnh đạo trong quá

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

trình hỗ trợ việc ra quyết định Đồng thời, khắc phục những sai sót trong quátrình thực hiện công việc.

Qua quá trình thực tập tại công ty và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy vấn

đề quản lý quan hệ khách hàng mang tính thiết thực và có thể triển khai trênthực tế Vì vậy, với những kiến thức đã học và nghiên cứu em quyết định chọn

đề tài:”Xây dựng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng tại công ty Công nghệtin học Tinh Vân”

1.4.3.Giải pháp tin học hoá cho bài toán quản trị quan hệ khách hàng

Với thời gian thực tập có hạn và trên cơ sở khả năng của mình, em chọn

sẽ giải quyết một trong những phân hệ của hệ thống MIS đó là phân hệ “Quảntrị quan hệ khách hàng” Module sẽ được thiết kế như là một ứng dụng Windownhằm có thể tích hợp với hệ thống chính của công ty Ngôn ngữ được sử dụng là

công nghệ NET(C#.NET và VB.NET) cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL

Server 2000

Trong chương trình có hướng mở để có thể kế thừa và phát triển, mở rộngcho phù hợp với thực tế phát sinh trong tương lai.

1.4.4 Đề tài dưới góc độ tin học

Chỉ trong khoảng hơn một nửa năm trở lại đây, thuật ngữ “Quản trị quan

hệ khách hàng – Custormer Relationship Management(CRM)“ trở thành trung

tâm và là đề tài được bàn luận sôi nổi nhất trong lĩnh vực kinh doanh trên thếgiới Trước đây, dịch vụ chăm sóc khách hàng được đặt ở vị trí thấp so với cácloại dịch vụ khác trong các doanh nghiệp, nhưng cho đến nay các tổ chức đều ýthức được tầm quan trọng của sự phát triển dịch vụ chăm sóc khách hàng và

“hướng khách hàng’ là mục tiêu trong mọi hoạt động kinh doanh và tiếp thị củahọ

Cùng với sự chuyển biến này, nền công nghiệp công nghệ thông tin cũng

đã vào cuộc Ý thức được một thị trường lớn mới ra đời đang giành cho hết thảymọi người, các phần mềm thương mại hàng đầu lần lượt hướng tập trung của

mình về CRM, kết hợp với nhiều các nhà cung cấp để có thể có được vị trí dẫnđầu.

CRM mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp biết cách sử dụngCRM một cách đúng đắn Cho đến nay, vẫn tồn taị nhiều vấn đề trong triển khaiCRM, như: sự khác biệt về cách tiếp cận mà các tổ chức xây dựng chiến lược vềCRM, sự không thống nhất về bản chất thế nào là CRM, sự không đúng đắntrong cách đánh giá về CRM, …

Trong phần này, em xin giới thiệu và đưa ra khái niệm CRM, tầm quantrọng của CRM, các thành phần của một hệ quản trị quan hệ khách hàng và cơchế thực hiện Đồng thời, từ góc độ thông tin thị trường làm sáng tỏ các triết lýcủa hoạt động đằng sau CRM, giải thích các thành phần cơ bản cốt lõi giúp chocác tổ chức xây dựng các thành phần của CRM một cách hiệu quả cũng như làmnổi bật các thuật ngữ chính khiến cho người dùng có cảm giác họ cũng đang bắttay vào xây dựng chiến lược cho CRM

Khái niệm CRM: CRM là chữ viết tắt của Custormer Relationship

Managerment (Quản trị quan hệ khách hàng) Đây là lĩnh vực hoạt động nghiêncứu nhu cầu và hành vi của khách hàng để xây dựng quan hệ chặt chẽ giữadoanh nghiệp và khách hàng Việc thiết lập tốt mối quan hệ này được xem làyếu tố trung tâm quyết định thành công của doanh nghiệp CRM có rất nhiềuthành phần công nghệ, nhưng sẽ là sai lầm nếu xem CRM chỉ là một thuật ngữcông nghệ Chính xác hơn, phải xem CRM là một quy trình liên kết tất cả cácthông tin về khách hàng, về hiệu quả và trách nhiệm trong việc bán hàng, tiếp thị

về xu thế thị trường

CRM thực chất là một triết lý trong kinh doanh mô tả một chiến lược coikhách hàng là trung tâm của mọi tiến trình, hoạt động, văn hoá của tổ chức.công nghệ thông tin được coi là công cụ đắc lực để tổ chức có thể tiến hành pháttriển các chiến lược này

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

Sự phát triển của công nghệ thông tin sẽ dẫn đường cho tổ chức có thể bắtđầu chiến lược lâu dài của họ nhưng chiết lý bắt đầu luôn phải từ triết lý về kinhdoanh.

Các nhà cung cấp cũng như nghiên cứu thị trường có ảnh hưởng tới việcphân phối sản phẩm và dịch vụ Sự khó khăn để có thể phân biệt được các lờichào hàng, giới thiệu Sự khác biệt về các thông tin thị trường chứng khoán…cũng như chất lượng và dịch vụ, ngày nay nhu cầu khách hàng càng cao, sựchọn lựa giữa các nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn, điều này khiến cho việclàm thế nào để giữ được khách hàng và được khách hàng quan tâm trở thànhmột vấn đề hết sức nan giải

Hầu hết các nhà kinh doanh đều biết được vấn đề mà vốn dĩ đã được kiểmnghiệm và nhận thức sâu sắc qua thời gian Cụ thể hơn là họ biết được rằng giátrị mà họ bỏ ra để duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũ sẽ ít hơn nhiều sovới việc họ phải làm lại các điều đó với khách hàng mới trong một số trườnghợp, tỉ lệ này có thể được đánh giá là 5/1 Trong khi kinh doanh là việc luôn mởrộng các thông tin về khách hàng, họ cũng luôn phải chú trọng tới việc giữ vàphát triển các khách hàng trọng tâm của mình Gia tăng” phần đóng góp từkhách hàng”, nói cách khác là giá trị của kinh doanh mà mỗi một khách hàng tốtmang lại trở nên quan trọng giống như việc tăng chia sẻ thị trường Nói tóm lại,việc quan tâm tới các khách hàng của mình chính là làm tăng lợi nhuận – nóthực sự cần thiết và cũng chính là CRM

Hiện nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin, CRM đang mang lạihiệu quả và lợi ích to lớn cho doanh nghiệp Chính vì vậy, xây dựng và áp dụngCRM đang là một trong những xu hướng và nhu cầu cấp bách của các doanhnghiệp Đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ viễn thông, tin học

vì hoạt động dịch vụ luôn gắn liền với khách hàng Ví dụ, tại VNPT hoạt động,CRM vẫn dựa vào nhân lực là chính, nên rất khó khăn trong việc phát triểnCRM quy mô lớn Trong khi đó, thị trường dịch vụ viễn thông Việt Nam đangngày càng mở rộng với sự ra nhập và cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp

mới Hoạt động CRM ở VNPT chủ yếu là giao tiếp trực tiếp với khách hàng tạiquầy giao dịch Các hình thức giao dịch khác như điện thoại, email và websitevẫn còn rất hạn chế, giao dịch còn mang nặng tính giấy tờ thủ tục, chưa thực sựtạo thuận lợi cho khách hàng Một thực tế hiện nay, mạng lưới viễn thông củaVNPT đang được mở rộng nhanh chóng với số lượng khách hàng ngày càng giatăng, thế nhưng VNPT lại chưa có một cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung và cơchế quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.

Bài học và những thành công của các “đại gia” trong lĩnh vực công nghệthông tin trên thế giới như Gartner, Sap, Oracle, Siebel…khi ứng dụng CRMcho thấy đây là một giải pháp hợp lý và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp trongquản trị khách hàng những năm qua Cũng chính các “đại gia” này đã làm sôiđộng thị trường CRM năm 2003 với doanh thu đạt tới 8,8 tỷ USD, tốc độ tăngtrưởng đạt gần 9% năm

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN XÂY DỰNG

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG

2.1.Một số phương pháp phân tích thiết kế

2.1.1.Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique)

Ý tưởng cơ bản của phương pháp này là phân rã các hệ thống lớn thànhcác phân hệ nhỏ hơn và đơn giản

SADT được xây dựng trên các nguyên lý cơ bản sau:

- Sử dụng mô hình

- Phân tích đi xuống

- Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm

- Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ

- Phối hợp các hoạt động của nhóm

- Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết

Ưu điểm: Dựa vào lối phân tích cấu trúc, thiết kế theo lối phân cấp, dựng trêncác lưu đồ chức năng, tạo được các liên hệ, đảm bảo một dữ liệu vào sản xuấtđược nhiều dữ liệu ra

2.1.2.Phương pháp MERISE

Ý tưởng cơ bản của phương pháp này xuất phát từ ba mặt cơ bản sau:

Mặt thứ nhất: quan niệm tới chu kỳ sống của hệ thống thông tin, trảiqua nhiều giai đoạn: “Thai nghén” – Quan niệm - Quản trị - “Chết”

Mặt thứ hai: đề cập đến chu kỳ đặc tả hệ thống thông tin, còn gọi làchu kỳ trìu tượng, ý niệm này coi hệ thống thông tin là một toàn thể được mô tảbằng nhiều tầng

Mặt thứ ba: Mặt này có liên quan đến chu kỳ của các quyết địnhcần đưa ra trong suốt chu kỳ hoạt động của sản phẩm

Đặc trưng của phương pháp này là:

- Nhìn toàn cục

- Tách riêng các dữ liệu và xử lý

- Tiếp cận theo mức

Ưu điểm: có cơ sử khoa học vững chắc

Nhược điểm: khi áp dụng cho hệ thống nhỏ sẽ gây ra mất rất nhiều thời gian

Cho phép biểu diễn các xử lý bằng các lưu đồ và các chương trình

Cho phép lượng hoá các xử lý

2.1.4.Phương pháp GALACSI

Trình bày một tập hợp các công cụ và “nguyên liệu” để tiến hành cáccông việc dau của quá trình phân tích:

Nghiên cứu các hệ thống tổ chức và các hệ thống thông tin tương úng:

- Nghiên cứu hiện trạng

- Nghiên cứu khả thi

- Tổ chức xử lý theo lô và thời gian thực

- Môi trường tiếp nhận: máy tính, mạng máy tính, ngôn ngữ, các phầnmềm chuyên dụng

- Giao diện người – máy

Lập trình: giải thuật, ngôn ngữ lập trình, kiến trúc và các môi trường đặc thù.

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

2.2.Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

2.2.1.Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thànhtựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức Xây dựng thành công một Hệ thốngthông tin không thể theo một thực đơn có sẵn Trước hết cần phải hiểu biết về tổchức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trìnhhình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một hệ thống thôngtin thích hợp cho nó

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theocách hiểu của các nhà tin học thì: hệ thống thông tin được thể hiện bởi nhữngcon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào(Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lýbởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả

xử lý (Output) được chuyển đến các đích(Destination) hoặc cập nhật vào cáckho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Đầu vào của hệ thống đó là các hoá đơn, các hợp đồng với khách hàng,các tài liệu của cuộc gặp…

Nguồn của hệ thống: Bên trong đó là các sản phẩm được thiết lập sẵn bởiđội ngũ lập trình, bên ngoài đó là các khách hàng và nhà cung cấp (nếu có)

Nguồn

(Source)

Đích(Destination)

Thu thập

(Input)

Xử lý(processing)

Phân phát(Output)

Lưu trữ(Storage)

Kết quả sử lý của hệ thống: là các báo cáo về khách hàng, báo cáo tổnghợp về chi phí dự án, tiến độ dự án,… được gửi đến các bộ phận có yêu cầu cụthể hoặc sẽ được cập nhật vào hệ thống

Đích của hệ thống đó là bộ phận quản lý quan hệ khách hàng, phòng kinhdoanh, các bộ phận có liên quan đến trong quá trình ký hợp đồng và thực thi dự

án, giám đốc công ty

Kho là nơi lưu trữ dữ liệu về các sản phẩm sẽ được đưa tới khách hàng,các dữ liệu về khách hàng và thông tin kết quả của các xử lý đã được thực hiện

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức hay đượcdung Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại còn mộtcách lấy nghịêp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem) Hệ thống thông tin xử lý giao dịch là một hệ thống thông tin nghiệp vụ

Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành Nó thực hiện việcghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức

-Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Hệthống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập

kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản

lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Hệthống là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm

vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp raquyết định cho các nhà quản lý

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Hệ thống chuyên gia là một

hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinhnghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhữngthiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau Hệ thống có

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiếtthực.

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competitive Advantage) Hệ thống thông tin loại này được sử dụngnhư một trợ giúp chiến lược Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranhđược thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là mộtkhách hàng, một người cung cấp và cũng xó thể là một tổ chức khác của cùngngành công nghiệp,…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu

là các bộ phận trong tổ chức Hệ thống là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồchiến lược (vì vậy có thể gọi là Hệ thống thông tin chiến lược)

 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cáchphân chia này có 3 loại hệ thống thông tin đó là: hệ thống thông tin chiến lược,

hệ thống thông tin chiến thuật và hệ thống thông tin tác nghiệp

2.2.3.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quanđiểm của người mô tả Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệthống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lýtrong

Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phảithực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thông tin

Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn hấy được của hệthống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức vủa đầu vào

và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…

Ví dụ: Tại phòng kinh doanh người ta có hồ sơ của khách hàng bao gồmđầy đủ các thông tin về khách hàng đó cũng như thông tin về dự án mà kháchhàng tham gia ký hợp đồng Khi tiến hành ký hợp đồng nhân viên phòng kinhdoanh sẽ nghiên cứu hồ sơ khách hàng và đưa ra một bản hợp đồng một cáchhợp lý nhất Đảm bảo cho việc thực thi dự án đạt hiệu quả cao nhất

Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống,tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật

Ví dụ: Phục vụ cho công việc lưu trữ hồ sơ khách hàng và các thông tin về

dự án đang thực hiện người ta dùng máy vi tính Đó là các máy tính được trang

bị đĩa cứng để lưu trữ dữ liệu, đĩa cứng dung lượng 40GB, bộ nhớ trong 512MB

Hệ thống được thực hiện trong môi trường NET và có Internet Explorer

Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất

và mô hình vật lý trong là biến động nhất

2.2.4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin

Như chúng ta biết rằng việc quản lý của một tổ chức có hiệu quả haykhông phần lớn là dựa vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin trong

tổ chức đó sản sinh ra Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ gây ranhững hậu quả xấu nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thôngqua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thôngtin như sau:

- Tin cậy

- Đầy đủ

- Thích hợp

- Dễ hiểu

 Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầucủa nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫnđến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực

tế Chẳng hạn, một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ramỗi tuần Để so sánh, báo cáo cũng nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó

và của cùng kỳ năm trước Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể

sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp Tuy nhiên, trong thực tế cóthể hoàn toàn khác Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra màkhông cho biết về năng suất lao động Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực

tế số giờ lao động thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí cao hơn khi laođộng làm việc quá nhanh Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tin như vậy

sẽ làm hại cho doanh nghiệp

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

 Tính được bảo vệ

Cùng với sự phát triển của xã hội thông tin thì thông tin hiện nay đã trởthành một nguồn lực quý báu của tổ chức cùng với vốn và nguyên liệu Thôngtin được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới dược phép tiếp cận vớithông tin về sản phẩm mới, về bí quyết sản xuất, về chiến dịch quảng cáo, hay

về kế hoạch mở rộng thị trường… là vô cùng quan trọng, cần được bảo vệ vì nếunhững thông tin này bị tiết lộ ra ngoài thì doanh nghiệp sẽ mất đi sự bất ngờ,tính cạnh tranh trên thị trường và gây ra thiệt hại lớn cho tổ chức

 Tính kịp thời

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toànnhưng vẫn không thích hợp khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúccần thiết

Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao làmột trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào

2.3.Quy trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho hệ thống thông tin quản lý

2.3.1.Phưong pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là cóđược một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó dược hoà hợpvào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ cácgiới hạn về tài chính và thời gian định trước Một hệ thống thông tin là một đốitượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp Có ba nguyên tắc

cơ sở chung để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình

Một hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật

lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng

ta đã thấy ba mô hình này quan tâm từ những góc độ khác nhau

Nguyên tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tác đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơngiản hoá Để hiểu tốt một hệ thống thí trước hết phải hiểu các mặt chung trướckhi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.

Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển

từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang môhình vật lý khi thiết kế

Phân tích bắt đầu từ thu tập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại.Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả banguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống

“Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng” được xây dựng nhờ vào sự kếthợp của cả 3 nguyên tắc trên Tuy nhiên nguyên tắc thứ 3 vẫn đóng một vai tròđặc biệt quan trọng

2.3.2.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tùy tiệnlàm mà phải tuân thủ theo những giai đoạn nhất định Trong đó giai đoạn phântích thiết kế đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định tới thành công củatoàn bộ hệ thống

 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc nhữngngười có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án.Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

 Giai đoạn phân tích chi tiết

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiêncứu, xác định nhứng nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của

hệ thống thông tin mới phải đạt được Các công đoạn bao gồm:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

 Giai đoạn thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả cá thành phần logic của một hệ thốngthông tin cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó Mô hình logic của hệthống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung củaOutput), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý

và hợp thức hoá sữ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhậpvào(các Input) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế logic bao gồm những giai đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình lôgic

 Giai đoạn đề xuất các phương án và giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải

xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic.Mỗi một phương án khác nhau là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệthống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn nàybao gồm:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án và giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiếnhành Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có đó là: một tài liệu bao gồmchứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật vàtài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giaodiện với phần tin học hoá Những công đoạn chính của giai đoạn này đó là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệthống thông tin có nghĩa là phần mềm những người chịu trách nhiệm về giaiđoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính của giai đoạn này baogồm:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

 Giai đoạn cài đặt và khai thác

Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt Để việc chuyển đổi đượcthực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉđược thiết lập một cách cẩn thận nhất Giai đoạn bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

2.4.Phân tích hệ thống thông tin

2.4.1.Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dungcho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thuthập đượoc những thông tin được xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu

 Nghiên cứu tài liệu:

Cho phép nghiên cứư kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chứ như: lịch

sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn vàđịnh mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung vàhình dạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra

 Sử dụng phiếu điều tra:

Khi cần phái lấy thông tin với số lượng lớn và trên một phạm vi rộng thìdung tới phiếu điều tra

 Quan sát:

Việc thực hiện phương pháp quan sát giúp cho chúng ta thấy những gìkhông thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho

ai…Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì bị người quan sát để ý khi đó họ sẽkhông thực hiện đúng quy trình như ngày bình thường.

Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết

kế chi tiết “Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng” chủ yếu là nghiêncứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn

2.4.2 Mã hoá dữ liệu

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượngcần quản lý Phương pháp được sử dụng trong tất cả các hệ thống Xây dựng Hệthống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu Việc mã hoá dữ liệu mang lạinhững lợi ích sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh

- Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý

- Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vàiđặc tính của đối tượng

 Các phương pháp mã hoá cơ bản:

Một hệ thống mã gồm một tập hợp các đối tượng, một bộ ký tự hợp lệ,được định nghỉa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm

- Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc

tạo dãy nhất định

- Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rất đơn giản.

Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái quaphải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấpsâu hơn

- Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với

mã hoá liên tiếp thì ta được phương pháp mã hoá tổng hợp

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này cho phép ta căn cứ vào

đặc tính của đối twngj để xây dựng bộ mã

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

- Phương pháp mã hoá theo seri: phương pháp này chính là sử dụng một

tập hợp theo dãy gọi là seri Seri được coi như là một giấy phép theo mã quyđịnh

- Phương pháp mã hoá ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều

trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữanhững tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

2.4.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Iformation Flow Control): Sơ đồ luồng thôngtin IFD được dung để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả

sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ:

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

Để mô tả chi tiết hơn các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ IFD, người

ta sử dụng các phích vật lý Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữliệu, phích xử lý

- Phích luồng thông tin

- Phích kho dữ liệu

- Phích xử lý

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

Tên tài liệu:

Tên IFD có liên quan:

Phân ra thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Chu kỳ:

Cấu trúc các thực đơn:

Phương pháp xử lý:

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả Hệ thống thông tin như sơ đồ luồngthông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lưu trữ sữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tớinơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý, Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơnthuần làm gì và để làm gì

 Ký pháp dùng cho sơ đồ DFD

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là

bộ phận nào hoặc cá nhân nào

Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình,một chức năng, Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có

sự thay đổi thì phải có tên phù hợp

Bản sao đơn hàng

Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tinđầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tinmới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưuvào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phận khác

Kho dữ liệu: dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý.Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thôngtin trên đĩa

Khách hàng

Thực thi hợp đồng

 Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rất khái quát nội dung chínhcủa hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉcần một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dung

kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã rathành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tùy theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòihỏi

 Các phích logic:

Phích logic được xây dựng nhằm hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống

Có 5 loại phích logic được dùng để mô tả them cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữliệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

- Phích kho dữ liệu

- Phích tệp dữ liệu

“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả hai công cụ

sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả

2.4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.4.4.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác địnhcác tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống

là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu

Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra:

Bước 1: Xác định các đầu ra.

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin dược gọi là cácthuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giátrị dữ liệu)

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán

ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khói danh sách, chỉ để lại các thuộc tính

cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

 Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF):

Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sách không được phépchứa những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tínhnày ra thành các danh sách con (có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý)

Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthem thuộc tính định danh của các danh sách gốc

 Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần củakhoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộchàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sáchmới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danhsách

 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá 3.NF quy dịnh rằng; trong một danh sách không được phép có

sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y, mà thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải táchchúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y vớiX

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

 Mô tả các tệp:

Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một tệp cơ sở

dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viếtchữ in hoa, nằm phía bên trên Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá cógạch chân

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu.

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danhsách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêngtương đối độc lập Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phảitích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cảcác thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

liệu

Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên haichiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó

2.4.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá.

Khái niệm cơ bản:

- Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình lôgic dữ liệu được dùng đểbiểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà tamuốn lưu trữ thông tin về chúng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữnhật có ghi tên thực thể bên trong

1@N – Liên kết loại Một - Nhiều.

Mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thứcthể B và mỗi lần xuất hiện của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần vớithực thể A, ví dụ:

N@M - Loại liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với nhiều thức thể B vàngược lại

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

CÓKHÁCH HÀNG

CỐ

KHÁCH HÀNGCỐ

Chiều của liên kết:

- Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ

đó Có ba loại quan hệ: một chiều, hai chiều và nhiều chiều

- Quan hệ một chiều: là quan hệ mà một lần xuất hiện của một thực thểđược quan hệ với một lần xuất hiện của chính thực thể đó

- Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

- Quan hệ nhiều chiều: là quan hệ trong đó có nhiều hơn hai thực thể liênkết với nhau:

Thuộc tính: dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan

hệ Có ba loại thuộc tính; thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tínhquan hệ

- Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhấtmỗi lần xuất hiện của thực thể Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọilần xuất hiện của thực thể

- Thuộc tính mô tả dùng để mô tả thực thể

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất hiện nào đó trong thựcthể có quan hệ

Cơ sở dữ liệu lôgic của “Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng”được thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá

2.5.Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng

Dù ¸n n - Profile

Dù ¸n 2 - Profile

- Hỗ trợ việc tạo báo cáo tuần cho cán bộ kinh doanh

- Hỗ trợ việc theo dõi thực hiện các hợp đồng đã ký

Coi mỗi khách hàng là một đơn vị quản lý Trong mỗi khách hàng có cáctrường thuộc tính về khách hàng và các dự án Mỗi dự án có các thông tin liênquan đến dự án đó như: hợp đồng, kết quả cuộc gặp, ngày bắt đầu, ngày kếtthúc, chi phí, tiến độ,…

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

2.6.Khái quát về công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Một cơ quan bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại được Hãy thử tưởngtượng xem điều gì sẽ xảy ra nếu một công ty phần mềm máy tính đã mất hếtnhững chương trình nguồn mà họ đã lập ra Các cơ quan phải có trí nhớ, đó lànhững kho dữ liệu lưu trữ hàng tỷ những điều chi tiết cần thiết cho quá trìnhkinh doanh và ra quyết định Nói rằng: ”Dữ liệu của một công ty hay tổ chức cóvai trò sống còn: là điều khẳng định không hề quá một chút nào.”

 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (cơ sở dữ liệu):

- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi làthực thể (Entity)

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính.Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biịet, thường không chia nhỏ đượcnữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà

ta muốn lưu trữ

- Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi(Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instante) tức là một biểu hiệnriêng của thực thể

- Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường(Field) Giao giữa cột và dòng là một ô chứa dữ liệu ghi chép về một thuộc tínhcủa cá thể trên dòng đó

- Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liênquan với nhau

- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở

dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệthống chương trình máy tính giúp ta tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữliệu

2.6.2 Giới thiệu chung về môi trường NET

Trái tim của NET là cung cấp cho người dung cách thức truy cập thôngtin, file, hoặc các chương trình của họ ở mọi lúc mọi nơi trên mọi cấu hình phầncứng và thiết bị Người sử dụng sẽ không cần biết nơi nào chứa thông tin hoặcchi tiết về cách thức truy tìm các thông tin đó Ví dụ, vài năm nữa, Microsoft vàcác công ty khác sẽ huỷ bỏ việc phân phối phần mềm qua đĩa CD Thay vào đó

họ sẽ cung cấp các tính năng mà người sử dụng sẽ lấy để cài đặt vào máy của họthông qua các dịch vụ Web phân phối qua mạng Internet Khách hàng sẽ khôngcần mua phần mềm cài vào máy, sau đó lại phải duy trì nó Thay vào đó họ sẽđược cung cấp những chức năng như một dịch vụ phục vụ theo yêu cầu Một sốphần mềm sẽ được tải xuống, cài đặt, và duy trì bằng dịch vụ Web Việc cậpnhật và sửa chữa sẽ xảy ra tự động qua mạng Internet Nếu bạn cần sử dụngphần đặc biệt của phần mềm cho đề án, như chương trình CAD/CAM, nhưng lạikhông muốn mua nó, bạn có thể sử dụng qua dịch vụ Web và được tính phí bởinhà cung cấp

Đây là viễn cảnh lớn của công nghệ thông tin và những lĩnh vực kinhdoanh trong tương lai không xa lắm Công nghệ NET không chỉ đặt chúng tavào viễn cảnh sang sủa trong tương lai mà còn khiến chúng ta nâng cao hiệu quảhơn trong việc phát triển những ứng dụng hiện nay Bill Gates đã tóm tắt nhữngđiều kỳ diệu của NET khi thảo luận với một nhóm các nhà phát triển: “ Ngàynay, chúng ta có một thế giới ứng dụng và các Web site Trong thế giới NET,mỗi một ứng dụng sẽ trở thành một dịch vụ Web – Web Service”

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

 Tổng quan về NET FRAMEWORK:

Điều quan trọng nhất mà ta cần phải nhớ là mọi thứ trong NET để làObject, các trang ASP.NET, các hộp thông điệp, hay là nút bấm, tất cả điều làObject Các Object đó được tổ chức lại thành từng nhóm riêng biệt như trongmột thư viện để ta dễ dàng sử dụng Ta gọi các nhóm đó là Namespaces, và ta sẽdùng những Namespaces này để gọi hay nhập các Class cần thiết cho ứng dụngcủa mình

CLR(Common Language Runtime) là môi trường dùng để quản lý sự thihành các nguồn mã mà ta đã soạn ra và biên dịch trong các ứng dụng Tuy nhiên,khi biên dịch nguồn mã ta lại biên dịch chúng thành một ngôn ngữ trung gian gọi làMicrosoft Intermediate Language (MSIL) Chính MSIL là ngôn ngữ chung cho tất

cả các ngôn ngữ.NET hiện có, do đó ASP cũng được biên dịch ra MSIL Khi biêndịch như vậy, các ứng dụng cũng sản xuất ra các thông tin cần thiết để tự quảng cáochính mình, ta gọi những thông tin này là Metadata Đến khi ta chạy một ứng dụng,CLR sẽ tiếp quản và lại biên dịch nguồn mã một lần nữa ra thành ngôn ngữ gốc củamáy vi tính trước khi thi hành những công tác đã được bố trí trong nguồn mã đó

Ta có thể cảm thấy những việc bận rộn sau hậu trường đó khi phải chờ đợi mộtkhoảng thời gian cần thiết để CLR chấm dứt nhiệm vụ của nó khi lần đầu tiên biêndịch và hiển thị một trang Web, nhưng mọi chuyện sẽ dễ dàng, cuối cùng ta có mộttrình biên dịch để sử dụng rất hiệu quả

.NET Framework còn kết hợp mô hình lập trình đơng giản, dễ sử dụngvới các giao thức mở và biến đổi được của Internet Để đạt được yêu cầunày NET Framework bao gồm các đặc điểm sau:

- Sự hợp nhất thông qua các chuẩn Internet và hỗ trợ các chuẩn WebServices: Cho phép giao tiếp với mọi ứng dụng phát triển trên cơ sở hạ tầng bất

kỳ mà không cần biết đến chi tiết bên trong cơ sở hạ tầng đó thông qua dạngXML bằng nghi thức SOAP (Simple Object Access Protocol)

- Khả năng biến đổi được: Đa số các hệ thống lớn đang sử dụng trên thếgiới được xây dụng trên kiến trúc không đồng bộ .NET Framework cho phép

chúng ta xây dựng ứng dụng có khả năng biến đổi và giao tiếp với nhau giữa cáckiến trúc khác nhau.

- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Những nhóm lập trình sử dụng các ngôn ngữ lậptrình khác nhau để phát triển ứn dụng do chúng có những tính ưu việt của từngloại .NET Framework cho phép trao đổi và giao tiếp giữa các hệ thống đượcxây dựng trên các ngôn ngữ lập trình khác nhau Ngoài ra, chúng ta có thể sửdụng lại những ứng dụng đang tồn tại mà không cần xây dựng lại từ đầu

- Bảo mật tốt hơn: Bảo mật là một trong những vấn đề gây mất nhiều thờigian của người làm tin học Kiến trúc bảo mật của NET Framework được thiết

kế từ dưới lên để đảm bảo các ứng dụng được bảo vệ tinh vi dựa trên mô hìnhevidence - base (bằng chứng)

- Kế thừa những dịch vụ của hệ điều hành NET Framework tận dụng lợithế đa dạng và phong phú của các thành phần trong hệ điều hành đang có, đểcung cấp cho người sử dụng theo cách thân thiện và dễ sử dụng hơn

- Tách biệt giữa mã nguồn (Code behind) và phần giao diện là một phầnquan trọng của NET Framework

* Lý do lựa chọn ngôn ngữ C#

Nhiều người tin rằng không cần thiết có một ngôn ngữ lập trình mới Java,C++ Perl, Microsoft Visual Basic, và những ngôn ngữ khác đẫ cung cấp tất cảnhững chức năng cần thiết

Ngôn ngữ C# là ngôn ngữ dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo từnền tảng phát triển hơn Microsoft bắt đầu với C và C++ và thêm vào những đặctính mới để cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn Nhiều trong số những đặc tínhnày khá giống với những đặc tính trong Java Không dừng lại đó, Microsoft đưa

ra một số mục đích khi xây dựng ngôn ngữ này Những mục đích này bao gồm:

- C# là ngôn ngữ đơn giản

- C# là ngôn ngữ hiện đại

- C# là ngôn ngữ hướng đối tượng

- C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và mềm dẻo

- C# là ngôn ngữ có ít từ khóa

Sinh viên: Trần Xuân Huy - Lớp Tin học Kinh tế 44A

- C# là ngôn ngữ hướng module

- C# sẽ trở nên phổ biến

C# là ngôn ngữ đơn giản

C# loại bỏ một số phức tạp và rối rắm của Java, C++ bao gồm việc loại bỏcác macro, những template, đa kế thừa, và lớp cơ sở ảo Chúng là nguyên nhângây ra sự nhầm lẫn hay dẫn đến những vấn đề cho người phát triển Nếu chúng

ta là người học ngôn ngữ này đầu tiên thì chắc chắn là sẽ không trải qua nhữngthời gian dễ học nó Nhưng khi đó ta sẽ không biết được hiệu quả của ngôn ngữC++ khi loại bỏ những vấn đề trên

Ngôn ngữ C# đơn giản vì nó dựa trên C và C++ Nếu chúng ta than thiệnvới C và C++ thậm chí là Java, thì chúng ta sẽ thấy C# khá giống về diện mạo,

cú pháp, biểu thức, toán tử và những chức năng khác được lấy trực tiếp từ ngônngữ C và C++, nhưng nó đã được cải tiến để đơn giản hơn Một vài trong các sựcải tiến là loại bỏ các dư thừa, hay là thêm vào những cú pháp thay đổi Ví dụ

trong C++ có ba toán tử làm việc với các thành viên đó là: :, và -> Để biết khi

nào dung các toán tử này cũng phức tạp và dễ nhầm lẫn Trong C# chúng được

thay thế bởi một toán tử duy nhất là (dot)

C# là ngôn ngữ hiện đại

Điều gì làm cho một ngôn ngữ trở nên hiện đại? Những đặc tính như là xử

lý tự động, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng và việc bảo vệ

mã nguồn là những đặc tính được mong đợi trong một ngôn ngữ hiện đại C# cóchứa tất cả những đặc tính trên Nếu là với người mới học lập trình có thể chúng

ta sẽ cảm thấy những đặc tính trên là phức tạp, khó hiểu Tuy nhiên, cũng đừng

lo lắng khi chúng ta đã tìm hiểu về chúng

C# là ngôn ngữ hướng đối tượng

Những đặc điểm chính của ngôn ngữ hướng đối tượng (Object OrientedLanguage) là sự đóng gói (Encapsulation), sự kế thừa (Inheritance) và đa hình(Polymorphism) C# hỗ trợ tất cả những đặc tính trên

C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và cũng mềm dẻo