Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

LỜI MỞ ĐẦU

Thị trường bất động sản ở Việt Nam thực sự mới chỉ hình thành vàphát triển trong những năm gần đây cùng với sự phát triển toàn diện của đấtnước Vì vậy đây vẫn là một thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp

và mức độ canh tranh trên thị trường sẽ rất lớn Muốn tồn tại và phát triển mỗidoanh nghiệp cần phải không ngừng cố gắng đặc biệt trong việc tìm ra cácgiải pháp thích hợp để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đáp ứng mọiyêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao vị thế canh tranh của mình trên thịtrường Muốn vậy thì ngoài các giải pháp về tài chính, nhân sự, marketing…thì quản lý là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm.Đây là quá trình không ngừng, đòi hỏi phải có thời gian, chi phí và công sứccủa rất nhiều cán bộ quản lý và phải có sự quan tâm đặc biệt của giám đốccũng như sự cần sự phối hợp hoạt động của các bộ phận khác trong công ty

Với công ty Sao Bắc cũng vậy, với lợi thế cơ sở vật chất và trình độ kỹthuật công ty Sao Bắc đã bước đầu tạo được chỗ đứng cho mình trên thịtrường nhưng qua khảo sát thực tế khi thực tập tại công ty em thấy hoạt động

quản lý ở công ty chưa thực sự đã hoàn thiện Vì thế em đã chọn đề tài: “Một

số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nhỏ bé vào

sự hoàn thiện công tác quản lý và sự phát triển của công ty

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở khoa học của quản lý văn phòng cho thuê

Chương II: Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao BắcChương III: Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòngcho thuê ở công ty Sao Bắc

Qua quá trình thực tập tại công ty và quá trình làm chuyên đề em đãphần nào hiểu thêm về công tác quản lý văn phòng ở công ty và những khókhăn trong quá trình quản lý Em xin chân thành cảm ơn giám đốc, ban lãnh

đạo và toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trongthời gian thực tập Đặc biệt em chân thành cô giáo hướng dẫn, Th.S PhạmLan Hương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề.

Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Trung tâm đào tạo Địa chính vàKDBĐS đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề Trongchuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong được cô giáohướng dẫn, các thầy cô giáo trong trung tâm và các bạn góp ý, bổ sung đểchuyên đề được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ VĂN

PHÒNG CHO THUÊ

THUÊ:

1 Khái niệm văn phòng cho thuê:

Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng cho thuê đã xuất hiện từ lâunhưng ở Việt Nam khái niệm văn phòng cho thuê còn rất mới mẻ nhưng cũngrất phát triển nhất là trong những năm gần đây Văn phòng cho thuê cũng làmột loại bất động sản tạo thu nhập cùng lúc đạt được các mục tiêu của chủ sởhữu, mà vẫn luôn luôn giữ được giá trị của bất động sản

Văn phòng cho thuê là một phòng hoặc nhiều phòng trong một toà nhàdùng để cho thuê trong đó có cung cấp các dịch vụ nhất định, người thuê cóquyền sử dụng phần diện tích, khoảng không gian và các trang thiết bị dùngchung như hành lang, thang máy, vòi nước chung, lối đi chung… Mọi ngườithuê trong toà nhà đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau trong việc sử dụng

và quản lý phần diện tích và các thiết bị dùng chung đó

Theo hiệp hội quốc tế về quản lý và sở hữu các toà nhà cao tầng(BOMA) thường có 4 phân lớp đối với văn phòng cho thuê là A, B, C, D vàBOMA cũng sử dụng các phân lớp này để thực hiện kiểm kê thị trường vănphòng 1 năm 2 lần Mặc dù các cách phân loại toà nhà ở các thành phố khácnhau là khác nhau, nhưng thường có 3 nhân tố chính để xác định: tuổi, địađiểm và vị trí trên thị trường (mức phí thuê):

- Nhóm A: gồm những văn phòng tương đối mới, có địa điểm hàngđầu, tỷ lệ cho thuê cao và mức phí thuê cao nhưng sự cạnh tranh lớn

- Nhóm B: gồm những văn phòng cũ hơn, đã được cải thiện theo tiêuchuẩn hiện đại, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao, tính cạnh tranhtương đối Một toà nhà văn phòng mới, không nằm trên địa điểm hàng đầu

- Nhóm C: gồm những tòa nhà cũ hơn, chưa được cải thiện, nhưng cótình trạng tương đối tốt, tỷ lệ cho thuê tốt, có khả năng thấp hơn một chút sovới mức trung bình của thành phố, có phí thuê ở mức từ trung bình đến thấp.

- Nhóm D: gồm những toà nhà đã bước vào giai đoạn cuối của chu kỳsống, điều kiện tồi tàn, phí thuê thấp và tỷ lệ cho thuê thấp

Có nhiều loại văn phòng nhưng thường là những toà nhà nhiều tầng Córất nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở tại những ngôi nhà từ 1-3 tầng, nằm trênnhững dãy phố buôn bán lớn hoặc trong những khu công nghiệp Xu hướnghiện nay của các công ty là di chuyển ra các vùng ngoại ô, nơi đang phát triểnrất nhanh chóng, hình thành các khu vực văn phòng nhỏ hơn, xa xôi hơn

Nhưng việc tăng lên của chi phí xây dựng, các thiết bị, dịch vụ và laođộng đã làm cho các cá nhân và các tổ chức nhỏ không thể có đủ khả năng tàichính để xây dựng và duy trì một toà nhà văn phòng cỡ trung bình ở khu vực

đô thị Và cuối cùng những toà nhà văn phòng cao tầng được sở hữu bởinghiệp đoàn đầu tư: những hiệp hội nhà đầu tư lớn như công ty bảo hiểmSears và Prudential, Equitable và John Hancock Những chủ sở hữu khác lànhững hiệp hội lớn có khả năng tài chính để phát triển và duy trì toà nhà vượtqua giai đoạn đầu khi thu nhập từ vốn đầu tư còn ở mức tối thiểu Ngoài ra, cónhững công ty kinh doanh bất động sản nhỏ, không có khả năng cạnh tranhvới các tổ chức lớn như trên đã xây dựng các văn phòng ở khu vực ngoại ô

2 Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê:

Hoạt động quản lý bất động sản nói chung và quản lý bất động sản vănphòng nói riêng đang ngày càng trở thành hoạt động quan trọng và là nhu cầucấp bách đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản Trên thực tếhiện nay đang có rất nhiều khu nhà cao tầng đang được mọc lên và rất nhiềudoanh nghiệp kinh doanh bất động sản đang hình thành và ngày càng pháttriển Đối với mỗi doanh nghiệp hàng ngày diễn ra rất nhiều các hoạt độnggiao dịch, mua bán với các đối tác và khách hàng, đối với doanh nghiệp kinh

doanh bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy Sự cần thiết phải quản lývăn phòng cho thuê được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau đây:

- Ngày nay các thành phố được chuyển đổi nhanh chóng bằng việc xâydựng sử dụng khung thép và những phát minh về thang máy, điều này đã làmcho khả năng xây dựng nhiều tòa nhà cao hơn ở khu vực thành phố Các khungoại ô đã phát triển ra ngoài giới hạn của thành phố Việc xây dựng các loạivăn phòng cho thuê tăng lên nhanh chóng không chỉ ở trong nội thành mà cònphát triển và mở rộng ra vùng ngoại ô Xu hướng phát triển đó càng khuấyđộng tăng nhu cầu các nhà quản lý được đào tạo và có kỹ năng

Với bất động sản thương mại văn phòng cho thuê, rất cần người quản

lý có kỹ năng và kinh nghiệm Sự gia tăng nhanh chóng về chi phí đất đai vàxây dựng đã tạo nên nhu cầu thuê văn phòng cho các doanh nghiệp và các nhucầu tương tự về người quản lý có chất lượng

Các bất động sản văn phòng của các tổ chức có thể hoặc không thểđược quản lý bởi chủ công ty Tuy nhiên phần lớn văn phòng được cho thuêcho một hoặc nhiều công ty kinh doanh Các toà nhà văn phòng cho nhiềucông ty thuê như thế rất cần được các nhà chuyên môn quản lý

Sự phát triển của các toà văn phòng ở các vùng ngoại ô lớn đã tạo nênnhu cầu và sự cần thiết phải quản lý sự hoạt động các toà nhà văn phòng đó

và cung cấp cho các nhà quản lý bất động sản một số cơ hội lớn và các tháchthức không nhỏ

- Hiện nay, các dự án xây dựng văn phòng cao cấp chủ yếu do các công

ty nước ngoài đầu tư thực hiện vì vốn đầu tư trong lĩnh vực này rất lớn, xâydựng một toà nhà diện tích khiêm tốn cũng mất ít nhất 10 triệu USD Cáccông ty trong nước muốn làm phải liên kết với nhau, khi đó lại nảy sinhnhững khó khăn về phân chia quyền lợi hay mỗi khi ra quyết định Hoạt độngquản lý trong những trường hợp này đóng vai trò hết sức quan trọng góp phầntăng thêm mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh

Thực tế thì ngay bản thân một số doanh nghiệp trong nước có tiềm lực

về tài chính cũng muốn chuyển vào kinh doanh các toà nhà văn phòng caocấp để được hưởng dịch vụ tốt hơn trong các dự án do các công ty nước ngoàiđầu tư và cũng là để nâng cao vị thế của mình Sự cần thiết phải quản lý cácvăn phòng không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn có trách nhiệm đối vớicác hợp đồng thoả thuận với các đối tác giúp cho công ty có thêm mối quan

hệ với các đối tác và mối quan hệ đó ngày càng phát triển tốt đẹp

- Ngoài ra, hiện nay người chủ sở hữu bất động sản văn phòng cho thuêhàng ngày có rất nhiều công việc phải làm từ việc lập kế hoạch đến tổ chứcthực thi kế hoạch để điều hành sự hoạt động của bất động sản Việc có mộtnhà quản lý bất động sản là hết sức cần thiết để giúp cho chủ sở hữu trong rấtnhiều công việc như: quảng cáo và buốn bán địa điểm, sàng lọc người thuê,thoả thuận hợp đồng thuê, tư vấn an toàn, nhận bảo hiểm, trả thuế bất độngsản, ghi chép chính xác và thực hiện các báo cáo định kỳ cho chủ sở hữu bấtđộng sản…v.v Đó là những công việc hết sức quan trọng đối với mỗi doanhnghiệp kinh doanh bất động sản và điều đó khẳng định một lần nữa vai trò củanhà quản lý bất động sản văn phòng cho thuê là rất quan trọng và hết sức cầnthiết

- Trong quá trình hoạt động của bất động sản văn phòng cho thuê có rấtnhiều người tham gia trong quá trình sử dụng Do đó trải qua thời gian hoạtđộng của bất động sản không tránh khỏi việc phải cải tạo, sửa chữa hoặc thaythế, xây dựng mới … các bộ phận của bất động sản Vì vậy đòi hỏi cần có nhàquản lý để quản lý các hoạt động trên Những công việc nhà hàng ngày chính

là kiểu bảo dưỡng thường xuyên dễ thấy nhất đối với những toà nhà vănphòng Các hoạt động kiểm soát của nhà quản lý sẽ góp phần thúc đẩy cáchoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày…của công ty diễn ra thuận tiện,nhanh chóng đảm bảo việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng Việc xây dựng mới đôi khi là rất cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho tòa

Những thay đổi trong thiết kế, lắp đặt nội thất và những thay đổi theo yêu cầukhách hàng là một phần trong các chi phí bảo trì thông thường Khi toà nhàđược thuê thì những điều chỉnh theo tiêu chuẩn mới được thực hiện và nângcấp theo đúng tiêu chuẩn xây dựng Các chi phí thay đổi hoặc sửa chữa theoyêu cầu do người thuê trả Nhà quản lý sẽ sắp xếp và xử lý để các công việc

đó diễn ra thuận tiện hơn

Ngoài ra, trước khi khách hàng đến thăm quan văn phòng để thuê, nhàquản lý sẽ có các biện pháp thích hợp thúc đẩy các hoạt động tu tạo lại vănphòng để toàn bộ các thay đổi điều chỉnh được hoàn thiện sao cho khách hàngkhó mà nhìn ra được sự biến đổi của văn phòng sau khi tu tạo Thậm chí cótoà nhà không được bảo trì và bị bỏ phí, một nhà quản lý chuyên nghiệpchuyên chịu trách nhiệm về loại hình bất động sản này hoàn toàn có khả năngbiến chúng thành nơi hữu ích

- Toà nhà văn phòng là một công trình lớn, đặc biệt và có rất nhiều vấn

đề bởi vì mật độ người sử dụng cao trên một đơn vị diện tích Vì thế ban quản

lý phải chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp như động đất, cháy, bão, mấtđiện, vỡ đường nước, nổ, bom … và những chấn thương khác có thể xảy ravới người ở trong toà nhà Hoạt động kiểm kê của nhà quản lý sẽ phát hiện ranhững lỗ hổng, hỏng hóc trong hệ thống điện, nước cũng như các hệ thốngkhác trang bị cho toà nhà Vai trò của nhà quản lý trong các hoạt động đó hếtsức quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến toà nhà mà còn ảnh hưởng đến

sự hoạt động và tính mạng của mọi người trong toà nhà Điều đó khẳng địnhthêm sự cần thiết phải quản lý toà nhà văn phòng Ngoài ra, toà nhà vănphòng cúng rất cần quản lý và bảo vệ chống trộm cướp và các tệ nạn xã hộiảnh hưởng đến uy tín của công ty như nạn nghiện hút, rồi có những kẻ giả làmkhách hàng trà trộn vào công ty gây rối loạn, mất trật tự trong công ty Trongtrường hợp đó các biện pháp kịp thời của nhà quản lý là rất quan trọng, giảiquyết nhanh chóng và đưa các hoạt động của toà nhà văn phòng ổn định trở

uy tín của công ty, thu hút thêm các khách hàng mới Do đó rất cần thiết phảiquản lý văn phòng.

- Với bất kỳ loại bất động sản nào thì quá trình thoả thuận được bắt đầukhi khách hàng quan tâm đến bất động sản đó trên thị trường Với bất độngsản văn phòng cho thuê cũng vậy, việc thoả thuận bao gồm việc thươngthuyết với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng mà có thể có lợi chochủ sở hữu Mục tiêu là kí kết được hợp đồng có lợi cho cả hai bên Bởi vìviệc thương lượng hợp đồng thường phải thông qua một vài bước để thốngnhất các điều khoản trong hợp đồng Bởi vậy rất cần nhà quản lý để quản lýquá trình này một cách đều đặn và liên tục Nếu không có người quản lý, việckiểm soát bị lơi lỏng thì giao dịch có thể không được diễn ra Do đó vai tròcủa người quản lý trong đó rất quan trọng, sự tác động của nhà quản lý có thểtránh các xung đột có thể xảy ra hoặc làm gia hạn hoặc phá vỡ hợp đồng.Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu và khách hàng tiềm năng nên tách hẳnnhau ra, ít nhất là đến lúc các thoả thuận được đưa ra và hợp đồng được kýkết Người quản lý sẽ là người trung gian làm việc với cả hai bên để thốngnhất các thoả thuận trong hợp đồng

Mặt khác, khi hợp đồng cho thuê đã được kí kết và các thoả thuận tronghợp đã được hai bên nhất trí vẫn rất cần nhà quản lý trong việc quản lý cáckhách hàng xem có thực hiện theo đúng các điều khoản trong hợp đồng haykhông Điều đó cũng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bấtđộng sản vì trên thực tế có những khách hàng vẫn kí kết hợp đồng và nhất tríthoả thuận trong hợp đồng nhưng khi thực hiện hợp đồng thì khách hàng đó

có những hành vi khác ngấm ngầm hoạt động ảnh hưởng đến toà nhà, ảnhhưởng đến các khách hàng khác và danh tiếng của công ty Sự kiểm soátthường xuyên và liên tục của nhà quản lý là yếu tố có tác động mạnh mẽ ngănchặn những hành vi bất thường của khách hàng, đảm bảo cho mọi người hoạtđộng trong toà nhà luôn luôn yên tâm và thoải mái trong khi làm việc Điều

Trên đây là một số yếu tố chủ yếu nói lên sự cần thiết phải quản lý vănphòng cho thuê cũng như vai trò to lớn và quan trọng của nhà quản lý đối vớidoanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê Các hoạt độngquản lý không chỉ diễn ra trong một thời gian hay một chu kỳ hoạt động củatoà nhà văn phòng mà cần phải diễn ra liên tục, thường xuyên Dưới sự kiểmsoát của nhà quản lý về mọi mặt công ty sẽ đi vào quĩ đạo phát triển.

1 Yêu cầu quản lý văn phòng cho thuê:

Với các công ty kinh doanh nói chung và công ty cho thuê văn phòngnói riêng có rất nhiều công việc đòi hỏi nhà quản lý phải hoàn thành Hầu nhưcác công ty đều mong muốn có được nhà quản lý có thể thực hiện tốt tất cảcác công việc Do đó có những yêu cầu nhất định đối với nhà quản lý :

- Hợp đồng thuê văn phòng phải bao gồm các yếu tố cần thiết và cáckhoản dự phòng thông thường phát sinh Người quản lý văn phòng thườngphải chịu trách nhiệm về việc thuê các văn phòng dù vai trò của họ có thểthay đổi thông qua các điều khoản của hợp đồng Nhà quản lý có thể là mộtđại lý thuê độc quyền văn phòng, nhưng cũng có thể chia sẻ trách nhiệm vớicác môi giới cho thuê độc quyền Yêu cầu của nhà quản lý về các hoạt động

và cách bảo quản văn phòng sẽ có tác động trực tiếp lên các điều khoản củahợp đồng thuê Mặc dù những người của mỗi bên trong hợp đồng cho thuê cótrách nhiệm về mặt pháp lý và kĩ thuật nhưng các nhà quản lý văn phòng cũngphải nắm rõ các hạng mục thuê cơ bản để đưa ra hợp đồng thuê văn phòngphù hợp nhất đối với từng trường hợp cụ thể

Ngoài ra, người quản lý cần phải duy trì sự kiểm soát trong suốt quátrình ký kết hợp đồng, phải thiết lập mối quan hệ trực tiếp với tất cả các kháchhàng tiềm năng (thậm chí cả trong trường hợp có liên quan đến người môigiới)

Việc các nhà quản lý liên kết và hợp tác với các luật sư (người được uỷ

đây, hợp đồng thuê văn phòng thường có lợi cho bên cho thuê do vị thế của

họ tuỳ vào thương lượng của chủ sở hữu bất động sản và thực tế là các luật sưđại diện cho những người chủ sở hữu và người quản lý thường được ghi tronghợp đồng Điều này có thể thay đổi mặc dù nhờ vào các điều lệ được sửa đổi

và giám định có lợi cho người thuê Một số thành phố có rất nhiều luật lệquản lý hoạt động thuê mua và mối quan hệ giữa chủ sở hữu bất động sản vớingười thuê bất động sản Các nhà quản lý bất động sản văn phòng cần phảihiểu một cách kỹ lưỡng các luật lệ này trong phạm vi mà họ hoạt động

Đối với các hợp đồng cho thuê theo năm đều có thời điểm kết thúc, nếuchủ sở hữu muốn người thuê chuyển sang giai đoạn kết thúc, thì cần phải ghigiai đoạn đó trong hợp đồng Có một vài giai đoạn có thể có hiệu lực riêngtrong thời hạn dưới một năm, nhà quản lý phải thận trọng ghi hết tất cả nhữngthoả thuận này bằng văn bản

Việc thuê văn phòng không theo giai đoạn không xác định được thờigian thuê Hợp đồng này chỉ có giá trị khi nào cả hai bên đều muốn văn phòngcòn tiếp tục được thuê Trước đây một hợp đồng cho thuê tuỳ ý có thể kếtthúc mà không cần thông báo, nhưng ngày nay phần lớn các công ty đều yêucầu bên muốn kết thúc hợp đồng thuê tuỳ ý phải đưa ra thoả thuận bằng vănbản trước Các nhà quản lý cần phải đưa ra các quy định về quyền và nghĩa vụliên quan đến hợp đồng thuê tuỳ ý

- Trong quá trình giao dịch, người quản lý văn phòng cần phải xác định

kỹ lưỡng và chính xác các mẫu đơn hợp đồng thuê, không chỉ là các đặc điểm

và thông tin cá nhân mà còn về tình trạng tài chính của khách hàng Mộtngười thuê mà không có khả năng thanh toán, hoặc lạm dụng lòng tốt củangười khác thì tất nhiên không thể chấp nhận Hiện nay, việc xác định chínhxác các đặc tính của người thuê văn phòng là rất quan trọng, nhất là về khảnăng tương thích của họ Do đó, đặc điểm tự nhiên trong kinh doanh củakhách hàng tiềm năng sẽ tác động trực tiếp tới các khách hàng khác

Việc đi thuê ổn định của người thuê trước đây sẽ ảnh hưởng đến quyếtđịnh cuối cùng của người quản lý hoặc chủ sở hữu xem có chấp nhận ký hợpđồng hay không Trừ những lý do có giá trị, thì một công ty thay đổi vị tríthuê thường xuyên được coi là có độ rủi ro cao Sẽ rất tốn kém nhiều chi phíkhi công ty ký hợp đồng với khách hàng thuê ngắn hạn Đặc biệt là cần phảixem xét các đặc điểm của người thuê trước khi ký kết hợp đồng Việc ghi lạiđều đặn các thông tin cho thuê trước đây rất quan trọng Một trong những lý

do để tìm kiếm các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn là xác định các kếhoạch cho tương lai Các kế hoạch này có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn giữamột vài khách hàng thuê được đánh giá tốt, thì người quản lý bất động sản sẽlựa chọn các công ty có mức tăng trưởng kinh doanh cao vì các công ty này

có khả năng tài chính lớn Tất nhiên, nếu người quản lý có thể đặt kế hoạchhoặc tạo lập từng bước để đối phó với các tình huống bất ngờ xảy ra Ngườiquản lý cần phải đánh giá các tình huống như vậy một cách cẩn thận và xemxét các khả năng có thể xảy ra

- Trong thời gian hợp đồng được thực hiện, sự giảm giá sẽ đem lại lợiích cho người thuê bởi vì chủ sở hữu đồng ý một mức tiền thuê thấp hơn trongcác điều khoản của hợp đồng Việc giảm giá sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ giá trịcủa hợp đồng của chủ sở hữu nhưng sẽ có tác dụng thu hút khách hàng tiềmnăng Đồng thời việc giảm giá làm giảm bớt sức nặng về tài chính cho kháchhàng tiềm năng Mặt khác, nhiều khi một sự ưu đãi hay giảm gía có giá trị đôívới khách hàng nhưng cũng không tốn kém nhiều chi phí cho chủ sở hữu Do

đó tầm quan trọng của việc đánh giá khách hàng và biết được nhu cầu của họ

là rất cần thiết Người quản lý cần phải ghi nhớ và không nên thoả thuậnnhiều hơn những gì mà chủ sở hữu có khả năng trang trải Sự ưu đãi hay giảmgiá có thể được đưa ra một cách bất đắc dĩ cho tất cả các trường hợp nhưng sẽlàm tăng giá trị của chủ sở hữu trong con mắt của khách hàng thuê

Một trong những vấn đề phức tạp được đề cập đến khi thương lượng các

hữu và người quản lý vì nó rất quan trọng trên thị trường cạnh tranh Tuynhiên, trong tất cả các trường hợp thì người quản lý cần phải phân tích các lợithế và bất lợi của việc đưa ra các ưu đãi hay giảm giá tiền thuê.

Các chi phí sửa chữa mà người thuê thực hiện là các điểm lớn trongthỏa thuận hợp đồng đối với người thuê bất động sản văn phòng thương mại.Khi đề cập đến vấn đề này, người quản lý cần phải xem xét không chỉ loạihình sửa chữa mà có các chi phí phát sinh cho chủ sở hữu Các thỏa thuậnthường liên quan đến việc đánh đổi cho một khoản nhất định nào đó Ngườiquản lý phải đưa ra một mức phí trần cho việc sửa chữa này và cho phépngười thuê có thể tiến hành các sửa chữa cần thiết

Phần lớn các văn phòng cho thuê thường có một chuẩn mực xây dựngđược đưa ra như chỗ thoát nước, hệ thống đèn điện, cửa sổ… và được đưa vàochi phí cho thuê Người thuê sẽ được yêu cầu thanh toán cho bất kỳ trang thiết

bị hoặc phương tiện nào nằm ngoài chuẩn mực xây dựng như cầu thang, váchngăn,cửa ra vào, cửa kéo… Nếu người thuê muốn một văn phòng sang trọng

và đắt hơn văn phòng mà chủ sở hữu cung cấp thì người thuê có thể phảithanh toán thêm một khoản tiền lớn Người quản lý bất động sản văn phòngcần xác định chính xác những gì mà người thuê định làm và đảm bảo rằngngười thuê có thể hoàn thành văn phòng đó

Với các hợp đồng được ký kết trên 1 năm, người quản lý cần phải chắcchắn rằng thời gian hiệu quả còn lại của hợp đồng hiện tại sẽ là điều kiện đểcho thuê lại tài sản Người quản lý cần phải xem xét lại số lượng văn phòngngười thuê muốn thuê, tỷ lệ tiền thuê và tổng giá trị của hợp đồng mới Nếucác yếu tố này không lớn hơn khỏan bù đắp cho những mất mát xảy ra trongviệc giả định hợp đồng thì cũng không nhất thiết phải đưa ra sự ưu đãi haygiảm giá

- Mặc dù trách nhiệm đầu tiên của người quản lý là phục vụ cho lợi íchcủa chủ sở hữu nhưng người quản lý bất động sản thành công phải biết phối

động sản không loại trừ nhau, chủ sở hữu luôn mong muốn thu được lợinhuận trên khoản đầu tư của mình vào bất động sản dựa trên các điều kiện củathị trường hiện tại Mặt khác, người thuê lại quan tâm đến giá thuê và tất cảcác dịch vụ đi kèm trong quá trình thực hiện hợp đồng Để thu hút kháchhàng, trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, người quản lý cần phải xem xét

kỹ để đảm bảo rằng mọi thứ đều sạch sẽ và trong điều kiện họat động tốt Lauchùi, quét sơn và các sửa chữa cần phải được hoàn tất trước khi giao sảnphẩm cho khách hàng Trong khi kiểm tra sản phẩm, người quản lý sẽ có cơhội để quan sát các đặc điểm của khu vực sử dụng chung, bất động sản phảiđược kiểm tra trong suốt quá trình trưng bày giới thiệu trên thị trường hoặctheo định kỳ Trước khi đưa khách hàng tiềm năng đi xem văn phòng, ngườiquản lý nên mô tả qua về đặc điểm tòa nhà và phân tích qua về lĩnh vực quản

lý và khu vực lân cận Nếu có thuận tiện về giao thông, giao thông và bãi đỗ

xe là mối quan tâm lớn, nên nhấn mạnh vào lợi ích của khu vực này Ngườiquản lý nên giúp khách hàng tiềm năng hình dung hãng của họ trong khônggian và lắng nghe một cách cẩn thận phản ứng của từng khách hàng tiềm năng

về các đặc điểm và lợi ích mà bất động sản mang lại cho họ Người quản lýnên cung cấp càng nhiều thông tin cho khách hàng tiềm năng và theo sátkhách hàng bằng điện thoại hoặc liên hệ cá nhân

- Nếu tòa nhà văn phòng mới được xây dựng được đưa vào thị trườngđúng vào giai đoạn nền kinh tế suy thoái thì sẽ mất một thời gian dài để đạtđược lượng chiếm hữu hòa vốn Một người quản lý tốt phải nhận biết được xuhướng kinh tế khi bắt đầu đưa bất động sản tham gia vào thị trường Ngườiquản lý phải cố gắng đàm phán hợp đồng dựa hoặc có những điều khoảnnhằm giữ khách hàng ở lại với tòa nhà ngoài thời gian đã đàm phán Đồngthời người quản lý phải xác định nhu cầu về không gian của khách hàng tiềmnăng và phân tích đặc điểm của hoạt động kinh doanh của người thuê tiềmnăng để đánh giá khả năng tài chính của họ vì điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến

- Về việc sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà văn phòng, người quản lý phảithường xuyên định kỳ kiểm tra để thu thập các thông tin duy tu bảo dưỡngcần thiết.

Trước khi ký kết bất cứ hợp đồng nào, người quản lý nên tổ chức đấuthầu cạnh tranh Người quản lý có thể so sánh chi phí của việc thuê ngoài vớichi phí sử dụng nhân công sẵn có Trong một số trường hợp, các việc như laucửa sổ, dọn dẹp rác thải, bảo vệ an ninh và kiểm soát các họat động gây rốinhân viên trong công ty sẽ thực hiện một cách hiệu quả hơn so với việc thuêngoài

Trong hợp đồng sơ bộ, nhiệm vụ đầu tiên của nhà quản lý là quyết địnhchọn một nhà thầu chuyên nghiệp, những người này sẽ tự thuê đội ngũ côngnhân có tay nghề thuộc các lĩnh vực khác nhau và giám sát dự án Nếu ký hợpđồng với nhà thầu tốt nhất thì nhà quản lý chỉ cần đưa ra một số kế hoạch vàchi tiết kỹ thuật nhất định Còn lại, chính nhà thầu sẽ giám sát công việc xâydựng hoặc thay đổi cấu trúc tòa nhà

Nhà quản lý cần xem xét cẩn thận các hợp đồng về chỉnh sửa, thiết kếlại… Thỏa thuận giữa hai bên cần nói rõ thời gian thanh toán cho phía nhàthầu Thông thường, khi nhà thầu hoàn thành nửa công việc họ sẽ được thanhtoán 40% tổng giá trị, song ít nhất 10% cần giữ lại trong vòng 1 tháng sau khihoàn tất công việc trong trường hợp cần sửa sang thêm Các khoản đã trả chocác nhà thầu phụ cần phải được xác nhận trên giấy tờ Hợp đồng cũng cần đềcập đến hình thức phạt nếu không hoàn tất đúng hạn và chế độ thưởng nếuhoàn thiện trước thời hạn

Hầu hết các tòa nhà 16 tầng trở lên đều có ban quản lý tòa nhà để phốihợp thực hiện tất cả các họat động bảo dưỡng tòa nhà Những người quản lýtòa nhà chịu trách nhiệm báo cáo cho người quản lý tài sản, người thay mặtcho chủ sở hữu để thực hiện trách nhiệm quản lý cuối cùng Người quản lý tàisản phải thông thạo các chi tiết của việc bảo dưỡng và cần có những nhân

Xây dựng và chỉ đạo một chương trình bảo dưỡng có tính bảo vệ tốt làmột trách nhiệm quan trọng của một nhà quản lý tài sản Các hoạt động bảodưỡng đều đặn dựa trên những mẫu điều tra được chuẩn bị trước, liệt kê tất cảnhững yếu tố quan trọng của tòa nhà Lợi ích chính của công tác bảo dưỡng làgiảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế và cải thiện dịch vụ cho người sửdụng tòa nhà Người quản lý tài sản phải xem xét kỹ các báo cáo về việc bảodưỡng phòng chống và quản lý chương trình này Để đảm bảo chương trìnhbảo trì họat động tốt và tiết kiệm chi phí, người quản lý cần có một hệ thống

để khởi động các công việc, quản lý thời gian, vật liệu, kế hoạch làm việc vàbáo cáo Những nhiệm vụ này là trách nhiệm của người quản lý tài sản hoặc

bộ phận quản lý bảo trì trong một tổ chức lớn

Và một yêu cầu quan trọng đối với bất cứ nhà quản lý nào đó là sự trungthực, ngay thẳng như thể kỹ năng, sự hiểu biết và kinh nghiệm Nhà quản lýphải đối xử với khách hàng và người làm của họ một cách đạo đức, và họcũng phải bảo đảm rằng những người làm thuê của họ cư xử một cách đạođức

Trên đây là một số yêu cầu cơ bản đối với nhà quản lý văn phòng chothuê Ngoài ra các hoạt động quản lý có diễn ra thuận lợi hay không còn phụthuộc một phần vào sự linh hoạt, vận dụng sáng tạo trong quản lý và kinhnghiệm chuyên môn của các nhà quản lý

2 Các nội dung quản lý:

- Tên đầy đủ và chữ ký của cả hai bên

- Đặc điểm của văn phòng

- Các điều khoản của hợp đồng

và người thuê đều có thể chuyển nhượng quyền của mình nếu không có thỏathuận được ghi trong hợp đồng là cấm các chuyển nhượng đó Tuy nhiên, khicác quyền có thể chuyển nhượng, trách nhiệm vẫn thuộc về bên cho chuyểnnhượng Đây là lý do tại sao phần lớn các hợp đồng thuê quy định rằng ngườithuê không thể bán, chuyển nhượng hay cầm cố lãi suất thuê mà không được

sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu Người quản lý văn phòng sẽ có tráchnhiệm phải lưu ý tất cả các điều khoản của hợp đồng và đảm bảo rằng ngườithuê sẽ không có quyền sở hữu văn phòng cho đến khi hợp đồng đã được kýkết

2.2 Quản lý việc bảo dưỡng, sửa chữa và xây dựng (quản lý chất lượng):

Bảo dưỡng là một công tác quan trọng nhằm làm hài lòng người thuêvăn phòng, duy trì tình trạng vật lý tốt cho tòa nhà, đồng thời giảm tối đa chiphí vận hành cũng như nâng cao tỷ lệ lợi nhuận Bảo dưỡng tài sản hiệu quảđòi hỏi một sự đánh giá chính xác và những yêu cầu của tòa nhà và số lượngcũng như nhóm nhân viên có thể đáp ứng những yêu cầu đó

Những yêu cầu đó là về nhân sự và việc lập kế hoạch sẽ thay đổi linh

hữu và người quản lý phải có sự thống nhất trước về các mục tiêu bảo dưỡngtài sản Trong một số trường hợp, kế hoạch khả thi nhất là thực hiện với sốtiền thuê thấp và mức chi phí tiết kiệm tối đa dành cho dịch vụ và hoạt độngbảo dưỡng Một tòa nhà sẽ có khả năng sinh lời cao hơn nếu được bảo dưỡngtrong tình trạng tốt nhất và được sử dụng các dịch vụ thuê hoàn hảo nhất.

2.4 Quản lý rủi ro:

Bất kỳ ngành kinh doanh nào đều có thể có những rủi ro nhưng ở nhữngdạng khác nhau Có thể là rủi ro tài chính hay rủi ro pháp lý, rủi ro do thanhkhoản…Đặc biệt đối với kinh doanh văn phòng cho thuê, đó là tài sản có giátrị lớn, đồng thời cũng tỷ lệ thuận với mức độ rủi ro Rủi ro có thể bắt nguồn

từ nhiều tình huống như sự suy giảm các hoạt động kinh tế kinh tế làm giảmcầu về bất động sản, sự gia tăng các công ty khác trên thị trường làm tăng tínhcạnh tranh và cũng là tăng khả năng rủi ro…

Người chủ sở hữu bất động sản luôn muốn đạt được một sự bảo hiểmtốt nhất để chống lại càng nhiều rủi ro càng tốt Mục tiêu cơ bản của việc bảohiểm là giảm mất mát gây ra do các tình huống thiệt hại không dự đoán trướcđược Cả chủ sở hữu và người quản lý cần phải được cho biết về hậu quả cuả

những mất mát hoặc tai nạn và sự cần thiết phải thực hiện việc bảo vệ bằngcác loại bảo hiểm khác nhau Do địa điểm khác nhau và nhu cầu được bảohiểm khác nhau, người chủ sở hữu thường dựa trên kinh nghiệm và óc phánđoán của người quản lý để thực hiện việc bảo vệ phù hợp cho bất động sản.Trên thực tế, nhiều người quản lý bất động sản cũng chính là người môi giớibảo hiểm.

2.5 Quản lý nguồn nhân lực:

Vấn đề nhân sự là vấn đề quan trọng với bất kỳ công ty nào Đặc biệt đốivới các nhân viên trong công ty nếu không có sự giám sát, quản lý của nhàquản lý sẽ có những cách xử lý thích hợp không gây tổn thương đến lòng tựtrọng của nhân viên Đồng thời phải quản lý số lượng nhân viên và điều chỉnh

số lượng nhân viên thích hợp trong từng giai đọan hoạt động của công ty

2.6 Quản lý tài chính:

Nhà quản lý có trách nhiệm kiểm soát tình hình thu chi từng tháng củacông ty để báo cáo với chủ sở hữu Tất cả các hoạt động thu chi đều phải ghichép cẩn thận Hệ thống kế toán có thể giúp người quản lý tiết kiệm thời giantrong việc làm công tác kế toán

Trên đây là những nội dung quản lý cơ bản của công ty cho thuê vănphòng Để có thể thực hiện được tốt tất cả các nội dung đó công ty cần có nhàquản lý năng động, có kinh nghiệm trong mọi hoạt động

III KINH NGHIỆM CỦA SINGAPORE TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ:

Tại Singapore có một số phương pháp về công tác quản lý bảo trìthường được áp dụng:

- Bảo trì theo phương pháp “ngăn ngừa”, theo quan điểm này, việc bảotrì và tạo môi trường sạch đẹp các khu văn phòng sẽ tác động đến ý thức củamọi người Theo đó, những khu vực công cộng sẽ được chăm sóc bảo trìthường xuyên tạo ra một cảnh quan sạch đẹp

- Bảo trì theo pháp lý: theo quan điểm này luật pháp sẽ ban hành cácquy định cụ thể về công tác bảo trì các văn phòng, về thời gian bảo trì chotừng hạng mục cụ thể, qua đó các đơn vị chức năng sẽ theo dõi và đôn đốccũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác bảo trì theo định kỳ.

- Quy định về thời gian bảo trì: cứ 3-5 năm các văn phòng sẽ được bảotrì (chủ yếu là trang trí, quét sơn), 10 năm sửa chữa lại mái nhà, 15-20 nămsửa chữa bảo trì các mạng dây điện, đường ống nước Kiểm tra hệ thốngthang máy định kỳ 2 tuần 1 lần, sửa chữa lớn cứ 5 năm 1 lần …v.v Nhân viênphụ trách từng công việc sẽ đi kiểm tra và tổ chức việc bảo trì theo đúng thờihạn đã quy định Các công ty dịch vụ sẽ đấu thầu tham gia công tác bảo trì,sửa chữa

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO

THUÊ Ở CÔNG TY SAO BẮC

1 Quá trình hình thành:

Công ty Sao Bắc hiện nay ở số 4-phố Dã Tượng-Quận Hoàn Kiếm-HàNội.Công ty Sao Bắc được thành lập vào tháng 12 năm 1994 theo mô hìnhliên doanh Trước đây khu đất này là của công ty du lịch Cao Bằng với đối tác

là phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam Phòng Thương mại Côngnghiệp Việt Nam đã bỏ vốn đầu tư xây dựng tòa nhà Sao Bắc làm văn phòngcho thuê lấy tên là công ty Sao Bắc, với diện tích xây dựng là 600 m2, chothuê 3000 m2, xây thành 10 tầng trong đó có 1 tầng trệt, 1 tầng làm văn phòng

và 8 tầng để cho thuê Công ty được cấp phép xây dựng năm 1995, đầu năm

1996 bắt đầu xây dựng và đầu năm 1997 hoàn thành và bắt đầu cho thuê

2 Hệ thống tổ chức:

2.1 Hội đồng quản trị:

Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có quyền nhân danh công ty đểquyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty giữa hainhiệm kỳ đại hội

- Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện cácquyền nhân danh công ty Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị có thểkiêm nhiệm các chức danh quản lý của công ty

- Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có những quyền và nhiệm vụsau:

+ Quyết định chiến lược của công ty phát triển của công ty

+ Quyết định phương án đầu tư

+ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệthông qua hợp đồng mua bán, vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớnhơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của công ty.

+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ của công ty

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc, phó giám đốc, kế toántrưởng, trưởng các bộ phận của công ty, quyết định mức lương, tiền thưởng

và lợi ích khác của cán bộ quản lý do hội đồng quản trị bổ nhiệm

+ Xử lý các khoản thua lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh

+ Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty

+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại luật doanh nghiệp

2.2 Giám đốc công ty:

Ông Trần Quốc Hùng là đại diện pháp nhân của công ty, là người phụtrách chung, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,chịu trách nhiệm trước công ty, UBND thành phố Hà Nội và Nhà nước về cácmặt:

- Quản lý vốn và sử dụng vốn: quản lý đất đai, tài nguyên và các nguồnlực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện sử dụng và các mục tiêu,nhiệm vụ của công ty cùng với các chương trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty

- Quyết định đầu tư, liên doanh, liên kết, mua các tài sản của doanhnghiệp khác theo quy định của pháp luật và công ty

- Quyết định nhượng, thanh lý, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tàisản theo quy chế tài chính của công ty trên nguyên tắc bảo toàn và phát triểnvốn Đối với đất đai, tài nguyên thuộc quyền quản lý và sử dụng của công tythì thực hiện theo pháp luật hiện hành

2.3 Phó giám đốc:

Ông Hoàng Đức Sơn là người giúp giám đốc công ty điều hành một sốlĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách

nhiệm trước giám đốc, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước Nhànước, UBND thành phố, công ty về thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Sau đây là sơ đồ hệ thống tổ chức của công ty Sao Bắc:

II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ

1 Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở thành phố Hà Nội:

1.1 Xu hướng mới của thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nội:

Hiện nay xu hướng của đại đa số doanh nghiệp kinh doanh bất động

Hội đồng quản trịcủa công ty

Giám đốc điềuhànhcủa công ty

Phó giám đốcCông ty

Bộ phậnBảo vệ

Bộ phận Văn phòng

Bộ phậnLàm sạch

sản văn phòng đã có chiều hướng thay đổi Nếu như trước kia các doanhnghiệp chỉ bằng lòng với một văn phòng nhỏ nhưng ở mặt phố với diện tíchkhoảng 50 m2x4 tầng với tiền thuê khoảng 1.000 USD/tháng thì nay cácdoanh nghiệp này sẵn sàng chi từ 2.000-3.000 USD cho khu văn phòng rộng

100 m2 trong cao ốc văn phòng hạng B Đây có thể khẳng định là một xuhướng hoàn toàn mới, đã tác động trực tiếp đến thị trường văn phòng cho thuêtrong vài năm gần đây Phải thực sự nhìn nhận rằng, ngày càng nhiều doanhnghiệp nhận ra được lợi ích rõ ràng của việc đặt văn phòng cao cấp vì điềunày giúpcho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi và tạo hìnhảnh tốt hơn trong mắt đối tác Một khảo sát mới đây cũng cho thấy hiện tại thịtrường Hà Nội có hơn 100 doanh nghiệp trong nước thuê văn phòng tại cáccao ốc cao cấp, nơi trước đây vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp nước ngoài

và bù lại các doanh nghiệp được cung ứng dịch vụ đầy đủ hơn như sự thuậntiện khi giao dịch, điện nước an ninh đều được đảm bảo

Đã có cầu ắt phải có cung, do vậy, việc xây các cao ốc cho thuê đangthực sự là cuộc đua tranh Và các nhà đầu tư trong nước đã đóng vai trò quantrọng trong cuộc chơi mới này, đặc biệt đối với các dự án quy mô nhỏ, từkhoảng 3 - 6 triệu USD Lợi thế của các doanh nghiệp trong nước là sẵn cómặt bằng để triển khai dự án, họ chỉ cần vốn để xây dựng cao ốc mà trongđiều kiện hiện tại thì việc huy động vốn không khó Theo dự kiến của CBREthì từ giờ đến cuối năm văn phòng cho thuê ở Hà Nội sẽ dao động ở khoảng

20 USD/m2/tháng, song chỉ giới hạn ở các toà nhà hạng B không nằm trongkhu vực trung tâm Cho đến quý 4/2005 sẽ không có toà nhà hạng A nào đivào hoạt động và hoàn thành Một số toà nhà hiện đang trong quá trình xâydựng và hoàn thànhvào năm 2006 và 2007 Những toà nhà mới này sẽ cungứng cho thị trường khoảng 110.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê Tại thờiđiểm trước khi các toà nhà mới này hoàn thành và đi vào hoạt động, giá thuêvăn phòng ở Hà Nội dự kiến sẽ tăng lên 10-15% Trong khi mức giá thuê của

vòng 2 đến 3 năm tới Một lần nữa thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nộilại có thể chứng kiến áp lực về giá thuê khi một lượng cung lớn về văn phònghạng B, loại văn phòng mà trong vài tháng qua đã nhanh chóng cho thuê hếtdiện tích ngay sau khi khai trương và đi vào hoạt động.

1.2 Thực trạng cung cầu văn phòng cho thuê ở Hà Nội:

Hiện nay cầu về văn phòng cho thuê ở Hà Nội ngày càng tăng trong khinguồn cung văn phòng cho thuê tăng rất chậm, thậm chí sẽ không tăng trongmột thời gian dài Ông Marc Towsend-Tổng Giám đốc Cty CB Richard Ellis(CBRE) trong lĩnh vực quản lý bất động sản cho biết trong quý 2/2005 hầuhết các toà nhà văn phòng hạng A và B ở Hà Nội đều đạt hiệu suất cho thuê100% Ông Towsend nhận xét, đây là kết quả tất yếu của việc lượng cung hạnchế trong khi nhu cầu lại liên tục gia tăng Điều đáng chú ý mặc dù trong năm

2004, hơn 80.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê được đưa vào thị trường

và gần như 100% lượng cung mới này hầu như "cháy chỗ"

Lý giải vì sao văn phòng cho thuê lại đạt hiệu suất cao như vậy, ông LêMinh Dũng - Trưởng phòng Cty CBRE cho biết, chính vì sự gia tăng mạnh

mẽ của đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và sự mở rộng hoạt độngkinh doanh của các tập đoàn đa quốc gia, các tổ chức phi chính phủ và các cơquan ngoại giao tại Hà Nội Đây chính là yếu tố thúc đẩy nhu cầu sử dụng vàđiều tiết của thị trường văn phòng cho thuê Hà Nội

Hai toà cao ốc văn phòng mới được đưa vào sử dụng tại Hà Nội làOcean Park và Vincom City Towers đã được thuê gần hết chỉ sau vài thángkhai trương Ocean Park đã cho thuê toàn bộ diện tích trong khi Vincom CityTowers cũng chỉ còn trống một diện tích nhỏ và đáng chú ý là các khu vănphòng này đều đã được thuê với giá rất cao Thực tế theo khảo sát của CBREthì trong quý 2/2005 giá thuê văn phòng hạng A tại trung tâm Hà Nội trungbình đạt mức 26 USD/m2/tháng bao gồm phí dịch vụ, phí này dao động trongkhoảng 5 USD/m2/tháng đến 8 USD/m2/tháng Còn giá thuê văn phòng hạng

B tại trung tâm Hà Nội trung bình đạt 19 USD/m2/tháng bao gồm cả phí dịch

vụ, phí nàycũng dao động trong khoảng 5 USD/m2/tháng

Nhận định về tình hình này, ông Marc Towsend cho rằng, hệ số sửdụng cao ốc văn phòng hiện nay đều đạt trên 90% Theo ông, đây là mộtchuyện mà suốt 20 nămkinh doanh trong lĩnh vực bất động sản ông mới gặp Giá thuê trung bình như CBRE đã khảo sát là 26 USD/m2/tháng, tuy nhiêngiá thuê văn phòng ở Hà Nội có nơi lên trên 30 USD/m2/tháng, thậm chí cónơi là 40 USD/m2/tháng

Hiện nay ở Hà Nội có ít nhất hai toà nhà hạng A và 32 toà nhà hạng B

và C với tổng diện tích khoảng 130 ngàn m2 đang trong quá trình xây dựng.Những toà nhà này dự kiến sẽ được đưa vào sử dụng trong quý 4/2005 vàtrong năm 2006 bao gồm một số dự án tiêu biểu như Pacific Place, VITTower, Opera Business Centre, Hacico Tower và Devyt Tower, Hoà BìnhTwin Tower, Láng Hạ Building, Viglacera Building, Habeco Building, Kinh

Do Building, Toserco Building Nhưng theo dự báo thì dù đưa các dự án nàyvào hoạt động thì lượng cung vẫn khôngđáp ứng đủ lượng cầu

1.3 Thực trạng giá cả cho thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội:

Giá thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội sẽ tăng Ðó là nhận xét của ôngMarc Townsend, Tổng giám đốc công ty CB Richard Ellis- chủ quản lý toànhà Vincom City Towers tại cuộc hội thảo về thị trường nhà cho thuê vừađược tổ chức Theo ông Marc Townsend, thời gian tới, Hà Nội và thành phố

Hồ Chí Minh không có thêm toà nhà cho thuê văn phòng cao cấp nào đi vàohoạt động Dài hơn, 2 đến 3 năm tới, các nhà đầu tư chỉ tung ra thị trườngkhoảng 300.000 m2 sàn, không đáp ứng đủ nhu cầu

Hiện Hà Nội có 24 dự án xây dựng văn phòng cho thuê, nhưng vẫnkhông đủ cầu trong 2 năm tới Qua khảo sát, hiện giá thuê tại VET Building là

16 USD/m2/tháng, Vincom City Towers là 19 USD/m2/tháng, đạt 75% lượngkhách thuê; Artexport (đường Ngô Quyền) 23 USD/m2/tháng, đạt 100%

Hòa Bình (đường Hoàng Quốc Việt), Vinaconex (đường Phạm Hùng), có giá

cả thấp hơn, trung bình khoảng 10 USD/m2/tháng Giới kinh doanh bất độngsản đều cho rằng, công suất cho thuê của những văn phòng loại này đều đạtkhoảng 90% Còn toà nhà Ocean Park, nằm trên ngã tư Ðại Cồ Việt, diện tíchsàn mỗi tầng khoảng 1.000 m2, giá thuê 18 USD/m2/tháng Ðến thời điểmnày, tòa nhà đã được thuê phủ kín 100% với 70% là đối tác nước ngoài; chỉcòn hai đơn vị thuê là Tổng công ty Bưu chính viễn thông và một tập đoàncủa Mỹ đang hoàn thiện nốt nội thất

Ông Marc Townsend cho rằng, thị trường thuê văn phòng loại A sẽ

"nóng lên" trong tương lai gần Ðó là kết quả của dòng vốn FDI đổ vào ViệtNam tăng, kéo theo sự có mặt nhiều hơn của các công ty nước ngoài và ngườinước ngoài sinh sống tại Việt Nam Hơn nữa, nhiều công ty trong nước cũngđang có xu hướng chuyển vào các toà nhà có đầy đủ thiết bị Một số doanhnghiệp cho biết, thuê văn phòng loại "sang" chi phí đắt đỏ hơn, nhưng việckinh doanh được thuận lợi hơn Ðây là xu thế tất yếu của thị trường, trongtương lai, không những các công ty, doanh nghiệp lớn, mà cả trung bình cũng

sẽ thuê văn phòng ở các toà nhà này Bằng chứng là hiện nay, có nhiều công

ty hoặc doanh nghiệp Việt Nam đang làm thủ tục để thuê tại Vincom City Theo dự báo của giới đầu tư, thị trường văn phòng cho thuê còn rấtnhiều tiềm năng Bởi hiện nay, có nhiều công ty đang có ý định chuyển vàocác toà nhà này, nhưng vì họ ký hợp đồng thuê chục năm, nên chưa hết thờihạn Tương lai lượng khách này không nhỏ Các văn phòng loại A đều có vịtrí đẹp, chỗ để xe thuận lợi (1-2 tầng hầm), tiền thuê đã bao gồm cả thuế làmột sự thu hút lớn với khách hàng

1.4 Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở thành phố Hà Nội:

Văn phòng cho thuê ở H à Nội nói riêng và ở Việt Nam nói chung thực

sự chưa hình thành là một loại thị trường mà mới manh mún để đáp ứng nhucầu ngày càng tăng cao Do đó cần phải có hoạt động quản lý để điều tiết và

phòng cho thuê Hoạt động quản lý sẽ góp phần giúp cho các hoạt động kháccủa doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn, giúp cho chủ doanhnghiệp nhanh chóng thực hiện được các kế hoạch và mục tiêu đặt ra Nhàquản lý sẽ gánh vác thay cho chủ doanh nghiệp những công việc cần thiết mànhà quản lý có thể làm, giúp cho chủ doanh nghiệp tiết kiệm được lượng lớnthời gian để dành cho các công việc khác cần thiết hơn Từ đó nhà quản lý sẽcùng đi với chủ sở hữu trên con đường kinh doanh để làm thế nào tạo ra lợinhuận lớn nhất và sẽ đạt được các mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp.

Tuy nhiên hoạt động quản lý hiện nay ở các công ty kinh doanh vănphòng cho thuê ở Hà Nội chưa thực sự phát triển và chưa được coi là mộtnghề, đó chỉ là các dịch vụ mang tính chất quản lý Trong tương lai hoạt độngkinh doanh văn phòng cho thuê sẽ phát triển vì hiện nay có rất nhiều công tycần có văn phòng làm việc riêng Vì thế cũng có nghĩa là cần đẩy mạnh hoạtđộng quản lý ở các công ty kinh doanh bất động sản nói chung và ở các công

ty kinh doanh văn phòng cho thuê nói riêng

2 Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc:

2.1 Quản lý các hợp đồng thuê:

2.1.1 Quản lý việc thanh toán:

Việc thanh toán tiền thuê hay các khoản khác mà khách hàng phải trảcần phải có người quản lý Cụ thể những khoản đó bao gồm:

- Tiền đặt cọc: Tại thời điểm ký hợp đồng, bên thuê đặt cọc một khoảntiền tương đương với 3 tháng tiền thuê Công ty có thể sử dụng số tiền đặt cọcnày để bù đắp cho việc khách thuê không thực hiện các nghĩa vụ của mình, bùđắp các chi phí, thiệt hại phát sinh, kể cả các thiệt hại về pháp lý Vào thờiđiểm kết thúc hợp đồng thuê hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên thuêgiao lại văn phòng trống, công ty thanh toán lại cho khách thuê số tiền đặt cọcnày, không có lãi suất, sau khi trừ đi phần trang trải cho các khoản phát sinh

do lỗi của khách thuê như trên

- Tiền thuê: Khách thuê sẽ thanh toán tiền thuê theo quý vào trong vòng

10 ngày đầu tiên của mỗi quý Bên thuê có thể thanh toán các khoản phải trảbằng đô la Mỹ hoặc trị giá tương đương tính ra đồng Việt Nam áp dụng tỷ giáhối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bốvào ngày thanh toán Nếu vào các thời điểm thanh toán, tỷ gía trong ngàykhông được công bố, tỷ giá hối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư &Phát triển Việt Nam công bố vào ngày gần nhất trước đó của ngày thực hiệnphải thanh toán sẽ được áp dụng

- Lãi suất: Đối với khoản thanh toán chậm, trong thời hạn cho phép,bên thuê phải thanh toán lãi suất, tính từ ngày phải trả tới ngày thực trả Lãisuất này bằng lãi suất trần tiền vay do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư &Phát triển Việt Nam công bố

- Tiền điện và điện thoại: Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền điện(không bao gồm tiền điện cho điều hòa) và điện thoại cho văn phòng theotháng thông qua công ty hoặc trực tiếp thanh toán với các công ty dịch vụ cóliên quan

2.1.2 Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của bên cho thuê:

Khi ký hợp đồng với khách hàng, công ty Sao Bắc sẽ có những quyềnhạn và trách nhiệm nhất định đối với khách hàng Những quyền hạn và tráchnhiệm đó bao gồm:

- Khi bên thuê tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ của mình nêu tronghợp đồng thuê, công ty có nghĩa vụ đảm bảo rằng bên thuê sẽ toàn quyền sửdụng văn phòng Đại diện của công ty sẽ không được vào văn phòng bất cứlúc nào trong thời gian thuê nếu không có hẹn trước với khách thuê

- Nếu khách thuê yêu cầu bất cứ một dịch vụ gì ngoài giờ phục vụ, và

đã thông báo cho công ty, công ty nếu thấy có thể đáp ứng được phải cố gắngcung cấp các dịch vụ mà khách thuê yêu cầu ngoài giờ thông thường với chấtlượng cao nhất

- Công ty có thể thay đổi lại phía trong hoặc bên ngoài tòa nhà, thay đổilại kiến trúc của tòa nhà và thậm chí có thể thay đổi lại tên của tòa nhà nhưngphải thông báo bằng văn bản trước 6 tháng cho khách thuê.

- Trong trường hợp văn phòng hoặc bộ phận văn phòng không sử dụngđược, hư hỏng hay bị phá hủy do rủi ro vì vậy không thể sử dụng được theonhững điều khoản của hợp đồng thuê, công ty sẽ có trách nhiệm sửa chữa vàchịu mọi phí tổn sửa chữa Trong thời gian sửa chữa, khách thuê sẽ khôngphải trả tiền thuê cho phần văn phòng không thể sử dụng được cho tới khiphần văn phòng này được sửa chữa

- Trong trường hợp toàn bộ văn phòng bị ảnh hưởng nghiêm trọng dorủi ro và văn phòng không được sửa đổi lại đúng lúc để có thể phù hợp vớiviệc sử dụng, tại bất cứ thời điểm nào sau 6 tháng xảy ra rủi ro, công ty hoặckhách thuê có thể chấm dứt hợp đồng thuê bằng cách thông báo cho phía cònlại

- Công ty sẽ trả mọi khoản thuế thuộc trách nhiệm của khách thuê vàthay mặt cho khách thuê về các vấn đề liên quan đến tòa nhà Nhưng công tycũng có thể dừng bất cứ dịch vụ nào nếu bất cứ một khoản phải thanh toán đãnêu trong hợp đồng không được thanh toán trong vòng một tuần

- Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất cứ thất thoát, tai nạn hay hưhỏng nào tồn tại hay phát sinh từ tòa nhà do các cuộc đình công, mất điện,thay đổi điện áp, cung cấp bất cứ một dịch vụ gì phát sinh ngoài sự kiểm soátcủa công ty Công ty không chịu trách nhiệm về việc sửa chữa những hỏnghóc trong tòa nhà thuộc về nghĩa vụ của khách thuê, nếu không nhận đượcthông báo về sự cần thiết phải sửa chữa hoặc không có đủ thời gian cho phép

để tiến hành sửa chữa

Nếu công ty phá hủy, tái xây dựng, tái trang trí lại tòa nhà hoặc bất cứmột phần nào của tòa nhà ảnh hưởng đến văn phòng, công ty sẽ thông báo chokhách thuê trước ít nhất 9 tháng để chấm dứt hợp đồng thuê mà không phải

2.1.3 Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của khách thuê:

Khách thuê văn phòng ở công ty đều có quyền hạn và trách nhiệm nhấtđịnh được thỏa thuận trong hợp đồng thuê Nhà quản lý của công ty có nghĩa

vụ quản lý quyền hạn và trách nhiệm đó xem các khách hàng của công ty thựchiện như thế nào, những mặt tích cực và hạn chế khi thực hiện hợp đồng để cónhững biện pháp điều chỉnh thích hợp trong quản lý cũng như trong hoạt độngkinh doanh của công ty Cụ thể những quyền hạn và trách nhiệm đó bao gồm:

- Khách thuê phải giữ văn phòng cho sạch sẽ, gọn gàng, không bị hỏnghóc, luôn đổ rác và làm vệ sinh văn phòng thuộc phạm vi sử dụng của kháchthuê Khách thuê chỉ sử dụng người thu dọn vệ sinh theo sự giới thiệu củacông ty Khách thuê có nghĩa vụ thay thế tất cả các kính cửa sổ vỡ hoặc hỏnghóc trong văn phòng ( trừ những hỏng hóc, vỡ do rủi ro, do kết cấu hoặc honhững khiếm khuyết từ trước), và có những biện pháp hợp lý để bảo vệ vănphòng khỏi những hư hại có thể do thiên tai gây nên

- Khách thuê phải tuân thủ mọi yêu cầu và quy định của công ty cũngnhư bất cứ một tổ chức có thẩm quyền nào, việc lắp đặt đường dây và thiết bịtrong tòa nhà không được quá mức cho phép

- Khách thuê không mang vào hoặc chứa trong tòa nhà các vật thể gâyhoặc trở nên nguy hiểm, không tiến hành các hoạt động hoặc bất cứ hành vinào có thể khiến cho việc bảo hiểm tòa nhà trở nên mất hiệu lực hoặc nộp tiềnbảo hiểm tăng lên

- Khách thuê không được gây quá tải cho tòa nhà, cho thang máy củatòa nhà, không được gây quá tải, gây hại cho các phương tiện dịch vụ chung,cho phần sử dụng chung, không chứa hàng hóa quá số lượng phù hợp với mức

sử dụng thông thường, không đặt két hoặc thiết bị, hàng hóa quá nặng ngoạitrừ tại những địa điểm, và sử dụng những phương tiện lắp đặt đã được công tycho phép từ trước

- Khi khách thuê sử dụng văn phòng không được gây bất kỳ tiếng ồn,

hành tại văn phòng bất kỳ việc gì mà theo công ty có thể gây phiền hà, bấttiện hoặc gây thiệt hại cho công ty hoặc những người thuê khác, những ngườilàm việc trong tòa nhà hoặc các văn phòng kế cận hoặc chính phủ Việt Nam.

- Về vấn đề bảo hiểm trách nhiệm của khách thuê: Khách thuê phảichịu trách nhiệm và bồi thường toàn bộ cho những thiệt hại do khách thuê,nhân viên hoặc khách của khách thuê gây ra đối với tòa nhà và những ngườithuê khác

- Khách thuê không được sử dụng văn phòng vào bất kỳ mục đích nàokhác ngoài mục đích đã đăng ký

- Khách thuê phải tuân thủ các quy định của người bảo hiểm cho công

ty và bất kỳ một tổ chức có thẩm quyền nào khác, liên quan đến các vănphòng và các phần sử dụng chung được nêu trong hợp đồng thuê

- Khách thuê không được thay đổi hoặc bổ xung bất kỳ vật gì trong tòanhà hoặc các phương tiện chung mà không được sự nhất trí của công ty

- Khách thuê được thuê các nhà thầu (bên ngòai) và phải thông quacông ty trong tất cả các công việc tiến hành đối với tòa nhà hoặc các phươngtiện dịch vụ chung

- Khách thuê không được trưng bày trên tường, cửa bên ngoài vănphòng bất cứ biển hiệu nào có thể nhìn thấy từ bên ngoài tòa nhà, nếu khôngđược sự đồng ý bằng văn bản của công ty

- Khách thuê không được lắp đặt bất kỳ ổ khóa nào, đinh hoặc các thiết

bị an toàn trên cửa trong thời gian thuê văn phòng khi chưa được sự nhất trícủa công ty Khách thuê phải cung cấp cho công ty chìa khóa của tất cả cáccửa trong văn phòng và phải chỉ rõ tất cả các cách vào văn phòng

- Khách thuê không được cầm cố, thế chấp, cho vay, nhắc tới vănphòng trong mục tài sản của mình, cho thuê lại văn phòng đã thuê, hoặc cho

ai cùng thuê hoặc cùng sử dụng văn phòng đã thuê

- Các chi nhánh, công ty con, các công ty trực thuộc của các công ty

chuyển nhượng hay tạo mới diễn ra trong cơ cấu tổ chức của các công ty đó

và công ty Sao Bắc sẽ là người đầu tiên được thông báo về tình trạng của cácngười thuê này Quyền được sử dụng chung văn phòng nói trên sẽ chấm dứt

kể từ ngày công ty trực thuộc, hoặc công ty con chấm dứt quan hệ với công tySao Bắc

- Khách thuê có thể sửa chữa và khắc phục nhược điểm tồn tại của vănphòng sau khi thông báo cho công ty trong vòng một tháng Việc trang trí lại

bề mặt bên trong của văn phòng không được làm ảnh hưởng đến kết cấu củatòa nhà hoặc các phương tiện dịch vụ chung

- Khách thuê phải tuân thủ mọi quy định, quy tắc liên quan đến tòa nhà

do công ty Sao Bắc công bố trong mọi thời điểm Nếu những quy định, quytắc này mâu thuẫn với các điều khoản của hợp đồng thuê thì các điều khoảncủa hợp đồng thuê sẽ là chuẩn mực

- Khi khách hàng nộp đơn xin chuẩn y một vấn đề gì đó liên quan đếntòa nhà, khách hàng phải công khai các thông tin liên quan mà công ty có thểyêu cầu

- Khách thuê cần thông báo cho công ty toàn bộ các chi tiết của cácthiệt hại, khiếm khuyết xảy ra trong tòa nhà để có biện pháp giảm tối thiểucác thiệt hại, ảnh hưởng không lợi đối với quyền lợi của cả khách thuê vàcông ty Sao Bắc

Ngoài ra, còn có một số quy định và điều khoản khác mà nhà quản lýcần phải quan tâm:

- Khách hàng phải giữ trong suốt thời hạn hợp đồng thuê giấy phép củacác cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép bên thuê mở văn phòngthường trú tại Hà Nội, Việt Nam

- Tất cả mọi sự ủy quyền, chấp nhận, nhất trí, giấy phép, và các vấn đềkhác liên quan đến việc tham gia, thực hiện, các điều khoản của hợp đồngthuê có giá trị trong thời hạn hợp đồng có hiệu lực

- Việc khách hàng tham gia, thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ củamình trong hợp đồng này không được mâu thuẫn với:

+ Bất cứ luật pháp nào mà hợp đồng thuê tuân thủ

+ Tổ chức của khách hàng

+ Bất cứ một thỏa thuận nào mà khách hàng đang tham gia

- Khách hàng thuê văn phòng phải công khai với công ty bằng văn bảnmọi vấn đề mà khách hàng biết có thể ảnh hưởng đến công ty trong việc quyếtđịnh ký hợp đồng thuê

- Việc chấp thuận, cấp phép hoặc ủy quyền của công ty Sao Bắc phải ởdạng văn bản do công ty ký hoặc do người được công ty ủy nhiệm ký

- Các thông báo của công ty tới khách hàng và của khách hàng tới công

ty phải ở dạng văn bản Thông báo tới bên thuê sẽ được gửi tới văn phòngthuê của công ty hoặc tới một địa chỉ khác theo đăng ký trước của kháchhàng Thông báo gửi tới công ty sẽ được gửi tới văn phòng đã đăng ký củacông ty hoặc theo địa chỉ khác mà công ty đã thông báo trước

- Ngay trước ngày kết thúc hợp đồng thuê:

+ Khách hàng thuê văn phòng phải chuyển khỏi văn phòng đã thuê toàn

bộ tài sản cố định và các thiết bị phụ trợ của khách thuê

+ Khách hàng phải chuyển toàn bộ các thay đổi hoặc bổ sung đối vớicác phần của tòa nhà và của các phương tiện dịch vụ để trả lại nguyên trạngban đầu ngoại trừ các hư hại, hao mòn thông thường và phải đạt được sự nhấttrí của công ty Khi thời hạn thuê kết thúc, khách thuê phải trả lại văn phòngthuê cho công ty và chuyển lại cho công ty toàn bộ chìa khóa của văn phòng

- Trong trường hợp khách thuê muốn gia hạn hợp đồng, khách thuêphải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất 3 tháng trước khi thời hạn hợpđồng kết thúc

- Sau khi hợp đồng thuê này đã được thực hiện 6 tháng, trong trườnghợp khách hàng muốn kết thúc hợp đồng thuê trước thời hạn, khách hàng phải

khách hàng vi phạm hợp điều khoản thông báo này thì khách hàng sẽ phải trả

số tiền phạt tương đương với 3 tháng tiền thuê

2.1.4 Quản lý việc tranh chấp và giải quyết tranh chấp:

Nhà quản lý của công ty phải nắm bắt được tình hình hoạt động của cáckhách hàng và ý kiến của họ về những điều khoản trong hợp đồng, nếu như cóthắc mắc của khách hàng hoặc những điều khách hàng cho là không thỏađáng, công ty còn có sự điều chỉnh kịp thời nếu như có thể

Các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyếttheo luật pháp của Việt Nam Hai bên sẽ cố gắng giải quyết tranh chấp bằngbiện pháp thương lượng, hòa giải Nếu trong vòng 4 tuần kể từ khi phát sinh,tranh chấp không giải quyết được, hai bên nhất trí chuyển sang Trung tâmtrọng tài Quốc tế Việt Nam, là tổ chức họat động bên cạnh Phòng Thươngmại và Công nghiệp Việt Nam, ở số 9 Đào Duy Anh, Hà Nội, Việt Nam Cácbên sẽ cố gắng chọn một trọng tài chung Nếu không thành công, mỗi bên sẽ

tự chọn cho mình một trọng tài viên Hai trọng tài này sẽ chọn tiếp một tronghai trọng tài thứ ba Các trọng tài này phải có kinh nghiệm trong việc giảiquyết các tranh chấp phát sinh từ các hợp đồng thuê bất động sản Quyết địnhcủa trọng tài là quyết định cuối cùng quyết định việc giải quyết tranh chấp.Hợp đồng này lập thành hai bản tiếng Việt và hai bản tiếng Anh có hiệu lựcnhư nhau, mỗi bên giữ một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh Bản tiếngViệt sẽ là bản có hiệu lực để dựa vào đó giải quyết các vấn đề nếu có sự mâuthuẫn giữa bản tiếng Anh và bản tiếng Việt

2.2 Quản lý việc sửa chữa và bảo dưỡng (quản lý chất lượng):

Để xử lý các đòi hỏi về bảo dưỡng, người quản lý phải biết rõ nhữngnhu cầu của tòa nhà và số lượng và vị trí nhân sự cần có để thực hiện cáccông việc bảo dưỡng Thường có 4 loại bảo dưỡng sau: