Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội

Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó.

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự ra đời và phát triển nhanhchóng của máy tính điệnt tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làmtăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp Hệ thống thôngtin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có nhiềuứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp

Việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽgiúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn nhằm nâng cao hiệu quảtrong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác

và kịp thời Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rấtnhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lývốn cồng kềnh từ trước đến nay Qua quá trình khảo sát trong trường Đại họcCông nghiệp Hà nội, em thấy việc quản lý nhân sự trong trường học nhờ việcứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết Vì vậy em chọn đề tài “Xâydựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội” vớimong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý nhân sự trong các trường đại họcnói chung và trong trường đại học Công nghiệp nói riêng Chương trình Quản

lý này em đã viết tại nơi em thực tập: Công ty TNHH Công nghệ hệ thống vàgiải pháp thông tin Đây là một công ty chuyên viết phần mềm về quản lý vàthiết kế website, tại đây em đã đã được cung cấp thêm về số liệu cũng nhưhọc hỏi thêm một số kiến thức trong việc thiết kế và lập trình giúp em hoànthành tốt đề tài của mình

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện làkhảo sát hệ thống Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử cócác ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào

đó Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin vềquản lý mà còn đongs vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp,trường học, các tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và nhiều lĩnhvực khác Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phầnmềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý

và đưa ra quyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưngcũng như các mục tiêu và đưa ra nguyên tắc đảm bảo cho việc xây sựng một

hệ thống có chất lượng Từ đó rút ra được những phương pháp, những bướcthiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hóa, khắc phục đượcnhững nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được những ưu điểmsẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt

I.1 Những đặc điểm của hệ thống quản lý:

I.1.1 Phân cấp quản lý:

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuốngdưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trongtoàn bộ hệ thống Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồmcấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi choviệc quản lý từ trên xuống Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từtrên xuống

I.1.2 Luồng thông tin vào:

Trong hệ thống thông tin có những đầu vào khác nhau:

- Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin nàymang tính chất thay đổi lâu dài

- Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôncập nhật để xử lý

- Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từnhững thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian

I.1.3 Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vàotứng nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng và phụthuộc vào nhu cầu quản lý của hệ thống Nó phản ánh trực tiếp mục đíchquản lý của hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo tính chính xác vàkịp thời

I.1.4 Quy trình quản lý:

Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thườngxuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hóa đơn,…) từ đó các thông tin đượckết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết Việc quản lý thủ công như thế phảitrải qua nhiều công đoạn chông chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sứccủa người quản lý nên dẫn đến sai sót và dư thừa thông tin ở nhiều công đoạn

là không thể tránh khỏi Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượngcông việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quantrọng Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việcthiếu hụt thông tin

I.2 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:

I.2.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu:

Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua cácmodul sau:

- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu

- Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên

- Lập sổ sách báo cáo

Modul trong hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tươngứng

I.2.2 Cập nhật thông tin động:

Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết vàtổng hợp Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lýthường xuyên đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao Khi thiết kế modul cầnquan tâm đến các yêu cầu sau:

- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động

- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao táccho người nhập giữ liệu

- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp

- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó

I.2.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu:

Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủyếu là phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thôngtin cần thiết

I.2.4 Lập báo cáo:

Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý phải nắm vững về nhucầu quản lý, tìm hiểu kỹ các mẫu bảng biểu báo cáo… vì thông tin sử dụngtrong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý trước nên việc kiểm tra sự sailệch của số liệu trong phần này được giảm bớt.

I.3 Các bước xây dựng hệ thống quản lý:

Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua

5 giai đoạn sau:

I.3.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:

Ở bước này ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống, đánh giá khả thi cótính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơquan mà ta đang cần xây dựng hệ thống, tìm hiểu hệ thống thông tin hiệnhành, phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phụccần cân nhắc tính toán khả thi dự án và định hướng cho các giai đoạn tiếptheo

I.3.2 Phân tích hệ thống:

Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chitiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiếnhành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệthống mới ở mức logic

I.3.3 Thiết kế tổng thể:

Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệthống thành các hệ thống con, xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệthống mới Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phầnviệc nào sẽ được xử lý thủ công

I.3.4 Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưavào máy tính.

- Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính,thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu

I.3.5 Cài đặt chương trình:

Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưavào sử dụng

CHƯƠNG II KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI

II.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống:

Qua việc khảo sát hiện trạng hệ thống Quản lý nhân sự của trường Đạihọc Công nghiệp Hà nội em thấy:

- Hầu hết các công việc nghiệp cụ của hệ thống Quản lý nhân sự đềutiến hành hoàn toàn thủ công

- Trong công tác báo cáo vô cùng khó khăn vì sú lượng nhân sự trongtrường là rất lớn, hơn nữa nhân sự luôn thay đổi nên công tác quản

lý còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến nhầm lẫn, sai sót

- Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quảtrong công tác quản lý nhân sự là phụ thuộc rất nhiều vào trình độ

kỹ năng của người quản lý

- Việc tra cứu tìm kiếm thông tin về nhân sự gặp nhiều khó khăn vàmất rất nhiều thời gian ngay cả đối với những người trực tiếp quản

lý

- Việc quản lý cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập cácbiểu đồ thống kê khó khăn thậm chí có thể gây nhầm lẫn khó có khảnăng khắc phục

Để khắc phục những nhược điểm trên, việc đưa ra một hệ thông quản lýmới sử dụng những ứng dụng Công nghệ thông tin là thực sự cần thiết và cấpbách trong công tác quản lý

II.2 Mô hình tổ chức nhân sự của trường Đại học Công nghiệp Hà nội.

Trường Đại học Công nghiệp Hà nội là trường thuộc sự chỉ đạo trựctiếp của Bộ công nghiệp Hiện nay, trường có hơn 600 cán bộ, giáo viên, nhânviên với cơ cấu tổ chức tương đối phức tạp Bao gồm: 7 phòng chức năng, 10khoa, ban đào tạo Mỗi phòng, ban bao gồm có: trưởng phòng, phó phòng vàcác nhân viên

II.2.1 Sơ đồ tổ chức:

II.2.2 Chức năng của từng bộ phận:

*Ban giám hiệu: Có nhiệm vụ điều phối các hoạt động của trường,kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban trực thuộc nhằm đảm bảo nhiệm vụ quản lýgiáo viên, học sinh, chất lượng đào tạo

*Văn phòng nhà trường: là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ giáo viên, sinhviên của từng năm học; hướng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng sinhviên, quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và sổ ghi điểm; giúp ban Giámhiệu quản lý chặt chẽ.

*Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng có chức năng tham mưu giúpviệc Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện các mặt công tác về tổ chức cán bộ, laođộng tiền lương, hành chính tổng hợp, chế độ chính sách, thi đua khenthưởng, kỷ luật trong Cán bộ - Giáo viên - Công nhân viên và công tác bảo vệtrật tự an ninh

*Phòng quản trị đời sống: là phòng có chức năng tham mưu giúp Hiệutrưởng và tổ chức thực hiện về công tác Quản trị - Đời sống và các hoạt độngdịch vụ được nhà trường giao

*Phòng Tài chính - Kế toán: là phòng chức năng tham mưu giúp việcHiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý Tài chính - Kế toán và giá cả trongnhà trường theo quy định của pháp luật Tổ chức thực hiện các chuyên mônnghệp vụ và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, vật tư tiền vốn, tài sảncủa nhà trường

*Phòng Kế hoạch kỹ thuật: tham mưu cho Hiệu trưởng về công tácquản lý kế hoạch kỹ thuật, vật tư, an toàn trong mọi hoạt động về thực tập,sản xuất và phục vụ

* Phòng Đào tạo: là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc cho Hiệutrưởng về công tác đào tạo và phát triển đào tạo của nhà trường Thực hiệncác nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào tạo của nhà trường

* Phòng Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: là phòng chức nănggiúp Hiệu trưởng về công tác khoa học – công nghệ và quan hệ hợp tác quốc tế

* Phòng Quản lý học sinh – sinh viên: là phòng tham mưu giúp Hiệutrưởng về công tác quản lý giáo dục học sinh – sinh viên Tổ chức chỉ đạothực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác học sinh – sinh viên.

II.3 Phân tích hoạt động:

II.3.1 Đặc điểm của bài toán:

Công tác quản lý nhân sự là một quá trình cập nhật và lưu trữ cácthông tin về một cá nhân trong một đơn vị, công việc này đòi hỏi phải tiếnhành thường xuyên, tỷ mỷ và chính xác Trên cơ sở đó đáp ứng kịp thời đầy

đủ thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo trong việc nắm bắt chất lượng nhân sự,tìm kiếm thông tin, sắp xếp vị trí theo năng lực trình độ, điều chỉnh lương chocác đối tượng theo quy chế và thành tích cá nhân, cũng như việc phân phốilao động, cân đối nhân lực giữa các phòng ban cho phù hợp với nhiệm vụ kếhoạch của đơn vị mình thực hiện

II.3.2 Công tác quản lý cụ thể:

Công tác quản lý nhân sự:

Mọi công tác quản lý nhân sự của nhà trường đều do phòng tổ chứchành chính quản lý, điều chỉnh Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý về nhânlực cũng như theo dõi và báo cáo thường xuyên các vấn đề có liên quan

Hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại phòng tổ chức cán bộ của trường Khi

có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ về bản thân nhân viên thì nhân viên phải

có các tài liệu báo cáo cho trưởng phòng của đơn vị mình và trưởng phòng sẽchuyển thông tin này cho phòng tổ chức hành chính để sửa đổi cập nhật

Thông tin về hồ sơ nhân sự được cập nhật từ hồ sơ xin việc và cácthông tin được bổ sung sau khi nhận vào trường như: bộ phận chuyên trách sẽcông tác, chức vụ đảm nhiệm, công việc được giao, các tham số tương ứng…

Hồ sơ nhân sự là tài liệu mô tả đầy đủ nhất, cụ thể nhất và được cậpnhật kịp thời nếu có sự thay đổi nên là tài liệu cần thiết khi tra cứu, xem xétcác thông tin liên quan đến nhân sự.

Khi nhân viên thôi không làm việc tại trường thì hồ sơ của nhân viên

đó sẽ bị huỷ

Phòng Tổ chức - Hành chính là nơi trực tiếp quản lý nhân viên nêntrưởng phòng có nhiệm vụ theo dõi để tham mưu cung cấp cho cấp trênnhững thông tin cần thiết như: đề bạt một số nhân viên, cán bộ có khả năngđảm trách nhiệm vụ cao hơn dựa vào trình độ, khả năng quản lý điều hànhcũng như những đóng góp vào sự nghiệp của nhà trường qua quá trình côngtác của cá nhân đó

Thực hiện chế độ ưu đãi đối với các cán bộ, giáo viên, công nhân viên,công tác trong môi trường độc hại cũng như những cống hiến của họ trongquá trình công tác

Đề xuất với Hiệu trưởng về công tác đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ,giáo viên, công nhân viên để đáp ứng yêu cầu mới của ngành

Tham mưu cho cấp trên để có những quyết định về thay đổi nhân sự,khen thưởng, kỷ luật, tăng lương đối với cán bộ, giáo viên, công nhân viên

Công tác về quản lý chế độ:

Đối với những cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức sẽ được hưởngtheo chế độ quy định của nhà nước, tiền lương được tính dựa vào mức lươngtối thiểu (lương cơ bản), hệ số lương, các hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT trích

từ phần trăm lương mà công nhân phải nộp Ngày nghỉ phép, nghỉ bù đượctính từ ngày công làm việc Những ngày nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao độngđược cơ quan bảo hiểm chi trả theo quy định hiện hành

Theo quy định hiện nay, mỗi tháng cơ quan doanh nghiệp phải đóng10% BHXH, 5% BHYT, còn lại nhân viên phải trích phần trăm lương đóngBHXH 5% và BHYT 1%.

Theo quy định, hàng năm theo định kỳ phòng Tổ chức - Hành chính sẽtổng hợp các kết quả theo dõi quá trình công tác, các quyết định khen thưởng

kỷ luật của mỗi nhân viên để lập báo cáo lên cấp trên đề nghị tăng lương Cơquan cấp trên sẽ dựa vào những thông tin trong hồ sơ nhân viên, thời giantăng lương lần cuối và xem xét việc tăng lương theo tiêu chuẩn:

- Xét tăng 3 năm một lần đối với những cán bộ quản lý, kỹ sư có trình

độ chuyên môn từ đại học trở lên và các bậc thợ từ bậc 5 trở lên

- Xét tăng 2 năm một lần đối với công nhân viên trung cấp chuyên môn

và bậc thợ từ bậc 4 trở xuống

- Tiêu chuẩn bắt buộc để xét tăng lương là nhân viên không bị kỷ luật

từ mức cảnh cáo trở lên, luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Đối với những nhân viên hợp đồng thì sẽ thực hiện theo quy địnhtrong hợp đồng

- Xét chế độ hưu trí: căn cứ vào quá trình công tác, thời gian làm việccủa từng cán bộ để xét chế độ hưu hay nghỉ mất sức

Nam <= 60 tuổi được nghỉ hưu

Nữ <= 55 tuổi được nghỉ hưu

Khi cán bộ giáo viên, viên chức có quyết định về hưu thì lý lịch cùngvới sổ công lao động, sổ bảo hiểm sẽ được chuyển cho BHXH thành phố

Công tác báo cáo thống kê:

Trong công tác quản lý nhân sự thì việc báo cáo thống kê là vô cùngquan trọng Công tác báo cáo bao gồm: báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuấtnhư báo cáo lương, báo cáo về các thông tin cán bộ giáo viên, báo cáo tổnghợp theo trình độ, phòng ban…

II.3.3 Các mẫu biểu hiện đang được sử dụng trong công tác quản lý:

Sau đây là một số mẫu biểu cụ thể:

- Báo cáo nhân s theo phòng ban:ự theo phòng ban:

Mã NV Họ và tên Giới tính Ngày sinh Chức vụ

đẳng

Đạihọc

Caohọc

Dưới30

Từ30đến50

Trên50đến60

Trêntuổinghỉhưu

Phiếu kê khai nhân sự do Bộ giáo dục và đào tạo ấn hành bao gồm cácthông tin cá nhân, quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật, quan hệ gia đình,

…

II.4 Kết luận về kết quả khảo sát hệ thống cũ:

Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát quá trình quản lý nhân sự trường Đạihọc Công nghiệp Hà nội, tuy thời gian có hạn không thể đi sâu, đi sát mọihoạt động của trường nhưng em đã nhận thấy 1 số nhược điểm sau đây:

- Mọi công việc liên quan đến công tác quản lý đều thao tác bằng taynhư: ghi chép lưu hồ sơ, giấy tờ và lưu trữ dưới dạng văn bản trên giấy tờ nênkhi muốn kiểm tra, cập nhật hoặc tìm kiếm thông tin của từng cán bộ giáoviên rất mất thời gian

- Khi lập các danh sách báo cáo sẽ tốn nhiều thời gian và công sức.Việc xét lương, đề bạt cán bộ, làm chế độ liên quan đến quyền lợi của nhânviên sẽ mất nhiều thời gian.

Tóm lại, nếu quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thờigian, nhân lực mà độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm Do vậy,không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của ban lãnh đạo Hiện nay trường Đạihọc Công nghiệp đã có phần mềm quản lý nhân sự riêng Em nhận thấy hệthống được quản lý trên máy tính có thể tiết kiệm tối đa về thời gian và nhânlực mà mang lại kết quả cao nhất, hệ thống đã đáp ứng được yêu cầu đòi hỏicủa công tác quản lý nhân sự với khối lượng thông tin lớn kịp thời, nhanhchóng và chính xác

II.5 Mục đích bài toán mới cần đạt được:

II.5.1 Nhiệm vụ của hệ thống quản lý mới:

Hiện nay với sự có mặt của máy tính, con người thực hiện công việccủa mình hết sức nhanh chóng và chính xác

Thông qua máy tính công việc quản lý sẽ được giảm nhẹ, nhất là trongviệc lưu trữ số liệu mà không phải ghi chép nhiều lần, khi tìm kiếm một danhmục, người quản lý dễ dàng tra cứu Như vậy mục tiêu chính của công tácquản lý này là giúp công tác quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian, công sức,nâng cao hiệu quả công việc Từ đó yêu cầu của hệ thống đặt ra là:

- Hệ thống của chương trình trước hết phải dễ sử dụng, chỉ cần ngườibiết sử dụng máy tính là có thể làm việc với chương trình, thông tin luôn phảiđảm bảo tính đầy đủ và chính xác

- Lưu trữ, sắp xếp và lưu chuyển nhanh, phải đảm bảo số liệu chínhxác, khoa học an toàn cho dữ liệu

- Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê phải kịp thời, chính xác

- Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu phát sinh cụ thể

- Hệ thống phải có tính mở

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG III.1 Phân tích thiết kế hệ thống mới:

III.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

QLNS TRƯỜNG ĐHCN HÀ NỘI

Theo dõi Thưởng -Phạt

Theo dõi chế

độ lương

Chế độ bảo hiểm

Báo cáo - Thống kê

BC t.tin cbộ đang công tác

BC tt CB nghỉ hưu thuyên chuyển

III.1.2 Các biểu tượng, hình vẽ và ký hiệu sử dụng trong việc xây dựng biểu đồ:

Chức năng xử lý (Process)

Luồng dữ liệu (Data Flow) Nhãn

Kho dữ liệu (Data Store) Tên kho dl

Tác nhân ngoài (External Entities)

Tên chức năng

Tên

Tác nhân trong (Internal Entities)

III.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) mức khung cảnh:

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta coi cả hệ thống nhưmột chức năng Tại mức này, hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng Cáctác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoàiđến hệ thống được xác định

HS dự tuyển Kết quả

TT, quyết định Các y/c cần

TT cá nhân Các chính sách

KQ tuyển dụng TT, báo cáo trả lời

Người dự tuyển

Cơ quan bảo hiểm Nhân viên

Hội đồng

tuyển dụng

Phòng KT Cấp trên

TC-HỆ THỐNG QLNS

T.tin về c/đ lương

Giải thích:

Tác nhân ngoài Nhân viên sẽ đưa thông tin của bản thân vào cho hệ

thống cập nhật và xử lý Nếu nhân viên đủ yêu cầu, hệ thống sẽ phản hồi lạibằng việc ký kết hợp đồng lao động

Tác nhân ngoài Cấp trên (ban Giám hiệu, các phòng ban…,sở giáo

dục) đưa ra các yêu cầu cho hệ thống và nhận được các báo cáo và kết quả trảlời từ hệ thống

Tác nhân ngoài C ơ quan bảo hiểm sẽ đưa vào hệ thống các quy định

chính sách đối với nhân viên tham gia đóng bảo hiểm sẽ giải quyết các vấn đề

có liên quan như chế độ hưu, nghỉ mất sức…

Phòng tài chính kế toán: sẽ yêu cầu hệ thống đưa ra các thông tin về

chế độ lương

Hội đồng tuyển dụng: Khi hồ sơ dự tuyển được gửi đến, hội đồng tuyển

dụng sẽ xem xét và trả lời có tuyển dụng người đó hay không

III.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệumức khung cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồphân cấp chức năng:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn.

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

III.1.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệumức đỉnh Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lạithành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần củabiểu đồ được phát triển như sau:

- Về chức năng: Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dướithấp hơn

- Luồng dữ liệu:

+ Vào/Ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã).+ Thêm luồng nội bộ

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: Xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới khôngthể thêm gì

A Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý hồ sơ

QL Hồ sơ

CB đang công tác

QLHSCB nghỉ hưu thuyên chuyển

HĐ tuyển

dụng

Người dự tuyển

Nhân viên

Hồ sơ dự tuyển Thông báo kết quả TD

-

Máy tính:

Y/c cung cấp t.tin

Hồ sơ NV

Thông tin bổ sung

QĐ nghỉ hưu

hay thuyên chuyển

Biểu đồ này gồm 2 phần rõ ràng: Phần giành cho thủ công và phần giành chomáy tính Giai đoạn thủ công là giai đoạn nhận HS tuyển dụng, giai đoạn nàybắt buộc phải do con người trực tiếp làm việc mà máy tính không thể làmthay đươc Sau khi đã đánh giá và xét tuyển xong thì toàn bộ HS trúng tuyển

sẽ được nhập vào máy tính

B Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý chế độ

HS trúng tuyển

Yêu cầu Thông tin BH

Chế độ, chính sách

Biểu đồ này được phân làm 3 chức năng nhỏ hơn đó là: Theo dõi

KT-KT, Theo dõi chế độ lương và Theo dõi chế độ BH

Tác nhân ngoài Nhân viên lấy thông tin về Bảo hiểm, quyết định về

lương và quyết định khen thưởng - kỷ luật

Tác nhân ngoài Cấp trên đưa ra các yêu cầu tăng lương và các quyết

định về khen thưởng kỷ luật đối với nhân viên

Tác nhân ngoài C ơ quan BH đưa ra các quy định về chế độ chính sách

và thực hiện các yêu cầu mà chức năng theo dõi chế độ BH đưa ra

Theo dõi KT-KL

Tác nhân ngoài Phòng tài chính lấy thông tin về chế độ lương của nhân

viên

Tất cả các chức năng quản lý trên sẽ được lưu vào kho dữ liệu có tên là

HS nhân viên

C Biểu đồ phân rã chức năng Báo cáo thống kê

Thông tin trả lời

Yêu cầu

Yêu cầu

Hồ sơ NV Báo cáo trả lời

Biểu đồ này bao gồm 2 chức năng xử lý: Báo cáo thông tin cán bộ hiện đang công tác và Báo cáo thông tin cán bộ thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu

Tác nhân ngoài Cấp trên đưa ra các yêu cầu về các thông tin đối với 2 chức

năng xử lý và nhận được các thông tin báo cáo trả lời Tất cả các thông tin thu

thập được đều được lưu vào kho dữ liệu Hồ s ơ NV .

Cấp trên

BC thông tin cán bộ đang công tác QLHS-SVBộ phận

BC về cán bộ thuyên chuyển, nghỉ hưu

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

IV.1 Khái quát chung :

Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp các tập tin có liên quan vớinhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu

Để tạo một cơ sở dữ liệu trước hết ta phải xác định thông tin gì cần theodõi, sau đó ta thiết lập cơ sở dữ liệu, tạo các bảng chứa các trường định nghĩakiểu dữ liệu sẽ có

Trong bước này ta phải xác định các thông tin cần theo dõi để xác định

ra các đối tượng cần thiết phải lưu trữ trong các bảng

Để thiết kế cơ sở dữ liệu cần nắm được các đặc điểm cơ bản sau:

 Trong một bảng dữ liệu có thể có một hoặc nhiều khóa chính

 Các khóa chính không được để rỗng hay trùng lặp dữ liệu

 Các trường gạch chân (in đậm) là các trường khóa chính (Primary key)

 Các bảng liên kết với nhau phải theo 1 trong 3 quan hệ chính:

 Quan hệ 1-1 (một - một): đảm bảo tính duy nhất về thông tin giữacác bảng (một dữ liệu ở bảng này chỉ liên kết với duy nhất một dữliệu ở bảng khác)

 Quan hệ 1-N (một - nhiều): cho biết thông tin từ 1 bảng có thể liênkết với nhiều thông tin ở bảng khác

 Quan hệ N – N (nhiều - nhiều): ở dạng quan hệ này người ta thườngtách ra thành 2 quan hệ 1 – N liên kết với nhau, cho biết 1 thông tin

ở bảng này cơ thể liên kết với nhiều thông tin ở bảng khác và mộtthông tin ở bảng khác có thể liên kết với nhiều thông tin ở bảng này

IV.2 Xây dựng mô hình thực thể liên kết:

Mô hình thực thể liên kết là một mô hình cơ sở dữ liệu ở mức cao Môhình dữ liệu này sử dụng các khái niệm như thực thể, thuộc tính và các liênkết Các thực thể là các đối tượng của thế giới thực như nhân viên, dự án…của một cơ quan Thuộc tính thể hiện các đặc trưng cần quan tâm của mộtthực thể nào đó Một liên kết giữa hai hay nhiều thực thể được thể hiện mốiquan hệ giữa 2 thực thể đó

Dưới đây là mô hình thực thể liên kết của bài toán “Xây dựng chươngtrình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội”:

IV.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Qua quá trình khảo sát tại trường Đại học công nghiệp Hà nội, em đưa

ra mô hình cơ sở dữ liệu theo hướng sau:

Mô hình bao gồm 12 bảng liên kết lại, có quan hệ mật thiết với nhau,qua đó cho thấy mô hình quản lý được xây dựng trên cơ sở lý thuyết chặt chẽ

Từ hướng phân tích trên, thông qua các chức năng chính và yêu cầu thực tếcủa đơn vị sở tại, việc thiết kế dữ liệu phải đảm bảo tính mở, phạm vi ứngdụng rộng và khái quát Cụ thể như thiết kế dữ liệu đạt mục đích lâu dài, cóthể lưu trữ thông tin lớn, chính vì thế người thiết kế phải có cái nhìn rộng, có

thể đoán trước được những bất cập có thể xảy ra và phải ứng dụng được trongtương lai

* Mô tả một số liên hệ giữa các bảng trong mô hình thực thể liên kết:

 Bảng NHANSU (Nhân sự) có quan hệ 1 – N với các bảng:

 Bảng QTLG (Quá trình lương): một nhân sự có nhiều quá trìnhlương khác nhau

 Bảng QTCT (Quá trình công tác): một nhân sự có thể có quátrình công tác khác nhau ở nhiều nơi khác nhau

 Bảng HDLD (Hợp đồng lao động): một nhân sự có nhiều hợpđồng lao động

 Bảng QTDT (Quá trinh đào tạo): một nhân sự có thể có nhiềuquá trình đào tạo ở nhiều nơi khác nhau

 Bảng QHGD (Quan hệ gia đình): một nhân sự có nhiều mối qua

hệ trong gia đình: có thể là ông(bà), cha(mẹ), con, cháu…

 Bảng KTHUONG (Khen thưởng): mỗi một nhân sự có thể cónhiều lần khen thưởng

 Bảng KLUAT (Kỷ luật): một nhân sự có thể có nhiều lần kỷluật khác nhau

 Bảng NHANSU (Nhân sự) có quan hệ N – 1 với các bảng sau:

 Bảng DONVI (Đơn vị): Trong mỗi đơn vị có nhiều nhân sựcông tác

 Bảng CHUCVU (Chức vụ): Một chức vụ do nhiều nhân sựkhác nhau nắm giữ trong những khoảng thời gian khác nhau

 Bảng TRINHDO (trình độ): một trình độ có thể có nhiều nhânsự

 Bảng HTDT (Hình thức đào tạo):Mỗi hình thức đào tạo có nhiều nhân sự tham gia

* Xây dựng các bảng trong cơ sở dữ liệu:

Mô hình thực thể liên kết đã biểu diễn khá đầy đủ các thực thể tham giavào hệ thống, cũng như những quan hệ giữa các thực thể đó Dựa vào mô hìnhthực thể liên kết ta xây dựng các bảng trong cơ sở dữ liệu, mỗi bảng mô tả chitiết một thực thể, các khóa nhận dạng của thực thể trở thành khóa chính củabảng

B ng Nhân s :ảng Nhân sự: ự theo phòng ban:

18 ChuyennganhDT text 40 byte Chuyên ngành đào tạo

21 Trinhdongoaingu text 40 byte Trình độ ngoại ngữ

chính quy

Bảng Quan hệ gia đ ình:

Bảng Chức vụ:

Bảng Đơ n v :ị:

B ng Quá trình công tác:ảng Nhân sự:

Bảng Khen th ư ởng :

4 Lydo Text 50 Byte Lý do

B ng K lu t:ảng Nhân sự: ỷ luật: ật:

Bảng Quá trình đ o t o:ào tạo: ạo:

Bảng Hợp đ ồng lao đ ng:ộng:

Bảng Hình thức đ o t o:ào tạo: ạo:

Bảng Quá trình l ươ ng:

3 Mangach Number 10 byte Mã ngạch

Bảng trình đ ộ:

*Sơ lược một số chức năng quản lý chính:

Quản lý về hồ sơ nhân viên

Trong quá trình quản lý về hồ sơ, đối với mỗi nhân viên ta cần quantâm đến các thông tin sau:

- Tên chức vụ

*Danh mục đơn vị gồm:

- Mã đơn vị

- Tên đơn vị

Quản lý khen thưởng - kỷ luật:

Để quản lý quà trình khen thưởng kỷ luật của từng nhân viên, thông tincần có:

- Quá trình kỷ luật: nêu được mã số của nhân viên, ngày quyết định kỷluật, lý do và hình thức kỷ luật đối với nhân viên đó

- Quá trình khen thưởng: nêu được mã số của nhân viên, ngày quyết địnhkhen thưởng, lý do và hình thức khen thưởng đối với nhân viên đó

Quản lý thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu:

Mỗi cán bộ nhân viên thuyên chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác hoặc nghỉ hưu sẽ được quản lý riêng và đưa vào một bảng có tên là Hồ sơ lưu

Quản lý Báo cáo - Thống kê:

Việc Báo cáo - Thống kê là rất quan trọng và cần phải chi tiết, chính xác Các mẫu Báo cáo - Thống kê thường gặp:

- Báo cáo thống kê đội ngũ cán bộ, nhân viên

- Thống kê theo đơn vị

- Thống kê số lượng nhân viên

- Thống kê theo độ tuổi của cán bộ nhân viên

CHƯƠNG V MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ

GIAO DIỆN

V.1 Xác định ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Đây là một chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý, vì vậychương trình cần phải gọn nhẹ, dễ sử dụng và vận hành không tốn kém, có thểđáp ứng nhu cầu sử dụng cho các trường đại học và cao đẳng Để thực hiệnđược chương trình quản lý như trên, em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình cơ sở

dữ liệu là Visua Basic, đồng thời dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess.

Lập trình Cơ sở dữ liệu với Visual Basic giúp ta có được một hệ thốnggiao diện đồ họa đẹp mắt, môi trường cài đặt dễ dàng

V.2 Giới thiệu về Visual Basic

V.2.1 Sơ lược về lịch sử của VB

Ngôn ngữ BASIC (Beginner’s All Purpose Symbolic Instruction Code) đã

có từ năm 1964 BASIC rất dễ học và dễ dùng Trong vòng 15 năm đầu, có rấtnhiều chuyên gia Tin Học và công ty tạo các chương trình thông dịch(Interpreters) và biên dịch (Compilers) cho ngôn ngữ làm BASIC trở nên rấtphổ thông

Năm 1975, Microsft tung ra thị trường sản phẩm đầu tay MicrosoftBASIC và tiếp đó Quick BASIC (còn gọi là QBASIC) thành công rực rỡ.Quick BASIC phát triển trong nền Windows nhưng vẫn khó khăn khi tạo giaodiện kiểu Windows Sau đó nhiều năm, Microsoft bắt đầu tung ra một sảnphẩm mới cho phép ta kết hợp ngôn ngữ dễ học BASIC và môi trường pháttriển lập trình với giao diện bằng hình ảnh (Graphic User Interface - GUI)trong Windows Đó là Visual Basic Version 1.0 Trước khi ra đời ngôn ngữnày ta không có một giao diện bằng hình ảnh (GUI) với một IDE (IntegratedDevelopment Environment) giúp các chuyên gia lập trình tập trung công sức

và thì gìờ vào các khó khăn liên hệ đến doanh nghiệp của mình Mỗi ngườiphải tự thiết kế giao diện qua thư viện có sẵn Windows API (ApplicationProgramming Interface) trong nền Windows Điều này tạo ra những trở ngạikhông cần thiết làm phức tạp việc lập trình

Visual Basic giúp ta bỏ qua những trở ngại đó đó, chuyên gia lập trình

có thể tự vẽ cho mình giao diện cần thiết trong ứng dụng (application) một

cách dễ dàng và như vậy, tập trung nỗ lực giải đáp các vần đề cần giải quyếttrong doanh nghiệp hay kỹ thuật.

Ngoài ra, còn nhiều công ty phụ phát triển thêm các khuôn mẫu (modules),công cụ (tools, controls) hay ứng dụng (application) phụ giúp dưới hình thứcVBX cộng thêm vào giao diện chính càng lúc càng thêm phong phú

Phiên bản 6.0 cung ứng một phương pháp mới nối với Cơ Sở Dữ Liệu(Database) qua sự kết hợp của ADO (Active Data Object) ADO còn giúp cácchuyên gia phát triển mạng nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) khi dùngActive Server Pages (ASP)

Bộ Microsoft Visual Studio.NET (đến nay đã phát hành Visual Studio.NET2008) bao gồm vừa mọi công cụ yểm trợ lập trình và ngôn ngữ lậptrình NET, tỷ như: Visual Basic.NET (VB.NET), C# (C Sharp), Visual C++.NET và Visual J#.NET và hỗ trợ NET Framework 3.0

Một trong những công cụ quan trọng là Microsoft Visual Studio.NETIntegrated Development Environment (IDE) IDE giúp ta lập trình VisualBasic.NET (VB.NET) dễ dàng IDE không những cung cấp mọi công cụ lậptrình cần thiết không thể tìm thấy ở một ứng dụng (application) soạn nguồn

mã thông thường bằng chữ (text editors) mà còn giúp kiểm tra nguồn mã(code checking) hay tạo giao diện Windows thích hợp và hiển thị, truy tìm cáctập tin liên hệ đến dự án (project) và nhiều thứ khác nữa Tuy nhiên, VB phiên bản 6.0 (VB6) không cung ứng tất cả các đặc trưngcủa kiểu mẫu ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object OrientedLanguage - OOL) như các ngôn ngữ C++, Java

Thay vì cải thiện hay sửa đổi thêm thắt vào VB phiên bản 6.0,Microsoft đã xoá bỏ tất cả làm lại từ đầu các ngôn ngữ lập trình mới theo kiểu

OOL mạnh mẽ cho khuôn nền NET Framework Đó là các ngôn ngữ lập trìnhVisual Basic.NET và C# (gọi là C Sharp) Sau đó, nhiều ngôn ngữ lập trìnhkhác cũng thay đổi theo tỷ như smalltalk.NET, COBOL.NET, … làm CôngNghệ Tin Học trở nên phong phú hơn, đa dạng hơn.

Còn với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây là một trong số cá ứngdụng văn phòng trong bộ Microsoft Office rất thân thiện và gần gũi với nhữngngười làm văn phòng Việc kết hợp lụa chọn hai ngôn ngữ trên em hy vọng sẽmang lại thành công cho bài toán

V.2 Thiết kế giao diện:

V.2.1 Vai trò của giao diện:

Quá trình con người làm việc thực tế với máy tính là một sự giao tiếpgiữa hai thế giới tâm lý và luận lý Khi muốn thực hiện một tác vụ, con người

sẽ ra lệnh cho máy thông qua một số phương tiện như các thực đơn, dònglệnh… có nghĩa là thông qua một ngôn ngữ để máy và người hiểu nhau.Nhưng để hai thế giới này có thể “hiểu được nhau” thì ngôn ngữ trung gianchính là giao diện giữa người và máy Trong môi trường các ứng dụng tinhọc, giao diện đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với hiệu quả khai tháccủa các ứng dụng tin học Một giao diện tốt sẽ làm gia tăng đáng kể hiệu quảkhai thác ứng dụng tin học, và ngược lại một giao diện kém chất lượng chắcchắn sẽ dẫn đến kết quả không như mong đợi

V.2.2 Ý tưởng thiết kế giao diện:

Trong chương trình này, em đã cố gắng thiết kế các giao diện sao chođẹp mắt, dễ nhìn, tiện dụng cho người khai thác Mỗi giao diện đều có nhữngđặc điểm, hình thù riêng nhằm đạt đúng mục đích và không bị nhàm chán chongười sử dụng

V.3 Một số giao diện chính:

V.3.1 Giao diện Menu chính:

Màn hình này xây dựng các modul chức năng chính, tại các modul nàykhi đặt con trỏ chuột vào hoặc khi click vào sẽ xổ xuống những chức năngnhỏ hơn, khi đó bạn có thể làm việc với các chức năng con đó

V.3.2 Giao diện truy cập hệ thống và đổi mật khẩu :

Giao diện này cho phép người dùng nhập tên và mật khẩu truy cập trướckhi vào để sử dụng chương trình Chỉ được phép kết nối khi người sử dụngđúng cả tên người dung và mật mã truy cập