Cần xác lập và xử lý đúng các quan hệ chức năng, chế độ công tác về lề lối làm việc, sử dụng ở các doanh nghiệp

Cần xác lập và xử lý đúng các quan hệ chức năng, chế độ công tác về lề lối làm việc, sử dụng ở các doanh nghiệp

Bản cam kết

Để chứng minh đây là bài viết do em làm chứ không phản sự sao chép của ngời khác

Em xin cam đoan đây là bài viết do em tự tìm tài liệu và đợc sự hớng dẫn của các thầy cô để hoàn thành bài viết này

Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội 10 tháng 05 năm

2004

Sinh viên

Đoàn Tiến Bộ

Phần I: Lời mở đầu

Tổ chức quản lý là một môn học khoa học, là yếu tố hàng đầu, là công

cụ quan trọng của lãnh đạo quản lý và quản lý để biến các mục tiêu thành hiện thực

Quản lý đúng đắn sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp hạn chế nhợc

điểm của mình, liên kết gắn bó mọi ngời, tạo sức mạnh niềm tin, tận dụng mọi cơ hội và xử lý các nguy cơ…

Chức năng của quản lý là sự tập hợp các nhiệu vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý

Để thực hiện đợc các nhiệm vụ đó thì chúng ta phải xác lập và xử lý

đúng các mối quan hệ chức năng đó Cho nên em đã chọn đề tài: Nhận thức

về nguyên tắc "Cần xác lập và xử lý đúng các quan hệ chức năng, chế độ

công tác về lề lối làm việc, sử dụng ở các doanh nghiệp".

Trong bài này em đề cập đến vấn đề:

I Xác lập và xử lý đúng mỗi quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc

II Sự vận dụng ở các doanh nghiệp

Trong quá trình làm bài không thể tránh khỏi những sai sót vì vậy em rất mong đợc những nhận xét của thầy cô giáo và bạn đọc

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô!

Phần II: Nội dung

công tác, lề lối làm việc

1 Chức năng hoạch định (lập kế hoạch)

a Định nghĩa

Lập kế hoạch là sự lọc chọn một trong những phơng án hành động

t-ơng lai cho toàn bộ, từng bộ phận trong một cơ số Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu, xác định phơng thức để đạt đợc mục tiêu

b Vai trò

- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không cố định và thay đổi trong nội

bộ hệ thống

- Đa ra các mục tiêu cho hệ thống, xem xét toàn diện để thống nhất các hoạt động Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng hơn bởi các cấp trên căn cứ vào đó để kiểm tra

c Các loại kế hoạch

* Kế hoạch chiến lợc

- Là nghệ thuận xây dựng và thực hiện thành công các chiến lợc của

hệ thống

- Đây là một quá trình phức tạp

- Nội dung của kế hoạch chiến lợc bao gồm: các mục đích, mục tiêu, các chính sách chơng trình và ngân sách

Đợc thể hiện qua sơ đồ:

2 Mối quan hệ tổ chức (chức năng tổ chức)

a Vấn đề chung

Đây là nhiệm vụ quan trọng trong thứ 2 của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì ta phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính tối u

- Tính linh hoạt

- Tính tin cậy

- Tính bí mật

- Tính kinh tế

b Cac nguyên tắc

* Nguyên tắc chuyên mô hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải phân công các hệ thống chyên ngành với ngừa đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn

* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng

Đảm bảo cho mối phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng xứng, phát triển tài năng, đủ điều kiện thay thế

* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

- Cơ cấu tổ chức phải hợp lý nhất, chi phí nhỏ nhất

- Cơ cấu tổ chức phải tạo đợc môi trờng văn hoá

- Cơ cấu phải tơng ứng với khả năng kiểm soát của ngời điều hành

Hoạch định chiến lợc

Các mục đích

Các chơng trình

Các ngân sách

Các chính sách

Các kế hoạch Các mục tiêu

c Các kiểu cơ cấu tổ chức

* Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhng mỗi kiểu có u, nhợc điểm khác nhau, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể

* Các kiểu cơ cấu

+ Cơ cấu trực tuyến

+ Cơ cấu chức năng

+ Cơ cấu kết hợp trực tuyến, chức năng

+ Cơ cấu tổ chức quản lý theo một hàng, khâu hàng, thị trờng

+ Cơ cấu ma trận

3 Chức năng điều khiển - phối hợp

a Điều kiện hệ thống

Là một trong những chức năng của quản lý, nó là quá trình điều khiển,

sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con ngời mọt cách có hệ thống

Nó bao gồm các quyết định:

+ Đề ra nhiệm vụ

+ Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra

+ Chính thức đề ra nhiệm vụ

+ Dự kiến các phơng án có thể

+ Xây dựng mô hình toán học

+ Đề ra quyết định

- Truyền đạt đến ngời thi hành

- Kế hoạch tổ chức

- Kiểm tra việc thực hiện

- Điều chỉnh quyết định

- Tổng kết tình hình thực hiện

b Tập thể

Gồm có cơ cấu chính thức và không chính thức

* Tâm lý của tập thể

- Tính chất lan truyền: mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động quán trình trong tập thể, có gây ảnh hởng xấu trong tập thể

- Dự luận tập thể: là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tợng, cá nhân hay nhóm ngời, nó có sức mạnh rất lớn trong việc tác động đến tâm lý chung hay tâm lý của từng cá nhân (biểu hiện tích cực, hay tiêu cực)

c Tính truyền thông trong hệ thống

Là phơng tiện chủ yếu để ngời lãnh đạo thực hiện năng lực điều khiển của mình Nó bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết định, các hớng dẫn, các nhiệm vụ…) của lãnh đạo đến toàn bộ hệ thống Nó đợc diễn ra theo hai chiều, (mệnh lệnh từ trên xuống và các thông tin báo cáo từ dới lên)

d Uỷ quyền

Ngời lãnh đạo cho phép cấp dới ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền của mình, trong khi ngời cho phép vẫn chịu trách nhiệm Nó là phạm trù quan trọng, là công cụ sắc bén phổ biến ở nhiều tổ chức thời đại ngày nay

- Uỷ quyền bào gồm:

+ Uỷ quyền chính thức, qua cơ cấu tổ chức quản lý

+ Uỷ quyền không chính thức qua sự tín nhiệm cá nhân

4 Chức năng kiểm tra

a Kiểm tra

Là phát hiện các sai sót của hệ thống trong quá trình hoạt động để có các giải pháp đồng thời tìm kiếm các cơ hội, thúc đẩy hệ thống sớm đạt đợc các mục tiêu đã định Nó là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân ngời lãnh đạo

hệ thống

b Nhu cầu kiểm tra

- Là nhu cầu của mọi thành viên đúng mức trong hệ thống

- Là chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm trong quá trình quản

lý hệ thống

- Là nhu cầu đảm bảo gắn hệ thống với môi trờng qua các quan hệ ngoại giao của các hệ thống khác

- Là nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của hệ thống khẳng định sự đúng, sai của các đờng lối

* Sơ đồ quá trình kiểm tra

Nguyên tắc kiểm tra

Quá trình kiểm tra Mục tiêu kiểm

tra

Điềc chỉnh quản lý

II Sự vận dụng ở các doanh nghiệp

Sự thực hiện các chức năng nêu trên trong điều kiện các doanh nghiệp nớc ta hiện nay cho thấy đợc một số u điểm, nhợc điểm và rút ra đợc nhiều kinh nghiệm quý báu

Các doanh nghiệp vận dụng đợc các chức năng, chế độ công tác, dần thể hiện đúng vai trò của mình Nó đợc thể hiện qua một số vấn đề cụ thể:

* Về u điểm

- Số lợng các doanh nghiệp quy mô ngày càng lớn, đổi mới nhanh, nắm bắt đợc thị trờng

- Có sự phân công lao động, chuyên mô hoá cao

- Hoạt động tổ chức và quản lý đã thay đổi theo tình hình và xu thế mới (quá trình cổ phần hoá…)

* Về nhợc điểm

- Cha thực hiện đầy đủ, triệt để các chức năng trên

- Cha cso sự liên kết

Hình thức kiểm tra

Chi phí kiểm tra

Phơng tiện công cụ kiểm tra

Hệ thống kiểm tra

Nội dung kiểm tra Các tiêu chuẩn

kiểm tra

Phần III - Kết luận

Quản lý là nhằm đặt đợc mục tiêu đã đề ra mà xã hội thì luôn biến

động không ngừng Chính vì vậy chủ thể quản lý pahỉ đủ năng lực vf bản lĩnh thì mới thích nghi đợc với thời đại ngày nay Để đảm bảo quá tình này luôn diễn ra tốt đẹp thì chủ thể quản lý cần nắm bắt, xác lập và xử lsy tốt các mối quan hệ chức năng đó và có một lối làm việc theo hệ thống Đó chính là chìa khoá của sự thành công nếu làm tốt công việc này

Tµi liÖu tham kh¶o

1 Tinh hoa qu¶n lý 25 t¸c gi¶i vµ t¸c phÈm næi tiÕng nhÊt vÒ qu¶n lý trong thèng kª x· héi

2 Gi¸o tr×nh Khoa häc Qu¶n lý Trêng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh

Hµ Néi

3 B¸o Ph¸t triÓn Kinh tÕ

4 TËp s¸ch vÒ qu¶n lý cña TS NguyÔn ThÞ Phi Nhµ xuÊt b¶n chÝnh trÞ

-Hµ Néi - 2001

5 B¸o tµi chÝnh ViÖt Nam

6 Mu lîc trong kinh doanh - Hoµng V¨n TuÊn

7 Kinh nghiÖm qu¶n trÞ doanh nghiÖp - TrÇn Xu©n Khiªm

Mục lục

Trang

Phần I: Lời mở đầu 2

Phần II: Nội dung 3

I Xác lập và xử lý các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác, lề lối làm việc 3

1 Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) 3

2 Mối quan hệ tổ chức (chức năng tổ chức) 4

3 Chức năng điều khiển - phối hợp 5

4 Chức năng kiểm tra 7

II Sự vận dụng ở các doanh nghiệp 8

Phần III - Kết luận 9

Tài liệu tham khảo 10