Thực trạng và giải pháp quản lý toà nhà 34T khu đô thị Trung hoà – Nhân chính

Quản lý Bất động sản (BĐS) là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh BĐS, nhất là đối với các cao ốc căn hộ cao cấp, các cao ốc văn phòng cho thuê, các trung tâm thương mại, dịch vụ, các khu đô thị mới…

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHUNG CƯ 5

1. Một số khái niệm cơ bản

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ CHUNG CƯ 34T 22 TRUNG HOÀ – NHÂN CHÍNH 22

LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý Bất động sản (BĐS) là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh BĐS,nhất là đối với các cao ốc căn hộ cao cấp, các cao ốc văn phòng cho thuê, các trungtâm thương mại, dịch vụ, các khu đô thị mới… Trong tay các nhà quản lý chuyênnghiệp, giá trị của BĐS sẽ không ngừng tăng lên Họ sẽ luôn đảm bảo cho lợi íchcủa chủ nhân các căn hộ cũng như của chủ nhân các tòa nhà cho thuê trên cơ sởđảm bảo duy trì chất lượng và danh tiếng của công trình Đây là một xu hướngmang tính phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh BĐS trên thế giới

Để đảm bảo cho tòa nhà hoạt động ổn định cần tổ chức thực hiên một loạt cácdịch vụ, liên quan đến một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh,trông giữ tài sản và phương tiện đi lại; Làm sạch thu gom rác thải, chăm sóc cảnhquan; Vận hành, duy tu và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà:máy bơm, máy phát điện, thang máy, hệ thống PCCC, điện, nước,…; Vấn đề nhân

sự, giám sát hoạt động và tài chính hoạt động tòa nhà

Thời gian qua cùng với quá trình đô thị hoá ở nước ta, loại hình nhà chung cưphát triển mạnh Tuy nhiên, vấn đề quản lý ở nước ta còn chưa phát triển, mới chỉdựa trên kinh nghiệm; trong khi đó, các văn bản pháp quy của Nhà nước lại ra đờichậm và không đồng bộ, dẫn đến công tác quản lý, khai thác và sử dụng nhà chung

cư thời gian qua có nhiều bất cập, gây mâu thuẫn giữa chủ đầu tư và cộng đồng cưdân chung cư

Không nằm ngoài vấn đề này, toà nhà 34T khu đô thị Trung hoà – Nhân chínhmặc dù là một trong những chung cư cao cấp trong địa bàn Hà Nội nhưng trong quátrình quản lý đã nảy sinh rất nhiều vấn đề bất cập cần phải giải quyết

Từ thực tế trên, rõ ràng việc quản lý tốt các tòa nhà chung cư là rất cần thiết và

quan trọng Chính vì vậy, em xin đưa ra đề tài: “Thực trạng và giải pháp quản lý

toà nhà 34T khu đô thị Trung hoà – Nhân chính” với mong muốn tìm hiểu và đưa

ra một số giải pháp, đề xuất trong vấn đề quản lý chung cư này Tuy nhiên, do thờigian nghiên cứu ngắn với trình độ kiến thức có hạn nên đề án không tránh khỏinhững thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp cũng nhưphê bình của thầy để đề tài hoàn chỉnh hơn Em cũng xin chân thành cảm ơn thầyNguyễn Thắng Trung đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu đềtài này

Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Hệ thống những vấn đề lý luận liên quan đến quản lý BĐS nói chung, đặc biệttrong quản lý tòa nhà chung cư hỗn hợp

- Nghiên cứu thực trạng quản lý chung cư tại Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp quản lý hiệu quả góp phần nâng cao giá trị tòa nhà

Phạm vi nghiên cứu đề tài

- Vấn đề nghiên cứu: Tập trung đi sâu giới hạn trong những vấn đề về quản lýchung cư hiện nay: những bất cập còn tồn tại và đề xuất mô hình giải pháp

- Đối tượng nghiên cứu: Tòa nhà 34T Khu chung cư Trung Hòa – Nhân Chính,

từ đó bao quát các chung cư tại Hà Nội nói chung

- Thời gian nghiên cứu:

+ Từ năm 2008 đến nay

+ Phương hướng, giải pháp đề xuất mô hình quản lý tòa nhà trong vòng 5năm

Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài em đã vận dụng những phương phápsau:Phương pháp duy vật biện chứng, thống kê, điều tra xã hội học, phân tích - tổnghợp, phỏng vấn chuyên gia, phương pháp POE, Benchmark và một số phương phápkhác

Kết cấu của đề án

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề án gồm các chươngsau:

- Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý chung cư

- Chương II: Thực trạng quản lý tòa nhà chung cư 34T Trung hoà – Nhân chính

- Chương III: Giải pháp tăng hiệu quả quản lý chung cư 34T Trung hoà - Nhânchính

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHUNG CƯ

1 Một số khái niệm cơ bản

1.1 Các khái niệm về chung cư

Nhà chung cư là nhà ở có từ hai tầng trở lên, có lối đi, cầu thang và hệ thốngcông trình hạ tầng sử dụng chung cho nhiều hộ gia đình, cá nhân Nhà chung cư cóphần sở hữu riêng của từng hộ gia đình, cá nhân và phần sở hữu chung của tất cảcác hộ gia đình, cá nhân sử dụng nhà chung cư

Chung cư ít nhất có 2 tầng, thường là nhiều tầng không có thang máy và caotầng có nhiều thang máy Tại Hội nghị quốc tế về Kiến trúc năm 1972, nhà cao tầng(cao ốc) được phân thành 4 loại như sau:

 Nhà cao tầng loại 1: 9~16 tầng ( cao nhất không quá 50 m);

 Nhà cao tầng loại 2: 17~25 tầng ( cao nhất không quá 75 m);

 Nhà cao tầng loại 3: 26~40 tầng ( cao nhất không quá 100 m);

 Nhà cao tầng loại 4: trên 40 tầng ( cao hơn 100 m)

Về mặt sử dụng, cao ốc có 3 loại hình: Cao ốc chỉ có căn hộ (chung cư đơnthuần); Cao ốc hỗn hợp: mấy tầng dưới mở rộng làm cửa hàng, các tầng trên hìnhtháp gồm các căn hộ; Cao ốc đa năng: gồm có cửa hàng, văn phòng và căn hộ Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu là nhà chung cư có từ hai chủ sở hữu trở lên Cụm nhà chung cư là tập hợp từ hai nhà chung cư trở lên có vị trí gần nhau, cóchung một phần diện tích công cộng hoặc thiết bị kỹ thuật thuộc phần sở hữuchung

Nhà nhiều tầng có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà nhiều tầng, có nhiều diệntích với mục đích sử dụng khác nhau (văn phòng, siêu thị, làm nhà ở và các mụcđích khác)

Phần sở hữu riêng trong nhà chung cư bao gồm:

 Phần diện tích bên trong căn hộ, bao gồm cả diện tích ban công, lôgia gắnliền với căn hộ đó;

 Phần diện tích khác trong nhà chung cư được công nhận là sở hữu riêng theoquy định của pháp luật;

 Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật sử dụng riêng gắn liền với căn hộ, phần diệntích thuộc sở hữu riêng

Phần sở hữu chung trong nhà chung cư bao gồm:

 Phần diện tích nhà còn lại của nhà chung cư ngoài phần diện tích thuộc sởhữu riêng đã quy định.

 Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chungtrong nhà chung cư, gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà,tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ,thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, nơi để xe, hệ thốngcấp điện, nước, ga, thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bểphốt, thu lôi, cứu hoả và các phần khác không thuộc sở hữu riêng của căn hộnào

 Hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài nhưng được kết nối với nhà chung cưđó

Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được giao quản lý sử dụng vốn để thựchiện đầu tư xây dựng nhà chung cư theo quy định của pháp luật; là người trực tiếpbán các căn hộ trong nhà chung cư cho bên mua

Đơn vị đang quản lý nhà chung cư là tổ chức đang được giao trách nhiệm trựctiếp quản lý nhà chung cư đó

Chủ sở hữu nhà chung cư là tổ chức, cá nhân đang sở hữu hợp pháp phần sở hữuriêng trong nhà chung cư

Người sử dụng nhà chung cư là tổ chức, cá nhân đang sử dụng hợp pháp phần sởhữu riêng trong nhà chung cư

Doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư là đơn vị có năng lực chuyên môn

về quản lý vận hành nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo quy định củapháp luật về doanh nghiệp

1.2 Khái niệm về quản lý BĐS và quản lý chung cư

Quản lý BĐS là một dịch vụ cung cấp nhân công và điều hành nhân công thựchiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện,nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh đạt hiệu quảcao và đem đến cho chủ đầu tư

Quản lý BĐS, mà quản lý chung cư là một thành phần, là dịch vụ BĐS đóng vaitrò rất quan trọng trong việc khai thác sử dụng BĐS Nếu dịch vụ này không tốt thì

sẽ ảnh hưởng xấu tới việc tiêu thụ các sản phẩm BĐS và làm cho BĐS nhanh chóng

bị xuống cấp Thế nhưng thị trường dịch vụ quản lý BĐS nước ta hiện nay còn rất

sơ khai, ít được quan tâm, không theo kịp thị trường kinh doanh BĐS, tư duy quản

lý còn nặng ảnh hưởng của thời kỳ bao cấp

Quản lý nhà chung cư bao gồm quản lý việc điều khiển, duy trì hoạt động của hệthống trang thiết bị (bao gồm thang máy, máy bơm nước, máy phát điện dự phòng,

hệ thống hạ tầng kỹ thuật và các trang thiết bị khác) thuộc phần sở hữu chung hoặcphần sử dụng chung của nhà chung cư; cung cấp các dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, thugom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác) đảmbảo cho nhà chung cư hoạt động bình thường

1.3 Các hoạt động của quản lý chung cư

Hoạt động quản lý nhà chung cư cao tầng thực hiện những nhiệm vụ sau:

Một là, duy trì chất lượng, kiến trúc của nhà chung cư cao tầng Sửa chữa kịp

thời các hư hỏng phát sinh thuộc phần sơ hữu chung: khung cột, tường, sàn, sânthượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rách, hộp

kỹ thuật, nơi để xe, thông tin liên lạc, phát thanh truyền hình (nếu có), bể phốt, thulôi, cứu hoả và duy tu bảo dưỡng theo định kỳ theo quy định hiện hành của Nhànước sau khi hết thời hạn bảo hành của các chủ đầu tư)

Hai là, đảm bảo vệ sinh môi trường, thu gom rác thải và vận chuyển đến địa

điểm tập kết của khu vực

Ba là, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống hạ tầng kỹ thuật của toàn khu,

gồm:

- Hệ thống cống rãnh thoát nước xung quanh nhà chung cư cao tầng

- Thảm cỏ, vườn hoa, cây xanh (kể cả việc chăm sóc và tưới cây)

Bốn là, tổ chức việc vận hành, bảo quản, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa hệ thống

thang máy trong các nhà chung cư cao tầng Theo định kỳ thời hạn sử dụng củathang máy, hàng năm phải nộp một khoản tiền vào một tài khoản để thay thế thangmáy khi đến thời hạn

Năm là, vận hành hệ thống kỹ thuật chung trong các nhà chung cư: Bơm nước,

điện chiếu sáng hành lang, cầu thang, máy phát điện, hệ thống cấp điện, nước sạch,khí đốt, nước thải, thiết bị phòng chống cháy và các thiết bị khác

Sáu là, quản lý, duy tu, bảo dưỡng định kỳ diện tích hàng lang, cầu thang sử

dụng chung

Bảy là, tổ chức các dịch vụ phục vụ dân cư như trong giữ xe đạp, xe máy, ô tô

và các loại dịch vụ khác nếu có nhu cầu Các hoạt động này được thu phí theo cácquy định chung hoặc theo thoả thuận (tuỳ loại hình dịch vụ)

Tám là, bảo vệ an ninh trật tự trong khu đô thị và trong các nhà chung cư cao

tầng (có quy định phối hợp với UBND phường, CA phường và ban quản trị nhàchung cư)

1.4 Quy trình quản lý chung cư

Việc thiết lập một quy trình quản lý tòa nhà phải căn cứ vào điều kiện, hoàncảnh và đặc điểm của tòa nhà đó Các quy trình này sẽ được áp dụng theo từng giaiđoạn thích hợp vào hoạt động quản lý, điều hành thực tế tại tòa nhà nhằm đảm bảotòa nhà luôn được vận hành an toàn, đáp ứng yêu cầu về chất lượng dịch vụ Sauđây là quy trình quản lý điển hình với chung cư hỗn hợp:

Hình 1.1: Quy trình quản lý chung cư

 Quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng

Hình 1.2: Quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng

Hình 1.3: Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng

 Quy trình an ninh

Hình 1.4: Quy trình an ninh toà nhà

 Quy trình quản lý kĩ thuật toà nhà

Hoạt động quản lý bảo dưỡng nhằm mục đích vận hành chung cư được trơn tru,bao gồm các loại bảo dưỡng trong suốt quá trình chung cư được khai thác, sử dụng:

- Bảo dưỡng thường xuyên:

Hoạt động bảo dưỡng thường xuyên chiếm 18% tổng vốn ngân sách chung trongbảo dưỡng như quét dọn hàng ngày, chăm sóc bồn hoa chậu cảnh…

- Bảo dưỡng phòng ngừa:

Vai trò của bảo dưỡng phòng ngừa là thay thế các bộ phận cấu thành của cácthiết bị theo lịch trình được xác định trước, nhằm đảm bảo cho chúng hoạt động tốt

và duy trì hoạt động của chung cư

- Bảo dưỡng mang tính chất sửa chữa:

Hoạt động này bao gồm những công việc sửa chữa thực sự để trả lại vật dụng,thiết bị, những chức năng hoạt động vốn có như đã cam kết ban đầu với khách hàng

- Sửa chữa theo yêu cầu của khách hàng:

Yêu cầu của khách hàng có thể là nâng cấp BĐS, hoàn thiện, điều chỉnh, tântrang lại BĐS… Tất cả mọi chi phí cho việc sửa chữa thay đổi sẽ do khách hàng trả

Yêu cầu đối với quản lý bảo dưỡng

Người quản lý: Người quản lý cần có kiến thức căn bản về chung cư như hệ

thống điện, nước, máy móc của tòa nhà để có thể đưa ra quyết định phù hợp khi cầnthiết Ngoài ra người quản lý phải thành thạo những vấn đề cơ bản, then chốt nhưkinh tế, nhân sự, kế hoạch quản lý… Trên cơ sở đó để tiến hành việc quản lý củamình một cách suôn sẻ, tùy theo quy mô của chung cư để tổ chức nhân sự tại chỗhay nhân sự thuê ngoài

Nhân viên quản lý cư trú: Nhân viên quản lý cư trú túc trực chung cư 24/24h và

được giao nhiệm vụ sắp xếp tất cả các hoạt động bảo dưỡng của chung cư Tất cảcác công việc liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa phải được cập nhật và giải quyêtnhanh chóng, hiệu quả, nhằm đảm bảo chất lượng quản lý dịch vụ vủa chung cư

Nhân viên bảo dưỡng thường xuyên: Người quản lý cần đưa nhân viên đến

chung cư và chỉ cho họ những công việc phải làm và cần có sổ tay công việc đểtheo dõi nhân viên bảo dưỡng làm được những gì Thái độ, tác phong, trình độ củanhân viên bảo dưỡng thường xuyên ảnh hưởng đến hình ảnh của toà nhà nên luônđược chú trọng vì họ là những người đại diện cho chung cư

Hình 1.4: Quy trình quản lý kĩ thuật toà nhà

 Quy trình vệ sinh toà nhà

Hình 1.5: Quy trình vệ sinh toà nhà

2 Vai trò của quản lý chung cư

Tăng thêm lợi nhuận

Qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để đượcnhững dịch vụ hoàn hảo Khách hàng sẽ ở trong toà nhà lâu hơn khi tòa nhà đóđược quản lý một cách chuyên nghiệp

Giảm bớt chi phí, doanh thu cao hơn

Với hệ thống quản lý đồng bộ, chế độ bảo dưỡng hợp lý đó là một lợi thế giúpgiảm tối đa chi phí vận hành hơn cho chủ toà nhà Với việc quản lý bất động sảnchuyên nghiệp sẽ giúp vận hành toà nhà một cách hiệu quả với chi phí hợp lý nhấttrong khoản ngân sách có hạn của chủ đầu tư

Chăm sóc tài sản

Quản lý BĐS góp phần vào việc chăm sóc các tài sản trong toà nhà một cách cẩnthận, chuyên nghiệp và quản lý một cách đúng đắn Đây là sự chăm sóc cho giá trị

tài sản của chủ đầu tư Một bất động sản nếu được quản lý tốt không chỉ đảm bảothu hồi vốn cho chủ mà còn góp phần nâng cao giá trị tài sản thông qua việc tái đầu

tư lại cho tòa nhà

Bảo đảm gia tăng giá trị toà nhà

Những nhà quản lý BĐS có kinh nghiệm để hiểu biết về thị trường và có nhữngcách để làm tăng giá trị tài sản tòa nhà Đây có thể là một cách liên hệ tốt với kháchhàng và quản lý, chăm sóc tốt các khách hàng đang sử dụng trực tiếp lợi ích tòa nhà,hay cũng có thể là sự giới thiệu một cách cải tiến bất động sản để làm tăng trưởng

lợi nhuận và làm tăng danh tiếng của tòa nhà

Sự an tâm cho chủ đầu tư và khách hàng

Một mặt, quản lý BĐS dự tính các rủi ro để có thể tối thiểu hoá chúng, giúp chochủ đầu tư có thể kiểm soát được toàn cảnh của vấn đề Mặt khác, khi toà nhà đượcquản lý một cách chu đáo, nó đảm bảo cho người dân sống trong đó được hưởngcác tiện ích, cơ sở hạ tầng,… luôn ở trong trạng thái hoạt động tốt, các dịch vụ đượctối ưu hóa, tạo nên một môi trường lý tưởng, bền vững

5 vai trò trên đây chính là giá trị đích thực mà quản lý BĐS mang lại

3 Tổ chức bộ máy quản lý chung cư

3.1 Yêu cầu đối với bộ máy quản lý chung cư

Hoạt động quản lý phức tạp như quản lý chung cư sẽ không thành công nếu tổchức bộ máy quản lý không hiệu quả và công kềnh Với mỗi loại chung cư có quy

mô khác nhau, tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc trưng và nhiều nét riêngbiệt Tuy nhiên, tổ chức bộ máy quản lý vẫn phải đảm bảo các chức năng của chung

cư được hoàn thành tốt, chung cư được khai thác và sử dụng hiệu quả, do vậy trongquản lý phải đáp ứng được những yêu cầu chủ yếu sau:

Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của tổ chức quản lý, phải thực

hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý chung cư Đây là cơ sở pháp lý, là căn

cứ chủ yếu để từng tổ chức quản lý chung cư tổ chức bộ máy quản lý của mình

Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách

nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể nhân viêntrong tổ chức, công ty

Ba là, phải phù hợp với quy mô, công năng, với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của

chung cư Đối với những chung cư có quy mô lớn, hiện đại và cao cấp hơn, việc bộmáy quản lý được phân chia, tổ chức các bộ phận chức năng chuyên môn hóa sâu

hơn, do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các chung cư cóquy mô nhỏ hơn.

Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản

lý Bộ máy quản lý được coi là tinh giản khi số bộ phận chức năng ít nhất và hoànthành đầy đủ các chức năng quản lý Nó được coi là vững mạnh khi những quyếtđịnh của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tiễn;khi những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần kỷluật nghiêm khắc và ý thức tự giác đầy đủ

Tổ chức bộ máy quản lý đáp ứng được những yêu cầu trên, nhà quản lý đứngđầu và chỉ đạo một bộ máy làm việc hiệu lực, vừa đáp ứng được yêu cầu về quản lýhiệu quả vừa phát triển và gia tăng giá trị cho chung cư

3.2 Bộ máy quản lý chung cư

Bộ máy tổ chức theo chức năng được áp dụng đối với hoạt động quản lý chung

cư lớn và vừa, đặc biệt mô hình tổ chức này được 90% các công ty kinh doanh dịch

vụ quản lý BĐS của Mỹ áp dụng Thực chất, tổ chức của mô hình này mỗi chứcnăng được cơ cấu do một bộ phận, phòng ban đảm nhiệm, dưới sự quản lý trực tiếpcủa trưởng phòng, trưởng bộ phận

Hình 1.7: Mô hình bộ máy quản lý BĐS

Bộ máy tổ chức theo chức năng được áp dụng phổ biến đối với nhiều công tyquản lý BĐS hàng đầu trên thế giới, tuy nhiên chúng ta phải xem xét kỹ lưỡng ưunhược điểm của mô hình này.

Ưu điểm của mô hình theo chức năng:

- Cơ cấu theo chức năng có ưu điểm đó là đồng thời có thể quản lý một tổ hợpBĐS có nhiều công năng như hiện nay như các cao ốc kết hợp văn phòngcho thuê và căn hộ cao cấp

- Tăng cường kiểm tra chiến lược: Cơ cấu theo chức năng cho phép các nhânviên tự chủ thực hiện trách nhiệm công việc của mình Vì vậy, nhân viên cóthể tập trung thời gian hơn vào những vấn đề chiến lược và sự phát triển của

tổ chức, đáp ứng với những thay đổi của môi trường Cấu trúc bộ phận chứcnăng cũng cho phép nhà quản lý thu được những thông tin cần thiết cho cácgiai đoạn quản lý chung cư

- Cho phép nhà quản lý giải quyết những hạn chế của tổ chức để quản lýchung cư hiệu quả Bằng cách giám sát các thông tin chồng chéo để có thểquản lý đươc những vấn đề đột xuất, những tình huống phát sinh xảy ra chủđộng và hiệu quả hơn Bằng cách áp dụng chính sách “quản lý theo tìnhhuống” có nghĩa là nhà quản lý hoặc ban quản lý chung cư can thiệp khi cóvấn đề nảy sinh

- Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng xác định rõ trách nhiệm của từngphòng, từng bộ phận, do đó hiệu quả của từng bộ phận có thể dễ dàng nhậnthấy Quyền tự chủ làm cho các trưởng bộ phận, trưởng phòng có trách

nhiệm đối với kết quả công việc của mình, nhà quản lý có thể nhận thấy rõnhững vấn đề thực hiện không hiệu quả.

- Đối với các cá nhân làm việc trong các bộ phận chức năng, làm việc trong

mô hình này cũng đem lại cho họ nhiều lợi ích:

 Các cá nhân có cơ hội và điều kiện học hỏi kinh nghiệm, kiến thức củangười khác trong cùng bộ phận

 Sử dụng và phát huy hiệu quả các kỹ năng chuyên môn

 Xác định rõ rang đường dẫn sự nghiệp của các cá nhân

Mô hình tổ chức theo chức năng có nhiều lợi thế Vì vậy, trên thực tế phần lớncác công ty kinh doanh dịch vụ quản lý BĐS nói chung và quản lý chung cư nóiriêng đều chọn mô hình này

Nhược điểm của mô hình theo chức năng: việc quản lý tốt có thể giúp tránh

được một số nhược điểm, nhưng khi tổ chức và xây dựng bộ máy cần tập trung chú

ý giải quyết một số vấn đề sau:

- Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phậnchức năng với nhà quản lý phải được xác định rõ ràng, cụ thể, chính xác.Vấn đề đặt ra là quyền quyết định, quyền kiểm tra được giao cho các bộ phậnchức năng hoạt động đến đâu và còn những quyền nào thuộc về nhà quản lýhay ban quản lý chung cư Vấn đề trọng tâm trong quản lý theo quy mô hìnhthức chức năng là quyền lực tập trung về nhà quản lý điều hành bao nhiêu vàphân cấp xuống cho các cấp dưới là bao nhiêu Vấn đề này phải được chínhtừng bộ phận quản lý quyết định cho phù hợp với đặc thù tổ chức, của chung

cư và chiến lược quản lý chung cư

- Trong hoạt động quản lý chung cư, việc giải quyết các vấn đề liên quan đếnnhiều bộ phận cần phải được quy định rõ ràng, cụ thể, chuyên môn hóa theomột quy trình cụ thể Khi đó, mối quan hệ và sự hợp tác, phối hợp chặt chẽgiữa các bộ phận chức năng sẽ phản ánh hiệu quả, chất lượng hoạt động của

bộ máy quản lý Tuy nhiên, một số hạn chế có thể nảy sinh nếu không cóchính sách quản lý tốt như:

Khó khăn trong hợp tác và thông tin giữa các bộ phận chức năng

 Nhà quản lý mất nhiều thời gian để giải quyết xung đột

Khó khăn và phức tạp trong việc kiểm soát và đánh già hiệu quả của các

bộ phận chức năng

Dễ xảy ra việc không công bằng trong đánh giá hiều quả, chất lượng làmviệc của các bộ phận chức năng.

Những nhược điểm phải được các nhà quản lý chung cư chuyên nghiệp chủđộng giải quyết vì đó là những vấn đề thường nảy sinh Mô hình tổ chức theo chứcnăng đang là mô hình được áp dụng phổ biến hiện nay vi đó là mô hình có nhiều tácdụng đối với các công ty quản lý BĐS có quy mô lớn và đa công năng

4 Kinh phí quản lý chung cư

Kinh phí đảm bảo cho việc quản lý nhà chung cư cao tầng được cân đối từ cácnguồn sau:

- Khoản tiền thu từ khai thác các diện tích nhà, đất do Thành phố quản lý giaocho các doanh nghiệp tổ chức thực hiện gồm: tầng 1 và tầng hầm (nếu có)nhà chung cư cao tầng; các diện tích đất phục vụ mục đích công cộng nhưxây dựng chợ, cơ sở kinh doanh dịch vụ, bãi đỗ xe, sân bãi thể thao, vui chơigiải trí,…

- Khoản tiền do dân cư sinh sống trong các chung cư cao tầng đóng góp hàngtháng theo các dịch vụ được hưởng Mức đóng góp đối với từng đối tượngdân cư do Hội đồng xét thầu quy định mức giá dự kiến để đưa ra đấu thầu vàthực hiện theo kết quả trúng thầu

5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chung cư

Điều kiện kinh tế

Nền kinh tế Hà Nội có tốc độ tăng trưởng GDP 9 tháng đầu năm đạt 10,6% sovới cùng kì năm trước, con số này đã vượt xa tốc độ tăng GDP toàn quốc gần 6,5%.Trong quý 3/2010 có tới 49 dự án FDI đăng kí với tổng vốn đầu tư 70,2 triệu USD,tức trung bình 1,4 triệu USD/dự án, tăng 50% so với mức trung bình quý 2/2010(lĩnh vực tập trung là BĐS, xuất nhập khẩu và dịch vụ) CPI 9 tháng đầu năm của

Hà Nội đạt 9,05% trong đó trung bình cả nước đạt 8,64% Có thể thấy cùng với xuhướng phát triển của nền kinh tế, với xu thế hội nhập quốc tế, các hoạt động kinhdoanh BĐS mà đặc biệt là quản lý BĐS cũng không ngừng được mở rộng và dầnđược nâng cao về chất lượng và hiệu quả

Điều kiện xã hội

Theo dự báo của thành phố, dân số Hà Nội hiện nay xấp xỉ 6,5 triệu người vàkhông có xu hướng giảm Tuy nhiên, cũng theo dự báo năm 2010 thu nhập bìnhquân có thể lên đến 35 - 36 triệu đồng, tăng 10 - 13% so với năm 2009 Hiện tại, thunhập bình quân của Hà Nội đã cao gấp 64,8% với mức trung bình cả nước; con số