Kế hoạch hội chợ: “trẻ em vì trẻ em” (SIFE –NEU)

SIFE - "Students In Free Enterprise": tổ chức phi chính phủ và phi lợi nhuận, hỗ trợ sinh viên các trường đại học thực hiện các Dự án cộng đồng.

Bài số 1:

+) Nêu tên 1 tổ chức mà e quan tâm

+) Nêu tên kế hoạch của tổ chức và những nội dung cốt yếu của kế hoạch đó

+) Vận dụng quy trình thực hiện chức tổ chức và 1 số mô hình phù hợp để phản ánh những hoạt động cần thực hiện nhằm đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch kể trên

Kế hoạch hội chợ: “trẻ em vì trẻ em”

(SIFE –NEU)

I.Vài nét về tổ chức:

SIFE - "Students In Free Enterprise": tổ chức phi chính phủ và phi lợi

nhuận, hỗ trợ sinh viên các trường đại học thực hiện các Dự án cộng đồng

+Dược thành lập vào năm 1975 ở bang Texas, do luật sư Robert T Davis lãnh

đạo

+Có hơn 30.000 thành viên, 1.800 trường ĐH ;40 quốc gia.

+ Là cầu nối giữa doanh nghiệp và sinh viên

+ Thông qua SIFE sinh viên khám phá được tiềm năng của mình,

SIFE-NEU: là đội tuyển SIFE của trường đại học KTQD, thành lập vào tháng 12/2008, gồm các sv đến từ các khoa khác nhau của trường

II Kế hoạch của tổ chức:

Kế hoạch hội chợ: “trẻ em vì trẻ em”

1 Mục tiêu:

- Quyên góp từ thiện ủng hộ cho các bệnh nhân của Bệnh viên u bướu Tam Điệp

1

- Tạo cơ hội cho các em học sinh tham dự khóa học: “Bé quản lí tài chính thông minh” được thực hành và ứng dụng những kiến thức đã được học vào thực tế

- Tạo một sân chơi bổ ích cho các em nhỏ trong dịp Quốc tế Thiếu nhi 1- 6

2 Thời gian- địa điểm:

- Thời gian: Thứ 7, ngày 22 /5, từ 8h30’ tới 17h

- Địa điểm: Trường tiểu học Cát Linh

3.Hội chợ bao gồm 2 nội dung chính:

- Phần 1: Hội chợ từ thiện (Cả ngày, chủ yếu vào buổi sáng)

Bao gồm các gian hàng + các khu vui chơi, ẩm thực, khu hàng lưu niệm, khu gian hàng từ thiện…

- Phần 2: Chung kết cuộc thi “Em ước mơ một thế giới ngày mai”

III Vận dụng quy trình thực hiện chức năng tổ chức nhằm xác định sựu đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch trên.

Bước 1: Phân tích kế hoạch (nhằm xác định tập hợp các công việc, nhiệm vụ, chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu của kế hoạch)

Cây chức năng :

Hội chợ

Những hđ trước hội chợ

Công tác lập

kế hoạch

Những hđ trong hội

chợ

Những hđ sau hội chợ

3

Huy động nguồn lực Công tác tổ chức

hậu cần

Truyền thông Tài chính- kế toán

Nhân lực

Sắp xếp khu vực, gian

Phát

tờ rơi,

Liên

hệ báo

Liên

hệ nhà trường Mời

Chuẩn

bị gian hàng Tài chính

Lập bảng dự trù kinh phí

Nghiên cứu thi trường

Công tác lập kế hoạch

Khảo sát phía nhà tài trợ, các tổ chức xã hội

(2)

Điều tra bên phía nhà trường: csvc, hs, công tác đoàn dội …(1)

Hoạt động của clb hợp tác cùng: tri thức

xanh (3)

Những hđ trước hội chợ

Tiếp đón

Hỗ trợ sân khấu, gian hàng

Phụ trách

an ninh

MC

Phỏng vấn, quay phim, làm

tư liệu

Tổ chức trò chơi

Phụ trách quyên góp từ thiện

Nhận

địa

điểm

Quản lý chung

Những hđ trong hội chợ

Kiểm tra hòm từ thiện

Tổng kết chương trình

Bàn giao

cơ sở vật chất, địa điểm

Những hđ sau hội chợ

5

Bước 2: Tìm người, bộ phận, phân hệ, tổ chức :

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hội chợ :

BP đối ngoại

BP Tài

chính

Mời tài trợ

BP nghiên cứu

và phát triển

BP hậu cần

PR

Các BP chính

an ninh

Sân khấu

Đón tiếp

gian hàng

Hoạt náo viên

Từ thiện

Lập bảng

dự trù

kinh phí

Điều tra &

khảo sát: (1), (2),(3)

Trưởng ban tổ chức

(Linh)

1)Liên tục cập nhật thông tin để tổng kết 3 ng 2 ng 2)Điều động nhân sự

Hoàng

1) Có mặt ở cổng vào để tiếp đón khách mời 2 ng 2 ng

sinh chung

1) Bộ phận hâm nóng chương trình; sân

khấu; gian hàng

2 ng 3 ng

2) Bộ phận chính trong khu trò chơi tập thể

miễn phí

1 ng 2 ng

2) Đội hỗ trợ sân khấu:về kỹ thuật; chạy

mic, phông màn,loa đài…

1 ng 1 ng

4) Phỏng vấn;quay phim; làm tư liệu 1 ng 1 ng

từng khu gian hàng

7 Bộ phận hoạt động từ thiện

Gian hàng quyên góp (tiền mặt + hiện vật) +

Hòm từ thiện

7

Bước 3: Trao và tạo điều kiện cho những con người, bộ phận, về chức năng, nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm :

3.1, Trao nhiệm vụ, trách nhiệm, công việc

* Trưởng nhóm dự án (project leader) phân công công việc cho từng trưởng bộ phận; duyệt các kế hoạch;đề nghị; chịu trách nhiệm chương trình

* Trưởng các bộ phân : chon người tham gia; đề nghị lên PL, và chịu trách nhiệm từng bộ phận của mình

Các thành viên nhận việc thong qua các buổi họp nhóm,qua mail, có hồi âm rõ rang việc mình đã nhận dc thong báo và nhiệm vụ,

3.2, Tạo điều kiện để có nguồn lực:

*Quyền lực:+Trưởng Dự án

+Các trưởng bộ phận

*Tài chính: nhóm mời tài trợ của ban đối ngoại

* Thông tin: mail, website, facebook của SIFE NEU, và những buoi họp nhóm của cả nhóm, của các bộ phận;

Bước 4: Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động với hệ công cụ phù hợp:

4.1 Kế hoạch và thông tin:

+ Bản kế hoạch rõ rang chi tiết để đưa cho các bên tài trợ và đối tác

+ Các bộ phận đưa ra các thong tin rõ rang chi tiết về nhiệm vụ cua mình để hoàn thành ban kế hoạch như: BP nghiên cứu: thong tin về khảo sát, điều tra…

BP tìa chính: thong itn về kinh phí;…

4.2: Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế- kỹ thuật:

yêu cầu và quy định, kỹ năng chuẩn để thực hiện cv đối với các bộ phận:

+ Nhóm PR: đảm bảo phát đủ tờ rơi, treo băng rôn ở địa điểm dễ nhìn, có ít nahats 2 bài báo và 1 chương trình đài tham gia quản bá chương trình

+ nhóm IT: đồ họa đẹp mắt, slide trình chiếu chuẩn, …

+ BP tiếp đón: có mặt đúng h, ăn mặc đẹp lịch sự, tưoi tắn, hòa nhã, …

+ BP an ninh: bảo đảm giữ trật tự, ko có chỗ quá dông, ồn ào, ko xảy ra ách tắc trước cổng trướng , vệ sinh sạch sẽ…

+ BP hoạt náo viên: chương trình, sân khấu, gian hang luôn sôi động, vui vẻ; tạo

ra các trò chwoi thú vị, lôi cuốn đc sự chú ý, lấp đầy thời gian chết,…

+ BP sân khấu: MX duyên dáng, biết dẫn dắt, lôi kéo, lấp chỗ trống, ko khi sthoair mái Nhóm hỗ trợ sân khấu bảo đảm loa đài tốt, mic tốt, phông màn đúng cảnh…

4.3: Công cụ cơ cấu:

+ Các thành viên làm viecj theo từng bộ phận dc phân công, chỉ định

+ trong quá trình hội chợ diễn ra, các bộ phận coi như 1 đơn vị độc lập, tự hoàn thành nhiệm vụ àm mình đc giao, ko làm ảnh hưởng tới các bộ phận khác

4.4 Giám sát:

+ Trưởng các bộ phận trực tiếp giám sát công việc của các thành viên và đưua ra mệnh lệnh

+ Trưởng nhóm giám sất các trưởng bộ phận

9