văn hóa công sở hành chính lý luận và thực tiễn

Nhìn chung công sở hành chính có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Quản lý công vụ theo pháp luật; -Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan; - Tổ chức công tác thông ti

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 4

1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CÔNG SỞ 4

1.1.1 Khái niệm chung về công sở 4

1.1.2 Đặc điểm của công sở 5

1.2 KHÁI NIỆM VĂN HÓA VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 6

1.2.1 Khái niệm văn hóa 6

1.2.2 Khái niệm văn hóa công sở 7

1.2.3 Biểu hiện của văn hóa công sở 8

1.2.4 Khái quát văn hóa công sở của một số nước trên thế giới 9

1.3 VAI TRÕ, MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ 12

1.3.1 Vai trò của văn hóa công sở 12

1.3.2 Mục đích của việc thực hiện văn hóa công sở 12

1.3.2 Ý nghĩa của văn hóa công sở 14

1.4 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ 14

1.4.1 Yêu cầu thực hiện quy chế văn hóa công sở 14

1.4.2 Nguyên tắc thực hiện quy chế văn hóa công sở 15

CHƯƠNG 2: QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 17

2.1 QUY ĐỊNH VỀ BÀY TRÍ CÔNG SỞ 17

2.1.1 Quốc huy, quốc kỳ 17

2.1.2 Bài trí khuôn viên công sở 19

2.2 TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 24

2.2.1 Trang phục 24

2.2.2 Lễ phục 27

2.2.3 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 28

2.3 GIAO TIẾP ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ 30

2.3.1 Giao tiếp trong hoạt động công vụ 30

2.3.2 Giao tiếp của cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan, tổ chức 31

2.3.3 Giao tiếp với nhân dân 34

2.3.4 Giao tiếp qua điện thoại 36

2.4 CÁC HÀNH VI BỊ CẤM TẠI CÔNG SỞ 37

2.4.1 Hành vi hút thuốc lá trong phòng làm việc 37

2.4.2 Hành vi sử dụng đồ uống có cồn tại công sở 37

2.4.3 Hành vi Quảng cáo thương mại tại công sở 38

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 39

3.1 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 39

3.1.1 Tổng quan về văn hóa công sở trước khi chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 39

3.1.2 Mặt tích cực về văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 41

3.1.3 Mặt hạn chế về văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 43

3.2 NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 47

3.2.1 Nguyên nhân khách quan 47

3.3.2 Nguyên nhân chủ quan 48

3.3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 50

3.3.1 Nâng cao nhận thức về văn hóa công sở 50

3.3.2 Tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài chính cho việc thực hiện văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 50

3.3.3 Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực hiện văn hoá công sở cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan hành chính nhà nước 51

3.3.4 Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng 53

3.3.5 Tăng cường và phát huy hiệu quả công tác giám sát 54

KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bộ máy Nhà nước Việt Nam được thành lập với hệ thống các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến địa phương có vai trò và nhiệm vụ rất quan trọng với mục đích phục vụ và mang lại lợi ích cho nhân dân Nhằm đạt được mục đích này, ngày nay Nhà nước đang quan tâm thực hiện công cuộc cải cách hành chính, để góp phần vào việc thực hiện cải cách hành chính có hiệu quả một trong những vấn đề quan trọng cần phải nói đến đó là văn hóa công sở Vì công sở là bộ mặt của Nhà nước, của nhân dân, tại đó mọi phép tắc, luật lệ phải được tuân thủ, không thể biến công sở thành sở hữu riêng để làm những điều có lợi, phục

vụ lợi ích riêng cuả cá nhân Lâu nay văn hóa công sở của chúng ta vẫn còn nhiều vấn đề bất ổn, điều này thể hiện ở hai điểm: thứ nhất là bộ mặt công sở và thứ hai là cung cách ứng xử của cán bộ công chức Ở điểm thứ nhất về bộ mặt công sở, tình hình khá phổ biến

là một số công sở được xây dựng và bày trí chưa đúng với quy định về tiêu chuẩn, định mức trụ sở làm việc tại các cơ quan Nhà nước như xây dựng với diện tích vượt mức hoặc thấp hơn tiêu chuẩn quy định, bày trí công sở theo ý kiến chủ quan của lãnh đạo cơ quan như trang trí những món đồ đắc tiền, sang trọng nhưng vẫn làm mất đi tính thẩm mỹ và trang nhiêm của một công sở Ở quan điểm thứ hai Người ta phiền lòng và thấy sự hạn chế của văn hóa công sở chủ yếu là thái độ ứng xử của các cán bộ, công chức khi đến công sở

để liên hệ công việc Thái độ nặng thì cửa quyền hách dịch, nhẹ thì hờ hững thiếu tận tâm Chính vì vậy để xây dựng và nâng cao chất lượng văn hóa công sở Thủ tướng chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 kèm theo Quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Xác định được tầm quan trọng và ý nghĩa của Quy chế, các cơ quan hành chính đã chủ động xây dựng Quy chế riêng cho cơ quan, đơn vị mình bước đầu đã thu được những kết quả khả quan, các hoạt động giao tiếp, ứng xử; bài trí khuôn viên, công sở; tình trạng cán bộ, công chức đi muộn về sớm, làm việc riêng trong giờ làm việc đã hạn chế và dần đi vào nề nếp; chất lượng hiệu quả công tác được nâng lên, bộ mặt cơ quan đã thay đổi Song kết quả đó mới chỉ là bước đầu, thiếu ổn định, thậm chí có những cơ quan, đơn vị chỉ xây dựng Quy chế cho có nhưng không triển khai thực hiện, hoặc thực hiện nửa vời, dẫn đến chất lượng công tác thấp, không ít công sở diễn ra cảnh tượng nơi làm việc lộn xộn, đường

đi, lối lại thiếu biển chỉ dẫn, xe cộ để lung tung; trong phòng làm việc vẫn còn tồn tại như giấy tờ bề bộn, gạt tàn thuốc lá đầy có ngọn, đun nấu, ăn uống, đang mở máy lạnh, đông người, kể cả có phụ nữ nam giới vẫn hút thuốc lá Nghiêm trọng còn có hành vi: say rượu bia trong giờ làm việc; sử dụng tuỳ tiện các tài sản công; trang phục của cán bộ, công chức tuỳ vào sở thích; tác phong, thái độ khi tiếp dân không đúng mực Một trong những nguyên

nhân của tình trạng trên là do ý thức, thái độ thực hiện chưa nghiêm túc của những công chức được nhà nước giao nhiệm vụ; bên cạnh đó là sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo một

số cơ quan, đơn vị chưa sát sao, cụ thể; tính nể nang, thông cảm trong quan hệ hành chính vẫn tồn tại; xây dựng Quy chế còn chung chung thiếu tính định hướng

Vì những lý do trên và để thấy được nguyên nhân dẫn đến những hạn chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nước ta hiện nay từ đó tìm ra những giải pháp để giúp cho việc thực hiện văn hóa công sở tốt hơn, người viết lựa chọn đề tài “ Văn hóa công sở hành chính - Lý luận và thực tiễn” để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cử nhân luật

2 Mục tiêu nghiên cứu

Văn hóa công sở của nước ta nói chung hiện nay còn nhiều hạn chế và yếu kém và tùy vào hoàn cảnh điều kiện từng nơi, nhận thức của mỗi cán bộ công chức mà mỗi nơi đều có những hạn chế và yếu kém nhất định về bộ mặt của văn hóa công sở cũng như vấn

đề về giao tiếp, ứng xử trong cơ quan Nhà nước Vì vậy việc nghiên cứu và tìm hiểu vấn đề văn hóa công sở cả về mặt lý luận và thực tiễn sẽ giúp chúng ta thấy được thực tế vai trò và tầm quan trọng của văn hóa công sở cũng như những mặt tích cực và hạn chế trong văn hóa công sở cần nên tránh để từ đó có những giải pháp thích hợp xây dựng bộ mặt văn hóa công sở phù hợp với quy định Nhà nước ta hiện nay tạo nên một môi trường làm việc thân thiện có trật tự, một tâm lý thoải mái gần gũi khi người dân tiếp xúc với đội ngũ cán bộ, công chức Mang lại niềm tin cho nhân dân ta đối với Đảng với Nhà nước

3 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tài “ Văn hóa công sở hành chính-Lý luận và thực tiễn” chủ yếu nghiên cứu xoay quanh vấn đề tìm hiểu lý luận về văn hóa công sở, thực tiễn văn hoá công sở tại một

số cơ quan hành chính nhà nước và pháp luật hiện hành mà chủ yếu là Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nước nhằm thấy được thực trạng tìm

ra giải pháp để việc thực hiện văn hóa công sở có hiệu quả

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu chủ yếu được tiến hành theo phương pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lênin, trên cơ sở thực tiễn đưa ra những luận chứng mang tính khoa học pháp lý Ngoài ra còn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, tổng hợp, phân tích, đánh giá…

5 Cơ cấu của đề tài

Đề tài “Văn hóa công sở hành chính-Lý luận và thực tiễn” gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa công sở

Chương 2: Quy định pháp luật về văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Chương 3:Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CÔNG SỞ

1.1.1 Khái niệm chung về công sở

Trên phương diện lịch sử, thuật ngữ “công sở” được sử dụng rỗng rãi ở Châu Âu từ cuối thế kỷ thứ XVIII cùng với thuật ngữ “cơ quan” Ở Việt Nam cũng tồn tại những quan niệm khác nhau về “công sở” đồng nghĩa với “cơ quan” Trên thực tế hai khái niệm “công sở” và “cơ quan” tuy có chỗ tương đồng về nội hàm nhưng không hoàn toàn giống nhau, không thể thay thế cho nhau trong mọi trường hợp Khái niệm cơ quan chủ yếu gắn liền với quyền lực nhà nước do luật định và các mối quan hệ quyền lực Trong khi đó khái niệm

“công sở” còn gắn với cơ sở vật chất, địa điểm hoạt động của một cơ quan, nơi tổ chức công việc tham mưu phục vụ nhà nước Không thể nói đến công sở mà không nói đến vị trí của nó trong một không gian xác định và các điều kiện vật chất khác Hoạt động của một

cơ quan một tổ chức có thể diễn ra tại công sở nhưng cũng có thể diễn ra ngoài công sở Còn khi nói đến hoạt động của công sở thì điều đó có nghĩa là nó phải diễn ra tại địa điểm

mà công sở đóng

“Công sở” được xem xét ở hai góc độ rộng và hẹp Theo nghĩa hẹp, “công sở” để chỉ một loại cơ quan trong bộ máy nhà nước đó là cơ quan quản lý nhà nước hay cơ quan hành chính nhà nước, là những cơ quan công quyền, cơ quan thực hiện chức năng quản lý bằng quyền lực công, tức là quyền lực nhà nước (còn gọi là công sở hành chính) Theo nghĩa này, “công sở” bao gồm các cơ quan Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, các sở, phòng và trụ sở làm việc của những cơ quan này

Theo nghĩa rộng, khái niệm “công sở” xuất phát từ sự phân định ranh giới giữa các

cơ quan, tổ chức hoạt động trong khu vực “công” nhằm mục đích phục vụ công cộng với các tổ chức hoạt động trong khu vực “tư” là khu vực tư nhân nhằm phục vụ lợi ích cho từng cá thể Dưới góc độ quản lý xã hội, “công sở” để chỉ các cơ quan, tổ chức là những chủ thể cơ bản, quan trọng nhất có chức năng quản lý xã hội

Xét trên ý nghĩa tổ chức Nhà nước khái niệm công sở gần nghĩa với cơ quan trong

hệ thống bộ máy Nhà nước Từ đó có thể coi “công sở là trụ sở làm việc của cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập,

có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên, trụ sở làm việc”1

Từ phân tích trên, có thể hiểu: “Công sở là các tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc của tổ chức, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công

vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức, nơi phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm

vụ được Nhà nước, nhân dân giao phó là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của dân”2

1.1.2 Đặc điểm của công sở

Công sở thực hiện nhiệm vụ (thường gọi là công việc) của khối gián tiếp, nhằm thực hiện chức năng của tổ chức cơ quan Ở đây cán bộ, công chức của bộ máy hành chính tham gia vào các hoạt động chung như xây dựng văn bản, xử lý hồ sơ, thông tin tổ chức thực hiện các quyết định hành chính…theo chức trách của mình và theo một quy chế nhất định

Để thực hiện nhiệm vụ tại trụ sở phải có thiết bị cần thiết và phù hợp Trong số các thiết bị cần có, quan trọng nhất là các thiết bị thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của công sở, nhằm đảm bảo thông tin cho quản lý Làm việc trong các công sở là công chức theo quy chế công cụ và lao động hợp đồng theo thỏa thuận Nhìn chung công

sở hành chính có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Quản lý công vụ theo pháp luật;

-Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan;

- Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa cơ quan với cơ quan khác;

- Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan đơn vị ban hành dựa trên các quy định chung của nhà nước;

- Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội, làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ;

- Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách;

- Tham mưu trong hoạt động, chính sách, xây dựng pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền

- Công sở là nơi phục vụ công dân thông qua việc giao tiếp, giải quyết các công việc của dân, là hình ảnh nhìn thấy được của chính quyền, của các cơ quan Nhà nước trong quy trình hoạt động của mình

Có nhiều tiêu chí khác nhau có thể áp dụng để phân loại và nghiên cứu công sở Nếu tính theo chất và nội dung hoạt động của công sở có thể xếp thành công sở hành chính, công sở sự nghiệp Nếu dựa trên phạm vi hoạt động, có thể phân loại công sở thành công

sở trung ương, công sở của trung ương đóng ở địa phương, công sở do các cơ quan địa phương quản lý Nhưng dù phân loại theo nguyên tắc nào thì công sở nói chung cũng đều

có những đặc điểm chủ yếu sau đây:

- Là một pháp nhân;

- Là cơ sở để đảm bảo công vụ;

- Có quy chế cần thiết để thực hiện các chuyên môn do pháp luật quy định

Để có cơ sở trong quá trình hoạt động, công sở được quy định những thẩm quyền cụ thể và có một đội ngũ các bộ, công chức để thực thi công vụ Các hành vi diễn ra trong công sở được đặc trong những quy định pháp lý thích ứng và được gọi là các hành vi hành chính Khi giải quyết các vấn đề hành chính theo luật định được gọi là nghĩa vụ hành chính Những khiếu nại và khiếu kiện về các quyết định, hành vi hành chính được xem xét tại cơ quan hành chính nhà nước hoặc tòa hành chính theo quy định của pháp luật

Mọi công sở đều có công quỹ và tài sản công Quản lý công quỹ và tài sản công của công sở là một trong những nhiệm vụ của công sở Để thực hiện nhiệm vụ này, các công sở hành chính đều phải dựa vào các quy định chung của luật pháp, đồng thời trong từng công

sở đều phải có những quy định cụ thể phù hợp với yêu cầu hoạt động của mình

Là nơi thực hiện các giao dịch hành chính, công sở được thiết kế theo những mô hình thích hợp và đặt ở vị trí thuận lợi cho giao dịch Trong các công sở, theo nghĩa là trụ

sở hoạt động của cơ quan, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của cơ quan do luật định, mỗi cán bộ công chức khi làm việc điều giữ một vị trí nhất định, tức là điều có một công việc nhất định của mình Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao theo vị trí được xác định tại công sở, cán bộ công chức thuộc công sở sẽ đưa ra những giải pháp theo quyền hạn, trách nhiệm của mình và hợp tác với các cán bộ có liên quan đến công việc chung để hoàn thành nhiệm vụ hay còn gọi đó là quy trình làm việc Quy trình đề ra hợp lý thì hiệu quả hoạt động của công sở sẽ cao; ngược lại, quy trình thiếu khoa học quy định thiếu cụ thể chồng chéo, không rõ ràng, không có sự hợp tác chặt chẽ giữ các bộ phận của công sở thì hiệu quả hoạt động sẽ thấp

1.2 KHÁI NIỆM VĂN HÓA VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

1.2.1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một từ tiếng Hán, do Lưu Hướng người Tây Hán đưa ra đầu tiên Nhưng lúc bấy giờ văn hóa có nghĩa là giáo hóa Chữ văn hóa trong tiếng Anh và tiếng Pháp là culture Chữ này có nguồn gốc từ La tinh, culture nghĩa là trồng trọt, cư trú, luyện tập, lưu tâm…Đến giữa thế kỷ XIX khái niệm văn hóa đã thay đổi, người đầu tiên đưa ra định nghĩa mới về văn hóa là Taylor, nhà nhân loại học đầu tiên của nước Anh Ông nói “Văn hóa là một tổng thể phức tạp, bao gồm tri thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, pháp luật, phong tục và cả những năng lực, thói quen mà con người đang được trong xã hội” Sau đó các học giả đã đua nhau đưa ra những định nghĩa về văn hóa Trên cơ sở ấy người Nhật Bản đã dùng hai chữ văn hóa để dịch chữ culture của phương Tây

Ngày nay có nhiều ý kiến khác nhau về định nghĩa văn hóa:

- Trong sách Việt Nam văn hóa sử cương, xuất bản năm 1938, Đào Duy Anh viết:

“Hai tiếng văn hóa chẳng qua là chỉ chung tất cả các phương diện sinh hoạt của loài người, cho nên ta có thể nói rằng, văn hóa tức là sinh hoạt”

- Trong sách Văn hóa và đổi mới Phạm Văn Đồng viết: “Văn hóa là một đề tài bao

la như con người và sự sống, là cách nhìn bao trùm và cách ứng xử qua những hành động thiết thực của con người với thiên nhiên và cộng đồng người trong xã hội Theo nghĩa rộng nói một cách đơn giản, văn hóa là tất cả những gì không phải thiên nhiên, nghĩa là tất cả những gì do con người, ở trong con người và liên quan trực tiếp đến con người”

- Trong tuyển tập khái niệm và quan niệm về văn hóa Trần Độ viết: “Văn hóa là những quá trình hoạt động sáng tạo của con người theo hướng chân, thiện, mỹ và các sản phẩm của hoạt động đó được lưu truyền từ đời này qua đời khác Những cái đó có tác dụng phát triển các lực lượng bản chất của con người, bao gồm cả lực lượng thể chất và lực lượng tinh thần (ý thức, khả năng, sáng tạo) do đó làm cho xã hội tiến bộ”

Từ những khái niệm trên chúng ta có thể hiểu “Văn hóa là hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần , lưu truyền và phát triển qua quá trình sáng tạo của con người trong sự tương tác với môi trường tự nhiên và xã hội ”.3

1.2.2 Khái niệm văn hóa công sở

Để tìm hiểu văn hóa công sở trước tiên ta tìm hiểu về văn hóa tổ chức nó có một ý nghĩa tương đồng với văn hóa công sở Văn hóa tổ chức là một khái niệm được nhiều nhà nghiên cứu hành chính của các nước tiên tiến đề cập với những góc độ khác nhau Một số nhà nghiên cứu về hành chính ở nước ta cũng đã đề cập đến khái niệm này

Nhìn chung văn hóa tổ chức được quan niệm là hệ thống những giá trị, niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó điều tuân theo khi làm việc

Chính văn hóa tổ chức cho phép người ta phân biệt được với các tổ chức với nhau thông qua những phương thức điều hành khác nhau Gọi là văn hóa vì nó hướng tổ chức tới những giá trị về tinh thần và ảnh hưởng đến nếp suy nghĩ, làm việc của các thành viên khi gia nhập vào tổ chức, chấp nhận nó như một truyền thống Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức, đến phương thức tồn tại và phát triển của tổ chức

Trên những ý nghĩa tương đồng chúng ta có thể nói đến văn hóa tổ chức công sở như một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm

tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc của công sở và hiệu quả hoạt động của nó trong thực tế

Thuật ngữ văn hóa công sở được các nhà nghiên cứu giải thích từ các góc độ rộng hẹp khác nhau: “ Có ý kiến cho rằng văn hóa công sở đồng nghĩa với văn hóa giao tiếp ứng

xử trong công sở: “ Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc các chuẩn mực ứng xử của cán bộ, công chức nhà nước với nhau và với đối tượng giao tiếp là các công dân nhằm phát huy tối đa năng lực của những người tham gia giao tiếp để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc công sở”

Trong từ điển tra cứu về quản lý nhà nước và quản lý địa phương của học viện công

vụ Liên bang Nga, văn hóa công sở (văn hóa cơ quan) được tiếp cận từ góc độ rộng hơn,

đó là “tập hợp các định hướng và giá trị,chuẩn mực do truyền thống hay thói quen tạo nên, đặc trưng riêng của hoạt động công vụ tại các cơ quan nhà nước thể hiện ở mục tiêu của tổ chức, quan điểm, thái độ của con người đối với công việc, cách xử lý các xung đột”

Như vậy ta có thể thấy “văn hóa công sở xuất phát từ vai trò của chính công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính mà nó là một bộ phận cấu thành Trong khái niệm này chúng ta có thể kể đến những khía cạnh quan trọng nhất của nó như quan hệ giữa cán bộ, công chức trong công việc, các chuẩn mực xử sự, nghi thức tiếp xúc hành chính, phương pháp giải quyết các bất đồng trong cơ quan, cách lãnh đạo, chỉ huy

và ý thức chấp hành kỹ luật trong và ngoài công sở của nhân viên”4

1.2.3 Biểu hiện của văn hóa công sở

Biểu của văn hóa công sở có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi thành viên của các cơ quan thực hiện Những đặc trưng văn hóa đòi hỏi các quy chế, quy định qua một thời gian áp dụng lâu dài tại công sở phải tạo nên những thói quen về nề nếp làm việc có tính chuẩn mực mà mọi người điều tự giác thực hiện Với mong muốn và tin tưởng ở sự lớn mạnh của cơ quan mình, theo truyền thống văn hóa công sở, các quy chế, điều lệ sẽ được các thành viên trong công sở thực hiện

mà không cần có một sự áp đặt thường xuyên nào Chính tính tự giác đó đã làm cho một công sở này vượt lên khác với một công sở khác, cho dù đôi khi chúng có thể cùng hoạt động trong một lĩnh vực và có một môi trường như nhau

Văn hóa công sở cũng có thể xem xét thông qua các mối quan hệ giữa các thành viên trong công sở, chặt chẽ hay lõng lẻo; đoàn kết hay cục bộ…Như thế văn hóa công sở trên một chừng mực nhất định phản ánh những giá trị xã hội có thực liên quan đến quá trình điều hành công sở Mối quan hệ giữa văn hóa công sở và văn hóa truyền thống của dân tộc đòi hỏi các cơ quan, công sở trong khi xây dựng các chuẩn mực điều hành cần phải

4 PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị quốc gia, 2005, tr

hướng tới sự chấp nhận chung của xã hội, không thể cục bộ và càng không thể đối lập với nhu cầu của cuộc sống cộng đồng rộng lớn Vì vậy trong các công sở của chúng ta, thái độ cầu thị đoàn kết, khiêm tốn luôn luôn được đề cao Trái lại thói hách dịch, cục bộ, vô tổ chức luôn bị lên án, mặc dù những điều đó không phải bao giờ cũng được ghi vào các quy chế thành văn một cách đầy đủ

Để xem xét các khía cạnh khác nhau của văn hóa tổ chức trong một công sở cụ thể,

mà ở đây được gọi là văn hóa công sở, chúng ta có thể dựa vào một số biểu hiện cụ thể của các hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó như sau:

- Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ, công chức làm việc tại công sở cao hay thấp Thái độ trách nhiệm trước công việc và các cơ hội mà mọi người có được để vươn lên luôn là biểu thị của môi trường văn hóa cao trong công sở và ngược lại

- Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc

- Thái độ chỉ huy dân chủ hay độc đoán

- Cán bộ, công chức của từng cơ quan và các đơn vị của cơ quan có tinh thần đoàn kết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau như thế nào Mức độ của bầu không khí cởi mở trong công

sở

- Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp Một công sở làm việc không có chuẩn mực thống nhất là sự biểu hiện của văn hóa công sở kém

- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không

Các biểu hiện hành vi của văn hóa công sở rất đa dạng và phong phú Chúng đòi hỏi phải xem xét tỷ mỉ mới có thể đánh giá được hết mức độ ảnh hưởng của chúng tới năng suất lao động quản lý, tới hiệu quả hoạt động của công sở nói chung

1.2.4 Khái quát văn hóa công sở của một số nước trên thế giới

* Nhật bản

Ở Nhật bản vấn đề đạo đức công vụ, cải cách thủ tục, mối quan hệ giữa Chính phủ với nhân dân được Chính phủ rất quan tâm Sau đây là một số bài học về văn hoá công sở của Nhật Bản

- Thứ nhất, tôn trọng danh thiếp: Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một cách rất trang trọng - một nghi lễ được gọi là Meishi kokan Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong tấm thiếp Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần Họ không bao giờ

bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó được coi là thiếu tôn trọng

- Thứ hai, làm hài lòng các cây cao bóng cả: Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó Không ai bày tỏ sự bất đồng với người đó Khi cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật - người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao nhất

- Thứ ba, làm mặt lạnh: Bạn sẽ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền như những khuôn mặt trong một văn phòng của người Nhật Ngoại trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên xứ hoa anh đào không thể hiện tình cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp Họ nói chuyện bằng giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể hiện sự chú ý tới người nói - một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn là dấu hiệu của sự chán nản

- Thứ tư, làm hăng say, chơi nhiệt tình: Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm cách xả strees Đi đến các quầy bar là một hoạt động phổ biến nếu không muốn nói là truyền thống Nếu công sở là nơi đầy những lễ nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để các doanh nhân Nhật Bản được trút hết bầu tâm sự Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke Các điểm đến về đêm như thế này ngoài việc giúp

họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể

Văn hoá công sở Nhật Bản cho thấy họ đã có những khuôn mẫu nhất định trong công sở để rồi giờ đã trở thành thói quen không thể thiếu trong hoạt động tại các khu vực công cũng như trong cuộc sống hàng ngày Một điểm nữa mà trong văn hoá công sở ở Nhật Bản thực hiện rất tốt khi tiếp dân là: Khi người dân đến các cơ quan nhà nước, nhân viên trách nhiệm phải đứng lên chào niềm nở, tươi cười, sau đó mời người dân ngồi Chỉ sau khi người dân ngồi, thì nhân viên nhà nước Nhật mới được ngồi Ngoài ra luôn luôn

có các nhân viên chỉ dẫn, để hướng dẫn người dẫn cần đến bàn làm việc nào, phòng nào, thủ tục hành chính làm thế nào Nhân viên hướng dẫn không được ngồi, phải luôn luôn đứng, và phải chủ động chạy đến phía người dân, nếu thấy người dân có vẻ chưa tìm được nơi cần liên hệ công việc Nhân viên trực tiếp làm việc với dân cũng là người hướng dẫn tận tình cách làm thủ tục hành chính Nét mặt niềm nở, tươi cười luôn thể hiện trên nét mặt của nhân viên nhà nước Nhật khi làm việc với dân

* Ấn Độ

Ấn Độ đang thực hiện chiến dịch chống nạn đi làm trễ giờ trong giới công chức Ấn

Độ với tiêu đề Ấn Độ trị bệnh lười Chiến dịch này khởi động từ Bộ Nội Vụ Bộ trưởng Bộ

này, ông Palaniappan Chidambaram cho biết, ông luôn luôn đi làm đúng giờ để nêu gương cho nhân viên dưới quyền trong nỗ lực nâng cao hiệu quả làm việc của giới viên chức Nhà nước đang bị dư luận xã hội kêu ca là ăn lương mà không làm tròn chức trách, luôn đi

muộn về sớm, tác phong làm việc lề mề chậm chạp gây phiền hà cho dân, lãng phí thời gian và tiền bạc của Nhà nước

Ở Ấn Độ người ta dùng máy quét để quản lý giờ làm việc của công chức Ở ta không có máy thì phải quản lý bằng các biện pháp giáo dục nâng cao ý thức tự giác của mỗi người Hiện nay, ta đang thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương về

tư tưởng và đạo đức Hồ Chí Minh yêu cầu mỗi cơ quan, mỗi đơn vị, mỗi cá nhân tổ chức chương trình hành động làm theo gương Bác Xây dựng một quy chế làm việc trong công

sở, từ giờ giấc đến thái độ lao động, từ trang phục đến lời ăn tiếng nói, sao cho văn minh và hiện đại, lịch sự và hiệu quả, là một việc làm thiết thực và giàu ý nghĩa

Giao tiếp, cách trả lời phủ định được xem là thiếu lịch sự Thay vì nói không hãy trả

lời có thể, tôi sẽ xem xét rồi sau đó mới đi vào những chi tiết cụ thể Trong khi giao tiếp nên không nên hỏi kỹ những câu đại loại như Con anh bao nhiêu tuổi?, Anh đi làm được

bao lâu rồi? hoặc con anh học ở đâu? vì những câu này người Trung Quốc cho rằng muốn

tìm hiểu về tuổi tác và tình trạng hôn nhân Qua đó cho thấy trong hoạt động giao tiếp họ rất tôn trọng đời tư của nhau và như vậy cũng có nghĩa là họ muốn dành thời gian cho công việc

Trao đổi danh thiếp, người Trung Quốc rất thích trao đổi danh thiếp vì thế cần mang theo nhiều danh thiếp để phân phát Cần nhớ rằng một mặt là tiếng Anh, mặt kia là tiếng Trung Quốc, tiếng địa phương thường được ưa chuộng hơn Mục đích của danh thiếp ngoài biết về thông tin đối tác mà điều quan trọng hơn họ biết người đang đó là ai, chức vụ như thế nào và có thể quyết định được công việc mà họ đang quan tâm hay không Nếu danh thiếp được in bằng mực màu vàng biểu thị uy tín và sự thịnh vượng Trao danh thiếp bằng

cả hai tay, mặt danh thiếp có chữ in Trung Quốc phải hướng về phía người nhận Không đọc thành lời danh thiếp khi vừa được nhận, sau đó đút ngay vào túi quần phía sau, hành vi này sẽ vi phạm nghi thức ngoại giao

Không đút tay vào miệng, vì hành vi này được coi là khiếm nhã Cho nên, ở nơi công cộng, tránh cắn móng tay, xỉa răng, và những thói quen tương tự Khạc nhổ nơi công cộng không được chấp thuận

1.3 VAI TRÒ, MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ

1.3.1 Vai trò của văn hóa công sở

Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân và giữa cán bộ công chức với nhau nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ Khi văn hóa công sở của cán bộ công chức được nâng cao thì văn hóa ứng xử của công dân đến công sở cũng sẽ được nâng cao Văn hóa công sở còn là một biểu hiện của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ điều có nề nếp kỹ cương; mỗi người công chức điều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Do vậy nếu xét về bản chất ta có thể hiểu văn hóa công sở xuất phát từ chính vai trò của công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bản thân bộ máy hành chính

Với xu thế phát triển như hiện nay văn hóa công sở ngày càng định vị được vai trò của mình đối với sự phát triển của công sở thể hiện qua một số vai trò cơ bản như sau:

- Thứ nhất văn hóa công sở góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tính đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ, công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở

- Thứ hai tính tự giác của cán bộ công chức trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt lên hơn so với công sở khác

- Thứ ba văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên Việc hướng các cán bộ công chức đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở, đó chính là làm cho cán bộ, công chức hoàn thiện mình

- Thứ tư mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển của công

sở Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả năng vận động nhanh, tạo nên tính bền vững trong khi theo đuổi mục tiêu của mình Kiểu văn hóa vai trò giúp công sở phát huy hết năng lực của cán bộ công chức, khuyến khích họ hăng sai với công việc, từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu của công sở

1.3.2 Mục đích của việc thực hiện văn hóa công sở

Xây dựng đời sống văn hóa của cán bộ, công chức cần chú trọng hoạt động văn hóa giáo dục nhằm nâng cao trình độ giác ngộ, phát triển toàn diện nhân cách, đặc biệt là các phẩm chất liêm khiết trung thực, tiết kiệm, thật thà, chính trực Mặc khác cần quan tâm tổ

chức các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể thao, các hoạt động xã hội, xây dựng môi trường văn hóa…nhằm nâng cao mức hưởng thụ văn hóa

Trong việc xây dựng môi trường văn hóa nơi công sở, việc xây dựng bầu không khí tâm lý có vai trò rất quan trọng Bầu không khí tâm lý và sự hòa hợp tinh thần nơi công sở tạo nên sức mạnh tinh thần, đảm bảo thành quả công việc Bầu không khí tâm lý là tính chất của các mối quan hệ qua lại giữa mọi người, tâm trạng chủ đạo trong tập thể, cũng như mức độ thỏa mãn của cán bộ, công chức về công việc thực hiện Vì vậy việc thực hiện văn hóa công sở nhằm các mục đích sau đây:

- Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước: Mục đích của việc thực hiện văn hóa công sở nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử, chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngủ cán bộ công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được giao

- Phương hướng hoạt động của công sở tạo nên gía trị cho nó: Công sở hoạt động vì mục tiêu đặc thù mà không có tổ chức nào khác, đó là nhằm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và phục vụ lợi ích chung của xã hội, hướng tới phục vụ nhân dân, bảo vệ các quyền lợi và nhu cầu chính đáng của nhân dân Trong xu hướng chuyển từ nền hành chính

“cai trị” sang nền hành chính “phục vụ” cán bộ công chức là công bộc của dân và công dân chính là “khách hàng” của Nhà nước

- Tạo sự chuyển biến về nhận thức trong cấp Ủy, Đảng, chính quyền các cấp, các ngành từ trong cơ quan Nhà nước đến ngoài xã hội, trong cán bộ Đảng viên, các tầng lớp nhân dân về vai trò, vị trí của văn hóa nơi công sở và nhân tố con người đối với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng và bảo vệ tổ quốc

- Phối hợp và đẩy mạnh phong trào quần chúng hiện có trong phong trào chung

“toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” đồng thời lồng ghép nội dung văn hóa vào phong trào hiện có của các bộ, ban, ngành, đoàn thể, cac địa phương

- Giữ gìn và phát huy những giá trị văn hóa truyền thống, bảo tồn có chọn lọc những phong tục, tập quán tốt đẹp của dân tộc, loại bỏ dần những cái lỗi thời lạc hậu, hình thành dần những tập quán mới, văn minh sống và làm việc theo pháp luật

- Xây dựng và phấn đấu theo các chỉ tiêu, quy chế, quy tắc về nề nếp văn hóa Huy động nguồn lực của toàn xã hội tham gia các hoạt động sáng tạo và xây dựng đời sống văn hóa, tạo điều kiện cho các hoạt động văn hóa phát triển, nâng cao dần mức hưởng thụ văn hóa của nhân dân, góp phần thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển

1.3.2 Ý nghĩa của văn hóa công sở

Văn hóa công sở có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt, nó thể hiện đến chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết mọi công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học của đổi ngũ cán bộ, công chức nhằm góp phần vào quá trình cải cách hành chính nhà nước

- Khơi dậy và phát huy được nhân lực, tạo được nét văn hóa riêng cho mỗi công sở,

có sự đồng thuận chung của các cá nhân trong từng tổ, nhóm nói riêng và trong toàn tổ chức nói chung

- Nâng cao hiệu quả làm việc cho cán bộ, công chức mặt khác tạo nên bầu không khí làm việc khoa học, công minh, tránh để các thành viên trong tổ chức nghi kị, không phục cấp trên, khiến kiện…

- Tạo một môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ…Tạo nhu cầu cho các nhân viên, tập thể, cũng như các hoạt động giao lưu giữa cá nhân, tổ, nhóm với nhau với mục tiêu tăng cường sự hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh nghiệm…Để hoàn thành nhiệm

vụ, chức năng của tổ chức Qua đó tạo cơ hội để mỗi cán bộ, công chức có thể khẳng định

vị thế và thăng tiến trong cơ quan đơn vị mình

1.4 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ

1.4.1 Yêu cầu thực hiện quy chế văn hóa công sở

- Cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy hành chính nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để thực hiện chức năng quản lý, điều hành đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Do vậy, sự lớn mạnh của một quốc gia thể hiện ở tính chuyên nghiệp, hiện đại trong hoạt động của bộ máy nhà nước- một thiết chế không thể thiếu đối với bất kỳ một nhà nước nào, mà ở đó một thành phần rất quan trọng cho thiết chế đó có sứ mệnh điều hành bộ máy chính là đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước Đây là lực lượng thực thi công vụ, họ trực tiếp tiếp xúc với nhân dân, hay nói cách khác đây là khu vực dịch vụ công Như vậy, lúc này cán bộ, công chức với vai trò là người phục vụ ngoài sự đòi hỏi về chuyên môn cần phải thể hiện thái độ lịch thiệp, nhã nhặn, tôn trọng người đến liên hệ công việc Do vậy, sự cần thiết phải chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, công chức là một yêu cầu cấp bách đặt ra song song với quá trình cải cách hành chính nhà nước

- Để tiến hành cải cách hành chính đòi hỏi phải có bộ máy hành chính chuyên nghiệp, hiện đại với các thủ tục nhanh gọn, thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức trong bộ máy đó phải nhiệt tình, niềm nở, đảm bảo cả về đức và tài Bởi vậy, việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức, năng lực để sẵn sàng nhận

và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đòi hỏi nhà nước phải đưa ra những chế tài cụ thể nhằm điều chỉnh các quan hệ, thái độ của đội ngũ cán bộ, công chức trong khi thực thi

công vụ Qua đánh giá ở trên cho thấy thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức còn tồn tại và bộc lộ những hạn chế về chất lượng và số lượng Chẳng hạn, như vấn đề ngoại ngữ; khoa học, công nghệ; văn hoá giao tiếp ứng xử, đặc biệt là thái độ phục vụ, ý thức trách nhiệm

và tự chịu trách nhiệm trong công việc

- Nền hành chính do tính kế thừa, liên tục như cơ chế tồn tại nhiều năm nền kinh tế tập chung, bao cấp đã được chuyển sang nền kinh tế thị trường nhưng đến nay cơ chế này vẫn âm ỉ trong hoạt động của bộ máy quản lý hành chính nhà nước Theo đó, tự do về ý thức chấp hành giờ giấc làm việc, ứng xử và giao tiếp của một bộ phận cán bộ, công chức vẫn còn phổ biến Trong khi sự phát triển chung của xã hội, trình độ dân trí ngày càng cao

và mọi người dân đều có khả năng nhận thức khá cụ thể về hoạt động và hiệu quả của các

cơ quan quản lý hành chính nhà nước Đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức công tác trong cơ quan hành chính nhà nước phải tự rèn luyện bản thân mình về văn hoá công sở nói chung

Đã đến lúc không thể coi văn hoá công sở là chuyện nhỏ do ý thức của mỗi người nữa mà

đó là văn hoá của một quốc thể, là khuôn mẫu, hình ảnh về một cơ quan, tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức nói riêng và về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước Việt Nam nói chung

Tóm lại, từ sự phân tích ở trên cho thấy sự cần thiết phải thực hiện quy chế văn hoá công sở mà chủ thể là cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính nhà nước Đó cũng là nội dung quan trọng trong kế hoạch cải cách hành chính nhà nước và mang tính tất yếu của mọi quốc gia ở các giai đoạn phát triển khác nhau Đó cũng là cách thức làm cho bộ máy quản lý hành chính nhà nước của ta hoạt động có hiệu quả hơn, đáp ứng được đòi hỏi của

xã hội và thúc đẩy xã hội phát triển bền vững góp phần vào thắng lợi chung của công cuộc cải cách nền hành chính Việt Nam xã hội chủ nghĩa với mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh

1.4.2 Nguyên tắc thực hiện quy chế văn hóa công sở

Xây dựng đời sống văn hóa công sở phải bắt đầu nhận thức rõ cán bộ công chức là công bộc của dân, mọi hành vi của họ phải thể hiện tính nhân văn Các chỉ tiêu xây dựng

cơ quan, công sở văn hóa phải dựa trên cơ sở các cuộc vận động của Nhà nước, của địa phương, của ngành Vì vậy việc thực hiện văn hóa công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội

- Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp hiện đại

- Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước

- Để thực hiện tốt các nguyên tắc trên thì Đảng và Nhà nước ta chủ trương thực hiện xây dựng đời sống văn hóa nơi công sở

CHƯƠNG 2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ

QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Là một bộ phận cấu thành trong hoạt động của bộ máy hành chính, công sở chỉ làm tròn nhiệm vụ và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ, công chức trong công việc, các chuẩn mực xử sự, các nghi thức tiếp xúc hành chính, các phương pháp giải quyết các bất đồng trong cơ quan, cách lãnh đạo, quản lý và ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của cán bộ, công chức Tất cả những điều này thể hiện được vai trò của nếp sống văn hóa trong công sở Chính vì vậy để công sở hoạt động có hiểu quả và ngày càng phát triển Nhà nước đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện văn hóa công sở Trong các văn bản quy định về việc thực hiện văn hóa công sở, văn bản quy định cụ thể nhất để thực hiện văn hóa công sở đó là Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007; Quyết định ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước bao gồm các nội dung sau:

2.1 QUY ĐỊNH VỀ BÀY TRÍ CÔNG SỞ

2.1.1 Quốc huy, quốc kỳ

* Quốc huy

“Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính Kích

cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng”5

Trước đây tiêu chuẩn Quốc huy được quy định trong Điều lệ số : 973-TTg ngày 21 tháng 7 năm 1956 của Thủ tướng Chính phủ về việc dùng Quốc huy nước Việt Nam dân

chủ cộng hòa Quy định hình dáng Quốc huy gồm có: Hai bó lúa chín màu vàng sẫm uốn

cong, đặt trên nền vàng tươi, tượng trưng nông nghiệp Một bánh xe răng cưa màu vàng tươi đặt chỗ hai bó lúa buộc chéo, tượng trưng công nghiệp Một băng đỏ có chữ “Việt Nam dân chủ cộng hoà” màu vàng quấn bánh xe và hai bó lúa với nhau Trong lòng là hình quốc kỳ, nền đỏ tươi, sao vàng tươi Quốc huy có thể làm to nhỏ, tùy theo sự cần thiết Các màu vàng ở mẫu quốc huy có thể thay bằng màu vàng kim nhũ

5 Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước-Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước, điều 12

Hiện nay Quốc huy được quy định Điều 142 chương XI Hiến pháp nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 và Điều 13 chương I Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 “…Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng và dòng chữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam…”

Nhìn chung Quốc huy phải theo đúng hình dáng quy định còn về kích cỡ thì không

có quy định cụ thể Điều này là hợp lý vì không phải công sở nào cũng có diện tích như nhau Kích cở của Quốc huy được treo nơi công sở phụ thuộc vào không gian nơi đó, tùy thuộc vào cổng chính hoặc tòa nhà của cơ quan hành chính mà có Quốc huy phù hợp

* Quốc kỳ

“Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang”6

Tiêu chuẩn Quốc kỳ được quy định trong Điều 141 chương XI Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 và Điều 13 chương I Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013: “…Quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh…” Ngoài ra văn bản hướng dẫn Số: 3420 /HD-BVHTTDL ngày

02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Văn hóa thể thao và du lịch cũng đã hướng dẫn cụ thể về tiêu chuẩn của Quốc kỳ; việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ như sau:

- Tiêu chuẩn Quốc kỳ

Điểm giữa ngôi sao vàng đặt đúng điểm giữa (điểm giao nhau của hai đường chéo) Quốc kỳ Khoảng cách từ điểm giữa ngôi sao đến đầu cánh sao bằng một phần năm chiều dài của Quốc kỳ Một cánh sao có trục vuông góc với cạnh dài Quốc kỳ và hướng thẳng lên phía trên theo đầu cột treo Quốc kỳ Tạo hình ngôi sao: từ đầu cánh sao này đến đầu cánh sao đối diện là đường thẳng, không phình ở giữa, cánh sao không bầu Hai mặt của Quốc

kỳ đều có ngôi sao vàng trùng khít nhau Nền Quốc kỳ màu đỏ tươi, ngôi sao màu vàng tươi

- Treo Quốc kỳ trong trong các buổi lễ

Treo Quốc kỳ trong trong trang trí buổi lễ: Buổi lễ được tổ chức trong hội trường hoặc ngoài trời

6 Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước-Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước; điều 13, khoản 1,2

+ Tổ chức trong hội trường: Quốc kỳ hoặc Quốc kỳ và cờ Đảng treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về phía bên trái của sân khấu; Quốc kỳ ở bên phải, cờ Đảng ở bên trái (nhìn từ phía hội trường lên)

+ Tổ chức ngoài trời: Lễ đài được thiết kế vững chắc, bài trí tương tự như trong hội trường Quốc kỳ treo trên cột cao trước lễ đài Quanh lễ đài có cờ trang trí, băng khẩu hiệu phù hợp

Nhìn chung Quy chế văn hóa công sở quy định đối với việc treo Quốc kỳ trước công sở Tiêu chuẩn Quốc kỳ và việc treo Quốc kỳ ở những nơi khác đã có văn bản riêng hướng dẫn cụ thể Ngày 02 tháng 10 năm 2012 Bộ văn hóa thể thao và du lịch đã ban hành văn bản hướng dẫn Số: 3420 /HD-BVHTTDL đã tập hợp các văn bản để hướng dẫn cụ thể

về tiêu chuẩn của Quốc kỳ; việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài

và lễ tang Điều này sẽ giúp cho việc treo Quốc kỳ tại các cơ quan hành chính nhà nước được thống nhất

2.1.2 Bài trí khuôn viên công sở

* Biển tên cơ quan

“Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan”7

Để thực hiện Quy chế văn hóa công sở về biển tên tại các cơ quan hành chính nhà nước, Bộ Nội vụ đã ban hành thông tư số 05/2008/TT-BNV ngày 07 tháng 08 năm 2008, Thông tư hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan của các cơ quan hành chính nhà nước như sau:

- Cách thể hiện biển tên cơ quan

Về tên gọi của cơ quan ghi trên biển tên của cơ quan:

+ Tên gọi của cơ quan hành chính nhà nước ghi trên biển phải chính xác với tên cơ quan quy định tại văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và được thể hiện bằng tiếng Việt (chữ in hoa) Đối với các cơ quan nếu cần thể hiện tên gọi bằng tiếng Anh (chữ

in hoa), thì tên gọi bằng tiếng Anh được thực hiện theo hướng dẫn thống nhất của Bộ Ngoại giao và bố trí ở phía dưới tên gọi bằng tiếng Việt và cỡ chữ tiếng Anh có chiều cao không lớn hơn 2/3 cỡ chữ tiếng Việt thể hiện trên biển tên cơ quan

+ Về địa chỉ cơ quan: Địa chị cả cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện trên biển tên cơ quan bằng tiếng Việt (chữ in hoa), có cỡ chữ không lớn hơn 1/3 cỡ chữ của tên

cơ quan bằng tiếng Việt và được xác định trên cơ sở một số yếu tố sau:

7 Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước-Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước, điều 14, khoản 1

+ Số nhà: Được xác định theo số nhà do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mới cơ quan đặt trụ sở chính (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) quyết định theo Quy chế đánh số và gắn biển số nhà ban hành kèm theo Quyết định số 05/2006/QĐ-BXD ngày 08 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng

+ Tên đường phố: Được xác định theo tên đường phố nơi cơ quan đặt trụ sở chính + Tên xã, phường, thị trấn: Được xác định theo tên xã, phường, thị trấn, nơi cơ quan đặt trụ sở chính

+ Tên quận, huyện thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Được xác định theo tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, nơi cơ quan đặt trụ sở chính

+ Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Được xác định theo tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi cơ quan đặt trụ sở chính

Tên đường phố; tên xã, phường, thị trấn; tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được xác định theo quy định của pháp luật

Đối với các cơ quan có biểu tượng ngành (logo), thì biểu tượng ngành (logo) được

bố trí trên biển tên cơ quan Vị trí biểu tượng ngành (logo) được đặt tại vị trí chính giữa và

ở phía trên tên gọi cơ quan Kiểu dáng, màu sắc của biểu tượng ngành (logo) phải phù hợp với biểu tượng (logo) mẫu đã đăng ký theo quy định của pháp luật

Trường hợp trụ sở cơ quan ở sâu, ở xa đường trục chính phải có biển chỉ dẫn

- Nội dung biển tên cơ quan

Nội dung biển tên cơ quan được thể hiện theo thứ tự từ trên xuống dưới đối với các

cơ quan như sau:

+ Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với các tổng cục, cục và tổ chức tương đương thuộc cơ cấu tổ chức của các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, có quan thuộc Chính phủ, có trụ sở riêng

Tên cơ quan chủ quản (Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ): thể hiện bằng tiếng Việt Cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn 1/2 cỡ chữ của tên cơ quan

Tên của các tổng cục, cục và tổ chức tương đương thuộc cơ cấu tổ chức của các Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: thể hiện bằng tiếng Việt và tên bằng tiếng Anh (nếu có)

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với các cơ quan hành chính nhà nước của Trung ương đặt tại địa phương Tên cơ quan chủ quản (tên cơ quan hành chính nhà nước của Trung ương): thể hiện bằng tiếng Việt Cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn 1/2 cỡ chữ của tên

+ Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên xã, phường, thị trấn và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có trụ sở riêng (Sở và tương đương)

Tên cơ quan chủ quản (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh): thể hiện bằng tiếng Việt, cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn 1/2 cỡ chữ của tên cơ quan

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có)

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Đối với các cơ quan hành chính thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, có trụ sở riêng (Chi cục và tương đương)

Tên cơ quan chủ quản (cơ quan chuyên môn cấp tỉnh quản lý trực tiếp): thể hiện bằng tiếng Việt, cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn 1/2 cỡ chữ của tên cơ quan

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

+ Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng

Tên cơ quan chủ quản (Ủy ban nhân dân cấp huyện): thể hiện bằng tiếng Việt, cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn 1/2 cỡ chữ của tên cơ quan

Tên cơ quan: thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có)

Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: số nhà, tên đường phố, tên xã, phường, thị trấn thuộc huyện và cách nhau bằng dấu phẩy (,)

- Chất liệu, kích thước, màu sắc và vị trí gắn biển tên cơ quan

+ Chất liệu của biển được thiết kế bằng chất liệu bền, chắc, phù hợp với điều kiện môi trường của mỗi địa phương và tổng thể cảnh quan chung của trụ sở cơ quan, bảo đảm tính trang nghiêm của các cơ quan hành chính nhà nước

+ Kích thước biển tên cơ quan được thiết kế hài hòa và kích thước cổng chính cơ quan nơi gắn biển, nhưng không nhỏ hơn kích thước sau: Chiều rộng: 450 mm; chiều cao:

+ Vị trí gắn biển tên cơ quan: Biển tên cơ quan được gắn tại cổng chính, phải đảm bảo tính trang nghiêm và phù hợp với kiến trúc của công trình

Mặc dù Quy chế văn hóa công sở đã quy định về việc thực hiện gắn biển tên cơ quan, nhưng để thống nhất về cách thể hiện Bộ Nội vụ đã ban hành thông tư số 05/2008/TT-BNV ngày 07 tháng 08 năm 2008, Thông tư hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan của các cơ quan hành chính Thông tư số 05/2008/TT-BNV đã quy định rất cụ thể về tên gọi, địa chỉ cơ quan; chất lượng, kích thước màu sắc; vị trí gắn biển tên Đây là văn bản hướng dẫn thực hiện thống nhất trên phạm vi cả nước, đảm bảo tổng thể cảnh quan chung của trụ sở cơ quan, thể hiện tính trang nghiêm của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm tạo bộ mặt văn hóa cho công sở Tuy nhiên về vị trí gắn biển tên

chỉ quy định đặt tại cổng chính mà không quy định là ở vị trí bên phải hay bên trái vấn đề này là hợp lý vì tùy theo từng nơi và cách thiết kế xây dựng của mỗi công sở mà ta có thể đặt biển tên ở bên nào cho có tính thẩm mỹ

* Phòng làm việc

“Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc”8

Ngoài việc quy định biển tên của cơ quan hành chính được đặt tại cổng chính, Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước được ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ cũng quy định trong phòng làm việc cũng phải có biển tên riêng

Phòng làm việc cho cấp lãnh đạo và cấp chuyên viên cũng được bố trí và sắp xếp khác nhau: “Phòng làm việc cho lãnh đạo tương đương cấp Vụ trở lên bố trí riêng, kề liền với phòng tiếp khách và các phòng phục vụ, phụ trợ khác (tuỳ theo cấp lãnh đạo).Phòng làm việc cho các chuyên viên trong đơn vị bố cục theo không gian mở, đa năng, linh hoạt,

đủ diện tích và chỗ làm việc theo số người Mỗi chuyên viên có không gian làm việc riêng theo các ô hở (cabin), được lắp dựng đồng bộ theo tiêu chuẩn, được trang bị tiện nghi hiện đại”9

Phòng làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính cũng là một yếu tố thể hiện văn hóa nơi công sở Nhìn vào cách bày trí, sắp xếp phòng làm việc ta thấy được phần nào nét văn hóa nơi công sở đó

Các trang thiết bị trong mỗi phòng làm việc của cán bộ, công chức được trang bị theo Quyết định Số: 170/2006/QĐ-TT ngày 18 tháng 7 năm 2006 của Thủ Tướng Chính Phủ Về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước Tùy theo từng cơ quan, từng chức vụ mà được cung cấp trang thiết bị theo quy định như: bàn và ghế ngồi làm việc; tủ đựng tài liệu, trưng bày; máy vi tính để bàn; máy vi tính xách tay; máy in; điện thoại cố định Đê tạo một không gian và tâm lý thoải mái khi làm việc, một yêu cầu tất yếu đặt ra là mỗi phòng làm việc phải biết cách bày trí, sắp xếp trang thiết bị sao cho phù hợp đồng thời

việc làm này cũng tạo nét thẩm mỹ của căn phòng, làm cho bộ mặt văn hóa công sở trở nên trang trọng và lịch sự hơn

* Khu vực để phương tiện giao thông

“Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc”10

“Căn cứ vào số lượng xe của cán bộ công chức và khách đến giao dịch làm việc để

bố trí chỗ để xe, tầng hầm để xe Bố trí giao thông ra vào công sở rõ ràng, hợp lý, phù hợp với tiêu chuẩn, thuận tiện cho việc bảo vệ và tránh ùn tắc khi có sự cố”11

Để đảm bảo trật tự nơi công sở thì cần phải có khu vực để phương tiện giao thông hợp lý Ngày nay hầu hết mọi người đều sử dụng xe mô tô khi tham gia giao thông, việc bố trí khu vự dành cho phương tiện giao thông là một nhu cầu cần thiết, tránh việc làm mất đi tính thẩm mỹ của cảnh quan nơi công sở Nếu không bố trí sắp xếp nơi để thì không trách khỏi hình ảnh những chiếc xe nằm ngang dọc trước cổng cơ quan hành chính

Quy định khu vực để phương tiện giao thông là một nhu cầu thiết yếu vì công sở là một tổ chức mang tính chất công ích chính vì vậy những người đến giao dịch và làm việc tại đây không cần phải trả phí và họ có quyền được hưởng chế độ như vậy

2.2 TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

2.2.1 Trang phục

“Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch

sự Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật”12

“Cái răng cái tóc là gốc con người” trang phục thể hiện văn hóa của mỗi cá nhân

Do văn hóa của một người được thể hiện thông qua trang phục của từng cá nhân Chính vì vậy mỗi cá nhân cần chú ý đến trang phục của mình sao cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện cụ thể và đặc biệt trong hoạt động nơi công sở vấn đề trang phục cần được lưu tâm hơn

Công sở là nơi làm việc, nơi thể hiện văn hóa trang trọng lịch sự Điều này được thể hiển qua từng cá nhân làm việc nơi công sở và chính các cá nhân này làm nên bộ mặt nơi công sở Vì vậy phong cách ăn mặc lựa chọn trang phục của cán bộ, công chức cũng góp phần đánh giá được mức độ và phong thái làm việc nơi đó

Trang phục theo cách hiểu thông thường đó là cách ăn mặc, vẻ bề ngoài của con người bao gồm: quần áo, vật dụng đi kèm và trang sức Dân tộc Việt Nam với 54 dân tộc, mỗi dân tộc đều có trang phục riêng thể hiện nét văn hóa đặc trưng, vừa mang tính truyền thống và hiện đại Mặc dù trang phục gắn liền với quyền nhân thân của mỗi cá nhân, mỗi người có quyền lựa chọn cho mình cách ăn mặc theo sở thích và thẩm mỹ của mình nhưng cũng không nên làm mất đi bản sắc, nét truyền thống của mỗi dân tộc Vì nó là biểu hiện bên ngoài cuả bản sắc văn hóa dân tộc, là thành tố quan trọng của văn hóa tộc người, nó còn biểu hiện tính thẩm mỹ, thuần phong mỹ tục và phong cách sống của một dân tộc Ví dụ: Nhìn vào trang phục, chúng ta có thể biết người đó thuộc đất nước nào như đặc trưng trang phục truyền thống của người Nhật là kimono, hay của người Hàn Quốc là hanbok, người Việt Nam là áo dài… Ngoài ra nhìn vào trang phục chúng ta cũng có thể biết được trình độ văn hóa của mỗi người

Văn hóa trang phục nơi công sở thể hiện tính văn minh, lịch sự, tôn trọng khách và

sự tôn trọng mình của mỗi cá nhân công chức, đồng thời thể hiện phong cách làm việc của mỗi công sở, nhưng trước năm 1992 đất nước có nhiều khó khăn về kinh tế, điều kiện sinh hoạt và làm việc của các cơ quan và cán bộ còn nhiều hạn chế, Nhà nước chưa có những quy định chính thức về trang phục của công chức Nhà nước khi đón tiếp và làm việc với các khách nước ngoài cũng như khi làm việc trong các công sở Do đó, trong nhiều buổi đón tiếp, làm việc, thậm chí trong buổi lễ trang trọng, đã có tình trạng ăn mặc không thống nhất, tuỳ tiện, luộm thuộm Tình hình này để kéo dài ảnh hưởng không tốt đến bộ mặt của

cơ quan Nhà nước, chính vì vậy mà chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã quyết định ra thông báo số 11- TB ngày 18 tháng 02 năm 1992 quy định về y phục của công chức khi đón tiếp, làm việc với khách nước ngoài và trong giờ làm việc ở công sở như sau:

“ * Y phục trong các cuộc đón tiếp, làm việc, tiễn đưa các khách nước ngoài:

Khi tiếp khách nước ngoài (khách Nhà nước, khách từ các tổ chức quốc tế, các chính khách, các nhà kinh doanh v.v ) mỗi công chức Nhà nước cũng như viên chức các

tổ chức sản xuất kinh doanh đều phải ăn mặc chỉnh tề, lịch sự

- Tuỳ theo thời tiết cụ thể của từng vùng, từng ngày (không nhất thiết chia một cách máy móc mùa đông, mùa hè) và tuỳ theo từng đoàn, từng buổi hoạt động của khách mà có trang phục phù hợp:

+ Nam: Áo sơ-mi dài tay hoặc ngắn tay bỏ trong quần, quần âu dài, hoặc bộ ký giả,

bộ com-lê (tùy điều kiện, ngoài mặt áo khoác ấm như: pa-đờ-suy, blu-dông), có thắt vát, đi giầy hoặc dép có quai hậu

cra-+ Nữ: Áo dài, bộ quần áo âu, bộ váy, ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi giày hoặc dép có quai hậu

+ Quân đội, công an: Theo trang phục đã quy định

- Đối với các buổi lễ, các cuộc đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi, tiễn đưa, v.v các khách Nhà nước, Bộ Ngoại giao cần quy định cụ thể (ghi ngay trong giấy mời) trang phục trong từng buổi của người dự theo các điểm quy định nói trên (phân biệt nam, nữ, quân đội ) Trong các buổi có tính chất lễ tiết, ký kết văn bản, cần mặc màu sẫm, thì cũng cần ghi rõ, để bảo đảm các người dự kể cả khách nước ngoài ăn mặc thống nhất

- Ở các bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, bộ phận phụ trách lễ tân cũng cần quy định thống nhất y phục của người dự trong từng buổi đón tiếp, làm việc

* Y phục trong giờ làm việc ở các công sở:

Trong các công sở các cấp trong giờ làm việc, y phục của mỗi công chức cũng đều phải chỉnh tề, văn minh Trong tình hình đời sống còn khó khăn, y phục cần tiết kiệm, giản

dị, nhưng nhất thiết không được tuỳ tiện, luộm thuộm, thiếu nghiêm túc và phải dần dần đi vào nền nếp chính quy

Tuỳ theo điều kiện từng cơ quan, xí nghiệp Nhà nước, từng ngành, có thể hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở cơ quan, xí nghiệp của công chức, công nhân, tiến dần đến mặc đồng phục (trong toàn cơ quan, xí nghiệp hoặc từng bộ phận) hoặc mỗi công chức, công nhân có đeo thẻ, ghi rõ tên, chức vụ và ảnh trong các công sở Nhà nước, trước hết là các bộ phận làm việc trực tiếp với nhân dân, tiến dần đến có biển đề tên

và chức vụ của mỗi công chức ở cửa phòng và trên bàn làm việc

Phải xoá ngay các cách ăn mặc thiếu nghiêm chỉnh như: Áo sơ-mi bỏ ngoài quần, đi dép lê, đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ len ) trong phòng họp; không được hút thuốc lá trong phòng họp”

Quyết định của Hội đồng Bộ trưởng đã góp phần để từng bước đưa phong cách làm việc, cách ăn mặc, giao tiếp của cơ quan Nhà nước vào nền nếp chính quy Sau thời gian thực hiện đến năm 2007 thủ tướng chính phủ đã ban hành Quy chế Văn hoá công sở tại các

cơ quan hành chính nhà nước và được các cơ quan hành chính nghiêm chỉnh chấp hành từng bước hoàn thiện phong cách ăn mặc của cán bộ công chức nơi công sở

Nhìn chung theo như quy định trang phục nơi công sở của cán bộ, công chức cần phải đảm bảo đúng theo quy định với những yêu cầu chủ yếu: gọn gàng, lịch sự trong khi

làm việc, thoải mái trong khi nghỉ ngơi, trang trọng trong những ngày lễ tết Những điều này được biểu hiện cụ thể như sau:

- Đối với nam: Không để râu tóc quá dài; áo quần sạch sẽ tránh nhàu nát; có cút đính đầy đủ; caravat hợp với quần áo, thắt nghiêm chỉnh, đeo bảng tên đúng nơi quy định

- Đối với nữ: Luôn giữ tóc gọn gàng, sạch và đẹp; lịch sự, nghiêm chỉnh, tránh cầu

kỳ gây phản cảm, váy phải có độ dài quá đầu gối; không nên đi giày quá cao, nên dùng loại

an toàn và hoạt động

2.2.2 Lễ phục

Bên cạnh những quy định về trang phục phải mặc khi thực hiện nghiệm vụ thì vào những buổi lễ, các cuộc họp quan trọng hay khi tiếp khách nước ngoài, trang phục cũng có quy định riêng được gọi là lễ phục

“Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài

- Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat

- Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ

- Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục”13

Tất cả những buổi lễ, cuộc hợp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài đều mang một ý nghĩa quan trọng.Thông qua đó tạo nên sự giao lưu, tiếp xúc giữa các cá nhân với cá nhân đại diện cho một cơ quan, một tổ chức hay một tập thể với nhau Những cá nhân đại diện phải có một phong cách ăn mặc lịch sự, trang nghiêm để thể hiện sự tôn trọng khi giao tiếp với người khác cũng như tạo cho buổi giao tiếp được trang trọng hơn

Quy định về lễ phục của cán bộ, công chức nơi công sở phổ biến đối với nam và nữ ngày nay là bộ comple vì đây là trang phục vừa thể hiện sự trang trọng, quí phái đồng thời cũng rất được nhiều người ưa chuộng Bên cạnh trang phục hiện đại yếu tố truyền thống vẫn được duy trì và khuyến khích khi xem các trang phục ngày hội của người dân tộc là lễ phục

Căn cứ vào quy định, quy chế của mỗi cán bộ, công chức, viên chức sử dụng quyền sao cho phù hợp như khi thực hiện nhiệm vụ mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải mặc gọn gàng, lịch sự; mỗi cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật Như vậy, việc ăn mặc không quy định quá cụ thể phải như thế nào, song mỗi mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải xử sự sao cho phù hợp với công việc và

13

Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước-Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước, điều 6, khoản 1,2,3.

vẻ đẹp truyền thống của Việt Nam, lưu ý không ăn mặc lố lăng, gây phản cảm cho mọi người

Quy chế đặt ra nghĩa vụ cho mỗi mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải nhận thức

và nghiêm chỉnh thực hiện, không được lạm dụng những trang bị của cơ quan để thực hiện một công việc nào đó ngoài nhiệm vụ được giao hay nói cách khác không được sử dụng vào mục đích cá nhân Một số cơ quan được trang bị trang phục riêng như lực lượng hải quan, kiểm lâm, quản lý thị trường để thực hiện nhiệm vụ nên mỗi cán bộ, công chức, viên chức không được lợi dụng trang phục đó để thực hiện những việc làm mà cơ quan, đơn vị

và pháp luật quy định Vì thế, mỗi mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện một cách đúng đắn, tức là thực hiện quyền trong phạm vi quy chế và Luật Cán bộ, công chức đã quy định, không được lợi dụng quyền của mình đề xâm hại tới quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân

2.2.3 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức

“Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức”14

Căn cứ Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Đối với Thẻ cán bộ, công chức Bộ nội vụ đã ban hành Quyết định Số: 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008, Quyết định về việc quy định mẫu thẻ về việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức:

- Quy định chung về thẻ cán bộ, công chức, viên chức

+ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức là công cụ để nhận biết và xác định vị trí, chức danh của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

+ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức được làm bằng chất liệu giấy hoặc plastic Khuyến khích các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng thẻ từ hoặc thẻ có gắn chíp điện

tử để tăng thêm hiệu quả sử dụng

- Mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức

Thẻ hình chữ nhật, rộng 50mm; dài 90mm, trên hai mặt thẻ được in giống nhau các tiêu chí thông tin sau đây:

14

Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước-Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước, điều 8.

+ Tên cơ quan cấp Bộ, cấp tỉnh và tương đương hoặc cơ quan cấp trên của cơ quan,

tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức (ghi ở hàng thứ nhất): chữ

in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt 6909/2001), chữ đậm, màu chữ vàng nhạt được in trên nền màu xanh da trời

TCVN-+ Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức (ghi

ở hàng thứ hai): chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN-6909/2001), chữ đậm, màu chữ vàng nhạt được in trên nền màu xanh da trời

+ Họ và tên của cán bộ, công chức, viên chức (ghi ở hàng thứ ba): chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 16 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN-6909/2001), chữ đậm, màu đen được in trên nền màu trắng

+ Chức vụ của cán bộ, công chức, viên chức (ghi ở hàng thứ tư): chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 12 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN-6909/2001), đậm, màu đen được in trên nền màu trắng Đối với những người không giữ chức vụ lãnh đạo thì ghi chức danh công việc hiện tại của cán bộ, công chức, viên chức đó

+ Mã số thẻ cán bộ, công chức, viên chức theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ (ghi ở hàng thứ năm) chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN-6909/2001), đậm, màu đỏ được in trên nền màu trắng Trong khi chờ quy định mới về mã số thẻ cán bộ, công chức, viên chức, trước mắt vẫn áp dụng số hiệu của thẻ công chức theo hướng dẫn tại Công văn số 152/TCCP-VC ngày 05 tháng 5 năm 1994 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về hướng dẫn làm phiếu, thẻ công chức

+ Ảnh màu cỡ 3 x 4cm của người được cấp thẻ ở vị trí phía dưới bên trái thẻ

+ Hình Quốc huy in màu theo quy định ở vị trí phía trên bên trái thẻ

- Vị trí đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức

+ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức được đeo ở vị trí trước ngực bằng cách sử dụng dây đeo hoặc ghim cài

+ Khoảng cách từ cằm đến mặt cắt ngang ở mép trên của thẻ cán bộ, công chức, viên chức là 200 – 300mm

Việc quy định cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ nhằm mục đích xác định vị trí và chức danh của cán bộ công chức Thông qua đó giúp cán bộ, công chức dễ dàng hơn trong việc giao tiếp và thể hiện được nề nếp làm việc của một cơ quan hành chính, giúp tôn lên nét đẹp văn hóa nơi công sở Đeo thẻ công chức, viên chức khi làm nhiệm vụ, công vụ

là nhằm tạo sự thuận lợi hơn trong quan hệ giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan, đơn vị nhà nước với tổ chức, công dân; vừa là trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức trong việc thực hiện tác phong chuẩn mực trong xử sự; minh bạch, công khai hoá, tạo môi

trường thuận lợi cho nhân dân giám sát hoạt động công vụ Đeo thẻ theo quy định cũng là nhằm để tôn vinh nghề nghiệp, thường xuyên tự chỉnh đốn bản thân mình, nâng cao ý thức trách nhiệm để thực hiện đúng với chức trách, nhiệm vụ được giao

2.3 GIAO TIẾP ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ

Giao tiếp trong công sở là quá trình trao đổi thông tin, suy nghĩ và bày tỏ tình cảm giữa các thành viên trong cơ quan với nhau hoặc giữa cán bộ công chức với tổ chức công dân nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định trong quản lý hành chính Thông qua giao tiếp các chủ thể có được các thông tin cần thiết để quyết định công việc của mình

“Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt”15

Với đội ngủ làm việc nơi công sở là những người có trình độ trí thức Cán bộ, công chức nơi đây đại diện cho bộ mặt của công sở, chính vì vậy mọi hành vi cử chỉ của họ phải thể hiện nét văn hóa nơi công sở Hai vấn đề cần lưu tâm trong giao tiếp, ứng xử là thái độ

và ngôn ngữ giao tiếp

Với quy định trên thì mọi hành vi, cử chỉ dùng trong giao tiếp ứng xử của cán bộ, công chức phải phù hợp với quy định của xã hội, thể hiện truyền thống đạo đức của dân tộc, phải xem trọng và quý mến người khác, không nên dùng cách nói gián tiếp mang nghĩa bóng, nói tục và thô lỗ Giao tiếp và ứng xử nơi công sở bao gồm các hoạt động giao giếp sau:

2.3.1 Giao tiếp trong hoạt động công vụ

Giao tiếp công vụ là toàn bộ hình thức giao tiếp được thực hiện trong bối cảnh thực

thi công vụ do các bên tham gia công vụ thực hiện để thực thi công vụ

“Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định

về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật”16

Các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ đó được xem là Chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên chức trong thi hành nhiệm vụ, công vụ

Quy tắc xử sự của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm

2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã quy định những việc phải làm và những việc không

được làm của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ Trong đó quy định về giao tiếp ứng xử trong công vụ thuộc quy định những việc cán bộ, công chức, viên chức phải làm đó là: “Cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc tại công sở và trong thời gian thực thi nhiệm vụ, công vụ phải mặc trang phục đúng quy định chung và quy định của từng ngành, lĩnh vực; phải đeo thẻ công chức theo quy định; phải đeo phù hiệu của các lĩnh vực

đã được pháp luật quy định; phải giữ uy tín, danh dự cho cơ quan, đơn vị, lãnh đạo và đồng nghiệp”

Nhìn chung vấn đề giao tiếp công vụ được quy định trong Quy tắc xử sự của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Trong quy định này vấn đề giao tiếp công vụ là một phần nằm trong các quy tắc xử sự của cán bộ, công chức quy định về những việc mà công cán bộ, công chức phải làm Trong Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ban hành kèm theo quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng chính phủ vấn đề giao tiếp công

vụ không thể hện rõ mà chỉ nói là phải thực hiện theo quy định của pháp luật Việc thực hiện theo quy định của pháp luật ở đây ta có thể hiểu đó là áp dụng các quy định của Quy tắc xử sự của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ như đã nêu ở trên Bên cạnh Quy tắc xử sự cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương và Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước có quy định về vấn đề giao tiếp công vụ thì tại khoản 3 điều 16 luật cán bộ, công chức năm 2008 cũng quy định cụ thể về vấn đề này “Khi thi hành công

vụ, cán bộ, công chức phải mang phù hiệu hoặc thẻ công chức; có tác phong lịch sự; giữ gìn uy tín, danh dự cho cơ quan, tổ chức, đơn vị và đồng nghiệp”

Khác với các hành vi giao tiếp khác, hành vi giao tiếp trong thi hành công vụ thuộc một trong các hành vi bị xử lý kỹ luật theo quy định tại Nghị định số: 34/2011/NĐ-CP ngày 17 tháng 5 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc xử lý kỹ luật đối với công chức Điều này thể hiện tính bắt buộc về yêu cầu của giao tiếp công vụ so với các hành vi giao tiếp khác

2.3.2 Giao tiếp của cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan, tổ chức

* Giao tiếp với cấp trên

Giao tiếp với cấp trên là quá trình tương tác gắn với phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến, nguyện vọng… tức là cấp dưới báo cáo với cấp trên về các phương pháp, cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp và của tổ chức với cấp trên thông qua các kênh giao tiếp khác nhau hoặc bằng văn bản