CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

... dựng ban hành văn bản: 21 -Soạn thảo văn -Duyệt văn -Đánh máy, nhân -Ký, ban hành văn 2-Tổ chức quản lý giải văn hoạt động quan: -Tổ chức quản lý giải văn đến -Tổ chức chuyển giao văn -Tổ chức... thiết văn 3-Chuyển giao văn đi: Chuyển giao kịp thời, địa bảo đảm an toàn văn 4-Lu văn đi: Lu phận soạn thảo 01 bản, lu văn th quan 01 3.Tổ chức giải quản lý văn nội bộ: áp dụng nguyên lý chung văn. .. tính chất loại văn tiểu huỷ công văn không giá trị 29 Phơng pháp tổ chức quản lý văn mật -Vào sổ đăng ký: Văn th quan không đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn mật vào sổ bì bì văn Bì văn mật có "dấu

CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng Văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?

Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, Ngay từ thời LaMã cổ đại ngời ta đã lập nên những Văn phòng của những "ngời biện hộ" vớinhững chức năng, nhiệm vụ có những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện đại.Theotiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng đợc nhận diện đầy

đủ hơn toàn diện hơn Mối cỏch hiểu về Văn phòng ở mỗi thời đại mang đậmnhững dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ

Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: Văn phòng l bộà bộmáy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc

điều hành của lãnh đạo cỏc Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thànhlập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính

Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú

Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể của những ngời có choc vụ, cótầm cỡ nh: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc …

Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn raviệc thu nhận, bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liênquan đến công tác văn th

Nghiên cứu về Văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụcủa nó đối với cơ quan tổ chức

Trong một số tài liệu nghiên cứu trớc đây ngời ta cho rằng Văn phòng có bachức năng: tham mu hậu cần và quản trị Cho đến nay chức năng của Văn phòng đ-

ợc quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mu tổng hợp và hậu cần

Chức năng tham mu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ Văn phòng vàThủ trởng cơ quan Trong hoạt động của mình Văn phòng phải đóng vai trò thamvấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham vấn cho Thủ trởngcơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thôngtin về những vấn đề cần giải quyết Từ đó có thể thấy đợc mối quan hệ giữa tổnghợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cầnthiết.

Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ Văn phòng vớitoàn bộ cơ quan đơn vị Với chức năng này Văn phòng có một vị trí quan trọngtrong bảo đảm sự vận hành bình thờng của mọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành đ-

ợc các cơ quan tổ chức phải có các phơng tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết.Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủkịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

Ngày nay, ngời ta càng khẳng định vai trò của Văn phòng đối với hoạt độngcủa cơ quan tổ chức Vai trò càng đợc khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các Vănphòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn Về cơ bản chúng ta có thể thấy Văn phòng

có các nhiệm vụ chủ yếu

-Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chơng trình

đó, bố trí sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơquan

-Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báocáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biệnpháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Thủ trởng

Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho Thủ trởng và chịu trách nhiệm về tínhpháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

-Thực hiện công tác văn th, lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các đơn

vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết cácvăn th tờ trình đó

-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác th từtiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chứckhác cũng nh với nhân dân nói chung

-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phânphối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền l-

ơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của Thủtrởng

-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹthuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt

-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan;

tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học và văn minh

-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Vănphòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ đạo và hớngdẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khicần thiết

Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn nàn" về nhiều vấn đề Tình trạngnhân viên Văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng xứng với yêu cầungày càng cao đối với công tác Văn phòng còn phổ biến Từ đó Văn phòng chaphát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc.Chức năng hậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học,lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chất của cơquan, tổ chức

Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Nội dung tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là gì?

Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng có thể đợc hiểu là việc nghiêncứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằm tạo điều kiệncho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất,chi phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo và không ngừng nângcao

Một câu hỏi đợc đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Vănphòng? Để trả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của Emercan

đợc coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "Đối với một tổchức nếu lao động đợc tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn

là nhỏ nhất" Với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong Vănphòng là cần thiết và tất yếu

ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong Vănphòng sẽ phát huy đợc trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giảiquyết đợc mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷcơng khoa học của Văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt

động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt đợc hiệu quả cao Trênthực tế việc tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hếtsức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãngphí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sựphát triển của cơ quan tổ chức, tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực, thựchiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho

cơ quan tổ chức Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác Vănphòng vấn đề hiệu quả đợc đa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trongVăn phòng đợc coi là hiến pháp thích hợp nhất.

Ngời ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời

đại ngay nay Chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy đợc vai trò chức năng

có đợc vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý ngời ta cho rằng tổ chức lao

động Văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải đợc tiến hành thờngxuyên, năng động và sáng tạo

Công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng cũng không nằm ngoàinhững yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung,theo đó tổ chức lao động Văn phòng

-Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hànhchính cho cán bộ, công chức

-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi trờng xã hội đối với hoạt độngcủa cơ quan, đời sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công chức

-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái

độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viênnhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơquan nói chung

-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phốihợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết nhữngkhả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ

-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phơng tiệnlàm việc

-Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn th - lu trữ

Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là quy chế hoạt động.Thực tế cho thấy ở những nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa là các quy định phùhợp với thực tế, với thẩm quyền đợc giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi.Trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế đợc xây dựng qua loa thì ở đóviệc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn Khi đã có quy chế tốt,… mỗicán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan

sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việccũng nh đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt Từ đó, năng suất lao động,quản lý sẽ đợc nâng cao hơn

Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện đại

đối với cải cách hành chính.

Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần củamỗi cơ quan tổ chức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan tổ chức đổi mới phơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng caochất lợng hiệu quả của công tác lãnh đạo Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng tổchức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan tổ chức đợc đặc biệt quan tâm.

Từ đó đặt ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuật ngc Văn phòng hiện đại.Văn phòng hiện đại là Văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chứcnăng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổchức bằng các phơng tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảmbảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan Nhà nớc mộtcách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả

Văn phòng hiện đại có các đặc trng cơ bản:

-Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ

-Lao động trong Văn phòng đợc tổ chức khoa học

-Tăng cờng áp dụng các phơng tiện kỹ thuật mới, các phơng pháp điều hànhmới

-Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý

-Linh hoạt và hiệu quả

Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang đợc nhiều nớc trên thếgiới trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào,

t bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa Việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hànhchính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị -xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trởthành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại

Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, nănglực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân Với mục tiêu đóVăn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính

Điều đó đợc thể hiện qua các khía cạnh cơ bản

-Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lợng công việc hàngngày Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việchành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộcông chức Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhữngnhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối u để điều hành công việc đạthiệu quả cao nhất

-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếptránh nhiều cấp trung gian

-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tụchành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện choviệc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.

-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng vàchính xác có năng suất và chất lợng đúng đờng lối chính sách nguyên tắc và chế

độ

-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quanmột cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cảicách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay

Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ nh thế nào với cải cách hành chính?

Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tácnghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; côngtác văn th và lu trữ Sự am hiểu tờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt

động công cụ

Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệmnghiệp vụ thờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại côngviệc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một số lĩnh vựckhác) Đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việcnào đó trong đời sống quản lý hàng ngày Do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụhành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của lĩnh vực này.Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò củaVăn phòng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợpvới xu hớng của thời đại, đáp ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối vớicông tác Văn phòng

Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng

-Đổi mới nghiệp vụ văn th

-Đổi mới nghiệp vụ lu trữ

-Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác Văn phòng.-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trongcông việc

-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của Văn phòng, cơ quan

Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối vớicông cuộc cải cách hành chinhs

-Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành

tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tơng đối phổ biến hiện nay trong công tác Vănphòng Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biênchế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ khônghợp lý.

-Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính Văn phòng là cơ sở để đổimới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lợng của cán bộ côngchức

-Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính Nghiệp vụ hành chínhVăn phòng đợc đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chínhnhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.-Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng, từng bớchiện đại hoá công tác hành chính Văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụcủa cơ quan, tổ chức

-Đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết đểhoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt

động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức;

đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật,

kỷ cơng Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệthống hành chính Nhà nớc …

Câu 5: Thông tin có vai trò nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nớc? Trình bày cách phân loại thông tin?

Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi là nhân tố quyết định mọi sự thắnglợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm "Thông tin" là một kháiniệm đợc hiểu từ nhiều góc độ khác nhau ở mỗi góc độ Thông tin có một nội hàmriêng, đặc trng riêng Dới góc độ quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm là mộttập hợp nhất định các thông tin đợc quan niệm là một tập hợp nhất định các thôngbáo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi tr ờngbên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của

hệ thống quản lý và môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức cácyếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lýNhà nớc:

-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính Nhà nớc có đầy đủ căn cứkhoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lợng quyết địnhNhà nớc

-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặcbiệt-hành lang pháp lý cho quản lý Nhà nớc Nó là những thông tin bổ sung vànâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý Nhà nớc

-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý Nhà nớc gắn liền với hiệuquả của quản lý Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc Để xử lý tốtcác thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuậtphân loại thông tin một cách khoa học Việc phân loại thông tin có thể dựa trên cáctiêu chí

1 Phân loại theo kênh tiếp nhận

-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin đợc cập nhậttheo những chu kỳ, hệ thống định sẵn Loại quy định thông tin này có đặc điểm làthờng đợc quy định trớc về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất làtuyệt đại đa số là cấp dới gửi lên cấp trên

-Thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, đợc cập nhậtngẫu nhiên không có dự kiến trớc về thời gian cũng nh về nội dung diễn biến của

sự kiện thờng liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lờng trớc đợctrong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của ngờinhận tin

2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin

-Thông tin tra cứu là những thông tin đến cho ngời quản lý những nội dungtài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản

lý của họ

-Thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động

đã và đang xảy ra liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho

họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh

3.Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động

-Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động củamọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế

-Thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa,

y tế, giáo dục

4.Theo tính chất thời điểm nội dung:

-Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đợc giảiquyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý

-Thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy

ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà nớc

-Thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tơng lai, các dự báochiến lợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phơng hớnghoạt động của mình.

5.Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác

-Theo nguồn thông tin:

+Thông tin chính thức

+Thông tin không chính thức

-Theo quản lý hệ quản lý:

+Thông tin từ trên xuống dới

+Thông tin từ dới lên trên

+Thông tin ngang

+Thông tin liên lạc đan chéo…

-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tợng quản lý

+Thông tin trực tiếp

+Thông tin phản hồi

-Theo nội dung logic của thông tin:

+Thông tin về các chủ thể quản lý

+Thông tin về đối tợng quản lý

+Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tợng.-Theo hình thức thể hiện thông tin:

+Thông tin qua văn bản, tài liệu

+Thông tin biểu hiện qua lời nói

+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị

+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị

-Theo yêu cầu:

Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?

Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chơng trình kếhoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chơng trình kế hoạch.Không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kếhoạch khoa học

Chơng trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc

và những bớc đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó Chơng trình kế hoạch công tác

là phơng án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.Chơng trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hớng và phơngthức thực hiện các mục tiêu định hớng đó của cơ quan tổ chức trong một thời giannhất định

Trong một môi trờng đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng

đối với hoạt động quản lý Nhà nớc Chơng trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc

điểm quan trọng

Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa họcgiúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí

có trọng tâm công việc

Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện hoạt động của cơ quan,

tổ chức nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục

đích và yêu cầu đặt ra

Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện bảo đảm sự chủ động củacơ quan tổ chức với sự biến động của môi trờng, là tiền đề phát triển bền vững.Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểmsoát hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tácquản lý hành chính Nhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực.Chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chơng trình kế hoạch công tácphải bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ,với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện

và có tính khả thi Một số khác khẳng định chơng trình kế hoạch công tác phải

đúng đờng lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi

Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chơng trình kế hoạch songtựu chung chơng trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:

-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chính sách của Đảng, Nhà nớc;

-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,những ngời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành Trong trờng hợp thật cần thiết

có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phơng án dự phòng

-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vữngchắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêumệnh lệnh của cấp trên

-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế hoạch công tác Các công việc phải

đợc sắp xếp có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải

ăn khớp với chơng trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa phơng,bảo đảm sự cân đối giữa chơng trình kế hoạch năm, quý, tháng

-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khảnăng thực hiện không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phảisắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ xảy

ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch công tác)

-Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảmchơng trình kế hoạch công tác phải đợc xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lựctrình độ Có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chơng trình kế hoạch.-Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng với những nguyên tắc căn bản

đặc thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch

Câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý Nhà

n-ớc Để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?

Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức vàmục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảoluận lấy ý kiến để t vấn, kiến nghị

Trong hoạt động quản lý Nhà nớc các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quantrọng Về mục đích các cuộc họp, mục đích thờng không phải lúc nào cũng giốngnhau Do vậy, muốn có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải đợc xác định mục đích thật

rõ ràng

Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hũ hiệu và những văn bản pháp luậtcần thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý Nhà nớc.-Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo

ra năng suất lao động cao

-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị

-Khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngời đóng góp từng ý kiếnsáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;

-Phổ biến những t tởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khókhăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;

-Nếu tổ chức tốt trong nhiều trờng hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợiích kinh tế đáng kể.

-Bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ýnghĩa trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý

Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý Nhà nớc nh thế nào phụ thuộc rất lớnvào vấn để cuộc họp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành có khoa học hay không?

Đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêucầu:

-Các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏiviệc họp có phải là cần thiết Không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèonàn không cần thiết Những cuộc họp nh vậy sẽ làm lãng phí thời gian của ngời họp

và tạo nên sự ỷ lại của ngời lãnh đạo, quản lý

-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự.Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lợng cuộchọp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích

-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phầnkhông nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố nh:chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phơng tiện truyền tin…

-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị

-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị

Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điềuhành của ngời điều khiển có một vai trò quan trọng

Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân Khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?

Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ.Tiếp khách có thể đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ cácmối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt độnggặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thểkhác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ trớc đó"

Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc có ý nghĩa riêng, cótính nghi lễ đợc quy định chặt chẽ Trong tổ chức hoạt động Nhà nớc tiếp khách là

một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các cánhân tổ chức trong và ngoài nớc.

Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà nớc còn phải thực hiện công táctiếp công dân Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan Nhà nớc do luật

định để tìm hiểu tâm t nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đềliên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng tronghoạt động quản lý Nhà nớc

-Bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý

-Tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trờng bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việcthực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị

-Giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc

từ phía bên ngoài

-Bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động

-Con đờng biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt độngqua tiếp thu các kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân

-Góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với Nhà nớc, chính quyền.-Khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý…

(Có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa củatiếp khách và tiếp công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản)

Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt độngquản lý Nhà nớc Chính vì vấn đề xuất phát là đại diện Nhà nớc, cơ quan Nhà nớchoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu câù riêng có

# Yêu cầu chung:

-Chủ động tiếp khách, tiếp công dân

-Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân

-Bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân.-Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống,nghi thức Nhà nớc)

-Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp

* Yêu cầu riêng:

1.Yêu cầu với tiếp khách:

-Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọngkhách

-Bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị

-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng nhngời tiếp khách

-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch

2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:

-Những ngời tiếp công dân là những ngời có thẩm quyền tiếp công dân;

-Tôn trọng công dân;

-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạngtiếp công dân mang tính hình thức

-Ngời tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tởng ở dân

Đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính Văn phòng tiếp khách, tiếpcông dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có tráchnhiệm phải quan tâm Các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy

đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan trọng nhất

Trớc hết là kỹ năng phân loại đối tợng cần tiếp Kỹ năng này là cơ sở để bố trínhững ngời thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả

Thứ hai là kỹ năng gia tiếp Đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhấttrong quan hệ xã hội Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹnăng lắng nghe, kỹ năng "phụ hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp…

Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụ mục tiêu Mục tiêu ở đây xétcả về hai phía ngời tiếp và ngời đợc tiếp

Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp

Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề

Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động của Văn phòng cơ quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng cơ quan, đơn vị.Làm tốt công tác hậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan Vănphòng có nhiều ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.-Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức

-Tăng cờng khả năng sử dụng các trang thiết bị trong Văn phòng cơ quan.Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị … nếu đợc quản lý sắpxếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những hoạt

động của con ngời tăng cờng hiệu năng của thiết bị

-Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng Công tác hậu cần đảmbảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan Các điều kiệnnày đợc cung ứng kịp thời, đầy đủ, tơng thích góp phần tiết kiệm sức ngời, sức của

và các khoản phụ phí không cần thiết

-Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động củacơ quan tổ chức chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu

tố vật chất là đối tợng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần

Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:

-Quản lý chi tiêu kinh phí Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dungchi tiết, cụ thể Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lơng chính, phụ cấp lơng,công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêunghiệp vụ khác theo quy định của Nhà nớc

-Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật t, hàng hoá,vật rẻ tiền mau hỏng

*Quản lý biên chế quỹ lơng hành chính sự nghiệp

-Nắm vững chỉ tiêu biên chế;

-Kế hoạch hoá quỹ lơng;

-Cấp phát và chi trả lơng cho các đối tợng;

-Quyết toán quỹ lơng;

*Quản lý tài sản cố định

-Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xởng, các thiết bị máy móc,phơng tiện kỹ thuật và các phơng tiện vận chuyển Đó là những tài sản có giá trịlớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần đợc quản lý sử dụng saocho có hiệu quả nhất

Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể:phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõikịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có quychế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vậtchất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánhgiá chất lợng và nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ tiền mauhỏng

*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan Văn phòng có trách nhiệmbảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học;bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổchức

*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần

-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;

-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc;

-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;

-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;

-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;

-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ

-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.

Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề gì?

Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinhnghiệm thực tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con ngời mộtcách tốt nhất trong quá trình lao động nhằm đạt đợc hiệu quả lao động, tăng năngsuất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự hăng hái lao động

Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, làvấn đề quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực củanhà quản lý Chúng ta sẽ đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đốivới các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp

Thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định Đó là nguồn tàilực, nguồn vật lực và nguồn nhân lực Các nguồn lực này sẽ phát huy vai trò nh thếnào phục vụ cho hoạt động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sửdụng Tổ chức lao động khoa học chính là biện pháp không thể thay thế để sử dụng

bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức

Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt,liên tục của cơ quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ

Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con ngời trong công

vụ, doanh nghiệp Tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng ngời, đúng việc, bố trícán bộ công chức nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong hoạt động; từ đóhọc có đóng góp thiết thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

Thứ t , tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trớc sự biến

động của môi trờng Đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững

Thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa họcnâng cao năng suất lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.Trong thời đại ngày nay vấn đề hiệu quả hoạt động là vấn đề u tiên hàng đầu Vàcon đờng đi đến hiệu quả không thể là con đờng nào khác ngoài tổ chức lao độngkhoa học nói nh Deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao

động khoa học là ánh sáng cuối đờng hầm"

Tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốnhoạt động hiệu quả phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ chức lao động khoahọc nh thế nào? Đối với mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức có sựkhác biệt ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổchức

-Chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm

vụ cụ thể theo yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu

đặt ra

-Tập hợp các nhiệm vụ đã đợc xác định thành các vị trí để điều hành theo mộttrật tự thích hợp Các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản lý đợc và có liên hệ vớinhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt ra

Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ

vị trí của các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức

Điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn bộquá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cầnthiết

-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;

-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiệnnhiệm vụ

-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của

tổ chức với mục tiêu chung

-Bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm;nguyên tắc thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp

-Xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức vớicác nhà quản lý tạo ra sự thống nhất nội bộ

*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm

vụ của cơ quan, chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạolên sự phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức

Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th là hoạt động không thể thiếu

đ-ợc Làm tốt công tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau

đây

-Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúpcho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, cónăng suất chất lợng đúng đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.

-Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc, ngănchặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phipháp

-Công tác văn th có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờkhông cần thiết, tiết kiệm đợc công sức và tiền của

Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết

có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trớc mắt và nộp lu trữ để nghiêncứu và sử dụng lâu dài

Nội dung của công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc:

2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:

-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

-Tổ chức chuyển giao văn bản đi

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

-Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

-Đóng dấu văn bản

-Quản lý và bảo quản con dấu

Câu 2: Trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn

th Trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ Anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung) Để đổi mới công tác văn th phải làm gì?.

Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu

-Công tác lặp hồ sơ

Các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phứctạp Chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nétkhái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.

1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: Nguyên tắc mọi vănbản đến đều phải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ tr-ởng cơ quan chánh văn phòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết;nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chínhxác, bảo đảm bí mật

Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bớc

+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản

+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợc chia thành hai loại

-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sách báo, th đích danh, văn bản của

Đảng, đoàn thể, văn bản mật

-Loại phải bóc bì Các văn bản còn lại

+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên

-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản

-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc đóng dới số ký hiệu hoặckhoảng trống giữa tác giả và tiêu đề

+Vào sôe đăng ký:

-Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản

-Có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằngmáy vi tính

+Trình văn bản:

-Tuỳ thuộc vào chế độ văn th ở mỗi cơ quan

+Chuyển giao văn bản:

-Bảo đảm đúng đối tợng, kịp thời, thích ứng

+Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:

2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:

Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn th để đăng ký vào sổ và làmthủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ đợc thực hiện đối với các văn bản đạt yêucầu nội dung và hình thức

Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

1-Soát lại văn bản:

-Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản

2-Vào sổ đăng ký văn bản đi

-Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từngloại.

-Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi

đi ngày ấy Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày,tháng là thời điểm ký ban hành

-Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu

-Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của vănbản đi

3-Chuyển giao văn bản đi:

Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi

4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lu tại văn th cơ quan 01bản

3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chungcủa mỗi văn bản nơi quản lý văn bản

4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:

Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:

-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ Thủ trởng cơ quan và nhữngngời đợc uỷ quyền mới đợc bóc văn bản

-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: vănbản mật đi và văn bản mật đến

5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn

th, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan

Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - Nội dung con dấu phải trung vớitên cơ quan ban hành văn bản;

-Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không

đóng dấu khống;

-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu

-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt