CÂU HỎI ÔN THI: HÀNH CHÍNH VÂN PHÒNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

... -Thông tin khứ thông tin liên quan đến việc đợc giải trình hoạt động qua quan quản lý -Thông tin hành thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan thuộc hệ thống máy quản lý Nhà nớc -Thông... thông tin: +Thông tin thức +Thông tin không thức -Theo quản lý hệ quản lý: +Thông tin từ xuống dới +Thông tin từ dới lên +Thông tin ngang +Thông tin liên lạc đan chéo -Theo hớng quan hệ hệ thống... thông tin: +Thông tin qua văn bản, tài liệu +Thông tin biểu qua lời nói +Thông tin biểu sơ đồ, đồ thị +Thông tin biểu qua ký hiệu, đồ thị -Theo yêu cầu: +Thông tin đạo +Thông tin báo cáo +Thông

hành chính văn phòng trong cơ

quan NHÀ NƯỚCC

Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về

Văn phòng Văn phòng có chức năng và

nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh

(chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc

thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?

Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu

trong lịch sử, Ngay từ thời La Mã cổ đại ngời ta

đã lập nên những Văn phòng của những "ngời

biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có

những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện

đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã

hội Văn phòng ngày càng đợc nhận diện đầy đủ

hơn toàn diện hơn Mối cỏch hiểu về Văn phòng

ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch

sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ

Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách

khác nhau: Văn phòng l bộ máy làm việc tổngà bộ máy làm việc tổng

hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng

phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo cỏc

Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn

thì thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì

cú văn phòng hành chính

Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ

quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối

ngoại của cơ quan đơn vị đú

Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể

của những ngời có choc vụ, có tầm cỡ nh: Nghị

sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc …

Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ

quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận,

bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là

những công việc liên quan đến công tác văn th

đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợpthông tin về những vấn đề cần giải quyết Từ đó

có thể thấy đợc mối quan hệ giữa tổng hợp vàtham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôịdung này là điều không cần thiết

Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện củamối quan hệ Văn phòng với toàn bộ cơ quan

đơn vị Với chức năng này Văn phòng có một vịtrí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bìnhthờng của mọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành

đợc các cơ quan tổ chức phải có các phơng tiện,

điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết Các yếu tố

đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để

đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầucủa cơ quan đơn vị

Ngày nay, ngời ta càng khẳng định vai trò củaVăn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổchức Vai trò càng đợc khẳng định thì nhiệm vụ

đặt ra cho các Văn phòng càng phức tạp hơn, đadạng hơn Về cơ bản chúng ta có thể thấy Vănphòng có các nhiệm vụ chủ yếu

-Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và

đôn đốc thực hiện chơng trình đó, bố trí sắp xếpchơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6tháng, năm của cơ quan

-Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụngthông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hìnhhoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất

kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự

chỉ đạo và điều hành của Thủ trởng

Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho Thủ

tr-ởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ

thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

-Thực hiện công tác văn th, lu trữ, giải quyết các

văn th, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân

theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc

giải quyết các văn th tờ trình đó

-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ

quan tổ chức trong công tác th từ tiếp dân, giữ

vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình

với các cơ quan tổ chức khác cũng nh với nhân

dân nói chung

-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng

năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh

phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng

năm, chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu

nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết

định của Thủ trởng

-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa

chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện

làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu

cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức

khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ

các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công

tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn

minh

-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội

ngũ công chức trong Văn phòng, từng bớc hiện

đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ

đạo và hớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các

Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi

cần thiết

Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn

nàn" về nhiều vấn đề Tình trạng nhân viên Văn

phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng

xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công

tác Văn phòng còn phổ biến Từ đó Văn phòng

cha phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạocơ quan tổ chức điều hành công việc Chức nănghậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãngphí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sửdụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chấtcủa cơ quan, tổ chức

Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Nội dung tổ chức lao

động khoa học trong Văn phòng là gì?

Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng cóthể đợc hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng cácbiện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằmtạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốtnhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất,chi phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đ-

ợc đảm bảo và không ngừng nâng cao

Một câu hỏi đợc đặt ra là tại sao phải tổ chứclao động khoa học trong Văn phòng? Để trả lờicho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câunói của Emercan đợc coi là trả lời chỉ dẫn xác

đáng nhất cho một tổ chức nói chung "Đối vớimột tổ chức nếu lao động đợc tổ chức khoa họcthì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn lànhỏ nhất" Với ý nghĩa chung đó việc tổ chứclao động khoa học trong Văn phòng là cần thiết

và tất yếu

ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chứclao động khoa học trong Văn phòng sẽ phát huy

đợc trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức

và giúp giải quyết đợc mối quan hệ giữa cơquan tổ chức và công chức viên chức tốt nềnếp, kỷ cơng khoa học của Văn phòng sẽ lànhững tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động

điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và

đạt đợc hiệu quả cao Trên thực tế việc tổ chứclao động khoa học trong Văn phòng đem lạinhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề pháttriển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gianlãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận

xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát

triển của cơ quan tổ chức, tăng cờng khả năng

sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi

phí cho công tác Văn phòng, nâng cao năng suất

lao động cho cơ quan tổ chức Trong điều kiện

của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác

Văn phòng vấn đề hiệu quả đợc đa lên hàng đầu

thì tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng

đợc coi là hiến pháp thích hợp nhất

Ngời ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững

đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay

Công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn

phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về

tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành

chính nói chung, theo đó tổ chức lao động Văn

phòng

-Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao

trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ,

công chức

-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi

tr-ờng xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời

sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công

chức

-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh

đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán

bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo

và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả

công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ

quan nói chung

-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả

các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai

tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn.Khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viêntrang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, côngviệc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm,công việc mình phải làm và yêu cầu đối vớicông việc cũng nh đối với bản thân để phấn đấuthực hiện tốt Từ đó, năng suất lao động, quản lý

sẽ đợc nâng cao hơn

Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính.

Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp,giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổchức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rấtquan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới ph-

ơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc,nâng cao chất lợng hiệu quả của công tác lãnh

đạo Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng tổchức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơquan tổ chức đợc đặc biệt quan tâm Từ đó đặt

ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuậtngc Văn phòng hiện đại

Văn phòng hiện đại là Văn phòng, bộ máy củacơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử

lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điềuhành của cơ quan tổ chức bằng các phơng tiễn

kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặtkhác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật

cho hoạt động chung của cơ quan Nhà nớc một

cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả

Văn phòng hiện đại có các đặc trng cơ bản:

-Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ

-Lao động trong Văn phòng đợc tổ chức khoa

học

-Tăng cờng áp dụng các phơng tiện kỹ thuật

mới, các phơng pháp điều hành mới

-Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý

-Linh hoạt và hiệu quả

Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn

đang đợc nhiều nớc trên thế giới trong thời đại

ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế

độ chính trị nào, t bản chủ nghĩa hay xã hội chủ

nghĩa Việc cải cách trong lĩnh vực quản lý

hành chính để củng cố bộ máy của chế độ xã

hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã

hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và

hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một

trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một

quốc gia hiện đại

Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành

chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả

hoạt động của nền hành chính công phục vụ

dân Với mục tiêu đó Văn phòng hiện đại có ý

nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành

chính Điều đó đợc thể hiện qua các khía cạnh

cơ bản

-Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc

lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về

quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lợng

công việc hàng ngày Đồng thời nó cũng sẽ giúp

cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc

hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát

huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức

Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào

hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình

tìm kiếm các giải pháp tối u để điều hành công

việc đạt hiệu quả cao nhất

-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độlàm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấptrung gian

-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy

tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằmvừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàngthuận tiện cho việc thi hành của cơ quan vàcông dân, cải tiến thủ tục hành chính

-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơquan đợc nhanh chóng và chính xác có năngsuất và chất lợng đúng đờng lối chính sáchnguyên tắc và chế độ

-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục

vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủkịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy

tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụcho công cuộc đổi mới hiện nay

Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ nh thế nào với cải cách hành chính?

Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rấtphong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tụchành chính liên quan đến các hoạt động quản trịcông sở; công tác văn th và lu trữ Sự am hiểu t-ờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quantrọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động côngcụ

Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng

điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ ờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ

th-đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộtrong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một sốlĩnh vực khác) Đây là kỹ năng thực hành là sựtiến hành có tính thực tiễn một loại công việcnào đó trong đời sống quản lý hàng ngày Dovậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chínhvăn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghềnghiệp của lĩnh vực này

Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải

pháp để nâng cao vai trò của Văn phòng, hiệu

quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm

cần thiết phù hợp với xu hớng của thời đại, đáp

ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới

đối với công tác Văn phòng

Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn

phòng

-Đổi mới nghiệp vụ văn th

-Đổi mới nghiệp vụ lu trữ

-Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình

chuẩn do công tác Văn phòng

-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện

việc tiêu chuẩn hoá trong công việc

-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của Văn

phòng, cơ quan

Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng

có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách

hành chinhs

-Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách

hành chính, hoạt động hành chính Các nghiệp

vụ hành chính đợc đổi mới khắc phục đợc tình

trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học

còn tơng đối phổ biến hiện nay trong công tác

Văn phòng Các nghiệp vụ hành chính Văn

phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế

chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức

năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý

-Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành

chính Văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý

nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất

l-ợng của cán bộ công chức

-Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành

chính Nghiệp vụ hành chính Văn phòng đợc

đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các

công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả

hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần

thiết

-Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức

trong Văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công

tác hành chính Văn phòng góp phần hoàn thiệnchế độ công vụ của cơ quan, tổ chức

-Đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng tạotiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điềuhành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoahọc; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất,liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan,

tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổchức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ c-

ơng Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lựchiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hànhchính Nhà nớc …

Câu 5: Thông tin có vai trò nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nớc? Trình bày cách phân loại thông tin?

Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi lànhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt

động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm

"Thông tin" là một khái niệm đợc hiểu từ nhiềugóc độ khác nhau ở mỗi góc độ Thông tin cómột nội hàm riêng, đặc trng riêng Dới góc độquản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm làmột tập hợp nhất định các thông tin đợc quanniệm là một tập hợp nhất định các thông báokhác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt độngquản lý và trong môi trờng bên ngoài có liênquan đến hoạt động quản lý đó, về những thay

đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi ờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổchức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian

tr-và thời gian đối với các khách thể quản lý

Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quantrọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc:

-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hànhchính Nhà nớc có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tínhkhả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chấtlợng quyết định Nhà nớc

-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thôngtin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành langpháp lý cho quản lý Nhà nớc Nó là những

thông tin bổ sung và nâng cao chất lợng của

kiểm tra trong quản lý Nhà nớc

-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản

lý Nhà nớc gắn liền với hiệu quả của quản lý

Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý

trong thực tiễn

Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động

quản lý Nhà nớc Để xử lý tốt các thông tin,

nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải

nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách

khoa học Việc phân loại thông tin có thể dựa

trên các tiêu chí

1 Phân loại theo kênh tiếp nhận

-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là

những thông tin đợc cập nhật theo những chu

kỳ, hệ thống định sẵn Loại quy định thông tin

này có đặc điểm là thờng đợc quy định trớc về

yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống

nhất là tuyệt đại đa số là cấp dới gửi lên cấp

trên

-Thông tin không hệ thống là những thống tin

không định kỳ, đợc cập nhật ngẫu nhiên không

có dự kiến trớc về thời gian cũng nh về nội dung

diễn biến của sự kiện thờng liên quan đến

những việc bất ngời xảy ra không thể lờng trớc

đợc trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải

có sự can thiệp giải quyết của ngời nhận tin

2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng

thông tin

-Thông tin tra cứu là những thông tin đến cho

ngời quản lý những nội dung tài liệu có tính quy

ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự

hoạt động quản lý của họ

-Thông tin báo cáo là những thông tin về tình

hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy

ra liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm

bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn

và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh

3.Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt

động

-Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánhcác quá trình hoạt động của mọi mặt của lĩnhvực hoạt động kinh tế

-Thông tin chính trị-xã hội là những thông tinliên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục 4.Theo tính chất thời điểm nội dung:

-Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan

đến những sự việc đã đợc giải quyết trong quátrình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.-Thông tin hiện hành là những thông tin liênquan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngàytrong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản

lý Nhà nớc

-Thông tin dự báo là những thông tin mang tính

kế hoạch tơng lai, các dự báo chiến lợc hoạt

động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó đểhoạch định phơng hớng hoạt động của mình.5.Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.-Theo nguồn thông tin:

+Thông tin chính thức+Thông tin không chính thức

-Theo quản lý hệ quản lý:

+Thông tin từ trên xuống dới+Thông tin từ dới lên trên+Thông tin ngang

+Thông tin liên lạc đan chéo…

-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và

-Theo hình thức thể hiện thông tin:

+Thông tin qua văn bản, tài liệu +Thông tin biểu hiện qua lời nói+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị

+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị

-Theo yêu cầu:

+Thông tin tra cứu

Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động

công tác có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt

động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình

kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu

gì?

Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan

trọng của việc lập chơng trình kế hoạch công

tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo

chơng trình kế hoạch Không thể tổ chức công

việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu

không có kế hoạch khoa học

Chơng trình kế hoạch công tác là sự xác định

các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc và những bớc

đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó Chơng

trình kế hoạch công tác là phơng án tổ chức các

công việc trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức

Chơng trình kế hoạch là sự định hình, dự báo

mục tiêu, định hớng và phơng thức thực hiện

các mục tiêu định hớng đó của cơ quan tổ chức

trong một thời gian nhất định

Trong một môi trờng đa nhân tố biến đổi vận

động và phát triển không ngừng đối với hoạt

động quản lý Nhà nớc Chơng trình kế hoạch

công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng

Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác là cơ

sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán

bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ

cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc.Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác là phơngtiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảmcho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thốngnhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra

Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác là phơngtiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan tổ chứcvới sự biến động của môi trờng, là tiền đề pháttriển bền vững

Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụcho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức

Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác chỉ

có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chínhNhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý,thiết thực Chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra cácyêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằngchơng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm cácyêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp vớinăng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơquan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thựchiện và có tính khả thi Một số khác khẳng địnhchơng trình kế hoạch công tác phải đúng đờnglối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khảthi

Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối vớimột số chơng trình kế hoạch song tựu chung ch-

ơng trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơbản:

-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chínhsách của Đảng, Nhà nớc;

-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danhmục những công việc dự kiến, những ngời chịutrách nhiệm, thời hạn hoàn thành Trong trờnghợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phícần thiết, những phơng án dự phòng

-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp

lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực

hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,

đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên

-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế

hoạch công tác Các công việc phải đợc sắp xếp

có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có

trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chơng

trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp

trên, địa phơng, bảo đảm sự cân đối giữa chơng

trình kế hoạch năm, quý, tháng

-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm,

nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện

không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao

cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự

phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ

xảy ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch

với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán

triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch

Câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị

trong hoạt động quản lý Nhà nớc Để tổ chức

cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn

đề gì?

Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan

hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của

một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc

thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để t vấn,

kiến nghị

Trong hoạt động quản lý Nhà nớc các cuộc họp,

hội nghị có vai trò rất quan trọng Về mục đích

các cuộc họp, mục đích thờng không phải lúc

nào cũng giống nhau Do vậy, muốn có kết quả,

mỗi cuộc họp đều phải đợc xác định mục đích

thật rõ ràng

Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hũhiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hộihọp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệuquả quản lý Nhà nớc

-Tạo sự phối hợp hành động trong công việc,nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suấtlao động cao

-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các côngviệc của cơ quan, đơn vị

-Khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọingời đóng góp từng ý kiến sáng tạo của bảnthân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;-Phổ biến những t tởng, quan điểm mới, bànbạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn, uốnnắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ;

-Nếu tổ chức tốt trong nhiều trờng hợp hội họpcũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đángkể

-Bảo đảm tính chính xác của các quyết địnhtrong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp đốivới hiệu lực, hiệu quả quản lý

Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý Nhà

n-ớc nh thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để cuộchọp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành cókhoa học hay không? Đối với các cuộc họp, hộinghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ramột số yêu cầu:

-Các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp cóphải là cần thiết Không nên tổ chức các cuộchọp với nội dung nghèo nàn không cần thiết.Những cuộc họp nh vậy sẽ làm lãng phí thờigian của ngời họp và tạo nên sự ỷ lại của ngờilãnh đạo, quản lý

-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấuhợp lý về thành phần tham dự Việc triệu tậpthành phần tham dự không thích hợp có thể làmcho chất lợng cuộc họp bị hạ thấp đồng thờicũng sẽ gây tốn kém vô ích

-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc

họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho thành

công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các

yếu tố nh: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ

giải lao, các phơng tiện truyền tin…

-Chơng trình nghị sự đợc xây dựng khoa học,

hợp lý

-Các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các

tài liệu cần thiết phải đợc chuẩn bị chu đáo

-Nắm vững những yêu cầu chính trong quá

trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa

trọng tâm đã để ra

-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị

-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh

trong cuộc họp, hội nghị

Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều

yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của ngời điều

khiển có một vai trò quan trọng

Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách,

tiếp công dân Khi tiếp khách, tiếp công dân

cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?

Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có

thể tiếp cận trừ nhiều góc độ Tiếp khách có thể

đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố

hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội"; "tiếp

khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là

”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một

bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thể

khác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ

trớc đó"

Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính

Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ đợc

quy định chặt chẽ Trong tổ chức hoạt động Nhà

nớc tiếp khách là một trong những nghi lễ, một

công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các

cá nhân tổ chức trong và ngoài nớc

Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà

n-ớc còn phải thực hiện công tác tiếp công dân

Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan

Nhà nớc do luật định để tìm hiểu tâm t nguyện

vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn

đề liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan

Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa

và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lýNhà nớc

-Bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệquả của quá trình quản lý

-Tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trờng bên ngoàiphục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị

-Giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét

đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bênngoài

-Bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động

-Con đờng biện pháp để khắc phục những saisót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu cáckiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân.-Góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đốivới Nhà nớc, chính quyền

-Khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệthống chủ thể quản lý…

(Có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ratheo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và tiếpcông dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai tròquan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc.Chính vì vấn đề xuất phát là đại diện Nhà nớc,cơ quan Nhà nớc hoạt động tiếp khách, tiếpcông dân phải có các yêu câù riêng có

# Yêu cầu chung:

-Chủ động tiếp khách, tiếp công dân -Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếpcông dân

-Bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho côngtác tiếp khách, tiếp công dân

-Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹnăng cần thiết (truyền thống, nghi thức Nhà n-ớc)

-Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao

tiếp

* Yêu cầu riêng:

1.Yêu cầu với tiếp khách:

-Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa

lòng khách đi", tôn trọng khách

-Bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan

đơn vị

-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù

hợp với từng loại khách cũng nh ngời tiếp

khách

-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao

dịch

2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:

-Những ngời tiếp công dân là những ngời có

thẩm quyền tiếp công dân;

-Tôn trọng công dân;

-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền

với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân

nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng

mà bộ phận có trách nhiệm phải quan tâm Các

kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt

kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan

Thứ hai là kỹ năng gia tiếp Đây là một kỹ năng

tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã hội

Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng

khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng "phụ

hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp…

Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụmục tiêu Mục tiêu ở đây xét cả về hai phía ngờitiếp và ngời đợc tiếp

Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề

Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động của Văn phòng cơ quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu củaVăn phòng cơ quan, đơn vị Làm tốt công táchậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vàoviệc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổchức

Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chứcnăng hậu cần của cơ quan Văn phòng có nhiều

ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan,

-Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Vănphòng Công tác hậu cần đảm bảo các điều kiệncần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơquan Các điều kiện này đợc cung ứng kịp thời,

đầy đủ, tơng thích góp phần tiết kiệm sức ngời,sức của và các khoản phụ phí không cần thiết.-Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổchức Năng suất lao động của cơ quan tổ chứcchịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tốtrong đó có các yếu tố vật chất là đối tợng quản

lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:

-Quản lý chi tiêu kinh phí Đây là một nội dung

lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể Nội

dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lơng chính,

phụ cấp lơng, công tác phí, công vụ phí, văn

phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi

tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của Nhà nớc

-Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố

định, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ tiền mau

hỏng

*Quản lý biên chế quỹ lơng hành chính sự

nghiệp

-Nắm vững chỉ tiêu biên chế;

-Kế hoạch hoá quỹ lơng;

-Cấp phát và chi trả lơng cho các đối tợng;

-Quyết toán quỹ lơng;

*Quản lý tài sản cố định

-Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà

xởng, các thiết bị máy móc, phơng tiện kỹ thuật

và các phơng tiện vận chuyển Đó là những tài

sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt

động của cơ quan nên cần đợc quản lý sử dụng

sao cho có hiệu quả nhất

Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện

nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố

định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi

chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử

dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có

quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử

dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất

đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện

việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lợng và

nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng

hoá, vật rẻ tiền mau hỏng

*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan

Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí

phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp

lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang

thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ

chức

*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần

-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác củacán bộ lãnh đạo;

-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phònglàm việc;

-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;

-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của cáccuộc họp;

-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơquan;

-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ

-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan

Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn

Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đốivới mọi cơ quan, tổ chức, là vấn đề quan tâmhàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí

đánh giá năng lực của nhà quản lý Chúng ta sẽ

đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoahọc đối với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.Thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồnlực nhất định Đó là nguồn tài lực, nguồn vật lực

và nguồn nhân lực Các nguồn lực này sẽ pháthuy vai trò nh thế nào phục vụ cho hoạt độngcủa tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí

và sử dụng Tổ chức lao động khoa học chính làbiện pháp không thể thay thế để sử dụng bố tríhợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức

Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo

đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ

quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm

trễ

Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để

phát triển con ngời trong công vụ, doanh

nghiệp Tổ chức lao động khoa học sử dụng

đúng ngời, đúng việc, bố trí cán bộ công chức

nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong

hoạt động; từ đó học có đóng góp thiết thực cho

cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

Thứ t , tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích

nghi của tổ chức trớc sự biến động của môi

tr-ờng Đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững

Thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp,

tổ chức lao động khoa học nâng cao năng suất

lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ

quan, tổ chức Trong thời đại ngày nay vấn đề

hiệu quả hoạt động là vấn đề u tiên hàng đầu

Và con đờng đi đến hiệu quả không thể là con

đờng nào khác ngoài tổ chức lao động khoa học

nói nh Deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm

hiệu quả thì tổ chức lao động khoa học là ánh

sáng cuối đờng hầm"

Tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với

mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu

quả phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ

chức lao động khoa học nh thế nào? Đối với

mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ

chức có sự khác biệt ở đây, chỉ nêu ra những

nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ

chức

-Chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực

hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo

yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải

quyết đúng yêu cầu đặt ra

-Tập hợp các nhiệm vụ đã đợc xác định thành

các vị trí để điều hành theo một trật tự thích

hợp Các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản

lý đợc và có liên hệ với nhau trong quá trình

giải quyêt các công việc đặt ra

Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý cótrách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của cácnhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơquan, đơn vị, tổ chức Điều này rất có ý nghĩa,bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đ-

ợc toàn bộ quá trình vận hành công việc trongcơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cầnthiết

-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệmvụ;

-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiệnkhác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phậntrong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với mụctiêu chung

*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phảiphù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan,chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kếhoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp tác động t-

ơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức

Công tác văn thCâu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh thế nàotrong hoạt động quản lý Nhà nớc? Nội dungcông tác văn th gồm những hoạt động gì?

Công văn của Cục Lu trữ Nhà nớc số55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 về hớng dẫnthực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịchHội đồng Bộ trởng đã đa ra quan điểm về côngtác văn th nh sau: "Công tác văn th là toàn bộquá trình xây dựng và ban hành văn bản, quátrình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản

lý của cơ quan Mục đích chính của công tácvăn th là bảo đảm thông tin cho quản lý Những

tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử

dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là

phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của

các cơ quan có hiệu quả"

Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th

là hoạt động không thể thiếu đợc Làm tốt công

tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt động này có

những ý nghĩa sau đây

-Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt

động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải

quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh

chóng, chính xác, có năng suất chất lợng đúng

đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ

-Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật

của Đảng và Nhà nớc, ngăn chặn việc sử dụng

công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm

những việc phi pháp

-Công tác văn th có nề nếp sẽ góp phần giảm

bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết

kiệm đợc công sức và tiền của

Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn

đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục

vụ tra cứu giải quyết công việc trớc mắt và nộp

lu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài

Nội dung của công tác văn th bao gồm 3 nhóm

2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong

hoạt động của cơ quan:

-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

-Tổ chức chuyển giao văn bản đi

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

-Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

-Đóng dấu văn bản

-Quản lý và bảo quản con dấu

Câu 2: Trình bày nội dung các khâu nghiệp vụchủ yếu của công tác văn th Trình bày thực tếthực hiện các khâu này ở cơ Anh (chị) công tác(hoặc thực tế nói chung) Để đổi mới công tácvăn th phải làm gì?

Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụchủ yếu sau đây:

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu

1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một sốnguyên tắc: Nguyên tắc mọi văn bản đến đềuphải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển vănbản đến cho thủ trởng cơ quan chánh vănphòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn

vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyêntắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chínhxác, bảo đảm bí mật

Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đếngồm 8 bớc

+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì vănbản

+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợcchia thành hai loại

-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sáchbáo, th đích danh, văn bản của Đảng, đoàn thể,văn bản mật

-Loại phải bóc bì Các văn bản còn lại

+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên.

-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của

văn bản

-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với

thông tin trên bì và phiếu gửi

+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc

đóng dới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác

-Bảo đảm đúng đối tợng, kịp thời, thích ứng

+Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:

2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:

Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua

văn th để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát

hành thủ tục, phát hành chỉ đợc thực hiện đối

với các văn bản đạt yêu cầu nội dung và hình

-Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục

từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày

31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung

hoặc cho từng loại

-Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc

chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy

Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp

dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời điểm ký

ban hành

-Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu

-Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn

các điểm cần thiết của văn bản đi

3-Chuyển giao văn bản đi:

Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm antoàn đối với văn bản đi

4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01bản, lu tại văn th cơ quan 01 bản

3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ:

áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bảnnơi quản lý văn bản

4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặcthù:

-Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm antoàn theo quy định của Nhà nớc, có ký nhậnkiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt

-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phongchỉ Thủ trởng cơ quan và những ngời đợc uỷquyền mới đợc bóc văn bản

-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bảnmật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và vănbản mật đến

5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụquan trọng trong công tác văn th, là vấn đề liênquan đến quyền lực của cơ quan

Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : Nội dung con dấu phải trung với tên cơ quanban hành văn bản;

Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chínhthức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫumực dấu

-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý

đặc biệt