Cải tiến hồ sơ Kiểm kê tài sản trên chương trìnhExcel

Cơ sở lý luận: Hồ sơ “Kiểm kê tài sản” là một công cụ quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài sản công của trường học.. Mặt khác, quản lý tài sản ở trườ

I PHẦN MỞ ĐẦU:

1 Cơ sở lý luận:

Hồ sơ “Kiểm kê tài sản” là một công cụ quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài sản công của trường học Mặt khác, quản lý tài sản ở trường học lại là một công việc đòi hỏi sự cập nhật chính xác, nhanh chóng, kịp thời của công tác kế toán

2 Cơ sở thực tiễn:

Trước đây, công tác “Kiểm kê tài sản” hàng năm thường mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ giáo viên; hồ sơ phức tạp, rối rắm Để giúp công tác này tiện lợi, gọn nhẹ, nhanh chóng, chính xác, dành thời gian để các cô thầy tập trung vào việc giảng dạy, tôi đã làm hồ sơ “Kiểm kê tài sản” này trên chương trình Excel nhằm khắc phục một phần nào những nhược điểm trên Để hoàn chỉnh hồ sơ này

II PHẦN NỘI DUNG:

1 Tổng quan chương trình:

Hồ sơ Kiểm kê tài sản là một Folder (thư mục) gồm 2 File (tệp):

- Kiểm kê tài sản có đến 0 giờ ngày 01-01- 200 ( trên Excel)

- Biên bản đề nghị thanh lý tài sản (trên Word)

Trong File “Kiểm kê tài sản” gồm có 10 Sheet lần lượt như sau:

BanT.hop; ThopTSCD; Nhacua; Thop-DCLD; Dogo; Hanghoa; TBDC; Sach; DDDH; B03 - H

được khóa ở: Tools/ Protection/ Protect Sheet

Trong mỗi Sheet chi tiết dành cho một loại tài sản được trình bày như sau:

Trong mỗi loại tài sản (đồ gỗ; sách; ) được trình bày trên mỗi Sheet theo 4 phần:

A Có 01/01/(năm trước)

B Tăng trong năm (năm trước)

C Giảm trong năm (năm trước)

D Có 01/01/(năm nay)

2 Nhập dữ liệu:

2.1/ Nhập mới hồ sơ năm đầu:

- Khi nhập dữ liệu lần đầu, chỉ cần nhập các cột (2); (3); (4); (5); (7) Các cột (6) :“Thành tiền” và cột (8): “Giá trị còn lại” đã được nhập công thức sẵn, chương trình Excel sẽ cho kết quả Để giữ các công thức này khỏi bị vô ý làm mất, các ô ở cột F và H này được bảo vệ bởi lệnh: Data Validation/ Settings

Khi kích chuột vào những ô ở các cột này sẽ được báo không cần nhập Nếu vẫn nhập dữ liệu lên những ô này, Excel sẽ thông báo không nhập được:

- Ở cột Tỉ lệ giá trị còn lại áp dụng Bảng khung thời gian và tỷ lệ tính hao mòn các loại tài sản và giá trị hao mòn Tài sản quy định đối với các trường học, QĐ 351/ TC-CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Sách “Kế toán-Kiểm toán trong trường học”)

Nếu giá trị còn lại dưới 50% thì cột Ghi chú sẽ đánh dấu “X” để kế toán biết, căn cứ thực tế mà đánh giá lại tài sản hoặc đề nghị thanh lý tài sản (Nếu tỉ lệ ở Giá trị còn lại của những “tài sản” <50% thì sẽ mang dữ liệu cả hàng những “tài sản” đó

về phần C-Giảm trong năm 200 Sau đó kế toán sẽ kiểm tra lại những “tài sản” nào chưa giảm thì xóa đi.)

được viết công thức tính tổng (có kèm hướng dẫn: Insert/ Comment), chẳng hạn ở ô

F35=SUM(F10:F34) như ở dưới:

- Khi hoàn thành các biểu Chi tiết, số liệu ở các hàng Cộng của từng loại Tài sản sẽ được cập nhật vào các ô tương ứng của biểu Tổng hợp Ví dụ ở Bản tổng hợp dụng cụ lao động, ô D11= TBDC! F35 sẽ được cập nhật như ở dưới:

- Đồng thời sau khi nhập xong hồ sơ Kiểm kê, số liệu cũng sẽ được kết xuất ra

ở Sheet B03 – H (Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định - Mẫu B03-H), một

trong những mẫu báo cáo bắt buộc trong hệ thống “Báo cáo tài chính” hàng năm

2.2/ Nhập hồ sơ cho các năm sau:

Sau khi kiểm kê mỗi năm, chẳng hạn “Kiểm kê tài sản 01/01/2007” xong, kế toán coppy file “Kiểm kê 2007” sang 1 file mới “Kiểm kê 2008” Chuyển phần B-Tăng năm 2006 vào phần A- Có đến 01- 01- 2007 và xóa những hàng có tài sản ở phần

C- Giảm trong năm 2006, chỉnh sửa để có phần A- Có 01 - 01- 2008 hoàn chỉnh

Trong năm khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng hoặc giảm tài sản, kế toán đơn vị phản ánh ngay vào phần B- Tăng trong năm 2008 hoặc phần C- Giảm trong năm 2008 (theo loại tài sản)

Đến thời điểm kết thúc năm học và kết thúc năm tài chính, sau khi kiểm kê thực tế (dùng một bản photo Kiểm kê tài sản kỳ trước để kiểm kê, so sánh), đối chiếu

số liệu xong, kế toán chỉnh sửa để có Kiểm kê 0 giờ ngày 01/06/2007 hoặc Kiểm kê

0 giờ ngày 01/01/2008 và in, nộp hồ sơ, báo cáo theo yêu cầu

III PHẦN KẾT LUẬN:

Qua 4 năm sử dụng và từng bước hoàn thiện chương trình “Kiểm kê tài sản”

này tôi thấy có nhiều tiện lợi cho công việc quản lý tài sản trong trường học Thời gian để kiểm kê tài sản từ kiểm kê thực tế đến hoàn chỉnh hồ sơ chỉ trong vòng 1 đến

2 ngày làm việc Do đó sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức của giáo viên để các thầy cô tập trung vào việc giảng dạy cho học sinh, nhất là vào những thời gian “cao điểm” cuối năm học và năm tài chính này

Tuy nhiên do trình độ Tin học của bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian đầu

tư chưa nhiều nên đề tài này chưa đạt được kết quả như ý muốn, trong thời gian tới bản thân tôi sẽ cố gắng để hoàn chỉnh hơn (Chẳng hạn mở thêm các Sheet và liên kết với các Sheet đã có để mở thêm 1 cuốn sổ Tài sản trường năm 200 ) Đồng thời cũng mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô để bản thân tôi sớm hoàn thiện đề tài này

Để đề tài này hoàn thành, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của chuyên viên PGD phụ trách tài chính, tài sản; BGH trường TH số 1 Thủy Phù

Thủy Phù, ngày 15 tháng 4 năm 2007

Người thực hiện

Lê Quang Dương