Bài giảng giao dịch đàm phán bài 4 tiến hành đàm phán

Lời nói, cử chỉ của bạn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của đối tác đối với bạn • Chào hỏi:  Bước vào phòng đàm phán, tay phải không cầm vật gì  Chủ động bắt tay đối tác ngay  Bắt tay

BÀI 4

1.Mở đầu đàm phán

Chào hỏi và giới thiệu

• Chào hỏi là nghi lễ bình thường trong mọi cuộc gặp

gỡ, nhưng không phải là việc đơn giản Lời nói, cử chỉ của bạn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của đối tác đối với bạn

• Chào hỏi:

 Bước vào phòng đàm phán, tay phải không cầm vật gì

 Chủ động bắt tay đối tác ngay

 Bắt tay chắc và nhanh, không nên siết chặt quá

 Mỉm cười một cách cởi mở, không gượng ép

 Nhìn thẳng vào mắt đối tác

 Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại

• Cần lưu ý đến đặc điểm văn hoá của đối tác ĐP

Tìm tiếng nói chung

• Những phút đầu của cuộc ĐP nên được sử dụng để xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc ĐP

• Nên bắt đầu bằng việc thăm hỏi đối tác hoặc trao đổi những chủ đề đơn giản mà hai bên có thể dễ dàng chia sẻ, hoặc tìm hiểu thêm thông tin về đối tác

• Không nên quá ồn ào hoặc tỏ ra quá tò mò

• Nên tránh ảnh hưởng của thành kiến, định kiến hoặc ấn tượng ban đầu vô thức về đối tác

sẽ thảo luận

• Chương trình ĐP cần chỉ rõ:

Lý do các bên đến với cuộc đàm phán

Những nội dung các bên cần thảo luận

Trình tự thảo luận các nội dung

Thời gian ước tính của cuộc đàm phán

• Phương pháp kiếm cớ (móc xích): viện dẫn

những vấn đề, sự kiện có liên quan đến nội dung ĐP

• Phương pháp trực tiếp: thông báo ngắn gọn lý

do của cuộc ĐP

• Phương pháp kích thích trí tưởng tượng: nêu các câu hỏi về các vấn đề cần ĐP

Trao đổi/Truyền đạt thông tin

• Là giai đoạn tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp

• Là cơ hội để:

 Nhận biết những nhu cầu và giới hạn của đối tác

 Kiểm tra những giả định của bạn về đối tác

 Gây ảnh hưởng, thuyết phục và cung cấp cho đối tác những thông tin cần thiết

 Thăm dò những mục tiêu quan trọng của đối tác

• Cần cẩn trọng, không nên quá huênh hoang về mình và quá tò

 Được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và tự tin

 Thể hiện mong muốn đạt được thoả thuận

• Một số người chủ động đưa ra đề nghị, 1 số người khác lại muốn đối tác đưa ra đề nghị

• Nếu chủ động đưa ra đề nghị thì có lợi thế là chủ

động lựa chọn thời điểm thuận lợi nhất cho đề nghị

của mình và được quyền đặt mức kỳ vọng

• Nếu chưa chuẩn bị kỹ và sợ bị “hớ” thì nên chờ đối

tác đưa ra đề nghị trước và thận trọng đưa ra quyết

định trên cơ sở đề nghị của đối tác

Đề nghị

Xác định thời điểm thích hợp

• Đề nghị nên được đưa ra ở thời điểm cả 2 đã phán

đoán được vấn đề và nên cố gắng hoà hợp được lợi ích của các bên

• Làm thế nào để xác định đúng thời điểm đưa ra đề

nghị?

 Có những tín hiệu cho biết đã đến lúc đưa ra đề nghị, đó là tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng xem lại các điều kiện của mình

 Tín hiệu thường thể hiện bằng những thay đổi trong ngôn

ngữ mà đối tác sử dụng, từ dứt khoát sang lưỡng lự

 Tín hiệu cũng có thể thể hiện thông qua cử chỉ, điệu bộ  cần lắng nghe và quan sát

• Nếu không nhận thấy tín hiệu, nên chủ động phát tín hiệu để có được tín hiệu từ phía đối tác

 Thể hiện rõ những điều kiện đi kèm với nó

 Không bao gồm những nhượng bộ, loại trừ, những điều kiện không thực tế hoặc quá ưu đãi nào.

• Nên bắt đầu bằng những điểm dễ thống nhất

• Nên thăm dò những đề nghị khác của đối tác bằng

cách đưa ra những câu như: chúng tôi sẽ cân nhắc

khả năng, nếu… thì…

• Nên dự đoán những phản ứng có thể có của đối tác

để chuẩn bị đối đáp

• Đề nghị đối tác phản hồi

đó và lý do tại sao đối tác lại đề nghị như vậy.

• Có thể tạm dừng đàm phán để thảo luận, nhưng hạn chế sử

dụng chiến thuật này.

• Phản hồi:

 Nên bắt đầu bằng cách tóm tắt lại đề nghị của đối tác

 Phản hồi dựa trên đề nghị của đối tác

 Với những điểm không tán đồng, nên đưa ra phương án thay thế

 Chú ý thái độ phản hồi

Giá trị Mức giá lý

tưởng của người bán

Mức giá tối

đa của người mua

Mức giá tối thiểu của người bán

Vùng chồng lấn

Thương lượng

Vùng thương lượng (tiếp)

• Nếu mong muốn của 2 bên không có vùng chồng lấn, thương lượng sẽ không có cơ hội thành công

• Có nhiều vùng thương lượng tương ứng với mỗi vấn

đề đàm phán khác nhau

• Nếu đã đưa ra giới hạn cuối cùng mà đối tác vẫn

không chấp nhận  2 bên không có vùng chồng lấn

• Nên thăm dò giới hạn của đối tác để biết hai bên có vùng chồng lấn hay không

• Việc xác định khoảng chồng lấn (vùng thương lượng)

có tồn tại hay không là việc rất khó, phụ thuộc rất

nhiều vào sự nhạy bén của người đàm phán

• Lập luận là giai đoạn khó khăn nhất trong quá trình

đàm phán Để có lập luận tốt, đòi hỏi phải có sự hiểu biết rộng, kiến thức chuyên môn sâu, s chu n b t t ự chuẩn bị tốt ẩn bị tốt ị tốt ốt

và cách trình bày hợp lý, lịch sự

• Cỏc phương phỏp lập luận hựng biện và tự biện

Thương lượng (tiếp)

• Tranh luận là phương pháp bác bỏ các lý lẽ , ý

kiến của đối tác

• Yêu cầu :

.Phải bình tĩnh, tự tin,tôn trọng đối tác

.Sử dụng ngôn ngữ đa dạng mềm dẻo ,sâu sa

.Linh hoạt trong sử dụng các phương pháp tranh luận

KL : Không bác bỏ trực tiếp mà bác bỏ gián tiếp

Thương lượng

Các chiến thuật thương lượng

• Chia nhỏ: Chia những vấn đề đang cản trở việc thoả thuận ra thành nhiều mảng nhỏ, giải quyết dần những vấn đề nhỏ để đạt được mục đích của vấn đề lớn

• Phương án mới: Không nên chấm dứt đàm phán khi có khoảng cách về thương lượng quá xa, mà cần tìm kiếm những phương án mới, những lựa chọn mới

• Thăm dò: Đưa ra các giả thiết khác nhau để thăm dò đối tác nhằm mở lối thoát khi thảo luận vấn đề với đối tác Không nên quá lạm dụng vì có thể khiến đối tác cho rằng ta không chắc là

ta muốn gì

• Đi đường vòng: Khi cuộc đàm phán đang ở chỗ bế tắc, có thể tạm gác những vấn đề có vẻ khó sang một bên Bạn phải quay trở lại vấn đề sau đó, và trong nhiều trường hợp vấn đề đã được xử lý bằng những quyết định khác

Thương lượng

Các chiến thuật thương lượng (tiếp)

• Trao đổi nhượng bộ: Nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ,

không bao giờ nhượng bộ đơn phương Chỉ nhượng bộ khi không còn cách nào khác và không nhượng bộ quá sớm

• Tổng kết từng giai đoạn: Định kỳ tổng kết những thoả thuận

đã đạt được hoặc dành thời gian xem lại tiến trình thương lượng nhằm củng cố những gì đã đạt được và xây dựng cơ sở vững chắc cho tiến trình tiếp theo Đồng thời, việc này giúp phát hiện những hiểu nhầm vì vị thế hiện tại của các bên để có thể sớm giải quyết vấn đề

• Sức ép thời gian: Sử dụng khi người đàm phán muốn gây sức

ép với đối tác để đi đến quyết định hoặc khi người đàm phán muốn có thêm thời gian để cân nhắc những lựa chọn khác

• Thay đổi người đàm phán

• Ngừng đàm phán trên cơ sở những gì đã thống nhất được và

đề nghị sẽ thảo luận sau

• Sử dụng BATNA

• Bổ sung những phương án thay thế…

Thương lượng

Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc (tiếp)

2 RÚT LUI VÀ KẾT THÚC ĐÀM PHÁN:

• Cần cân nhắc kỹ vì phải chịu rủi ro

• Cần chuẩn bị cho sự rút lui:

Trình bày với đối tác về:

 lập trường của bạn

 Bạn hiểu như thế nào về lập trường của đối tác

 Vì sao hai bên không đạt được thoả thuận

Cảm ơn đối tác đã dành thời gian

• Thông báo với đối tác về quyết định rút lui một cách lịch sự và trân trọng

• Tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác

• Tóm tắt nội dung và rút ra kết luận cơ bản cho cuộc đàm phán

• Nếu xác định sai thời điểm, có thể làm đàm phán kéo dài và khiến đối tác hiểu lầm

Kết thúc đàm phán

Đạt thoả thuận

• Tóm tắt lại những tiến trình đàm phán, kể cả những điểm vẫn chưa thoả thuận được

• Quay trở lại những vấn đề chưa thoả thuận được để giải quyết chúng:

4.Không hiểu nhau (hiểu sai về nhau )

5 Do đặc điểm tâm lý của người đàm phán

7 sách lược phá thế căng thẳng

trong ĐPKD

1.Tập trung vào lợi ích chứ không phải lập trường

2 Xây dựng các phương án để cùng đạt được

mục đích

3 Xây dựng các tiêu chuẩn khách quan

4 Áp dụng thuật “nhu đạo”

5 Thay thế nhân viên đàm phán

6 Tác động vào điểm chủ chốt và nhân vật chủ

chốt

7 Tìm đối tác khác để tạo sự cạnh tranh