xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên access software dntn điện máy thủy – trà vinh

Đề tài: Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access cho Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy... TÓM TẮT ĐỀ TÀIĐề tài: “ XÂY DỰNG GIAO DIỆN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN ACCESS SOFTWAR

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA CÔNG NGHỆ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG GIAO DIỆN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN ACCESS SOFTWARE

DNTN ĐIỆN MÁY THỦY – TRÀ VINH

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN SINH VIÊN THỰC HIỆN

Th.s Phạm Thị Vân Nguyễn Hữu Truyện (MSSV: 1101535) Ngành: Quản Lý Công Nghiệp – Khóa: 36

Tháng 11/2013

TRƯỜNG ĐH CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ Độc Lập – Tự Do – Hạnh phúc

BỘ MÔN: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

Cần Thơ, ngày 27 tháng 8 năm 2013

PHIẾU ĐỀ NGHỊ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP CHO SINH VIÊN

3 Địa điểm thực hiện:

Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy, Tp Trà Vinh – Tỉnh trà Vinh

4 Số lượng sinh vien thực hiện: 01

5 Sinh viên thực hiện:

- Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access cho Doanh nghiệp.

7 Các nội dung chính và giới hạn của đề tài:

Tìm hiểu phương pháp hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp sau đó nhận định những vấn đề mà doanh nghiệp đang mắc phải Thống kê số lượng nhập, xuất và tồn trữ từng mặt hàng tại doanh nghiêp Số liệu thống kê được dùng để nhập vào phần mềm để quản lý

Do thời gian có hạn nên đề tài tập trung vào việc xây dựng giao diện đăng nhập

và giao diện sử dụng riêng cho từng cá nhân liên quan đến doanh nghiệp

DUYỆT CỦA BỘ MÔN CÁN BỘ RA ĐỀ TÀI

DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG LV&TLTN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP 1 Cơ quan: Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy 2 Đề tài: Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access cho Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy 3 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Truyện MSSV: 1101535 Lớp: Quản lý công nghiệp – Khóa: 36 Nội dung nhận xét:

Trà Vinh, ngày 27 tháng 11 năm 2013

TRƯỜNG ĐH CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ Độc Lập – Tự Do – Hạnh phúc

BỘ MÔN: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

1 Cán bộ hướng dẫn: Th.S Phạm Thị Vân

2 Đề tài: Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access cho Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy.

3 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Truyện

MSSV: 1101535 Lớp: Quản lý công nghiệp – Khóa: 36

Nội dung nhận xét:

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013

Cán bộ hướng dẫn

Phạm Thị Vân

TRƯỜNG ĐH CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ Độc Lập – Tự Do – Hạnh phúc

BỘ MÔN: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ PHẢN BIỆN

4 Cán bộ chấm phản biện: ………

5 Đề tài: Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access cho Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy 6 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Truyện MSSV: 1101535 Lớp: Quản lý công nghiệp – Khóa: 36 Nội dung nhận xét:

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt đề tài đề tài nghiên cứu của mình, tôi đã được sự hướng dẫn tận tình từ cán bộ hướng dẫn và sự góp ý của anh chị trong doanh nghiệp Vì thế, đểbày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:

Cô Phạm Thị Vân – Giảng viên Bộ môn Quản lý công nghiệp đã tận tình

hướng dẫn, góp ý và động viên để tôi hoàn thành tốt đề tài tốt nghiệp

Các thầy cô trong Bộ Môn Quản Lý Công Nghiệp đã truyền thụ kiến thức

cho tôi trong 4 năm học Đại Học

Cô Lưu Nguyễn Anh Thư – Giảng viên khoa Công nghệ thông tin đã tận tình

chỉ dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn

Cô Huỳnh Thị Bích Thủy – Giám đốc Doanh nghiệp tư nhân Điện Máy Thủy

đã tạo điều kiện cho tôi tham quan và thực tập tại doanh nghiệp

Cô Phan Thị Tám – Nhân viên bán hàng tại doanh nghiệp đã nhiệt tình chia sẽ

và góp ý kiến cho tôi về thông tin doanh nghiệp Tập thể anh chị trong doanh nghiệp đã thân thiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp

Xin cảm ơn gia đình, cha mẹ đã ủng hộ, động viên và lo lắng cho tôi trong suốt thời gian qua để tôi hoàn thành tốt chương trình học của mình

Xin cảm ơn tất cả các bạn đã động viên và giúp đỡ tôi trong thời gian thực hiện luận văn này

Cần Thơ, ngày 27 tháng 11 năm 2013

Nguyễn Hữu Truyện

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Đề tài: “ XÂY DỰNG GIAO DIỆN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN ACCESS SOFTWARE - DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐIỆN MÁY THỦY – TỈNH TRÀ VINH ” nhằm giúp cho cửa hàng quản lý tốt từ khâu đặt hàng, nhập hàng và xuất hàng

Để đạt được như vậy giao diện phải thân thiện, dễ sử dụng và phân quyền sử dụng cho từng người thông qua tài khoản đăng nhập Vì thế, trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã:

- Sử dụng phần mềm quản lý Access để xây dựng giao diện

- Tìm hiểu phương pháp hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp

- Thống kê được số lượng nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng.Sau thời gian thực hiện đề tài đã đạt được kết quả như sau:

- Thống kê được số lượng nhập, xuất và tồn trữ của từng mặt hàng tại doanh nghiệp

- Giải quyết vấn đề doanh nghiệp mắc phải thông qua giao diện quản lý bán hàng như: quản lý kho ( thông tin sản phẩm, xuất, nhập và tồn trữ ), quản lý thông tin nhà cung cấp, quản lý hóa đơn đặt hàng - bán hàng, quản lý nhân viên ( thông tin nhân viên, chấm công, tính lương ) và xem nhận xét kết quả bán hàng làm cơ sở cho việc đặt hàng

MỤC LỤC

Phiếu đề nghị đề tài tốt nghiệp cho sinh viên

Nhận xét của cơ quan nơi thực tập

Nhận xét của cán bộ hướng dẫn

Nhận xét của cán bộ phản biện

Lời cảm ơn

Tóm tắt đề tài

Mục lục i

Danh mục bảng .iv

Danh mục hình v

Bảng chú giải viết tắt vii

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu đề tài 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu 3

1.4 Phương pháp nghiên cứu 3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

2.1 Khái niệm về kho 4

2.2 Các nguyên nhân gây cơ bản gây ra tồn kho trong doanh nghiệp 4

2.3 Mục đích quản lý hàng tồn kho 5

2.4 Phân loại hàng tồn kho 5

2.5 Tồn kho đúng thời điểm 6

2.6 Just-In-Time 6

2.7 Nguyên nhân chậm trể của quá trình cung ứng 7

2.8 Kiểm soát hàng tồn kho 7

2.9 Phần mềm Microsoft Access 8

2.9.1 Microsoft Access 8

2.9.2 Chức năng của các thành phần 9

2.10 Khái niệm về đặt hàng 10

2.11 Khái niệm về bán hàng 10

CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 12

3.1 Giới thiệu về Doanh Nghiệp Điện Máy Thủy 12

3.2 Một số sản phẩm chính ở cửa hàng 13

3.3 Lịch sử phát triển Doanh nghiệp 14

3.4 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 14

CHƯƠNG 4: HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 16

4.1 Quá trình bán và giao hàng cho khách 16

4.2 Quá trình đặt hàng 17

4.3 Nhà cung cấp sản phẩm 19

4.4 Các đại lý 20

4.5 Danh sách các sản phẩm 21

4.6 Lượng hàng hóa nhập tại cửa hàng 29

4.7 Lượng hàng hóa tiêu thụ trong 4 tháng 29

CHƯƠNG 5: NHẬN ĐỊNH – ĐỀ XUẤT – XÂY DỰNG GIAO DIỆN 31

5.1 Nhận định – đề xuất 31

5.1.1 Nhận định 31

5.1.2 Đề xuất 32

5.2.1 Biểu đồ Use case 33

5.2.2 Lược đồ cơ sở dữ liệu 35

5.2.3 Sơ lược về các giao diện quản lý bán hàng 39

5.2.4 Hệ thống quản lý bán hàng 39

5.2.4.1 Giao diện đăng nhập 39

5.2.4.2 Giao diện chính 42

5.2.4.3 Các giao diện thành phần 45

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 61

6.1 Kết luận 61

6.2 Kiến nghị 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1

PHỤ LỤC 2

PHỤ LỤC 3

Đề cương luận văn tốt nghiệp

DANH MỤC BẢNG

Bảng 4.1 Danh sách các nhà cung cấp 19

Bảng 4.2 Các đại lý 20

Bảng 4.3 Danh sách hàng hóa hiện có ở cửa hàng 21

Bảng 4.4 Lượng hàng nhập tại cửa hàng qua các tháng 29

Bảng 4.5 Lượng hàng tiêu thụ trong 4 tháng 30

Bảng 4.6 Lượng hàng tồn kho cuối kỳ 30

Bảng 5.1 Đề xuất giải pháp 32

DANH MỤC HÌNH

Hình 3.1 Một số sản phẩm chính ở cửa hàng 13

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 15

Hình 4.1 Quá trình bán hàng 17

Hình 4.2 Quy trình kiểm tra kho để đặt hàng 18

Hình 4.3 Hình thức đặt hàng với nhà cung cấp 18

Hình 5.1 Biểu đồ Use case quản lý bán hàng 34

Hình 5.2 Mối quan hệ giữa các Table trong cơ sở dữ liệu 36

Hình 5.3 Các dữ liệu được thao tác vào các bảng trong Access 37

Hình 5.4 Dữ liệu được thao tác vào Query 37

Hình 5.5 Các giao diện của hệ thống 38

Hình 5.6 Các câu lệnh dùng để điều khiển dữ liệu 38

Hình 5.7 Giao diện đăng nhập 40

Hình 5.8 Mục chọn tên trong giao diện đăng nhập 41

Hình 5.9 Giao diện xác định người dùng 41

Hình 5.10 Giao diện diện chính dành cho Giám đốc cửa hàng 42

Hình 5.11 Giao diện diện chính dành cho nhân viên bán hàng 43

Hình 5.12 Giao diện diện chính dành cho thủ kho 43

Hình 5.13 Giao diện diện chính dành cho nhà cung cấp 44

Hình 5.14 Giao diện diện chính dành cho khách hàng 44

Hình 5.15 Giao diện quản lý nhân viên 45

Hình 5.16 Giao diện thêm nhân viên 46

Hình 5.17 Giao diện chấm công nhân viên 46

Hình 5.18 Giao diện quản lý lương nhân viên 47

Hình 5.19 Báo cáo bảng lương nhân viên tháng 11 48

Hình 5.20 Giao diện xem lập hóa đơn bán hàng 49

Hình 5.21 Giao diện nhà cung cấp 50

Hình 5.22 Giao diện nhà cung cấp cho nhân viên thủ kho 50

Hình 5.23 Giao diện nhận xét kết quả bán hàng trong tháng 51

Hình 5.24 Giao diện nhập hàng vào kho 52

Hình 5.25 Giao diện xuất hàng 53

Hình 5.26 Giao diện đơn đặt hàng 54

Hình 5.27 Giao diện DMHH cho nhân viên BH và giám đốc 55

Hình 5.28 Giao diện DMHH cho khách hàng và nhà cung cấp 56

Hình 5.29 Giao diện thêm hàng hóa cho thủ kho 56

Hình 5.30 Giao diện QLTT khách hàng cho NVBH 57

Hình 5.31 Giao diện QLTT khách hàng cho khách hàng 57

Hình 5.32 Phiếu nhập hàng 58

Hình 5.33 Đơn đặt hàng 59

Hình 5.34 Phiếu xuất kho 60

BẢNG CHÚ GIẢI CHỮ VIẾT TẮT

GDP Gross Domestic Product (Tổng sản phẩm nội địa)

GFK và AC Tên công ty khảo sát thị trường

Tại Trà Vinh, sự ra đời của nhiều trung tâm, siêu thị điện máy những năm qua đã khiến thị trường điện máy thêm sôi động nhờ các chương trình khuyến mãi, ưu đãi khách hàng rầm rộ Theo kết quả khảo sát và nghiên cứu thị trường của các công ty khảo sát thị trường GFK và AC Nielsen, nhu cầu tiêu thụ hằng năm của thị trường bán

lẻ điện máy Việt Nam có thể đạt doanh thu khoảng 4 tỷ USD, nhưng hiện doanh số bán

lẻ chung của các thị trường chỉ đạt khoảng 1,2 - 1,3 tỷ USD, tương đương 40%; còn đến 60% thị trường chưa được khai thác đúng mức Trong đó thị trường Trà Vinh cũng chưa được khai thác đúng mức nên đây cũng là thị trường đầy tiềm năng nên nhiều

nghiệp Điện Máy Thủy ra đời vào năm 1989 là một trong những nhà cung cấp điện máy lâu năm nhất miền Tây Với lịch sử và uy tín lâu năm, Điện Máy Thuỷ luôn tự hào đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm điện máy, điện lạnh, điện gia dụng với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp điện máy phải có tiềm lực tài chính và đặc biệt là kỹ năng về vận hành quản lý

Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý là xu thế tất yếu, vì nó giúp các doanh nghiệp

có những đổi mới tích cực Một trong những phần mềm hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp mà phải kể đến là phần mềm Microsoft Access Microsoft Access là một hệquản trị cơ sở dữ liệu có nhiều tính năng cần thiết phục vụ cho công tác quản lý Nó có thể tập hợp, lưu trữ và xử lý thông tin theo ý muốn của người dùng Trên hệ thống Macro giúp người dùng tăng hiệu quả trong việc tính toán và quản lý

Đề tài: “XÂY DỰNG GIAO DIỆN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN ACCESS

SOFTWARE - DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐIỆN MÁY THỦY – TỈNH TRÀ VINH” được đưa ra nhằm cải cách việc quản lý bán hàng trên máy tính thay vì quản lý

bằng sổ sách như trước kia và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

1.2.2 Mục tiêu cụ thể:

 Hiểu được cách thức mua hàng, bán hàng của Doanh nghiệp

 Biết được cách thức đặt hàng với nhà cung cấp cũng như phương thức giao hàng của nhà cung cấp

 Biết được cách bán hàng, giao hàng cho khách hàng

 Hiểu được cách quản lý kho và tồn kho

 Xây dựng giao diện quản lý bán hàng cho doanh nghiệp

1.3 Phạm vi nghiên cứu:

Do điều kiện và thời gian hạn chế nên đề tài chỉ tập trung vào việc xây dựng giao diện quản lý về đặt hàng, nhập hàng, xuất hàng, tồn trữ, chấm công và tính lương cho nhân viên

Không gian: Trường Đại Học Cần Thơ – Khoa Công Nghệ và Doanh Nghiệp Điện Máy Thủy, tỉnh Trà Vinh

Thời gian: Đề tài được thực hiện trong 15 tuần

1.4 Phương pháp nghiên cứu:

 Tham khảo tài liệu

 Thực tập tại doanh nghiệp

 Thống kê số lượng: nhập từ nhà cung cấp, phân phối cho đại lý và bán lẽ

 Xây dựng giao diện quản lý bán hàng trên phần mềm Access

CHƯƠNG II

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Khái niệm tồn kho:

Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh Ở doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán lại Ở đơn vị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm Ngoài ra, hàng đã mua đang trên đường đi chưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưng chưa bán cũng bao gồm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp

2.2 Các nguyên nhân gây cơ bản gây ra tồn kho trong doanh nghiệp:

Có 3 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho

- Thứ nhất, có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua

- Thứ hai, có những bất chắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm shock

- Thứ ba, để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động hậu cần để nhận hay giao hàng Điều này khiến cho chi phí hậu cần tăng lên Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữhàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí hậu cần.

2.3 Mục đích quản lý hàng tồn kho:

Quản lý hàng tồn kho gồm các mục đích sau:

- Cực tiểu đầu tư tồn kho

- Phục vụ khách hàng tốt nhất

- Bảo đảm hoạt động hiệu quả ở các bộ phận

Ngoài các mục đích chính như trên còn có các mục đích phụ như sau:

2.4 Phân loại hàng tồn kho:

Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tại trong một thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó người ta có thể chia tồn kho thành hai loại:

- Tồn kho một kỳ: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần mà không có

ý định tái dự trữ sau khi nó đã được tiêu dùng

- Tồn kho nhiều kỳ: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vịtồn kho đã được tiêu dùng sẽ bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ

2.5 Tồn kho đúng thời điểm:

Hàng dự trữ trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm mục đích đề phòng những bất trắc có thể xãy ra trong quá trình sản xuất và phân phối Để đảm bảo hiệu quả tối ưu của sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần áp dụng cung ứng đúng thời điểm

Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết dữ cho hệ thống sản xuất hoạt động bình thường Với phương thức tổ chức cung ứng và dự trữ đúng thời điểm để đảm bảo lượng hàng hóa được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kỳ nơi nào cũng được liên tục

Để đạt được lượng dự trữ đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất đúng thời điểm phải tìm ra cách giảm những biến đổi do các nhân tố bên trong và bên ngoài của quá trình sản xuất gây ra

Trong JIT, các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bị bãi bỏ Và như vậy,

hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn

Nói cách khác, JIT là hệ thống điều hành sản xuất trong đó các luồng nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kếhoạch chi tiết nhất trong từng bước, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình sảnxuất rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải

JIT còn được áp dụng trong cả suốt quy trình cho đến bán hàng Số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra, tránh tồn đọng vốn

và tồn kho hàng không cần thiết Có những công ty đã có lượng hàng tồn gần như bằng không

Hệ thống JIT cho phép hệ thống vận hành hiệu quả nhất, tránh lãng phí không cần thiết

2.7 Nguyên nhân chậm trễ của quá trình cung ứng:

Các nguyên nhân gây ra sự chậm trể hoặc cung ứng hàng không đúng lúc là do những nguyên nhân sau:

- Các nguyên nhân thân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư cung ứng không đảm bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu

về tiêu chuẩn hoặc số lượng sản xuất ra không đủ lô hàng phải giao

- Thiết bị công nghệ, thiết kế sản phẩm không chính xác

- Không nắm các yêu cầu của khách hàng

- Thiết lập các mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ

- Hệ thống cung ứng chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ, gây mất mát, hư hỏng

2.8 Kiểm soát hàng tồn kho:

Việc kiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm gọi là quản

lý tồn kho Nếu lượng tồn kho không đủ thì doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn Nhưng nếu lượng tồn kho nhiều quá thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí để lưu hàng và chậm thu hồi vốn

cung ứng phức hợp là rất khó khăn và có những tác động đáng kể đến mức độ dịch vụkhách hàng và chi phí chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn hệ thống

Một chuỗi cung ứng điển hình gồm có nhà cung ứng và nhà sản xuất, những người có nhiệm vụ dịch chuyển nguyên vật liệu vào thành phẩm, và các trung tâm phân phối và nhà kho mà qua đó sản phẩm hoàn thành sẽ được phân phối đến cho khách hàng Tồn kho xuất hiện trong chuổi cung ứng dưới các hình thức:

- Tồn kho nguyên vật liệu

- Tồn kho sản phẩm dở dang (WIP)

- Tồn kho thành phẩm

Mỗi một loại tồn kho này cần cơ chế quản lý tồn kho riêng Việc xác định cơ chếnày thực sự khó khăn bởi vì các chiến lược sản xuất, phân phối hiệu quả và kiểm soát tồn kho để giảm thiểu chi phí toàn hệ thống và gia tăng mức độ phục vụ phải xem xét đến sự tương tác giữa các cấp độ khác nhau trong chuỗi cung ứng Tuy nhiên, lợi ích của việc xác định các cơ chế kiểm soát tồn kho này có thể là rất lớn

2.9 Phần mềm Microsoft Access:

2.9.1 Microsoft Access:

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặc trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực văn phòng Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word dùng để soạn thảo tài liệu, MS Excel bảng tính điện tử, MS Powerpoint dùng để trình chiếu báo cáo… Còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở

dữ liệu rất nỗi tiếng đi kèm là MS Access

Ở Việt Nam, chúng ta biết đến và đã sử dụng các phiên bảng của Offices:

- Offices 3.1X và phiên bản Access 2.0 ra đời vào năm 1993.

- Offices 95 và phiên bản Access 95 ra đời cùng với hệ điều hành Windows 95 năm 1995

- Offices 97 và phiên bản Access ra đời năm 1997

- Offices 2000 và phiên bản Access 2000 ra đời năm 2000

- Offices XP và phiên bản Access 2002 ra đời năm 2002

- Offices 2003 và phiên bản Access 2003 ra đời năm 2003

- Offices 2007 và phiên bản Access 2007 ra đời năm 2007 và nhiều phiên bản mới được ra đời sau này nhưng hiện nay Access 2003 và 2007 vẫn được sửdụng phổ biến

Các phiên bản Access càng cao thì càng được bổ sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có Riêng đối với MS Access 2003 có các thành phần sau:

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hỗ trợ hai ngôn ngữ vấn tin chuẩn công nghiệp

- Ngôn ngữ lập trình thủ tục về cơ bản là một tập hợp con của Visual Basic

- Môi trường triển khai ứng dụng nhanh có các công cụ phát triển báo biểu và báo cáo trực quan

- Hỗ trợ lập trình hướng đối tượng

- Các thuật sỹ trợ giúp thiết kế

Trong một tiệp cơ sở dữ liệu của Access thì có các thành phần hỗ trợ đắc lực trong quản lý đó là Form, Report và Macro

2.9.2 Chức năng của các thành phần:

 Form giúp người dùng trình bày và mô tả thông tin trong cơ sở dữ liệu quan hệtheo ý muốn Thông tin trong biểu mẫu thường được xây dựng dựa trên một sốtài nguyên cơ sở dữ liệu sẵn có

 Report là công cụ hữu hiệu để trình bày số liệu dạng in ấn Người dùng cũng có thể tự thiết kế và thay đổi mọi thành phần trong Report.

 Macro là một dãy các hành động liên tiếp đã được quy định sẵn để thực hiện các tác vụ Nó giúp người dùng tự động hóa một số công việc thông thường như mởform, in một report…

2.10 Khái niệm về đặt hàng:

Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát

từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên

Nội dung của đơn đặt hàng chỉ bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, sốlượng, thời gian giao hàng Về những điều kiện khác, hai bên sẽ áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước đó

Có hai hình thức đặt hàng:

- Đặt hàng trực tiếp: Hình thức đặt hàng lúc này có thể biểu hiện qua hành động, lời nói Đặt hàng có thể có đơn đặt hàng hoặc không, có đặt cọc tiền hoặc không

có đặt cọc tiền tùy theo thỏa thuận giữa hai bên

- Đặt hàng gián tiếp: Đặt hàng qua thư, đặt hàng qua điện thoại và đặt hàng qua mạng (mail, các hình thức trực tuyến khác)

2.11 Khái niệm về bán hàng:

Khi chúng ta ra chợ, đi siêu thị, vào các tiệm ăn, đi mua sắm , hầu như ngày nào bạn cũng tiếp xúc với người bán hàng Thậm chí, có thể cùng bạn bè tổ chức một

quầy ăn, bán đồ lưu niệm trong dịp hội trường? Công việc của người bán hàng không

xa lạ đối với chúng ta nhưng chúng ta chưa biết chính xác và đầy đủ về nó

Mua hàng là một quá trình Nó bao gồm:

Vì vậy, bán hàng cũng là một quá trình giao tiếp giữa người với người để đi đến một thỏa thuận mua bán chung mà cả hai bên cảm thấy hài lòng

Từ đó, hiểu một cách đơn giản bán hàng là một khái niệm bao gồm một loạt các hoạt động đi liền với việc giao hàng và nhận tiền Đây vừa là khâu cuối, vừa là khâu đầu của quá trình kinh doanh Để có và giữ khách hàng, người bán cần đến một loạt các kỹ năng Maketting, từ việc tiếp cận thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng đến tìm cách chào bán đúng thứ mà khách hàng cần, đúng lúc, đúng nơi và đúng giá với cách truyền thông, thuyết phục phù hợp nhất

Vì sao bán hàng cần thiết?

- Hàng hóa sản xuất mang tính xã hội nhưng tiêu dùng có tính cá nhân

- Hàng hóa sản xuất liên tục nhưng tiêu dùng thì không phải lúc nào cũng liên tục

- Hàng hóa được sản xuất ở một nơi nhưng được bán ở nhiều nơi

CHƯƠNG III

TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP

3.1 Giới thiệu về Doanh Nghiệp Điện Máy Thủy:

Tên: Doanh Nghiệp Tư Nhân Điện Máy Thủy.

Địa chỉ: 108 – đường Độc Lập – Khóm 2 – Phường 3 – Tp Trà Vinh – Tỉnh Trà

Vinh

Điện Thoại: 0743 852 229

Email: dienmaythuy@gmail.com

Diện tích kinh doanh: 400 m2

Thời gian hoạt động: từ 7h00’ – đến 19h30’.

Tọa lạc tại trung tâm chợ Trà Vinh với vị thế đắc địa cho việc kinh doanh, trong suốt 24 năm qua Điện Máy Thủy tự hào là nhà cung cấp điện máy lâu năm nhất miền Tây

Với lịch sử và uy tín lâu năm, điện máy

Thuỷ luôn tự hào đem đến cho người tiêu dùng

những sản phẩm điện máy, điện lạnh, điện gia dụng

với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất Tại

Trà Vinh, Điện Máy Thủy là cửa hàng bảo đảm bán

hàng chính hãng với phương châm chỉ kinh doanh hàng chính hãng, Điện Máy Thủy

chỉ cung cấp những sản phẩm chất lượng từ các thương hiệu nổi tiếng hàng đầu thếgiới như SONY, TOSHIBA, LG, SANYO, JVC, PANASONIC, SAMSUNG, PHILLIPS, TCL…với chế độ bảo hành chu đáo, áp dụng chính sách giao hàng tận nhà – lắp đặt miễn phí

Ngoài kinh doanh điện máy như: Tivi, máy giặt, máy lạnh, tủ lanh, tủ đông, đầu DVD, nồi cơm điện, lò vi ba, máy hút bụi và máy tắm nóng thì doanh nghiệp còn cung cấp các sản phẩm phụ kiện đi kèm theo sản phẩm như: Khung treo tivi, cáp HD, chảo, anten, micro, khây đá, nước xã vải, bột giặt… nhằm đa dạng sản phẩm và giúp người tiêu dùng sử dụng những sản phẩm chính hãng

3.2 Một số sản phẩm chính ở cửa hàng:

Hình 3.1 Một số sản phẩm chính ở cửa hàng

3.3 Lịch sử phát triển Doanh nghiệp:

Được thành lập vào ngày 27 tháng 11 năm 1989 do Bà: Huỳnh Thị Bích Thủy làm chủ doanh nghiệp Sự ra đời của Điện máy Thủy đã đánh dấu một bước tiến lớn của thị trường điện máy Trà Vinh và khu vực lân cận Những ngày đầu kinh doanh chỉ

là một vài sản phẩm như tivi, máy cassette, radio… nhưng hiện nay tại cửa hàng đã có trên 200 mặt hàng đa dạng và hiện đại phù hợp với nhu cầu của khách hàng

Do nhu cầu về các sản phẩm điện máy của người dân khá cao nên ngày 06 tháng 01 năm 2009 cửa hàng Điện Máy Thủy II đã ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Hiện nay số vốn điều lệ của doanh nghiệp là 05 tỷ đồng

Những thành tựu và huy chương đạt được như sau:

 Đại lý bán hàng tiêu biểu 12 năm liền ( 2001 – 2012 ) của hãng SAMSUNG

 Đại lý bán hàng tiêu biểu 10 năm liền ( 2003 – 2012 ) của hãng TCL và PANASONIC

 Đại lý bán hàng xuất sắc từ năm 2005 – 2010 của hãng HANEL

 Đại lý bán hàng xuất sắc từ năm 2010 – 2012 của hãng VTB

 Đại lý bán hàng tiêu biểu từ năm 2007 – 2010 của hãng TOSHIBA

 Đại lý bán hàng xuất sắc năm 2009 của hãng Media

 Doanh nghiệp vượt khó 10 năm liền ( 2003 – 2012)

 Doanh nhân tiêu biểu 7 năm liền ( 2006 – 2012 )

3.4 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp:

Cửa hàng hiện có:

 01 nhân viên kế toán

 02 nhân viên bán hàng kiêm thu ngân

 02 nhân viên giao hàng

 01 nhân viên thủ kho.

Nhiệm vụ và chức năng của các nhân viên như sau:

 Nhân viên kế toán: Kiểm tra toàn bộ hoạt động thu chi của cửa hàng; quản lý sổsách, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật; lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm của cơ quan thuế

 Nhân viên bán hàng: Tư vấn cho khách về sản phẩm, giải đáp những thắc mắc của khách hàng, bán hàng, quản lý hàng hóa, quản lý thu ngân

 Nhân viên giao hàng: chịu trách nhiệm giao hàng cho khách, tư vấn lắp đặt và bảo hành

 Nhân viên thủ kho: Thực hiện thủ tục nhập hàng, theo dõi hàng tồn kho tối thiểu, thực hiện thủ tục đặt hàng, sắp xếp hàng hóa trong kho, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho, tuân thủ về quy định phòng cháy và chửa cháy tại cơ quan

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

CHƯƠNG IV

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

4.1 Quá trình bán và giao hàng cho khách:

Hiện cửa hàng có 02 nhân viên vừa đảm nhận việc bán hàng và thu ngân Khi khách hàng đến có nhu cầu mua sản phẩm thì nhân viên bán hàng có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về sản phẩm cũng như giá sản phẩm và thời gian bảo hành

Qua quá trình tư vấn khách hàng sẽ có một số yêu cầu về tính năng của sản phẩm, nhân viên tư vấn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cho họ Sau đó, nếu khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng sẽ xem lại nếu còn hàng thì sẽ xuất bán và giao cho khách hàng, nếu hết hàng thì sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và sẽ giao cho khách hàng sau đó vài ngày

Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại thông tin sản phẩm, giá bán, số lượng vào

sổ bán hàng và xuất hóa đơn bán hàng làm 2 giao người mua 1 bảng, bảng còn lại sửdụng để báo cáo thuế

Hình 4.1 Quá trình bán hàng

Sau khi hóa đơn bán hàng được lập thì nhân viên giao hàng có nhiệm vụ là sửdụng hóa đơn bán hàng đến kho giao cho nhân viên thủ kho để lập hóa đơn xuất và nhận sản phẩm giao cho khách hàng Đối với những đơn hàng có số lượng hàng nhỏ thì dùng xe mô tô giao hàng, ngược lại đối với những đơn hàng lớn thì dùng xe tải chuyên chở để giao hàng

Ngoài việc giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao hàng còn đảm nhiệm việc lắp đặt sản phẩm cho khách hàng theo phương châm “ nhanh chóng và chính xác”

4.2 Quá trình đặt hàng

Điện Máy Thủy luôn chú trọng đến độ khâu chăm sóc khách hàng và đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng kịp thời không để thời gian chờ quá lâu từ đó tăng độtin cậy và uy tín của cửa hàng đến với khách hàng Vì vậy, nhân viên thủ kho phải kiểm tra và báo cáo tình hình tồn kho chính xác Chu kỳ kiểm tra kho là 02 ngày một

Hình 4.2 Quy trình kiểm tra kho để đặt hàng

Sau quá trình kiểm kho doanh nghiệp sẽ đặt hàng nhà cung cấp những sản phẩm nhanh với số lượng tồn hiện đang dưới 2 sản phẩm Tức nhiên, đối với những sản phẩm bán chậm hay không có khách mua doanh nghiệp sẽ không đặt hàng

Hình 4.3 Hình thức đặt hàng với nhà cung cấp

Hình thức đặt hàng chủ yếu là gọi điện thoại đặt hàng với nhà cung cấp, thời gian và phương thức giao hàng như sau:

 Với số lượng đặt hàng những sản phẩm quen thuộc với số lượng nhỏ thì nhà cung cấp sẽ giao hàng với hình thức là gửi xe theo kiện hàng, sau khi đặt hàng 1 ngày cửa hàng sẽ nhận được hàng

 Với hình thức chào hàng những sản phẩm mới hay đặt hàng với số lượng lớn những sản phẩm quen thuộc thì nhà cung cấp sẽ giao hàng bằng xe của họ Sau khi đặt hàng từ 2 đến 3 ngày cửa hàng sẽ nhận được hàng

Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp về, hàng sẽ được nhập vào kho Trong lúc nhận hàng nhân viên thủ kho kiểm tra thông tin sản phẩm – nhà cung cấp, số lượng, đơn giá và ghi vào sổ nhập hàng

TMDV  ĐC: 150/41A Nguyễn Cư Trinh, P NCT, Q.1

Công ty

Phan Khang

 ĐC: 431A Hoàng Văn Thụ, P.4, Q Tân Bình

 ĐT: 0838.116.216Công ty TNHH

TMDV

Vinh Phụng

 ĐC: C7/I27 Chánh Hưng, P BH, Q Bình Chánh

 ĐT: 0837.584.800Công ty TNHH

Hồng Đạt

 ĐC: 2696A QL1A, KP.5, P Tân Thới Nhất, Q.12

 ĐT: 0835.925.242Công ty CP SX

TM

Thiên Gia Phát

 ĐC: 21-23 đường 80, P.10, Q.6

 ĐT: 0862.901.588Công ty điện tử

Sơn Tùng

 ĐC: 83/5 Thoại Ngọc Hầu, P Hòa Thành, Q Tân Phú

 ĐT: 0839.737.112

4.4 Các đại lý:

Hàng sau khi nhập từ nhà cung cấp về sẽ được phân phối lại cho đại lý và bán

lẻ Hiện cửa hàng đang phân phối hàng cho 5 đại lý chính, những đại lý này được hưởng chiết khấu là 5% khi mua hàng tại cửa hàng

Bảng 4.2 Các đại lý:

Cửa hàng điện máy

Chal

 ĐC: Khóm 1, TT Trà Cú, huyện Trà Cú

 ĐT: 0743.676.018 Cửa hàng điện máy

Hạp

 ĐC: xã Tân An, huyện Càng Long

 ĐT: 0743.886.358

Cửa hàng điện máy

Minh Tốt

 ĐC: Khóm 3, TT Càng Long, huyện Càng long

 ĐT: 0743.883.650Cửa hàng điện máy

Hùng Mỹ Thuật

 ĐC: TT Cầu Ngang, huyện Cầu Ngang

 ĐT: 0743.825.599Cửa hàng điện máy