TIỂU LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TẠI KHO BẠC

Vỡ vậy quy trỡnh kiểm soỏt thanh toỏn, kế toỏn được thực hiện giống nhưquy trỡnh kiểm soỏt theo dự toỏn đối với cỏc khoản chi khụng do bộ phận kếhoạch và thanh toán vốn đầu t kiểm soỏt s

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TIỂU LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TẠI

KHO BẠC

Lời Nói đầu

Cải cách hành chính theo hớng minh bạch, công khai và đơn giản hoá cácchính sách, chế độ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan quản

lý Nhà nớc trong giai đoạn hiện nay Quán triệt quan điểm trên, Tổng giám đốcKho bạc Nhà nớc đã ban hành Quyết định số 323KB/QĐ/VP ngày 5/5/2004 vềviệc phê duyệt đề án cải cách hành chính Kho bạc Nhà nớc giai đoạn 2004-2010theo tinh thần Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ TớngChính phủ về việc phê duyệt chơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nớcgiai đoạn 2001-2010, Quyết định số 20/2002/QĐ-BTC ngày 4/3/2002 của Bộ tr-ởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính ngành Tàichính giai đoạn 2001-2005; trong đó nhấn mạnh trọng tâm cải cách hành chínhcủa ngành Kho bạc Nhà nớc là công tác quản lý chi NSNN, do đây là nhiệm vụquan trọng của ngành và cũng là nhiệm vụ công tác có quan hệ với các đối tợng

sử dụng NSNN nhiều nhất

Trong thời gian qua, các quy trình hoạt động nghiệp vụ KBNN trong đó cócông tác kiểm soát chi ngân sách đã đợc cải tiến theo hớng đơn giản hoá, minhbạch, rõ ràng nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn đồng thời quản lý antoàn tiền vốn của Nhà nớc Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt đợc,công tác này còn bộc lộ một số hạn chế nh:

- Nhiệm vụ quản lý chi NSNN bị phân tán thành nhiều đầu mối: trớc đâycông tác này đợc giao cho 3 hệ thống trong Bộ Tài chính thực hiện (hệ thống cáccơ quan tài chính, hệ thống KBNN và hệ thống ĐTPT); thực hiện chủ tr ơng cảicách hành chính, từ năm 2000 nhiệm vụ quản lý chi đầu t XDCB thuộc NSNN đ-

ợc thống nhất giao cho ngành KBNN, song với quy trình quản lý và cơ cấu tổchức nh hiện nay dẫn đến công tác quản lý chi NSNN vẫn cha tập trung vào một

đầu mối Về bản chất, chi NSNN là một nhiệm vụ thống nhất bao gồm cả chi ờng xuyên và chi đầu t phát triển, song đối với từng nhiệm vụ chi thì có quy trìnhnghiệp vụ tơng ứng, việc tổ chức quản lý chi NSNN theo từng quy trình nghiệp

th-vụ ở những bộ phận khác nhau có thể dẫn đến việc nhiều bộ phận cùng quản lýchi đối với 1 đơn vị thụ hởng

- Trờng hợp một dự án liên quan đến nhiều nguồn vốn, thì đơn vị sẽ phải

đến nhiều bộ phận để giao dịch vừa gây khó khăn cho khách hàng cũng nh gâykhó khăn trong việc báo cáo, thanh quyết toán của hệ thống KBNN

- Trong thực tế hiện nay, nhiều địa phơng còn phân bổ một số khoản chicủa nguồn vốn sự nghiệp (thuộc chi thờng xuyên) cho một số khoản mục mangtính chất đầu t XDCB (hoặc ngợc lại) dẫn đến các KBNN lúng túng trong việcphân công nhiệm vụ giữa các phòng, bộ phận

Xuất phát từ thực tế trên, với những kiến thức thu nhận đợc qua lớp " Bồi ỡng kiến thức quản lý nhà nớc" do Học Viện Hành chính quốc gia tổ chức choKBNN, trong khuôn khổ bài tiểu luận cuối khoá, tôi xin đề xuất mô hình kiểmsoát chi theo hớng một cửa nhằm góp phần cải cách hành chính công tác kiểmsoát chi NSNN qua KBNN trong thời gian tới Ngoài phần mở đầu và kết luật,nội dung tiểu luận gồm 3 phần:

d Phần I: Quy trình kiểm soát chi hiện hành của KBNN

- Phần II: Đánh giá quy trình kiểm soát chi hiện hành

- Phần III: Đề xuất mô hình kiểm soát chi một cửa

PhÇn I Quy tr×nh kiÓm so¸t chi NSNN qua KBNN hiÖn hµnh

1 Hình thức chi NSNN qua KBNN:

- Chi NSNN qua kho bạc nhà nước được thể hiện dưới các hình thức sau:+ Hình thức chi theo dự toán: Từ tài khoản dự toán của các đơn vị dự toán;Các chương trình mục tiêu cấp bằng dự toán, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư(nếu được cấp bằng dự toán)

+ Hình thức chi tiền gửi: từ tài khoản tiền gửi (chi quốc phòng an ninh, các

cơ quan Đảng, cơ quan quản lý Nhà nước; tiền gửi chi phí Ban quản lý dự án đối với các dự án nhóm A; vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư )

-+ Hình thức chi theo th«ng b¸o møc vèn ®Çu t: vèn ®Çu t XDCB, chươngtrình mục tiêu, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư

2 Quy trình kiểm soát.

2.1 Chi theo hình thức dự toán

2.1.1 Với những khoản chi do bé phËn KHTH vµ bé ph©n thanh to¸n vèn

®Çu t kiểm soát thanh toán.

2.1.1.1 Quy trình:

- Khách hàng đưa hồ sơ chứng từ kế toán cho bộ phận nghiệp vụ Sau khinhận được chứng từ kế toán do các bộ phận khác chuyển đến, bộ phận kế toánkiểm tra về mặt chứng từ, xử lý và hạch toán kế toán Sau đó chuyển 01 liênchứng từ đã xử lý cho bộ phận nghiệp vụ liên quan để trả cho khách hàng

Riêng trường hợp lĩnh tiền mặt, đơn vị sẽ lấy 01 liên chúng từ kế toán từthủ quỹ cùng với việc rút tiền Quy trình cụ thể như sau:

(1) Khách hàng gửi toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán cho cán bộ nghiệp vụ(Kế hoạch, đầu tư)

(2) Cỏn bộ nghiệp vụ kiểm tra, ký và chuyển Trưởng phũng (hoặc Phụ trỏch bộ phận) kiểm soỏt

(3) Phụ trỏch bộ phận kiểm soỏt, ký và trỡnh Giỏm đốc duyệt

(4) Hồ sơ cựng chứng từ kế toỏn được chuyển lại cỏn bộ nghiệp vụ

(5) Cỏn bộ nghiệp vụ chuyển cỏc hồ sơ, chứng từ kế toỏn liờn quan cho cỏn bộ kế toỏn

(6) KTV kiểm tra tỡnh hợp lệ hợp phỏp của khoản thanh toỏn, ký và chuyển

Kế toỏn trưởng

(7) Kế toỏn trưởng kiểm soỏt chứng từ hồ sơ, ký và chuyển Giỏm đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt

(8) KTV lấy lại hồ sơ chứng từ được Giỏm đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt

( 9a) Cỏc hồ sơ, chứng từ (nếu cú) từ kế toỏn viờn được chuyển lại cho cỏn bộ nghiệp vụ

(9b.) Chứng từ kế toỏn được chuyển sang cho thủ quỹ (trong trường hợp lĩnh tiền mặt)

(10a.) Cỏn bộ nghiệp vụ trả lại hồ sơ chứng từ theo quy định cho khỏch hàng

(10b.) Thủ quỹ chi tiền và trả lại 01 liờn chứng từ cho khỏch hàng

Sơ đồ 1:

7

3

4 8

Giỏm đốc

Kế toỏn viờn

Kế toỏn trưởng

Phụ trỏch

Bộ phận

Thủ quỹ

2 6

1 5

10a 9a 9b

10b

2.1.2 Với những khoản chi do bộ phận kế toỏn kiểm soỏt.

2.1.2.1 Quy trỡnh:

Sơ đồ 2:

Khỏch

hàng

Cỏn bộ nghiệp vụ

6

7 5a

3 2

1

Khỏch hàng Kế toỏn viờn Kế toỏn

trưởng

Giỏm đốc

Thủ quỹ

- Khách hàng đưa hồ sơ chứng từ kế toán cho kế toán viên trực tiếp giữ tàikhoản liên quan đến khoản chi (tài khoản dự toán) và lấy lại chứng từ liên quansau khi thanh toán cũng từ cán bộ kế toán đó Cụ thể như sau:

(1)Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho KTV giữ tài khoản dựtoán liên quan

(2) KTV (kiêm kiểm soát chi) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơchứng từ theo quy định, kiểm tra số dư tài khoản Nếu đáp ứng đủ yêu cầu cầnthiết, kế toán viên hạch toán kế toán, ký trên chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ,chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền)

(3) Kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ chứng từ, ký(trên máy, trên giấy) và hồ sơ, chứng từ được chuyển cho Giám đốc (hoặc ngườiđược uỷ quyền)

(4) Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền) kiểm soát hồ sơ chứng

từ (kiểm soát lại) Ký chứng từ giấy, sau đó chứng từ được chuyển cho kế toánviên theo dõi

(5a-)KTV trả lại chứng từ và các hồ sơ liên quan cho khách hàng (trườnghợp không lĩnh tiền mặt)

(5b-) Trường hợp khách hàng lĩnh tiền mặt, kế toán viên chuyển chứng từcho thủ quỹ

(6) Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký đã nhận tiền trên chứng từ, tiến hànhchi tiền và trả 01 liên chứng từ cho khách hàng

(7) KTV trả các hồ sơ kế toán cho khách hàng (nếu có)

2.2 Chi từ tài khoản tiền gửi.

2.2.1 Cỏc khoản chi do bộ phận kế hoạch,Thanh toán vốn đầu t kiểm soỏt 2.2.1.1 Nội dung

- Chi cỏc khoản vốn sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư , từ nguồn vốn sự nghiệp

cú trong dự toỏn NSNN Tại Kho bạc là cỏc nguồn tài khoản tiền gửi học phớ,viện phớ, một số tài khoản tiền gửi thu sự nghiệp khỏc

2.2.1.2 Quy trỡnh

- Quy trỡnh kiểm soỏt thanh toỏn, kế toỏn cỏc khoản chi này giống như quytrỡnh kiểm soỏt cỏc khoản chi từ dự toỏn khụng do bộ phận kế toỏn kiểm soỏt.(sơ đồ 1 phần 2.1)

2.2.2 Cỏc khoản chi do bộ phận kế toỏn kiểm soỏt:

2.2.2.2 Quy trỡnh

- Quy trỡnh kiểm soỏt cỏc khoản chi từ tài khoản tiền gửi giống như quytrỡnh kiểm soỏt cỏc khoản chi từ hỡnh thức dự toỏn do bộ phận kế toỏn kiểmsoỏt(sơ đồ 2)

2.3 Chi theo hỡnh thức hạn mức.

Hiện nay, cỏc khoản chi theo hạn mức được cấp cho vốn đầu t XDCB, cỏcchương trỡnh mục tiờu hoặc vốn sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư, sự nghiệp kinhtế được giao cho bộ phận kế hoạch hoặc bộ phận thanh toán vốn đầu tư kiểmsoỏt Vỡ vậy quy trỡnh kiểm soỏt thanh toỏn, kế toỏn được thực hiện giống nhưquy trỡnh kiểm soỏt theo dự toỏn đối với cỏc khoản chi khụng do bộ phận kếhoạch và thanh toán vốn đầu t kiểm soỏt (sơ đồ 1).

và tổ chức nhân sự hiện có.

- Khách hàng đã quen với việc giao dịch thường xuyên tại bộ phận kế toán,

và giao dịch chi đầu tư tại bộ phận đầu tư,chi ch¬ng tr×nh môc tiªu, vèn sùnghiÖp kinh tÕ t¹i bé phËn kÕ ho¹ch Tæg hîp

- Hai là, Dù giao dịch tại đâu, khách hàng vẫn phải gặp bộ phận kế hoạch

để nộp kế hoạch tiền mặt (trong trường hợp chi tiền mặt)

- Ba là, nếu đơn vị khách hàng có dự án được đầu tư từ nhiều nguồn khácnhau (hỗn hợp) như : nguồn vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư, nguồn vốn sựnghiệp kinh tế, vốn chương trình mục tiêu thì khách hàng sẽ phải gặp nhiều bộphận trong kho bạc và có thể phải chuyển nhiều hơn 01 bộ hồ sơ gốc tới các bộphận kiểm soát trong cùng một đơn vị kho bạc.Cụ thể : Gặp bộ phận đầu tư để

phận kế hoạch để chuyển các hồ sơ liên quan đến nguồn chương trình mục tiêu

và gặp bộ phận kế toán để làm công tác đối chiếu hoặc chi các hoạt động thườngxuyên khác từ tài khoản chi cho dự án trên (vì khoản chi này có thể được bố trítrong dự toán cùng với các nội dung chi khác-và kế toán chỉ mở một tài khoản

dự toán hoặc tiền gửi để theo dõi cho tất cả các nội dung) Cá biệt có nơi Phòng

kế toán vẫn thực hiện kiểm soát vốn sự nghiệp chi cho chương trình mục tiêuthì đơn vị phải chuyển hồ sơ kiểm soát chi chương trình mục tiêu theo vốn sựnghiệp cho cả Phòng Kế toán

- Bốn là, chi cùng một tài khoản kế toán nhưng chứng từ và quy trình luânchuyển, kiểm soát lại khác nhau Hoặc cùng một dự án nhưng quy trình thủ tục

và hồ sơ lại khác nhau Đây là hệ quả của nguyên nhân thứ ba khi một dự ánđược đầu tư từ nhiều nguồn

- Năm là, theo quyết định 30/2005/QĐ-BTC ngày 26/05/2005 của Bộ Tàichính về việc mở và sử dụng tài khoản, khách hàng sẽ gửi trực tiếp cho kế toántrưởng KBNN hồ sơ mở tài khoản đối với tất cả các loại tài khoản Như vậy, đốivới tài khoản mở cho các nội dung không do bộ phận kế toán kiểm soát, kháchhàng ít nhất phải gặp 02 bộ phận tại Kho bạc là Kế toán và bộ phận nghiệp vụ

- Sáu là, Đối với tài khoản tiền gửi chi phí Ban quản lý (hiện nay đang do

Bộ phận kế toán kiểm soát), khách hàng giao dịch về thanh toán dự án đầu tư tại

bộ phận kế hoạch hoặc đầu tư, nhưng khi giao dịch về chi phí cho Ban quản lýthì lại gặp bộ phận kế toán

- Bẩy là, Mặc dù khách hàng có thể gặp các bộ phận nghiệp vụ khác để nộp

hồ sơ chứng từ thanh toán, nhưng thực tế hiện nay là phần lớn các hoạt động liênquan trước và sau thanh toán của khách hàng đều liên quan đến kế toán và cầnphải gặp trực tiếp bộ phận kế toán như: Mua các mẫu, ấn chỉ kế toán, thanh toán,công tác đối chiếu, xác nhận số liệu

- Tám là, Nhiều khoản chi không thực sự rõ ràng tính chất là vốn sựnghiệp, sự nghiệp có tính chất đầu tư, sự nghiệp kinh tế, chương trình mục tiêu

có hay không có tính chất đầu tư gây khó khăn cho cả khách hàng và cán bộkho bạc Trong các hướng dẫn của ngành, khái niệm hoặc quan điểm về các loạivốn này cũng chưa rõ, bên cạnh đó trong dự toán hoặc kinh phí được giao củađơn vị thường cũng không nêu rõ tính chất của loại kinh phí này.

Vì vậy khi có một dự án mới hoặc một nội dung chi khác với quy định, cảkhách hàng và cán bộ Kho bạc có thể sẽ gặp lúng túng trong công tác hướng dẫn

và phân công kiểm soát

Phần III

Đề xuất mô hình kiểm soát chi một cửa.

1 Đề xuất mô hình kiểm soát chi một cửa:

1.1 Khái niệm quy trình kiểm soát chi một cửa:

Quy trình kiểm soát chi 1 cửa qua Kho bạc Nhà nớc là việc các đơn vị thụhởng kinh phí ngân sách khi làm thủ tục thanh toán 1 khoản chi của mình chỉphải tiếp xúc, giao dịch với 1 cán bộ hoặc ngời đợc uỷ nhiệm làm thay cho cán

bộ Kho bạc Nhà nớc đó; khi thanh toán nhiều khoản chi có cùng tính chất (chithờng xuyên, chi đầu t XDCB, chi CTMT, dự án đa nguồn vốn, ) cũng chỉ phảitiếp xúc, giao dịch với 1 cán bộ Kho bạc Nhà nớc

Trờng hợp đơn vị thanh toán nhiều khoản chi không cùng tính chất, thì

đơn vị có thể phải tiếp xúc với một số cán bộ Kho bạc Nhà nớc (chi đầu t thì gặpcán bộ kiểm soát chi đầu t; chi thờng xuyên thì gặp cán bộ kiểm soát chi thờngxuyên; khoản chi của dự án đa nguồn vốn thì chỉ gặp 1 cán bộ quản lý dự án đótuỳ theo sự phân công của Kho bạc Nhà nớc), song vẫn đảm bảo khi thanh toán 1khoản chi bất kỳ, thì đơn vị cũng chỉ tiếp xúc với 1 ngời

Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thì cán bộ kiểm soát chitrực tiếp có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng đến kho quỹ lĩnh tiền mặt, nêncũng có thể coi là khách hàng chỉ tiếp xúc với 1 ngời

1.2 Nguyên tắc kiểm soát chi 1 cửa:

- Đảm bảo phù hợp với điều kiện, khả năng hiện có của Kho bạc Nhà nớc(về lực lợng cán bộ; trang thiết bị; mặt bằng làm việc, ) trong từng giai đoạnnhất định

- Tạo thuận lợi tối đa cho khách hàng: Rút ngắn đợc thời gian giao dịch;tạo tâm lý thoải mái trong giao dịch thông qua việc chỉ phải tiếp xúc với 1 cửa,khách hàng đợc hớng dẫn, giải thích đầy đủ các vấn đề còn vớng mắc

- Thực hiện cùng với việc cải cách các thủ tục hành chính nh hạn chế tối

đa các khâu trung gian không cần thiết; đơn giản hồ sơ, thủ tục trong kiểm soátchi; giao nhận và luân chuyển chứng từ giữa khách hàng và Kho bạc Nhà nớc vàgiữa các bộ phận thuộc Kho bạc Nhà nớc

1.3 Đề xuất mô hình quy trình kiểm soát chi 1 cửa:

(2) Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ của khách hàng, nếu thấy phù hợpcán bộ kiểm soát chi hoàn chỉnh thủ tục theo chế độ quy định (ghi đầy đủ các chỉtiêu và ký vào hồ sơ của khách hàng) và báo cáo phụ trách bộ phận (lãnh đạophòng hoặc tổ) Phụ trách bộ phận kiểm tra, kiểm soát lại theo quy định và kýtrình lãnh đạo KBNN phê duyệt Sau khi đợc lãnh đạo KBNN phê duyệt, cán bộkiểm soát chi chuyển hồ sơ, chứng từ đến kế toán thanh toán để làm thủ tụcthanh toán cho khách hàng

Trờng hợp hồ sơ, chứng từ cha đủ điều kiện để thanh toán, cán bộ kiểmsoát chi trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng (đối với những khoản chi không đủthủ tục thanh toán) để khách hàng hoàn chỉnh thủ tục thanh toán

(3) Kế toán thanh toán hạch toán chi NSNN và trả hồ sơ cho cán bộ kiểmsoát chi (đối với những hồ sơ cần trả khách hàng) để trả lại cho khách hàng;

đồng thời, làm thủ tục thanh toán bằng chuyển khoản cho đơn vị thụ hởng (cán

bộ thanh toán cũng làm đầy đủ các thủ tục nh ghi đầy đủ các chỉ tiêu và ký vào

hồ sơ, chứng từ của khách hàng; sau đó trình phụ trách bộ phận và lãnh đạoKBNN ký hồ sơ, chứng từ thanh toán cho khách hàng)

Kế toánT.toán

Cán bộKSC

Khách

hàng

Kho quỹ

Trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ

đến bộ phận kho quỹ để làm thủ tục chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng

(4) Cán bộ kiểm soát chi trả hồ sơ cho khách hàng;

Trờng hợp chi trả bằng tiền mặt, cán bộ kiểm soát chi thông báo chokhách hàng qua bộ phận kho quỹ lĩnh tiền mặt

u, nhợc điểm của phơng án:

u điểm:

- Về phía KBNN:

+ Phù hợp với cơ cấu và mô hình tổ chức hiện tại

+ Thích hợp với cả KBNN quận, huyện và KBNN tỉnh, thành phố

+ Thích hợp với mọi khoản chi, đặc biệt là những khoản chi có độ phứctạp cao, cần phải có sự trao đổi, thảo luận trực tiếp giữa cán bộ kiểm soát chi vàkhách hàng, nhất là các khoản chi cha có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi rõràng, các khoản chi đầu t XDCB

+ Tăng cờng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của từng cán bộ làm công táckiểm soát chi ở các bộ phận nghiệp vụ (chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ hồ sơ,chứng từ trong cả quy trình từ khâu nhận, luân chuyển hồ sơ và làm thủ tụcthanh toán cho khách hàng)

+ Tơng đối đơn giản và dễ dàng triển khai thực hiện đợc ngay (chỉ cầnchuẩn bị một số điều kiện nh sắp xếp, bố trí lại cán bộ cho phù hợp với trình độ,khả năng của từng ngời; quy định rõ quy trình thủ tục giao nhận, luân chuyển hồsơ, chứng từ, là có thể áp dụng ngay đợc)

- Về phía khách hàng:

+ Thời gian giao dịch có thể đợc rút ngắn so với hiện tại thông qua việcquy định cụ thể thời gian, quy trình giao nhận, luân chuyển hồ sơ, chứng từ giữacác bộ phận nghiệp vụ KBNN và giữa khách hàng với cán bộ kiểm soát chi trựctiếp ở từng mảng nghiệp vụ)

+ Khách hàng có thể biết ngay đợc hồ sơ, chứng từ của mình đã đầy đủ,chính xác hay cha