nghiên cứu hoạt động quản lý hoá đơn tự in tại chi cục thuế thành phố bắc giang

Để đáp ứng các yêu cầu của hội nhập, thông lệ quốc tế, tiến tới phù hợp với các luật mới hoặc thay thế luật cũ như Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, và Luật Giao dịch điện tử thì việc cải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

NGUYỄN THỊ MINH NGUYỆT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

NGUYỄN THỊ MINH NGUYỆT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng:

Số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là hoàn toàn trung thực

và chưa từng được sử dụng hoặc công bố trong bất kỳ công trình nào khác Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cám ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được ghi rõ nguồn gốc

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Minh Nguyệt

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu, đến nay tôi đã hoàn thành luận

văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý kinh tế với đề tài: "Nghiên cứu hoạt động

quản lý hóa đơn tự in tại Chi cục Thuế thành Phố Bắc Giang"

Tôi xin trân trọng tỏ lòng biết ơn đối với tất cả các Thầy, Cô giáo Khoa Kinh tế & phát triển nông thôn, Học Viện Nông nghiệp Việt Nam Đã tận tình dạy bảo, giúp đỡ và định hướng cho tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu khoa học

Tôi xin trân trọng cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS Trần Văn Đức người

đã trực tiếp định hướng và dìu dắt tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi còn được sự giúp đỡ và cộng tác của các đồng chí tại các địa điểm nghiên cứu, tôi xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã tạo điều kiện mọi mặt để tôi hoàn thành nghiên cứu này

Nếu không có những giúp đỡ trên thì sự cố gắng của bản thân tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu sẽ không thu được kết quả như hiện nay

Luận văn này mới chỉ là kết quả bước đầu, bản thân tôi sẽ phải cố gắng nhiều hơn nữa để không phụ công giúp đỡ của mọi người

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Minh Nguyệt

MỤC LỤC

Lời cam đoan ii

Lời cảm ơn iii

Mục lục iv

Danh mục chữ viết tắt vii

Danh mục bảng viii

Danh mục hình, biểu đồ và sơ đồ x

PHẦN I MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Đối tượng khảo sát 3

1.3.3 Phạm vi nghiên cứu 3

PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 4

2.1 Cơ sở lý luận 4

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

2.1.2 Đặc điểm, hình thức, loại hoá đơn 7

2.1.3 Vai trò của công tác quản lý hóa đơn tự in 9

2.1.4 Ý nghĩa, sự cần thiết của việc sử dụng hoá đơn tự in 10

2.1.5 Điều kiện tạo hoá đơn tự in: 14

2.1.6 Yêu cầu đối với công tác quản lý hóa đơn tự in 14

2.1.7 Nội dung trong công tác quản lý hoá đơn tự in 16

2.1.8 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn tự in 23

2.1.9 Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn tự in, phần mềm hóa đơn tự in 24

2.2.1 Kinh nghiệm quản lý hóa đơn tự in tại thành phố Hà Nội 27

2.2.2 Kinh nghiệm quản lý hóa đơn tại một số các doanh nghiệp 31

PHẦN III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 33

3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 33

3.1.1 Đặc điểm kinh tế - xã hội tỉnh Bắc Giang 33

3.1.2 Giới thiệu về Chi cục Thuế thành phố Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang 34

3.1.3 Tình hình các doanh nghiệp trên địa bàn thuộc Chi cục thuế TP Bắc Giang quản lý 38

3.1.4 Công tác quản lý thu thuế tại Chi cục thuế TP Bắc Giang 40

3.2 Phương pháp nghiên cứu 41

3.2.1 Phương pháp thu thập thông tin 41

3.2.2 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu 44

3.3 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 45

PHẦN IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 47

4.1 Thực trạng hoạt động quản lý hoá đơn tự in tại Chi cục thuế thành phố Bắc Giang 47

4.1.1 Thực trạng quản lý đối tượng sử dụng hóa đơn tự in của Chi cục thuế TP Bắc Giang 47

4.2 Thực trạng quản lý quy trình tự in hoá đơn 57

4.2.1 Tình hình triển khai hình thức Hoá đơn tự in theo NĐ 51 57

4.2.2 Công tác truyên truyền, tập huấn về Hoá đơn 58

4.2.3 Số lượng doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hoá đơn tự in 59

4.3 Thực trạng quản lý quy trình tiếp nhận phát hành HĐ, xác minh hóa đơn 62

4.3.1 Quy trình tiếp nhận thông báo phát hành hóa đơn 62

4.3.2 Quy trình tiếp nhận, gửi xác minh hoá đơn 63

4.4 Đánh giá kết quả hoạt động quản lý hoá đơn tự in của Chi cục thuế và NNT 69

4.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản lý hoạt động hoá đơn tự in

của Chi cục thuế TP Bắc Giang 70

4.5.1 Nguyên nhân khách quan: 70

4.5.2 Nguyên nhân chủ quan: 74

4.5.3 Những vấn đề tồn tại đối với hoá đơn tự in 76

4.6 Giải pháp quản lý hóa đơn tự in tại Chi cục thuế TP Bắc Giang 77

4.6.1 Định hướng quản lý thu thuế của Chi cục thuế TP Bắc Giang 77

4.6.2 Quan điểm đề xuất giải pháp quản lý hóa đơn tự in 79

4.6.3 Giải pháp quản lý hóa đơn tự in tại Chi cục thuế TP Bắc Giang 80

PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 91

5.1 Kết luận 91

5.2 Kiến nghị 93

5.2.1 Kiến nghị đối với Nhà nước và Ngành thuế 93

5.2.2 Đối với Chi cục thuế TP Bắc Giang 94

5.2.3 Đối với các doanh nghiệp 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

PHỤ LỤC 92

NNT Người nộp thuế NSNN Ngân sách nhà nước PTTH Phát thanh truyền hình QLAC Quản lý ấn chỉ

TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC BẢNG

3.1 Số lượng, chất lượng lao động 36

3.2 Doanh nghiệp hoạt động phân theo loại hình DN qua 3 năm 39

3.3 Kết quả nộp ngân sách nhà nước từ 2012 - 2014 39

3.4 Tình hình thực hiện thu NSNN từ năm 2012 - 2014 40

3.5 Nội dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 42

3.6 Đối tượng và nội dụng điều tra 43

3.7 Số phiếu điều tra ở các nhóm đối tượng 44

4.1 Tình hình biến động các doanh nghiệp ở thành phố Bắc Giang, giai đoạn 2012-2014 47

4.2 Sự lựa chọn phương thức sử dụng hóa đơn 48

4.3 Doanh nghiệp bỏ trốn và nợ đọng tiền thuế qua 3 năm 51

4.4 Tình hình xử lý tổn thất hoá đơn tại Chi cục thuế TP Bắc Giang 54

4.5 Số vụ vi phạm và xử lý hóa đơn của các doanh nghiệp tại Chi cục thuế TP Bắc Giang khi chưa có NĐ 51 56

4.6 Danh sách các cơ sở in hóa đơn trên địa bàn thành phố Bắc Giang 57

4.7 Hoạt động quản lý hóa đơn tự in đến 31/12/2014 58

4.8 Quá trình triển khai hình thức hóa đơn tự in 59

4.9 Kết quả tiếp nhận thông báo phát hành hoá đơn tự in 60

4.10 Hoạt động quản lý hóa đơn tự in tích luỹ đến năm 2014 61

4.11 Kết quả xác minh hóa đơn tự in tích lũy năm 2014 của Chi cục thuế TP Bắc Giang 67

4.12 Kết quả đánh giá của cán bộ Chi cục thuế TP Bắc Giang 69

4.13 Kết quả đánh giá của người nộp thuế về hoá đơn tự in 70

4.14 Số lượng doanh nghiệp hoạt động/ Số DN mới thành lập 71

4.15 Hình thức thanh toán khi mua hàng của các đối tượng 72

4.16 Số lượng doanh nghiệp phải chuyển đổi do chính sách 74

4.17 Nguồn lực cán bộ tại các Đội thuế 75 4.18 Chương trình đào tạo cán bộ, công chức Chi cục Thuế TP Bắc

4.19 Kế hoạch thanh tra, kiểm tra của Chi cục Thuế TP Bắc Giang năm 2015 88

DANH MỤC HÌNH, BIỂU ĐỒ VÀ SƠ ĐỒ

STT Tên hình, biểu đồ và sơ đồ Trang

Hình 2.1 Quy trình quản lý hóa đơn tự in 18

Hình 2.2 Khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm quản lý hóa đơn tự in 18

Hình 2.3 Mẫu thông báo phát hành hóa đơn tự in 19

Hình 2.4 In hóa đơn tự in từ máy in và phần mềm quản lý hóa đơn tự in 20

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy Chi cục thuế TP Bắc Giang 35

Biểu đồ 3.1 Độ tuổi của CBCC Chi cục Thuế thành phố Bắc Giang 38

Biểu đồ 4.1 Số phiếu gửi đi xác minh và được trả lời của Chi cục thuế TP Bắc Giang giai đoạn 2012 - 2014 64

Biểu đồ 4.2 Số hóa đơn gửi đi xác minh và đã được trả lời của Chi cục thuế TP Bắc Giang giai đoạn 2012 - 2014 64

Biểu đồ 4.3 Tình hình nhận xác minh phiếu trên địa bàn TP Bắc Giang giai đoạn 2012 – 2014 65

Biểu đồ 4.4 Tình hình nhận xác minh hóa đơn trên địa bàn TP Bắc Giang giai đoạn 2012 - 2014 65

PHẦN I

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế Việt Nam là một nền kinh tế đang phát triển Để đáp ứng các yêu cầu của hội nhập, thông lệ quốc tế, tiến tới phù hợp với các luật mới hoặc thay thế luật cũ như Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, và Luật Giao dịch điện tử thì việc cải cách các thủ tục hành chính hiện nay đồng thời quy định rõ hơn quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên có liên quan trong vấn đề in, phát hành và sử dụng hóa đơn là hết sức cần thiết

Thuế là khoản thu không hoàn trả trực tiếp và liên quan đến lợi ích trực tiếp của người nộp thuế nên trong thực tế có nhiều cá nhân, tổ chức vẫn còn chây ỳ nộp thuế, chiếm dụng tiền thuế, thậm chí có một số tổ chức, cá nhân trốn thuế, gian lận thuế Hành vi trốn thuế, gian lận thuế chủ yếu là thông qua việc mua, bán hóa đơn khống (hóa đơn không kèm theo hàng hóa) để thực hiện việc kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tăng chi phí dẫn đến làm thất thu ngân sách Nhà nước Chính vì vậy, quản lý hóa đơn là một vấn đề rất cần thiết của quản lý thuế Đây là vấn đề quan trọng trong việc nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật thuế của người nộp thuế, đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời cho Ngân sách nhà nước nhằm chống gian lận thuế, đảm bảo công bằng trong việc chấp hành nghĩa vụ thuế của người nộp thuế

Nhằm tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý và cải tiến chính sách thuế cho phù hợp với tiến trình hội nhập quốc tế Đồng thời nhằm thực hiện tốt cải cách hành chính, tạo thuận lợi đối với doanh nghiệp và người dân trong việc quản lý

và sự dụng hoá đơn, ngày 14 tháng 5 năm 2010 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, thay thế Nghị định số 89/2002/NĐ-CP trước đây và có hiệu lực từ ngày 01/01/2011 Đây là Nghị định có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển

đổi phương thức quản lý hoá đơn bán hàng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế Nghị định đã nâng cao vai trò, trách nhiệm của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc chủ động in, quản lý,

sử dụng hoá đơn bán hàng của chính đơn vị Vấn đề quản lý hoá đơn càng trở nên quan trọng; làm thế nào để quản lý tốt, quản lý theo đúng pháp luật và làm thế nào để nâng cao ý thức và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc sử dụng, quản lý hoá đơn Tuy nhiên, trong quá trình triển khai còn gặp phải một số vướng mắc, khó khăn nên tình trạng gian lận thuế thông qua việc mua, bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp trong thời gian qua vẫn còn diễn ra nhiều, gây thất thu cho Ngân sách nhà nước và mất công bằng cho người nộp thuế

Trong bối cảnh chung của cả nước, Chi cục thuế TP Bắc Giang đã và đang triển khai công tác quản lý thuế nói chung, trong đó có một nội dung mới

là quản lý hóa đơn tự in và được quan tâm đặc biệt Đứng trước thực trạng còn nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để lách thuế, trốn thuế nên công tác quản lý hóa đơn nói chung, quản lý hóa đơn tự in nói riêng ở các

cơ quan thuế nói chung, Chi cục thuế TP Bắc Giang nói riêng đang là vấn đề cấp bách, nhằm đưa ra những biện pháp khả thi để chống thất thu Ngân sách nhà nước

Xuất phát từ thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu hoạt động

quản lý hóa đơn tự in tại Chi cục Thuế thành Phố Bắc Giang ” sẽ góp phần

hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; tăng cường hiệu quả công tác quản lý thuế, nâng cao năng lực của cơ quan quản lý thuế trong việc phát hiện

và ngăn ngừa, phòng, chống các hành vi vi phạm, góp phần đưa công tác quản lý thuế, quản lý hóa đơn đi vào nề nếp, xây dựng ngành thuế ngày càng vững mạnh

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu hoạt động quản lý hóa đơn tự in tại Chi cục Thuế thành Phố

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý hóa đơn tự in tại cơ quan thuế

1.3.2 Đối tượng khảo sát

Các đơn vị phát hành và sử dụng hóa đơn tự in

1.3.3 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về nội dung: Quản lý hóa đơn tự in đối với các đơn vị phát hành

và sử dụng hóa đơn tự in

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại Chi cục thuế TP Bắc Giang, các đơn

vị thuộc quyền quản lý của Chi cục thuế TP Bắc Giang

PHẦN II

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1.1 Khái niệm về quản lý

Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó

- Theo Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định"

- Theo Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn Bản chất của

nó không nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích"

- Theo Fayel: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”

Như chúng ta đều biết, quản lý thực chất cũng là một hành vi, đã là hành

vi thì phải có người gây ra và người chịu tác động Tiếp theo cần có mục đích của hành vi, đặt ra câu hỏi tại sao làm như vậy? Do đó, để hình thành nên hoạt động quản lý trước tiên cần có chủ thể quản lý: nói rõ ai là người quản lý? Sau đó cần xác định đối tượng quản lý: quản lý cái gì? Cuối cùng cần xác định mục đích quản lý: quản lý vì cái gì?

Có được 3 yếu tố trên nghĩa là có được điều kiện cơ bản để hình thành nên hoạt động quản lý Đồng thời cần chú ý rằng, bất cứ hoạt động quản lý nào cũng không phải là hoạt động độc lập, nó cần được tiến hành trong môi trường, điều kiện nhất định nào đó

bản sau cấu thành:

- Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?

- Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?

- Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?

- Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?

Có thể đưa ra kết luận rằng: Quản lý không đơn giản chỉ là khái niệm, nó

là sự kết hợp của 3 phương diện: thứ nhất, thông qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân Thứ hai, điều hoà quan hệ giữa người với người, giảm mâu thuẫn giữa hai bên Thứ ba, tăng cường hợp tác hỗ trợ lẫn nhau, thông qua hỗ trợ

để làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được, thông qua hợp tác tạo ra giá trị lớn hơn giá trị cá nhân - giá trị tập thể

2.1.1.2 Khái niệm hóa đơn

Trong các quan hệ mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, thanh toán, quyết toán tài chính, hoặc việc xác định các chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề khác theo quy định của pháp luật thì chúng ta cần phải có các loại chứng từ để chứng minh cho chúng ta đã xác lập, thực hiện các giao dịch

đó Chứng từ làm bằng chứng cho việc xác lập các giao dịch này sẽ phải ghi nhận thông tin chính xác của hàng hóa, dịch vụ chẳng hạn như số lượng, giá cả, bên bán, bên mua, ngày xác lập giao dịch để bên bán có thể lưu giữ và tính vào doanh thu và bên mua cũng có thể giữ để làm bằng chứng cho việc mua để tính vào chi phí, tài liệu này có thể là hóa đơn, phiếu thu hay chi Nhưng hóa đơn lại được sử dụng rộng rãi hơn, gắn bó với cuộc sống hàng ngày hơn, vì vậy hóa đơn chính là một bộ phận quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của các cơ quan, tổ chức, cá nhân kinh doanh

Hoạt động kế toán đã ra đời rất lâu đời, cùng với hoạt động này hóa đơn cũng

là thành phần không thể thiếu, cho nên sự tồn tại của hóa đơn trong lịch sử là khá hợp lý, từ lý do đó có rất nhiều định nghĩa về hóa đơn, như thế nào là hóa đơn

Trong đời sống công cộng, chúng ta biết đến hoá đơn như một loại giấy thanh toán khi sử dụng hàng hoá, dịch vụ Nhưng ta lại không biết rõ tiêu chuẩn,

và quy cách của hoá đơn như thế nào

Tìm hiểu trong từ điển tiếng Việt thì hóa đơn là một danh từ được định nghĩa là “giấy ghi các chỉ số như tên người mua bán, loại hàng hóa bán ra, giá tiền để làm chứng từ: thanh toán theo hóa đơn đổi chiếu với hóa đơn gốc” (Từ điển tiếng việt, 2011)

Khi tìm hiểu trong từ điển chuyên ngành kế toán và kiểm toán thì ta có được định nghĩa về hóa đơn - invoice như sau: “ hóa đơn được lập bởi người bán hàng hóa hay dịch vụ và giao cho người mua Hoá đơn được mô tả các mục như ngày, tên khách hàng, tên người bán, sổ lượng, giá, trọng ỉượng và các điều khoản tín dụng của giao dịch”(Nguyễn Văn Dung, 2010)

Dưới góc độ kế toán - kinh tế, hóa đơn là một chứng từ kế toán, nó là một loại giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi số kế toán

Trong hoạt động thanh toán quốc tế không có định nghĩa như thế nào là hóa đơn nhưng chúng ta có định nghĩa “hóa đơn thương mại” trong thanh toán quốc

tế, theo đó “hóa đơn thương mại (commercial invoice) là chứng từ do người bán lập, yêu cầu người mua thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp” Hóa đơn thương mại được xem là chứng từ trung tâm, và được lập thành nhiều bản sử dụng cho các mục đích khác nhau (Trầm Thị Xuân Hương, 2008)

Tóm lại, hóa đơn là một loại chứng từ do bên bán lập ra nhằm ghi nhận

những thông tin (chẳng hạn như: khối lượng hàng hóa, giá trị thanh toán, người bán, người mua ), về hàng hóa, dịch vụ để cung cấp cho bên mua, và việc lập hóa đơn chịu sự điều chỉnh theo quy định của luật

2.1.1.3 Quy định chung về quản lý hóa đơn

- Theo quyết định số 2423/QĐ-TCT ngày 23/11/2010 của Tổng cục

quản lý hoá đơn được áp dụng thống nhất trong cơ quan Thuế các cấp (Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế) Các quy định cụ thể đối với các bộ phận và nội dung quản lý hóa đơn, gồm:

- Quy định các bộ phận trong cơ quan Thuế tham gia thực hiện Quy trình quản lý thuế, gồm:

(1) Bộ phận Ấn chỉ, Tài vụ, Hành chính;

(2) Bộ phận Tuyên truyền và hỗ trợ người nộp thuế;

(3) Bộ phận Kiểm tra: Kiểm tra thuế, Kiểm tra nội bộ;

(4) Bộ phận Tin học

- Quy định các nội dung trong Quy trình quản lý hoá đơn, gồm:

(1) Quản lý hóa đơn tự in do doanh nghiệp phát hành:

+ Quản lý thông báo phát hành hóa đơn tự in của doanh nghiệp

+ Quản lý báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp + Quản lý thông báo hủy hóa đơn tự in

+ Quản lý báo cáo hóa đơn mất, cháy, hỏng

+ Điều chuyển HĐ khi DN chuyển địa điểm sang cơ quan thuế khác

(2) Theo dõi DN bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mang theo hóa đơn

(3) Xác minh nguồn gốc HĐ, phối hợp thanh tra, kiểm tra hóa đơn

2.1.2 Đặc điểm, hình thức, loại hoá đơn

2.1.2.1 Đặc điểm của hoá đơn

- Hoá đơn do người bán hàng hoá lập, hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền lập nên, mỗi số hoá đơn được lập cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất (đối với thuế GTGT)

- Hoá đơn phải có các chỉ tiêu: họ tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có), của cả người mua và người bán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua hàng, người bán hàng

- Ký hiệu hóa đơn: ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in, đối với hóa đơn do Cục thuế phát hành có 8 ký tự; 2

ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn, ký tự phân biệt là hai chữ cái trong

20 chữ cái tiếng Việt in hoa bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R,

S, T, U, V, X, Y; 3 ký tự cuối cùng để thể hiện năm thông báo phát hành hóa đơn

và hình thức hóa đơn Năm thông báo phát hành hóa đơn được thể hiện bằng hai

số cuối năm thông báo phát hành;

Ký hiệu của hình thức hóa đơn: sử dụng 3 ký hiệu

E: Hóa đơn điện tử, T: Hóa đơn tự in, P: Hóa đơn đặt in; Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch (/)

Ví dụ:

AA/11E: Trong đó AA là ký hiệu hóa đơn; 11 hóa đơn phát hành năm 2011; E là ký hiệu hóa đơn điện tử;

AB/11T: Trong đó AB là ký hiệu hóa đơn; 11 hóa đơn phát hành năm 2011;

T là ký hiệu hóa đơn tự in;

AA/11P: Trong đó AA là ký hiệu hóa đơn; 11 hóa đơn phát hành năm 2011;

P là ký hiệu hóa đơn đặt in

Mỗi hoá đơn phải có từ hai liên trở lên, tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng Số hoá đơn phải in theo số

tự nhiên liên tục, tối đa không quá 7 chữ số cho một ký hiệu hoá đơn in, phát hành (trừ trường hợp đặc biệt phải có công văn báo cáo xin phép cơ quan thuế)

2.1.2.2 Hình thức hóa đơn

Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định các loại hóa đơn gồm:

- Hoá đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị

tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa,

Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Hoá đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để

sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân

- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm

phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất hàng gửi bán đại lý

2.1.2.3 Các loại hoá đơn

- Hoá đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ

chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

- Hoá đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

- Hoá đơn xuất khẩu là loại hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất

khẩu hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại

- Hoá đơn khác gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có

hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

2.1.3 Vai trò của công tác quản lý hóa đơn tự in

Quản lý hóa đơn tự in có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý thuế cũng như có vai trò trong công tác quản lý thuế Cụ thể là:

Thứ nhất, quản lý hóa đơn nói chung và quản lý hóa đơn tự in nói riêng

cũng để đảm bảo tất cả các khoản thu của Nhà nước, chống thất thu NSNN Quản

lý hóa đơn tự in đảm bảo các chính sách thuế được thực hiện đúng và triệt để thông qua việc cơ quan thuế có tác động, cam thiệp kịp thời và xử lý nghiêm các trường hợp có hành vi trong quản lý, sử dụng hóa đơn tự in

Thứ hai, quản lý hóa đơn tự in đảm bảo công bằng trong thực hiện nghĩa vụ

thuế Bên cạnh những người nộp thuế chấp hành tốt pháp luật thuế, thực hiện kê

khai nộp thuế đúng, nộp đủ thì không ít những trường hợp tổ chức, cá nhân có hiện tượng hợp thức hóa chi phí, trốn doanh thu để gian lận thuế Tuy nhiên cơ quan thuế đã thực hiện nhiều biện pháp để quản lý nhưng do nhiều nguyên nhân khách quan khác nhau như các biện pháp còn chưa thực sự phù hợp, chế tài chưa

đủ mạnh nên tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp vần thường xuyên xảy

ra, gây ra tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, bình đẳng giữa các đối tượng nộp thuế, giữa các thành phần kinh tế Chính vì vậy, việc quản lý tốt hóa đơn tự

in đóng vai trò quan trọng trong quá trình chống thất thu NSNN, đảm bảo sự công bằng trong nghĩa vụ thuế của người nộp thuế, góp phần thực hiện thu đúng thu đủ, kịp thời vào NSNN

Thứ ba, quản lý tốt hóa đơn tự in góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm

của người nộp thuế trong việc chấp hành pháp luật thuế, góp phần làm giảm thiểu tình trạng gian lận, trốn thuế

2.1.4 Ý nghĩa, sự cần thiết của việc sử dụng hoá đơn tự in

2.1.4.1 Ý nghĩa

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ

có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý hóa đơn bán hàng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cơ quan thuế, là bước tiến dài trong việc cải cách thủ tục hành chính thuế Theo đó, các DN hoàn toàn chủ động tự in, đặt hóa đơn và thiết kế mẫu Đây có thể xem là một điểm ‘mở” vì các DN có thể đưa thêm thông tin của mình lên trên mặt hóa đơn để quảng bá cho DN

Đặc biệt, điểm quan trọng nhất của Nghị định là trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn khi cơ quan thuế không còn bán hóa đơn và không chịu trách nhiệm về hóa đơn phát hành Theo đó, những thắc mắc của doanh nghiệp về thủ tục mua hóa đơn, tình trạng xếp hàng chờ mua hóa đơn tại cơ quan thuế cũng sẽ được xóa bỏ

và của ngành thuế nói riêng, để theo kịp xu thế phát triển của thế giới Việc hệ thống hóa tin học trong ngành thuế và áp dụng trong việc quản lý và in hóa đơn

là việc vô cùng quan trọng Việc làm này giúp giảm khối lượng công việc cho cán bộ ngành thuế và các nhân viên trong các doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ giao quyền chủ động cho các doanh nghiệp trong việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn Cơ quan thuế chỉ in và cấp hoá đơn cho các đối tượng là hộ gia đình và cá nhân kinh doanh Nghị định đã khuyến khích các tổ chức, cá nhân vừa lựa chọn hình thức hoá đơn phù hợp vừa có thể lựa chọn thêm hình thức hoá đơn điện tử để thúc đẩy thương mại điện tử Việc

tự in hóa đơn là một quan điểm mới trong công tác quản lý thuế Các doanh nghiệp phải có trách nhiệm trong việc lập hóa đơn của mình Và như vậy họ phải có trách nhiệm trong việc in hóa đơn của họ, khác với trước kia việc phát hành hóa đơn thuộc về cơ quan tài chính phụ trách

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ giao trách nhiệm cho Cục thuế địa phương trong việc in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn thay cho quy định trước đây là Bộ Tài chính, đồng thời cũng quy định cụ thể trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc in hóa đơn Thông qua việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn để phân loại doanh nghiệp và có các cơ chế quản lý, sử dụng cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp đồng thời có các cơ chế khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in Tăng cường quản lý hoá đơn để quản lý doanh thu, quản lý thu thuế hạn chế việc gian lận thuế qua hóa đơn

2.1.4.2 Sự cần thiết của công tác quản lý hoá đơn tự in

a Về phía Nhà nước

Trong công tác quản lý thuế, chúng ta không những phải thực sự hoàn thiện hơn nữa chính sách thuế và bộ máy ngành thuế, nhằm mục đích duy nhất là nâng cao nguồn thu cho NSNN, công việc đó đòi hỏi ngành thuế cần phải thực sự cố gắng nỗ lực hơn trong tất cả các khâu của quá trình thu, hơn thế nữa càng cần

phải chú ý hơn nữa vào khâu đầu tiên của quá trình thu, đó chính là khâu tổ chức quản lý sử dụng hoá đơn

Ngay từ những năm còn tồn tại cơ chế kinh tế kế hoạch hóa tập trung, Nhà nước ta đã đặt vấn đề xây dựng, thiết lập các chế tài trong việc lập hoá đơn chứng

từ thuế khi mua, bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ Nhận thấy rõ vai trò quan trọng của hoá đơn trong công tác quản lý thuế, nên ngay từ cuộc cải cách thuế bước một, việc quản lý sử dụng hoá đơn đã được Nhà nước ta đặc biệt chú ý, điều đó thể hiện qua việc ban hành ra rất nhiều điều qui định về việc sử dụng hoá đơn thuế trong hai luật thuế là Luật thuế doanh thu và Luật thuế lợi tức

Trong giai đoạn cải cách thuế bước hai, hai luật thuế trên đã lần lượt được thay thế bằng hai luật thuế khác đó là Thuế GTGT và Thuế TNDN, trong nội dung của hai luật thuế này cũng đã có rất nhiều điều đề cập tới việc sử dụng hoá đơn, chứng từ thuế (trong luật thuế GTGT có 6/30 điều đề cập tới hoá đơn, còn trong luật thuế TNDN có 7/34 điều đề cập tới hoá đơn thuế) Bên cạnh đó Bộ Tài Chính cũng phát hành thống nhất 02 loại hóa đơn GTGT để thực hiện luật thuế GTGT đó là: hoá đơn GTGT ký hiệu 01 GTKT (được áp dụng đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), và hoá đơn bán hàng ký hiệu 02 GTTT (được áp dụng đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) Đồng thời với những luật định thì Bộ Tài Chính, Tổng cục thuế cũng ban hành hàng loạt các loại văn bản dưới luật như: Nghị định, Nghị quyết, Thông tư… qui định đối với việc sử dụng hoá đơn, việc làm này của hai cơ quan trên càng chứng tỏ tầm quan trọng của công tác quản lý sử dụng hoá đơn thuế

Đến thời điểm này chúng ta có thể khẳng định rằng, quá trình đổi mới của ngành thuế trong thời gian qua đã đạt được những thành quả đáng khích lệ, các loại chính sách thuế cũng ngày càng thể hiện được tính đúng đắn và hiệu quả của

nó, điều đó làm cho kết quả thu ngân sách ngày càng tăng Cùng với nó tình hình quản lý sử dụng hoá đơn của ngành thuế và các đơn vị trong nền kinh tế đã dần

tầng lớp quần chúng nhân dân… đã dần quan tâm tới việc sử dụng hoá đơn trong trao đổi, mua, bán hàng hoá - dịch vụ, điều này đánh dấu một bước tiến bộ vượt bậc trong công tác quản lý tài chính nói chung và quản lý hoá đơn nói riêng

b Phía doanh nghiệp

Trưởng thành cùng sự phát triển của thị trường, các doanh nghiệp đã dần hình thành nên ở rất nhiều thành phần kinh tế khác nhau, hoạt động trên tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế, việc tạo điều kiện khuyến khích cho các doanh nghiệp phát triển là một định hướng tốt cho toàn bộ nền kinh tế, đồng thời thông qua việc phát triển mạnh các nguồn thu thì kết quả thu thuế cũng sẽ tăng lên là một điều không phải bàn cãi Tuy nhiên nhờ chính sách ưu đãi của Chính phủ, sự thông thoáng của Luật doanh nghiệp, trong bối cảnh hiện nay, ở nước ta đã diễn

ra tình trạng rất nhiều các doanh nghiệp được lập nên, nhưng không thực sự tiến hành sản xuất kinh doanh mà chỉ để mua bán hoá đơn trái phép, nhằm trục lợi bất chính, trốn thuế và chiếm đoạt tiền thuế của Nhà nước Hầu hết các biểu hiện ở đây chính là việc các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn bất hợp pháp để hợp thức hoá đầu vào, để được khấu trừ thuế… những hành động như vậy không những làm thất thu cho Ngân sách Nhà nước, mà còn tạo điều kiện cho các hành vi buôn lậu, tham nhũng có điều kiện phát triển hơn

Bên cạnh đó không ít những doanh nghiệp vì ý đồ lợi dụng mà kê khai không trung thực thuế GTGT đầu vào và đầu ra, nhằm mục đích được hoàn thuế, việc mua bán không sử dụng hoá đơn, hoặc kê khai doanh thu trong hoá đơn nhỏ hơn giá trị thực của hàng hoá cũng tồn tại rất nhiều, điều này đã thực sự gây nhiều khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế

Cùng với điều đó còn tồn tại khá nhiều doanh nghiệp trên cả nước sử dụng những tấm hoá đơn giả, hoá đơn trái qui định, hoá đơn bất hợp pháp… và chúng được sử dụng ngày càng tinh vi hơn, điều này cũng gây ra không ít khó khăn cho

sự quản lý của ngành thuế

Thông qua những sự việc như vậy đòi hỏi ngành thuế phải xử lý một cách

thực sự linh hoạt, nhạy bén và chính xác, bởi nếu không nó sẽ thực sự gây ra những hậu quả rất lớn cho công tác thu thuế cho NSNN

Từ những lý do nêu trên ta có thể thấy một điều rằng, công tác quản lý sử dụng hoá đơn thuế thực sự cần thiết, nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả thu cho NSNN, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế

2.1.5 Điều kiện tạo hoá đơn tự in

2.1.5.1 Điều kiện được tạo hóa đơn tự in

Tổ chức kinh doanh đang hoạt động được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

- Đã được cấp mã số thuế;

- Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;

- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in

và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hoá đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hoá đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế

- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật

về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365)

ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước

2.1.5.2 Đặc thù của hóa đơn tự in so với các loại hóa đơn khác

- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên

các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy móc khác khi bán hàng hóa

riêng thì yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất của công tác này là phải quản lý chặt chẽ người nộp thuế thông qua các báo cáo nộp tại cơ quan thuế để xác định nghĩa

vụ thuế một cách đầy đủ, chống thất thu NSNN

Thứ hai, phải đảm bảo tính hiệu lực của pháp luật thuế; vì quản lý hóa đơn

tự in là quản lý các cơ sở kinh doanh để xác định các căn cứ tính thuế, đảm bảo xác định đúng số thuế phải nộp

Thứ ba, phải đảm bảo tính tuân thủ của người nộp thuế theo quy định của

người sử dụng hóa đơn tự in là cơ sở cho môi trường kinh doanh lành mạnh, đảm bảo tính công bằng trong cạnh tranh giữa các đối tượng nộp thuế, các thành phần kinh tế Bằng các hành lang pháp lý, các chế tài xử phạt cụ thể để hướng dẫn, điều chỉnh người nộp thuế thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ thuế theo các quy định của pháp luật thuế

2.1.7 Nội dung trong công tác quản lý hoá đơn tự in

2.1.7.1 Quản lý đối tượng được tạo hóa đơn tự in

Theo điều 6 của Thông tư 64/2013/TT-BTC có quy định; Đối tượng được tạo hóa đơn tự in như sau:

- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có

Phân công cán bộ theo dõi nghĩa vụ kê khai của Doanh nghiệp (NNT) từ khi thành lập, hoạt động, ngừng hoạt động; đến khi chấm dứt hoạt động (Chấm dứt hiệu lực mã số thuế) về việc: Thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp hồ sơ khai thuế, phát hành, sử dụng hoá đơn…

2.1.7.2 Quản lý quy trình hóa đơn tự in

Bước 1: Lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in

Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in

Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn

tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính

Hình 2.1 Quy trình quản lý hóa đơn tự in

Nguồn: Quy trình Quản lý hoá đơn số 2423/QĐ-TCT ngày 23/11/2010

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn

Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán

hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình

Hình 2.2 Khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm quản lý hóa đơn tự in

Mẫu hóa đơn tự in phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 64:

• Tên loại hóa đơn

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

• Tên liên hóa đơn

• Số thứ tự hóa đơn

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp trc khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa đơn Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính

Hình 2.3 Mẫu thông báo phát hành hóa đơn tự in

Trên thông báo phải ghi rõ:

- Tên loại hóa đơn

- Ký hiệu hóa đơn

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn

- Ngày bắt đầu sử dụng

- Số lương hóa đơn thông báo phát hành (từ số đến số )

- Và kèm theo các mẫu của hóa đơn đó

Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu của các hóa đơn phải được gửi cho

cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ

Bước 4: Lập và in hóa đơn theo mẫu đã phát hành

Sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục quyết định áp dụng hóa đơn tự in, khởi tạo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành

Hình 2.4 In hóa đơn tự in từ máy in và phần mềm quản lý hóa đơn tự in

2.1.7.3 Quản lý quy trình tiếp nhận phát hành HĐ, xác minh hoá đơn

a Quy trình tiếp nhận phát hành hoá đơn tự in

Quy trình tiếp nhận thông báo phát hành và phản hồi từ Chi cục thuế TP Bắc Giang được mô tả qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.1 Quy trình tiếp nhận phát hành, sử dụng hóa đơn tự in

Theo sơ đồ 2.1, các doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 6 Thông tư 64/2013/TT-BTC Các tổ chức kinh doanh được tự tạo hóa đơn tự in theo quy định tại Điều 6 Thông tư 64 Trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ NNT phải lập Thông báo phát, gửi kèm hóa đơn mẫu

Cán bộ Bộ phận ấn chỉ tiếp nhận Thông báo Phát hành Hóa đơn, kiểm tra

sơ bộ hồ sơ, hướng dẫn Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi có sai sót

Hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn phải có các nội dung:

Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa

Y.cầu

Tiếp nhận, kiểm tra

Cập nhật thông tin lên mạng

đơn thông báo phát hành (từ số đến số ), ngày bắt đầu sử dụng, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), hợp đồng đặt in (số, ngày HĐ)

+ Hoá đơn mẫu,

+ Ngày lập Thông báo phát hành,

+ Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

+ Dấu của đơn vị

+ [TB01/AC]: Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn

Cán bộ Kiểm tra được lãnh đạo giao tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 64/2013/TT-BTC Trường hợp Cán bộ kiểm tra phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì Cán bộ kiểm tra dự thảo văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết để điều chỉnh và gửi thông báo phát hành mới Cán bộ kiểm tra trình văn bản cho lãnh đạo Chi cục ký và cho ban hành Thời gian: không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo phát hành hóa đơn của Khách hàng

Nếu Hồ sơ đã đảm bảo theo quy định thì cán bộ kiểm tra nhận nhập vào chương trình quản lý ấn chỉ

b Cập nhật thông tin lên mạng

Cán bộ Bộ phận Ấn chỉ thực hiện cập nhật các thông tin về công bố hóa đơn lên Mạng của ngành thuế

c Theo dõi sử dụng hóa đơn

Cán bộ ấn chỉ thực hiện theo dõi việc sử dụng hóa đơn của NNT

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được

cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm

d Quy trình tiếp nhận, gửi phiếu xác minh hoá đơn tự in

Cơ quan thuế các tiếp nhận công văn yêu cầu xác minh nguồn gốc hoá đơn của tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước gửi đến:

+ Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hoá đơn do người bán lập (liên 1) do người mua hoặc tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước yêu cầu,

+ Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hoá đơn được người mua lưu giữ (Liên 2),

Cơ quan thuế căn cứ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra, mẫu

số 01-1/GTGT; 01-2/GTGT hoặc kiểm tra trực tiếp liên lưu hoá đơn do tổ chức, cá nhân lưu giữ tại trụ sở để kiểm tra, đối chiếu, xác định đúng, sai theo yêu cầu

Cơ quan thuế lập văn bản trả lời yêu cầu xác minh hoá đơn trình lãnh đạo

ký duyệt, chuyển Bộ phận Hành chính để chuyển cho tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước có yêu cầu

2.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn tự in

2.1.8.1 Nhóm yếu tố chủ quan

- Quy trình quản lý hóa đơn nói chung và quản lý hóa đơn tự in nói riêng của cơ quan thuế, hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác quản lý hóa đơn, vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến thao tác, nghiệp vụ của cán bộ thuế

- Các công cụ hỗ trợ quản lý thuế như hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

- Chính sách pháp luật là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn tự in Chính sách pháp luật đồng bộ, phù hợp với tình hình thực tế hiện tại về quản lý thuế và hóa đơn tự in được quy định cụ thể tại các văn bản nghị định và thông tư hướng dẫn liên quan

- Trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra Con người luôn là nhân tốt quyết định đến mọi thành bại của quản lý Quản

lý hóa đơn tự in cũng không nằm ngoài quy luật này

2.1.8.2 Nhóm yếu tố khách quan

- Tình hình kinh tế xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý hóa đơn tự in Tình hình kinh tế xã hội phát triển, ngày càng có nhiều doanh nghiệp mới được thành lập cùng với việc đẩy mạnh cải cách hành chính, cơ chế chính sách càng thông thoáng các thủ tục hành chính ngày càng được cải tiến nhanh, gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trước thực trạng các doanh nghiệp mới thành lập ngày càng tăng, không ít các doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở của pháp luật, một số doanh nghiệp không tìm hiểu pháp luật hoặc cố tình vi phạm pháp luật, một bộ phận không nhỏ các doanh nghiệp mới thành lập do trình độ văn hóa thấp, nhận thức xã hội còn hạn chế, hiểu biết pháp luật còn kém nên bị các đối tượng khác lợi dụng thành lập doanh nghiệp nhằm tiếp tay cho các phần tử gian lận, trốn lậu thuế và chiếm đoạt tiền thuế gây thất thu NSNN Đó là vấn đề nhức nhối đặt ra cho những người làm công tác quản lý thuế

- Thói quen sử dụng tiền mặt trong thanh toán, người mua hàng không lấy hóa đơn, chứng từ khi mua hàng gây khó khăn cho công tác quản lý hóa đơn

- Đặc điểm nền kinh tế cũng là yếu tố tác động đến công tác quản lý ấn chỉ thuế Theo thống kê của các nhà nghiên cứu về thuế, nền kinh tế lạc hậu dẫn tới sự tuân thủ pháp luật của người nộp thuế sẽ thấp Ý thức tuân thủ pháp luật của người nộp thuế cũng là một yếu tố tác động quan trọng đến hiệu quả công tác quản lý ấn chỉ

2.1.9 Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn tự in, phần mềm hóa đơn tự in

2.1.9.1 Ưu điểm của hóa đơn tự in

Thứ nhất, doanh nghiệp chủ động đáp ứng lượng hoá đơn cần sử dụng sát

với tình hình phát triển, quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ hai, việc sử dụng hoá đơn tự in đã thúc đẩy nêu cao tính tự chủ, tự

chịu trách nhiệm trước pháp luật, đáp ứng yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp

thể áp dụng được tự động hoá, tin học hoá trong lĩnh vực bán hàng và hạch toán

kế toán của doanh nghiệp

Thứ tư, một số doanh nghiệp còn sử dụng tính chất đặc thù của hoá đơn để

làm phương tiện quảng cáo thương hiệu, ngành nghề kinh doanh, tăng hiệu quả, lợi ích kinh tế về sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp

Thứ năm, góp phần hạn chế vi phạm về hoá đơn Các đơn vị sử dụng hoá

đơn tự in ít vi phạm hơn so với các đơn vị sử dụng hoá đơn mua tại cơ quan thuế

2.1.9.2 Nhược điểm của hóa đơn tự in

Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in tối thiểu cũng có một

mẫu hoá đơn Một số doanh nghiệp có thể có nhiều mẫu hoá đơn dùng riêng cho từng bộ phận kinh doanh, từng mặt hàng kinh doanh (nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…) Việc quản lý hàng trăm ngàn mẫu hoá đơn tự in cũng là đều phải tính đến khi thực hiện các thao tác quản lý, xác định mẫu thật, giả của hoá đơn tự in phục vụ cho công tác kiểm tra, tính thuế, khấu trừ thuế Vì vậy, cùng với việc hoàn thiện chương trình quản lý hoá đơn trên mạng máy tính, cần thiết phải lập kho dữ liệu tin học để lưu trữ các thông tin về mẫu hoá đơn của các doanh nghiệp đăng ký sử dụng tại các cơ quan thuế địa phương và cũng cần công khai các thông tin này trên trang thông tin điện tử của ngành thuế để mọi doanh nghiệp tham khảo

Thứ hai, cũng như các hàng hoá khác, hoá đơn càng in với số lượng nhỏ

thì giá thành in càng lớn Đây cũng là một khó khăn cho các doanh nghiệp sử dụng ít hoá đơn Trước đây, cơ quan thuế quản lý việc sử dụng hoá đơn tự in của các doanh nghiệp theo cách quản lý số lượng đặt in và đăng ký sử dụng từng đợt,

từ 3 tháng đến 6 tháng Cách quản lý này tuy tương tự như cách quản lý đối với các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn mua từ cơ quan thuế và khá chặt chẽ nhưng cũng thêm những phiền toái cho doanh nghiệp khi phải đăng ký sử dụng nhiều lần trong năm Để giảm chi phí in, giảm thủ tục hành chính có thể chuyển từ cách quản lý số lượng hoá đơn đăng ký sử dụng từng kỳ sang cách quản lý từng đợt

đăng ký in hoá đơn, doanh nghiệp có thể in hoá đơn với số lượng không hạn chế

và đăng ký sử dụng làm một kỳ hoặc nhiều kỳ, tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp Cơ quan thuế sẽ giám sát ký hiệu, số lượng hoá đơn theo từng hợp đồng

in giữa doanh nghiệp và nhà in (quản lý 2 chiều) Bàn về vấn đề này, một số ý kiến cho rằng: doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về hoá đơn tự in của mình nên không cần quản lý mẫu, không cần quản lý số lượng in Tuy nhiên, nếu hoá đơn vẫn là một loại chứng từ được dùng để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách mà không quản lý thì không rõ căn cứ vào đâu để xác định đúng, sai khi cần kiểm tra, tính toán?

Thứ ba, qua thống kê, tỷ lệ vi phạm các quy định về sử dụng hoá đơn tự in

của các doanh nghiệp là rất nhỏ Tuy vậy, các hành vi vi phạm cũng diễn ra dưới

đủ mọi hình thức, không khác gì các vi phạm đã xảy ra đối với hoá đơn do cơ quan thuế phát hành như: làm mất hoá đơn, tự đặt hợp đồng in không phép, sử dụng hoá đơn tự in không đăng ký, sử dụng hoá đơn tự in giả, chuyển nhượng hợp đồng in hoá đơn, bán hoá đơn của mình cho người khác sử dụng, lập hoá đơn khống… Đặc biệt là có thể xảy ra tình trạng doanh nghiệp tự in nhiều hoá đơn, xuất khống nhiều hoá đơn và bỏ kinh doanh Như vậy, khi tất cả các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hoá đơn tự in, cần phải lường được hết các hành vi

vi phạm có thể xảy ra để có phương pháp điều chỉnh phù hợp

Chuyển từ sử dụng hoá đơn do cơ quan thuế phát hành sang hoá đơn tự in

là một thay đổi lớn về tư duy quản lý, ảnh hưởng tới thói quen, tới nhận thức của hàng trăm ngàn doanh nghiệp Những thay đổi này nhằm vào cả phương thức quản lý, quan niệm về hoá đơn (không còn là chứng từ có giá nữa), đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp, giảm thủ tục cho doanh nghiệp và giảm tải công việc quản lý hành chính nhà nước

2.1.9.3 Ưu điểm của phần mềm hóa đơn tự in

Việc sử dụng phần mềm tự in hóa đơn nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của Nghị

chi phí của doanh nghiệp

Giảm thủ tục hành chính: Các phần mềm hóa đơn tự in đã thiết lập sẵn

quy trình đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Tổng cục thuế như: Lập thông báo phát hành, Quyết định sử dụng và Mẫu hoá đơn, BC tình hình SD hoá đơn giúp doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác

Chủ động in ấn hóa đơn: Phần mềm hỗ trợ các hình thức Hóa đơn Tự in,

Hóa đơn Đặt in và Hoá đơn Điện tử giúp doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn một hoặc đồng thời nhiều hình thức tạo mẫu, in ấn, phát hành hóa đơn

Kiểm soát từ xa: Đối với DN có nhiều cửa hàng, văn phòng đại diện hay

chi nhánh Các chi nhánh có thể lập hoá đơn và bộ phận kế toán tại trụ sở chính, chủ động kiểm soát việc lập và in hoá đơn, tiết kiệm chi phí, phục vụ kinh doanh kịp thời

Kê khai và nộp thuế qua mạng: Một số phần mềm đã tích hợp chữ ký số để

có thể kết xuất Tờ khai Thuế giá trị gia tăng, các Bảng kê hoá đơn đầu vào, đầu ra, các Báo cáo tài chính… giúp DN kê khai thuế qua mạng nhanh chóng và tiện lợi

Hạch toán kế toán tức thì: Với những phần mềm in hóa đơn thông thường,

người dùng sẽ phải mất thời gian để nhập lại chứng từ vào phần mềm kế toán Với các phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn tự in, các hóa đơn được tự động chuyển qua phân hệ kế toán bán hàng để hạch toán doanh thu, công nợ một cách tức thì

2.1.9.4 Nhược điểm của phần mềm hóa đơn tự in

Phụ thuộc vào nguồn điện, sự hoạt động của máy tính, máy in, phần mềm, người sử dụng phải hiểu biết về tin học và sử dụng máy vi tính

Người nhận hóa đơn và một số cơ quan chức năng còn chưa thay đổi nhận thức về hình thức hóa đơn tự in nên sẽ gây khó khăn cho người cung cấp

2.2 Cơ sở thực tiễn

2.2.1 Kinh nghiệm quản lý hóa đơn tự in tại thành phố Hà Nội

Cục Thuế Thành phố Hà Nội đã tiến hành đánh giá thực hiện Nghị định

số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ về hoá đơn bán hàng hoá cung ứng dịch vụ

Thực hiện sự chỉ đạo của Tổng cục Thuế về việc tiếp tục đẩy mạnh triển khai Nghị định 51/2010/NĐ-CP (NĐ 51) ngày 14/5/2010 của Chính phủ qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, ngày 22/5/2012 Cục thuế TP Hà Nội tổ chức hội nghị đánh giá thực hiện NĐ 51 trên địa bàn năm 2011 và quí 01/2012;

đề ra giải pháp tiếp tục thực hiện trong năm 2012 Tham dự hội nghị có hơn 90 đại biểu thuộc Ban chỉ đạo NĐ 51 Cục Thuế; đại diện Lãnh đạo các phòng kiểm tra, thanh tra thuế và các phòng chức năng của văn phòng Cục Thuế; Lãnh đạo Chi cục Thuế và Đội tuyên truyền phụ trách công tác ấn chỉ của 29 Chi cục Thuế

quận, huyện, thị xã

NĐ 51 thực hiện từ đầu năm 2011 và có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý việc in, phát hành, sử dụng hoá đơn đối với Người nộp thuế (NNT) và Cơ quan thuế Chế độ hoá đơn mới là bước đột phá trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính, trao quyền chủ động cho doanh nghiệp và NNT trong việc phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn.Xác định triển khai thực hiện trên địa bàn trọng điểm có số lượng doanh nghiệp nhiều, mô hình hoạt động lớn, phức tạp để thực hiện tốt, Cục Thuế TP Hà Nội đã quán triệt và chỉ đạo đến từng đơn vị thực hiện lộ trình triển khai Thành lập, duy trì hoạt động của Ban chỉ đạo triển khai các cấp và thực hiện các biện pháp có hiệu quả Phối hợp cơ quan thông tin đại chúng, in ấn các tờ rơi, đặt pano, treo băng rôn, khẩu hiệu tuyên truyền, phổ biến mục đích, ý nghĩa, nội dung NĐ 51 cho NNT và toàn dân biết thực hiện Tổ chức tập huấn, phổ biến các văn bản hướng dẫn thực hiện

NĐ 51 cho hơn 5.000 NNT và hơn 3.000 cán bộ công chức thuế Công khai các mẫu biểu, qui định nộp hồ sơ tại Cơ quan thuế và phát hơn 60.000 tờ rơi cho NNT Ứng dụng phần mềm quản lý sử dụng hoá đơn, nhập phát hành, thanh huỷ hoá đơn Thiết lập và duy trì đường dây nóng để giải đáp kịp thời các vướng

dịch vụ in tại Cơ quan thuế để tiếp xúc với NNT ký hợp đồng; đồng thời yêu cầu các Nhà in tạo mọi điều kiện để NNT có hóa đơn sử dụng Cấp bán hóa đơn cho NNT thuộc diện chưa phải phát hành hóa đơn và vận động các doanh nghiệp siêu nhỏ chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn

Với tinh thần triển khai quyết liệt, bằng những biện pháp thực hiện đồng

bộ, thống nhất, hiệu quả nên đến 31/12/2011 số NNT phải kê khai thuế GTGT tại Cục Thuế 89.703 đơn vị (văn phòng Cục 8.294 đơn vị, các Chi cục 81.409 đơn vị) Cục Thuế đã tuyên truyền, vận động các doanh nghiệp siêu nhỏ chuyển đổi

sử dụng hóa đơn đặt in, tự in nên đến ngày 31/3/2012 có 69.012 tổ chức, doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn, đạt 77 % trên số đơn vị đang phải kê khai thuế GTGT Tiêu biểu là Chi cục Thuế: Đông Anh, Thanh Trì, Hà Đông Toàn ngành đã nhập 68.575 số đơn vị có thông báo phát hành hoá đơn, đạt 99%; 53.406 tổ chức, doanh nghiệp đã hủy các hóa đơn hết giá trị sử dụng và đã nhập kịp thời vào ứng dụng quản lý ấn chỉ (QLAC); 9.848 đơn vị phải hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in Cục Thuế đã nhận và nhập thông báo phát hành hóa đơn của 68.575 đơn vị; hủy hóa đơn đã hết giá trị sử dụng của 53.619 đơn vị… Các dữ liệu ứng dụng QLAC đã phục vụ công tác tra cứu, quản lý về thông tin đối tượng tạo, đặt in, tự in phát hành và sử dụng hóa đơn Qua công tác nhận và rà soát hồ

sơ NNT gửi đã phát hiện 2.615 trường hợp vi phạm hành chính về hóa đơn; xử lý 1.376 trường hợp: trùng số, không đủ điều kiện in theo qui định, chuyển giao một phần công đoạn in, không lập các báo cáo theo qui định, in ký hiệu hóa đơn sai qui định, hóa đơn hết giá trị sử dụng nhưng không đăng ký với Cơ quan thuế, không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Đến nay hầu hết NNT trên địa bàn Thành phố đã phát hành sử dụng hóa đơn theo NĐ 51 Mọi vướng mắc của NNT cũng như của Cơ quan thuế được tổng hợp đề xuất lên cấp trên xem xét, giải quyết Hiện nay, 100% doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn đã khởi tạo tự in, đặt in, phát hành hóa đơn; không còn doanh nghiệp nào phản ảnh không được hướng dẫn theo NĐ 51; không còn tình