hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại công ty cổ phần qsoft việt nam

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp: + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp; + Giảm bớt rủi r

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

-*** -

NGUYỄN THỊ THANH THÚY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

QSOFT VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

-*** -

NGUYỄN THỊ THANH THÚY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

QSOFT VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ: 60.34.01.02

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS BÙI BẰNG ĐOÀN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo

vệ một học vị nào

Tôi xin cam đoan rằng, mọi sự giúp đỡ cho vệc thực hiện luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn đều được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thanh Thúy

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự

nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều

cá nhân, tập thể

Trước hết tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các thầy

cô giáo Học viện Nông Nghiệp Việt Nam, các thầy cô giáo trong khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo PGS.TS Bùi Bằng Đoàn (Bộ môn Kế toán quản trị và kiểm toán) đã giành nhiều thời gian trực tiếp chỉ bảo tận tình, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên các phòng ban của Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thanh Thúy

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ viii

DANH MỤC PHỤ LỤC ix

PHẦN I MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.2.1 Mục tiêu chung 3

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI 5

2.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp 5

2.1.1 Một số vấn đề chung về HTKSNB 5

2.1.2 HTKSNB trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp 23

2.2 Cơ sở thực tiễn của đề tài 31

2.2.1 Bài học kinh nghiệm về HTKSNB trong quản lý tài sản 31

2.2.2 Một số công trình nghiên cứu liên quan 34

PHẦN III ĐẶC ĐIỂM CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 36

3.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam 36

3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 38

3.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty 41

3.1.4 Tình hình cơ bản và kết quả hoạt động SXKD của Công ty 41

3.2 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 48

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 48

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 48

3.2.3 Phương pháp phân tích 48

PHẦN IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 50

4.1 Thực trạng công tác quản lý tài sản cố định tại Công ty 50

4.1.1 Đặc điểm tình hình tài sản cố định tại Công ty 50

4.1.2 Quy định phân cấp quản lý tài sản tại Công ty 52

4.1.3 Các quy định trong quản lý tài sản tại Công ty 54

4.2 Các rủi ro trong quản lý tài sản của Công ty 69

4.2.1 Những rủi ro xảy ra trong khâu mua sắm tài sản cố định 69

4.2.2 Những rủi rỏ xảy ra trong khâu ghi chép tài sản cố định 71

4.2.3 Những rủi ro xảy ra trong khâu sử dụng, bảo quản tài sản cố định 72

4.2.4 Những rủi ro xảy ra trong khâu sửa chữa, nâng cấp TSCĐ 75

4.2.5 Những rủi ro xảy ra trong khâu thanh lý, nhượng bán TSCĐ 75

4.3 Đánh giá HTKSNB trong quản lý tài sản của Công ty theo 3 tiêu chí 77

4.4 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại Công ty 82

4.4.1 Hoàn thiện quy định mua sắm tài sản 82

4.4.2 Hoàn thiện quy định ghi sổ TSCĐ 83

4.4.3 Hoàn thiện quy định sử dụng và bảo vệ TSCĐ 83

4.4.4 Hoàn thiện quy định nâng cấp, sửa chữa bảo trì tài sản 84

4.4.5 Hoàn thiện quy định thanh lý TSCĐ 85

4.4.6 Thực hiện phân cấp quản lý chi tiết hơn đối với tài sản tại Công ty 85

4.4.7 Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy chế trong quản lý

tài sản tại Công ty 91

PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92

5.1 Kết luận 92

5.2 Kiến nghị 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

PHỤ LỤC 96

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1: Tình hình tài sản của Công ty qua 3 năm (2012-2014) 44

Bảng 3.2: Kết quả kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2012-2014) 47

Bảng 4.1: Tình hình tài sản cố định của công ty qua các năm 51

Bảng 4.2: Cơ cấu của tài sản cố định qua các năm 52

Bảng 4.3: Quy định phân cấp quản lý tại Công ty 53

Bảng 4.4: Tình hình gian lận trong sử dụng thiết bị quý 4/2014 74

Bảng 4.5: Tình hình một số tài sản khi kiểm kê năm 2014 74

Bảng 4.6: Bảng tổng hợp thực tế rủi ro trong quản lý tài sản cố định 76

Bảng 4.7: Bảng thống kê kêt quả điều tra về HTKSNB 78

Bảng 4.8: Kết quả điều tra đánh giá HTKSNB trong quản lý tài sản tại Công ty 80

Bảng 4.9: Bảng phân cấp quyền hạn, trách nhiệm theo vị trí 88

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Vòng đời của tài sản 25

Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 38

Sơ đồ 4.1: Sơ đồ quy trình mua sắm TSCĐ của Công ty 55

Sơ đồ 4.2: Sơ đồ quy trình nhận và bàn giao TSCĐ tại Công ty 56

Sơ đồ 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mua sắm TSCĐ tại công ty 58

Sơ đồ 4.4: Sơ đồ các bước ghi sổ TSCĐ của Công ty 60

Sơ đồ 4.5: Sơ đồ quy trình sửa chữa, nâng cấp TSCĐ tại Công ty 65

Sơ đồ 4.6: Sơ đồ quy trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ tại công ty 68

Biểu đồ 3.1: So sánh tỷ trọng tài sản cố định trong tổng tài sản qua các năm 42

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 01 96

Phụ lục 02 97

Phụ lục 03 98

Phụ lục 04 99

Phụ lục 05 100

Phụ lục 06 101

Phụ lục 07 104

PHẦN I

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp nào ngay từ khi thành lập cũng đều muốn hoạt động một cách hiệu quả nhất và hướng tới lợi nhuận cao Nhưng để thực hiện điều đó thì không đơn giản, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều vấn đề từ bên ngoài như: sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ kinh doanh, rủi ro bất trắc có thể xảy ra trong nền kinh tế thị trường; hoặc rủi ro nội tại ngay trong bản thân công ty điển hình là việc không sử dụng hiệu quả các nguồn lực có giới hạn, sự gian lận hay sai xót từ phía người lao động Vì vậy việc giảm thiểu tác động của các yếu tố không mong muốn như trên là hết sức cần thiết Ngoài ra, trong một tổ chức, việc quản lý không thể dựa vào lòng tin, tình cảm mà phải dựa trên cơ sở các quy định, quy chế của đơn vị ban hành ra Vì vậy, đơn vị cần hình thành một cách thức quản lý có hiệu quả,

đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ thực chất là các chính sách, quy chế, quy định mà ban lãnh đạo đơn vị ban hành ra để điều hành hoạt động nhằm ngăn ngừa rủi ro, sai phạm của các bộ phận, cá nhân trong hoạt động để đạt mục tiêu hiệu quả cao nhất Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp:

+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp;

+ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với tài sản của doanh nghiệp do bên thứ ba hoặc do chính nhân viên của công ty gây ra;

+ Giảm bớt rủi ro không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho Doanh nghiệp;

+ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi

ro chưa đầy đủ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp là vậy, nhưng nó cũng như một chiếc áo cần nới rộng hay co vào tùy thuộc “thể trạng” của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở lên to lớn hơn do số lượng giao dịch và hoạt động tăng lên rất nhiều kèm theo đó là việc rủi ro sẽ tăng tỉ lệ thuận với số lượng các hoạt động này, cho nên một chiếc “áo” to và hoàn hiện hơn là rất cần thiết Công ty cổ phần QSoft Việt Nam cũng vậy

Công ty cổ phần QSoft Việt Nam được thành lập từ giữa thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21, với số vốn và số nhân công hạn chế, nhưng từng bước đã vươn lên thành một công ty có chỗ đứng trong giới công nghệ thông tin (CNTT) với sự phát triển cả về số lượng nhân viên, tài sản và vốn Trong những ngày đầu mới thành lập và đến hiện tại việc kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của người quản lý nên khi công ty phát triển hơn thì việc kiểm soát này ngày càng bộc lộ những hạn chế như:

+ Mất quá nhiều thời gian trong việc thực hiện kiểm tra giám sát;

+ Các sai xót vẫn còn xảy ra trong quá trình hạch toán kế toán;

+ Việc kiểm soát tài sản chưa có tính hệ thống, vẫn còn nhiều thiếu xót,

sơ hở dẫn đến tình trạng mất mát, hư hỏng và lạm dụng trong quá trình sử dụng;

+ Vẫn còn lỗ hổng trong việc quy định các loại báo cáo trong quá trình quản lý

Chính vì những lý do trên, nên chúng tôi chọn nội dung: “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại Công ty Cổ phần QSoft Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản trong doanh nghiệp, khái quát hóa các kiến thức đó để sử dụng trong quá trình đánh giá HTKSNB của doanh nghiệp trong thực tế

Nghiên cứu tình hình thực tế của HTKSNB trong công ty cổ phần Qsoft Việt Nam, đối chiếu với phần lý thuyết cộng với các đánh giá để chỉ ra các điểm còn tồn tại ở công ty Đưa ra các giải pháp phù hợp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản ở doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị nghiên cứu

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của hệ thống KSNB trong quản lý, bảo vệ tài sản tại các doanh nghiệp và giải pháp hoàn

thiện nội dung này tại một doanh nghiệp Trong nghiên cứu này chúng tôi tập trung vào đối tượng là tài sản cố định

+ Phạm vi không gian nghiên cứu: Đề tài thực hiện tại Công ty Cổ phần Qsoft Việt Nam Địa chỉ: Số 8 No 3 KĐT mới Dịch Vọng, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội

+ Phạm vi thời gian nghiên cứu: Đề tài sử dụng số liệu từ 2012 đến

2015 Thời gian thực hiện đề tài từ 2014 đến 2015

PHẦN II

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

2.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp

2.1.1 Một số vấn đề chung về HTKSNB

2.1.1.1Khái niệm về HTKSNB

Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu riêng của mình và quá trình thực hiện các mục tiêu đó thường gặp phải nhiều bất trắc, rủi ro nên cần phải có biện pháp phát hiện, ngăn ngừa rủi ro xảy ra

Trong quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý các cấp thường dễ mắc sai phạm khi đưa ra các quyết định vượt quá thẩm quyền, trách nhiệm của mình nếu không có những quy định cụ thể

Ngoài ra, hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức sẽ không hiệu quả nếu như không có môi trường tốt, ở đó người lãnh đạo thiếu sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, hệ thống thông tin không được phổ biến rộng rãi đến từng

bộ phận, cá nhân…, tình trạng gian lận, tham ô, lạm dụng, mất mát tài sản của đơn vị chắc chắn cũng xảy ra nếu đơn vị, tổ chức không có một chế độ kiểm tra, kiểm soát và bảo vệ tốt các loại tài sản của mình

Như vậy, để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Khái niệm “ kiểm soát nội bộ” ra đời từ đầu thế kỉ XX, cho đến nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về HTKSNB

Theo Viện kế toán viên công chứng Mỹ (IACPA), hệ thống KSNB được định nghĩa như sau:

“Hệ thống KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản

của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ chương quản lý

đã đề ra”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) tại chuẩn mực 400: “ Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400, 2001)

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy cảu các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế

độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động” (IFAC, 2012)

Như vậy, thiết lập HTKSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát, trong đó các nhà quản lý không quản lý bằng lòng tin, cảm tính mà bằng các quy định, quy chế rõ ràng

Quy chế, nội quy là các quy định bằng văn bản mà các đơn vị, tổ chức ban hành ra nhằm điều chỉnh hành vi của từng thành viên hướng hoạt động theo mục tiêu chung

Quy chế quản lý của doanh nghiệp “là tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn bộ doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”

Cơ chế “là cách thức hoạt động của một tập hợp các yếu tố phụ thuộc vào nhau” (Le Petit Larousse, 2006)

Cơ chế “là cách thức theo đó một quá trình thực hiện” (Từ điển Việt Nam 1996)

Các nội dung của hệ thống KSNB:

+ Kiểm soát quản lý:

- Bao gồm toàn bộ các khâu, các quá trình quản lý trong tổ chức: Hành chính, Tổ chức nhân sự, Tài sản thiết bị, Các quy trình nghiệp vụ chuyên môn, …

- Kiểm soát quản lý phải tuân thủ các chuẩn mực, quy định trong quản lý + Kiểm soát kế toán:

- Bao gồm toàn bộ các quy trình, nghiệp vụ, phần hành kế toán; Tiền, Tài sản, Hàng tồn kho, Bán hàng, …

- Kiểm soát kế toán tuân thủ các chuẩn mực kế toán, kiểm toán

Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán

2.1.1.2 Bản chất và lợi ích của HTKSNB

Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà

ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng

Việc thiết lập được một HTKSNB hoạt động có hiệu quả sẽ đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp:

+ Giảm thiểu, ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn, rủi ro từ bên trong

và bên ngoài trong quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

+ Bảo vệ được tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát, trộm cắp, lạm dụng trong quá trình sử dụng

+ Đảm bảo độ chính xác của các số liệu thông tin kế toán, tính trung thực của các Báo cáo tài chính

+ Đảm bảo mọi thành viên phải tuân thủ các quy chế, quy định của doanh nghiệp và pháp luật của nhà nước

+ Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, tài sản của đơn vị để đạt được mục tiêu hoạt động hiệu quả nhất

+ Đảm bảo bảo vệ được quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng

và các bên có lợi ích liên quan

+ Gây dựng được lòng tin của xã hội, các đối tác, … đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp, tổ chức

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên Môi trường kiểm soát là toàn

bộ các yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

- Sự trung thực và giá trị đạo đức:

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên

HTKSNB

2 Nhận dạng rủi ro

và đánh giá rủi ro

1 Môi trường kiểm soát

3 Các

hoạt động

kiểm soát

5 Giám sát và kiểm tra

4 Thông tin và truyền thông

cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực

- Năng lực nhân viên:

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả

và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập HTKSNB

Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm

nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví

dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB Kết quả

là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo

+ Hệ thống báo cáo phù hợp

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan

- Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên

Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB Khả năng, sự tin cậy của nhân viên để kiểm soát được hữu hiệu Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm

Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ:

b Đánh giá rủi ro

Môi trường kiểm soát

Năng lực nhân viên

Chính sách nhân sự

Triết lý quản lý và phong cách lãnh

Cơ cấu tổ chức

Sự liêm

chính và giá

trị đạo đức

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro Vì vậy các nhà quản lý phải th ận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được Việc đánh giá và nhận dạng rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro

Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

Rủi ro kinh doanh môi trường vĩ mô gồm: môi trường chính trị, các yếu

tố kinh tế, xu hướng biến động của xã hội, phát triển của khoa học và công nghệ…

Rủi ro từ môi trường vi mô gồm: sức mạnh của nhà cung cấp, sức mạnh của khách hàng, sức mạnh của đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế, môi trường cạnh tranh hiện tại

Rủi ro từ các yếu tố bên trong doanh nghiệp gồm rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ

Rủi ro hoạt động là rủi ro phát sinh từ hoạt động nội bộ doanh nghiệp,

tổ chức, bao gồm:

+ Rủi ro do vi phạm chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội quy của doanh nghiệp, tổ chức cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài + Rủi ro về tài sản và các nguồn lực khác trong quá trình hình thành và

sử dụng, chẳng hạn như: gian lận, mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại…

+ Rủi ro về văn hóa doanh nghiệp

Rủi ro tuân thủ pháp luật gồm vi phạm pháp luật Việt Nam như luật, chế độ kế toán, tài chính, Luật lao động, Luật môi trường… và vi phạm pháp luật quốc tế

Dù là rủi ro bên trong hay rủi ro bên ngoài doanh nghiệp, nó đều ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp Khi một yếu tố rủi ro nào xảy ra hoặc thay đổi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách hoạt động, phát triển của doanh nghiệp

- Đánh giá rủi ro

Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro, đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các nhà quản lý

Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất và khả năng xảy ra rủi ro:

Cao

Cao

Thấp Thấp

% xảy ra

Tổn thất ước tính

Trọng yếu

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro

Mục đích của việc đánh giá rủi ro là để thấy mức độ xảy ra rủi ro cao hay thấp, ảnh hưởng của rủi ro có trọng yếu không để từ đó có biện pháp ngăn ngừa và phòng chống

- Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là hành động tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa nhằm giảm thiểu những thiệt hại, ảnh hưởng bất lợi của rủi ro Quản lý rủi ro là hành động có ý thức, chủ động có chuẩn bị trước khi rủi ro xảy ra bằng cách chọn cách chống lại rủi ro hoặc chọn chung sống cùng rủi ro nếu không thể né tránh

Sau quá trình đánh giá và tìm ra các rủi ro có thể gặp phải, vấn đề tiếp theo cần giải quyết là xác định ngưỡng chấp nhận được của rủi ro và các biện pháp để phòng tránh ngăn ngừa và giảm thiểu tác động không mong muốn nếu rủi ro xảy đến

“Ngưỡng chấp nhận của rủi ro: ngưỡng chấp nhận của rủi ro là những mức độ đạt được của việc thực hiện mục tiêu, ngưỡng chấp nhận của rủi ro cho phép người quản lý có được sự tự tin hơn về việc hoàn thành chỉ tiêu đã

đề ra” (Internal Control-Integrated Framework, 2012)

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp các rủi

ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp Xét về KSNB nhận dạng rủi ro mục đích là phát hiện trước nguy cơ các rủi ro

có thể xảy ra để có biện pháp ngăn ngừa và hạn chế Các biện pháp đó có thể

là: ban hành các quy định, đưa ra cơ chế và thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro

c Hoạt động kiểm soát – Thủ tục/cơ chế kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi

ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro

Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát

Hoạt động kiểm soát gồm các thủ tục cơ bản sau:

- Thủ tục phê duyệt

Doanh nghiệp phải có quy định về phê duyệt Chỉ khi có sự phê duyệt của người có trách nhiệm thì mới được thực hiện, mục đích của sự phê duyệt

là tránh tình trạng tùy tiện, lạm quyền dẫn đến sai phạm

Phê duyệt là cho phép một nghiệp vụ được phát sinh, là cho phép được tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty Phê duyệt là ra

Bảo

vệ tài sản

Bất kiêm nhiệm

Sử dụng chỉ tiêu

Đối chiếu

Kiểm tra và theo dõi

quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó, hay chấp nhận một cái gì

đó

Vì vậy, phê duyệt phải phù hợp với quy chế, chính sách của đơn vị, người phê duyệt phải đúng thẩm quyền Phê duyệt phải coi trọng nặng về nội dung hơn là hình thức, phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định về cấp phê duyệt, cơ sở của phê duyệt, dấu hiệu của phê duyệt, cấp ủy quyền

- Thủ tục định dạng trước

Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng chương trình máy tính vào công tác quản lý Hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ Nhưng thủ tục này có nhược điểm là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt Vậy doanh nghiệp cần quy định cụ thể “ai” mới được phép thay đổi các định dạng này

- Thủ tục báo cáo bất thường

Tất cả các cá nhân, các bộ phận phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi lúc,

ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp Các

cá nhân, bộ phận phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc, báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý kịp thời Thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức phát hiện kịp thời những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp ngăn chặn, hạn chế

Các trường hợp “bất thường”:

+ Các nghiệp vụ không theo đúng quy trình, quy định

+ Các nghiệp vụ ngoại lệ

+ Những bất hợp lý

+ Những vấn đề chưa từng xảy ra, đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn

+ Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống

- Thủ tục bảo vệ tài sản

Thủ tục bảo vệ tai sản là tất cả các quy định hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng hư hỏng, bọ phá hoại …

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa máy móc thiết bị… mà còn là thông tin, vì vậy các thủ tục bảo vệ tài sản phải đảm bảo được việc kiểm soát cả các tài sản hữu hình và vô hình Các thủ tục bảo vệ tài sản:

+ Giám sát về mặt chất lượng của tài sản: Kiểm soát về mặt tình trạng vật chất và hoạt động của tài sản bắt đầu từ từ khâu mua sắm tài sản và trong quá trình đưa vào sử dụng, đặc biệt là trước khi hết hạn bảo hành hoặc khoản tiền giữ lại được thanh toán hết Giám sát về mặt chất lượng của tài sản không phải là sự so sánh với các tài sản khác, sự so sánh ở đây được tiến hành trên

cơ sở chất lượng và đặc tính đã được nêu rõ trong các giấy tờ giao dịch mua bán Về cơ bản thủ tục này đảm bảo cho tài sản hoạt động đúng như những kỳ vọng khi đầu tư mua sắm tài sản (chương 13 – physical asset management - lược dịch)

+ Giám sát an ninh: giám sát anh ninh bao gồm nhiều quy trình và hoạt động kiểm soát Nó bao trùm lên những người và vật có thể truy cập/ sử dụng thông tin và mặt vật chất của tài sản (kể cả những người thực hiện các giao dịch về tài sản) Không những vậy nó còn bao hàm quyền truy cập thông tin, hoạt động hệ thống, hệ thống mạng và các tài sản Giám sát an ninh đảm bảo cho tài sản khỏi việc sử dụng không đúng mục đích và từ những người không được quyền sử dụng

+ Đảm bảo an toàn khỏi các tai nạn có thể xảy đến với tài sản: Bất cứ thực thể nào đều phải đối mặt với các rủi ro tiềm tàng, đảm bảo an toàn cho tài sản là giúp cho tài sản giảm thiểu được các các rủi ro đó hoặc giảm thiểu rủi ro khi nó xảy ra

- Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

Lượng hóa tất cả những công việc mà công ty đặt ra cho các cá nhân và

bộ phận thành chỉ tiêu cụ thể, mục tiêu khi được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn

Các chỉ tiêu phải có tính khả thi, chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu, người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập

Định kỳ doanh nghiệp phải theo dõi các chỉ tiêu và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm

vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi

đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

- Thủ tục đối chiếu

Tất cả các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều bộ phận Vì vậy, doanh nghiệp cần sự đối chiếu, tổng hợp giữa các cá nhân, các bộ phận khác nhau về một nghiệp vụ để phát hiện ra những chỗ sai sót

Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ Thủ tục này góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo

- Thủ tục kiểm tra và theo dõi

Thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể được xem là cơ chế “Kiểm soát sự kiểm soát” Thủ tục này giúp doanh nghiệp khám phá ra những sai sót lớn nghiêm trọng và tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá”

Thủ tục kiểm tra và theo dõi tạo ra tính ngăn ngừa và tính phát hiện Tính ngăn ngừa có tác dụng trước ngăn ngừa không cho rủi ro xảy ra, thực hiện trước hoặc trong khi nghiệp vụ phát sinh Tính phát hiện có tác dụng phát hiện rủi ro khi chúng xảy ra, thực hiện sau khi các nghiệp vụ phát sinh

d Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin và truyền thông là toàn bộ các biện pháp nhằm phổ biến rộng rãi các quy định đến từng thành viên của tổ chức đảm bảo chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy…

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ

sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc từ tổ chức mạng lưới thu nhập…

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông,

cơ quan thuế Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời

mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả

e Giám sát và kiểm tra

Là quá trình theo dõi, đánh giá hoạt động của HTKSNB nhằm điều chỉnh, hoàn thiện hệ thống này khi các điều kiện môi trường thay đổi

Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động

và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

Ngoài ra, giám sát, kiểm tra còn là hoạt động theo dõi việc thực hiện các quy định của con người Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên hoạt động của con người giúp họ thực hiện tốt hơn các quy định đã được đề ra như vậy cũng hạn chế được các vi phạm có thể xảy ra

2.1.1.4 Tính hiện hữu, hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB

Tính hiện hữu:

Hệ thống KSNB đạt tính hiện hữu có nghĩa là hệ thống kiểm soát này được tồn tại, hoạt động liên tục

Tính hữu hiệu:

Hệ thống KSNB đạt được tính hữu hiệu có nghĩa là hệ thống kiểm soát

đã đạt được mục tiêu, mục đích đặt ra như bảo vệ tài sản công ty, đảm bảo

tính đúng đắn của các báo cáo tài chính, đẩy mạnh hiệu quả điều hành hiệu quả sản xuất kinh doanh trong công ty…

Tính hiệu quả:

Hệ thống KSNB đạt tính hiệu quả có nghĩa là hệ thống kiểm soát này

đã hoàn thành được mục tiêu, mục đích tốt, không chỉ hoàn thành mà còn đem lại kết quả cao

2.1.2 HTKSNB trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp

2.1.2.1 Đặc điểm về tài sản trong doanh nghiệp

Tài sản là toàn bộ tiềm lực kinh tế của đơn vị, biểu thị cho những lợi ích mà đơn vị thu được trong tương lai hoặc những tiềm năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị Nói cách khác, tài sản là tất cả những thứ hữu hình hoặc vô hình gắn với lợi ích tương lai của đơn vị thỏa mãn các điều kiện:

- Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị

- Có giá trị thực sự đối với đơn vị

- Có giá phí xác định

Có nhiều cách phân loại tài sản trong các doanh nghiệp, nhưng nếu xét

về mặt giá trị và tính chất luân chuyển của tài sản, thì toàn bộ tài sản của các doanh nghiệp được chia làm hai loại: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn Tài sản cố định là bộ phận chủ yếu trong cơ sở vật chất - kỹ thuật của một doanh nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và được biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau Xét một cách tổng quát thì tài sản cố định được chia thành hai loại: Loại có hình thái vật chất cụ thể được gọi là tài sản cố định hữu hình, loại chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị được gọi là tài sản cố định vô hình

Để được xem là tài sản cố định thì bản thân tài sản phải thực hiện được một hoặc một số chức năng nhất định đối với quá trình hoạt động của doanh

nghiệp, có giá trị lớn đạt đến mức quy định, nếu tồn tại dưới hình thái vật chất

cụ thể thì hình thái này sẽ giữ nguyên trong suốt quá trình sử dụng, có thời gian sử dụng dài nên phương thức luân chuyển là chuyển dần giá trị của mình vào chi phí của các đối tượng sử dụng trong nhiều chu kỳ sản xuất

Các tài sản được ghi nhận là tài sản cố định phải thỏa mãn đồng thời tất

cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:

+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó

+ Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy

+ Thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm

+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành Hiện nay theo quy định là từ 30 triệu đồng trở lên

Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình dạng vật chất ban đầu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh giá trị sử dụng của TSCĐ bị hao mòn và dịch chuyển dần dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp TSCĐ cũng là một loại hàng hóa có giá trị sử dụng và giá trị

Nó là sản phẩm của lao động và được mua bán trao đổi trên thị trường tư liệu sản xuất

Do kết cấu phức tạp gồm nhiều bộ phận với mức độ khấu hao khác nhau nên trong quá trình sử dụng tài sản cố định có thể bị hư hỏng từng bộ phận

Việc mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ các quy định, số tiền của mỗi lần mua sắm lớn nên việc đầu tư mua sắm tài sản cố định phải có kế hoạch, tổ chức thực hiện tốt để nâng cao hiệu quả vốn đầu tư

Như vậy dựa vào đặc điểm của tài sản cố định ta thấy liên quan đến TSCĐ có rất nhiều vấn đề dễ xảy ra gian lận, sai sót, tài sản cũng rất dễ hư

tài sản (thiết lập HTKSNB) như đặt ra các quy trình vận hành đúng tiêu chuẩn

kỹ thuật của máy móc để hạn chế hư hỏng; có cơ chế phân cấp quản lý tài sản

cố định, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc vận hành của máy móc thiết bị

để tránh xảy ra mất mát, lạm dụng tài sản cố định; đặt ra các chỉ tiêu hoạt động để giới hạn sự vận hành của máy móc bảo vệ máy móc thiết bị hoạt động đúng công suất quy định…

2.1.2.2 Các rủi ro trong quản lý tài sản của doanh nghiệp

Các rủi ro trong quản lý tài sản sẽ phát sinh trong suốt vòng đời tồn tại của tài sản, các rủi ro này có thể đến từ các yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp

Sơ đồ 2.1: Vòng đời của tài sản

Các rủi ro trong vòng đời của tài sản có thể kể đến như:

- Đánh giá nhu cầu và lên kế hoạch mua sắm: trong giai đoạn này rủi ro

có thể xảy đến với quản lý tài sản như:

+ Đánh giá sai nhu cầu mua sắm, dẫn tới mua tài sản không phục vụ quá trình sản xuất trong doanh nghiệp

+ Đánh giá sai nhu cầu dẫn tới mua nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng cần thiết

+ Mua sắm tài sản về không đúng thời điểm, như mua về trước thời điểm cần sử dụng quá lâu, hay khi cần để sử dụng thì vẫn chưa nhận được tài sản

- Mua tài sản:

+ Mua không đúng chủng loại tài sản

+ Mua tài sản không đảm bảo chất lượng

+ Gian lận về giá để ăn chênh lệch của người thực hiện

+ Không báo cáo về các khoản giảm giá trích thưởng của bên bán

- Nghiệm thu tài sản:

+ Nhân viên công ty không phát hiện ra lỗi của tài sản do bên bán giao; + Nhân viên công ty móc ngoặc với người bán để nhận những tài sản không đảm bảo chất lượng để hưởng lợi từ người bán;

- Bàn giao đưa vào sử dụng:

+ Bàn giao không đúng đối tượng yêu cầu tài sản;

+ Bàn giao chậm so với yêu cầu sử dụng;

+ Bàn giao sai tài sản yêu cầu;

- Sử dụng và bảo quản:

+ Sử dụng sai mục đích;

+ Người sử dụng sử dụng tài sản không theo yêu cầu thiết kế của tài sản;

+ Tài sản bị mất mát, hư hỏng, lạm dụng trong quá trình sử dụng;

+ Sử dụng tài sản kém hiệu quả;

+ Tài sản không được bảo quản dẫn đến tình trạng mất, giảm chất lượng

- Bảo dưỡng sửa chữa và nâng cấp:

+ Không bảo dưỡng kịp thời làm hỏng hóc thiết bị;

+ Chi tiền sửa chữa những tài sản còn bảo hành;

+ Khai tăng giá trị sửa chữa hưởng chênh lệch;

+ Sửa chữa nhiều lần cho một tài sản với 1 lỗi duy nhất;

+ Thay thế các tài sản vẫn còn đáp ứng được nhu cầu;

+ Các tài sản cần được nâng cấp nhưng không được tiền hành

Như vậy có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến các rủi ro trong quản lý tài sản cố định nên tùy thuộc vào đặc điểm của tài sản, phân cấp quản lý mà cần ban hành các quy định, quy trình vận hành… để hạn chế các rủi ro trên Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý TSCĐ tại đơn vị

2.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong quản lý tài sản

- Thủ tục phê duyệt: đây là một trong những thủ tục quan trọng trong việc quản lý tài sản, nó tồn tại trong suốt vòng đời của tài sản và có mối liên

hệ với các thủ tục còn lại

Tài sản trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, phân bổ dưới nhiều hình thái khác nhau nếu không được bảo quản tốt rất dễ xảy ra các rủi ro lạm dụng, thất thoát, mất mát tài sản Vì vậy tất cả các khâu quản lý tài sản phải tuân thủ các quy định của thủ tục này

Tài sản được mua sắm, đầu tư khi có được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền để tránh rủi ro mua tài sản không cần thiết, mua sai tài sản, mua phải tài sản có chất lượng không tốt không sử dụng được Ngoài ra, việc ủy quyền người chịu trách nhiệm mua tài sản cũng phải được phê duyệt theo quy định, không phải ai cũng có quyền mua sắm tài sản Việc sử dụng tài sản không tùy tiện theo cá nhân mà phải theo quy trình vận hành đã được xây dựng, ban hành (đã được phê duyệt) Tùy theo đặc tính của từng loại tài sản trong doanh nghiệp mà có những quy trình vận hành khác nhau, phù hợp với từng loại tài sản để hạn chế tối đa việc sử dụng tài sản sai mục đích, sử dụng

tài sản quy trình dẫn đến hỏng hóc tài sản Tài sản được di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc di chuyển ra vào doanh nghiệp không được tùy ý

mà phải được phép của cấp có thẩm quyền tránh mất mát tài sản, tài sản hỏng hóc cần sửa chữa hay thanh lý cũng cần có kế hoạch và được phê duyệt

- Thủ tục định dạng trước:

Tài sản của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, nếu không có cách quản lý chặt chẽ thì khả năng xảy ra rủi ro sẽ rất cao Vì vậy để quản lý tài sản một cách có hiệu quả doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về định dạng trước Tài sản cần được mã hóa cụ thể để dễ dàng theo dõi, quản lý cho từng

mã tài sản giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi cần thiết, dễ dàng theo dõi thực trạng của tài sản

Tuy nhiên đối với một số tài sản có đặc điểm đặc thù riêng thì có quy định về việc mã hóa khác nhau Các dây chuyền, máy móc công nghệ cao cần được bảo mật, tránh sự xâm nhập của những người không liên quan phải được cài đặt khóa bảo mất khi vận hành Những tài sản dễ mất mát như tiền, bản quyền sáng chế cần có hệ thống bảo vệ

- Thủ tục báo cáo bất thường:

Trong các khâu tiến hành mua tài sản, hay sửa chữa thiết bị thường có những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch được phê duyệt như tài sản cần mua xảy ra sự cố, hay các hỏng hóc phát sinh thêm trong quá trình sửa chữa Các vấn đề phát sinh như vậy cần được quy định báo cáo lại một cách kịp thời để những người có trách nhiệm đưa ra hướng giải quyết hợp lý

Trong trường hợp tài sản sử dụng không đúng cách, không đúng quy trình đã được ban hành, tài sản di chuyển để không đúng kỹ thuật rất dễ hỏng nếu không được phát hiện kịp thời, doanh nghiệp cần quy định các nhân viên phải báo cáo lên cấp trên khi phát hiện các dấu hiệu không bình thường trên

- Thủ tục bảo vệ tài sản

Thủ tục bảo vệ tài sản được thể hiện ở tất cả các khâu từ khi tài sản được hình thành đến trong quá trình sử dụng Thủ tục bảo vệ tài sản giúp Công ty hạn chế rủi ro lạm dụng tài sản, mất mát tài sản, hỏng hóc tài sản Trong quá trình mua sắm tài sản, để đảm bảo tài sản được mua đúng phẩm chất, quy cách, chất lượng, Công ty cần có quy định rõ ràng chi tiết trong việc chọn lựa tài sản, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có sự kiểm tra nghiệm thu tài sản khi mua về một cách nghiêm ngặt Các quy định sẽ hạn chế việc mua phải tài sản kém chất lượng, không sử dụng được, đánh tráo tài sản khi bàn giao, ngăn ngừa được động cơ không tốt của con người

Việc mở sổ theo dõi tài sản đảm bảo tài sản được giám sát theo dõi đầy

đủ về mặt số lượng, dễ dàng phát hiện thiếu sót tài sản

Để tránh việc tài sản bị sử dụng sai mục đích, mất cắp, trong quá trình

sử dụng tài sản, Công ty xây dựng các quy trình vận hành tài sản, quy định về

sử dụng bảo hành, bảo trì, nâng cấp tài sản Từng loại tài sản đều có những quy định sử dụng riêng biệt Ví dụ, Công ty quy định cách sử dụng đối với từng loại tài sản cố định khác nhau Đối với máy tính quy định hệ thống khóa bảo mật để lưu giữ những bí mật thông tin của Công ty Đối với tài sản là máy móc thiết bị văn phòng khó có thể kiểm soát quá trình sử dụng của nhân viên nên Công ty giao trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban để họ có trách nhiệm trong việc sử dụng tài sản Đối với phương tiện vận tải, Công ty kiểm soát hành trình chạy của xe, quản lý định mức nhiên liệu phục vụ cho xe chạy

Ngoài ra để hạn chế sự mất cắp tài sản của Công ty, Công ty có quy định nhân viên lập kế hoạch sử dụng, theo dõi việc mang tài sản ra vào Công

ty hoặc có sử dụng thiết bị camera để quản lý tài sản

- Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: