Quy trình kiểm soát nội bộ báo cáo tài chính này được ban hành bởi Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam (VNR). Đây là tài liệu nội bộ của VNR, rất chi tiết, rõ ràng và rất phù hợp với các bạn đang làm công tác kiểm soátkiểm toán nội bộ, nhất là các bạn mới ra trường có nhu cầu học hỏi để nâng cao kiến thức nghiệp vụ
Trang 11 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH
1 Khái niệm:
Phân tích tài chính là quá trình thu thập và xử lý các thông tin kế toán và các chỉ tiêu giám sát tài chính doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động, tình hình tài chính, xu hướng và tiềm năng tài chính của doanh nghiệp
Mục tiêu của phân tích tài chính là đưa ra các quyết định tài chính Phân tích tài chính giúp chủ sở hữu và doanh nghiệp có khả năng phân tích được nội dung các hoạt động tài chính cơ bản của doanh nghiệp, qua đó đưa ra các quyết định quản lý và giám sát kịp thời và định hướng xây dựng các nhóm chỉ tiêu phân tích phù hợp Đối với chủ doanh nghiệp nhằm đưa ra những quyết định liên quan đến mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp là tăng trưởng, phát triển, tối đa hoá lợi nhuận hay tối đa hoá giá trị doanh nghiệp
Phân tích tài chính hoàn toàn dựa vào số liệu và thông tin rút ra từ các báo cáo tài chính, do vậy nếu số liệu mà thiếu chính xác thì kết luận rút ra từ phân tích tài chính chắc chắn sẽ bị sai lệch
2 Tổng quan quy trình:
- Xác định rõ mục đích và bối cảnh phân tích;
- Kiểm tra, thu thập hồ sơ tài chính;
- Xử lý số liệu;
- Phân tích và giải thích số liệu sau khi đã được xử lý;
- Phát triển và trao đổi những kết luận và khuyến nghị;
- Theo dõi, giám sát;
- Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, theo Chuẩn mực
kế toán Việt Nam số 21 (VAS 21- Lập và trình bày BCTC)
3 Quy trình phân tích tài chính chi tiết:
3.1 Xác định rõ mục đích và bối cảnh phân tích:
+ Các kết luận rút ra từ việc phân tích tài chính;
+ Những vướng mắc, khó khăn nào có thể giải quyết được sau khi thực hiện phân tích;
+ Những quyết định nào được hỗ trợ từ việc thực hiện phân tích;
+ Báo cáo phân tích sẽ phục vụ mục đích nào;
+ Chỉ tiêu nào là kết quả cuối cùng của việc phân tích;
+ Thời gian thực hiện phân tích và thời hạn nộp báo cáo;
+ Những nguồn dữ liệu cần sử dụng; nguồn dữ liệu cần hạn chế để hoàn thiện phân tích
3.2 Kiểm tra, thu thập hồ sơ tài chính:
Thu thập thông tin về tình hình kinh doanh, hiệu quả hoạt động tài chính, vị thế tài chính của doanh nghiệp, bao gồm:
Trang 2- Thông tin tài chính: Báo cáo tài chính và các kế hoạch bổ sung; vốn điều lệ được góp của Công ty;
- Thông tin phi tài chính: Ý kiến của chủ sở hữu (nếu có); các báo cáo kiểm toán độc lập;
- Kiểm tra tính đầy đủ, tính pháp lý của các báo cáo
3.3 Xử lý số liệu:
- Kiểm tra tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính và các thông tin có liên quan;
- Lựa chọn các phương pháp phân tích tài chính để phù hợp với mục tiêu phân tích Các phương pháp phân tích tài chính chủ yếu hiện đang áp dụng là:
+ Phương pháp so sánh: Được sử dụng phổ biến nhất và là phương pháp chủ yếu trong phân tích tài chính để đánh giá kết quả, xác định vị trí và xu hướng biến đổi của chỉ tiêu phân tích
+ Phương pháp loại trừ: Được áp dụng rộng rãi để xác định xu hướng và mức
độ ảnh hưởng của từng nhân tố đối với chỉ tiêu phân tích Khi phân tích, để nghiên cứu ảnh hưởng của một nhân tố nào đó phải loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác.Trong thực tế phương pháp loại trừ được sử dụng trong phân tích kinh tế dưới
2 dạng là: phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch
+ Phương pháp liên hệ: Mọi kết quả kinh doanh đều có mối liên hệ mật thiết với nhau giữa các mặt, các bộ phận Để lượng hoá các mối liên hệ đó, ngoài các phương pháp đã nêu, trong phân tích kinh doanh còn phổ biến các cách nghiên cứu liên hệ phổ biến như: liên hệ cân đối, liên hệ thuận nghịch, liên hệ tương quan
+ Phương pháp phân tích tỷ số: Tỷ số là công cụ phân tích tài chính phổ thông nhất, một tỷ số là mối quan hệ tỷ lệ giữa hai dòng hoặc hai nhóm dòng của bảng cân đối tài sản Phương pháp phân tích tỷ số dựa trên ý nghĩa chuẩn mực các
tỷ số của đại lượng tài chính trong các quan hệ tài chính Sự biến đổi các tỷ số là sự biến đổi các đại lượng tài chính Về nguyên tắc, phương pháp tỷ số yêu cầu phải xác định các ngưỡng, các định mức, để nhận xét, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, trên cơ sở so sánh các tỷ số của doanh nghiệp với giá trị các số lệ tham chiếu
+ Phương pháp phân tích Dupont: Với phương pháp này, khi phân tích sẽ nhận biết được các nguyên nhân dẫn đến các hiện tượng tốt, xấu trong hoạt động của doanh nghiệp Bản chất của phương pháp này là tách một tỷ số tổng hợp phản ánh sức sinh lợi của doanh nghiệp như thu nhập trên tài sản (ROA), thu nhập sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE) thành tích số của chuỗi các tỷ số của mối quan hệ nhân quả với nhau Điều đó cho phép phân tích ảnh hưởng của các tỷ số đối với các tỷ số tổng hợp
Trong quá trình phân tích tổng thể, việc áp dụng linh hoạt các phương pháp
sẽ đem lại kết quả cao hơn khi phân tích đơn thuần.Trong phân tích tài chính kết quả mà mỗi chỉ tiêu đem lại chỉ thực sự có ý nghĩa khi xem xét nó trong mối quan
hệ với các chỉ tiêu khác Do vậy, phương pháp phân tích hữu hiệu cần đi từ tổng quát đánh giá chung cho đến các phần chi tiết
Trang 3Việc phân tích báo cáo tài chính thường được tiến hành bằng hai cách: Phân tích ngang và phân tích dọc báo cáo tài chính Phân tích ngang báo cáo tài chính là việc so sánh đối chiếu tình hình biến động cả về số tuyệt đối và số tương đối trên từng chỉ tiêu của từng báo cáo tài chính, còn phân tích dọc là việc sử dụng các quan hệ tỷ số, các hệ số thể hiện mối tương quan giữa các chỉ tiêu trong từng báo cáo tài chính và giữa các báo cáo tài chính với nhau để rút ra kết luận
3.4 Phân tích và giải thích số liệu sau khi đã được xử lý
- Thực hiện diễn giải/ giải thích số liệu liên quan đến các vấn đề mà chủ sở hữu cần quan tâm giám sát;
- Đưa ra các giải thích, thuyết minh cùng các khuyến nghị để cải thiện tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp;
- Kết quả phân tích
3.5 Kết luận và khuyến nghị
- Báo cáo kết quả giám sát của doanh nghiệp:
+ Tổng hợp thông tin chung
+ Tổng hợp thông tin về tình hình thực hiện các tiêu chí giám sát của doanh nghiệp
+ Các rủi ro, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải
- Kết luận và khuyến nghị
3.6 Theo dõi và giám sát:
- Theo dõi các vấn đề thống nhất giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp
- Doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp để xử lý các vấn đề vướng mắc và thống nhất thời gian hoàn thiện các khuyến nghị
4 Các chỉ tiêu phân tích tài chính chủ yếu:
4.1 Phân tích chỉ tiêu hiệu suất sử dụng
+ Vòng quay hàng tồn kho
Giá vốn hàng bán
Số vòng quay hàng tồn kho = ————————————
Hàng tồn kho bình quân trong kỳ
360 ngày
Số ngày 1 vòng quay = ——————————
Số vòng quay hàng tồn kho
+ Vòng quay các khoản phải thu
DT thuần + VAT đầu ra
Vòng quay các khoản phải thu = ————————————
Số dư bình quân các khoản phải thu
Trang 4+ Kỳ thu tiền trung bình:
360 ngày
Kỳ thu = ———————————— = tiền trung bình Vòng quay các khoản phải thu
Số dư BQ các khoản phải thu
= —————————————— x 360 Doanh thu thuần + VAT đầu ra
+ Vòng quay vốn lưu động
Vòng quay DT thuần
Vốn = —————————
lưu động Vốn lưu động bình quân
Số ngày một 360 ngày
Vòng quay vốn = —————————
lưu động Số vòng quay vốn lưu động
+ Hiệu suất sử dụng vốn cố định
Hiệu suất Doanh thu thuần
Sử dụng = —————————
Vốn cố định Vốn cố định bình quân
+ Vòng quay toàn bộ vốn
Vòng quay Doanh thu thuần
toàn bộ vốn = —————————
Vốn sản xuất bình quân
4.2 Phân tích chỉ tiêu hiệu quả hoạt động:
+ Tỷ suất doanh lợi doanh thu
Tỷ suất Lợi nhuận thuần
Doanh lợi = —————————
Doanh thu Doanh thu thuần
+ Tỷ suất sinh lợi của tài sản
Tỷ suất Lợi nhuận trước thuế và lãi vay
sinh lợi của = ————————————
tài sản( ROA) Tổng tài sản bình quân
Trang 5+ Tỷ suất sinh lợi của nguồn vốn
Tỷ suất Lợi nhuận sau thuế
sinh lợi của = ——————————
nguồn vốn( ROE) Vốn chủ sở hữu
4.3 Phân tích cơ cấu Tài chính và Tài sản:
+ Hệ số nợ
Tổng nợ phải trả
Hệ số nợ = ———————
Tổng vốn chủ sở hữu
+ Cơ cấu tài sản:
Tổng TS ngắn hạn
Cơ cấu tài sản = ————————
Tổng TS dài hạn
4.4 Phân tích chỉ tiêu khả năng thanh toán
Hệ số Tổng tài sản
thanh toán = ————————————
Tổng quát Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn
Hệ số Tổng tài sản ngắn hạn
thanh toán = ————————————
Tạm thời Tổng nợ ngắn hạn
Hệ số TS ngắn hạn- Vốn vật tư hàng hoá
thanh toán = ————————————
nhanh Tổng nợ ngắn hạn
Tiền + tương đương tiền
hoặc = ————————————
Nợ tới hạn + nợ quá hạn
Hệ số lãi vay phải trả + LN trước thuế
thanh toán = ————————————
lãi vay Lãi vay phải trả trong kỳ
Giá trị còn lại của TSCĐ và các khoản
Hệ số Đầu tư dài hạn hình thành bằng vốn vay
thanh toán = ————————————
nợ dài hạn Nợ dài hạn
Trang 64.5 Đánh giá tình hình tài chính thông qua các chỉ số tính trong bảng lưu chuyển tiền tệ:
- Dòng tiền ròng sau chi phí hoạt động
- Thặng dư (thâm hụt tài chính)
- Vốn huy động từ bên ngoài
- Con số thể hiện thay đổi tăng/giảm tiền tại cuối dòng của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Dòng tiền ròng sau chi phí hoạt động
- Tỷ số thanh toán bằng tiền =
Nợ ngắn hạn
Trang 72 QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1 Mục tiêu của quy trình:
- Các danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán năm theo quy định;
- Các nội dung chi phí, doanh thu, thu nhập, thực hiện các nghĩa vụ nộp cấp trên, thu, nộp thuế theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Tính chính xác và pháp lý của thực hiện kế hoạch SXKD, đầu tư, mua sắm TSCĐ, bất động sản, đầu tư tài chính (nếu có) được giao, bảo đảm khớp đúng với
kế hoạch SXKD được cấp có thẩm quyền giao về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực( kể cả dự toán bổ sung, điều chỉnh trong năm)
- Tính hợp pháp của từng khoản chi, bảo đảm khoản chi phải có trong kế hoạch SXKD được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn
vị và đã được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền quyết định chi;
- Việc mua sắm, quản lý và xử lý tài sản; việc tổ chức đấu thầu, thẩm định giá đối với những khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn bảo đảm theo đúng các quy định của pháp luật;
- Việc hạch toán, kế toán các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập khác bảo đảm theo đúng chế độ kế toán, năm tài chính;
- Tính khớp đúng của số liệu trên các chứng từ thu, chi, và hoạt động SXKD trên sổ kế toán và báo cáo quyết toán;
- Các số dư được chuyển sang năm sau đảm bảo khớp đúng;
- Việc chấp hành các kiến nghị của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền qua công tác kiểm toán, thanh tra, xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán
2 Căn cứ để thực hiện quy trình thẩm định Báo cáo tài chính:
a- Các quy định hiện hành của Nhà nước:
- Chuẩn mực kế toán
- Chế độ khấu hao
- Tiền lương
- Chênh lệch tỷ giá
- Dự phòng hàng hoá tồn kho, nợ phải thu, đầu tư tài chính, bảo hành sản phẩm
- Chính sách thuế
b- Các báo cáo:
- Các báo cáo kiểm toán độc lập năm trước ( nếu có);
- Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính, báo cáo khác …
- Báo cáo kiểm kê TSCĐ, tài sản lưu động ( tại thời điểm 31/12/n);
- Báo cáo tài chính
Trang 83 Quy trình tổng quát:
1 Quản lý TSCĐ;
2 Quản lý tiền mặt;
3 Nợ phải thu;
4 Các khoản đầu tư Tài chính;
5 Chi hội nghị;
6 Nợ phải trả;
7 Vốn chủ sở hữu;
8 Phân phối lợi nhuận sau thuế;
9 Các bảng, biểu số liệu tổng hợp;
10 Đánh giá về tình hình chấp hành chế độ chính sách pháp luật;
11 Nhận xét;
12 Kiến nghị
4 Các bước công việc cụ thể:
4.1 Quản lý về Tài sản cố định
- Tất cả các tài sản chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc
sử dụng tài sản đó, có nguyên giá tài sản được xác định một cách tin cậy, có thời gian sử dụng từ trên 1 năm và có giá trị theo quy định hiện hành từ 30 triệu đồng trở lên được gọi là tài sản cố định (theo thông tư số 45/TT-BTC ngày 25/4/2013)
- Tất cả các tài sản cố định phải có hồ sơ tài sản bao gồm: biên bản nghiệm thu, giao nhận tài sản, hợp đồng, hoá đơn và các chứng từ liên quan khác
- Tài sản cố định được theo dõi và quản lý theo dõi chi tiết theo từng tài sản, từng bộ phận sử dụng
- Tất cả các tài sản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao theo đúng quy định hiện hành
- Hồ sơ ghi tăng TSCĐ
* TSCĐ hữu hình
- Chính sách kế toán về thời gian/tỷ lệ khấu hao TSCĐ hữu hình
- Danh mục chi tiết TSCĐ hữu hình tại ngày 31/12/n
- Bảng kê chi tiết tình hình biến động tăng giảm từng loại TSCĐ hữu hình trong năm/kỳ như trong Bảng thuyết minh BCTC gồm: Nhà xưởng, vật kiến trúc, Máy móc thiết bị công tác, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản
lý, TSCĐ khác…
- Chi tiết TSCĐ tăng trong năm/kỳ Lãi lỗ của việc thanh lý, nhượng bán tài sản và các chứng từ liên quan đến sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng
* TSCĐ vô hình:
Trang 9- Chính sách kế toán về thời gian/tỷ lệ khấu hao TSCĐ
- Danh mục chi tiết TSCĐ tại ngày 31/12/n
- Bảng kê chi tiết tình hình biến động tăng giảm từng loại TSCĐ trong năm/
kỳ như trong Bảng thuyết minh BCTC
- Chi tiết TSCĐ tăng trong kỳ Lãi lỗ của việc thanh lý, nhượng bán tài sản
và các chứng từ liên quan đến sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng
4.2 Quản lý tiền mặt:
- Chi tiền mặt theo đúng các chế độ của Nhà nước và quy định của công ty
- Đối với những chứng từ hóa hóa đơn đầu vào trên 20 triệu mà chi bằng tiền mặt thì không được khấu trừ thuế mà phải có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng theo hướng dẫn tại Thông tư 06/2012/TT- BTC
- Chứng từ thu, chi phải là chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy định của nhà nước và công ty Toàn bộ các khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ phải có hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính
- Chỉ chi tiền mặt (tạm ứng) theo đúng nội dung công việc và số tiền đã được lãnh đạo Cty phê duyệt Chỉ tạm ứng bằng tiền các khoản chi phí đặc thù cần thiết để giải quyết kịp thời công việc ( trừ chi lương) còn lại phải thanh toán bằng chuyển khoản theo đúng quy định của nhà nước
- Chậm nhất tháng cuối quý kể từ khi tạm ứng tiền, người tạm ứng phải làm thủ tục thanh toán khoản đã tạm ứng để kế toán kê khai thuế GTGT đầu vào ( đối với các khoản chi có thuế GTGT) theo đúng quy định Người tạm ứng phải làm thủ tục thanh toán khoản đã tạm ứng trước thì mới tạm ứng khoản kế tiếp sau
- Chi sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị phải có kế hoạch dự toán hàng năm, trường hợp sửa chữa đột xuất phải có biên bản kiểm tra xác nhận của bộ phận kỹ thuật, trưởng bộ phận duyệt, trình Giám đốc phê duyệt
4.3 Nợ phải thu, phải trả:
* Rủi ro trong quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả:
- Tại nhiều đơn vị các khoản nợ phải thu, nợ phải trả không chính xác về nội dung, tính chất và thiếu chặt chẽ;
- Chưa thực hiện hoặc thực hiện việc đối chiếu, xác nhận không đầy đủ các khoản nợ phải thu, phải trả, hạch toán còn sai sót, không tiến hành đối chiếu xác nhận công nợ, hoặc đối chiếu còn bỏ sót;
- Chưa thực hiện phân loại các khoản phải thu làm cơ sở quản lý và trích lập
dự phòng;
- Số nợ khó đòi lớn, do đơn vị quản lý lỏng lẻo, thực hiện không nghiêm túc chế độ tạm ứng, thanh toán theo quy định;
- Xoá nợ không đủ hồ sơ pháp lý (thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ Tài chính; thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của
Bộ Tài chính)
Trang 10* Cơ chế kiểm soát
- Chi tiết các khoản phải thu (phải trả) khách hàng và phải thu khác tại ngày 31/12/n
- Các biên bản đối chiếu công nợ các khoản phải thu (phải trả) tại ngày 31/12/n
- Bảng phân tích tuổi nợ của các khoản nợ phải thu: dưới 1 năm, từ 1năm đến dưới 2 năm, từ 2 năm đến dưới 3 năm Chi tiết các khoản đã thanh toán sau ngày 31/12/n ( nếu có) gồm ngày thanh toán, chứng từ đối chiếu, số tiền thanh toán
- Chi tiết nợ phải thu đã lập dự phòng tại ngày 31/12/n và quyết định xoá nợ phải thu khó đòi trong năm/kỳ ( nếu có) , biên bản của Hội đồng
4.4 Kiểm soát Doanh thu - thuế GTGT:
- Theo dõi doanh thu theo từng hạng mục, công trình;
- Hoá đơn: khi viết phải chú ý viết đúng các thông tin trên hoá đơn, có đầy
đủ chữ ký của DN bán hàng (Người bán hàng và Giám đốc/ người được uỷ quyền theo phân cấp của Công ty), của người mua hàng;
- Theo dõi công thường xuyên đối chiếu công nợ, đôn đốc thu hồi nợ-trích dự phòng nếu quá hạn theo quy định;
- Lưu các hồ sơ có liên quan đến doanh thu như: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, quyết toán, phiếu giá công trình, hoá đơn, thanh lý hợp đồng
4.5 Các khoản đầu tư Tài chính dài hạn (nếu có):
Là hình thức đầu tư chủ yếu như: Đầu tư trái phiếu, đầu tư cổ phiếu, hoặc đầu
tư vào đơn vị khác, góp vốn mua Cổ phần… thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên
1 năm (TK 228) khi cho vay vốn, kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền cho vay theo đối tượng vay, phương thức vay, thời hạn và lãi xuất cho vay; khi DN đầu
tư bằng hình thức mua trái phiếu thì kế toán phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phát hành trái phiếu, thời hạn và lãi xuất trái phiếu; nếu nhà đầu tư mua cổ phiếu của một doanh nghiệp mà nhà đầu tư chỉ nắm giữ dưới 20% quyền biểu quyết thì kế toán phải phản ánh khoản đầu tư vào TK này và theo dõi chi tiết từng loại mệnh giá cổ phiếu, từng đối tượng phát hành cổ phiếu
- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn (TK 128): Theo dõi các hợp đồng tiền gửi, thời gian gửi, lãi xuất tiền gửi tại thời điểm, các TK: 128, 515,
4.6 Chi Hội nghị
Các khoản chi không vượt quá tỷ lệ được tính trong chi phí được trừ theo thông tư 123/2012/TT-BTC ngày 27/7/2012 của Bộ Tài chính
4.7 Vốn chủ sở hữu: (TK 411)
- Để đảm bảo khả năng thanh toán của đơn vị, cần lấy tiêu chí “Vốn chủ sở hữu” để khống chế mức huy động vốn của đơn vị
- Để đơn vị huy động vốn đúng với thực lực tình hình Tài chính tại thời điểm huy động vốn, đơn vị được quyền chủ động huy động vốn phục vụ sản xuất