Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương được thành lập theo giấy phép ĐKKD số 0102032513 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 19/7/2007. Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG Tên giao dịch:ANH DUONG TRADING AND TECHNOLOGY COMPANY LIMITED Tên viết tắt: ANH DUONG TAT CO., LTD Điện thoại: 04 6 29 27 119 Fax: 04 3 634 22 27 Email: anhduongcompany@gmail.com Website: www.anhduongvn.com.vn Địa chỉ trụ sở chính: Số 9/73/26B/9 Nguyễn Trãi – phường Khương Trung - quận Thanh Xuân – Hà Nội Số Tài khoản: 1508 2010 13032 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn – Chi nhánh Tam Trinh – Hà nội Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương là công ty TNHH có hai thành viên trở lên, được thành lập theo Luật doanh nghiệp, hoạt động theo điều lệ công ty, có con dấu riêng để giao dịch, được phép vay và có tài khoản tại ngân hàng. Khi mới thành lập, công ty mới chỉ có 1 văn phòng làm việc chung với kho hàng tại trụ sở chính của công ty. Đầu năm 2009, do yêu cầu mở rộng địa điểm làm việc, công ty có thêm kho và văn phòng làm việc tại khu Đô thị Đền Lừ 2 – qụân Hoàng Mai – Hà Nội. Đây là một địa điểm thuận lợi khi gần các bến tàu và bến xe. Hiện nay kênh khách hàng chủ yếu của công ty vẫn là kênh khách hàng đại lý các tỉnh và công ty giao hàng tại bến xe tại Hà Nội nên địa điểm làm việc và kho ở vị trí gần sẽ rất thuận tiện và giảm chi phí giao hàng. Đến đầu năm 2010, công ty đã mở một xưởng gia công, đóng gói tại phường La Khê, quận Hà Đông, Hà Nội. Việc mở thêm xưởng gia công này nằm trong chiến lược phát triển của công ty sau 3 năm kinh doanh đã tích luỹ được vốn và chuẩn bị cho bước phát triển tiếp theo là xây dựng nhà máy để tự nghiên cứu và sản xuất một dòng sản phẩm cao cấp mang thương hiệu riêng của công ty. Sau khi xưởng gia công này đi vào hoạt động đã góp phần giúp công ty giảm giá thành và đáp ứng nhu cầu cao hơn nữa của khách hàng về chất lượng và mẫu mã của sản phẩm. Cuối năm 2010, cũng do yêu cầu phát triển kênh bán hàng và quảng bá sản phẩm của mình, công ty tiến hàng xây dựng website riêng của công ty. Chiến lược phát triển trong tương lai của công ty là phát triển thêm kênh bán hàng qua mạng và sử dụng mạng internet làm kênh quảng bá cho nhóm khách hàng doanh nghiệp. Việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng website cũng là một trong những bước nhằm dần từng bước tạo thêm lợi thế khi công ty tham gia đấu thầu vào các dự án. Chặng đường 5 năm phát triển chưa phải là dài so với lịch sử phát triển của một công ty, nhưng trong những năm đầu hình thành và phát triển công ty cũng đã có được những bước phát triển đáng kể, từ chỗ ban đầu mới chỉ có chưa đến 10 nhân viên đến nay công ty đã có hơn 50 nhân viên, với 3 cơ sở sản xuất, kinh doanh và hệ thống khách hàng khắp các tỉnh từ Quảng Bình trở ra phía Bắc.

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ 3

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 3

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 4

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ 4

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG 6

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 6

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 6

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xưởng gia công tại Hà Đông 10

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH 10

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty 10

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban, bộ phận trong Công ty 12

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY 14

1 4.1 Tình hình tài chính của công ty 14

1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây 15

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦACÔNG TY 16

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 16

2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 19

2.2.1 Các chính sách kế toán chung 19

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 20

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 23

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 25

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 27

2.3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC PHẤN HÀNH CỤ THỂ 29

PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG 31

3.1 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 31

3.2 ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 32

3.2.1 Đánh giá về việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kề toán 32

3.2.2 Đánh giá về việc tổ chức vận dụng tài khoản kế 32

3.2.3 Đánh giá về hệ thống báo cáo kế toán 33

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Công ty :Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương

GTGT :Giá trị gia tăng

Sơ đố 2.4 Sơ đồ luân chuyển Phiếu xuất kho 23

Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ KT theo hình thức kế toán Nhật ký chung 26

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Cơ cấu Tổng TS – Tổng NV của công ty TNHH Thương

mại và Công nghệ Ánh Dương năm 2012

13

Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh công ty TNHH Thương mại và Công

nghệ Ánh Dương trong 3 năm

14

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG

Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương được thành lập theo giấy phépĐKKD số 0102032513 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày19/7/2007

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG

Tên giao dịch: ANH DUONG TRADING AND TECHNOLOGY COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: ANH DUONG TAT CO., LTD

Điện thoại: 04 6 29 27 119 Fax: 04 3 634 22 27

Khi mới thành lập, công ty mới chỉ có 1 văn phòng làm việc chung với kho hàng tại trụ

sở chính của công ty

Đầu năm 2009, do yêu cầu mở rộng địa điểm làm việc, công ty có thêm kho và vănphòng làm việc tại khu Đô thị Đền Lừ 2 – qụân Hoàng Mai – Hà Nội Đây là một địa

điểm thuận lợi khi gần các bến tàu và bến xe Hiện nay kênh khách hàng chủ yếu củacông ty vẫn là kênh khách hàng đại lý các tỉnh và công ty giao hàng tại bến xe tại HàNội nên địa điểm làm việc và kho ở vị trí gần sẽ rất thuận tiện và giảm chi phí giaohàng.

Đến đầu năm 2010, công ty đã mở một xưởng gia công, đóng gói tại phường La Khê,quận Hà Đông, Hà Nội Việc mở thêm xưởng gia công này nằm trong chiến lược pháttriển của công ty sau 3 năm kinh doanh đã tích luỹ được vốn và chuẩn bị cho bướcphát triển tiếp theo là xây dựng nhà máy để tự nghiên cứu và sản xuất một dòng sảnphẩm cao cấp mang thương hiệu riêng của công ty Sau khi xưởng gia công này đi vàohoạt động đã góp phần giúp công ty giảm giá thành và đáp ứng nhu cầu cao hơn nữacủa khách hàng về chất lượng và mẫu mã của sản phẩm

Cuối năm 2010, cũng do yêu cầu phát triển kênh bán hàng và quảng bá sản phẩm củamình, công ty tiến hàng xây dựng website riêng của công ty Chiến lược phát triểntrong tương lai của công ty là phát triển thêm kênh bán hàng qua mạng và sử dụngmạng internet làm kênh quảng bá cho nhóm khách hàng doanh nghiệp Việc mở rộnghoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng website cũng là một trong những bước nhằmdần từng bước tạo thêm lợi thế khi công ty tham gia đấu thầu vào các dự án

Chặng đường 5 năm phát triển chưa phải là dài so với lịch sử phát triển của một công

ty, nhưng trong những năm đầu hình thành và phát triển công ty cũng đã có đượcnhững bước phát triển đáng kể, từ chỗ ban đầu mới chỉ có chưa đến 10 nhân viên đếnnay công ty đã có hơn 50 nhân viên, với 3 cơ sở sản xuất, kinh doanh và hệ thốngkhách hàng khắp các tỉnh từ Quảng Bình trở ra phía Bắc

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Trong giấy chứng nhận ĐKKD do sở Kế hoạch và Đầu tư cấp, công ty đăng có ký 12ngành nghề kinh doanh Nhưng hiện nay công ty mới chỉ chú trọng vào một số ngànhhàng kinh doanh sau:

-Mua bán các loại vật tư, phụ tùng và phế liệu phục vụ ngành cơ khí

-Kinh doanh các loại thiết bị và dụng cụ cầm tay phục vụ ngành cơ khí, xây dựng-Kinh doanh hàng cơ, kim khí, các sản phẩm kết cấu thép, các thiết bị xây dựng, phục

vụ các công trình công nghiệp, dân dụng

Với triết lý kinh doanh: “nhu cầu của khách hàng là động lực phát triển của chúng tôi”, các sản phẩm của công ty luôn được đảm bảo về chất lượng và phù hợp với các

công nghệ tiến tiến nhất hiện đang được sử dụng Và hiện nay công ty cũng đang cốgắng không ngừng để đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm mục tiêuđưa những sản phẩm có chất lượng tốt tới tay người tiêu dùng với giá cả phải chăngnhất

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

a Đặc điểm về hàng hoá

Khi mới thành lâp, công ty mới chỉ có 2 nhóm mặt hàng kinh doanh chính là thướccuộn và tô vít, nhưng đến nay công ty đã có tới 6 nhóm mặt hàng kinh doanh chính.Những nhóm mặt hàng kinh doanh ban đầu cũng được bổ sung thêm rất nhiều cácdanh mục mặt hàng, đưa số danh mục mặt hàng công ty kinh doanh lên tới hơn 200mặt hàng Sáu nhóm mặt hàng chủ yếu mà hiện công ty đang kinh doanh là:

-Nhóm mặt hàng thước cuộn: Nhóm mặt hàng này nếu phân chia theo chất liệu của

dây thì có thước dây vải và dây sắt, phân chia theo chiều dài dây thì có loại 2m, 3m,

5m, 7,5m, 10m, 20m, 30m, 50m Với mỗi cách phân loại thì lại có 3 đến 5 tên thươnghiệu thước từ giá rẻ cho đến trung bình và cao cấp.

-Nhóm mặt hàng Kìm: nhóm mặt hàng Kìm có 3 loại thương hiệu chính là Kìm Sư

Tử, kìm KONO và kìm GOODMAN Mỗi loại lại bao gồm các kích cỡ: 6” (6 inches),7”, 8”, với mỗi loại kích cỡ lại được phân chia theo công dụng, có: kìm điện, kìm cắt

và kìm nhọn

-Nhóm mặt hàng Tô vít: nhóm mặt hàng tô vít có rất nhiều thương hiệu khác nhau,

được phân chia theo kích cỡ của chiều dài thân, bao gồm: loại 2” (2 inches), 3”, 4”, 6”,8” và phân chia theo khả năng sử dụng thì có tô vít laọi 2 cạnh, loại 4 cạnh và tô vítđổi đầu

-Nhóm mặt hàng đá mài, đá cắt, lưỡi cắt: nhóm mặt hàng đá mài đá cắt được phân

chia theo kích cỡ (đường kính của viên đá), bao gồm các loại kích cỡ 100 (mm), 125,

150, 180, 300, 350 Lưỡi cắt lại được phân chia theo công dụng là lưỡi cắt sắt, lưỡi cắtgạch, lưỡi cắt đá và lưỡi cắt gỗ, dao cắt kính Lưỡi cắt thì chỉ có 2 loại kích cỡ (đườngkính) 100 (mm) và 350

-Nhóm mặt hàng mũi khoan: Nhóm mặt hàng mũi khoan phân chia theo công dụng

thì có mũi khoan sắt và mũi khoan bê tông, phân chia theo chiều dài của mũi khoan thì

có loại ngắn (110 mm) và loại dài (160mm); phân chia theo độ lớn của thân mũi khoan(đường kính) thì có loại 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 (mm)

-Nhóm mặt hàng khoá: đây là nhóm mặt hàng công ty mới bắt đầu kinh doanh trong

năm 2012 nên danh mục hàng hóa cón ít, mới chỉ có khóa chống cắt và khóa thôngthường Về kích cỡ (độ rộng của thân khóa) thì mới có loại 20, 30, 40, 50, 60, 70 (mm)

b Đặc điểm về thị trường

Khi mới thành lập, công ty mới chỉ có 2 kênh bán hàng là kênh bán buôn và kênh bán

lẻ Hiện nay công ty đã loại bỏ kênh bán lẻ, và để tồn tại 3 kênh bán hàng chính:

-Kênh bán hàng cho khách hàng Đại Lý: Đây là kênh bán hàng chiếm tỷ trọng

doanh thu lớn nhất của công ty, chiếm đến 60% tổng doanh thu Ở mỗi tỉnh, thànhcông ty đều gây dựng được 2 đến 3 đại lý cấp 1 lớn, lấy hàng thường xuyên Công ty

có 5 đại lý lớn nhất (mang lại doanh thu nhiều nhất) ở các tỉnh: Vĩnh Phúc, HảiDương, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng Chính sách giá cho kênh bán hàng này là linhhoạt, tùy thuộc vào mức doanh số của khách hàng Đối với kênh bán hàng đại lý, công

ty có nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện và giúp đỡ các đại lý mở rộng và thâm nhậpthị trường Hàng năm có cơ chế tích lũy và thưởng theo doanh thu Công nợ của nhómkhách hàng này được quản lý trực tiếp bởi nhân viên kinh doanh và có hạn mức về sốtiền và thời gian nợ đối với từng nhóm khách hàng đại lý (phân chia theo doanh thu)

Ví dụ nhóm khách hàng có doanh số dưới 20 triệu 1 tháng phải thanh toán ngay, giớihạn công nợ là bằng không Với nhóm khách hàng này kế toán theo kết hợp theo dõicông nợ và phối hợp hối thúc công nợ khi cần thiết chứ ko có trách nhiệm đòi nợ trựctiếp Hình thức thanh toán của nhóm khách hàng này khá đa dạng: tiền mặt, chuyểnkhoản, thanh toán bù trừ…

-Kênh bán hàng cho khách hàng Doanh nghiệp: Đây là kênh bán hàng mang về

khoảng 30% doanh thu của công ty Với đặc thù là nhóm khách hàng tiêu thụ trực tiếpvới số lượng lớn, đòi hỏi chính sách giá tốt, chất lượng đảm bảo và phù hợp nên chínhsách giá cho nhóm khách hàng này là đồng nhất Hàng năm không có chính sáchthưởng doanh thu Nhóm khách hàng này hầu hết là có công nợ lớn và tập trung Chínhsách thanh toán là 30, 60 hoặc 90 ngày kể từ khi giao hàng Với nhóm khách hàng này

trách nhiệm thu hồi công nợ cũng vẫn thuộc về nhân viên phòng kinh doanh, nhưngđòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ hơn của kế toán công nợ vì phải theo dõi tuổi nợ Hìnhthức thanh toàn của nhóm khách hàng này chủ yếu là chuyển khoản.

c Đặc điểm về nguồn cung hàng hoá

Hiện nay công ty có 3 nguồn cung cấp hàng chủ yếu:

-Công ty TNHH Tuấn Anh – Lạng Sơn: chuyên cung cung cấp các mặt hàng thướccuộn, Kìm và Tô vít

-Công ty Cheil Griding Wheels – Hàn Quốc : chuyên cung cấp mặt hàng đá mài, đácắt (nhập khẩu trực tiếp)

-Công ty Hark Caput Tools – Trung Quốc: chuyên cung cấp mặt hàng lưỡi cắt, mũikhoan, khoá và thêm một số loại thước và kìm (mua qua đại diện thương mại của đốitác tại Việt Nam)

Ngoài ra khi khách hàng có nhu cầu về một số mặt hàng mà công ty không thườngxuyên kinh doanh, công ty vẫn có thể đáp ứng, Nguồn cung cho những mặt hàng dạngnày có thể lấy của các hộ kinh doanh trên phố Thuốc Bắc, hoặc khu vực chợ Trời Đặcđiểm của nguồn cung cấp này là hàng hoá đa dạng, sẵn có, tuy nhiên gía cao và không

có hoá đơn giá trị gia tăng do hộ kinh doanh chỉ xuất được hoá đơn bán hàng thôngthường

Đặc điểm về hoạt động kinh doanh, bao gồm đặc điểm về hàng hoá, khách hàng, nhàcung cấp ảnh hưởng rất lớn đế quá trình tổ chức theo dõi, ghi sổ và hạch toán kế toáncủa công ty nên việc tìm hiểu kỹ về các đặc điểm này là cần thiết khi phân tích và đánhgiá hệ thống tổ chức hạch toán kế toán của công ty.

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xưởng gia công tại Hà Đông

Đặc điểm của qui trình công nghệ và sản xuất cũng là nhân tố quyết định ảnh hưởngkhông nhỏ đến việc tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị Do mới ở bước đầu của quátrình phát triển cho mục tiêu có một cơ sở sản xuất riêng một dòng sản phẩm mangthương hiệu Ánh Dương, nên xưởng gia công ở Hà Đông vẫn còn sử dụng nhân công

là chính, máy móc đơn giản, chỉ có tính hỗ trợ Xưởng gia công này chỉ có 2 nhiệm vụchính là:

-Đóng gói bao ny lông, bọc cao su và đóng gói các sản phẩm: bộ phận này chủ yếudùng lao động phổ thông, có một số thiết bị hỗ trợ như máy hàn, cắt, dập đơn giản -Mạ và đánh bóng mỹ thuật cho mặt hàng khoá, kìm, tô vít: bộ phận này có một dâytruyền mạ và đánh bóng phức tạp hơn một chút nhưng cũng không nhất thiết đòi hỏiphải có công nhân kỹ thuật cao điều khiển Do đó công nhân làm việc ở xưởng chủ yếu

là lao động phổ thông, có một số ít có trình độ cao đẳng và trung cấp, mới chỉ có PGĐphụ trách sản xuất là người trực tiếp quản lý xưởng là có trình độ Đại học

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ÁNH DƯƠNG

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty

Do vẫn còn đang ở giai đoạn đầu của quá trình phát triển nên cơ cấu tổ chức của công

ty vẫn còn đơn giản trong cách phân chia các bộ phận và phòng ban Tuy đã có sựphân chia các chức năng nhưng vẫn có nhiều bộ phận kiêm nhiệm và có phần chồng

chéo trong các chức năng quản lý và giám sát Công ty cũng đã nhận thấy những bấtcập này nhưng do điều kiện làm việc còn chật và khả năng về tài chính để mở rộngchưa đủ đáp ứng nên công ty vẫn tạm thời khắc phục trong một đến hai năm nữa

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 1.1 – Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Ánh Dương

GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

PGĐ PHỤ TRÁCH KINH DOANH

P.Bán hàng kênh Đại Lý

P.Bán hàng kênh doanh nghiệp

PGĐ PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT

Bộ phận đóng gói

Bộ phận bọc cao su

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban, bộ phận trong Công ty

-Chủ tịch hội đồng thành viên: Là người có phần vốn góp thành lập công ty và được

Hội đồng thành viên bầu ra trong cuộc họp Chủ tịch hội đồng thành viên là người cóquyền quyết định cao nhất đối với toàn bộ hoạt động của công ty

-Giám đốc: là người thừa lệnh và chịu trách nhiệm cao nhất trước Chủ tịch hội đồng

thành viên và Hội đồng thành viên về hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.Trong thời điểm hiện tại thì Chủ tịch hội đồng thành viên đang kiêm luôn cả Giám đốc

-Bộ phận kinh doanh: Công ty có 2 phòng kinh doanh là phòng kinh doanh khách

hàng đại lý và phòng kinh doanh khách hàng doanh nghiệp Phòng kinh doanh kháchhàng đại lý có 5 nhân viên phân chia nhau phụ trách chăm sóc khách hàng ở hơn 20tỉnh thành Phòng kinh doanh khách hàng doanh nghiệp có 3 nhân viên, lượng kháchhàng chủ yếu ở Hà Nội, Nghệ An và Đà Nẵng

-Bộ phận sản xuất: Hiện nay xưởng gia công vẫn còn đơn giản nên chưa tách hẳn ra

khỏi công ty, vẫn hạch toán phụ thuộc PGĐ sản xuất là người chịu trách nhiệm trựctiếp quản lý mọi hoạt động của xưởng Đồng thời PGĐ sản xuất là phải trực tiếp chịutrách nhiệm các hoạt động về nguồn cung hàng hoá Công ty chưa có phòng mua hàngriêng mà các công việc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng được phân chia cho các bộphận có liên quan, chủ yếu là bộ phận kế toán

-Bộ phận kinh doanh dự án: đây là bộ phận mới được thành lập, nên mới chỉ có một

người phụ trách và 2 nhân viên Hiện nay mục tiêu bước đầu mới chỉ là đưa những mặthàng hiện có của công ty vào các dự án Trong tương lai, công ty sẽ đấu thầu trực tiếpcác hạng mục công trình và lắp đặt cho các dự án xây dựng

-Bộ phận kế toán: Công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty được phân chia

thành các công việc cụ thể dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng Các kế toán

viên gồm có: Kế toán kho, kế toán giá thành tại xưởng, kế toán công nợ, kế toán thanhtoán, kế toán tiền mặt + tiền gửi, Kế toán thuế Mỗi phần công việc được phân chia lạitương ứng với các phần hành kế toán trong phần mềm kế toán của công ty Phần hành

kế toán tổng hợp do kế KTT trực tiếp đảm nhiệm, còn các phần hành khác đều do các

kế toán viên đảm nhận dưới sự chỉ đạo và giám sát của kế toán trưởng

-Bộ phận kho và vận chuyển: bộ phận kho bao gồm 2 thủ kho và 3 phụ kho Bộ phận

vận chuyển có 5 người, có 1 người chịu trách nhiệm điều vận và kiêm vận chuyển nội

bộ giữa các kho, 4 người còn lại chịu trách nhiệm vận chuyển hàng tới điểm giao hàngcủa khách hàng Bộ phận kho và vận chuyển chịu sự giám sát trực tiếp của KTT vàGiám đốc cũng như Hội đồng thành viên

Sự liên quan, phối hợp và giám sát lẫn nhau của các bộ phận và phòng ban của công tyđược thể hiện qua 1 chu trình như sau: bắt đầu từ khách hàng, kinh doanh sau khi đãlấy được đơn hàng của khách hàng sẽ viết lệnh xuất hàng, đưa lệnh xuất hàng cho thủkho để kiểm tra lượng tồn kho có đủ cho lệnh xuất hàng đó không, nếu thiếu hàng sẽphải cân đối giữa các đơn hàng, đảm bào khách hàng tạm thời có hàng bán chờ hàng

về Lệnh xuất hàng sau khi được kiểm tra sẽ được đưa lên phòng kế toán để làm phiếuxuất, sau đó phiếu xuất được đưa sang kinh doanh xác nhận, sau đó được đưa 2 liênxuống kho cùng với lệnh xuất gốc để thủ kho xuất hàng Sau khi xuất hàng thủ kho giữlại 1 liên để thủ kho theo dõi hàng tồn kho, 1 liên được đưa trở lại phòng kế toán đểtheo dõi song song Sau khi nhân viên kinh doanh lập biên bản giao hàng, hàng đã xuất

sẽ được bộ phận vận chuyển giao đến địa điểm mà khách hàng chỉ định tại Hà Nội.Nhân viên giao nhận sau khi đã giao hàng sẽ mang biên bản giao nhận đã có chữ kýxác nhận nợ của khách hàng cho kinh doanh và kế toán công nợ để đối chiếu và lưutrữ Khi nhận được thanh toán, kinh doanh sẽ sang bộ phận quỹ nộp tiền và gửi lại 1liên phiếu thu cho kế toán để theo dõi công nợ

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1 4.1 Tình hình tài chính của công ty

Trong 5 năm đầu của chặng đường phát triển và tích luỹ nguồn lực, đã có 3 năm công

ty nằm trong tình hình suy thoái chung của nền kinh tế, tuy không đạt được hết tất cảcác mức kế hoạch đã đề ra, nhưng công ty vẫn luôn đảm bảo được nguồn vốn vàkhông ngừng lớn mạnh Cơ cấu Tổng tài sản và Tổng nguồn vốn của công ty theo báocáo tài chính năm 2011 như sau:

II Tài sản dài hạn khác 1 Vốn đầu tư của CSH 1.500

2 LN sau thuế chưa phân phối 2.746

II Quỹ khen thưởng, phúc lợi 150

Bảng 1.1 – Cơ cấu Tổng TS – Tổng NV của công ty TNHH TM và CN Ánh Dương năm 2012

Trong 5 năm hoạt động công ty luôn đảm bảo phần lớn nguồn vốn hoạt động bằng

nguồn vốn chủ sở hữu Có 2 lần công ty phải huy động đến nguồn vốn vay là khi mua

ô tô vào năm 2009 và mua đất để mở xưởng vào năm 2010 Tuy nhiên tỷ lệ nguồn vốn

vay chỉ chiếm 15% trong cơ cấu tổng nguồn vốn Hệ số khả năng thanh toán nhanh lêntới 1,5 đảm bảo cho khả năng thanh toán các khoản vay của công ty

1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Đơn vị tính: triệu đồng

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ

13.310 23.440 32.704

3 Doanh thu thuần về bán hàng và

9 LN thuần từ HĐ Kinh doanh 492.25 1.949 3.530,8

13 Tổng LN kế toán trước thuế 492.25 1.949 3.530,8

15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 369.25 1.461,75 2.648,1

Bảng 1.2- Kết quả kinh doanh công ty TNHH TM và CN Ánh Dương trong 3 năm

Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh (Bảng 1.2 – trang 12) cho thấy kết quả kinh doanhcủa công ty phát triển theo chiều hướng rất khả quan, tốc độ tăng doanh thu từ năm

2009 đến năm 2011 là 2.46 lần, cao hơn tốc độ tăng chi phí quản lý kinh doanh (1.25lần) và cao hơn tốc độ tăng giá vốn hàng bán (2.36 lần) Lợi nhuận sau thuế cũng tăngdần, đặc biệt lợi nhuận sau thuế của năm 2010 gần tăng gấp 4 lần so với năm 2009, vànăm 2011 tổng lợi nhuận sau thuế cũng tăng 1.13 lần so với năm 2010 Nếu công ty

chỉ cần tiếp tục giữ vững nhịp độ phát triển như những năm gần đây, chắc chắn trongtương lai không xa, công ty sẽ đạt được các mục tiêu phát triển của mình.

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Khi công ty mới thành lập, trong 2 năm tài chính đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành ghi

sổ kế toán trên máy vi tính thông qua phần mềm bảng tính Excel Các chứng từ kế toánchủ yếu vẫn được lập bằng phương thức viết tay dựa trên mẫu in sẵn của Bộ TàiChính Từ năm 2009, do yêu cầu chuyên môn hoá và tiết kiệm thời gian, cũng như sựgia tăng của danh mục mặt hàng của công ty, công ty đã quyết định tổ chức hạch toán

kế toán trên phần mềm kế toán Phần mềm kế toán mà công ty sử dụng là Phần mềmMisa SME phiên bản 7.9 Với 10 phần hành kế toán: Mua hàng, Bán hàng, giá thành,quản lý kho, hợp đồng, ngân hàng, quản lý quỹ, thuế, tài sản cố định, tiền lương vàphân hệ sổ cái cộng với khả năng phân quyền truy cập vào các phần hành và thực hiệncác thao tác, phần mềm kế toán này đảm bảo đáp ứng yêu cầu về công tác hạch toán kếtoán của công ty

Tại văn phòng công ty có Kế toán trưởng và 7 kế toán viên: 3 kế toán công nợ, kế toánkho tại kho Đền Lừ, Kế toán thanh toán, Kế toán thuế, Kế toán tiền mặt + tiền gửi vàthủ quỹ Ngoài ra còn có một kế toán tai kho Đền Lừ, một kế toán tại kho Thanh Xuân

và một kế toán tại xưởng Hà Đông Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán và tương tác giữacác kế toán viên và các phần hành kế toán như sau: