Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội

Mục lục

Lời nói đầu 6

Chương I: Tổng quan về Ngân hàng Đông Á và chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8

1.1 Giới thiệu chung về ngân hàng Đông Á 8

1.2.5 Một số giải pháp thực hiện của Ngân hàng26

1.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngân hàng 26

1.2.7 Một số kết quả đạt được qua các năm 27

1.3 Giới thiệu về đơn vị thực tập – Phòng điện toán 29

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ 30

1.3.2 Giới thiệu thẻ Đông Á 30

1.4 Giới thiệu đề tài 33

Chương II: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM 34

A Phương pháp luận chung 34

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 34

2.1.1 Khái niệm tổ chức 34

2.1.2 Khái niệm thông tin 34

2.2Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý 36

2.2.1 Khái niệm 36

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 37

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin 38

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 39

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 40

2.3 Phân tích hệ thống thông tin 43

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin 43

2.3.2 Phương pháp mã hóa 45

2.3.3 Công cụ mô hình hóa 47

2.4 Thiết kế logic hệ thống thông tin quản lý 51

2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra 51

2.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa 53

2.5 Thiết kế vật lý ngoài 54

2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra 54

2.5.2 Thiết kế vật lý đầu vào 55

2.5.3 Thiết kế giao tác với phần tin học hóa 55

2.6 Thiết kế vật lý trong 56

B.Quy định phát hành, quản lý, sử dụng thẻ ATM 57

2.7 Các thuật ngữ 57

2.8 Các giao dịch trên ATM 59

2.9 Các quy định của Ngân hàng 60

2.9.1 Quy định liên quan đến thủ tục mở thẻ 60 2.9.2 Quy định liên quan đến hoạt động thẻ 60 2.9.3 Quy định liên quan đến giao dịch tài chính 61 2.9.4 Đồng tiền giao dịch – Lãi suất – Phí dịch vụ 61 2.9.5 Quyền và trách nhiệm của chủ thẻ 61 2.9.6 Quyền và trách nhiệm của Ngân hàng Đông Á 64 C Cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 66

2.10 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 66

2.11 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 66

2.11.1 Tổng quan về Visual Basic 66 2.11.2 Các thành phần chính của một dự án 67 2.11.3.Đối tượng, thuộc tính và sự kiện 67 2.11.4 Biến hằng và các kiểu dữ liệu 70 2.11.5 Các cấu trúc điều khiển 71 Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM .73

3.1 Phân tích yêu cầu 73

3.1.1 Mục đích, yêu cầu của HTTT quản lý thẻ ATM tại ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội 73 3.1.1 Mô tả hoạt động nghiệp vụ thẻ 74 3.2 Mô hình hóa các yêu cầu hệ thống 77

3.2.1 Sơ đồ IFD 77 3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh 82 3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 84 3.2.3 Sơ đồ quan hệ thực thể 91 3.3 Thiết kế hệ thống 93

3.3.1 Thiết kế kiến trúc 93 3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic 94 3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý 95 3.3.4 Một số thuật toán 102 3.3 Thiết kế giao diện 110

Kết luận 144

Danh mục tài liệu tham khảo 146

Phụ lục 148

Danh mục các chữ viết tắt

4 POS Địa điểm chấp nhận thẻ (Point Of Sale)

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình ảnh

Hình 1 1: Sơ đồ số lượng cán bộ nhân viên Ngân hàng 15

Hình 1 2: Sơ đồ vốn điều lệ Ngân hàng 16

Hình 1 3: Sơ đồ biểu diễn mạng lưới Ngân hàng 17

Hình 1 4: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội 20

Hình 1 5: Dư nợ bình quân huy động vốn 28

Hình 1 6: Dư nợ bình quân tín dụng 28

Hình 1 7: Lợi nhuận trước thuế 29

Hình 2 1: Sơ đồ truyền tin 34

Hình 2 2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp 35

Hình 2 3: Quy trình hoạt động của HTTT 36

Hình 2 4: Ba mô hình của HTTT 37

Hình 2 5: Các ký pháp cơ bản của sơ đồ IFD 47

Hình 2 6: Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD 48

Hình 2 7: Các ký pháp cơ bản dùng cho sơ đồ BFD 50

Hình 3 1: IFD đăng nhập 77

Hình 3 2: IFD giao dịch gửi tiền 78

Hình 3 3: IFD giao dịch rút tiền 79

Hình 3 4: IFD tìm kiếm dữ liệu 80

Hình 3 5: IFD lập báo cáo 81

Hình 3 6: Sơ đồ chức năng kinh doanh HTTT quản lý thẻ ATM 83

Hình 3 7: DFD ngữ cảnh 84

Hình 3 8: DFD mức 0 của hệ thống 85

Hình 3 9: DFD mức 1 chức năng phát hành thẻ của hệ thống 86

Hình 3 10: DFD mức 1 chức năng quản lý giao dịch của hệ thống 87

Hình 3 11: IFD quản lý dịch vụ thẻ của Ngân hàng 88

Hình 3 12: DFD mức 1 chức năng tìm kiếm của hệ thống 89

Hình 3 13: DFD mức 1 chức năng báo cáo của hệ thống 90

Hình 3 14: Sơ đồ quan hệ thực thể 92

Hình 3 15: Sơ đồ kiến trúc hệ thống 93

Hình 3 16: Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu 94

Hình 3 17: Giải thuật đăng nhập 102

Hình 3 18: Giải thuật đăng ký mở thẻ 103

Hình 3 19: Giải thuật hủy thẻ 104

Hình 3 20: Giải thuật cập nhật dữ liệu 105

Hình 3 21: Giải thuật tìm kiếm 106

Hình 3 22: Giải thuật nhập phiếu lĩnh tiền 107

Hình 3 23: Giải thuật nhập phiếu nộp tiền 108

Hình 3 24: Giải thuật in báo cáo 109

Hình 3 25: Form Login 110

Hình 3 26: Form Main 111

Hình 3 27: Form hệ thống 112

Hình 3 28: Form Danh mục 113

Hình 3 29: Form Giao dịch 114

Hình 3 30: Form Xử lý 115

Hình 3 31: Form Báo cáo 116

Hình 3 32: Form Giới thiệu 117

Hình 3 33: Form danh mục công an 118

Hình 3 34: Danh mục chi nhánh 119

Hình 3 35: Danh mục lãi suất 120

Hình 3.36: Danh mục tiền gửi 121

Hình 3 37: Danh mục tình trạng hôn nhân 122

Hình 3 38: Danh mục loại lãi suất 123

Hình 3 39: Danh mục nhân viên 124

Hình 3 40: Danh mục User 125

Hình 3 41: Danh mục Quốc gia 126

Hình 3 42: Danh mục địa phương 127

Hình 3 43: Phiếu lĩnh tiền 128

Hình 3 44: Phiếu nộp tiền 129

Hình 3 45: Hố sơ khách hàng 130

Hình 3 46: Form lập thẻ 131

Hình 3 47: Nhận/Hủy thẻ (Tab hủy thẻ) 132

Hình 3 48: Nhận/Hủy thẻ (Tab nhận thẻ) 133

Hình 3 49: Form tìm kiếm 134

Hình 3 50: Tìm kiếm theo mã khách hàng 135

Hình 3 51: Tìm kiếm theo họ tên khách hàng 136

Hình 3 52: Tìm kiếm theo số CMT 137

Hình 3 53: Form báo cáo giao dịch 138

Hình 3 54: Phiếu nộp tiền 139

Hình 3 55: Phiếu lĩnh tiền 140

Hình 3 56: Danh sách khách hàng 141

Hình 3 57: Danh sách thẻ 142

Hình 3 58: Số dư tài khoản 143

Hình 3 59: Danh sách thẻ tạm ngưng 144

Lời nói đầu

Nền kinh tế thế giới hiện nay đang ngày một phát triển nhanh chóng và mạnh

mẽ hơn Đồng thời với sự phát triển đó, quá trình tin học hóa ở các doanh nghiệp,công ty lớn, nhỏ cũng diễn ra hết sức sôi động Việc áp dụng tin học vào quá trìnhtác nghiệp, quản lý giờ đây không phải là điều xa lạ đối với tất cả các doanh nghiệp,

tổ chức ở Việt Nam Với sự nhanh nhạy của mình, các doanh nghiệp đã nhận thấyvai trò vô cùng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong quá trình phát triển

và mở rộng của mình Do đó, rất nhiều tổ chức đã đầu tư vào hệ thống thông tin vớiquy mô lớn và đạt được mức độ tự động hóa cao nhất có thể

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực làm sao để đạt hiệu quảtốt nhất, việc lựa chọn, vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp với tình hìnhthực tế của từng đơn vị trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việcđiều hành, quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, các phần mềm, ứng dụng cơ bản đã trở nên phổ biến trong hầu hếtcác doanh nghiệp Tuy nhiên, sự phát triển không ngừng nghỉ của xã hội đòi hỏi cácdoanh nghiệp cũng phải không ngừng thay đổi để theo kịp sự phát triển chung.Chính vì vậy, các phần mềm ngày càng đòi hỏi phải có nhiều tính năng hơn, thânthiện hơn

Với mong muốn được áp dụng những kiến thức đã học sau 4 năm vừa qua tạiKhoa Tin Học Kinh Tế - trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân vào thực tế để tạo rađược một phần mềm có thể hỗ trợ tốt hoạt động quản lý của doanh nghiệp; trongthời gian thực tập vừa qua, em đã tìm hiểu về cơ sở cũng như hoạt động của Ngân

hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội và hoàn thành chuyên đề thực tập có tên: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại Ngân hàng Đông Á chi nhánh

Hà Nội”

Hệ thống thông tin này được coi như một công cụ đắc lực để quản lý hệ thốngthẻ ATM, tài khoản thẻ của khách hàng … tại ngân hàng Đông Á Bên cạnh đó, phầnmềm còn có thêm một số tính năng giúp tra cứu nhanh tài khoản khách hàng, giao

diện thân thiện … nhằm tiết kiệm thời gian cao nhất cho đội ngũ nhân viên, cán bộ,góp phần đẩy mạnh hiệu suất trong công tác quản lý ngân hàng.

Chuyên đề thực tập của em bao gồm các nội dung chính như sau:

 Chương I: Tổng quan về Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội và chuyên

đề thực tập tốt nghiệp

 Trình bày những cái nhìn khái quát nhất về Ngân hàng Đông Á vàNgân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội

 Trình bày khái quát về đề tài, mục đích, ý nghĩa đề tài

 Chương II: Một số vấn đề phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông

tin quản lý thẻ ATM

 Các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu một hệ thống thôngtin quản lý; các quy định phát hành, quản lý thẻ ATM Đó chính là cơ

sở cho việc phân tích và thiết kế hệ thống ở chương 3

 Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại Ngân hàng

Đông Á chi nhánh Hà Nội

 Trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ thống thông tin đã chọn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thày giáo – PGS.TS Hàn Viết Thuận,người đã tận tình hướng dẫn và cung cấp cấp kiến thức trong suốt thời gian học tậpcũng thư thực tập để em có thể hoàn thành tốt nhất đề tài này Em cũng xin gửi lờicảm ơn đến ban quản lý, cán bộ, nhân viên của Ngân hàng Đông Á đã giúp đỡ emrất nhiều trong thời gian thực tập

Hà Nội, 28 – 4 – 2008

Sinh viên

Đặng Thị Dịu

Chương I Tổng quan về Ngân hàng Đông Á và chuyên đề

thực tập tốt nghiệp

1.1 Giới thiệu chung về ngân hàng Đông Á

1.1.1 Những nét khái quát

 Địa chỉ: 130 Phan Đăng Lưu, Phường 3, Quận Phú Nhuận,

Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Điện thoại: (84.8) 995 1483 - 995 1484

 E-mail: dichvukhachhang@dongabank.com.vn

 Website: http://www.dongabank.com.vn

 Ngân hàng Đông Á được thành lập ngày 01/07/1992, với vốn điều lệ

ban đầu là 20 tỷ đồng Qua hơn 15 năm hoạt động, DongA Bank đã khẳngđịnh là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần phát triển hàng đầucủa Việt Nam, đặc biệt là ngân hàng đi đầu trong việc triển khai các dịch vụngân hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu thiết thực cho cuộc sống hàng ngày

 Vốn điều lệ tính đến tháng 6/2007 là 1400 tỷ đồng

 Các cổ đông lớn:

 Văn phòng thành ủy TP.HCM

 Công ty cổ phần vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ)

 Công ty TNHH một thành viên Xây dựng và Kinh doanh nhà Phú Nhuận

 Tổng công ty May Việt Tiến

 Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Sai Gòn (SABECO)

 Công ty Dịch vụ Hàng không Sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO)

 Mạng lưới hoạt động

 Một hội sở, một sở giao dịch, 82 chi nhánh và phòng giao dịch

 700 máy giao dịch tự động - ATM

 700 điểm chấp nhận thanh toán qua thẻ - POS

 Các công ty thành viên

 Công ty kiều hối Đông Á

 Công ty chứng khoán Đông Á

 Định hướng hoạt động

 Với phương châm “Bình dân hóa dịch vụ ngân hàng – Đại chũng hóacông nghệ ngân hàng”, Ngân hàng Đông Á đặt mục tiêu trở thành mộtngân hàng đa năng – một tập đoàn dịch vụ tài chính vững mạnh

 Để thực hiện được chính sách trên Ngân hàng Đông Á cam kết:

 Luôn lắng nghe ý kiến khách hàng để cải tiến và đa dạng hóa cácdịch vụ ngân hàng

 Từ ban lãnh đạo đến nhân viên Ngân hàng Đông Á đều được đàotạo về kỹ năng và trình độ theo yêu cầu của từng công việc, vànhận thức rõ về tầm quan trọng của việc đáp ứng cao nhất cácyêu cầu của khách hàng là nhân tố quyết định mang lại sự thànhcông cho ngân hàng

 Sử dụng mọi nguồn lực để thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thốngquản lý chất lượng của Ngân hàng

 Các giải thưởng lớn

 Máy ATM thế kỷ 21 do ngân hàng Đông Á chế tạo được chừng nhận

“Kỷ lục Việt Nam” – là máy ATM đầu tiên tại Việt Nam có chức năngnhận và đổi tiền trực tiếp

 Giải thưởng “Thương hiệu Việt Nam nổi tiếng nhất ngành ngân hàng –Tài chính – Bảo hiểm” năm 2006 do phòng thương mại Công nghiệpViệt Nam và Công ty AC Nielsen Việt Nam cấp

 Giải thưởng “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu TP.HCM” năm 2006 doUBND TP.HCM trao tặng

 Giải thưởng SMART50 – 50 doanh nghiệp hàng đầu của Châu Á ứngdụng thành công IT vào công việc kinh doanh – do tạp chí công nghệthông tin hàng đầu Châu Á ZDNet trao tặng

 Giải thưởng “Sao vàng đất việt” năm 2003, 2005 do Hội các Doanhnghiệp Trẻ Việt Nam trao tặng

 Giải thưởng “Thương hiệu Việt” năm 2005 do Cục Sở hữu trí tuệ ViệtNam trao tặng

 Giải thưởng “Chất lượng Việt Nam” năm 2003 do Bộ Khoa học và Côngnghệ trao tặng

1.1.2 Những kết quả đạt được qua các năm

 Năm 2007

 Tháng 5, tăng vốn điều lệ lên 1400 tỷ đồng

 Tháng 6, khánh thành tòa nhà chi nhánh Kiên Giang

 Tháng 7, ngày 7/7 chính thức công bố thay đổi logo mới

 Tháng 7, đạt chất lượng “Thanh toán quốc tê xuất sắc” do các định chếtài chính uy tín thế giới chứng nhận bao gồm Standard Chartered Bank,Bank of New York, American Express Bank và Citibank; khánh thànhtòa nhà chi nhanh Bạc Liêu

 Tháng 8, ngày 15/08 máy ATM thế kỷ 21 do Ngân hàng Đông Á chế tạođược chứng nhận “Kỷ lục Việt Nam” – là máy ATM đầu tiên tại ViệtNam có chức năng nhận và đổi tiền trực tiếp qua máy; khánh thành tòanhà chi nhánh Bình Dương

 Tháng 9, kỷ niệm 14 năm thành lập Chi nhánh Hà Nội; kỷ niệm 5 nămchi nhánh Đà Nẵng; khánh thành tòa nhà chi nhánh Cần Thơ

 Năm 2006

 Tháng 3, Ngân hàng Đông Á được người tiêu dùng bình chọn là

“Thương hiệu Việt Nam nổi tiếng nhất” ngành Ngân hàng – Tài chính –Bảo hiểm năm 2006

 Tháng 4, chính thức công bố triển khai thành công giai đoạn 1 dự ánhiện đại hóa ngân hàng, ứng dụng corebanking mới và tiếp tục triểnkhai giai đoạn 2

 Tháng 7, khánh thành tòa nhà Hội Sở Đạt chứng nhận là 1 trong 50doanh nghiệp Châu Á ứng dụng thành công CNTT vào hoạt độngdoanh nghiệp do tạp chí công nghệ thông tin hàng đầu – ZDNet trao

 Tháng 7, đạt chứng nhận là 1 trong 50 doanh nghiệp Châu Á ứng dụngthành công công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp do tạp chícông nghệ thông tin hàng đầu – ZDNet trao

 Tháng 7, chính thức ra mắt Trung tâm giao dịch tự động 24/24

 Tháng 8, triển khai kênh giao dịch “Ngân hàng Đông Á điện tử”

 Tháng 9, Đông Á và Citibank ký kết ghi nhớ hợp tác chiến lược nhắmđến thị trường ngân hàng doanh nghiệp và tiêu dùng tại Việt Nam

 Tháng 12, tăng vốn điều lệ lên 880 tỷ đồng

 Năm 2005

 Tháng 1, sáng lập Hệ thống chuyển mạch thanh toán thẻ ngân hàng,với thương hiệu VNBC (Viet Nam Bank Card) Đến tháng 12, hệ thốngVNBC kết nối thêm 2 ngân hàng là NH nhà Hà nội và NH Phát triển nhàĐồng bằng Sông Cửu Long

 Tháng 9, nhận các giải thưởng Cúp Vàng Thương hiệu Nhãn hiệu, SaoVàng Đất Việt, Dịch vụ Uy tín chất lượng

 Tháng 10, Ngân hàng Đông Á chính thức kết nối với tập đoàn ChinaUnionPay (Trung Quốc)

 Tháng 12, tăng vốn điều lệ lên 500 tỷ đồng

 Năm 2003

 Khởi động dự án hiện đại hóa công nghệ ngân hàng

 Hợp tác với Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Ký (USAID) để bảo lãnh tíndụng cho khách hàng của Ngân hàng Đông Á

 Thương hiệu Ngân hàng Đông Á đoạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt

và giải thưởng “Chất lượng Việt Nam”

 Năm 2002

 Thành lập Trung tâm thẻ thanh toán Ngân hàng Đông Á và chính thứcphát hành thẻ Đông Á đầu tiên

 Tăng vốn điều lệ lên 200 tỷ đồng

 Là một trong hai ngân hàng cổ phần nhận vốn tài trợ từ Ngân hàng hợptác quốc tế của Nhật Bản – JBIC

 Năm 2001

 Thành lập công ty TNHH kiều hối Đông Á

 Thành lập chi nhánh An Giang trên cơ sở mua lại Ngân hàng TMCP TứGiác Long Xuyên, góp phần hỗ trợ chính sách của Ngân hàng Nhànước trong việc tái cấu trục hệ thống ngân hàng Việt Nam

 Áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vàohoạt động ngân hàng

 Năm 2000

 Tháng 9, trở thành thành viên chính thức của Mạng thanh toán toàncầu – SWIFT

 Năm 1998

 Là một trong hai ngân hàng cổ phần tại Việt Nam nhận vốn góp tài trợ

từ Quỹ phát triển nông thông của ngân hàng thế giới – RDF

 Tăng vốn điều lệ lên 30 tỷ đồng

 Thành lập Chi bộ Đảng, Công đoàn, Chi đoàn thanh niên

 Với số lượng hơn 56 người lúc mới khai trương hoạt động, đến naytổng số nhân sự là 1465 người, với tuổi đời bình quân là 32 tuổi, trong

số đó trên 60% có trình độ đại học hoặc trên đại học Không chỉ đông

về số lượng mà thông qua nhiều chương trình đào tạo trong và ngoàinước, trình độ của cán bộ nhân viên Ngân hàng ngày càng chuyên sâu,đáp ứng nhu cầu phát triển trong hiện tại và tương lai

 Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn và quản lý, Đông Á cònchú trọng đến rèn luyện đạo đức nghề nghiệp thông qua việc bồidưỡng chính trị, nâng cao trình độ lý luận nhận thức, thường xuyênnhắc nhở kiểm tra và xử lý nghiêm minh các trường hợp phát hiện saiphạm Do đó đến nay Ngân hàng có thể hoàn toàn tin tưởng vào mộtđội ngũ nhân sự trẻ trung, có trình độ chuyên môn, trung thực, đoàn kết

và tâm huyết với hoạt động của Ngân hàng

 Sơ đồ số lượng cán bộ nhân viên của Ngân hàng được biểu diễn trong

cổ đông luôn đảm bảo ở mức 18% - 20%/ năm Dự kiến đến cuối năm

2007, Ngân hàng Đông Á sẽ tăng vốn điều lệ lên 2000 tỷ đồng

 Theo tốc độ phát triển vốn điều lệ, tổng tài sản của Ngân hàng Đông Átăng đều qua các năm, bình quân ở mức 44% trong giai đoạn năm

 Để đáp ứng nhu cầu giao dịch ngân hàng ngày càng cao của doanhnghiệp và người dân, Ngân hàng Đông Á không chỉ mở rộng mạng lưới

mà còn đầu tư xây dựng những tòa nhà khang trang, quy mô như hội

sở, Đà Nẵng, Đaklak, Bình Dương…Những tòa nhà này góp phần tạonên diện mạo mới của Ngân hàng Đông Á, khẳng định sự phát triểnvững mạnh trong giai đoạn mới

 Mạng lưới chi nhánh Ngân hàng Đông Á được biểu diễn như sơ đồdưới (Hình 1.3)

Hình 1 3: Sơ đồ biểu diễn mạng lưới Ngân hàng

1.2 Giới thiệu ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội

 Tên đơn vị: Ngân hàng Đông Á, Chi nhánh Hà Nội

 Địa chỉ: 11 Nguyễn Biểu- Quận Ba Đình- Hà Nội

 Ngân hàng Đông Á - chi nhánh Hà Nội trực thuộc Ngân hàng Thương Mại

Cổ phần Đông Á, được thành lập năm 17/09/1993, có trụ sở tại 11 NguyễnBiểu - Ba Đình - Hà Nội

 Trải qua hơn 10 năm hoạt động, với nhiều thành tích đã đạt được, Ngânhàng đã có hơn 10 chi nhánh cấp hai trong và ngoại thành Hà Nội, đóng gópvào bề dày thành tích của Tổng Ngân Hàng Đông Á

 Bên cạnh đó, với phương châm “ Thành công của khách hàng là thành côngcủa Ngân hàng”, Ngân hàng Đông Á-chi nhánh Hà Nội đã mang đến choKhách hàng những sản phẩm, dịch vụ đa dạng và tốt nhất

 Hiện nay Ngân hàng Đông Á là Ngân hàng duy nhất tại Việt Nam có chứcnăng gửi tiền trực tiếp qua máy rút tiền tự động mà không cần phải đến cácđiểm giao dịch của Ngân hàng

 Tuân thủ các chính sách chế độ của ngành và quy định của pháp luật

có liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng

 Đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất trong hệ thống ngân hàngĐông Á, đồng thời kết hợp việc phân cấp, ủy quyền, khuyến khích tínhnăng động sáng tạo và chủ động của các chi nhánh trong hệ thốngngân hàng Đông Á.

 Cùng với các đơn vị trong hệ thống tạo thành một hệ thống đồng bộthống nhất trong tổ chức và hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng vàcác dịch vụ ngân hàng

 Tổ chức điều hành kinh doanh kiểm tra, kiểm toán nội bộ

 Điều hành hoạt động của chi nhánh là giám đốc, hỗ trợ cho giám đốc

có một số phó giám đốc

 Điều hành hoạt động nghiệp vụ của các phòng, tổ chuyên môn nghiệp

vụ và tương đương là trưởng phòng, tổ trưởng

Phòng thanh toán quốc tế

Phòng điện toán

Phòng điện toán

Phòng ngân quỹ

Phòng Marketing

Phòng Marketing

Hình 1 4: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội

 Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyênnhân và đề xuất phương án khắc phục

 Phòng thanh toán quốc tế

 Cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế cho doanh nghiệp và cá nhân, vớicác hình thức như thanh toán TT, thanh toán L/C, thanh toán nhờ thu

và các hình thức chiết khấu nhằm vào các mục đích như xuất khẩu,nhập khẩu, du học, chữa bệnh, chuyển tiền,…

 Phòng kế toán

 Bộ phận này có nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình tài chính của ngânhàng, huy động vốn thông qua hình thức nhận tiền gửi và phát hànhcác loại kỳ phiếu, trái phiếu, chi trả vốn, lãi tiết kiệm, mở và quản lý tàikhoản của khách hàng, chi trả cổ tức cho cổ đông, thực hiện các dịch

vụ thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng

 Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quyđịnh của ngân hàng nhà nước, ngân hàng Đông Á

 Tổng hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kết toán, quyết toán vàcác báo cáo theo quy định

 Phòng điện toán

 Chức năng chính là nghiên cứu và áp dụng công nghệ tin học vào hoạtđộng kinh doanh của toàn hệ thống, cụ thể là hoàn thiện các chươngtrình quản lý hiện có và áp dụng công nghệ mới cho toàn hệ thống

 Chức năng chính của bộ phận này là xây dựng và phát triển thươnghiệu của Ngân hàng, nhãn hiệu sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng,nghiên cứu khách hàng, hỗ trợ các bộ phận khác phát hiện và thựchiện các cơ hội kinh doanh.

 Đội ngũ Marketing và PR hoạt động tích cực với nhiều kênh quảng bá,nhiều hình thức thể loại đưa tin, nhiều biện pháp truyền thông đặc tảthương hiệu nhằm khắc sâu thêm hình ảnh Đông Á trong quần chúngnói chung và khách hàng nói riêng tạo lợi thế cạnh tranh trước mắt

 Phòng hành chính

 Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và cótrách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đãđược giám đốc chi nhánh phê duyệt

 Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và cácchi nhánh ngân hàng Đông Á trực thuộc trên địa bàn

 Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kếthợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, laođộng, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chinhánh

 Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy, nổ tại

cơ quan

 Lưu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bảnchế định của ngân hàng Đông Á

 Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại chi nhánh

 Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hóa tinh thần củacán bộ nhân viên trong chi nhánh

 Thực hiện nhiệm vụ khác được giám đốc chi nhánh giao

 Phòng nhân sự

 Xây dựng quy định về lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổchức Đảng, Công đoàn, chi nhánh trực thuộc địa bàn.

 Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn

 Đề xuất mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi nhánhngân hàng Đông Á trực thuộc trên địa bàn

 Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất, cử cán bộ, nhân viên đicông tác học tập trong và ngoài nước Tổng hợp theo dõi thường xuyêncán bộ, nhân viên được quy hoạch đào tạo

 Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh, quản lý và hoàn tất hồ

sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ

 Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của ngân hàng

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao

1.2.5 Các dịch vụ chính của ngân hàng

 Hoạt động cho vay

 Cấp tín dụng là một trong những hoạt động chính của Ngân hàng Đông

Á Từ khi bắt đầu triển khai đến nay, dịch vụ này đã có những bướctăng trưởng không ngừng, dư nợ cho vay tăng bình quân hàng năm là77% Các loại hình cấp tín dụng rất đa dạng như bổ sung vốn lưu động,xuất nhập khẩu, xây dựng nhà xưởng, kinh doanh chứng khoán, xâydựng sửa chữa nhà, tiêu dùng, mua oto, mua xe máy…Đặc biệt Đông

Á luôn cải tiến chất lượng dịch vụ và thủ tục nhanh chóng

 Điểm nổi bật trong hoạt động tín dụng của Đông Á là ngay từ nhữngngày đầu thành lập, Ngân hàng chú trọng đến các doanh nghiệp vừa vànhỏ Trong việc cho vay khách hàng là các tổ chức kinh tế, Ngân hàngĐông Á xác định kinh doanh luôn mang tính chu kỳ, do đó không chỉcho vay khi khách hàng thiếu vốn hoặc khi khách hàng đang phát triển

mà điều quan trọng là phải biết cùng khách hàng tháo gỡ khi khách

hàng gặp khó khăn và đồng hành cung cấp các dịch vụ tài chính ngânhàng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

 Bên cạnh cho vay tổ chức kinh tế, Ngân hàng Đông Á cũng quan tâmtới việc cấp tín dụng cho các tiểu thương tại các chợ, cho cán bộ côngnhân viên các doanh nghiệp vay tiêu dùng – Đông Á là ngân hàng đầutiên thực hiện loại hình cho vay này

 Nhìn chung, hoạt động tín dụng đã đóng góp rất nhiều cho hiệu quảhoạt động chung của Đông Á

 Thanh toán quốc tế

 Hiện nay, dịch vụ thanh toán quốc tế rất đa dạng với các hình thức nhưthư tín dụng (L/C), nhờ thu, chuyển tiền, bảo lãnh…

 Khi chính thức tham gia màng SWIFT của ngân hàng từ tháng 9/2000

uy tín về dịch thanh toán quốc tế của Ngân hàng Đông Á ngày càngtăng lên, mạng lưới ngân hàng đại lý mở rộng Ngân hàng Đông Á tựhào là một trong số ít các ngân hàng thương mại cổ phần Việt Namđược các đối tác nước ngoài tín nhiệm vì có tỷ lệ công điện thanh toánđạt chuẩn cao

 Với việc định hướng hoạt động thanh toán quốc tế là cánh cửa đểNgân hàng Đông Á hội nhập hoạt động tài chính tiền tệ khu vực và thếgiới, Ngân hàng Đông Á tập trung bảo đảm hoạt động thanh toán quốc

tế tuân thủ các luật lệ thương mại, quy tắc, tập quán thanh toán quốc

tế Cùng với sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ nhân viên,hoạt động thanh toán quốc tế của Ngân hàng Đông Á tiếp tục phát triển

và làm nền tảng vững chắc cho ngân hàng đi đến các thành công kháctrong tương lai

 Thẻ Đông Á

 Sản phẩm thẻ Đa Năng Đông Á đã có bước phát triển ấn tượng sau 4năm ra mắt trước thị trường Việt Nam từ tháng 7/2003 Tốc độ pháttriển số lượng thẻ phát hành qua các năm rất lớn.

 Ngày nay thẻ Đông Á đã trở thành bạn đồng hành của mọi giới vì sựtiện dụng và đáng tin cậy của nó Ngân hàng Đông Á đang và sẽ tiếptục phát triển sản phẩm chủ lực này, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầucủa người tiêu dùng

 Dịch vụ khách hàng

 Với phương châm “Thành công của khách hàng là thành công ngânhàng”, trong suốt những năm qua Ngân hàng Đông Á luôn quan tâmđến chất lượng phục vụ khách hàng, chú trọng đào tạo giao tiếp chonhân viên giao dịch, cải tiến quy trình và chính sách đáp ứng nhu cầuhợp lý của khách hàng

 Nhằm đánh giá nhân viên không những về chất lượng phục vụ mà luônhoàn thiện kỹ năng chuyên môn, chương trình “Nụ cười Đông Á” đượcbắt đầu từ tháng 1/2007 Chương trình được khách hàng đánh giá cao

 Dự án triển khai hệ thống quầy tư vấn trên toàn hệ thống Chinhánh/Phòng giao dich của Ngân hàng Đông Á đã góp phần gia tăngchất lượng phục vụ khách hàng, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn kháchhàng về các dịch vụ, tiện ích ngân hàng

 Trung tâm dịch vụ khách hàng chính thức đi vào hoạt động từ ngày15/06/2007, với chức năng tư vấn hỗ trợ khách hàng qua các kênh:tổng đài 1900545464; chuyên mục tư vấn trên website Với việc tổchức cơ sở hạ tầng, tuyển lựa – đào tạo nhân viên một cách bài bản,chu đáo, định hướng hoạt động của trung tâm dịch vụ khách hàng làtrở thành một kênh giao dịch hữu hiệu với khách hàng trong việc tưvấn, bán chéo các sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng đến khách hàng cánhân

1.2.6 Một số giải pháp thực hiện của Ngân hàng

 Tăng cường xúc tiến thương hiệu trên cơ sở chiến lược Marketing củatoàn hệ thống Đặc biệt chú trọng các kênh truyền thông và tư vấn trựctiếp

 Liên tục phân loại đánh giá lại khách hàng để mở rộng và nâng cao dịch

vụ mà ngân hàng đang thực hiện

 Tiếp tục giữ vững mô hình tập trung cho vay các doanh nghiệp vừa vànho Mở rộng có chọn lọc cho vay đối tượng là cá nhân có tài sản thếchấp và nguồn thu nhập ổn định

 Xây dựng nội bộ đoàn kết Nâng cao năng lực quản lý, quan tâm thay đổitriệt để tác phong phục vụ khách hàng, thường xuyên tổ chức đào tạo,trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận hướng đến mục tiêu phục vụ kháchhàng tốt nhất

1.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngân hàng

 Từ năm 2006, ngân hàng Đông Á đã đưa vào áp dụng phần mềm quản lý

mới (Core-Banking) trên toàn hệ thống Phần mềm này do tập đoàn I-Flexcung cấp (hiện ngân hàng Citibank triển khai phần mềm này cho một số chinhánh ở Châu Á) Với việc thành công trong đầu tư công nghệ và hoàn chỉnh

cơ sở hạ tầng, ngân hàng Đông Á chính thức triển khai các kênh giao dịchchiến lược nhằm phục vụ người dân, khách hàng các giao dịch qua ngânhàng mọi lúc, mọi nơi:

 Ngân hàng Đông Á truyền thống: với mạng lưới chi nhánh trải rộng cảnước và công nghệ hiện đại giúp ngân hàng phục vụ khách hàng trựctuyến (tại bất kỳ chi nhánh nào) và triển khai nhiều tiện ích cho kháchhàng

 Ngân hàng Đông Á tự động: phục vụ mọi người dân, khách hàng củangân hàng Đông Á các dịch vụ 24/24: đổi ngoại tệ, chuyển tiền nhanh,

mở thẻ đa năng, thực hiện các lệnh thu chi, thanh toán hóa đơn dịch

vụ, chấp nhận sổ tiết kiệm điện tử có dãy từ, tích hợp mọi tính năngcuat ATM, tư vấn tài chính, tra cứu thông tin, đại lý vé máy bay, dịch vụ

du lịch trọn gói và thương mại điện tử cho doanh nghiệp

 Ngân hàng Đông Á điện tử: đáp ứng nhu cầu thông tin, giao dịch củangười dân, khách hàng mọi lúc mọi nơi qua điện thoại di động hoặcinternet Đặc biệt các giao dịch lần đầu tiên triển khai tại Việt Nam nhưchuyển khoản trực tiếp, thanh toán mua hàng qua mạng, yêu cầu rút tiềtại nhà… với độ an toàn và bảo mật cao nhất, theo tiêu chuẩn quốc tế

 Những kết quả đạt được về công nghệ thông tin đã đem lại cho ngân hàng

Đông Á giải thưởng SMART do tạp chí hàng đầu về công nghệ thông tinZDNET Châu Á trao tặng

1.2.8 Một số kết quả đạt được qua các năm

 Dư nợ bình quân huy động vốn của ngân hàng từ năm 1993 đến 2007

được biểu diễn như trong hình dưới (Hình 1.5)

Hình 1 5: Dư nợ bình quân huy động vốn

 Dư nợ bình quân tín dụng của ngân hàng được biểu diễn như sau

Hình 1 6: Dư nợ bình quân tín dụng

 Lợi nhuận trước thuế của Ngân hàng Đông Á chi nhánh Hà Nội được biểu

diễn như trong hình dưới (Hình 1.7)

Hình 1 7: Lợi nhuận trước thuế

1.3 Giới thiệu đơn vị thực tập – Phòng điện toán

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ

 Phòng Điện toán có nhiệm vụ nghiên cứu và áp dụng những công nghệ tinhọc, điện tử, tự động hóa… vào hoạt động kinh doanh của toàn hệ thốngtrong chi nhánh

 Chịu trách nhiệm về phòng Điện toán là Trưởng Phòng Đoàn Ngọc Dương,ngoài ra còn 15 nhân viên chia thành ba tổ với ba mảng công tác chính:

 Tổ thẻ: gồm 5 người với chức năng chính là mở dịch vụ phát hành

thẻ rút tiền tự động cho khách hàng (người dân nói chung và các cán

bộ, công nhân viên chức trong các công ty, nhà máy, bệnh viện…) Tổnày chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các khâu liên quan đến thẻ rúttiền: thực hiện cá thể hóa và in các loại thẻ, làm lại từ cho thẻ bị lỗi, bảo

mật tuyệt đối dữ liệu in thẻ và thông tin của khách hàng, bảo mật tuyệtđối hệ thống in thẻ,…

 Tổ ATM: gồm 5 người, chịu trách nhiệm quản lý tất cả các máy rút

tiền tự động ngoài miền Bắc từ việc lắp đặt, bảo trì, cập nhật các loạimáy mới từ nước ngoài, chuyền tiền vào máy…

 Tổ mạng: tổ này gồm 5 người còn lại có nhiệm vụ quản lý hệ thống

máy tính, hệ thống giám sát trong ngân hàng, quản lý các máy camerađặt tại điểm rút tiền tự động của ngân hàng, quản lý việc giao dịch trênmáy của khách hàng …

1.3.2 Giới thiệu thẻ Đông Á

 Sản phẩm thẻ Đa Năng Đông Á đã có bước phát triển ấn tượng sau 4 năm

ra mắt ở thị trường Việt Nam từ tháng 7/2003 Tốc độ phát triển số lượng thẻphát hành mới qua các năm hơn 350%/năm Cuối năm 2007, dự kiến sốlượng thẻ của Đông Á sẽ đạt 2 triệu thẻ

 Đạt được kết quả này là do lãnh đạo ngân hàng Đông Á đã có những địnhhướng phát triển đúng đắn:

 Xác định thẻ là một công cụ giúp khách hàng thực hiện nhiều giao dịchqua ngân hàng mọi lúc mọi nơi, ngân hàng Đông Á đã cung cấp nhiềudịch vụ qua thẻ Đông Á (hiện là loại thẻ có nhiều dịch vụ nhất tại ViệtNam) Đặc biệt có các dịch vụ nổi bật như: gửi tiền trực tiếp qua máyATM, chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng điện tử (SMS, Internet),thanh toán khi mua hàng qua mạng, rút tiền tại nhà, mua các loại thẻ

trả trước qua ATM, thanh toán tự động tiền điện-nước-điện Internet-phí bảo hiểm nhân thọ.

thoại- Đầu tư và làm chủ hệ thống giao dịch tự động ATM/POS Đội ngũchuyên viên của Đông Á phụ trách các khâu bảo hành chính và sẵnsang triển khai các dịch vụ mới qua ATM/POS

 Đông Á chủ trương mở rộng kết nối hệ thống thanh toán qua việc hỗtrợ các ngân hàng xây dựng hệ thống thẻ và sang lập hệ thống kết nốithẻ Việt Nam Bank Card (gọi tắt là VNBC) từ đầu 2005 Tnh đến nay đã

có 5 ngân hàng tham gia kết nối đó là: Đông Á, Sài Gòn Công ThươngNgân Hàng, Ngân hàng nhà Hà Nội, Ngân hàng phát triển nhà ĐồngBằng Sông Cửu Long và ngân hàng United Overseas Bank (Singapore)– chi nhánh TPHCM Hiện tại chủ thẻ Đông Á có thể giao dịch tại 400máy ATM và 1500 điểm chấp nhận thanh toán thẻ thuộc hệ thốngVNBC

 Đa dạng các loại thẻ đáp ứng cho nhiều nhóm khách hàng như thẻ đanăng, thẻ vàng (Gold), thẻ liên kết (Mai Linh, Manulife, Việt Tiến) Sắptới ngân hàng Đông Á đẩy mạnh phát triển loại thẻ từ và chip với nhiềuứng dụng gia tăng tiện ích cho khách hàng, phát hành thẻ quốc tế chocác khách hàng có nhu cầu

 Ngày nay Thẻ Đông Á đã trở thành người bạn đồng hành của mọi giới

vì sự tiện dụng và đáng tin cậy của nó Ngân hàng Đông Á đang và sẽtiếp tục đầu tư và phát triển sản phẩm chủ lực này

1.4 Giới thiệu đề tài

 Hiện nay nhu cầu sử dụng thẻ rút tiền tự động ở các máy rút tiền tự độngATM ngày càng tăng Đặc biệt làm thẻ ATM tại ngân hàng Đông Á không mấtchi phí Mặt khác khi sử dụng thẻ cũng đem lại tiện ích rất lớn:

 Khách hàng không phải mang theo mình một lượng tiền lớn

 Lượng tiền trong lưu thông giảm

 Khách hàng có tài khoản riêng được hưởng lãi không kỳ hạn

 Tài khoản đa năng cho phép nộp tiền vào từ nhiều nguồn từ những nơikhác nhau

 Khách hàng có thể rút tiền tại các máy rút tiền tự động của ngân hàngĐông Á và các ngân hàng thuộc VNBC mọi lúc ngay sau khi gửi tiềnvào tài khoản của mình

 Khách hàng có thể thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của mình sangtài khoản của người khác mà chỉ phải trả lệ phí rất thấp.

 Một số cơ quan đã áp dụng hình thức chuyển tiền lương trực tiếp vàotài khoản

 Thẻ ATM là một loại thẻ thông minh khác hẳn với các loại hàng hóa cũngnhư các dịch vụ thông thường khác Thẻ ATM do ngân hàng phát hànhnhưng lại do người sử dụng quản lý, các giao dịch được thực hiện 24/24thông qua các giao tiếp đơn giản giữa người sử dụng và máy rút tiền tựđộng

 Từ những điểm ưu của thẻ ATM em thấy được khả năng phát triển của ATM

là rất lớn Và việc quản lý thẻ là nhu cầu tất yếu Vì thế em chọn đề tài “ Xâydựng hệ thống thông tin quản lý thẻ ATM tại ngân hàng Đông Á, chi nhánh

Hà Nội”

Chương II Một số vấn đề phương pháp luận nghiên cứu hệ

thống thông tin quản lý thẻ ATM

A Phương pháp luận chung

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

2.1.1 Khái niệm tổ chức

 Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể có chung mục đích

cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phâncông lao động

2.1.2 Khái niệm thông tin

 Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống quản lý Thông tin cũng có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử

lý Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực

 Các khái niệm liên quan đến thông tin: đối tượng truyền tin (Chủthể phản ánh) và đối tượng nhận tin (đối tượng nhận sự phản ánh) Vỏ vậtchất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng làngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin manglại gọi là nội dung của thông tin đó Sơ đồ truyền tin được biểu diễn nhưhình dưới (Hình 2.1)

Hình 2 1: Sơ đồ truyền tin

 Vai trò của thông tin trong tổ chức

 Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượngquản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra

sự hoạt động của tổ chức Vì thế thông tin có vai trò rất quan trọngtrong quá trình ra quyết định, nó là yếu tố ảnh hưởng tới sự đúng đắn,hợp lý cho quyết định của người quản lý

 Lao động quản lý của nhà quản lý có thể được chia làm hai phần: laođộng ra quyết định và lao động thông tin Lao động ra quyết địnhthường là lao động nghệ thuật, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tốchủ quan, thời gian lao động quyết định chỉ chiếm khoảng 10% thờigian lao động của nhà quản lý Lao động thông tin của nhà quản lý làtoàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phânphát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và mang nhiều tính

Chủ thể phản ánh

Đối tượng nhận tin

Thông tin Vật mang tin

khách quan, chiếm 90% thời gian lao động Việc phân chia lao độngcủa nhà quản lý một mặt khẳng định tầm quan trọng của thông tin trongquản lý mặt khác giúp nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin

và cán bộ lãnh đạo Số lượng lao động sử dụng và làm việc với thôngtin ngày càng tăng

 Thông tin tác động đến hệ thống như sau: (Hình 2.2)

HÖ thèng th«ngtin qu¶n lý

§èi t îng qu¶n

lý

Th«ng tin t¸cnghiÖp

Hình 2 2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp

2.2 Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Khái niệm

 Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường

 Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tinhọc hoặc không tin học Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin được mô

tả trong hình dưới (Hình 2.3)

Nguån §Ých

Thu thËp Xö lý vµ l u Ph©n ph¸t

tr÷

Kho d÷ liÖu

Hình 2 3: Quy trình hoạt động của HTTT

 Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận đó là bộ phận đưa dữ

liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

 Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quanđiểm của người mô tả Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ

sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể Nhưng mộtngười trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống,những khả năng, những giới hạn của hệ thống Và một lập trình viên thì lạinhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phầnmềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, thủ tục, …

 Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tinkhác nhau Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một

trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế Đó là mô hình

logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Sơ đồ dưới đây mô tả mối

tương quan giữa ba mô hình này (Hình 2.4)

Hình 2 4: Ba mô hình của HTTT

 Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý

mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy

ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hìnhnày trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm đếncách thức xử lý dữ liệu như thế nào

 Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được

của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũngnhư hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với

hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và công tác trong hoạtđộng xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thựchiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Môhình này cũng chú ý đến mặt thời gian của hệ thống Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai? Ở đâu? Và khi nào?

Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật)

Cái gì?Để làm gì?

Cái gì?Ở đâu?

Khi nào?

Như thế nào?

 Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ

thống, nó trả lời câu hỏi: “Như thế nào?”, đó không phải cái nhìn củangười sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên kỹ thuật Đó là nhữngthông tin liên quan đến loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệthống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa,…

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một HTTT

 Những cố gắng phát triển hệ thống thông tin đều nhằm mục tiêu cuối cùng làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Tuy nhiên còn một số yêu cầu khác buộc các doanh nghiệp phải ra quyếtđịnh xây dựng một hệ thống thông tin Dưới đây là một số nguyên nhânkhách quan đó

 Những vấn đề về quản lý: Là những vấn đề phát sinh trong một

hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tínhhiện đại của hệ thống thông tin, hay khi hệ thống thông tin là tất yếuphục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp Lúc này, các hoạt động củadoanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý: cũng có thể dẫn đến sự

cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới khi cácnhà quản lý nhận ra sự cần thiết của nó

 Sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới

cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện

có trong hệ thống thông tin của mình Công ty, doanh nghiệp nào ứngdụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanhnghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trongcạnh tranh Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đếnmột lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trởđến sự phát triển của doanh nghiệp

 Thay đổi sách lược chính trị: đây cũng là một nguyên nhân dấn

đến việc phát triển hệ thống thông tin

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

 Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trongcác hoạt động của tổ chức, đem lại hiệu quả cao trong công việc Do đó córất nhiều phương pháp phát triển hệ thống thông tin

 Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tậphợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệthống chặt chẽ nhưng dễ quản lý Các phương pháp hiện đại dựa vào banguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Như đã nói ở trên ta có 3 mô hình

đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Ba môhình này hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế

 Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng Là một nguyên tắc của sự đơn

giản hóa Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quanmục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn Cứ như vậy đến khitiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Việc phân tích

chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu củachính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủyếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin