Tài liệu về Thủ tục đánh giá nội bộ.
Trang 1THỦ TỤC ĐÂNH GIÂ NỘI BỘ
1 Mục đích:
Thủ tục năy được lập ra để thực hiện việc đânh giâ câc hệ thống quản lý nội bộ, để đảm bảo rằng việc âp dụng phù hợp với câc Hệ thống quản lý tương ứng ở dạng văn bản, đồng thời đảm bảo hệ thống năy phù hợp, thích hợp vă có hiệu quả để đạt được mục tiíu
vă chính sâch của Công ty
2 Phạm vi:
Thủ tục năy âp dụng cho tất cả câc hoạt động đânh giâ nội bộ vă bao gồm cả quâ trình lập kế hoạch đânh giâ, chương trình đânh giâ, tiến hănh đânh giâ, lập bâo câo vă câc theo dõi tiếp theo Đại diện lênh đạo chịu trâch nhiệm kiểm sốt quâ trình năy
3 Định nghĩa:
3.1 Câc thuật ngữ sử dụng trong thủ tục năy theo câc tiíu chuẩn tương ứng mă Công
ty âp dụng
3.2 CâÙc từ viết tắt:
ĐGV : Đânh giâ viín
TBĐG : Trưởng ban đânh giâ
BQLHT : Ban quản lý hệ thống
4 Nội Dung:
ĐDLĐ
Ban đânh giâ
- Lịch đânh giâ Đânh giâ hănh
động khắc phơc
Phât hănh CAR mới
ĐỊ xuất hănh động khắc phơc
Lịch đânh giâ
Phí duyệt
Phí duyƯt Chuẩn bị đânh giâ Triển khai đânh giâ Thực hiƯn đânh giâ
Sự viƯc KPH
Viết bâo câo KPH
Họp kết thĩc
Bâo câo Kết quả đânh giâ
Thực hiƯn hănh động khắc phơc
Hoăn tất đânh giâ
Tìm nguyín nhđn Bâo câo ĐDLĐ
không Đồng ý
không Yíu cầu đânh giâ
Chương trình đânh giâ
Trang 2Ban đánh giá
ĐDLĐ
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
Ban đánh giá
Ban đánh giá
NV lưu trữ
- Chương trình đánh giá
- Biểu kiểm tra
- Phiếu CAR
- Phiếu CAR mới
- Báo cáo đánh giá
Xuyên suốt quá trình thực hiện, đánh giá các Hệ thống quản lý nội bộ của Công ty là cuộc đánh giá độc lập dùng để thu thập các bằng chứng khách quan rằng các Chính sách, Thủ tục hoặc các yêu cầu đang tồn tại được đáp ứng, bởi vì nó đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của các Hệ thống quản lý tương ứng
4.2.1 Kế hoạch đánh giá:
Ít nhất một năm hai lần (hoặc do yêu cầu đột xuất), ĐDLĐ hoặc BQLHT lập kế hoạch đánh giá nội bộ để xác định xem Hệ thống quản lý:
Trang 3a/ Có phù hợp với các bố trí sắp xếp được hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và với các yêu cầu của Hệ thống quản lý được Công ty thiết lập;
b/ Có được áp dụng một cách hiệu lực và được duy trì:
Kế hoạch đánh giá sau khi được lập sẽ trình BTGĐ Công ty (hoặc ĐDLĐ) xem xét, phê duyệt và cho tiến hành thực hiện đánh giá
4.2.2 Danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá:
Đại diện lãnh đạo sẽ lập danh sách đánh giá viên và thành phần tham gia đánh giá bao gồm Trưởng đồn đánh giá, chuyên gia bên ngồi (nếu cần) và các đánh giá viên được chọn lựa phải qua các khố huấn luyện đào tạo đánh giá nội bộ
Đồng thời trước ngày đánh giá ít nhất 02 tuần Đại diện lãnh đạo cũng hoạch định chương trình với thời gian trình tự để tiến hành đánh giá, nội dung bao gồm các mục tiêu cần quan tâm:
Tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình;
Tính duy trì và tính phù hợp;
Khả năng đáp ứng các quá trình;
Các công cụ kỹ thuật thống kê;
Phân tích các dữ liệu về chi phí quản lý Hệ thống;
Mức độ chính xác và đầy đủ việc đo lường kết quả hoạt động;
Sử dụng hiệu quả và hiệu lực các nguồn lực;
Các hoạt động cải tiến;
Mối quan hệ với các đơn vị, các bên quan tâm có liên quan
TGĐ xem xét và phê duyệt danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá; nếu không đồng ý thì Đại diện lãnh đạo sẽ thực hiện lại danh sách hoặc chương trình đánh giá theo ý kiến phê duyệt, nếu TGĐ đồng ý thì cho tiến hành triển khai thực hiện
4.2.3 Chuẩn bị đánh giá:
Quá trình đánh giá nội bộ có vai trò như một công cụ quản lý để đánh giá
độc lập mọi quá trình hay hoạt động đã được dự kiến
Để cho việc đánh giá được liên tục và đạt hiệu quả, Ban đánh giá và Bộ phận được đánh giá cần phải chuẩn bị lịch đánh giá cũng như các tài liệu và hồ sơ có liên quan như:
Các tài liệu và các hồ sơ đã được thiết lập trước đó;
Tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình;
Kết quả của các đánh giá trước đó;
Các chuẩn mực, phạm vi và phương pháp đánh giá
4.2.4 Họp khai mạc:
Trang 4Đồn đânh giâ vă Bộ phận được đânh gia tổ chức cuộc họp khai mạc nhằm thông qua câc nội dung chương trình vă phương phâp thực hiện đânh giâ, thời gian thực hiện đồng thời cũng giới thiệu thănh phần đânh giâ viín tham gia
4.2.5 Thực hiện việc đânh giẫ nội bộ:
a/ Để tiến hănh đânh giâ đạt kết quả tốt, Đồn đânh giâ vă Bộ phận được đânh giâ trong quâ trình thực hiện phải đảm bảo câc yíu cầu như sau:
Việc đânh giâ phải phải bảo đảm tính khâch quan vă độc lập;
Thời gian tiến hănh theo lịch đề ra phải đúng vă không được
chậm trễ;
Sử dụng câc Tăi liệu vă Hồ sơ được thiết lập để vận hănh có
hiệu lực vă hiệu quả quâ trình của tổ chức theo Tiíu chuẩn vă Luật định đê ban hănh;
Kiểm sốt sự không phù hợp - tính đầy đủ vă tính hiệu quả của
câc quâ trình vă sản phẩm thật chính xâc;
Phđn tích sự không phù hợp để phòng ngừa sau năy
b/ Căn cứ văo câc mục tiíu đânh giâ, Đồn đânh giâ vă Bộ phận được đânh giâ sẽ
phđn tích cụ thể được những sự việc không phù hợp:
Nếu xâc định vă đồng ý sự việc không phù hợp, Đồn đânh giâ
vă Bộ phận được đânh giâ viết bâo câo sản phẩm hay câc quâ trình không phù hợp;
Ban đânh giâ lập đề xuất hănh động khắc phục vă phât hănh
phiếu CAR cho bộ phận được đânh giâ thực hiện
4.2.6 Họp kết thúc:
Đồn đânh giâ họp kết thúc quâ trình đânh giâ nội bộ sau khi xâc định
hay không xâc định sự việc không phù hợp của sản phẩm hoặc câc quâ trình đê được xem xĩt, đồng thời thông bâo câc nội dung đê được đânh giâ vă đưa ra một số công việc cần thiết
để thực hiện tiếp theo quâ trình đânh giâ như hănh động khắc phục vă đânh giâ hănh động khắc phục…
4.2.7 Bâo câo kết quả đânh giâ:
Sau khi ghi nhận câc kết quả đânh giâ nội bộ của từng mục tiíu cụ thể Ban đânh giâ sẽ lập bâo câo kết quả thu được trong quâ trình tiến hănh đânh giâ vă trong bâo câo phải tường trình chi tiết những mục tiíu đê được đânh giâ có:
Phù hợp: Đâp ứng đầy đủ câc yíu cầu qui định của Hệ thống
quản lý, luật định, hoạt động thực tế
Hay không phù hợp: Đâp ứng không đầy đủ câc yếu tố níu trín
Trang 5Trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất những việc cần khắc phục, sửa lỗi trong thời gian sớm nhất được qui định để loại bỏ kịp thời các nguyên nhân sự sai lỗi được phát hiện và bổ sung ngay hay điều chỉnh các sự việc không phù hợp theo Hệ thống Ngồi ra trong báo cáo cũng nêu ra các bằng chứng về sự thực hiện tốt nhằm mục đích cung cấp các cơ hội cho việc thừa nhận bởi lãnh đạo và khuyến khích mọi người
4.2.8 Thực hiện hành động khắc phục:
Thông qua đề xuất hành động khắc phục và phiếu CAR của Ban đánh giá,
Bộ phận được đánh giá sẽ tiến hành thực hiện hành động khắc phục;
Hành động khắc phục cần được phân công người thực hiện phải qua lớp đào tạo và tiến hành kiểm sốt một cách hiệu lực và hiệu quả việc nhận biết, cách ly, loại bỏ nguyên nhân và xử lý sự việc không phù hợp để ngăn ngừa việc sử dụng không đúng mục đích cũng như ngăn ngừa sự tái diễn;
Bộ phận được đánh giá sẽ ghi nhận lại sự không phù hợp với việc sử lý hành động khắc phục nhằm giúp cho việc rút kinh nghiệm và cung cấp dữ liệu cho các hoạt động phân tích và cải tiến sau này
4.2.9 Đánh giá hành động khắc phục:
Ban đánh giá sẽ tiến hành đánh giá hành động khắc phục của Bộ phận được đánh giá Việc đánh giá hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải, đồng thời phải xem xét tín chính xác dựa vào:
Nguồn thu thập thông tin để xác định hành động khắc phục
cần thiết;
Việc xem xét không phù hợp;
Việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp;
Việc đánh giá cần có các hành động để đảm bảo rằng sự không
phù hợp không còn tái diễn
Sau khi xác lập việc đánh giá hành động khắc phục:
a/ Nếu tìm ra nguyên nhân gốc rể mới đã gây ra sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ phát hành “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục” mới (CAR), đề nghị Bộ phận được đánh giá thực hiện hành động khắc phục nguyên nhân được tìm;
b/ Nếu không đồng ý hành động đã được khắc phục và không tìm ra được nguyên nhân khác để khắc phục sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ lập báo cáo trình ĐDLĐ về tình trạng này để có hướng xử lý kịp thời cho các quá trình bị sai lỗi;
Trang 6c/ Nếu xác định đúng hành động đã được khắc phục của Bộ phận được đánh
giá, Ban đánh giá sẽ hồn tất công tác đánh giá nội bộ
4.2.10 Hồn tất đánh giá:
Để hồn tất các các bước thực hiện quá trình đánh giá, Ban đánh giá sẽ lập hồ
sơ bao gồm các văn bản có liên quan đã được ghi nhận từ bước đầu cho đến bước sau cùng của quá trình đánh giá Tất cả các văn bản phải có chữ ký xác lập của các thành phần tham gia đánh giá và được báo cáo với ĐDLĐ sau khi hồn tất hồ sơ đánh giá nội bộ
4.2.11 Lưu Hồ sơ:
Tất cả các văn bản trong suốt quá trình cho đến khi hồn tất đánh giá nội bộ phải được cập nhật liên tục và tập hợp vào bộ hồ sơ được nhân viên kiểm sốt lưu trữ
và duy trì
4.3 Yêu cầu về người đánh giá:
4.3.1 Đánh giá viên:
Là những nhân viên đã được đào tạo về “ Đánh Giá Nội Bộ theo Hệ thống tiêu chuẩn tương ứng” Đánh giá viên được BQLHT đề nghị và được ĐDLĐ phê duyệt cho mỗi lần đánh giá
4.3.2 Trưởng đồn đánh giá:
Là nhân viên có chứng chỉ tốt nghiệp về “Đánh Giá Nội Bộ theo tiêu chuẩn Hệ thống quản lý tương ứng”, được BQLHT đề nghị và ĐDLĐ phê duyệt cho mỗi lần đánh giá Trưởng Ban Đánh Gía chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo và theo dõi hành động khắc phục sau đánh giá cho đến khi hồn tất Việc đánh giá được coi là kết thúc khi Trưởng đồn đánh giá và Trưởng bộ phận được đánh giá ký tên kết thúc vào phiếu yêu cầu hành động khắc phục, đồng thời báo cáo đến ĐDLĐ
5.Tài liệu tham khảo:
Sổ tay chất lượng
Sổ tay môi trường
6.Phụ Lục
Chương trình đánh giá nội bộ (mã số: 0016)
Phiếu ghi chép đánh giá viên (mã số: 0017)
Trang 7Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ (mã số: 0020)