Tài liệu về Quản trị hành chính chương 2.
Trang 1Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY I- Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Đảng Cộng Sản Việt Nam là đội tiên phong của giai cấp công nhân Việt Nam Mục đích của Đảng là xây dựng nước Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng, văn minh, thực hiện thành công chủ nghĩa xã hội và cuối cùng là chủ nghĩa Cộng sản, Đảng đại biểu trung thành quyền lợi của giai cấp công nhân, nhân dân lao độüng và của cả dân tộc
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng, Đảng lãnh đạo hệ thống chính trị của Nhà nước
Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà nước
Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ) Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ)
Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp việc Trong số các đơn vị đó có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng)
Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam Ở trung ương có Văn phòng Trung ương Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ Ở huyện có Văn phòng Huyện uỷ Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã
1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ:
Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:
- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ Tổ chức quá trình làm việc của cấp uỷ Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn
bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp uỷ
- Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp hành, Ban
Trang 2Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp uỷ Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt động
Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhau Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu
2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ
Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hành Lịch công tác tuần của Thường trực cấp uỷ Chương trình hoạt động chuyên đề
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ; Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác
- Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp uỷ Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; Trình cấp uỷ ký, ban hành; Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thưcû hiện các văn bản của câïp uỷ
- Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn phòng
Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy
Trang 3- Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân
- Nội dung công tác này gồm có: Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến cấp uỷ; Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp uỷ
- Tổ chức quản lý công tác văn thư và công tác lưu trữ
Văn phòng cấp uỷ có nhiệm vụ thực hiện văn bản hoá các hướng dẫn của cấp uỷ; chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ; Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dưới
- Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan
Các phương tiện dùng trong công tác Văn phòng cần được hiện đại hoá là các phương tiện tạo lập văn bản; phương tiện bảo quản, bảo mật văn bản; phương tiện thông tin liên lạc và các phương tiện khác phục vụ cho hoạt động của Văn phòng.Việc sử dụng trang thiết bị hiện đại là một trong những nhân tố để Văn phòng làm tốt chức năng tham mưu, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc
- Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệûm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm việc
3 Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ
Trang 4Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có:
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp
II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung.
Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây:
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thổ Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã)
Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng Chính phủ có Văn phòng Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Ngoài
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
PHÒNG
(BỘ
PHẬN)
NGHIÊN
CỨU
TỔNG
PHÒNG (BỘ PHẬN) VĂN THƯ -LƯU TRỮ
PHÒNG (BỘ PHẬN) TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ
Trang 5Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau:
1- Chức năng:
Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dân
2- Nhiệm vụ:
- Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý thông tin Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
- Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dân
- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban
- Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó
- Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hện công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể nhân dân
- Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động
- Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dân
- Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước
Trang 6- Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động
- Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng
3- Tổ chức bộ máy:
Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân
Các bộ phận công tác trong Văn phòng có:
3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp.
Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác:
+ Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông tin báo cáo
+ Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh tra
+ Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng
+ Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận tải, bưu điện
+ Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư
+ Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hội
3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức:
Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công việc về:
+ Công tác văn thư;
+ Giao thông liên lạc;
+ Tổng đài điện thoại;
Trang 7+ Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào
cơ quan);
+ Tổ chức nhân sự;
3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ:
Phòng (hoặc tổ) Quản trị-Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công tác việc về:
+ Tài vụ, kế toán;
+ Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban;
+ Y tế;
+ Đội xe;
+ Nhà khách;
+ Dịch vụ;
3.4- Trung tâm lưu trư î(đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trư î(đối với huyện)
Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phương
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Uỷ ban Nhân dân
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng.
- Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
BỘ
PHẬN
NGHIÊN
CỨU
TỔNG
HỢP
PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
PHÒNG QUẢN TRỊ- TÀI VỤ
TRUNG TÂM (PHÒNG ) LƯU TRỮ
Trang 8Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch phụ trách từng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc chung
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ
+ Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và và cấp Uỷ trong từng thời gian
+ Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ đểí có sự phân công mỗi bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực hiện nhiệm vụ
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới:
+ Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định
+ Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suốt
+ Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác Văn phòng
III - Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng.
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là
cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp
Trang 9Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi
cơ quan nói trên đều có Văn phòng Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau:
1 - Chức năng của Văn phòng Bộ.
Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, có quan thuộc Chính phủ
2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng
- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành hoặc trình cấp trên ban hành
- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực hiện các quyết định của Bộ trưởng
- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính lễ tân
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan
- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan
3- Tổ chức của Văn phòng Bộ:
Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách Các đơn vị đó có thể là:
+ Phòng Tổng hợp;
+ Phòng Hành chính;
+ Phòng Quản trị;
+ Phòng Lưu trữ;
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng cơ quan Bộ
PHÓ VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG
Trang 10Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo.
Quan hệ phối hợp
Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do một đơn vị đảm nhiệm Đơn vị đó là: Phòng Hành chính-Quản trị
Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Các đơn vị đó có thể là:
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Quản trị-Tài vụ
IV - Văn phòng doanh nghiệp.
Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây:
+ Doanh nghiệp Nhà nước;
+ Doanh nghiệp Hợp tác xã;
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn;
+ Công ty cổ phần;
+ Công ty hợp doanh;
+ Doanh nghiệp tư nhân;
+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
1
Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp:
Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập trong hệ thống chính trị
ở nước ta Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị:
+ Văn phòng doanh nghiệp;
+ Các phòng ban chức năng của doanh nghiệp;
Ở các Tổng Công ty Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước, độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong
PHÒNG
TỔNG
HỢP
PHÒNG HÀNH CHÍNH
PHÒNG QUẢN TRỊ
PHÒNG LƯU TRỮ
