MỘT số KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN tổ CHỨC bộ máy QUẢN lý tại TỔNG CÔNG TY bưu CHÍNH VIỄN THÔNG CHI NHÁNH HN

Bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó đều có mục tiêu riêng của mình, để mục tiêu đó được thực hiện một cách hiệu qủa phải có sự lãnh đạo hoàn hảo và thống nhất của bộ máy quản

Luận văn

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CHI

NHÁNH HN

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi sự biến đổi trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng và phức tạp, điều đó đã tạo nên một áp lực không nhỏ đối với những nhà quản lý ( hay quản trị nhân lực) Đây chính là mối quan tâm hàng đầu của họ bởi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều đầu tiên họ phải làm là có một nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm và có đủ khả năng ghánh vác công việc, vì vậy thách thức đầu tiên đặt ra cho họ là phải làm sao đáp ứng được nguồn nhân lực cho tổ chức của mình Để đáp ứng được điều này hơn bao giờ hết các nhà quản lý phải sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý và phải hòan thiện bộ máy quản lý của tổ chức, nhằm nâng cao hiệu qủa làm việc cho tổ chức

Tuy nhiên ở mổi một thời điểm khác nhau thì nguồn nhân lực củng phải thay đổi theo, vì thế các nhà quản lý củ tổ chức phải hiểu rằng, nội lực lớn nhất để tạo nên sức mạnh của tổ chức không phải cái gì khác

mà chính là nguồn nhân lực của tổ chức, vì vậy là một nhà quản lý muốn đưa tổ chức của mình lên một tầm cao mới thì trước hết phải bố trí và tạo một nền tảng vững chắc về nguồn nhân lực cho tổ chức

Bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó đều có mục tiêu riêng của mình, để mục tiêu đó được thực hiện một cách hiệu qủa phải có sự lãnh đạo hoàn hảo và thống nhất của bộ máy quản lý nhằm kế họach hóa tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy là khâu đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình

Là một công ty họat động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, từ khi được thành lập cho đến nay công ty đã nhiều lần cải cách và hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao và đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh của công ty trên thị trường

Ngoài lời mở đầu và phần mục lục, chuyên đề được bố cục làm 3 phần như sau :

Phần I: SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN

LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

Phần II: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Ở TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CHI NHÁNH HN

Phần III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNTỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CHI NHÁNH

PhầnI

SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG

DOANH NGHIỆP

I Quản lý và lao động quản lý

1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản

lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn

có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội,

tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động Từ đó tác động đến các yếu

tố vật chất của sản xuất kinh doanh

Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện

tổ chức lao động

Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con người, vì con người là yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất Quy mô của hệ thống càng lớn thì vai trò quản lý cần phải được nâng cao, có như vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống

Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp Bởi vì con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội Các yếu tố này luôn tác động qua lại hình thành nhân cách con người Vì vậy, muốn quản lý tốt, con người phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là nhà xã hội, vừa là nhà chiến lược

Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt hiệu quả tối ưu

2 Lao động quản lý

Khái niệm và đặc điểm của lao động quản lý

+ Khái niệm:

Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn

vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình

Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu

là lao động quản lý Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không

+ Đặc điểm của lao động quản lý:

Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặc điểm sau:

- Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tính chất sáng tạo

- Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao

- Thông tin vừa là đối tượng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa là phương tiện của lao động quản lý

- Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, các tư liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý

3 Chức năng của lao động quản lý

Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau:

+ Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những người được đào tạo ở các

trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là người trức tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp Loại này bao gồm:

- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng phòng và Phó phòng, Ban kỹ thuật

- Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật

+ Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác tổ chức,

lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như:

- Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trưởng

- Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài

vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương

Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được chia thành:

+ Cán bộ lãnh đạo : Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện

chức năng lãnh đạo Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản

đốc, các Trưởng ngành, Đốc công, Trưởng và Phó các phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp

+ Các chuyên gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn,

không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp Bao gồm: các cán bộ kinh tế,

kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung

+ Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực

hiện các công việc đơn giản, thường xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin nghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ Bao gồm các nhân viên làm công tác hoạch toán và kiểm tra (như kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lường; nhân viên giao nhận, viết hóa đơn; nhân viên kế toán, thủ kho ), các nhân viên làm công tác hành chính chuẩn bị tài liệu như kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánh máy và lưu trữ, ; các nhân viên làm công tác phục vụ như kỹ thuật viên điện thoại, bảo vệ cung ứng…

4 Yêu cầu của bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý nhân lực được thành lập phải đáp ứng các nhu cầu sau: Yêu cầu cân đối: cân đối về số người thực hiện, cơ sở vật chất, tiền vốn được phân bổ trong tương quan với khối lượng công việc, phải thực hiện vào

nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức đó thưa nhận.để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là chủ thể của hệ thống

2 Yêu cầu của bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện

đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị

Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách

nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong đơn vị

Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm

kinh tế, kỹ thuật của đơn vị

Thứ tư, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực

3 Vai trò của bộ máy quản lý

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu

đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý

III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1-Chức năng của bộ máy quản lý

Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận quản lý bao gồm tám chức

năng sau:

Nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và

phát triển, quản trị lương bổng, tương quan lao động, dịch vụ và quỷ phúc lợi

Sơ đồ 1: Sơ đồ chức năng của bộ phận/phòng nhân sự

Tuyển dụng

Đào tạo

và phát triển

Quản

lý tiền lương

Tương quan lao động

Dịch

vụ phúc lợi

Y

tế

an toàn lao động

Giám đốc nhân sự hay trưởng bộ phận nhân sự củng giống như giám

đốc hay trưởng các phòng ban khác, ngoài việc làm đầy đủ chức năng, nhiệm

vụ họach đinh-tổ chức-điều hành-và kiểm soát trong phạm vi tuyến quyền hạn

của mình Còn phải làm tròn nhiệm vụ chức năng chuyên môn của mình là

phục vụ các bộ phận khác một cách có hiệu quả liên quan đến tám lĩnh vực

nói trên và được biểu hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Sự trợ giúp các phòng ban

2 Bộ máy quản lý theo quy mô của tổ chức

Bộ máy quản lý thường được chia thành ba mức độ sau:

+ Đối với các tổ chức có quy mô nhỏ

Trong các tổ chức rất nhỏ (dưới 100 công nhân viên), công tác quản lý được kiêm nhiệm bởi chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành hoặc một trợ lý của họ hay một người lãnh đạo nào đó Được biểu mô tả bởi sơ đồ sau

Sơ đồ 3:Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty nhỏ

(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc

Quân)

+ Đối với các tổ chức có quy mô trung bình

Đối với doanh nghiệp vừa (vài trăm công nhân viên), có thể thành lập ban hay phòng nguồn nhân lực và được thể hiện bằng sơ đồ sau

Giám đốc sản xuất

Giám đốc nguồn nhân lực

Giám đốc marketing

Giám đốc

tài chính

Trợ lý giám đốc nguồn nhân lực

Trợ lý nhân

sự

Chủ tịch

Trợ lý quản trị

Sơ đồ4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty trung bình

(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc

Quân)

+ Đối với tổ chức có quy mô lớn

Với các doanh nghiệp lớn (hàng 1000 công nhân viên, tổng công ty, tập

đoàn), thì tùy mức độ có thể thành lập phòng nguồn nhân lực hay cả một cơ

Giám đốc công ty

P.GĐ

Kỹ thuật

P.GĐ Sản xuất

P.GĐ Kinh tế

GĐ Xí Nghiệp

I

TP Nhân sự-TC-HC Chuyên Nhân Gia định viên Mức hồ sơ

P.GĐ Xí nghiệp I Nhân Nhân viên viên định tiền mức lương

P.GĐ XN I

Trưởng ca – Tổ trưởng sx

cấu chức năng được chuyên môn hóa với nhiều phòng, nhiều chuyên gia để thực hiện các công việc khác nhau thuộc lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, và được thể hiên bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty lớn

Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc

Quân)

3 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

+ Hệ thống cơ cấu trực tuyến:

Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp dựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc

Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tượng quản

lý

P.Chủ tịch Marketing

GĐ tuyển

dụng

GĐ Thù lao và phúc lợi

GĐ Quan hệ lao động (nhân viên)

GĐ Quan hệ lao động (pháp chế)

Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới Người lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý Mối liên hệ được thực hiện theo chiều thẳng đứng

Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp

Sơ đồ 5: Hệ thống cơ cấu trực tuyến

Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu)

Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung

- Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ

- Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra

- Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt động của cấp dưới quyền

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trưởng”

Nhược điểm:

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến 1

Đối tượng quản lý

Người lãnh đạo tuyến 2

Đối tượng quản lý

- Để cơ cấu này phỏt huy được thỡ đũi hỏi người lónh đạo phải cú kiến thức toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, cú cú quyết đoỏn

- Khụng sử dụng được người cú trỡnh độ chuyờn mụn cấp dưới

- Khụng tận dụng được sự tư vấn của cỏc chuyờn gia

- Khi cần thiết liờn hệ giữa cỏc thành viờn của cỏc tuyến thỡ việc bỏo cỏo thụng tin đi theo đường cong

2/ Hệ thống cơ cấu chức năng:

Hệ thống cơ cấu chức năng hay cũn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến, được Taylor xõy dựng trong phạm vi phõn xưởng Trong phõn xưởng người lao động nhận nhiệm vụ khụng phải từ cấp trờn (đốc cụng) mà nhiều cấp khỏc nhau, trong đú mỗi cấp trờn cú một chức năng quản lý nhất định Với tư cỏch thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng

đó bỏ qua tớnh thống nhất của giao nhận nhiệm vụ Cú thể mụ tả cơ cấu này qua sơ đồ sau:

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo chức năng C

Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý

Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002

Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo chức năng Do

đó hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp và

bộ phận chức năng khác

Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tương đối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng phổ biến hơn

Ưu điểm:

- Phát huy được người có trình độ chuyên môn cấp dưới

- Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý

- Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo

Nhược điểm:

- Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp

- Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận

3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng:

Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ

cấu chức năng Hệ thống cơ cấu chức năng được mô tả qua sơ đồ sau:

Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức

năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định Người lãnh đạo các phòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến

Ở đõy lónh đạo tổ chức được sự giỳp đỡ của cỏc phũng ban

chứcnăng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh kệnh theo tuyến đó được quy định Người lónh đạo cỏc phũng, ban chức năng khụng cú quyền ra quyết định cho người thừa hành ở cỏc tuyến

Sơ đồ 7: Hệ thống cơ cấu trực tuyến chức năng

Nguồn: (Phõn tớch lao động xó hội của TS: Trần Xuõn Cầu)

Nhà xuất bản lao động – xó hội năm 2002

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo cấp 2

Người lãnh đạo chức

năng A

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C n

Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý

- Tận dụng được ưu điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng

- Phỏt huy được năng lực chuyờn mụn của cỏc bộ phận chức năng

- Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến

4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu:

Kiểu cơ cấu này duy trỡ được tớnh thống nhất của lónh đạo và thực hiện cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm rừ ràng trong phõn cụng lao động Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu được mụ tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 8: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu

Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu)Nhà xuất

bản lao động – xã hội năm 2002

Tham mưu là những người giúp việc cho người lãnh đạo đưa ra quyết định Nhờ có bộ phận tham mưu nên công việc người lãnh đạo giảm bớt Tham mưu không được phép ra quyết định mà chỉ người lãnh đạo mới có

quyền ra quyết định

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ

- Sử dụng chuyên gia tốt hơn

- Giảm nhẹ gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm:

- Công việc của người lãnh đạo vẫn nặng nề

- Nếu tham mưu tốt sẽ giúp người lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngược lại nếu tham mưu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại và

nguy hiểm

4 Vai trò của bộ máy quản lý

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu

đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệp tác lao động C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sự chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình được phối hợp lại

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hóa Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản

lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

IV/ Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý

1- Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý:

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất

- Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy

mô sản xuất, loại hình sản xuất

- Số lượng công nhân viên

2- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình

độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý

- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới

PhầnII ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI CHI NHÁNH.

I/ Tổng quan về tổng công ty và chi nhánh

1 Tổng quan về tổng công ty

Ngày 01/06/1989, Công ty điện tử thiết bị thông tin, tiền thân của Tổng công ty viễn thông quân đội (Viettel ), là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo nghị quyết số 58/HĐBT

Ngày 20/06/1989 Đại tướng Lê Đức Anh, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã

kí quyết định số 189/QĐ – QP quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Năm 1993 : Bộ Quốc Phòng ra quyết định số 336/QĐ – QP thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Điện tử thiết bị thông tin thuộc Bộ tư lệnh thông tin liên lạc

Năm 1995 : Ngày 14/07/1995, Công ty điện tử thiết bị thông tin được đổi tên thành Công ty điện tử viễn thông quân đội (có tên giao dịch là Viettel)

và trở thành nhà khai thác viễn thông thứ 2 tại Việt Nam

Năm 1998 : Thiết lập mạng Bưu chính công cộng và dịch vụ chuyển tiền trong nước Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ trung kế vô tuyến

Năm 2000 : Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ Bưu chính quốc tế Kinh doanh thử nghiệm dịch vụ điện thoại đường dài sử dụng công nghệ mới VoIP (178)

Năm 2001 : Chính thức cung cấp rộng rãi dịch vụ điện thoại đường dài trong nước và quốc tế sử dụng công nghệ mới VoIP Cung cấp dịch vụ cho thuê kênh truyền dẫn nội hạt và đường dài trong nước

Năm 2002 : Cung cấp dịch vụ Internet ISP Cung cấp dịch vụ kết nối Internet IXP

Năm 2003 : Công ty Điện tử viễn thông quân đội được đổi tên thành Công ty viễn thông quân đội ( tên giao dịch là Viettel ) Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ điện thoại cố định PSTN Thiết lập mạng và cung cấp thử nghiệm mạng điện thoại di động Thiết lập cửa ngõ Quốc tế và cung cấp dịch

vụ thuê kênh quốc tế

Năm 2004 : Công ty viễn thông quân đội vinh dự nhận huân chương Lao động hạng nhất do Nhà nước trao tặng Chính thức cung cấp dịch vụ điện thoại di động 098 trên toàn quốc Thiết lập mạng cung cấp dịch vụ điện thoại

cố định vệ tinh VSAT Bên cạnh lĩnh vực bưu chính viễn thông, Viettel còn

có phạm vi kinh doanh đa dạng gồm các ngành nghề khác như : Khảo sát, thiết kế, xây lắp công trình viễn thông, dịch vụ kĩ thuật và xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông

Điện thoại : 042660141

Fax : 042996789

Website : http:// www.viettel.com.vn

Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập là : 950 tỷ đồng

- Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, đồng thời có nhiệm vụ triển khai hệ thống thông tin liên lạc bảo đảm vu hồi thông tin quân sự phục vụ an ninh quốc phòng

- Ngày 17/05/2005 theo quyết định số 2492/QĐ, Tổng công ty viễn thông quân đội đã đổi tên các trung tâm và xí nghiệp Hiện tại Tổng công ty viễn thông quân đội bao gồm các công ty như sau:

1 – Công ty Viễn Thông Viettel 2 – Công ty truyền dẫn Viettel

3 – Công ty thu cước và dịch vụ Viettel

4- Công ty Cổ phần đầu tư Quốc tế Viettel

5- Công ty Cổ phần Công nghệ Viettel

6- Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Viettel

7- Trung tâm Melia Viettel

8- Trung tâm VAS Viettel

9- Trung tâm đào tạo Viettel

10- Trung tâm đào tạo bóng đá Viettel

11- Câu lạc bộ Thể Công

12 – Công ty bưu chính Viettel

13 – Công ty tư vấn thiết kế Viettel

14 – Công ty công trình Viettel

15 – Công ty thương mại và xuất nhập khẩu Viettel

- Năm 2006 đầu tư sang lào và camphuchia

- Năm 2007 hội tụ 3 dịch vụ : cố định – di động - intnet

2 Tổng quan về chi nhánh Hà nội

Trụ sở Chi nhánh: 38 Nguyển Trải – Thanh Xuân – Hà Nội

a Cơ chế vận hành

- Các cơ quan Tổng Công ty

Giao chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý cho chi nhánh và tổng hợp đánh giá các Chi nhánh

- Hướng dẫn và chỉ đạo các nghiệp vụ quản lý đối với các chi nhánh: về

tài chính, kế hoạch, kinh doanh, tổ chức lao động, tiền lương

b Các công ty dịch vụ (Viettel Telecom, Xuất nhập khẩu, )

- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ các sản phẩm và chính sách cho chi nhánh

- Hỗ trợ các hoạt động triển khai kinh doanh cho các Chi nhánh đạt hiệu quả

- Xây dựng hạ tầng theo đề xuất đảm bảo tài nguyên phục vụ kinh doanh của Chi nhánh

- Phối hợp với Chi nhánh trong việc cài đặt, cung cấp dịch vụ, sửa chữa

- Quyền hạn:

+ Được quan hệ với các cơ quan trong và ngoài Tổng Công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Được tổ chức, sắp xếp lực lượng của Chi nhánh để thực hiện nhiệm

vụ (sau khi có báo cáo cơ quan Tổng công ty)

+ Được tuyển dụng bổ sung lao động định biên, biên chế được duyệt + Đánh giá, đề xuất và thực hiện khen thưởng, kỷ luật (theo phân cấp) các cá nhân, đơn vị thuộc Chi nhánh với lãnh đạo Tổng Công

ty trong việc thực hiện nhiệm vụ

d Mối quan hệ

- Chịu sự quản lý trực tiếp của Đảng ủy, Ban giám đốc tổng công ty

và sự chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ quản lý của các cơ quan tổng công ty

- Phối hợp nghiệp vụ và chịu sự chỉ đạo, hướng dẩn nghiệp vụ của tổng công ty nghiệp vụ để triển khai nhiệm vụ

3 Nguồn nhân lực của chi nhánh

Chi nhánh kinh doanh HN bao gồm: Ban Giám Đốc, 6 phòng ban và các Đại

lý trực thuộc

Theo số liệu của phòng CSKH thì toàn bộ Chi nhánh có 357 nhân viên chính thức: trong đó trên ĐH có 13 người chiếm 3,6%, ĐH có 104 người chiếm 29%, CĐ có 131 người chiếm 37%, TC có 109 người chiếm 31% Hàng năm Chi nhánh còn tuyển thêm một số lao động phổ thông, hay lao động thời vụ

SƠ ĐỒ: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

P.Tài chính -Thực hiện công tác tài chính kế toán

P.CSKH -Qlý cơ sở dữ liệu, hồ sơ -Giải quyết khiếu nại -Kiểm tra đánh giá chất lượng dịch vụ -Tính toán hoa hồng

Phòng Kinh doanh

P Bán hàng -Hổ trợ BHTT -Hổ trợ cửa hàng

-Hổ trợ đại

lý -Hổ trợ điểm bán

-Khách hàng doanh

Trung tâm kinh doanh

Ban KH Marketing -Qlý cửa hàng GDcủa

CN, KH bán hàng và KHSXKD

-Bán hàng trả sau cho ĐL -PR, Quảng cáo

-Lập báo cáo

Ban kế hoạch kinh doanh

-Khách hàng DN -Bán hàng trực tiếp

-Cửa hàng -Siêu thị -Đại lý -Điểm bán -Cộng tác viên

II/ Ảnh hưởng của cơ sở vật đến bộ máy quản lý của chi nhánh

1- Đặc điểm về trang thiết bị

Tổng công ty viễn thông quân đội chủ yếu sử dụng từ đơn vị chủ quản trước đây là Bộ Tư lệnh Thông tin – Liên lạc, đầu não thông tin của quân đội cả nước Tuy nhiên, gần đây Tổng công ty viễn thông quân đội Viettel cũng đã tách riêng được một số hệ thống, mạng và tổng đài, đặc biệt là dịch vụ điện thoại di động Viettel Mobile, có thể nói Tổng công ty viễn thông quân đội đã chủ yếu xây dựng và phát triển mạng di động này

Mạng lưới viễn thông tại Việt Nam nói chung và của tổng công ty bưu chính viễn thông quân đội nói riêng trong đó có chi nhánh hà nội Các thiết

bị phương tiện máy móc thông tin viba và cáp quang (kể cả các thiết bị phụ trợ : như máy nắn, máy đo, ăng ten, cáp sợi quang) đều có đặc điểm là kỹ thuật công nghệ cao hiện đại và đều phải nhập của các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài (Anh, Pháp, Mỹ, Thụy điển, Hàn Quốc) cụ thể là:

Thiết bị viba hiện đang sử dụng là :

Ngoài những thiết bị chính ở trên còn phải sử dụng các thiết bị phụ trợ đồng bộ khác để hoạt động, như các loại máy nắn nguồn điện; máy đo, ăng ten chảo, xương cá, cáp sợi quang, các loại đồng hồ đo v v cũng đều phải nhập từ các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài Do đó kinh phí đầu tư rất lớn

2 Đặc điểm về nguồn vốn

Chi nhánh được giao quyền quản lý một số vốn và tài sản lớn tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh phục vụ của đơn vị Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty giao, góp phần bảo toàn và phát triển vốn Bên cạnh đó Chi nhánh

Mặc dù tài sản của trung tâm tăng dần theo các năm:

B¶ng 1 BẢNG PHÂN TÍCH KẾT CẤU TÀI SẢN CỦA CHI NHÁNH TRONG

(nguồn phòng tài chính kế toán)

Tiền mặt của trung tâm luôn giữ một lượng quy định do nhu cầu của mạng lưới viễn thông liên tỉnh, do vậy tỷ trọng về tiền mặt luôn ở vị trí tương đối cân bằng

Vốn ngân sách giảm bởi ngày đầu thành lập chi nhánh chưa ổn định sản xuất kinh doanh, lợi nhuận sau thuế còn thấp Trong đó thiết bị máy móc còn mới hiện đại còn cần phải nhập về để kịp thời hòa nhập với xa lộ thông tin trên thế giới, có cơ sở vật chất cần phải nâng cấp như nhà trạm, kho tàng, xe cộ Cũng cần đầu tư đúng mức đáp ứng được nhu cầu cần thiết thực tế, chính vì vậy lúc ban đầu vốn ngân sách Công ty cần phải đầu tư nhiều hơn

để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chi nhánh Sau khi hàng năm làm ăn có lợi nhuận tăng dần, có tích lũy, một phần lợi nhuận được đầu tư vào phát triển mở rộng sản xuất do vậy lúc này vốn ngân sách Công ty cắt giảm dần

Ngoài ra nguồn vốn chính do tổng công ty bổ xung chiếm tỷ trọng lớn hơn 60% hàng năm

+ 2006 là: 63,4%

+ 2007 là: 66,8%

+ 2008 là: 65,9%

Đây là nguồn vốn chủ yếu quan trọng nhất của chi nhánh Năm 2007

do lợi nhuận tăng nhanh (Đạt tỷ trọng 214,7% so với năm 2003) Căn cứ số doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh đã đạt được trong năm, Tổng công ty nhận thấy rằng chi nhánh làm ăn có lãi và một mặt cũng do nhu cầu của xã hội việc phát triển thuê bao của các Bưu điện quận, thành phố đã đòi hỏi lưu lượng đường thông nhiều hơn, chất lượng tốt hơn do vậy Tổng công ty đã đầu tư thêm vốn để chi nhánh có nguồn đầu tư vào thiết bị máy móc, đầu tư khoa học công nghệ, cơ sở vật chất hạ tầng

3 Đặc điểm về sản phẩm và khánh hàng

- Về sản phẩm: