Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh

Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, các doanh nghiệp

thực hiện sản xuất theo kế hoạch, lãi nhà nước thu, lỗ nhà nước chịu nên ta quan

tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh không chú ý nâng cao chất lượng sản

phẩm Từ khi nền kinh tế chuyển đổi chuyển sang cơ chế thị trường hoạt động

theo các quy luật của kinh tế thị trường (quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu,

quy luật giá trị ) đòi hỏi doanh nghiệp phải lấy thu bù chi hay phải tổ chức

quản lý sản xuất và tiêu thụ sản phẩm như thế nào để đạt được lãi suất cao Tức

là các doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình tái

sản xuất tự tìm nguồn thu mua vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản

phẩm để đảm bảo việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện

nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống cho (người lao động) và

doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ, mở rộng sản xuất

Để đạt được điều đó, doanh nghiệp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện

pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Một

biện pháp quan trọng trong các biện pháp quản lý kinh tế đó là hạch toán kế

toán Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và

kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước của các doanh nghiệp, để điều hành

và quản lý nền kinh tế quốc dân Đối với các tổ chức doanh nghiệp kế toán là

công cụ quan trọng để điều hành quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và

kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật tư tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ

động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp

Nhờ có kế toán cung cấp các tài liệu kịp thời đầy đủ chính xác và có hệ

thống đã giúp lãnh đạo đơn vị nắm chắc được tình hình kết quả sản xuất kinh

doanh của đơn vị, nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời trong quá trình

hoạt động sản xuất kinh doanh Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán cần

phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý đúng đắn Đây là vấn đề có ý nghĩa

to lớn nhằm phát huy đầy đủ chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, tài

chính Bởi chỉ một thiếu sót nhỏ, một tồn tại nhỏ trong việc tổ chức công tác kế

toán đều dẫn đến những trì trệ trong công tác kế toán và không đáp ứng được

yêu cầu quản lý Do đó tổ chức công tác kế toán là điều kiện không thể thiếu

trong chức năng giám đốc tài sản vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp

Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán vật liệu là

công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu Bởi vì: vật liệu là yếu tố

chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong

giá thành sản phẩm Như vậy việc tổ chức công tác quản lý và hạch toán tốt về

chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính toán giá thành đúng mà còn

là một biện pháp không thể thiếu được để phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và

hạ giá thành sản phẩm

Sau một thời gian thực tập tại Công ty cầu 3 Thăng Long, nhận thấy được

tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công

tác kế toán vật liệu, được sự hướng dẫn tận tình của các cô chú phòng tài vụ của

công ty, và sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Đỗ Mạnh Hàn, em đã đi

sâu vào nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ

với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh"

Nội dung của chuyên đề, ngoài phần mở đầu được trình bầy với kết cấu

gồm 3 phần chính:

- Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán vật liệu công cụ dụng cụ

trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

- Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu công cụ

dụng cụ ở công ty cầu 3 Thăng Long

- Phần thứ ba: Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện

công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại công ty cầu 3

Thăng Long

Do có sự hạn chế về trình độ và thời gian nên bản chuyên đề này không

tránh khỏi những thiếu sót Em mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến bổ sung của

các thầy cô giáo và các cán bộ công ty để bản chuyên đề của em thêm phong

phú và thiết thực đối với thực tế

PHẦN THỨ NHẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I Ý NGHĨA VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN

XUẤT

1 Vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất

+ Vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố của quá trình sản

xuất, là yếu tố cơ bản để hình thành nên sản phẩm mới

Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong

quá trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị

của vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh

trong kỳ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng

cơ bản ) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ

trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp

đến chất lượng sản phẩm tạo ra Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng

loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu

cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội

Như vậy vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận được trong

quá trình sản xuất

Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm

chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp Chính vì vậy tổ

chức công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác

quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp

+ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về

giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định

Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất,

nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu về giá trị thì lại bị hao

mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Song

do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được mua sắm dự

trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu được xếp

vào loại tài sản lao động

Việc quản lý công cụ dụng cụ trong quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ

và sử dụng được tiến hành tương tự như vật liệu

2 Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình

sản xuất kinh doanh

+ Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài

sản lao động, thường xuyên biến động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn

ra bình thường doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguồn vật liệu và

xuất dùng cho sản xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra được sử dụng từ nhiều

thứ, loại nguyên vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của

vật liệu thường xuyên hiếu động trên thị trường BởŒ vậy để tăng cường công

tác quản lý vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo

quản, sử dụng và dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh

hưởng tới chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra Cụ thể yêu cầu của công tác

quản lý vật liệu là:

- Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lượng, quy cách đúng chủng

loại và chất lượng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải được phản ánh đầy

đủ và chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với

kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an

toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản

đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và

kết quả sản xuất kinh doanh

- Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao Sử

dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy

hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lượng và có ý nghĩa quan trọng trong

việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ

cho doanh nghiệp

Đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện

định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản

phẩm cho xã hội Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép,

phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản

xuất kinh doanh

- Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình

thường, không bị ngưng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình

trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định

được mức tối đa, tối thiểu

Tóm lại: Vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm Muốn

sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất

thiết phải tổ chức tốt việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ

3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

sản xuất

* Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu:

Đối với kế toán vật liệu thường xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc

hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu

kế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo

sản xuất

Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lượng của công

tác kế toán) sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành

hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu

Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao

vật liệu sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật

liệu, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm được chi

phí không cần thiết trong các quá trình trên

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết

kiệm lao động xã hội Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để

các khoản chi phí

Như phần trên đã nêu: Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn

nhất trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 65% - 70% trong giá

thành sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn

kho của doanh nghiệp Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong

những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh

Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trường, việc cạnh tranh gay gắt giữa

các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi Trong cuộc tranh đua này, ai biết

cách tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng

máy hoạt động không để bộ phận nào phải dừng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng

vững và phát triển Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu

quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt để tiêu

thụ Vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng

vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu

cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện

những nhiệm vụ đó là:

Thứ nhất: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu

mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành

thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu

về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy

đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất

Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán hàng tồn kho,

thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế

toán chi tiết để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự

biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số

liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Thực hiện

hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo

yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

Thứ ba: kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật

liệu, tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và

đã tiêu hao trong quá trình sản xuất Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu

hao vào đúng đối tượng đã sử dụng

Thứ tư: Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ

nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và

lãnh đạo, tiến hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử

dụng vật liệu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý

Như vậy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp

thời đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên

vật liệu

II PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất

nhiều loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác

nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng

thứ, loại vật liệu- công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải

tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ

Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng

trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật

liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên

vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của

sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ

bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may Đối với nửa

thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm

hàng hoá, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là

nguyên vật liệu chính

- Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất

chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục

vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc

bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn,

bao bì, vật liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau

- Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi,

hơi đốt cung cấp năng lượng cho các phương tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị,

phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa

chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt

vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp

- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm

như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố

định

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp

mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại dược chia thành từng nhóm, thứ một cách

chi tiết hơn

Đối với công cụ dụng cụ thì công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao

gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng

cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn

hoá, thể dục thể thao Để phục vụ cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng

cụ của doanh nghiệp được chia thành:

- Công cụ dụng cụ

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng chia

thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác

kế toán của doanh nghiệp

Việc phân chai này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh

điểm vật tư trong đó vật liệu được chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh

điểm vật tư bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh

điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho

các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu

Sổ danh điểm vật tư

Đơn giá hạch toán

Quy cách

2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện

giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định Về

nguyên tắc kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản

ánh theo giá thực tế

2.1 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế nhập kho

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ

được xác định như sau:

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:

Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế

nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi

phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê

bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên ) trừ đi các khoản chiết khấu,

giảm giá (nếu có)

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến

thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia

công chế biến

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: giá thực

tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc

dỡ cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân,

tham gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp

vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định

- Với phế liệu: Được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử

dụng được hoặc có thể bán được)

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá xuất kho:

Khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác

giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác

nhau Việc tính toán giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất có thể được

tính theo nhiều phương pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phương pháp kế toán

của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp

* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:

Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho

được tính trên cơ sở số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá

bình quân vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ

Giá thực tế

VL-CCDC xuất trong kỳ

= Số lượng VL-CCDC xuất kho

x Đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ Trong đó:

Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ =

Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ

Số lượng VL-CCDC tồn đầu kỳ

* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản

phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn gái vật liệu được tính bình

quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Đơn giá thực tế bình quân =

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong

kỳ

Giá thực tế

VL-CCDC xuất

= Đơn giá thực tế bình quân

x Số lượng vật liệu CCDC xuất

Sử dụng phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phương pháp tính

theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều

đòi hỏi trình độ cao

* Tính theo giá thực tế đích danh:

Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị

cao, các loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn

giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lượng xuất kho

theo từng lần

* Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước:

Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của

từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo

nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc

lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được

tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau

Như vậy, giá thực tế của vật liệu (CCDC) tồn cuối kì chính là giá thực tế

của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng

* Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực

tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực

tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực

tế xuất kho Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế

vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kì

* Phương pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá

ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi

tiết tình hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch

toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch

toán vật liệu

= Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà hệ số giá VL-CCDC có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật

liệu

Mỗi phương pháp tính giá thực tế VL-CCDC xuất kho nêu trên có nội

dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh

nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình

độ của các bộ phận kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp

tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán

III KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1 Chứng từ sử dụng

Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải

được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải được tiến

hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ

1141/TC/QĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trưởng Bộ TC, các chứng từ kế toán

về VL-CCDC bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-84)

- Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy

định của Nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế

toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản

kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu

07-VT) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng

doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời,

đầy đủ, theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Những

người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số

liệu của nghiệp vụ kinh tế

Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo

trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi

chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan

2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu – công cụ dụng cụ

Để kế toán chi tiết VL-CCDC, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi

tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (CCDC)

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng N-X-T kho

của từng thứ VL - CCDC theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi

các chi tiết: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL - CCDC, sau đó giao

cho thủ kho để ghi chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lượng Thủ kho

được dùng để thanh toán ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo

phương pháp nào Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số

dư được sử dụng để hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị

hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng

trong doanh nghiệp

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê

nhập, xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc

ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời

3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu – công cụ dụng cụ

Việc ghi chép, phương án của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra

đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến

hành theo các phương pháp sau:

3.1 Phương pháp thẻ song song:

Nội dung của phương pháp thẻ kho:

* Ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ

kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL - CCDC, thủ kho phải kiểm tra tính hợp

lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng

từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho giữ

(hoặc do kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại

theo từng thứ VL - CCDC cho phòng kế toán

* ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC

để ghi chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị

Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC là các chứng từ nhập, xuất do

thủ kho gửi lên sau khi cũng đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ Sổ chi tiết VL

- CCDC có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu

giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với

thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp

số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC vào bảng kê tổng hợp

N-X-T kho VL - CCDC theo từng nhóm, loại VL - CCDC Có thể khái quát

nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II theo sơ

đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II

Ghi chú:

Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp thẻ II có

ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về

chỉ tiêu số lượng Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối

tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

Phương pháp thẻ II được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít

chủng loại VL - CCDC, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) N-X ít, không

thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn

chế

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC

Bảng tổng tổng hợp

N - X - T kho VL - CCDC

(3) (4)

Sổ chi tiết vật liệu

3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

* ở kho: theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của

thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ II

* ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình

hình N-X-T của từng thé VL - CCDC theo từng kho dùng cho cả năm Sổ đối

chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi

vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất

theo từng thứ VL - CCDC trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ

gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá

trị Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân

chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối

chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

Ghi chú:

Sổ đối chiếu luân chuyển có ưu, nhược điểm sau:

- Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một

lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo

dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế

toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác

quản lý

Phương pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng

nghiệp vụ N-X không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật

liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình N-X hàng

ngày

3.3 Phương pháp sổ số dư:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

* ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho và ghi chép tình hình N-X-T kho VL -

CCDC về mặt số lượng Cuối tháng phải ghi số tiền kho đã tính được trên thẻ

kho (về lượng) vào sổ số dư - cột số lượng

* ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để

ghi sổ tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị

Trước hết căn cứ vào chứng từ nhập - xuất, kế toán lập bảng kê nhập,

bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ hàng

ngày hoặc định kỳ Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ

kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp N-X-T kho

theo từng nhóm loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng ghi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số

tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra

số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị

đỏ ghi vào cột số tiền ở sổ số dư

Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số

tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên

bảng kê tổng hợp N-X-T và số liệu của kế toán tổng hợp Có thể khái quát nội

dung trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư ở sơ đồ

sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú:

Phương pháp sổ số dư có ưu, nhược điểm sau:

- Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành

đều trong tháng

- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nêu qua số liệu kế toán

không thể biết trước số liệu có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL - CCDC

mà phải xem xét số liệu trên thẻ kho Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót

nhầm lẫn sẽ khó khăn

Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối

lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập xuất VL - CCDC

diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống

danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình N-X-T

kho, yêu cầu và trình tự quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương

IV NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT

VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ

VL - CCDC là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh

nghiệp Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị

hàng hoá tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh

nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay

phương pháp KKĐK

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, giá

thường xuyên, liên tục tình hình N-X-T kho các loại vật liệu công cụ dụng cụ,

thành phẩm, hàng hoá Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các

chứng từ N-X hàng của kho Như vậy việc xác định giá trị vật liệu - công cụ

dụng cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ để ghi vào các tài

khoản và sổ kế toán

Phương pháp Kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong

phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh

những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ôtô

- Phương pháp KKĐK hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi

thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng

tồn kho mà chỉ theo dõi phương án giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ

vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị VL - CCDC xuất

dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp, không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà

lại căn cứ vào giá trị thực tế VL - CCDC tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ

và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy trên tài khoản kế toán tổng hợp

không thể hiện rõ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng (hoặc xuất bán)

cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản

xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa trên

tài khoản kế toán tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham

ô (nếu có)

Phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản

xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp

thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với

vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn

kho theo phương pháp KKTX và KKĐK không có gì khác nhau Mà sự khác

nhau ở đây là ở góc độ kế toán tổng hợp, ở việc mở các tài khoản, sổ kế toán để

theo dõi tình hình N-X và xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản

1 Kế toán tổng hợp VL - CCDC theo phương pháp kê khai thường

xuyên

1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu:

Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên

vật liệu theo giá thực tế

TK 152 có kết cấu như sau:

TK 152

- Giá thực tế nguyên vật liệu

nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng

giá trị

- Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho

- Giá thực tế nguyên vật liệu tồn

đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK)

- Chiết khấu hàng mua, giảm giá

và hàng mua bị trả lại

- Kiểm kê giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Dư nợ: giá thực tế nguyên vật

liệu tồn kho

TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết theo

từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

TK 152 - Nguyên vật liệu

1521 - Nguyên vật liệu chính

TK 153 dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm

công cụ dụng cụ theo giá thực tế, với kết cấu như sau:

Dư nợ: giá thực tế công cụ dụng

TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với

người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo

hợp đồng kinh tế đã ký kết

TK 331 có kết cấu như sau:

- Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém

phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người

bán

- Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của sổ hàng về chưa có hoá đơn khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức

- Chiết khấu mua hàng được người bán

chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ

phải trả

- Số tiền ứng trả trước cho người bán,

người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng

hoá lao vụ

- Dư cuối kỳ (nếu có): số tiền đã ứng

trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người

nhận thầu

- Dư cuối kỳ: số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu

TK 331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng

người bán, người nhận thầu Khi lập bảng CĐKT số dư chi tiết bên nợ được ghi

vào chỉ tiêu trả trước cho người bán (mã số 132), số dư chi tiết bên có được ghi

vào chỉ tiêu phải trả cho người bán (mã số 313)

* TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường

TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh

nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho

doanh nghiệp

TK 151 có kết cấu như sau:

- Giá trị hàng đang đi đường đã

về nhập kho hoặc chuyển giao các đối tượng sử dụng hay khách hàng

- Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK)

SDCK: giá trị hàng đang đi

đường chưa về nhập kho (giá mua có

thuế VAT,

hoặc không có thuế VAT)

Từ 1/1/99 luật thuế giá trị gia tăng (VAT) được ban hành Thuế giá trị

gia tăng được tính trên phần gia tăng của hàng hoá dịch vụ từ khâu sản xuất đến

khâu tiêu dùng Thuế giá trị gia tăng được chia làm 2 loại: đầu vào, đầu ra * TK

133

TK 133 phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp, nó có 2 TK cấp 2 là:

TK 1331: thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ

TK 1332: thuế giá trị gia tăng của BCĐ

TK 133

SDĐK: phương án thuế giá trị

gia tăng chưa được khấu trừ, chưa

được hoàn thuế

Phát sinh: - Phát sinh kỳ trước Phát sinh: - Thuế giá trị gia tăng

SDCK: Phương án thuế giá trị

gia tăng đã được khấu trừ hoặc đã

được hoàn thuế

* TK 333:

TK 333 phản ánh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, nó có 1 tài khoản

cấp 2: TK 3331

TK 333(1)

- Thuế GTGT đã được khấu trừ

- Thuế GTGT đã nộp - Phản ánh VAT đầu ra

- Thuế GTGT được miễn giảm

- Thuế GTGT của hàng bán bị

trả lại

* Ngoài các TK trên kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK

111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 627, 641, 642

1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng VL - CCDC

(nhập kho)

1.2.1 Tăng do mua ngoài

- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: kế toán căn cứ vào phiếu nhập và

hoá đơn để ghi:

Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan)

Nợ TK 133 (thuế VAT)

Có TK 111, 112, 141 (trả tiền ngay)

Có TK 331, 311, 341 (chưa thanh toán, mua bằng tiền vay )

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nếu trong tháng hàng về nhập

kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật

liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính

Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan)

Nợ TK 133 giá tạm tính

Có TK 331

Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực

tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá

tạm tính

+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331 Ghi đen + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331 Ghi đỏ hoặc có thể tiến hành như sau:

Có TK 331

- Trường hợp hàng đang đi đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn,

mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi:

- Các chi phí liên quan đến mua VL - CCDC (vận chuyển, bốc dỡ )

Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan)

Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến)

Có TK 154 (chi tiết thuê ngoài gia công chế biến)

1.2.3 Tăng do nhập vốn góp liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát,

quyên tặng:

Nợ TK 152, 153

Có TK 411 (4112)

1.2.4 Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định, kế toán

như sau:

- Nếu xác định là của doanh nghiệp: Nợ TK 152, 153

Có TK 338 (1) Khi có quyết định xử lý: Nợ TK 338 (1)

Có TK liên quan

- Nếu xác định VL - CCDC thừa không phải của doanh nghiệp, kế toán

phản ánh giá trị VL - CCDC thừa vào TK002 - vật tư hàng hoá nguyên liệu giữ

hộ, gia công hộ

1.2.5 Tăng do chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ

- Nếu tài sản cố định còn mới: Nợ TK 153

1.3 Phương pháp kế toán tổng hợp giảm VL - CCDC (xuất kho)

VL - CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng

cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các

phân xưởng, bộ phận sản xuất, phục vụ cho nhu cầu bán hàng, nhu cầu quản lý

doanh nghiệp và một số nhu cầu khác, góp vốn liên doanh, nhượng bán, cho

thuê kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng VL - CCDC tính toán

chính xác giá thực tế xuất dùng theo phương pháp tính đã đăng ký và phân bổ

đúng đắn vào các đối tượng sử dụng

Tuy VL - CCDC đều là tài sản cố định của doanh nghiệp, nhưng do có sự

khác nhau và đặc điểm của chúng khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh

doanh Do vậy, phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu xuất dùng có sự khác

nhau nhất định so với phương pháp kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ xuất

dùng

1.3.1 Phương pháp kế toán tổng hợp giảm vật liệu:

- Xuất kho vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, căn cứ vào giá

thực tế xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 621: dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627 (2): dùng cho phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, bộ phận sản

xuất

Nợ TK 641 (2): dùng cho nhu cầu bán hàng

Nợ TK 642 (2): dùng cho quản lý chung toàn doanh nghiệp

Nợ TK 214 (2413, 2412): dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây

dựng cơ bản

Có TK 152 (chi tiết liên quan)

- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuế ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154 (chi tiết liên quan)

Có TK 152

- Xuất vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác: căn cứ vào giá trị vốn

góp do hội đồng liên doanh quyết định và giá thực tế (giá trị ghi sổ) vật liệu xuất

góp đều xác định chênh lệch, nếu:

+ Giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp

Có TK 412: chênh lệch tăng

- Giảm do mất mát, thiếu hụt, mọi trường hợp phát hiện vật liệu bị thiếu

hụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản thì phải xác định nguyên

nhân và người chịu trách nhiệm vật chất

+ Nếu do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ

kế toán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định:

+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên:

Nợ TK 111: số bồi thường vật chất đã thu

Nợ TK 334: trừ vào tiền công

Nợ TK 138 (8): số bồi dưỡng phải thu

- Giảm do đánh giá lại:

Nợ TK 412

Có TK 152

1.3.2 Phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ:

Việc tính toán, phân bổ giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí

sản xuất kinh doanh có thể thực hiện một lần hoặc nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị

và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ

Trường hợp phân bổ một lần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế tính

được tập hợp trực tiếp vào các đối tượng sử dụng

Trường hợp phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế công

cụ dụng cụ xuất dùng để tập hợp vào bên nợ TK 142 (1), sau đó căn cứ vào số

kỳ cần phân bổ để tính ra số phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ

Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến xuất dùng công cụ

dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh;

- Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ; tính một lần vào chi phí

sản xuất kinh doanh

Nợ TK 627 (3)

Nợ TK 641 (3)

Nợ TK 642 (3)

Có TK 153 (1531, 1532)

- Đối với những công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê

có giá trị lớn sử dụng cho nhiều kỳ kinh doanh

Nợ TK 142 (1)

Có TK 153 (1531, 1532,

1533)

giá thực tế xuất dùng cho thuê

Căn cứ vào số phân bổ cho từng kỳ:

Nợ TK liên quan: TK 627, 641, 642 (chi tiết liên quan)

Nợ TK 821

Có TK 142 (1)

Riêng đối với số đồ dùng cho thuê còn phải phản ánh số thu về cho thuê

và việc nhận lại các đồ dùng cho thuê

+ Số thu về cho thuê

Có TK 142 (1): Giá trị còn lại chưa tính vào chi phí

Các nghiệp vụ khác về góp vốn liên doanh, nhượng bán, mát mát, thiếu

hụt công cụ dụng cụ cũng được kế toán tương tự như đối với vật liệu

Kế toán tổng hợp tình hình tăng giảm VL - CCDC theo phương pháp

KKTX được khái quát theo sơ đồ TK kế toán sau:

Phân bổ dần vào

2 Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ

2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

* TK 152, 153: khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các

DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152,

153 (cả TK 151) không dùng để theo dõi tình hình nhập-xuất trong kỳ mà chỉ

dùng để cuối kỳ kết chuyển giá trị thực tế VL-CCDC & hàng mua đang đi

đường vào TK 611 - mua hàng - TK 611 - mua hàng: TK này dùng để phá giá

thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào sản xuất dùng trong kỳ Tài khoản mua

hàng có kết cấu như sau:

- giá thực tế vật tư, hàng hoá

mua vào trong kỳ

- giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ

- giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ

TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2:

- 6111: mua NVL

- 6112: mua hàng hoá

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp

KKTX

2.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

1.2.1 Căn cứ giá thực tế VL-CCDC hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ

trước để kết chuyển vào TK 611(1) lúc đầu kỳ này

Nợ TK 611(1)

Có TK 152, 153, 151

1.2.2 Trong kỳ khi mua VL-CCDC căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên

quan khác ghi sổ như sau:

- Giá thực tế VL-CCDC nhập kho:

Nợ TK 611(1)

Có TK 111, 112, 141 - trả tiền ngay

Có TK 331 chưa trả tiền

Có TK 311, 341: mua bằng tiền vay

- Chiết khấu hàng mua được hưởng:

Nợ TK 331

Có TK 611(1)

- Giá trị hàng mua trả lại do không đúng với qui định trong hợp đồng

Nợ TK 111, 112 (nếu thu lại ngay)

Nợ TK 138(8) (chưa thu được ngay)

Nợ TK 331 (trừ vào nợ)

Có TK 611 (1) - Gía trị hàng mua trả lại

- Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng qui cách, phẩm

chất ) cũng được hạch toán tương tự:

Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(8), 331

Có TK 611(1): số giảm giá

1.2.3 Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê VL - CCDC, kế toán xác định giá

thực tế VL - CCDC xuất dùng trong kỳ như sau:

Giá thực tế

VL - CCDC xuất dùng =

giá thực tế tồn đầu kỳ +

Giá thực tế mua vào trong kỳ - Giá thực tế

tồn cuối kỳ

Để xác định được giá trị thực tế của số VL-CCDC xuất dùng cho từng

nhu cầu đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát, hao hụt kế toán phải kết

hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp

không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ

xuất

Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau:

- Kết chuyển giá thực tế VL-CCDC tồn cuối kỳ:

Nợ TK 152, 153

Có TK 611(1)

- Giá thực tế VL-CCDC xuất dùng cho SXKD, xuất bán:

Phương pháp kế toán VL-CCDC theo phương pháp KKĐK có thể khái

quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán VL-CCDC theo phương pháp định kỳ

PHẦN THỨ II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU – CÔNG

CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CẦU 3 THĂNG LONG

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY

Công ty cầu 3 Thăng Long là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động

theo phương thức hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ và có quyền

trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế Đồng thời tự chịu trách nhiệm về hoạt

động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình

Công ty có trụ sở đóng tại: xã Hải Bối - huyện Đông Anh - Hà Nội

Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long,

số tài khoản là 73001-00011

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cầu 3 Thăng Long (trước đây là XNXD cầu 3) là doanh nghiệp

nhà nước được thành lập ngày 15/10/1969 thuộc Tổng cục Đường sắt với nhiệm

vụ bảo đảm giao thông trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước Đến năm

1974 Bộ Giao thông vận tải quyết định chuyển về liên hiệp các xí nghiệp XD

cầu Thăng Long (nay là Tổng Công ty XD Thăng Long)

Ngày 3/1/1995 Công ty Cầu 3 Thăng Long được nhà nước công nhận là

doanh nghiệp nhà nước loại I với quyết định số 03 QĐ/TCCB-LĐ Tháng

3/1997, sau gần 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã được Bội

GTVT ra quyết định duyệt ngày 1/1/1992 là: 2698 triệu đồng, với ngành nghề

kinh doanh chính là:

- XD mới các cầu đường bộ, đường sắt - XD cảng sông, cảng biển và sân

bay

- XD các công trình công nghiệp và dân dụng

- Thi công nền móng đặc biệt như: cầu Thăng Long, cầu bến Thuỷ, cầu

sông Gianh, cầu sông Mã, cầu Lai Vu Hải Dương, cảng dầu Cát Lái, cảng Lotu

TP HCM, nhà ga sân bay quốc tế Nội Bài

Hiện nay Công ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số công trình như:

cầu Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trường Xuân -

Quảng Ngãi, cầu Chợ Thượng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hoá, cầu Đoan

Vũ - Ninh Bình, cầu Vát - Hải Dương, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang

Ngoài những công trình lớn trên, Công ty còn tham gia XD các công trình

cầu ở các vùng nông thôn trên phạm vi toàn quốc nhằm thúc đẩy kinh tế vùng

nông thôn miền núi phát triển theo nhịp độ phát triển của đất nước Năm 1989

cùng với việc nhà nước xoá bỏ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp, Công ty Cầu

3 Thăng Long đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, kiện toàn lại cơ cấu tổ chức,

tiếp cận với thị trường, tham gia các hoạt động đấu thầu kể cả trong nước và

quốc tế đầu tư công nghệ và thiết bị phù hợp với điều kiện của Công ty, không

ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác tối đa nguồn vật

tư, lao động và thiết bị sẵn có để đưa vào quá trình SXKD tạo hiệu quả kinh tế

Mặt khác, tăng cường sự liên doanh liên kết nhằm tăng cường sức mạnh trong

việc tham gia dự thầu xây lắp các công trình

Nhờ có sự phấn đấu vươn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị

trường, Công ty đã tiếp thu được nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đường

Việt Nam, có đội ngũ công nhân lành nghề, có lực lượng cán bộ kỹ thuật, quản

lý kinh tế vững mạnh, thiết bị được đổi mới, đời sống của cán bộ công nhân viên

ngày càng được nâng cao Điều đặc biệt là khi mới thành lập Công ty chỉ có một

lượng vốn nhỏ do ngân sách nhà nước cấp Đến nay đã có một lượng tài sản đồ

sộ - không những được bảo toàn mà còn được phát triển ngày càng lớn hơn, cụ

thể:

Tổng tài sản: 60.052.941.082 đồng

Trong đó: TSLĐ & ĐTNH: 46.371.278.865 đồng

TSCĐ & ĐTDH: 13.681.622.217 đồng

Một số chỉ tiêu chủ yếu được thể hiện qua các năm

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long

Công ty Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị XD cơ bản ngành cầu, với

ngành nghề chính là XD các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc như

cầu, cảng, đường bộ Với năng lực và thiết bị máy móc hiện có của mình, công

ty đã được Bộ và cơ quan chủ quản giao cho thi công những hạng mục công việc

khó khăn nhất trong công việc XD các công trình cầu như: thi công các trụ cầu

giữa sông sâu, thi công các dầm khung T có khẩu độ lớn, thi công dầm bê tông

- Thời gian thi công kéo dài

- Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 70%-80% giá thành công trình

- Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị

trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp - Thiết bị thi