phương pháp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính dự toán tài chính khoa học

doanh như tài liệu chính tiêu thụ, sản xuất hành chính, k ế hoạch v.v...Quản lý hiệu quả đối với tài chính là quản lý những thành quả doanh nghiệp đạt được trong quá trình hoạt động kinh

QUÁCH TRUYỂN CHƯƠNG - DƯƠNG THỤY

Dự TOÁN TÀI CHÍNH KHOA HỌC

a

QUÁCH TRUYỀN CHƯƠNG - DƯƠNG THỤY BÂN

PHƯỜNG PHÁP QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

Dự TOÁN TÀI CHÍNH KHOA HỌC

Người dịch :

NGUYỄN ĐỈNH cửu NGÔ MINH TRIỀU

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

Lời nói đầu

Trong lĩnh vực quản lý sản xuất kinh doanh ngày nay, Trung Quốc dùng danh từ “tích hiệu” (theo tiếng Anh là performance) có nghĩa là thành tích và hiệu quả, có thể dùng để nói về thành tích làm việc của cá nhân, hoặc hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý hiệu quả là phương thức quản lý hoàn toàn mới chú trọng vào công việc đểm xem xét đánh giá mục tiêu của quản lý Lúc ban đầu, việc quản lý hiệu quả chủ yếu được áp dụng trong quản lý nhân lực, doanh nghiệp căn cứ vào các tiêu chuẩn định sẩn để đánh giá các biểu hiện và thành tích của công nhân viên có thành tích tốt, huân luyện lại các công nhân quản lý khoa học đối với nguồn nhân lực

Do việc quản lý theo hiệu quả có nhiều tác dụng tốt, cho nên ngày càng có nhiều mặt khác của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và ngày nay đã trở thành phương pháp quản lý có hiệu quả đốì với các lĩnh vực khác trong kinh

doanh như tài liệu chính tiêu thụ, sản xuất hành chính, k ế hoạch v.v

Quản lý hiệu quả đối với tài chính là quản lý những thành quả doanh nghiệp đạt được trong quá trình hoạt động kinh doanh được thể hiện trên phương diện tài chính, các biểu hiện chủ yếu là mức doanh lợi, trình độ phát triển và khả năng thanh toán công nợ v.v của doanh nghiệp Hiệu

quả về tài chính có thể được biểu hiện bởi rất nhiều chỉ

tiêu tài chính như mức lợi nhuận của tài sản, mức lợi nhuận kinh doanh, mức bảo toàn và tăng tiền vốn v.v

Người quản lý tài chính là người phụ trách một bộ phận chức năng độc lập của doanh nghiệp, khi áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả vào bộ phận tài vụ thường phải làm

tốt ba mặt công tác sau đây :

Một là cùng phối hợp với bộ phận nhân sự quản lý tốt

hiệu quả công tác của các nhân viên trong bộ phận tài vụ

Hai là đưa tư tưởng quản lý hiệu quả vào trong quá trình

quản lý, vừa quản lý quá trình làm việc, đồng thời chú ý đên kết quả công việc và càng phải tích cực nâng cao hiệu

quả của công việc.

Ba là coi việc nâng cao hiệu quả của công việc tài chính

là mục tiêu cuối cùng của công tác tài chính, quản lý chặt

chẽ giá thành và các khoản chi tiêu, sử dụng thật tốt các công cụ huy động vốn và chủ đầu tư, cung cấp cho cấp trên

các thông tin đầy đủ để ra quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp một cách toàn diện.

Bộ sách này biên soạn với mục đích chính là nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp Vì vậy trong quá trình biên soạn đã đề cập đầy đủ cả ba mặt công việc nói trên Nội dung và những đặc điểm cụ thể của bộ sách được thể hiện trên các mặt sau đây :

Xuất phát từ cơ chế tài chính đi sâu phân tích những vân

đề cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tài chính như bô" trí bộ phận tài vụ trong doanh nghiệp, bố trí các vị trí công tác trong bộ phận tài vụ

Đưa việc quản lý mục tiêu vào công việc quản lý tài chính một cách toàn diện, phân tích mổ xẻ hệ thông mục tiêu của doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ các nhân tô ảnh hưởng tới mục tiêu tài chính của doanh nghiệp, quy định các phương pháp cụ thể để xác lập các mục tiêu của hiệu quả tài chính của doanh nghiệp

Các phương pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tài chính đều được nói tỉ mỉ trong các chương mục Từ các chương của tập 2 và tập 3 đến chương 6 sẽ lần lượt giới thiệu các phương pháp quy hoạch công tác tài chính, các phương pháp huy động vốn và hiệu quả đầu tư và các phương pháp quản lý tài chính v.v

Riêng việc quản lý các nhân viên tài vụ được dành một chương để mô tả cụ thể, vì quản lý tốt các nhân viên dưới quyền là một chức trách quan trọng của người quản lý tài chính, cho nên bộ sách dành chương I của tập 4 để giới V V- • < * v • ' 1 ' ; ' - I * '

thiệu tỉ mỉ các phương pháp quản lý của người quản lý tài chính đốì với nhân viên, ví dụ như sự giao lưu chan hoà giữa người quản lý với nhân viên, việc đáng giá nhận xét khuyến khích các nhân viên trong bộ phận tài vụ v.v

Việc đánh giá hiệu quả của công tác tài chính là sự thách thức đối với người quản lý tài chính Chương II của tập 4 giới thiệu chi tiết phương pháp đánh giá hiệu quả công tác tài chính trên ba phương diện : năng lực kinh doanh, năng lực thanh toán và năng lực thu lời

Linh hoạt vận dụng các phương pháp quản lý hiệu quả trong công tác tài chính là một kỹ thuật quản lý hoàn toàn mới, rất cần sự cộng tác chặt chẽ của mọi người trong giới

lý luận và thực tiễn, bộ sách này chỉ là một bước thăm dò

Do trình độ của tác giả còn có hạn cho nên tất nhiên trong cuốn sách còn nhiều thiếu sót rất mong các độc giả gần xa hết lòng chỉ giáo

CÁC SOẠN GIẢ

8

Chương I

QUY HOẠCH CÔNG TÁC TÀI CHÍNH

Những nội dung chính

& Lập kế hoạch công tác tài chính hiệu quả cao

^ Làm tốt công tác dự toán tài chính

^ Tiến hành dự toán tài chính một cách khoa học

9

Một nội dung quan trọng trong kinh doanh là tiên hành sắp xếp các loại tài sản trong và ngoài doanh nghiệp một cách tối ưu để với giá thành thấp nhất sáng tạo ra lợi ích lớn nhất Trong quá trình này, công tác tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Qui hoạch tài chính do ba nội dung tạo thành: kê hoạch công tác tài chính, dự toán tài chính và dự báo tài chính

Kế hoạch tài chính là một phần trong Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp thông qua hình thái tiền tệ thông nhất để mô tả quy mô và thành quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ Kế hoạch, nói rõ người quản lý tài chính sử dụng các biện pháp và phương pháp nào để thực hiện mục tiêu công tác tài chính của doanh nghiệp, là văn kiện và khuôn khổ chỉ đạo, tổ chức các hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Dự toán tài chính là một hệ thông chỉ tiêu về trách nhiệm tài chính gồm các dự toán tiêu thụ, mua, sản xuất, doanh lợi, lưu lượng tiền m ặt v.v là văn kiện pháp luật trong cơ cấu quyền lợi của doanh nghiệp, là những con số nêu rõ và ràng buộc về trách nhiệm kinh tế của người quản lý công tác tài chính đôi với tư tưởng kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, các quyết định kinh doanh trong một kỳ n h ấ t định của tương lai, là những tiêu chuẩn khen thưởng cuối kỳ (cuối năm) của doanh nghiệp và là

h ạt n h â n trong chê độ khuyên khích và ràng buộc của doanh nghiệp

Dự báo tài chính là yếu tố cơ b ản trong chiến lược tăn g trư ởng của doanh nghiệp Dự báo tài chính là tiền đề lập

ra dự toán tài chính, là cơ sở để làm tốt công tác tài chính

Kế hoạch tài chính, dự toán tài chính và dự báo tài chính là ba bộ p hận hữu cơ của quy hoạch tài chính, có quan hệ chặt chẽ với n h a u không thể tách rời

12

1 Lậ p k ế HOẠCH CÔNG TÁC TÀI CHÍNH0 •Hiệu q u ả CAO

Kế hoạch công tác tài chính (gọi tắ t là Kế hoạch tài chính) có mục đích tối đa hoá giá trị của doanh nghiệp, là một biện pháp quan trọng để quy hoạch định thành quả kinh doanh và tình trạng tài chính của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng trong quy hoạch công tác tài chính của doanh nghiệp Kế hoạch tài chính là một văn kiện có tính chỉ đạo quản lý công tác tài chính, được lập ra làm căn cứ cho các mục tiêu tài chính dài hạn và ngắn hạn

để tố chức các hoạt động tài chính có hiệu quả, xử lý xác đáng các quan hệ tài chính trong khuôn khổ quy hoạch tài chính của doanh nghiệp Nó bao gồm các nội dung về các biện pháp cụ thể và các chỉ tiêu của các hoạt động tài chính quan trọng trong quy hoạch

Kế h oạch tài ch ín h và h iệ u quả củ a các bộ p h ận

Người quản lý tài chính cần phải căn cứ vào nhu cầu của hoàn cảnh và đặc điểm tự th ân của các bộ phận, thông qua việc lập Kế hoạch và thực hiện Kế hoạch, giám sát Kế hoạch để điểu hoà và tổ chức một cách th u ậ n lợi

13

Đối với một bộ p h ậ n của doanh nghiệp, việc lập ra Kế hoạch hợp lý có thể m ang lại hiệu quả lớn hơn cho doanh nghiệp hay không? Để cân nhắc hiệu quả của một Kế hoạch thì cần phải xem xét k ế hoạch đó có đóng góp gì vào mục tiêu của các bộ phận Trong các lần nghiên cứu về quan hệ giữa Kế hoạch và hiệu quả, chúng ta có được các kết luận sau đây:

Trước hết, các Kế hoạch chính thức thường có mối liên

hệ với lợi n h u ậ n của doanh nghiệp, mức th u lợi của các tài sản cao hơn, cùng các th à n h quả tài chính có tính tích cực khác v.v

Thứ hai là quá trìn h lập Kế hoạch có chất lượng cao của các bộ p h ậ n và quá trình thực hiện nghiêm túc các Kế hoạch đó thường đem lại hiệu quả cao hơn là những Kế hoạch làm cho qua chuyện

Cuối cùng là các trường hợp đã có Kế hoạch chính thức nhưng không th u được hiệu quả cao thì p h ầ n lớn là do các nguyên n h â n thuộc về hoàn cảnh

Cho nên một Kế hoạch bộ p h ậ n tốt sẽ l à sự đền bù hợp

lý cho doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu, Kế hoạch như vậy là k ế hoạch có hiệu quả

Có r ấ t nhiều vị quản lý thường lập ra những k ế hoạch không m ang lại hiệu quả gì Thí dụ có doanh nghiệp có ý định m ua một sản phẩm nào đó m à lại lập k ế hoạch tiền chi ra lớn hơn tiền th u vào Vì không phải tấ t cả các sản phẩm đều làm ra tiền cho doanh nghiệp, thực h i ệ n k ế

14

hoạch tốn tiền như vậy sẽ không có lợi cho việc thực hiện

mục tiêu có nguy cơ gây bất bình cho tập thể thì cũng làm

cho Kế hoạch trở thành trống không Có những Kế hoạch,

bản thân có những cơ sở chắc chắn, nhưng trong đó sử

dụng các biện pháp làm cho quần chúng chán ghét, thì Kế

hoạch đó cũng sẽ gặp th ất bại

Các yêu cầu của viêc lập Kế hoạch có h iệu quả cao

Công tác kế hoạch có ý nghĩa rấ t quan trọng đôi với việc

nâng cao hiệu quả của các bộ phận, vì vậy cần được coi

trọng đúng mức Nắm vững và vận dụng các phương pháp

Kế hoạch một cách chính xác thì có thể nâng cao được tính

hiệu quả và tính khả thi của Kế hoạch Nói một cách cụ thể,

người quản lý tài chính cần làm tốt các công việc sau:

• Xác định thái độ đúng đắn

Mọi người, ai cũng hiểu tầm quan trọng của công tác

Kế hoạch nhưng lại rấ t hay gặp thấy nhiều nhân viên

quản lý không chịu gánh trách nhiệm thực sự đối vối công

tác Kế hoạch Thường thấy một khuynh hướng tự nhiên là

COI thường vấn đề tồn tại bây giờ là cơ hội của ngày sau,

căn cứ vào đó để làm Kế hoạch Thực sự có r ấ t nhiều vị• • • • quản lý thích đi “cứu hoả”, “ứng cứu” hơn là làm Kế hoạch,

vì rằng các việc đó có vẻ quan trọng hơn, dễ dàng nôi bật

hơn Không cần suy nghĩ nhiều mà có ngay được quyết

định, điều đó có vẻ th ú vị hơn Nêu một vài thái độ trên để• • • .

chứng tỏ rằng không khí thúc giục mọi người chú tâm vào

công tác Kế hoạch để nâng cao hiệu quả của Kế hoạch

15

• Làm ro trọng tâm của Kế hoạch.

Nếu trong Kế hoạch không bao gồm một quyết sách nào đó thì không thể gọi là Kế hoạch Nhiều vị q uản lý cho rằng mình đương triển khai công tác Kế hoạch nh ư n g kỳ thực chỉ là làm công việc nghiên cứu Kế hoạch Có nghĩa là sau khi các vị quản lý lập k ế hoạch rồi còn phải yêu cầu các n h â n viên dưới quyền làm sâu thêm một bước nữa vì

b ất cứ Kế hoạch nào cũng coi việc thực hiện Kế hoạch là trọng tâm

• Xác định các mục tiêu có thể thực hiện được.• • m m •

Những mục tiêu nêu ở đ â y không chỉ là những mục tiêu của doanh nghiệp mà còn phải xét tới các mục tiêu của các bộ phận, c ầ n phải căn cứ vào các đặc điểm của các

bộ p hận và những n h â n tố thuộc hoàn cảnh bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến việc thực hiện Kế hoạch để xác định mục tiêu Nếu mục tiêu k ế hoạch không rõ ràng, không thể thực hiện được, không thể đạt được hoặc không đánh giá thì Kế hoạch sẽ không có hiệu quả

• T ra n h th ủ sự ủng hộ của cấp trên

Nếu những người lãnh đạo ở cấp cao trong doanh nghiệp không coi trọng công tác k ế hoạch, không khuyến khích làm Kế hoạch, cũng không ra quyết định yêu cầu các

n h â n viên dưới quyền làm Kế hoạch, n h ư vậy thì công tác

Kế hoạch sẽ không th ể có hiệu quả được Mặc dầu vậy, trong trường hợp này các n h â n viên v ẫn có th ể làm k ế hoạch cho từng m ặ t công tác Nhưng nếu người q u ả n lý tài

chính không ủng hộ giúp đỡ các nhân viên làm Kế hoạch, thì nhân viên không thể hiểu được công việc của mình sẽ

là việc gì, họ không thể hiểu được những mối quan hệ giữa công việc của họ với doanh nghiệp, với các bộ phận khác và cũng không có quyền ra những quyêt định rõ ràng và họ không thể làm kế hoạch được

Cho nên người quản lý tài chính cần chịu trách nhiệm trước bộ phận mình, chịu trách nhiệm trước các nhân viên của mình mà lập Kế hoạch, khuyến khích mọi người và phải coi trọng công tác Kế hoạch

• Sử dụng các nguồn thông tin

Công tác kế hoạch là công việc vận dụng lý luận vào thực tế vì vậy phải thu thập nhiều thông tin qua việc phân tích thông tin dự báo để hiểu rõ những phương án đã lựa chọn Mặt khác căn cứ vào những mục tiêu cần đạt tới, những tư liệu thông tin đã lựa chọn và những kết quả cần

Người quản lý tài chính nên nhìn n hận công tác Kế hoạch một cách khách quan, biết cách thu thập thông tin, làm tốt các công việc chuẩn bị trước khi làm kế hoạch

th u ậ t q uản lý đầy đủ để xác định tính chính xác và hiệu quả của Kế hoạch.

X ây d ự n g m ộ t Kế h o ạ c h m ềm d ẻ o

• Sự mềm dẻo là m ấu chốt của hiệu quả

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có Kế hoạch công tác tài chính chính xác và sắp xếp t h ậ t chu đáo

• : T ' y * ’ * í • *1 ■ ' ' i s • ‘ !

xây dựng một Kế hoạch tài chính linh hoạt, có hiệu quả là

m ấu chốt của việc nâng cao hiệu quả của công tác tài chính N h ấ t th iết không được coi Kế hoạch và sự sắp đ ặt là tuyệt đôi hoá Vì rằn g một Kế hoạch hoàn mỹ, một sự thiết

Kế đầy đủ thống thường sẽ có được trong quá trìn h cọ x át với thực t ế N hững giả thiết b an đầu r ấ t có th ể đi ngược vói thực t ế , cho nên cần phải có những đưòng trán h Vì vậy, cách làm thống minh n h ấ t là cần để ra những không gian trống cho việc sửa đổi trong q uản lý có thể th a y đổi k ế hoạch ngay được cho ph ù hợp với tình hình mới Nguyên tắc tư tưởng này vô cùng q uan trọng trong quá trìn h đầu

tư và quyết định những công việc tài chính của doanh nghiệp Các nhà quản lý học gọi nguyên tắc này một cách hình tượng là sự mềm dẻo.

Trong các hoạt động đầu tư và xử lý tài chính của doanh nghiệp nguyên tắc mềm dẻo được thế hiện bằng cách để một khoảng trống dành cho sự co dãn hợp lý, cố gắng thực hiện cân bằng thu chi đồng thòi với việc thực hiện tính chuẩn xác và tiết kiệm của doanh nghiệp Các phương án phân phối lợi nhuận và các định mức thường phải phù hợp với mức lãi suất của thị trường, đây là nhân

tố luôn biến động Trong các hoạt động xử lý tài chính không thể dùng phương án lấy dĩ bất biến, ứng vạn biên, người quản lý tài chính trước khi xác định Kế hoạch tài chính phải dự đoán đầy đủ những ảnh hưởng của biến động thị trưòng đối với kế hoạch và để những lối thoát Trong quá trình thực hiện Kế hoạch cũng phải luôn chú ý tới những ảnh hưởng biến động thị trường để điều chỉnh

Kế hoạch cho phù hợp

Trong quá trình quản lý công tác tài chính, sở dĩ cần phải để những khoảng trống cho sự co dãn Kế hoạch một cách hợp lý là do các nguyên nhân sau

Thứ nhất, môi trường tài chính là môi trường phức tạp đầy biến động, doanh nghiệp không thể có khả năng không chế

Thứ hai, các tô chất và năng lực của các nhân viên quản lý tài chính cũng không bao giờ đạt tói cảnh giới lý tưởng, cho nên trong việc xử lý rấ t có thể vấp phải sai lầm

19

Cuối cúng, những dự đoán tà i chính, những quyết sách

trong tà i chính, k ế hoạch t à i c h ín h là m ột quy hoạch tên

đại t h ể củ a tương laí cũng k h ố n g t h ế h o à n toàn chính xè

nghiệp luôn p h ả i đổi mới môi trường cho công tác tài chính

vì vậy các h o ạ t động tài c h ín h c ủ a doanh nghiệp phải bảo

đảm m ột nă n g lực lin h h o ạ t để thích ứn g hoặc dễ dàg

điều chỉnh

N g u y ê n tắ c m ềm dẻo đòi hỏi các h o ạt động tài chính

của d o an h nghiệp p h ả i luôn chú ý tới biến động ngoài thị

trường, p h ả i đế d à n h k h o ả n g trố n g để doanh nghiệp có thể

tự động điểu chỉn h kịp thòi cho p h ù h ợp với sự biến động

ngoài th ị trường T h í đụ tro n g q u á t r ìn h đầu tư, sau hi

đã xác định được quy m ô đ ầ u t ư thì các chỉ tiêu khống chế

không n ê n xác định một cách cứng n h ắ c, không thể thay

đổi Do các h o ạ t động đ ầ u t ư lu ô n p h ải đối m ặt với rất

n h iề u n h â n t ố k h ông- x ác định v à thường ỏ trong trạng

t h á i biến động vì v ậ y quv mô đ ầ u t ư cũng phải dựa vào nó

m à có sự điều ch ỉn h tương ứ n g Nói một cách cụ thể, trong

q u á trìn h lập Kế hoạch t à i ch ín h cần p h ả i xem xét các vấn

đề sau:

* N ăng lực của doanh nghiệp phải phù hợp với hoàn

cảnh tài chính Trước những; biế n động về hoàn cảnh lôi

trường tà i chính, năng lực thích ứng của doanh nghiệp càng

m ạnh, th ì độ co d ã n càng ít Xgượe lại, n ă n g lực thích ứng

của doanh nghiệp càng kém th ì độ co d ãn phải càng lớn

/

si

\\

* Khả năng phát sinh các sự kiện bất lợi nhiều hay ít

h Khả năng phát sinh các sự kiện bất lợi càng ít thì càng

ít phải co dã, khả năng phát sinh các sự kiện bất lợi càng nhiều thì co ãn càng nhiều

* N h ữ n g ủi ro mà doanh nghiệp tự nguyện chấp nhận.Nếu doanh nghiệp chấp nhận những rủi ro lớn thì chỉ cần một sự o dãn vừa phải Nêu không tự nguyện chấp nhân rủi ro thì cần có độ co dãn lớn

Trong q á trình lập kế hoạch tài chính, người quản lý phải luôn tỉnh táo Mấu chốt của việc quán triệt nguyên tắc tiềm dẻo trong công tác quản lý tài chính là chú ý tới độ co dãn mềm dẻo quá nhiều hoặc quá ít Quá nhiều thì dễ tạo ra lãng phí, mà quá ít thì dễ gặp rủi ro

Độ co d ã n mềm dẻo lớn hay nhỏ, có hợp lý hay không

sẽ quyết định sự thành bại của Kế hoạch tài chính Nhận thức và xử ý đúng đắn mềm dẻo của Kế hoạch sẽ có tác dụng làm ítn à th àn h công nhiều, cho nên cần hết sức chú

ý nắm các k năng khi lập Kế hoạch

* Phân t:h các nhân tô không ôn định trong kinh doanh.Trong quá trình vận động của đồng vốn, phần thu nhập kinh oanh là bộ phận quan trọng trong vòng quay tiền vôn và ất kém ổn định, cho nên khi lập Kế hoạch tài chính việc ử lý phần thu nhập của đồng vốn kinh doanh như thê n à o sẽ trở th àn h điểm mấu chốt về sự co dãn của

Kế hoạch thu nhập tiền vốn trong kinh doanh chủ yếu là

21

thu nhập từ tiêu th ụ hàng hoá Sự dao động lên xuống trong tiêu th ụ chính là sự dao động về th u nhập Kỳ hạn

th u hồi vốn dài hay ngắn, kỳ h ạn chi tiêu về hàng hoá dài hay ngắn có ảnh hưởng r ấ t lớn đến vòng quay của đồng vốn Khi lập Kế hoạch tài chính cần phải xem xét đầy đủ

n h â n tố không xác định này

Khi lập Kế hoạch còn phải dự tính một “giới hạn của độ mềm dẻo” tức phải xem xét “biên giới nguy hiểm ” của doanh nghiệp là ở đâu, cũng tức là phải phân tích phạm vi

co dãn của vòng quay đồng vốn Sự dao động của mức tiêu thụ, chủ yếu là để ý tới mức độ hạ thấp mức tiêu thụ, cũng tức là đường giới h ạn dưới cùng của việc hoàn th àn h nhiệm vụ tiêu th ụ của bộ phận bán hàng

• Dự tính hợp lý về thu chi

Giữ chắc phần thu, tính đủ phần chi là nguyên tắc

* ) * t " • „ * ‘ * • * * • V : »chung của Kế hoạch tài chính Vì thường có những n h â n tố

b ấ t ngờ làm cho không đạt được mức th u theo dự tính,

hoặc thu không đủ h ạn ngạch, hoặc thu không kịp thòi Riêng dự tính phần chi thường không thay đổi, nhưng thường lại có những n hân tố bất ngờ p h á t sinh chỉ đột xuất Những nguồn chủ yếu của đồng vốn rót vào doanh nghiệp là: tiêu th ụ và các khoản thu Lập Kế hoạch tiêu

th ụ và các khoản th u chính xác có nghĩa là một sự mở đầu tốt đẹp của công việc dự toán tài chính Cho nên phải nắm chắc dự tính phần th u mà phải tính đủ phần chi để bảo đảm sự an toàn và co dãn của vòng quay đồng vốn Nếu dự

tính quá cao sự thu vào của đồng vốn, sau này xuất hiện thu không đủ chi, bị thiếu vốn thì cả doanh nghiệp bị rơi vào hoảng loạn lúc này dù có những biện pháp ứng cứu khẩn cấp, hoặc có sự điều chỉnh tạm thời (như “bán phá giá” hàng tồn kho) đều gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp Phần thu nhập của doanh nghiệp đều là dựa vào thu nhập trong kinh doanh của doanh nghiệp cho nên có thể xác định được theo dự toán Trong việc chi có rất nhiều hạng mục, bỏ sót một khoản chi thì Kế hoạch quay vòng đồng vốn sẽ không hoàn chỉnh và thiếu chính xác Nếu các hạng mục chi không được thể hiện đầy đủ trong dự toán tức là

bỏ sót hạng mục chi, như vậy rấ t nguy hiểm, Các rủi ro về tài chính doanh nghiệp rất khó dự liệu trước được, cho nên

Kế hoạch tài chính phải xem xét đầy đủ các nhân tố nguy hiểm, điều hoà giữa Kế hoạch thu chi, tránh những phát sinh bất ngờ gây tổn th ất nghiêm trọng

2 LÀM TỐT CÔNG TÁC Dự TOÁN TÀI CHÍNH

Dự toán tài chính là h ạ t n h â n của Kế hoạch tài chính,• • • '

là sự thuyết minh bằng số của các hoạt động kinh doanh

dự tính trong một thời kỳ n h ấ t định trong tương lai của

doanh nghiệp Dự toán tài chính là bộ phận quan trọng

của toàn bộ các dự toán của doanh nghiệp, là dự tính các

khoản thu chi tiền mặt, th àn h quả kinh doanh và tình

hình tài chính trong kỳ Kế hoạch của doanh nghiệp, và là

một khâu công việc quan trọng trong công tác của người

quản lý tài chính Dự toán tài chính có tác dụng bảo đảm

cho doanh nghiệp kinh doanh bình thường, cho nên làm

tốt công tác dự toán tài chính có tác dụng qu an trọng trong

việc nâng cao hiệu quả của công tác tài chính

H iểu rõ cô n g tá c dự to á n tà i c h ín h

• Ý nghĩa của dự toán tài chính

ĐỐI với người quản lý tài chính, dự toán tài chính là vô

cùng quan trọng Không có dự toán công tác của người quản

lý sẽ giông như người đi trong đềm tối mịt mù, không biết đi

về hướng nào, không biết phải làm th ế nào mới tốt Có dự

24

toán thì doanh nghiệp như có được kim chỉ nam, người quản

lý tài chính cũng luôn luôn căn cứ vào dự toán đề phán đoán thành tích và tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp

Dự toán có thể nâng cao hiệu quả và cần phải đạt được:

* Tiến hành Kế hoạch tỉ mỉ và cung cấp thống tin và các số liệu cho người quản lý

* Có sự tham gia của nhân viên tài vụ và toàn thể công nhân viên trong doanh nghiệp

* Có sự hợp tác hài hoà giữa các bộ phận và giữa các công nhân viên

* Có một hệ thống Kế toán tin cậy

* Ngay trong giai đoạn đầu của Kế hoạch hoặc quá trình quản lý đã có thể biết được xu thế

* Quyền và trách nhiệm có nghĩa là các quy định công tác phải rõ ràng cụ thể, không nên quy định chung chung

mơ hồ

* Khống chê được trách nhiệm

* Quản lý được những ngoại lệ

* Một hệ thống đánh giá so sánh (trong báo cáo) giữa

dự toán và kết quả một cách đáng tin cậy

* Sự hiểu biết rõ ràng và tốt đẹp giữa mọi người

* Người quản lý tài chính có thể kịp thời điều chỉnh phương án dự toán và có hành động chính xác để xoay chuyển tình thế

25

Dự toán tài chính sở dĩ có thể nâng cao được hiệu su ất

chính là vì về thực chất đây chính là một Kế hoạch hành• * / • • động trong tương lai và Kế hoạch này được thê hiện bằng

đồng tiên và định ra cho năm nay hoặc nhiều năm sau

Người quản lý tài chính cần phải chú ý tới môi quan hệ

giữa hiệu quả thực tế và dự toán Mỗi một hạng mục chỉ ra

đều phải có trong dự toán hoặc có trong Kế hoạch, nếu

không sẽ có thể gây ra lãng phí

Dự toán có thể phản ánh rõ ràng việc tiến hành công

việc có theo Kế hoạch hay không, vì rằng nó có thể phản

ánh các kinh phí chi thực t ế có chi theo các khoản mục chi

của Kế hoạch hay không Đối với mỗi hạng mục chi người

quản lý tài chính đều phải có dự toán, nếu không r ấ t dễ

chi quá Dự toán cần phải được người thực hiện dự toán

lập ra hoặc đồng ý, không phải chỉ do một người phụ trách

tài chính tự ý quyết định Nếu không có dự toán thì sẽ m ất

đi sự quản lý thu chi Cho nên một điểm vô cùng quan

trọng là thống qua dự toán, mọi người đều hiểu được quan

niệm về giá th àn h và giữ cho việc chi tiêu đúng trong

phạm vi dự toán của mình Dự toán còn có nghĩa là xây

dựng một tiêu chuẩn, sau đó dùng để đối chiếu với thực tế

chi tiêu Với mỗi hạng mục chi tiêu đểu cần xác định một

tiêu chuẩn Việc lập dự toán phải hợp lý, trong khi làm dự

toán cần có sự thương lượng chi tiết với người thực hiện dự

toán, chỉ khi nào t ấ t cả những người có quan điểm của họ

trong lúc lập dự toán và dự toán có bao gồm độ co giãn để

chứa đựng hết các biến động của hoàn cảnh, thì dự toán

như vậy mối có thể thực hiện

26

* Nguyên tắc của dự toán tài chính

Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc dự toán tài chính sau đây để bảo đảm thực hiện được mục, tiêu của dự toán

* Làm rõ mục tiêu kinh doanh

Trong quá trình quản lý, bất cứ hoạt động quản lý nào cũng phải có mục tiêu hành động Dự toán tài chính cũng như vậy Nếu xác định mục tiêu lợi nhuận thì phải xác định mục tiêu giá thành tương ứng, phải lập được dự toán về thu nhập kinh doanh, các kinh phí phải chi và giá thành

* Khi lập dự toán cẩn phải toàn diện và hợp lý

Dự toán tài chính là sự phản ánh cụ thể dưới hình thức đồng tiền hoặc các đơn vị tính toán khác, những nghiệp vụ

và hạng mục có ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu vì những thiếu sót không được suy xét chu đáo Giữa các chỉ tiêu trong dự toán cần có sự ăn khớp vối nhau móc nôi quan hệ voi nhau một cách rõ ràng để đạt mức cân bằng tống hợp của toàn bộ bản dự toán

* Dự toán phải khoa học và có độ co dãn

Khi lập dự toán tài chính cần phải xét tới khả năng thực hiện mục tiêu, không nên định các chỉ tiêu trong dự toán quá cao hoặc quá thấp, cần bảo đảm cho dự toán phát huy được tác dụng chỉ đạo và khống chê trong quá trình thực hiện dự toán Dự toán cần có đủ khoảng dự phòng, đủ tính linh hoạt để tránh những bị động khi tình hình thực

tế thay đổi, có những sự việc bất ngờ xảv ra

27

* Nội dung của dự toán tài chính.

Dự toán của doanh nghiệp là do một hệ thống các dự toán gộp lại, bao gồm các m ặt tiêu thụ, sản xuất, giá

th à n h và các kinh phí Nội dung chủ yếu của dự toán bao gồm mấy phương diện sau:

* Dự toán tiêu th ụ hàng hoá

Dự toán tiêu th ụ hàng hoá là khởi điểm của hệ thống dự toán của doanh nghiệp Việc lập các dự toán khác đều phải dựa trên dự toán tiêu th ụ hàng hoá Trong dự toán tiêu thụ hàng hoá phải bao gồm dự toán thu nhập tiền mặt để làm

tư liệu cần thiết cho dự toán tiền mặt Thu nhập tiền m ặt bao gồm tiền th u về từ các khoản phải thu của kỳ trước và tiền bán hàng trong kỳ này Ngoài ra trong dự toán tiêu thụ còn bao gồm cá khoản thu nhập do cung cấp lao vụ cho bên ngoài, tiên lải do đầu tư ra bên ngoài hoặc thu nhập do lãi

cổ phiếu, tiền cho thuê tài sản cố định v.v Phần tiền m ặt thu về này có số lượng tương đối ít nhưng cũng có ảnh hưởng nhất định đối với dự toán tiền mặt, cho nên cũng không được phép bỏ qua trong dự toán tài chính

* Dự toán sản xuất

Dự toán sản x u ấ t được lập trên cơ sở của dự toán tiêu

th ụ hàng hoá Khi lập dự toán sản xuất cần chú ý: ngoài việc dự trù đủ số' sản phẩm để tiêu th ụ trong kỳ dự toán, còn phải xét tới mức hàng tồn đọng đầu và cuối kỳ dự toán Mức tồn hàng cuối kỳ dự toán chiếm một tỷ lệ phần trăm xác định trong lượng tiêu th ụ hàng hoá ở kỳ sau

28

* Dự toán vật liệu tiêu hao và dự toán mua hàng

Dự toán vật liệu tiêu hao được lập trên cơ sở của dự toán sản xuất, đồng thời phải xét tới chính sách dự trữ vật liệu của doanh nghiệp Vì rằng số lượng tiêu hao nguyên vật liệu nhiều hay ít và lượng mua hàng nhiều hay ít không những có quan hệ trực tiếp với sản lượng và lượng trữ hàng,

mà còn có quan hệ với quan hệ cung cầu và giá cả vật liệu trên thị trường Lượng tiêu thụ của một đơn vị sản phẩm

* Dự toán nhân công trực tiếp

Dự toán nhân công trực tiếp củng được lập ra căn cứ vào dự toán sản xuất Trong dự toán sản xuất có dự trù sản lượng Lấy sản lượng nhân với giờ công tiêu chuẩn hoặc định mức lương của giờ công tiêu chuẩn hoặc định mức giờ công thì sẽ được giờ công của công nhân, tiếp tục nhân với mức lương của giờ công tiêu chuẩn hoặc định mức giờ công thì sẽ được giá thành nhân công trực tiếp dự toán

* Dự toán kinh phí chê tạo

Dự toán kinh phí chê tạo là dự toán các chi phí sản xuất còn lại ngoài dự toán tiền nguyên vật liệu và dự toán giá thành nhân công trực t iếp Cơ sở đề lập dự toán này cũng vẫn là dự toán sản xuất, nhưng so với dự toán tiền nguyên vật liệu và dự toán giá thành nhân công trực tiếp thì dự toán này phức tạp hơn rât nhiều Nguyên nhân là vì trong kinh phí chê tạo bao gồm hai phần: kinh phí chế tạo bất biên và kinh phí chế tạo khả biên, hoặc còn gọi là kinh phí chế tạo cố định và kinh phí chế tạo biến động, vừa có những giá thành hiển hiện và những giá th àn h chìm (tức

những con số phải gánh vác do phân bổ) Vì vậy dự toán kinh phí chế tạo được chia th à n h dự toán kinh phí chế tạo

cố định và dự toán kinh phí chế tạo biên động, dự toán giá

th àn h hiển hiện và dự toán giá th à n h chìm Trong đó dự toán kinh phí chế tạo biến động có thể xác định qua sản lượng n h â n với giờ cống đơn vị tiêu chuẩn và mức phân phối kinh phí chế tạo biến động Để làm căn cứ cho việc dự toán tiền m ặt còn phải quy đổi kinh phí chế tạo và giá

th àn h chìm dưới dạng tiền phải chi

* Dự toán giá th à n h sản phẩm

Dự toán giá th àn h sản phẩm được lập trên cơ sở dự toán sản xuất, dự toán vật liệu tiêu hao và dự toán n h ân/ • • • • cống trực tiếp Trong ba dự toán trên đều quy th à n h tiêu chuẩn tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm cho nên dễ dàng tính ra được giá th à n h biến đổi của một đơn vị sản phẩm Giá th à n h biến đổi của một đơn vị sản phẩm được dùng làm căn cứ để tính giá th à n h tiêu th ụ và giá th à n h sản phẩm tồn trữ cho kỳ sau

* Dự toán kinh phí tiêu th ụ và kinh phí quản lý

■ Dự toán kinh phí tiêu thụ và quản lý là dự toán các khoản chi phí phát sinh trong năm dự toán ngoài phạm vi nghiệp vụ chế tạo Dự toán kinh phí tiêu th ụ thường do nhân viên tiêu thụ lập ra Dự toán kinh phí quản lý là do nhân viên quản lý giá thành trong bộ phận quản lý lập ra Nếu các hạng mục trong hai dự toán này không nhiều thì có thể lập chung thành một bảng dự toán, nhưng phải phân chia riêng thành kinh phí cố định và kinh phí biến động

* Dự toán tiền mặt

Dự toán tiền mặt bao gồm 4 phần: khoản chi, khoản thu, tiền mặt thừa hoặc thiếu và tiền tạo vốn

Khoản thu bao gồm toàn bộ tiền mặt thu về trong kỳ hạn

dự định không kể tới tiền vốn tạo ra thống thường khoản thu chủ yếu là từ nguồn thu nhập bán hàng của doanh nghiệp

Khoản chi là toàn bộ các khoản chi trong Kế hoạch trong kỳ dự toán bao gồm tiền mua nguyên liệu, tiền nhân cống trực tiếp, các khoản chi phí trong dự toán kinh phí chế tạo Ngoài ra còn bao gồm tiền mua thiết bị, tiền chi lãi cổ phiếu và tiền chi cho cổ đông theo các mục đích khác

Bộ phận dự thừa hoặc thiếu tiền mặt được tính như sau:• J L • • • • •Tiền dư mang sang đầu kỳ xxxx

Tiền dùng trước khi tạo vốn xxxx

-Tiền thừa hoặc thiếu xxxx

Nêu trong kỳ dự toán phát sinh thiếu tiền thì doanh nghiệp phải vay thêm tiền mặt Ngược lại nếu thừa tiền thì doanh nghiệp có thể sắp xêp để trả nợ vay kỳ trước hoặc dùng vào đầu tư ngắn hạn cho hạng mục nào đó

Phần tiền tạo vốn là để sắp đặt tài chính tỉ mỉ cho việc vay và trả nợ bên ngoài trong kỳ dự toán Trong việc sắp đặt tài chính phải tính đền Kế hoạch trả lãi cho các khoản tiền vay

31

Nói chung, doanh nghiệp nên phân chia thời kỳ dự toán tiền m ặt trong năm và nếu có thể thì chia thời đoạn càng nhiều càng tốt.

® Dây chuyên dự toán tài chính điển hình

Dự toán tài chính của doanh nghiệp là một Kế hoạch dùng hình thức tiền tệ để quản lý các hoạt động kinh tế trong tương lai của doanh nghiệp, gồm nhiều dự toán có liên quan với nhau th àn h một chỉnh thể hữu cơ Củng tức

là nói, doanh nghiệp trên cơ sỏ dự toán vì để hoàn th à n h mục tiêu lợi n h u ậ n của doanh nghiệp, thì việc quản lý các nghiệp vụ như tiêu th ụ hàng hoá, sản xuất, mua thiết bị nguyên vật liệu, tài chính, nghiên cứu kỹ th u ậ t và sản phẩm mới v.v đều được biểu hiện trên hình thức tiên tệ

và điểu hoà phối hợp với nhau đ ề làm được các việc đó, doanh nghiệp cần dùng phương pháp dự toán để quản lý toàn bộ các hoạt động kinh tế trong tương lai theo nguyên

lý vận trù Nhìn chung, doanh nghiệp có thể sử dụng dây chuyên như sau để làm dự toán (xem hình bên)

* Dự toán tài chính của doanh nghiệp trước hết nên bắt đầu từ dự toán tiêu th ụ hàng hoá Căn cứ vào dự toán thị trường lâu dài và năng lực sản xuất để lập dự toán tiêu

th ụ hàng hoá, sau đó căn cứ vào năng lực tài chính của doanh nghiệp để xác định dự toán xuất tiền vốn Dự toán tiêu thụ hàng hoá là khởi điểm của dự toán hàng năm của doanh nghiệp

32

* Căn cứ theo nguyên tăc “dựa vào số lượng hàng đã tiêu th ụ ” đề làm dự toán sản xuất và xác định ra Kênh tiêu

th ụ cần thiết Khi lập dự toán sản xuất phải xét tới lượng tiêu thụ theo Kế hoạch, ngoài ra còn xét tới lượng tồn kho hiện có và lượng tồn kho đầu năm

* Căn cứ vào dự toán sản xuất để dự toán tiêu hao vật liệu, dự toán n hân cống và dự toán kinh phí chế tạo

* Tổng hợp các dự toán trên lập được bảng lợi nh u ận trong kỳ và bảng nợ tài sản trong kỳ

Thực chất của dự toán tiền mặt là tổng các khoản thu chi tiền mặt của tấ t cả các dự toán Dự toán tiên m ặt được lập trên cơ sở các dự toán hay cũng có nghĩa là ngay khi lập các dự toán khác là cũng đã chuẩn bị tốt cho lập dự toán tiền mặt

© Mô thức lập dự toán tài chính

Dự toán là một quá trình tu ần hoàn bao gồm việc xác định mục tiêu, đánh giá th àn h tích thực tế, so sánh thực tế với mục tiêu, sử dụng các biện pháp uốn nắn v.v Trong

đó việc xác định mục tiêu là bước quan trọng n h ấ t và là khởi điểm của việc lập dự toán Từ việc p hân tích quá trình lập dự toán thấy rằng việc lập dự toán về năng lực tài chính có hai mô thức chủ yếu là từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên

Mô thức từ trên xuống dưới là mô thức phù hợp vói tập đoàn doanh nghiệp tập quyền được dựa trên hai tiêu đề cơ

34

bản nhất Giả định mục tiêu chủ yếu của tập đoàn doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, các cấp quản lý và cống nhân viên trong tập đoàn doanh nghiệp đều có tính lười biếng vì thê cần phải giám sát và quản lý thật chặt chẽ nghiêm khắc, họ thiếu tính chủ động, phương pháp cổ vũ khuyên khích họ thường chỉ có một biện pháp là về mặt tài chính Với giả thiết này, tống bộ của tập đoàn coi các cống

ty con hoặc các phân bộ (bao gồm các bộ phận chức năng) là những chủ thể bị động trong dự toán tài chính, mục tiêu dự toán hoàn toàn do các nhà quản lý cấp trên đề ra Cấp dưới chỉ là những đơn vị chấp hành bị động, không có quyền quyết định độc lập Cũng cần nói rằng mô thức này cùng với tư t ưởng và phong cách quản lý của chế độ tập quyền

là cùng nguồn gôc và cùng dựa vào nhau mà tồn tại

Mô thức từ dưới lên là mô thức chịu ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyên khích cố

vũ các cấp quản lý và cống nhân viên bằng sự hiểu biết và cùng tham gia nhiều hơn là bằng tiền tài Mục tiêu của tập đoàn doanh nghiệp không phải là tối đa hoá lợi nhuận

mà là tối ưu hoá lợi nhuận (vì sự vận hành của doanh nghiệp phải xét tới những sự nhân nhượng nhau và các yếu tô khác); Mục tiêu của tập đoàn cống ty và mục tiêu của các cống ty con hoặc các bộ phận không phải bao giờ cũng thống nhất với nhau Cho nên tổng bộ quản lý trên tập đoàn phải cố gắng là cho các mục tiêu của cống ty con, các bộ phận và các cá nhân cùng có mục tiêu thống n h ấ t với tập đoàn, cho nên chức năng điều hoà hợp tác của các

35

nhà quản lý là vô cùng quan trọng Mô thức từ dưới lên trên làm cho t ấ t cả các bộ phận và n hân viên đều tham gia

và có cùng hiểu biết về dự toán tài chính, sự hiểu biết này

sẽ là cơ sở vững chắc cho việc hoà hợp về m ặt quản lý

Mô thức từ dưới lên trên n hấn m ạnh những dự toán của chủ thể dự toán cấp dưới Mục tiêu tổng bộ chức năng, cho nên tổng bộ chỉ cần theo dõi kết quả thực hiện các mục tiêu mà không cần can thiệp sâu vào việc quản lý quá trình thực hiện Rõ ràng, mô thức này phù hợp với loại tập đoàn cống ty quản lý theo chế độ phân quyền Ưu điểm lớn

n h ấ t của mô thức từ dưới lên trên là p h á t huy được tính tích cực của các đơn vị cấp hai, n hấn m ạnh sự tham dự và

ý thức đồng cảm của các cấp quản lý Khuyết điểm chủ yếu

là khó trá n h được hiện tượng “dùng ít dự toán nhiều” trong các dự toán của các đơn vị cấp II

Việc quản lý doanh nghiệp ngày càng có xu hướng nhân tính hoá, các cống ty xuyên quôc gia cũng đang thực hiện chuyển đổi từ cách quản lý tập quyền truyền thống sang chế độ quản lý phân quyền hiện đại Xu t h ế phân quyền hoá biểu hiện trên dự toán tài chính là ngày càng coi trọng những quy hoạch từ các cống ty con và các bộ phận chức năng, tổng bộ chỉ khống chế phần dự toán thuộc những khâu quan trọng

• Tiêu chuấn hướng dân của dự toán

Tiêu chuẩn hướng dẫn là điều kiện tiền đề quan trọng của việc lập dự toán tài chính Tiêu chuẩn hướng dẫn dự

36

khi lập dự toán Nếu doanh nghiệp có các đơn vị chi nhánh thì các tiêu chuẩn hướng dẫn dự toán có thể chia thành hai loại: tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn cá biệt Tiêu chuẩn chung cho các hạng mục thống thường dùng chung như kinh phí nhân cống, phúc lợi, sự vụ, thuế, khấu hao, duy tu bảo dưỡng, các chi khác v.v Các đơn vị chi nhánh đều thống nhất sử dụng một tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn cá biệt được xác định ra cho các đơn vị khác nhau, thiết bị khác nhau, phương pháp sản xuất khác nhau.

Thu nhập về tiêu thụ thì căn cứ vào số lượng hàng đã tiêu thụ và khả năng tiêu thụ trong tương lai lấy dự toán giá bán làm tiêu chuẩn hướng dẫn Tiêu chuẩn dự toán giá thành và kinh phí cần căn cứ vào tình hình kinh nghiệm

đã qua chia thành 3 loại biến động loại nửa biến động và loại cố định Cản cứ vào các loại tiêu chuẩn tác nghiệp đã quy định, hoặc căn cứ vào các con số thực tế của năm trước, hoặc căn cứ vào con số bình quân của một số năm trước hoặc tình hình hiện tại và dự toán tương lai để quy định tỉ mỉ từng hạng mục vật liệu, nhân cống và các loại kinh phí khác Tiêu chuẩn hướng dẫn dự toán về nguyên tắc càng hướng dẫn tỉ mỉ càng tốt Những tình hình nghiệp vụ của doanh nghiệp thường vô cùng phức tạp, thay đổi luôn luôn cho nên có nhiều hạng mục không xác định được dễ dàng, cho nên tiêu chuẩn nên có tính co dãn

để phù hợp với những yếu cầu trong nghiệp vụ

nhập tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi của doanh nghiệp có thế quy định theo các con số và tiêu chuẩn đã định, ngoài ra các hạng mục thu chi khác của doanh nghiệp như các hạng mục tổn th ấ t do tai nạn, cân bằng lãi

lỗ, các khoản thu chi về nợ n ần trên sổ sách v.v là các hạng mục không thể quy định trước được thì nên dành để các n hân viên Kế toán dựa theo tình hình đã qua và dự toán trong tương lai xác định dự tính

N ắm v ữ n g trọ n g đ iểm dự to á n

Dự toán tài chính của doanh nghiệp chịu sự không chế của hai phía thị trường và bản th â n doanh nghiệp Trong các môi trường thị trường khác nhau và hình thức tổ chức

và quy mô doanh nghiệp khác nhau thì trọng điểm của cống việc cũng khác nhau Doanh nghiệp chỉ đơn th u ầ n kinh doanh một sản phẩm nói chung đều trải qua 4 giai đoạn: kỳ đầu mới th àn h lập, kỳ trưởng thành, kỳ th à n hthạo và kỳ suy thoái, ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp sẽ đứng trước các rủi ro của thị trường, quy mô và hình thức

tổ chức của doanh nghiệp khác nhau, cho nên trọng điểm của cống việc dự toán cũng khác nhau

® Kỳ đầu mới th à n h lập: tăng cường dự toán tiền vốn

kỳ đầu mới thành lập, doanh nghiệp đôi m ặt trước các rủi ro kinh doanh cực lớn, chủ yếu là từ hai phương diện:

Phương diện thứ nhất, chỉ ra một lượng vốn lớn và lượng tiền m ặt lớn làm cho lưu lượng tiền m ặt là con số âm hoàn toàn

38

sản phẩm mới và lưu lượng tiền mặt trong tương lai lớn

hay nhỏ lại mang tính bất định, rủi ro đầu tư là rất lớn

Tính rủi ro cao trong đầu tư làm cho việc bỏ vốn khai

thác sản phẩm mới phải được quyêt định thật thận trọng,

cho nên trong thời kỳ này, trọng điểm của cống tác dự toán

tài chính của doanh nghiệp là dự toán tiền vốn Khái niệm

về dự toán tiền vốn nói ở đây không giông như quá trình lựa

chọn và quyêt định các hạng mục như trong truyền thống

mà nó có ý nghĩa rộng rãi hơn, cụ thể là bao gồm: tổng dự

toán các hạng mục đầu tư, tức là quy hoạch các khoản chi

cho các dự án đầu tư, phân tích khả thi dự án đầu tư, và

quá trình quyết định đầu tư bao gồm lựa chọn dự án để

quyết định xem dự án nào được chọn, và không chọn dự án

nào, tất cả những cống việc đó đều phải dựa vào quy hoạch

và lưu lượng tiền mặt trong kỳ dự toán tương lai, thuộc vào

dự toán của dự án v ề mặt trình tự thòi gian, sau khi sắp

xếp trình tự xuất von ra v ề mặt tổng dự toán, sau khi đã

dự toán cho dự án và sắp xếp trình tự thòi gian sẽ kết hợp

với phương thức chuẩn bị vốn đề làm dự toán chuẩn bị đầu

tư đ ề đảm bảo nhu cầu giải ngân cho dự án, lúc đó là thuộc X

về dự toán chuẩn bị đầu tư cho dự án

Về mặt cơ chế và chế độ, xác định trình tự dự toán vốn• • / • • •

và phương thức dự toán sẽ bao gồm các qui định: ai là

người ra quyết định cuối cùng về tính khả thi của dự án, ai

là người lập dự toán của dự án, lập tổng dự toán, dự toán

xuất vốn giải ngân theo trình tự thòi gian và dự toán

39

chuẩn bị đầu tư cuối cùng, ai là người theo dõi giám sát cần thiết trong quá trình xuất vốn và cuối cùng ai là người đánh giá toàn diện dự toán và chịu trách nhiệm cuối cùng

về kết quả toàn bộ

T ất cả các vấn đề này đều được biểu hiện theo chế độ

dự toán và phương thức bảng biểu dự toán và biểu thị trong qua trình xuất vốn, dùng chế độ dự toán và các bảng biểu dự toán và biểu thị trong quá trình x u ất vốn, dùng chế độ dự toán và các bảng biểu dự toán để chỉ huy hành động của mọi người thay cho việc quản lý hàng hàng, mọi người đều tham gia, người người đều có trách nhiệm và" mọi người đều biết mình nên làm gì

• Kỳ trưởng thành: tăng cường dự án tiêu thụ hàng hoá.Doanh nghiệp đã bước vào giai đoạn trưởng thành, mặc dầu sản phẩm đã được thị trường chấp nhận, kỹ th u ậ t sản xuất sản phẩm đã ở vào trình độ cao, nhưng doanh nghiệp vẫn còn đứng trưóc những rủi ro rất lớn: một mặt là

do sản phẩm có được thị trường chấp nhận toàn bộ hay không? Giá cả có được người tiêu dùng chấp nhận không? Mặt khác là do trị số âm của tiền m ặt gây ra rủi ro về tài chính vì còn phải tiếp tục bỏ ra số tiền lốn cho kinh phí tiêu thụ trên thị trường; cho các điều kiện tín dụng có lợi cho khách hàng và lập chính sách tín dụng còn cần phải bổ sung một khôi lượng lớn tài sản lưu động Vì vậy lưu lượng tiền mặt vẫn còn trong trạng thái thu không bằng chi Những rủi ro này đã vốn có sẵn từ trong việc sắp xếp chiến

40

lược, trọng điểm chiến lược trong kỳ trưởng thành không phải là ở tài vụ mà là ở tiêu thụ hàng hoá, tức là thống qua việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trường đề khai thác tiềm năng của thị trường và nâng cao mức chiêm lĩnh thị trường, cho nên dự toán trong kỳ này vẫn đặt vào cơ chế dự toán và hình thức quản lý để thúc đẩy chiến lược tiêu thụ được thực hiện toàn diện qua đó thu được ưu thê cạnh tranh lâu dài.

Trong giai đoạn này trọng điểm quản lý chiên lược của doanh nghiệp là mỏ rộng mức chiêm lĩnh thị trường và trên cơ sở đó giải quyết tốt các mối quan hệ quản lý tô chức trong nội bộ doanh nghiệp Cơ chế dự toán coi tiêu thụ hàng hoá là trọng điểm phải có thể thực hiện được chiến lược tiêu thụ của doanh nghiệp, tiếp tục nâng cao sức cạnh tranh, giữ vững sự quản lý trên mọi phương diện

Xét từ góc cơ chế dự toán, thì hình thức dự toán coi việc quản lý tiêu thụ hàng hoá làm trung tâm Nói cụ thể là về

dự toán tiêu thụ, cần có sự tham gia toàn diện của bộ phận tiêu thụ hàng hoá, trên cơ sở dự toán thị trường để xác định dự toán tiêu thụ hàng hoá rồi báo cáo lên trung tâm quản lý dự toán của doanh nghiệp (gọi tắ t là trung tâm dự toán) và trung tâm dự toán kết hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp cùng các tình hình ở các địa phương để điều chỉnh dự toán tiêu thụ của các mạng lưới Sau khi trung tâm dự toán cùng các mạng lưới tiêu thụ thảo luận đi tối nhất trí về dự toán thì trung tâm sẽ coi đó

là mệnh lệnh để truyền đạt tới các mạng lưới tiêu thụ, nhưng trên thực chất vẫn là những bộ phận trợ giúp cho

41

bộ phận quản lý dự toán tiêu thụ hàng hoá Trung tâm dự toán của họ làm cho trách nhiệm dự toán trơ th à n h căn cứ quản lý và tiêu chuẩn cống tác của các bộ p hận và trở

th àn h chiếc gậy chỉ huy đề họ tự quản lý

® Kỳ th àn h thạo: Tăng cường dự toán giá th à n h

Trong thòi kỳ th à n h thạo, hoàn cảnh sản x u ất và năng lực Đối phó với mọi biến đôi của doanh nghiệp đã có sự cải thiện n h ấ t định Một m ặt sự tăng trưởng về sản x u ất tuy chậm chạp nhưng đã chiếm lĩnh thị phần khá nhiều và ổn định Mặt khác, lúc này đã tiêu thụ được số lượng lớn hàng hoá và việc chi ra cũng ít đi, cho nên lưu lượng tiền m ặt đã trở th àn h số dương và khá ổn định Rủi ro về kinh doanh

đã giảm một cách tương Đối, nhưng vẫn còn có áp lực ngànlần Áp lực này thể hiện trên hai mặt: Thời kỳ thành thạo dài hay ngắn sẽ dẫn đến những áp lực và rủi ro trong việc duy trì kinh doanh Loại áp lực và rủi ro trước là loại không thể khống chế được; loại sau là loại có thể khống chế Cũng có nghĩa là với điều kiện giá cả sản phẩm đã được xác định, năng lực thu lãi của doanh nghiệp nhiêu hay ít được quyết định bởi nhân tố tương đối, có thể không chế được là giá thành Rủi ro do giá thành hạ gây ra là nói đến ưu th ế cạnh tranh của các doanh nghiệp khác nếu tấ t cả đều dùng chiến lược dẫn đầu về tổng giá thành thì sẽ gây đe doạ cho cơ cấu tiền lãi của doanh nghiệp Cho nên người quản lý tài chính khi làm dự toán phải coi việc dự toán giá th àn h làm trọng điểm của cống việc dự toán