Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 3.pdf

Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 3.

Chương III

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

(Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý

văn bản đi, văn bản đến).

Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy

tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi) Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản

đi

I Khái niệm và những nguyên tắc chung.

1 Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành

để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND , cũng như các văn bản thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường, v.v Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan

Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối

tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ

2 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc

tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

II Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.

1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn bản.

1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:

- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:

+ Quốc hiệu;

+ Tác giả;

+ Số, ký hiệu;

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;

+ Tên loại, Trích yếu nội dung;

+ Nội dung;

+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Nơi nhận văn bản

- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi …

- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…

Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn

bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được

giao trách nhiệm giải quyết Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

1.2 Ghi số và ngày tháng của văn bản

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng

12 hàng năm Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12

* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:

Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP

- Số: 34/2001/PL-UBTVQH10

- Số 20/2002/QĐ-BKHCN

- Số: 110/2004/QĐ-UB

* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:

Ví dụ: - Số: 112/TB-VP

- Số: 234/BC-BKHCN

- Số: 345/KH-STM

- Số: 346/CKN ĐA-ĐT

Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, 3 …)

Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP

- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP

- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP

- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP

Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo

Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban

Số: …/Tên văn bản-Tên cơ

cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng

Ví dụ: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.

- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB

- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB

- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB

Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ

Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành:

Ví dụ:

- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA

- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA

- Công văn số: 03/CKNĐA-TH

- Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA

………

Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng

Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản

1.3 Ghi ngày tháng của văn bản

Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực

Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới

10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước

Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các

cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi

2 Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật

2.1 Trình ký văn bản

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,

các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu của giáo trình này)

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền

ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung

và tính chất quan trọng của văn bản) Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần

ba chữ ký về phía bên trái Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề

án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo)

Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới

số và ký hiệu của văn bản

3 Đăng ký văn bản Đi

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ

và đăng ký bằng máy tính

3.1 Đăng ký bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/

1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt)

* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường

* Sổ đăng ký văn bản Mật

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị

* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể

* Sổ đăng ký công văn

* Sổ đăng ký văn bản mật

Lưu ý:

Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ quan ban hành hàng năm Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng.

Đăng ký văn bản đi

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm Chẳng hạn: XMC xoá mù chữ, DNT doanh nghiệp trẻ, ĐBSH đồng bằng sông Hồng XĐGN -xoá đói giảm nghèo

Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:

Bìa sổ:

………(1)………

……….…(2)………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: … (3)

Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ …

(4)

Từ số: …… đến số: ……(5)

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ (6): Số thứ tự của quyển sổ.

Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng

Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau:

Hướng dẫn đăng ký

Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.

Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản

Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nếu sổ dùng đẻ đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có

Số, ký

iệu văn

bản

Ngày

tháng

văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Quyển số: …(6)

kích thước rộng hơn các cột khác).

Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.

Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được

đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước

đã ban hành Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký

văn bản có đóng dấu “Mật” Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản

“Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo

dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước

Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng

có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”

Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật như sau:

3.2 Đăng ký văn bản bằng máy vi tính

Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ

4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 4.1 Nguyên tắc chung

Số,

ý hiệu

văn

bản

Ngày

tháng

văn bản

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Mức

độ

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng

và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn

cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:

4.2 Làm thủ tục phát hành văn bản

4.2.1 Lựa chọn và trình bày bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:

được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

Mẫu bì được minh họa như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)

ĐT: ……… Fax: ………… (3)

E-Mail: ………Website: ……….(4)

(8)

Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).

(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn

bản Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ

Ví dụ:

Số: ……….(5)

Kính gửi: ………

(6)

………

(7)

………

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)

ĐT: ……… Fax: ………… (3)

E-Mail: ………Website: ……….(4)

Số: ……….(5)

Kính gửi: ………(6) ………

(7)

………

(8)

KHẨN