Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, thường được gọi tắt là Triển lãm Giảng Võ với tên giao dịch quốc tế là Vietnam Exihibition & Fair Centre – VEFAC.
Trang 11.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, thường được gọi tắt là Triển lãmGiảng Võ với tên giao dịch quốc tế là Vietnam Exihibition & Fair Centre –VEFAC Tiền thân là Khu Triển lãm Giảng Võ, thành lập năm 1974 với nhiệm vụ
là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất nước, các sự kiện văn hóa,
xã hội của thủ đô Hà Nội và các Bộ, ngành Trung ương Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam (VEFAC) đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển, với các tên gọi: KhuTriển lãm Giảng Võ (1974- 1978), Khu Triển lãm Trung ương (1979 - 1982),Trung tâm Triển lãm thành tựu Kinh tế Kỹ thuật Việt Nam (1982 - 1985), Trungtâm Triển lãm Giảng Võ (1985 - 1989), và từ ngày 18/01/1989 mang tên Trung tâmHội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) Trung tâm được cấp giấy phép thành lậpdoanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (đếnnăm 2008_Trung tâm chịu sự quản lý của Bộ Văn hoá thể thao và du lịch) chínhthức năm 1995 theo quyết định số 1929/QĐ ngày 04 tháng 5 năm 1995, với số vốnđiều lệ là 10.567.800.000 đồng trong đó vốn cố định là 9.510.000.000 và vốn lưuđộng là 1.057.800.000 đồng
Với lợi thế về địa điểm, tọa lạc trên khu đất rộng gần 7 hecta, tại trung tâmthủ đô Hà Nội, sở hữu cơ sở vật chất gồm 3 nhà trưng bày (tổng diện tích gần10.000m2), 3 nhà hội thảo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, có thể tổ chứcnhững cuộc triển lãm có quy mô tầm cỡ quốc tế hoặc cùng lúc tổ chức nhiều sựkiện khác nhau VEFAC luôn là sự lựa chọn số 1 để tổ chức các cuộc hội chợ, triểnlãm, sự kiện lớn tại Việt Nam, là cầu nối quan trọng giữa các nhà đầu tư, kinhdoanh trong và ngoài nước với thị trường Việt Nam cũng như giới thiệu hình ảnhViệt Nam với thế giới
Trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, Triển lãm Giảng Võ đã trải các giaiđoạn phát triển sau:
Trang 2Giai đoạn 1: Từ năm 1974 đến năm 1995:
Trung tâm là đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động thuần túy theo sự chỉ đạocủa Nhà nước với nhiệm vụ là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đấtnước, các sự kiện văn hóa, xã hội…
Giai đoạn 2: Từ năm 1995 đến năm 2001:
Năm 1995, Trung tâm được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp với chứcnăng là tổ chức hội chợ, triển lãm, hội nghị; kinh doanh các loại hình dịch vụ,quảng cáo, tiếp thị và thương mại trong và ngoài nước Cũng trong năm này, saunhiều cố gắng của mình Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã được côngnhận là thành viên chính thức của Tổ chức Hội chợ - Triển lãm châu Á - Thái BìnhDương
Năm 1998, Trung tâm vay vốn ngân hàng để xây dựng khu nhà A2 với tổngdiện tích mặt bằng 4000m2 Ngoài ra, Trung tâm còn đầu tư mới, nâng cấp máymóc, thiết bị, nâng cao chất lượng phục vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ củacán bộ Vì vậy, mặc dù tình hình kinh tế trong và ngoài nước có nhiều biến độngtheo chiều hướng xấu, khiến cho hoạt động hội chợ, triển lãm gặp nhiều khó khănnhưng trung tâm vẫn giữ vững và tạo nên một sức hút cho các doanh nghiệp đếnhợp tác
Giai đoạn 3: Từ năm 2001 đến năm 2003
Ngày 11/ 06/ 2001, theo quyết định số 32/2001/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá– Thông tin, Trung tâm bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh sau:
- Tư vấn đầu tư, khai thác và tiếp nhận các dự án đầu tư trong và ngoài nướctrong lĩnh vực văn hoá, thông tin
- Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, câu lạc bộ giải trí, thể dục thể thao
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêudùng, chế bản và in, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất
Giai đoạn 4: Từ năm 2003 đến nay
Trang 3Theo quyết định số 12/2003/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá – Thông tin ngày 09tháng 4 năm 2003 Trung tâm bổ sung thêm một số chức năng sau:
- Thi công ngoại thất công trình, phù điêu, thẩm mỹ cảnh quan môi thường
- Thiết kế, thi công các công trình văn hoá, du lịch, hội chợ, triển lãm
Trước mắt Trung tâm đang phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ:
- Giữ vững vị thế trên thị trường, nâng cao tên tuổi và uy tín trong và ngoài nước
- Tìm kiếm & ký kết những hợp đồng mới, tổ chức các triển lãm tầm cỡ quốc tế
- Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp; đào tạo và nâng caotrình độ của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp
1.2 Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ:
1.2.1 Bộ máy tổ chức:
Triển lãm Giảng Võ là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, được tổchức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao gồm có Ban giám đốc và các phòngchức năng Theo cơ cấu tổ chức này, những quyết định quản lí do các phòng chứcnăng nghiên cứu và đề xuất với Ban lãnh đạo, khi Ban lãnh đạo thông qua thìnhững quyết định đó trở thành mệnh lệnh và được truyền đạt từ trên xuống dướitheo tuyến đã quy định Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn
bộ hệ thống trực tuyến Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyênmôn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy tập trung thống nhấtcủa hệ thống trực tuyến
Trang 4Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức tại Triển lãm Giảng Võ
Ban Giám Đốc bao gồm 1 Tổng Giám Đốc và 2 Phó Tổng Giám Đốc, đứngđầu là Tổng Giám Đốc – là người đại diện cao nhất, chịu trách nhiệm trước BanGiám Đốc và Nhà Nước về mọi hoạt động của Trung tâm Giúp việc cho TổngGiám Đốc là 2 Phó Tổng Giám Đốc do doanh nghiệp bổ nhiệm để giúp đỡ, thammưu cho Giám Đốc trong việc quản lý trung tâm Đây là cầu nối giữa Giám Đốc vàcác phòng ban, có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám Đốc vànhận thông tin phản hồi từ các phòng ban
Bên cạnh Ban Giám Đốc là các phòng ban chức năng Đứng đầu mỗi phòngban là Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng,chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ phòng được giao phó, phân công công việc cụ thểcho mỗi cán bộ, công nhân viên và theo dõi, quản lý hoạt động của các nhân viêntheo các nhiệm vụ được giao Giúp đỡ cho trưởng phòng là phó phòng do trưởngphòng bổ nhiệm Trưởng phòng và phó phòng là người chịu trách nhiệm trước Bangiám đốc về hoạt động của phòng mình
Trang 5Văn phòng: có 25 nhân viên trong đó có 1 Chánh Văn Phòng và 7 Phó Phòngphụ trách các mảng khác nhau Đây là bộ phận tham mưu chính cho Giám đốc vềtình hình hoạt động của doanh nghiệp, khai thác thị trường, thực hiện nghĩa vụ vớiNhà nước và nhân viên, tìm kiếm các hướng đầu tư hiệu quả.
Phòng kinh doanh có 8 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó phòng, làphòng quan trọng trong doanh nghiệp với chức năng: Nghiên cứu xu hướng của thịtrường về tâm lí, sở thích, khuynh hướng, nhu cầu cũng như thu nhập của dân cư từ
đó lên các kế hoạch về sự phát triển của doanh nghiệp Ngoài ra, phòng kinh doanhcũng là bộ phận lập ra các bảng báo giá cho từng cuộc hội chợ, tìm kiếm kháchhàng Phòng cũng tham mưu đắc lực cho Ban giám đốc về các mặt hoạt động củaTrung tâm
Phòng quản lí cơ sở hạ tầng có 20 nhân viên gồm 1 trưởng phòng, 2 phóphòng và các nhân viên có nhiệm vụ quản lí trang thiết bị, cơ sở vật chất của doanhnghiệp Mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản theo sự cho phép của giám đốc Phòng kế toán tài chính: gồm 10 người trong đó có 1 Kế Toán Trưởng và 3Phó, 1 thủ quỹ và 6 nhân viên kế toán Là một bộ phận quan trọng của Trung tâm,chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ tài chính - kế toán trước Nhà nước và Giám đốc.Phòng có chức năng: tổ chức công tác kế toán và xây dựng bộ máy kế toán theođúng chế độ của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm, chức năng của doanh nghiệp,theo dõi và quản lý tình hình tài chính của Trung tâm, lập các kế hoạch tài chính,quản lý các quỹ và điều hành có hiệu quả các hoạt động tài chính Báo cáo kết quảtình hình hoạt động của Trung tâm trước tập thể cán bộ công nhân viên, trước Bangiám đốc và Nhà nước
Phòng tổ chức hội chợ triển lãm gồm 10 người trong đó có 1 trưởng phòng
và 2 phó phòng có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm, hội nghị…diễn
ra tại trung tâm Phòng Quan hệ Quốc tế có 5 người ( 1 trưởng và 1 phó ) có nhiệm
vụ giống phòng tổ chức hội chợ triển lãm nhưng thuộc mảng quốc tế
Trang 6Phòng bảo vệ an ninh: gồm 22 nhân viên có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và sự antoàn của nhân viên trong toàn doanh nghiệp Với diện tích rộng lớn, phòng bảo vệ
an ninh đã phải cố gắng rất nhiều trong công việc của mình để đảm bảo tài sản củadoanh nghiệp và của nhân viên được an toàn
Phòng dàn dựng: Là một bộ phận nghiệp vụ của doanh nghiệp với 18 nhânviên, thực hiện các công việc về trang trí cho các cuộc triển lãm hay hội chợ theophương án mà phòng thiết kế đã đặt ra Ngoài ra, phòng dàn dựng còn tham mưucho phòng thiết kế để hoạt động hiệu quả hơn
Trung tâm Dược là bộ phận riêng biệt hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệmđảm bảo sự hoạt động hiệu quả của khu dược với 5 nhân viên trong đó có 1 GiámĐốc trung tâm
Phòng kế hoạch lao động: Là bộ phận theo dõi và quản lí nhân sự của Trungtâm Với 20 nhân viên phòng có nhiệm vụ: Lập kế hoạch về nhu cầu lao động củatừng phòng ban, tổ chức các đợt thi tuyển lao động, lưu trữ hồ sơ của nhân viên,đào tạo và tham mưu đề ra các chính sách đối với người lao động, xây dựng vàquản lý các chính sách tiền lương, xây dựng các khung thưởng, phạt và quản lý cán
bộ Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về vệ sinh, cây cảnh của toàn Trung tâm Hãng thiết kế tạo mẫu: có 8 nhân viên, là phòng nghiên cứu đặc điểm của từngcuộc triển lãm, hội chợ và tâm lí của thị trường để thiết kế khuôn viên cũng nhưtừng gian hàng cụ thể trong các buổi triển lãm
Phòng khai thác gồm 8 người có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, đi sâu khảo sátthị trường ở cả trong và ngoài nước Kí kết các hợp đồng, các đơn đặt hàng lớn,nâng cao vị thế và uy tín của Trung tâm
Hãng quảng cáo trang trí nội thất mỹ thuật: là bộ phận có chức năng quảng báhình ảnh của doanh nghiệp với 12 nhân viên Hãng quảng cáo không chỉ đảmnhiệm việc quảng cáo doanh nghiệp mà còn thực hiện các dịch vụ quảng cáo
Trang 7Bên cạnh đó, Trung tâm còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh là
cơ quan giao dịch và tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm ở khu vực phía Nam.Hàng tháng chi nhánh gửi các chứng từ có liên quan ra trụ sở chính để phòng kếtoán hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp
1.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực là một bộ phận quan trọng trong một doanh nghiệp, một tổchức Cơ cấu nguồn nhân lực cho ta biết về độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môncủa cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp
Sau đây là bảng cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính, trình độ chuyênmôn của nhân viên tại Triển lãm Giảng Võ
Bảng 1: cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính
Nhìn vào bảng trên ta thấy Trung tâm có 181 nhân viên trong đó có 114 nhânviên nam ( chiếm 62,98 % ) và 67 nhân viên nữ ( chiếm 37,02% ) Có sự chênhlệch như vậy vì đây là nơi chuyên tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm … nên cầnnhiều lao động nam trong các hoạt động như nhân viên Bảo vệ, công nhân dàndựng triển lãm, công nhân điện – điện lạnh….Đa số các nhân viên nam trong độtuổi 35 45 ( chiếm 25,97% trong tổng số 62,98% nam )
Nhân viên trong Trung tâm đa số trong độ tuổi 35 55 chiếm 70,17 % trong
đó có 44,75% nhân viên nam và 25,42% nhân viên nữ Ở đây có rất ít các nhân
Trang 8viên trẻ, ở độ tuổi dưới 25 thì chỉ có 4 người chiếm tỷ lệ rất nhỏ ( 2,21% ) trong đóchỉ có một nhân viên nam
Ở độ tuổi trên 55 thì chỉ có 9 người chiếm 4,97% trong đó chỉ có 1 nhân viên
nữ còn lại là nhân viên nam Độ tuổi 25 35 có 41 nhân viên chiếm 22,65% trong
đó có 24 nhân viên nam và 17 nhân viên nữ
Nhân viên trong Trung tâm đa số ở độ tuổi đó là vì có rất nhiều nhân viên làlao động phổ thông như nhân viên Bảo vệ, công nhân vệ sinh…những người nàythường là người đứng tuổi Hơn nữa do đây là Doanh nghiệp Nhà nước, vấn đềnhân sự còn nhiều bất cập, nhân sự vốn đã có từ trước ít khi thay đổi, nếu có tuyểnnhân viên thì đa số tuyển vào các vị trí lao động phổ thông chứ không mấy khituyển thêm các bộ phận hành chính Chẳng hạn như năm 2007 tuyển thêm 7 nhânviên thì có 2 nhân viên bảo vệ và 5 công nhân vệ sinh; năm 2008 tuyển thêm 3nhân viên thì chỉ có 1 người là tuyển vào phòng tài chính kế toán còn lại là côngnhân dàn dựng triển lãm
Bảng 2 : Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ chuyên môn
Đa số nhân viên trong Trung tâm có một bằng Đại học hoặc Cao đẳng ( chiếm37,02% ) và lao động phổ thông ( chiếm 39,78% ) Lao động phổ thông chiếmnhiều vì có nhiều vị trí như nhân viên bảo vệ, công nhân vệ sinh, công nhân dàndựng triển lãm… Đây là những vị trí cần nhiều lao động nhưng không yêu cầu vềtrình độ chuyên môn mà chỉ là lao động phổ thông Chỉ có 2 người trên Đại học ởTrung tâm ( chiếm 1,1% ) nhưng so với thực tế như thế cũng là cao vì với đặc thù
Trang 9của Doanh nghiệp Nhà nước cứ đến hẹn lại lên, người này tới tuổi nghỉ hưu thìngười khác lên thay thế, thì có vẻ như tấm bằng không phải là yếu tố quyết định Nhìn trên mặt bằng tổng thể chung thì nhân lực tại Trung tâm đều là nhữngngười có trình độ trừ lao động phổ thông, những kỹ sư về điện, xây dựng… ít nhấtđều phải bằng đại học hay cao đẳng, còn công nhân điện – điện lạnh thì ít nhất làtrung cấp – công nhân kỹ thuật Vì vậy, số nhân viên có 1 bằng Đại học hoặc Caođẳng chiếm 11,05% bằng với số nhân viên có bằng trung cấp – công nhân kỹ thuật.
1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm:
Từ khi đi vào hoạt động năm 1974 đến nay, bằng sự cố gắng của mình, Trungtâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể Điều đó thểhiện qua một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh trong vài năm gầnđây như sau:
Trang 10Ghi chú:
Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
Tỷ suất lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu
Nhìn vào bảng trên ta thấy, tổng tài sản tăng nhanh qua các năm, chứng tỏ nỗlực của Trung tâm trong việc mở rộng quy mô kinh doanh Năm 2006, tổng tài sản
là hơn 113 tỷ đồng thì tới năm 2008 là hơn 132 tỷ đồng, tăng khoảng 17% trong 2năm
Doanh thu năm 2007 có giảm so với năm 2006 ( từ 82,535 tỷ đồng xuống 78
tỷ đồng ) thì tới năm 2008 đã tăng vượt bậc lên 93 tỷ đồng Trong khi đó, do trungtâm đã có những biện pháp quản lý chi phí một cách hiệu quả như tiết kiệm chi phínhân công, tiết kiệm chi phí Quảng cáo và các chi phí khác không cần thiết mà lợinhuận liên tục tăng ( năm 2006 là gần 11,5 tỷ đồng thì tới năm 2008 tăng lên hơn
15 tỷ đồng, khoảng 30% )
Thêm vào đó, tỷ suất lợi nhuận so với doanh thu tăng lên theo từng năm Năm
2006 là 13,92% thì tới năm 2008 tăng lên 16,15% Điều này cho thấy Trung tâmđang trong thời kỳ phát triển khá mạnh mẽ, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận đều tăngqua các năm
Tuy nhiên Trung tâm cũng cần có các chiến lược bán hàng phù hợp để quảng
bá rộng rãi hình ảnh của mình trên các phương tiện truyền thông ( báo, đài,internet…) nhằm thu hút các doanh nghiệp tham gia tổ chức hội chợ tại Trung tâm,kiểm soát chất lượng của hàng hóa trưng bày tại Trung tâm để tạo niềm tin ở kháchhàng và người tiêu dùng Bên cạnh đó cần mở rộng thêm địa điểm trưng bày, thêmcác gian hàng và giảm giá thuê mặt bằng để các doanh nghiệp tìm đến nhiều hơn
1.4 Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Triển lãm Giảng Võ:
1.4.1. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực:
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực hay chính là những cán bộ nhân sự làmột trong những bộ phận quan trọng không thể thiếu trong một tổ chức, một doanh
Trang 11nghiệp Nhiệm vụ chính của bộ phận này là thu hút và giữ chân những nhân viên
có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất cho họ Đây làđiều hết sức quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào vì nếu quản lý nhân sự khôngtốt thì các nhân viên giỏi sẽ chuyển sang làm việc cho các công ty khác
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm ViệtNam có 2 người Một người là phó văn phòng phụ trách về nhân sự ( vì mảng nhân
sự tại Trung tâm nằm trong khu văn phòng ) và 1 nhân viên nhân sự giúp đỡ chophó phòng Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực ở đây có thể giải quyết tất cảmọi khía cạnh liên quan tới vấn đề nhân sự từ tuyển dụng tới sa thải nhân viên
Do đặc thù của cơ cấu nguồn nhân lực tại Trung tâm là cán bộ nhân sự chỉ có
2 người nên phó phòng nhân sự kiêm luôn vai trò là nhân viên tuyển dụng, nhânviên lương thưởng, chuyên gia phân tích công việc, nhân viên quản lý về đào tạo
và phát triển Người còn lại giúp đỡ phó phòng trong việc quản lý hồ sơ của cácnhân viên trong công ty, cập nhật các chính sách mới của Nhà nước về chế độlương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác
1.4.2. Các hoạt động của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực:
1.4.2.1 Hoạt động phân tích công việc:
Phân tích công việc là hoạt động thu thập và kiểm tra những thông tin chi tiết
về yêu cầu công việc để chuẩn bị cho bản mô tả công việc sẽ giải thích về nhữngnhiệm vị, trình độ, kỹ năng mà từng công việc yêu cầu Mỗi khi Trung tâm cầntuyển nhân viên vào vị trí nào thì phó phòng phụ trách nhân sự phải phân tích côngviệc của vị trí đó để đưa ra một bản mô tả công việc phù hợp
Ví dụ: Khi cần tuyển chuyên viên Tổ chức Hội chợ Triển lãm thì cán bộ nhân
sự phải nắm được đây là viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong Doanh nghiệpgiúp Ban Giám đốc thực hiện các công tác nghiệp vụ tổ chức các cuộc Hội chợTriển lãm ở trong và ngoài nước Công việc này là tham gia xây dựng kế hoạch
