Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Theo các nhà khoa học Học viện Tài chính, cho rằng: kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản hay toàn bộthông tin về tài sả

Trong cuốn “từ điển thuật ngữ kế toán” của PGS.TS Đặng Văn Thanh cho rằng: “Kếtoán là quy trình ghi chép, đánh giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính”.

Trong cuốn “Kế toán - cơ sở của các quyết định kinh doanh” của các tác giảWalter.B.Meisg, Robert F.Meigs, thì “kế toán là nghệ thuật đo lờng, phản ánh, truyền đạt vàgiải thích hoạt động tài chính kế toán”

Theo Ronald J Thacker trình bày trong cuốn “Nguyên lý kế toán Mỹ” thì: “Kế toán

là một phơng pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt

động của mọi tổ chức”

Theo các nhà khoa học Học viện Tài chính, cho rằng: kế toán là khoa học thu nhận,

xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản (hay toàn bộthông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn

bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó

Theo Luật kế toán Việt Nam: kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phântích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao

động

Cho dù có những nhận thức quan điểm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khácnhau, tựu chung lại đều thừa nhận kế toán vừa là một khoa học quản lý, vừa là một nghệthuật tổ chức thông tin, là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lýkinh tế tài chính Kế toán có những phơng pháp riêng, độc lập và có những ngôn ngữ nghềnghiệp mang nhiều màu sắc riêng biệt, dựa trên những nguyên lý làm nền tảng lý luận, là

đạo lý quan trọng để xây dựng chế độ kế toán của từng quốc gia, cũng nh việc hành nghề kếtoán ở các đơn vị kế toán

Kế toán ở đơn vị kế toán gồm: kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tàichính bằng các báo cáo tài chính cho mọi đối tợng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị

Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát vềhoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánhtình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chínhcủa đơn vị kế toán.

Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn

vị tiền tệ, bằng đơn vị hiện vật và bằng đơn vị thời gian lao động theo từng đối tợng kế toán

cụ thể trong đơn vị kế toán

1.1.2 Vai trò của kế toán trong công tác quản lý

Kế toán bao gồm việc thiết kế và tổ chức các hệ thống thông tin kinh tế, tài chính,chuẩn bị các báo cáo tài chính, nghiên cứu chi phí, phát triển các dự báo, áp dụng máy tínhvào xử lý kế toán, phân tích và lý giải các thông tin kế toán trong việc ra các quyết địnhkinh doanh

Vai trò của kế toán trong công tác kế toán đợc thể hiện trên các mặt sau:

Thứ nhất, kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các

đối tợng sử dụng thông tin

- Thông tin kinh tế, tài chính kế toán cung cấp thông qua việc phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bằng hệ thống phơng pháp của kế toán đểthu nhận xử lý và phân tích thông tin

- Thông tin kế toán cung cấp trên các báo cáo tài chính có giá trị pháp lý về tìnhhình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của đơn vị kế toán và sử dụng để công bố côngkhai theo quy định của pháp luật

- Thông tin kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán.Các đối tợng sử dụng thông tin của kế toán là: cơ quan chức năng Nhà Nớc (cơ quanthuế, cơ quan Tài chính, cơ quan Thống kê ), các nhà đầu t, các nhà cung cấp, các kháchhàng, công nhân viên, Hội đồng quản trị, các nhà quản lý doanh nghiệp Những thông tin

kế toán cần cung cấp là:

- Thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp: các yếu tố có liên quan trực tiếp

đến việc xác định và đánh giá tình hình tài chính là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

- Thông tin về tình hình kinh doanh: Lợi nhuận là thớc đo kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận làdoanh thu, thu nhập khác và chi phí

Thứ hai, thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tíchvà cung cấp thông tin của kế

toán là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động ởan xuấtkinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lýkinh tế tài chính Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật

1.1.3 Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán

Để thực hiện tốt vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vi mô và vĩmô, thông tin kế toán cung cấp đảm bảo đáng tin cậy, tránh rủi ro trong việc sử dụng thông

tin kế toán cho các đối tợng sử dụng thông tin, đòi hỏi công tác kế toán phải đáp ứng đợccác yêu cầu cơ bản:

- Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo trên cơ

sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế, bản chất nội dung và giá trị củanghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo đúng

với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo Yêu cầu này đòi hỏi các số liệu, thôngtin kế toán cung cấp phải dựa trên những sự kiện có tính khách quan có thể kiểm tra đợc

- Đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải

đ-ợc ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót

- Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo kịp thời,

đúng hoặc trớc thời hạn quy định

- Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ

ràng, dễ hiểu đối với ngời sử dụng thông tin Ngời sử dụng ở đây đợc hiểu là ngời có hiểubiết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình Thông tin về những vấn

đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải đợc giải trình trong phần thuyết minh

- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán đợc phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi

kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến khi chấmdứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số số liệu kế toán của kỳtrớc

- Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một

doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh đợc khi tính toán và trình bàynhất quán Trờng hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để ngời sửdụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệphoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

Giữa các yêu cầu đối với kế toán có mối liên hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau Phảithực hiện đồng thời các yêu cầu đối với kế toán thì số liệu và thông tin kế toán mới đảm bảo

đáng tin cậy, trung thực và hợp lý

1.1.4 Nhiệm vụ kế toán

Để đáp ứng các yêu cầu thực hiện tốt vai trò của kế toán, công tác kế toán doanhnghiệp có các nhiệm vụ sau:

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tợng và nội dung công việc kếtoán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toánnợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngănngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầuquản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

1.2 Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản

Các khái niệm và nguyên tắc kế toán là căn cứ chủ yếu để định ra chế độ kế toán,giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kếtoán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề ch a đợc quy

định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính, phản ánh trung thực vàhợp lý Các khái niệm và nguyên tắc kế toán thay đổi tuỳ vào từng quốc gia, và trong từngquốc gia cũng tuỳ vào từng thời kỳ khác nhau Sự lựa chọn, vận dụng các nguyên tắc kếtoán phụ thuộc vào loại hình kế toán lựa chọn gắn liền với hệ thống kinh tế xã hội nhất

định

Ngời ta có thể nhìn nhận doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trên những khía cạnhkhác nhau theo giả thiết khác nhau:

- Doanh nghiệp hoạt động liên tục; hoặc

- Doanh nghiệp có thể bị thanh lý (phá sản) định kỳ

Trên cơ sở giả thiết khác nhau đó mà hệ thống kế toán pháp quy dựa trên khái niệm,nguyên tắc kế toán cơ bản đợc biểu hiện khác nhau Hệ thống kế toán doanh nghiệp ViệtNam đợc xây dựng dựa trên giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục

1.2.1 Các khái niệm cơ bản trong kế toán

d) Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ kinh doanh cá thể

Đơn vị kế toán gồm các đơn vị, tổ chức kinh tế hạch toán độc lập, có thể là đơn vịcấp trên (tổng công ty, công ty) và đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán lập báo cáo tàichính Đơn vị kế toán cũng có thể là công ty mẹ hoặc công ty con

Nh vậy, đơn vị kế toán là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát và tiến hành các côngviệc, các nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và cần thiết phải thực hiện việc ghi chép,thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp lập báo cáo tài chính

Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kếtoán, báo cáo tài chính cũng nh những nội dung quy định của hệ thống kế toán đợc tổchức, vận dụng để ghi chép và báo cáo về tình hình tài chính và tình hình hoạt động của các

đơn vị chứ không phải tổ chức riêng cho một cá nhân nào trong một đơn vị

1.2.1.2 Đơn vị tiền tệ kế toán

Đơn vị tiền tệ kế toán là đơn vị tiền tệ đợc sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kếtoán và lập báo cáo tài chính Thớc đo tiền tệ là loại thớc đo sử dụng chủ yếu trong kế toándùng để biểu hiện giá trị các loại tài sản khác nhau nhờ đó mà kế toán có thể ghi chép, thuthập, xử lý thông tin và lập báo cáo tài chính.

Ngoại tệ: là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp.Trong trờng hợp doanh nghiệp có các giao dịch bằng ngoại tệ hoặc báo cáo tài chínhcủa cơ sở hoạt động ở nớc ngoài phải đợc chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán của doanhnghiệp

Theo quy định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đơn vị tiền tệ kếtoán là đồng Việt Nam.Trờng hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ phải quy

đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc tỷ giá hối đoái do ngân hàng NhàNớc Việt Nam công bố tại thời điểm quy đổi, trừ khi có quy định khác Trờng hợp loạingoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loaịngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam

Đơn vị kế toán chủ yếu thu chi bằng ngoại tệ thì đợc chọn một loại ngoại tệ do BộTài chính quy định làm đơn vị tiền tệ kế toán, nhng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ởViệt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do ngân hàng Nhà Nớc ViệtNam công bố tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài chính, trừ trờng hợp pháp luật có quy

định khác

Trờng hợp có cơ sở ở nớc ngoài hoạt động kinh doanh độc lập có t cách pháp nhân ởnớc sở tại, sử dụng đồng tiền của nớc sở tại làm đơn vị tiền tệ kế toán, khi chuyển đổi báocáo tài chính của doanh nghiệp báo cáo phải tuân theo những quy định sau:

- Tài sản và sự phải trả: quy đổi theo tỷ giá cuối kỳ

- Doanh thu, thu nhập khác và cho phí đợc quy đổi theo tỷ giá tại ngày giao dịch

- Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đợc phân loại nh là vốn chủ sở hữu củadoanh nghiệp báo cáo cho đến khi thanh lý khoản đầu t thuần đó

1.2.1.3 Kỳ kế toán

Kỳ kế toán là thời gian quy định mà các số liệu, thông tin kế toán của một đơn vị kếtoán phải đợc báo cáo

Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng

Kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm

d-ơng lịch Các đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức hoạt động đợc chọn kỳ kế toán năm

là 12 tháng tròn năm dơng lịch bắt đầu từ đầu ngày 1 tháng đầu quý này đến hết ngày cuốicùng của tháng cuối quý trớc năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết

Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuốicùng của tháng cuối quí

Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng củatháng

Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán mới thành lập tính từ ngày đợc cấp giấychứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đếnhết ngày cuối cùng của kỳ kế toán theo quy định.

Đối với đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đối, giải thể, phásản hoặc hết thời hạn hoạt động thì kỳ kế toán năm cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toántheo quy định đến hết ngày trớc ngày ghi trên quyết định chia tách, hợp nhất, sáp nhập,chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán cóhiệu lực

Trong trờng hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thờigian ngắn hơn 90 ngày thì đợc phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo, hoặc cộng với kỳ

kế toán năm trớc đó để tính thành một kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kếtoán năm cuối cùng phải ngắn hơn mời lăm tháng

Thông thờng các khoản chi phí phát sinh sẽ tạo ra tài sản Đối với các khoản chi phíkhông tạo ra lợi ích kinh tế trong tơng lai thì không tạo ra tài sản; hoặc có trờng hợp khôngphát sinh chi phí những vẫn tạo ra tài sản, nh vốn góp, tài sản đợc cấp, đợc biếu tặng

Tài sản đợc ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu đợc lợi ích kinh

tế trong tơng lại và giá trị của tài sản đó đợc xác định một cách đáng tin cậy Khi các chi phí

bỏ ra không chắc chắn sẽ mang lợi ích kinh tế trong tơng lai cho doanh nghiệp thì không

đ-ợc ghi nhận là tài sản, mà chi phí đó đđ-ợc ghi nhận là chi phí thời kỳ để xác định lãi, lỗ trongkỳ

1.2.1.5 Doanh thu và thu nhập khác

Doanh thu và thu nhập khác: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợctrong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng và các hoạt

động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoảngóp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu

Doanh thu và thu nhập khác đợc ghi nhận khi thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai

có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị tăng đó phải xác

định đợc một cách đáng tin cậy

1.2.1.6 Chi phí

Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích trong kỳ kế toán dới hình thức cáckhoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảmvốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu

Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác đợc ghi nhận để xác định lãi, lỗ trong

kỳ khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tơng lai có liên quan tớiviệc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định một cách đáng tincậy

Nguyên tắc này đòi hỏi mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan

đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí phải đợcghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tếchi tiền hoặc tơng đơng tiền

Kế toán trên “cơ sở dồn tích”ngợc với “kế toán quỹ” Theo kế toán trên cơ sở dồntích, các khoản chi phí đợc hạnh toán vào báo cáo kết quả kinh doanh trên cơ sở mối tơngquan trực tiếp giữa các khoản chi phí phải chịu và các khoản doanh thu phát sinh; doanh thubao gồm cả doanh thu đã thu tiền và doanh thu cha thu tiền, tơng tự nh vậy chi phí đã chibằng tiền và chi phí cha chi tiền Trong khi đó “kế toán quỹ” đánh giá sự biến động của tàisản căn cứ vào việc nhập quỹ và xuất quỹ

Lợi nhuận hoạt động kinh

- Tổng tiền chi

ra

Do doanh thu và thu nhập khác có thể bao gồm những khoản cha thu tiền, và chi phí

có những khoản chi phí cha chi tiền nên giữa lợi nhuận kinh doanh và lợng tiền luân chuyểnthuần trong kỳ có những khác biệt nhất định

Kế toán dựa trên “cơ sở dồn tích” cho phép xác định đợc lợi nhuận (kết quả hoạt

động kinh doanh) của từng kỳ kế toán không nhất thiết phải chờ đến khi kết thúc khoản đầu

t đó, đồng thời có khả năng cung cấp các thông tin về luân chuyển tiền nhờ vào sự phân tíchkhoa học

Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanhnghiệp trong quá khứ, hiện tại và tơng lai.

1.2.2.2 Hoạt động liên tục

Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính phải đợc lập dựa trên cơ sở giả định là doanhnghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thờng trong tơnglai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng nh không buộc phải ngừng hoạt độnghoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình

Khi lập báo cáo tài chính, ban Giám đốc cần phải đánh giá về khả năng hoạt độngliên tục của doanh nghiệp Để đánh giá xem giả định về hoạt động liên tục có thích hợpkhay không, thông thờng cần phải quan tâm đến mọi thông tin sẵn có về tơng lai có thể dự

đoán đợc tối thiểu trong vòng 12 tháng tới Nguyên tắc hoạt động liên tục là nguyên tắc nềntảng để xây dựng hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán của Việt Nam Nguyên tắc này đòihỏi các loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác và chi phí phải đ-

ợc ghi nhận theo giá gốc

Trờng hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải đợclập trên một cơ sở khác và giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính Chẳng hạntrờng hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giảithể, phá sản, chấm dứt hoạt động đều phải khoá sổ, kiểm kê đánh giá tài sản, xác định nợcha thanh toán và lập báo cáo tài chính trên cơ sở khác

Nguyên tắc giá gốc có mối quan hệ chặt chẽ với nguyên tắc hoạt động liên tục Theo

đó, ngời ta xác định cách tính trị giá vốn thực tế (giá gốc) của từng loại: tài sản cố định,vật t, hàng hoá, sản phẩm

- Các tài sản hình thành do mua ngoài giá gốc đợc xác định bao gồm giá mua, cáckhoảng thuế không đợc hoàn lại, các khoản chi phí bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp và các chiphí liên quan trực tiếp khác sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá

- Các tài sản đợc hình thành do tự sản xuất giá gốc là giá thành sản xuất

- Các tài sản đợc góp vốn, đợc cấp, đợc biếu tặng giá gốc đợc xác định theo giá trịhợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đợc ghi nhận

- Hàng hoá, thành phẩm xuất bán là giá đợc xác định tại thời điểm xuất kho theonhững phơng pháp nhất định

1.2.2.4 Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoảndoanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tơng ứng có liên quan đến việc tạo ra doanhthu đó Chi phí tơng ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí củacác kỳ trớc hoặc chi phí phải trả nhng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Nguyên tắc này nhằm đánh giá và hạch toán các khoản chi phí tơng ứng với doanhthu đã thực hiện để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2.5 Nhất quán

Nguyên tắc này đòi hỏi các chính sách và phơng pháp kế toán doanh nghiệp đã chọnphải đợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trờng hợp có thay đổi chínhsách và phơng pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hởng của sự thay đổi đótrong phần thuyết minh báo cáo tài chính

Thực hiện nguyên tắc này đảm bảo thông tin kế toán trung thực, khách quan, thốngnhất giữa các niên độ kế toán, đảm bảo yêu cầu có thể so sánh đợc của kế toán

Ví dụ, trong quy định của kế toán Việt Nam, có thể xác định trị giá hàng hoá xuấtbán theo một trong 4 phơng pháp: giá thực tế đích danh, nhập trớc xuất trớc, bình quân giatruyền, nhập sau xuất trớc Cùng một lợng hàng hoá xuất bán, nếu tính theo phơng phápkhác nhau sẽ cho giá vốn hàng xuất bán khác nhau và do đó kết quả hoạt động kinh doanhkhác nhau Nh vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hàng hoá xuất khokhông nhất quán giữa các kỳ kế toán, khi so sánh kết quả kinh doanh giữa các kỳ sẽ có mộtphần chênh lệch do cách tính toán, không phải là do thành tích hay tồn tại của doanhnghiệp, dẫn đến đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sai lệch, gây rủi

ro cho ngời sử dụng thông tin

1.2.2.6 Thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ớc tính kế toántrong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng nhng không lập quá lớn;

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

- Doanh thu và thu nhập chỉ đợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năngthu đợc lợi ích kinh tế, còn chi phí phải đợc ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phátsinh chi phí

Theo nguyên tắc này, đơn vị kế toán phải sử dụng phơng pháp đánh giá tài sản vàphân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng

Nguyên tắc thận trọng đợc thể hiện ở việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu,thời điểm ghi nhận doanh thu có thể đợc xác định theo một trong các quan điểm:

- Thời điểm hàng đợc xuất kho; hoặc

- Thời điểm hàng đã giao cho khách hàng và khách hàng đã trả đủ tiền hoặc chấpnhận trả tiền; hoặc

- Thời điểm hàng đã giao cho khách và doanh nghiệp đã nhận đợc tiền

Theo mỗi quan điểm khác nhau về thời điểm ghi nhận doanh thu thể hiện mức độthận trọng khác nhau Hệ thống kế toán Việt Nam xác định thời điểm ghi nhận doanh thutheo quan điểm: thời điểm hàng hoá giao cho khách hàng và khách hàng đã trả tiền hoặcchấp nhận trả tiền Đồng thời cho phép trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Ngoài ra, khi nghiên cứu nguyên tắc thận trọng ngời ta xem xét đến nguyên tắcphản ánh tài sản trên báo cáo tài chính theo giá thấp nhất giữa giá gốc và giá trị thị tr ờng.Tức là, một tài sản cha thực hiện đợc phản ánh theo giá gốc nếu nh giá trị thị trờng của tàisản đó cao hơn giá gốc , ngợc lại nó đợc phản ánh trên báo cáo tài chính theo giá trị thị tr-ờng của tài sản này thấp hơn giá gốc Theo nguyên tắc này, phần chênh lệch giữa giá trị thịtrờng của tài sản thấp hơn giá gốc của tài sản đó có thể đợc trừ trực tiếp vào giá gốc của tàisản đó, hoặc sử dụng phơng pháp trích lập dự phòng giảm giá tài sản Hệ thống kế toán ViệtNam cho phép doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giácác khoản đầu t chứng khoán ngắn hạn, và dự phòng giảm giá các khoản đầu t chứng khoándài hạn

1.2.2.7 Trọng yếu

Thông tin đợc coi là trọng yếu trong trờng hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin đóthiếu chính xác có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hởng đến quyết địnhkinh tế của ngời sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tínhchất của thông tin hoặc các sai sót đợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu củathông tin phải đợc xem xét trên cả phơng diện định lợng và định tính

Nguyên tắc này chú trọng đến những yếu tố, khoản mục mang tính quyết định đếnbản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh, đồng thời cho phép bỏ qua những yếu tố khoảnmục quan trọng, không ảnh hởng đến bản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh Nguyêntắc này còn đợc vận dụng trong trình bày báo cáo tài chính, theo đó mọi yếu tố thông tintrọng yếu đợc trình bày một cách riêng rẽ trong báo cáo tài chính, các yếu tố không mangtính trọng yếu thì không cần thiết phải trình bày riêng rẽ, chỉ cần tập hợp chúng lại theocùng tính chất hoặc cùng chức năng tơng đơng

Các nguyên tắc kế toán đợc sử dụng mang tính hệ thống trong mối liên hệ chặt chẽgiữa các nguyên tắc Các nguyên tắc này đợc biểu hiện, đợc vận dụng và đợc phép vận dùng

ở mức độ nào ở từng quốc gia có thể khác nhau, trong từng quốc gia thì ở mỗi giai đoạnmức độ đợc phép vận dùng từng nguyên tắc cũng có thể khác nhau, theo đó chế độ kế toándoanh nghiệp đợc xây dựng, vận hành đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của từng giai đoạn

1.3 Nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp

Theo luật kế toán Việt Nam, đối tợng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, gồm:

- Tài sản cố định, tài sản lu động;

- Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;

- Các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập và chi phí khác;

- Thuế và các khoản thu nộp ngân sách Nhà Nớc;

- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán

Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nha: côngnghiệp, xây dựng, thơng mại, dịch vụ, nông nghiệp Đặc thù hoạt động mỗi loại hìnhdoanh nghiệp khác nhau, kế toán phải thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sựvận động của tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp phát sinh những nghiệp vụ kinh tế, tài chính Nghiệp vụ kinh tế,tài chính

là những hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tàisản của doanh nghiệp Cho dù các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong mỗi doanhnghiệp thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau rất đa dạng, phong phú đòi hỏi kế toánphản ánh và kiểm tra giám sát, song khái quát lại toàn bộ công tác kế toán của doanhnghiệp bao gồm những nội dung cơ bản sau:

- Kế toán các khoản vốn bằng tiền, các khoản đầu t tài chính ngắn hạn, các khoảnphải thu, các khoản ứng và trả trớc;

- Kế toán vật t, hàng hoá;

- Kế toán tài sản cố định và các khoản đầu t dài hạn;

- Kế toán tiền lơng (tiền công) và các khoản trích theo tiền lơng;

- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm;

- Kế toán doanh thu, thu nhập khác, chi phí, xác định kết quả và phân phối kết quảkinh doanh;

- Kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;

- Lập báo cáo kế toán (gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị), trong đócác báo cáo tài chính là thông tin tài chính bắt buộc phải cung cấp công khai

Từng nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp đều đợc thực hiện thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin bằng những phơng pháp riêng có của kế toán, từ lập và luân chuyểnchứng từ kế toán, tính toán đánh giá, sử dụng các tài khoản kế toán và nguyên tắc quy địnhphơng pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhvào sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết), tổng hợp và lập các báo cáo tàichính Bộ tài chính quy định cụ thể về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và sổ kế toán,báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động theo các nội dung của công tác kế toán doanhnghiệp

Ngoài ra, Bộ tài chính hớng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vựchoạt động

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.4.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Đứng trớc xu hớng khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới,Việt Nam đang nỗ lực để có thể tham gia vào các tổ chức kinh tế nh AFTA và trên thế giớiWTO Điều này cũng có nghĩa là đặt Việt Nam trớc thách thức phải mở cửa cho nớc ngoài

đầu t vào một số ngành Để tồn tại và phát triển trong một thị trờng có sự cạnh tranh, giảipháp quan trọng với mọi doanh nghiệp nói chung là sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời mọi thông tin về tình

hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao chất lợng thôngtin kế toán Để kế toán thực hiện tốt đợc vai trò của mình trong công tác quản lý, đòi hỏi tổchức công tác kế toán doanh nghiệp phải tuân theo các nguyên tắc:

- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những quy định trong điều lệ tổ chức kếtoán Nhà Nớc, Luật kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà Nớc

- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, chế độ sách,chế độ thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà Nớc ban hành

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinhdoanh, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyênmôn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán trong doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả

1.4.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

1.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán để phát huy đợc vai trò, nhiệm vụ cungcấp thông tin, đồng thời kết quả mà hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc tổ chức ra đem lạiphải nhiều hơn so với chi phí phục vụ cho bản thân nó Nội dung, mọi khâu công việc của

kế toán đều do bộ máy kế toán doanh nghiệp đảm nhận

Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán nh thế nào phụ thuộc vào việc doanh nghiệplựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán Căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp,quy mô, địa bàn hoạt động, đặc điểm phân cấp quản lý, phơng tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý

và cung cấp thông tin mà lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán thích hợp

Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán theo những loại hìnhsau:

- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán

- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo đó, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán để tổ chức, chỉ đạo, thực hiện côngtác kế toán trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp quy định, hớng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng, chính xác,

đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhliên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toánphải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu Các nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộphận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, hớng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kếtoán một cách cụ thể chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán đợc lập đúng yêu cầu củapháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà Nớc, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kếtoán.

Doanh nghiệp quy định trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, phục vụ cho việcghi sổ kế toán Chứng từ kế toán phải đợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thờigian và đợc quy định luân chuyển để ghi vào các sổ kế toán theo trình tự hợp lý để thunhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp quy định lu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán của doanh nghiệptheo quy định của pháp luật

1.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

Tài khoản kế toán dùng để phân loại hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhtheo nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùngcho đơn vị kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp đợc ban hànhchính thức theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tàichính, chính thức áp dụng ngày 1/1/1996 Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi

nh thông t 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997, thông t 100/1998/TC-BTC ngày 15/7/1998 vàquyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, thông t số 89/2002/QĐ-BTC ngày9/10/2002 cho đến nay hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm 82 tài khoảncấp 1 chia làm 9 loại tài khoản trong bảng và 7 tài khoản ngoài bảng

75 tài khoản trong bảng chia làm 9 loại, trong đó các tài khoản 1, 2, 3, 4 là các tàikhoản có số d gọi là “tài khoản thực”, còn có tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số d gọi là

“tài khoản tạm thời”

Hệ thống kế toán doanh nghiệp quy định tài khoản chi tiết đến TK cấp 2

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp

(Đã sửa đổi, bổ sung đến 6/2003)

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

Loại TK1 Tài sản lu động

1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

129 Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn

133 Thuế GTGT đợc khấu trừ

1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

1332 Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ

1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trc thuộc Dùng ở đơn vị cấp trên

1368 Phải thu nội bộ khác

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý

1388 Phải thu khác

139 Dự phòng phải thu khó đòi

142 Chi phí trả trớc

1421 Chi phí trả trớc

1422 Chi phí chờ kết chuyển Doanh nghiệp có chu kỳ

kinh doanh dài

144 Cầm cố, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn

lý

1531 Công cụ, dụng cụ

1532 Bao bì luân chuyển

1533 Đồ dùng cho thuê

154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

1561 Giá mua hàng hoá

1562 Chi phí thu mua hàng hoá

211 Tài sản cố định hữu hình

2112 Nhà cửa, vật kiến trúc

2113 Máy móc, thiết bị

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

2114 Phơng tiện vận tải, truyền dẫn

2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý

2116 Câu lâu năm, súc vật làm việc và cho sản

331 Phải trả cho ngời bán

333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nớc

3331 Thuế GTGT

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thu trên vốn

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3338 Các loại thuế khác

411 Nguồn vốn kinh doanh

412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

413 Chênh lệch tỉ giá

414 Quỹ đầu t phát triển

415 Quỹ dự phòng tài chính

416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm

421 Lợi nhuận cha phân phối

4211 Lợi nhuận năm trớc

4212 Lợi nhuận năm nay

431 Quỹ khen thởng, phúc lợi

4311 Quỹ khen thởng

4312 Quỹ phúc lợi

4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

441 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản

451 Quỹ quản lý của cấp trên Dùng cho các TCT, tập

đoàn cơ quan liên hiệp

461 Nguồn kinh phí sự nghiệp

4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trớc

4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay

466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

loại TK5 doanh thu

511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chi tiết theo yêu cầu quản

lý

5111 Doanh thu bán hàng hoá

5112 Doanh thu bán thành phẩm

5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ

5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá

5121 Doanh thu bán hàng hoá

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

5122 Doanh thu bán sản phẩm

5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ

515 Doanh thu tài chính

521 Chiết khấu thơng mại

531 Hàng bán bị trả lại

Loại TK 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh

6273 Chi phí dụng cụ sản xuất

6274 Chi phí khấu hao TSCĐ

6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6412 Chi phí vật liệu, bao bì

6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng

6414 Chi phí khấu hao TSCĐ

6415 Chi phí bảo hành

6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6418 Chi phí bằng tiền khác

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421 Chi phí nhân viên quản lý

6422 Chi phí vật liệu quản lý