kĩ năng quản lí và làm việc nhóm

bài tìm hiểu về kĩ năng làm việc nhóm giúp các bạn có thể có một cái nhìn bao quát về môn học cũng như các chủ đề trong hội họp và nhận biết được quy trình tổ chức của một buổi họp nhóm Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: Bạn là một thành viên. Nếu chúng ta tiến hành những cuộc hội họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với thành viên rằng: ‘Đây là tổ chức tuyệt vời đề làm việc

Môn: Kĩ năng quản lí và làm

việc nhóm

• Chủ đề: Kĩ năng tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả

• Nhóm: 1

• Phòng: C101

I Đặt vấn đề

• Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá

tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên"

• Nếu chúng ta tiến hành những cuộc hội họp tồi, buồn tẻ và

lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với thành viên rằng: ‘Đây là tổ chức

tuyệt vời đề làm việc’

I Đặt vấn đề

• Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả

II Một số tiếp cận

1) Khái niệm cuộc họp

tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên nhiều vấn đề

2) Mục đích cuộc họp

• Mục đích của cuộc họp là để bàn luận thảo luận về việc giải quyết các vấn đề quan trọng đưa ra những quyết định hướng giải quyết ý kiến đã đóng góp Mục đích hầu hết các cuộc họp thường rơi vào các loại:

_ Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức

_ Hướng dẫn thực hiện

_ Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề

_ Quyết định hay thực hiện quyết định

_ Phát huy sáng kiến

_ Trình bày đề xuất được thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất

3) Chức năng cuộc họp

• Tranh đấu

• Sự hình thành nhóm

• Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá

• Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân

• Ra các quyết định quyết đoán và cam kết

• Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

4) Nguyên tắc họp nhóm

• Tập trung và thống nhất trước chủ đề

• Hãy tôn trọng

• Tất cả mọi người đều bình đẳng với nhau

• Nên dành thời gian vui chơi và thư giãn

• Lên trước một danh sách những công việc sẽ làm

• Duy trì số lượng thành viên nhất định

• Có một địa điểm không gian yên tĩnh dành cho việc họp

III Ưu nhược điểm của một cuộc

họp

1) Ưu điểm

Có thể trình bày, bàn bạc và tranh luận cùng với nhóm về quan điểm của mình được rõ ràng

Các thành viên liên kết chặt chẽ với nhau

Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào tinh

thần làm việc nhóm, sự phân công công việc đối với từng thànhviên trong nhóm được rõ ràng hơn

Một cuộc họp nhóm thành công sẽ mang đến sự thoải mái cho các thành viên trong nhóm để họ có hứng thú hoàn thành công việc tốtNhững thành viên có năng lực và khả năng có thể giúp đỡ và

hướng dẫn những thành viên yếu kém

2) Nhược điểm

• Cuộc họp không thành công sẽ làm mất thời gian của mọi

người

• Có thể gây ra những mâu thuẫn và tranh cãi gay gắt

• Không phải thành viên nào cũng có thời gian để tham dự cuộc họp nhóm

• Nếu cuộc họp nhóm không thành công sẽ gây đến chán nản,

ức chế cho các thành viên trong nhóm Không thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất được

• Tổ chức một cuộc họp gây sức nặng cho nhóm trưởng (người

tổ chức)

IV Kĩ năng tổ chức một cuộc họp

1.2) Chuẩn bị tham dự cuộc họp

• Biết mục đích của cuộc họp Biết mục đích tham dự của bạn là gì

• Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp

• Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp

• Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi

• Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình

• Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự

1.3) Nơi họp

• Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích

• Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút

• Mang lại sự mới mẻ phù hợp

• Có những phương tiện hỗ trợ

• Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui khi họ đến

1.4) Phân công người ghi biên bản

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ

+ Những điều nào mà họ cần thực hiện

1.5) Sắp xếp chỗ ngồi

+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.

+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào

+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào

+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì

+ Các chủ đề bí mật

3) Điều khiển cuộc họp

• Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện

• Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt

• Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới

• Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể

• Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp

• Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói

• Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp

• Tập trung vào các chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề

3) Điều khiển cuộc họp (tiếp)

• Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe

• Để mọi người mang đến nội dung, chúng ta hướng dẫn cho tiến trình

• Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây

dựng

• Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động

• Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình

• Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình

• Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận

3) Điều khiển cuộc họp (bế mạc)

• Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo

• Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ Chắc rằng mọi người sẽ

đi từ "họp" đến "làm"

• Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm

• Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ

4) Sau cuộc họp

• Đánh giá cuộc họp Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải

thiện?

• Lên kế hoạch sau cuộc họp

• Sử dụng các ghi chép tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu

• Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và

những người chủ chốt trong tổ chức

• Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó

V Một số tình huống và cách giải

quyết

• 1) Biểu hiện tích cực

• Tư thế thoải mái

• Tay để thư giãn

• Cơ thể nhổm về phía trước

• => biểu hiện của sự nhiệt

2) Biểu hiện tiêu cực

• => biểu hiện thái độ không

hợp tác hoặc thiếu tự tin

2) Biểu hiện tiêu cực

• Tay đưa lên trước mặt chỉ

một cách hiếu chiến => biểu

hiện thái độ phản đối thích

tranh luận

VI Kết luận

• ‘’Một nhà quản trị không được coi là người có năng lực nếu người đó không tổ chức được một cuộc họp có hiệu quả’’

• Qua bài tìm hiểu trên, chúng ta nhận thức được tầm quan

trọng của một cuộc họp quyết định đến thành bại trong quá trình hoạt động của nhóm Và để tổ chức một cuộc họp thành công không chỉ người tổ chức cuộc họp mà còn những người tham gia cuộc họp đòi hỏi phải có kĩ năng, cách sắp xếp, tổ chức, hiểu rõ được vị trí và vai trò của mình trong nhóm, công việc cần phải làm Một cuộc họp được đánh giá là thành công khi cuộc họp đó đưa ra được kế hoạch, chiến lược tốt làm hài lòng và thỏa mãn những thành viên khó tính nhất

• Cảm ơn cô và các bạn đã chú ý

lắng nghe ! Mong mọi người đóng góp ý kiến để nhóm 1 hoàn thành bài tìm hiểu của

mình.