TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Công ty CP Đầu Tư Kinh Tế Hồng Hà tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung (sơ đồ phần phụ lục) toàn bộ công tác kế toán được xử lý tại phòng kế toán của công ty.

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KINH TẾ HỒNG HÀ

1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty :

Công ty cổ phần đầu tư kinh tế Hồng Hà (gọi tắt là công ty Hồng Hà), trụ sở chính ở số 482 phố Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, thành phố

Hà Nội ; Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 0103018410 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 10/07/2007, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 02/10/2008 Tên giao dịch HONG HA ECONOMY INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt là HONG HA ECOIN.JSC

Tiền thân là công ty TNHH kim khí Hồng Hà, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 048154 do phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 17/02/1996 Được sự giúp đỡ to lớn của Tổng Công ty thép Việt Nam,Công ty thép Việt Úc, công ty Hồng Hà đã chính thức đi vào hoạt động, mặt hàng chủ yếu là kinh doanh thép xây dựng, thị trường chủ yếu là thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận

Trong nhiều năm qua, nhờ sự hợp tác của các chủ đầu tư và các nhà thầu xây dựng, công ty Hồng Hà đã trở thành nhà cung ứng chuyên nghiệp về các sản phẩm thép cho các nhà thầu xây dựng trên toàn quốc, cho nhiều công trình xây dựng như:

-Các công trình giao thông: cầu Phả Lại, Kim Thành, cầu Vĩnh Tuy…

- Các công trình công nghiệp: nhiệt điện Phả Lại 2, thuỷ điện Sơn La…

- Các công trình dân dụng: khách sạn Daewoo, tháp Hà Nội, SVĐ Mỹ Đình… Công ty hiện là nhà phân phối cấp 1 của nhiều nhà sản xuất, là nhà cung ứng truyền thống của các nhà thầu như các Tổng công ty Vinaconex, Tổng công ty ĐTPT nhà Hà Nội, Vinashin…

2) Tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh:

Đơn vị tớnh: 1 triệu đồng

Năm

2009/2008

1 Doanh thu BH v CCDV à CCDV 183.273 518.288 335.015 171,98

2 DTT về BH v CCDV à CCDV 183.273 518.288 335.015 171,98

3 Giá vốn hàng bán 177.372 495.248 317.876 179,21

4 Lợi nhuận gộp về BH v à CCDV

8 Chi phí tài chính 2.661 10.487 7.826 294,1

10 Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh 448,6 375,5 -73,1 -16,29

14 Tổng lợi nhuận kế toán

16 LN sau thuế TNDN 393,9 644,1 250,2 63,52

Trờn đõy là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của cụng ty trong hai năm vừa qua Ta thấy, so với năm trước, tổng số lợi nhuận trước thuế và sau thuế trong năm 2009 đều tăng, trong đú lợi nhuận sau thuế năm 2009 đó tăng 250,5 triệu đồng, với tỉ lệ tăng là 63,52%.Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị thực hiện cỏc mục tiờu kinh tế xó hội khỏc, như trớch lập cỏc quỹ, bổ sung thờm vốn…

Trong đú, doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ trong năm 2009 tăng 335.015

triệu đồng (171,98%), cỏc khoản chi phớ đồng thời cũng tăng theo như CPHĐTC 294,1%, CPQLKD 336,62% nờn cú thể thấy tốc độ tăng của chi phớ nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu Giỏ vốn của hàng xuất bỏn trong năm 2009 tăng 317.876 triệu đồng cựng với tốc độ tăng nhanh của chi phớ, đó làm giảm lợi nhuận

trong năm 2009 là 73,1 triệu đồng tương ứng với 16,29% so với năm 2008 Tuy vậy, công ty vẫn đang có chiều hướng phát triển mà ta có thể nhận thấy một cách khá rõ ràng, với việc tăng lợi nhuận trước và sau thuế, lợi nhuận từ các hoạt động tài chính khác Điều này chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty Hồng Hà là rất khả quan, tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trường thép Việt Nam

3) Đặc điểm quy trình công nghệ kinh doanh,cung cấp dịch vụ của công ty

Công ty CP đầu tư kinh tế Hồng Hà là một đơn vị kinh doanh thương mại nên

hoạt động kinh tế chủ yếu là lưu chuyển hàng hoá.( Sơ đồ 1 phần phụ lục)

Đặc điểm quá trình mua hàng của công ty như sau: Công ty luôn theo dõi khả năng cung ứng hàng hoá thực tế của thị trường bằng cách thường xuyên thực hiện công tác quảng cáo (tel, fax, gặp trực tiếp…) với các nhà sản xuất, các doanh nghiệp, các đại lý để có thể nắm chắc nguồn hàng hoá khi cần Công ty lập sổ tay các doanh nghiệp có liên quan đến ngành nghề kinh doanh của mình để chọn lựa được nhà cung cấp phù hợp nhất Khi cần mua hàng, công ty thảo đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp, nhận báo giá chào hàng từ nhà cung cấp, sau đó sẽ hạch toán sơ bộ tại Phòng kinh doanh Sau khi xác nhận đơn hàng có đầy đủ xác nhận của cả hai bên, đồng ý việc mua bán hàng hoá, công ty sẽ xác lập hợp đồng kinh

tế Việc thanh toán được thực hiện ngay sau khi nhà cung ứng cung cấp hàng hoá theo hợp đồng Phương thức thanh toán của công ty là qua chuyển khoản tại ngân hàng

4) Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh

doanh (sơ đồ 2 phần phụ lục):

Công ty Hồng Hà là một doanh nghiệp biết phát huy thế mạnh về con người,công

nghệ và các hoạt động marketing…trên thị trường sôi động nằm ở khu vực kinh

tế mở cửa ngõ của thành phố Hà Nội, thị trường đầy tiềm năng Vì vậy, hoạt động

về công tác tổ chức và quản lý của các cấp lãnh đạo công ty Hồng Hà đã thực sự đem lại hiệu quả rõ rệt nhanh chóng tạo nên uy tín của một doanh nghiệp trên thị

trường Công ty đã sử dụng mô hình trực tuyến chức năng để phù hợp với thực tế của mình Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị do hội đồng thành viên bầu ra.

Ban giám đốc,các văn phòng, phòng ban Mỗi bộ phận đều có chức năng nhiệm

vụ của mình để thực hiện có hiệu quả

+ Giám đốc công ty : phụ trách chung,chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

+ Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh trong công ty,chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao và ủy quyền

+Các phòng ban:

Phòng kinh doanh: phụ trách thương mại và các hoạt động kinh doanh của công ty,thực hiện việc nghiên cứu chiến lược thị trường và định hướng bán hàng, chỉ đạo các hoạt động về tài chính và hạch toán kế toán của công ty

Phòng kế toán tài vụ: Lập và quản lý kế hoạch, chi phí tài chính doanh nghiệp,hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng vốn., phân tích tình hình tài chính và kết quả tài chính của doanh nghiệp

Phòng tổ chức hành chính: quản lý các lĩnh vực công tác tổ chức cán bộ, đào tạo nhân lực tiền lương, an toàn lao động,bảo hiểm xã hội, công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật, công tác an ninh chính trị nội bộ trong toàn công ty ; trực tiếp tham mưu cho giám đốc về công tác tuyển dụng cán bộ công nhân viên,theo yêu cầu nhiệm vụ và sản xuất kinh doanh,trực tiếp giải quyết các thủ tục về hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cá nhân năng lực, bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ trong doanh nghiệp theo quy định được phân cấp quản lý của nhà nước Trưởng phòng hành chính là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và lãnh đạo công ty về lĩnh vực công việc theo phần hành của mình, do phòng phụ trách và được quyền phân công điều hành đối với cán bộ,chuyên viên, nhân viên phòng mình nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

PHẦN II

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1) Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty CP Đầu Tư Kinh Tế Hồng Hà tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung (sơ đồ phần phụ lục) toàn bộ công tác kế toán được xử lý tại phòng

kế toán của công ty (sơ đồ 3 phần phụ lục)

Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thì công ty tổ chức như sau:

+ Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm điều hành chung mọi công việc văn phòng

kế toán, có trách nhiệm thực hiện chế độ, thể lệ của nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp tổng giám đốc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế,kiểm soát tình hình tài chính của công ty

+ Kế toán thanh toán công nợ:

- lập các chứng từ thu chi tiền mặt, thủ tục vay trả hàng ngày,quản lý kho vật tư, làm thủ tục xuất nhập kho vật tư căn cứ vào các lệnh sản xuất phiếu, yêu cầu các vật tư thanh toán các chi phí phát sinh

- Giúp trưởng phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị, lập phiếu thu chi, theo dõi tổng hợp và chi tiết việc thanh toán theo mặt hàng nhà cung cấp và hợp đồng kinh tế cụ thể

- Theo dõi phát sinh,số dư tức thời và số dư cuối kỳ của các khoản phải thanh toán với các tổ chức tín dụng, thanh toán với ngân hàng và các khoản bảo hiểm xã hội – y tế

+ Kế toán vật tư: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư phụ tùng,hạch toán chi phí vật liệu vào giá thành vật tư hàng hoá

+ Kế toán tổng hợp:

- Giúp kế toán trưởng theo dõi tiền lương, BHXH, phân phối tiền lương cho cán bộ công nhân viên công ty, duyệt và thanh toán tiền BHXH

- Thực hiện ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của TSCĐ, cả về số lượng và giá trị, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá

về mặt giá trị và hiện vật

- Tính toán phản ánh trị giá vốn hàng nhập - xuất kho, và trị giá của hàng tiêu thụ

2) Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch

Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán: Việt Nam đồng

Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký - Chứng từ (trình tự ghi sổ sơ đồ 4 phần phụ lục)

Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng

Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: phương pháp KKTX

Phương pháp xác định giá trị vật tư, thành phẩm xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền

Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo QĐ số 15 ban hành ngày 20 tháng

03 năm 2006

3) Tổ chức công tác kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu:

3.1) Kế toán vật tư, hàng hoá

Nguồn cung cấp hàng hoá và mục đích xuất vật tư hàng hoá:

- Toàn bộ vật tư hàng hoá của công ty mua theo kế hoạch của công ty, đơn vị cung cấp hàng hoá chủ yếu cho công ty là công ty gang thép Thái Nguyên, nhà

máy thép HSP( Việt-Nhật), nhà máy thép VUC(Việt – Úc), nhà máy thép VNA(Việt – Nga)…và một số nhà máy khác

- Công ty CP đầu tư kinh tế Hồng Hà là một đơn vị kinh doanh thương mại nên hoạt động kinh tế chủ yếu là lưu chuyển hàng hoá Lưu chuyển hàng hoá là tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.Chính vì vậy mục đích xuất vật tư chủ yếu của công ty là: nhằm mục đích lợi nhuận và thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội của nhà nước

* Chứng từ và sổ kế toán sử dụng: hệ thống sổ kế toán tổng hợp tại công ty

- Bảng kê số 3, 4, 5

- Nhật ký chứng từ số 5

- Sổ cái tài khoản 156

* Hàng hoá, vật tư được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song (sơ

đồ 5phần phụ lục)

* Hàng hoá xuất kho được đánh giá theo giá thực tế bình quân gia quyền, giá hàng hoá được tính như sau:

Thực tế của hàng hoá xuất kho = SL hàng xuất kho × đơn giá thực tế bình quân Trong đó:

Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế HH tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế HH nhập t.kỳ

Số lượng HH tồn đầu kỳ + Số lượng HH nhập t.kỳ

VD: ngày 01/01/2009 thép Φ32 tồn kho là 31.536.810 đồng tương ứng là 4300,75 kg

Trong tháng 1/2009 công ty nhập kho 25.497kg thép có giá trị là 185.745.645 đồng và chi phí vận chuyển là 132.000 đồng

Như vậy ta có đơn giá xuất kho thép Φ32 trong tháng 1 như sau

(31.536.810+185.745.645+132.000) : (4.300,75 + 25.497) = 7.296,34 (đồng/kg) Trị giá xuất kho thép Φ32 trong tháng 01/2009 là

7.296,34 x 4.300,75 = 31.379.734,26 (đồng)

* Chứng từ, sổ kế toán sử dụng khi xuất kho hàng hoá:

- Hoá đơn GTGT (MS 01 – GTKB – 3LL) - Sổ chi tiết bán hàng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Thẻ kho

- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn

* Tài khoản sử dụng:

- TK156: phản ánh trị giá hàng hoá hiện có tại kho, tại quầy và tình hình biến động tăng giảm hàng hoá tại kho, tại quầy theo trị giá mua thực tế

- TK 511: doanh Thu BH và CCDV - TK 512: doanh thu BH nội bộ

- TK 521: chiết khấu thương mại - TK 531: hàng bán bị trả lại

- TK 532: giảm giá hàng bán - TK 632: giá vốn hàng bán

- TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 641: chi phí bán hàng

- TK 911: xác định kết quả kinh doanh

Và một số TK khác liên quan như TK 111, 112, 133, 331…

 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: được thể hiện thông qua sơ đồ 6 phần phụ lục

VD: ngày 30/01/2009 nhập kho hàng hoá mua của doanh nghiệp tư nhân Thành Công 14.320kg thép cây Φ 11+12, tổng số tiền là 102.975.120 vnđ, chưa thanh toán tiền hàng, thuế GTGT 10%

Nợ Tk 156 : 92.677.608 đ

Nợ TK 133: 10.297.512 đ

Có TK 331: 102.975.120 đ

3.2) Kế toán tài sản cố định

Tuy mới được thành lập trong thời gian chưa lâu nhưng với quy mô kinh doanh không nhỏ (các nhà máy, kho bãi, và nhiều đơn vị, phòng ban chức năng) nên số lượng TSCĐ tại công ty là khá lớn, được hình thành và mua sắm ngay từ những năm đầu thành lập

TSCĐ tại công ty Hồng Hà được chia thành hai loại chính:

* TSCĐ hữu hình như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị công tác, phương tiện vận chuyển, truyền dẫn, thiết bị dụng cụ quản lý, TSCĐ khác

* TSCĐ vô hình như quyền sử dụng đất, phần mềm kế toán…

Hiện nay hầu hết TSCĐ của công ty chủ yếu là do mua ngoài,số khác thì do XDCB hoàn thành hoặc do được điều động từ đơn vị khác sang nên cách tính giá TSCĐ được xác định như sau:

+ Nếu tăng do mua ngoài:

NG TSCĐ = giá mua + chi phí mua - chiết khấu, giảm giá + thuế

+ Nếu tăng do XDCB hoàn thành:

NG TSCĐ = giá thực tế công trình hoàn thành bàn giao

+ Nếu TSCĐ tăng do điều chuyển từ đơn vị khác sang

Nguyên giá TSCĐ được xác định theo giá của bên điều chuyển đến

Còn giá của TSCĐ vô hình được xác định như với TSCĐ HH vì nó chỉ bao gồm quyền sử dụng đất

* Phương pháp tính khấu hao:

Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đều

Mức khấu hao hàng năm =

Số năm sử dụng

Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao hàng tháng =

Số năm sử dụng x 12

* Chứng từ sử dụng

Để hạch toán TSCĐ, công ty CP Đầu Tư Kinh Tế Hồng Hà sử dụng các chứng từ sau:

- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ

- Thẻ TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Giấy báo tình hình tăng giảm TSCĐ…

Ngoài ra còn có các chứng từ khác liên quan như: hoá đơn, biên lai thuế,phiếu chi…

* Tài khoản sử dụng

Để hạch toán TSCĐ, công ty CPĐT Kinh Tế Hồng Hà sử dụng các tài khoản sau:

- TK 211 – TSCĐ hữu hình - TK 213 – TSCĐ vô hình

- TK 214 – Hao mòn tài sản cố định, để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý, tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau:

TK 2141 – hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2142 – hao mòn TSCĐ

vô hình

VD: căn cứ hoá đơn mua hàng, ngày 31/01/2008 mua một ôtô Camry bằng tiền mặt, với tổng giá thanh toán là 683.926.777,6 đồng đã bao gồm thuế GTGT 10%, công ty xác định thời gian khấu hao là 10 năm, tỉ lệ khấu hao là 12%

Ta có nguyên giá TSCĐ là 621.751.616 VNĐ

Mức khấu hao hàng tháng = (621.751.616 : 12) x 12% = 6.217.516,6 VNĐ

Tính từ thời điểm TS được đưa vào sử dụng là 01/02/2008 cho đến thời điểm em vào thực tập tại công ty là 01/01/2010, công ty đã khấu hao TSCĐ này được 1,92 năm

Vậy giá trị còn lại của TS tính đến thời điểm ngày 01/01/2010 là

621.751.616 - 6.217.516,6 x12 x 1,92 = 478.500.033,5 VNĐ

3.3) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Mặc dù lao động trong công ty CP Đầu Tư Kinh Tế Hồng Hà bao gồm nhiều thành phần với chức năng và trình độ, tay nghề khác nhau nhưng công tác quản lý lao động và vấn đề tiền lương, các khoản trích theo lương trong công ty được thực hiện rất tốt Hàng tháng người lao động được lĩnh tiền lương và hưởng BHXH đầy đủ, đều đặn phù hợp với năng lực làm việc của mỗi người

* Các loại chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm: