Báo cáo thực tập tại công ty TNHH dấu ấn truyền thông

Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm Tổ chức sự kiện Event Planning là công việc góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của một doanh nghiệp thông qua những sự kiện, là cơ hội để

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG

Tên giao dịch: COMMUNICATION MARK COMPANY LIMITEDTên viết tắt: MARKCOM CO.,LTD

Logo:

Địa chỉ trụ sở: Số 88, ngõ 95/8, phố Chùa Bộc, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Số điện thoại: 04 62761188 - Fax: 04 62761189

Số tài khoản: 020002949092 tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Chi nhánh Thanh Trì

Mã số thuế: 0102685063

1.1.2 Giai đoạn trước năm 2009

Công ty TNHH Dấu Ấn Truyền Thông được thành lập ngày 19 tháng

03 năm 2008, với 2 thành viên góp vốn là:

Ông Lê Hùng Ông Đỗ Tiến Dũng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Phòng Đăng ký kinh doanh số

02 – Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Giấy phép số: 0102033977

Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng (Hai tỷ đồng)

CMND/Hộ chiếu

Dũng

Số 513-A1, ngõ

1, Khâm Thiên, Q.Đống Đa, Tp

Hà Nội

400.000.000 20 013036590

2 Lê Hùng Tổ 17, P.Yên

Sở, Q.Hoàng Mai, Tp Hà Nội

1.600.000.000

80 011677744

Chủ tịch Hội đồng thành viên: Ông Lê Hùng, là người đại diện theo pháp luật của công ty

1.1.3 Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011

Trong quá trình hoạt động của mình, công ty đã thực hiện nhiều chương trình event truyền thông, quảng bá cho nhiều thương hiệu lớn như: Vinaphone, Viettel, Tập đoàn Dầu Khí , Dầu đậu nành Simply trên các phương tiện thông tin đại chúng, quảng cáo ngoài trời, các chương trình sự kiện, hội thảo, triển lãm, trưng bày…

Được sự tín nhiệm của khách hàng, công ty đã ngày một phát triển thực hiện nhiều chương trình mang tầm cỡ lớn như chương trình: Bình chọn Vịnh

Hạ Long ở nhiều tỉnh thành trong năm 2008

Quá trình hoạt động tích cực đó đã mang lại cho công ty nhiều khách hàng trung thành: Vinaphone, Viettel, Simply, Auto motor Vietnam, megaStar, Tập đoàn Dầu Khí, …

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh

1.2.1 Nhiệm vụ, chức năng của công ty

- Tư vấn chiến lược phát triển kinh doanh, tư vấn đầu tư, quản trị doanh nghiệp(không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, thuế);

- Sản xuất, mua bán, gia công quà tặng và các mặt hàng liên quan đến quà tặng, hàng lưu niệm;

- Sản xuất, mua bán, lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp xây dựng, giao thông, khai khoáng, thiết bị văn phòng, đồ điện tử, điện lạnh, thiết

bị máy móc nghành in, trang thiết bị viễn thông(trừ thiết bị thu phát sóng);

- Sản xuất, mua bán, lắp đặt trang thiết bị nội ngoại thất;

- Trang trí nội ngoại thất;

- Mua bán vật tư, máy móc, thiết bị nghành in, phục vụ quảng cáo, văn phòng phẩm;

- Sản xuất phim quảng cáo, quay ngoại cảnh;

- Quảng cáo thương mại và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo (trừ dịch vụ nhà nước cấm);

- Thiết kế quảng cáo;

- Dịch vụ truyền thông;

- Xúc tiến thương mại;

- In và các dịch vụ liên quan đến in;

- Tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, hội nghị, hội thảo, họp báo, biểu diễn văn hóa nghệ thuật chuyên và không chuyên, tổ chức chương trình thời trang, hoạt động ca nhạc tạp kỹ, và hoạt dộng thể thao giải trí khác;

- Kinh doanh vận tải bằng ô tô, bao gồm vận chuyển hàng hóa và vận chuyển khách;

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Quảng cáo truyền thông mang tính chất của ngành dịch vụ

Là một nghề đòi hỏi sự nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là

Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả Yêu cầu lớn nhất đối với tổ chức sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?

Tuy nhiên áp lực công việc là rất lớn, lợi nhuận lớn đồng thời rủi ro cao Đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách mà còn liên

hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác và họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối

Những người làm nghề này đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả để làm cho kịp với tiến độ chương trình

1.2.3 Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần quảng bá cho

thương hiệu và sản phẩm của một doanh nghiệp thông qua những sự kiện, là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu trao đổi với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan đoàn thể, giúp doanh nghiệp thu thập được thông tin phản hồi và tăng cường các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Người tổ chức sự kiện phải lên bản thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải xúc tiến liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…

để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ khung chương trình từ đầu đến cuối Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, khi đó đòi hỏi nhà tổ chức phải chủ động trong công việc để tránh gián đoạn chương trình Do vậy, các nhân viên làm nghề tổ chức sự kiện phải chuẩn bị

kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình, đồng thời phải lên kế hoạch thực hiện

và tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã được thống nhất

Việc tổ chức một chương trình sự kiện được minh họa theo sơ đồ sau:

- Yêu cầu khảo sát, thông tin đầu

Thiết kế

Hoàn thành Hồ sơ Dự án

Thông tin khảo sát, thông tin

đầu vào

Điều chỉnh trong quá trình thực hiện

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của

nhiều yếu tố liên quan quyết định thành công của một sự kiện Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh

Thông thường khi tổ chức sự kiện cụ thể sẽ cần sự hợp tác của nhiều người, nhiều vị trí tương ứng với trách nhiệm:

1 Quản lý sự kiện: chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết và quản lý toàn bộ sự kiện

2 Giám sát viên: Quản lý theo từng hạng mục sự kiện

3 Nhân viên: trực tiếp làm theo phân công công việc của quản lý sự kiện, chịu sự giám sát của giám sát viên

4 Cộng tác viên: nhân viên thời vụ được thuê để hỗ trợ thực hiện, không đòi hỏi nhiều kỹ năng

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Theo kế hoạch phân công, phân nhiệm của công ty:

Tổ chức bộ máy của Công ty gồm có:

Bộ phận quản lý :

- Giám đốc Công ty

- Phó Giám đốc - giám sát Tài chính

- Phó Giám đốc kinh doanh

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty DATT

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Giám đốc Công ty:

1 Quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất - kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty

2 Quyết định việc hợp tác đầu tư, liên kết kinh doanh của công ty

3 Quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao

4 Quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của Công ty

5 Phê duyệt quyết toán của Công ty

6 Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm các loại tài sản chung của Công ty theo quy định của Nhà nước

7 Quyết định về việc đề cử Phó Giám đốc, Kế toán trưởng Công

ty, bổ nhiệm, bãi miễn Trưởng, Phó các bộ phận trong Công ty

8 Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, cử cán bộ của Công ty

đi đào tạo bên ngoài công ty

P.GĐ KINH DOANH

P.GĐ EVENT – TÀI CHÍNH

P.GĐ EVENT – TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

THƯ KÝ TỔNG HỢP/ Thủ quỹ

THƯ KÝ TỔNG HỢP/ Thủ quỹ

SETUP

9 Quyết định các biện pháp bảo vệ an toàn lao động trong sản xuất kinh doanh.

10 Kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty

11 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo các chỉ tiêu của Hội đồng thành viên

Phó Giám đốc Công ty:

Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản

lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công

Phó Giám đốc được được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm xây dựng, phối hợp, điều hoà kế hoạch sản xuất - kinh doanh, nghiên cứu thị trường đề ra chính sách tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất - kinh doanh thường kỳ cho Giám đốc

Phó Giám đốc được phân công chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự toàn công ty; văn thư hành chính; thực hiện chế độ chính sách, tiền lương và đời sống cho nhân viên; tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự, quản trị hành chính thường kỳ cho Giám đốc

Phó Giám đốc kinh doanh:

• Được phân công chỉ đạo Bộ phận Kinh doanh Dự án, Event và Hành chính tổng hợp công ty (mảng hành chính, nhân sự)

hiện Giám sát tài chính có thể báo cáo trực tiếp Chủ tịch Công ty và chịu trách nhiệm cao nhất trước Hội đồng Thành viên Công ty.

• Được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong các mặt: thiết kế, kỹ thuật, chất lượng ấn phẩm, sản phẩm và tổng thể giàn dựng của chương trình/ công trình theo thiết kế

và hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết với khách hàng; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các phương pháp, quy trình công nghệ mới trong sản xuất

• Được phân công chỉ đạo Bộ phận Thiết kế, sản xuất và thực hiện quản lý chuyên môn đối với Bộ phận Giàn dựng/ Kho xưởng

Công tác hành chính:

• Quản lý hồ sơ lý lịch công nhân viên toàn công ty, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn,

kỷ luật, khen thưởng…

• Quản lý lao động, tiền lương cán bộ - công nhân viên theo phân công của Ban giám đốc

• Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu Thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trọng

• Xây dựng lịch công tác, lịch họp định kỳ hoặc bất thuờng theo phân công của Ban giám đốc

• Theo dõi việc thực hiện các quy định về tổ chức, hành chính của công ty theo sự phân công của Ban giám đốc

Bộ phận kế toán:

• Thực hiện các công việc hạch toán kế toán nội bộ trong Công ty, hạch toán kế toán thuế, đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch,

chịu trách nhiệm công việc của của kế toán Ban Giám đốc; Chủ động giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc được giao.

• Đóng góp ý kiến cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn

• Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc

• Đại diện Công ty tư vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm

vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

• Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật

• Phối hợp, hỗ trợ các thành viên trong bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ chung

• Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trước Giám đốc Công ty

• Báo cáo: Báo cáo trực tiếp với Giám đốc

Nhân viên thiết kế:

• Nhận nhiệm vụ và triển khai công việc thiết kế, đảm bảo tiến

độ công việc theo kế hoạch

• Đại diện Công ty tư vấn cho khách hàng những vấn đề trong phạm vi khả năng và trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

• Giám sát việc sản xuất và nghiệm thu sản phẩm đảm bảo yêu cầu thẩm mỹ, kỹ thuật

• Chịu trách nhiệm về các công việc của cá nhân trước Trưởng

Bộ phận và Ban Lãnh đạo Công ty

• Báo cáo: Báo cáo trực tiếp cho Phụ trách Thiết kế

BP Event

Trưởng BP Event:

• Thực hiện nhiệm vụ tổ chức và triển khai chương trình của một chuyên viên tổ chức event

• Hỗ trợ Giám đốc/Bộ phận Dự án công việc khảo sát, báo giá

về kinh phí thuê địa điểm và làm thủ tục giấy phép cũng như những hạng mục công việc khác

• Ký duyệt hoặc ký xác nhận các tài liệu liên quan đến công việc: Maquette thiết kế, Biên bản Nghiệm thu với Nhà cung cấp

và Biên bản Nghiệm thu với Khách hàng

• Tiếp nhận toàn bộ thông tin về chương trình qua Giám đốc/Bộ phận Dự án để biết những yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng, cũng như của chương trình:

• Phối hợp cùng trưởng Bộ phận Setup trong công tác tổ chức, triển khai công việc theo trách nhiệm

• Phối hợp với Thư ký văn phòng trong các công tác quản trị văn phòng, quản trị thông tin, thông báo lịch công tác của Bộ phận (nếu có)

• Thực hiện chức năng quản lý về nhân sự, công việc trong Bộ phận.

Nhân viên event:

• Theo phân công của PGĐ, tiếp nhận lệnh thực hiện công việc và chịu trách nhiệm triển khai theo đúng yêu cầu:

• Đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch và tiến độ được giao

• Chịu trách nhiệm công việc của cá nhân trước PGĐ

Nhân viên sản xuất- in ấn:

•Theo phân công của PGĐ, tiếp nhận lệnh thực hiện công việc và chịu trách nhiệm triển khai theo đúng yêu cầu:

- Đề nghị và mua sắm vật tư, hàng hóa và trang thiết bị để chuẩn bị cho chương trình

- Tìm kiếm các nhà cung cấp, sản xuất đảm bảo chất lượng, chi phí hợp lý, có khả năng hỗ trợ tốt cho hoạt động sản xuất, in ấn

- Nhận maquette thiết kế và chuyển cho nhà sản xuất theo chỉ định của Ban Giám đốc

- Kiểm tra sơ bộ chất lượng sản phẩm sau khi sản xuất

- Trực tiếp thực hiện chương trình được phân công

- Thường xuyên báo cáo tình hình tại hiện trường cho PGĐ

- Thực hiện đầy đủ yêu cầu về thủ tục đặt hàng, hợp đồng và thanh toán nội bộ

•Đảm bảo tiến độ công việc theo kế hoạch và tiến độ được giao

•Chịu trách nhiệm công việc của cá nhân trước PGĐ

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 2009, 2010, 2011

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty DATT)

Doanh thu các năm sau có tăng so với năm 2009 Năm 2010 tăng đột biến gần 790 triệu đồng Do thu hồi công nợ từ khách hàng

Giá vốn hàng bán giảm mạnh vào năm 2011, do tiền mua sắm nguyên vật liệu như sắt, thép, thảm, bạt giảm Hầu hết các chương trình có thể tận dụng lại các nguyên vật liệu cũ Vì vậy lợi nhuận gộp cũng tăng lên

Công ty sử dụng nhiều vốn từ nguồn vay nợ nên chi phí tài chính lớn Tuy nhiên nguồn vay nợ này có giảm và chi phí tài chính cũng giảm dần do nguồn vốn công ty cũng được bổ sung thêm từ LN giữ lại

Lợi nhuận sau thuế TNDN tăng xấp xỉ 1,5 lần (2010) và 2 lần (2011) so với năm 2009

Bảng 1.2 Tiền lương bình quân tháng 1 lao động

năm 2009, 2010, 2011

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Năm

Tổng quỹ tiền lương

Tổng số lao động Tiền lương bình

quân/tháng

(Nguồn: Bộ phận kế toán – Công ty DATT)

Với số liệu trên ta thấy: tổng số lượng lao động đã giảm qua các năm Nguyên nhân là:

Năm 2010, một số nhân viên thấy môi trường làm việc không phù hợp

đã xin nghỉ việc

Năm 2011, công ty có chính sách cắt giảm nhân sự tại phân xưởng, thay vào đó khi làm các chương trình công nhân sẽ được thuê ngoài Đây cũng là nguyên nhân đẩy tiền lương bình quân một lao động tăng lên xấp xỉ 3,67 triệu đồng/ tháng

PHẦN 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY TNHH DẤU ẤN TRUYỀN THÔNG

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Với mô hình công ty linh hoạt kéo theo bộ máy kế toán cũng đơn giản

Bộ phận kế toán tại công ty gồm 3 người: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp

và thủ quỹ Mô hình bộ phận kế toán như sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH DATT

Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí như sau:

+ Lên kế hoạch tài chính cho các hoạt động của công ty

+ Cân đối ngân quỹ đảm bảo tài chính để đáp ứng nhu cầu hoạt động liên tục

+ Tổ chức công tác kế toán khoa học, phân công phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo yêu cầu chính xác kịp thời của thông tin kế toán cho quản lý + Thực hiện các công việc hạch toán kế toán thuế

+ Chịu trách nhiệm về tính chính chính xác của thông tin kế toán trước

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp