Đánh giá tình hình hoạt động và kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh công ty TNHH hải thăng

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1: ĐÁNH GIÁ CHUNG 2 1.1. Giới thiệu công ty 2 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 2 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.1.3. Mối quan hệ giữa các phòng 4 1.2. Những vẫn đề hiện nay của công ty 6 PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KINH DOANH 7 2.1. Giới thiệu chung về phòng 7 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của phòng 7 2.1.2. Các mối quan hệ của phòng kinh doanh 8 2.2. Đánh giá về hoạt động của phòng kinh doanh 9 2.2.1. Đánh giá về hoạt động của bộ phận bán hàng 9 2.2.2. Đánh giá về hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng 13 2.2.3. Đánh giá chung hoạt động của phòng kinh doanh 17 PHẦN 3: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CỦA 19 CÔNG TY 19 3.1. Vai trò của kế hoạch sản xuất trong hoạt động quản lý sản xuất 19 3.2. Một số đặc điểm cần chú ý trong công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty. 20 3.3. Kế hoạch hoá các nguồn sản xuất năm 2007 21 3.3.1. Kế hoạch sản xuất tổng thể 21 3.3.2. Kế hoạch chỉ đạo sản xuất. 23 3.3.3. Kế hoạch nhu cầu sản xuất 24 KẾT LUẬN 25

LỜI MỞ ĐẦU

Trong hai thập kỷ qua, nền kinh tế Việt Nam đã và đang thực sự chuyểnmình trong một cơ chế mới: cơ chế thị trường Sự thay đổi mang tính tất yếunày đã đem lại cho Việt Nam những thành quả không thể phủ nhận về mặtkinh tế và xã hội Đặc biệt sau khi nước ta trở thành thành viên chính thức thứ

150 của WTO, chúng ta có thể thấy sự thay đổi hàng ngày của nền kinh tế,nhất là sự trỗi dậy của kinh tế tư nhân

Sự thay đổi cơ chế kinh tế cũng đã dẫn đến sự thay đổi sâu sắc trong cơchế quản lý của các doanh nghiệp, đặc biệt là các công cụ quản lý Trong điềukiện kinh tế thị trường, các đơn vị sản xuất kinh doanh ngoài việc quản lý và

tổ chức các hoạt động bằng chién lược kinh doanh vẫn tất yếu cần thiết phảixây dựng kế hoạch và tổ chức kinh doanh, điều hành tổ chức quản lý kinhdoanh bằng kế hoạch Nó là sự cụ thể hoá của chiến lược, mang tính chất chitiết, định lượng và tác nghiệp cao hơn chiến lược nhằm giúp các doanh nghiệpthực hiện được mục tiêu cụ thể mà mình đặt ra

Để làm rõ hơn vấn đề này, sau đây tôi xin đi sâu vào nghiên cứu tìnhhình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hải Thăng đểthấy rõ hơn tầm quan trọng của công tác kế hoạch đối với các doanh nghiệptrong nền kinh tế thị trường

PHẦN 1: ĐÁNH GIÁ CHUNG

1.1 Giới thiệu công ty

Công ty TNHH Hải Thăng là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinhdoanh thức ăn gia súc Ra đời vào năm đầu của thế kỉ 21, với thời gian hoạtđộng và phát triển chưa tới 10 năm nhưng cũng như những doanh nghiệp khác

ra đời trong nền kinh tế thị trường luôn biến động không ngừng, bên cạnhnhững thành công doanh nghiệp cũng đã trải qua nhiều khó khăn trong quátrình hình thành và phát triển

Từ một xưởng sản xuất nhỏ, số vốn ban đầu chỉ có khoảng 2 tỷ, nhàxưởng và kho bãi đều phải đi thuê, đến nay công ty đã có nhà xưởng riêng củamình cùng với hệ thống dây chuyền sản xuất hiện đại với công suất lớn gấp7,5 lần khi mới đi vào hoạt động, số vốn hoạt động tăng lên hơn 20 tỷ (gấphơn 10 lần khi hình thành ) Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty khôngcòn bó hẹp trong các tỉnh phía Bắc mà đã lan rộng ra khắp cáctỉnh miền Trung và phấn đấu để xâm nhập thị trường miền Nam Từ việcdoanh số bán hàng trung bình khoảng 100 tấn thức ăn đậm đặc/ tháng, đếnnay đã đạt doanh số gần 1200 tấn/ tháng Có được kết quả như vậy là do sự nỗlực và quyết tâm của toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ra đời vào năm 2001, với văn phòng giao dịch đặt tại Hà Nội, nhà xưởngphục vụ cho hoạt động sản xuất phải đi thuê gây ra không ít khó khăn chohoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty Do việc thuê nhà xưởng và khobãi làm tăng chi phí sản xuất của công ty dẫn tới tăng giá thành sản phẩm,giảm sức cạnh tranh trên thị trường

Mặt khác là một công ty mới thành lập, tên tuổi và thương hiệu của công

ty là hoàn toàn mới trên thị trường cũng là một khó khăn của công ty khi gianhập thị trường cung cấp thức ăn gia súc vốn đã có nhiều doanh nghiệp với

thương hiệu nổi tiếng chiếm lĩnh từ trước.Nhưng công ty đã từng bước vượtqua mọi khó khăn trở ngại ban đầu, khẳng định tên tuổi của mình trên thịtrường bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hoạt động sản xuất của công tydần đi vào ổn định với mức tiêu thụ ngày càng tăng và thị trường ngày càngrộng lớn Ban đầu, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chỉ là những tỉnhthành lân cận Hà Nội, rồi mở rộng ra toàn miền Bắc và miền Trung, vươn tầmảnh hưởng của mình ra các tỉnh xa hơn như Huế, Đà Nẵng.

Song song với việc mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng và giảm giáthành sản phẩm, để giải quyết những khó khăn do việc thuê nhà xưởng và khobãi đem lại công ty Hải Thăng đã tiến hành xây dựng nhà xưởng vào năm

2004 tại khu công nghiệp Từ Sơn - Bắc Ninh

Cũng trong năm 2004, dịch cúm gà bùng nổ ở nhiều tỉnh, thành phố.Các đàn gia súc gia cầm giảm mạnh đã ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt độngsản xuất và kinh doanh của công ty, khối lượng sản phẩm được tiêu thụ củacông ty trong thời gian này chững lại và giảm sút, kéo theo đó là lợi nhuận bịgiảm sút, vòng quay của vốn chậm lại và kho thu hồi hơn Trong khi công

ty đang cần một lượng vốn lớn để đầu tư xây dựng nhà xưởng và mua sắmthêm dây chuyền sản xuất mới

Vượt qua mọi khó khăn, đến giữa năm 2005, Công ty chuyển về cơ sởsản xuất mới của mình tại khu công nghiệp Từ Sơn - Bắc Ninh Đồng thời, đểkhông phụ lòng tin yêu của khách hàng (những người chăn nuôi), công ty HảiThăng luôn hợp tác chặt chẽ với chuyên gia nước ngoài nhằm không ngừngnâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm Cụ thể, công ty đã đưa vào sửdụng dây chuyền thiết bị sản xuất cám viên với công nghệ tiên tiến nhất cócông suất 10-15 tấn/giờ cho ra các sản phẩm đạt chất lượng tiêu chuẩn Quốc

tế Với 5 thương hiệu: Techfeed, Vitech, Nutrilife, Specialfeed, Hà Tiên, cácsản phẩm của công ty đã trở nên gần gũi và quen thuộc với những người chănnuôi không chỉ bởi chất lượng cao mà còn ở sự hỗ trợ kỹ thuật chăn nuôi tậntình, chu đáo và mạng lưới phân phối sản phẩm rộng khắp.Với phương châm

"Vì sự phồn thịnh của nhà nông" công ty đã và đang sát cánh cùng bà connông dân trên con đường làm giàu.

cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hải Thăng rất đơn giản, các phòng ban củacông ty đều do giám đốc công ty hoặc phó giám đốc công ty trực tiếp điềuhành quản lý Có thể thấy trên sơ đồ cơ cấu sau:

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hải Thăng.

Phó giám đốc công ty là người trực tiếp quản lý hoạt động của phòngkinh doanh và phòng kế toán - tài chính, và phòng kĩ thuật Giám đốc công ty

là người trực tiếp quản lý hoạt động của phòng thị trường Đồng thời quản lýhoạt động của các phòng ban khác thông qua phó giám đốc

1.1.3 Mối quan hệ giữa các phòng

Phòng kế toán - tài chính: đóng vai trò hết sức quan trọng trong quản lý

doanh nghiệp, nó quyết định tính độc lập, sự thành bại của doanh nghiệp

Giám đốcPhó giám đốc

Phòng kinh

doanh

Phòng kế toán - tài chính

Phòng kĩ thuật Phòng thị

trường

Bộ phận sản xuất

trong quá trình kinh doanh Hoạt động của phòng liên quan đến việc quyếtđịnh đầu tư, mua sắm tài trợ và quản lý tài sản doanh nghiệp nhằm đạt đượccác mục tiêu để ra Muốn vậy, phòng kế toán - tài chính phải có sự liên kếtchặt chẽ với phòng kinh doanh và phòng thị trường Từ kế hoạch sản xuất củaphòng kinh doanh đề ra, phòng kế toán - tài chính mới có lập được kế hoạchngân sách phục vụ cho hoạt động mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho sảnxuất, đồng thời có mối liên hệ với phòng kĩ thuật để nắm rõ khả năng sản xuấtcủa công ty từ đó đề ra các kế hoạch đầu tư mua sắm trang thiết bị mới nângcao khả nâng sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, từ đó tăng lợinhuận cho doanh nghiệp.

Phòng thị trường: theo dõi những biến động và nắm vững yêu cầu của

những thị trường, đồng thời tìm kiếm những khách hàng mới bên cạnh việcduy trì mối quan hệ chặt chẽ với những khách hàng cũ Việc tìm kiếm các bảnhợp đồng mới sẽ nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty, đưa công

ty phát triển ngày càng lớn mạnh

Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ dựa vào các đơn hàng mà phòng thị

trường đem lại để lên kế hoạch sản xuất đưa cho phòng kĩ thuật, các tổ sảnxuất thực hiện Phòng kinh doanh là bộ phận không thể thiếu của doanhnghiệp, nó là cầu nối liên kết các phòng, các bộ phận của doanh nghiệp, giúphoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách trôi chảy

Phòng kĩ thuật: có nhiệm vụ giám sát quá trình sản xuất của các dây

chuyền và các tổ sản xuất nhằm tạo ra các sản phẩm đúng tiêu chuẩn kĩ thuật

và phù hợp với yêu cầu của khách hàng Phòng kĩ thuật dựa vào kế hoạch sảnxuất do phòng kinh doanh đưa xuống để bố trí sản xuất và có các điều chỉnhthích hợp trong quá trình sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm

Phòng kĩ thuật còn kết hợp với phòng kinh doanh, đưa ra những chươngtrình chăm sóc khách hàng hiệu quả, để đáp ứng được mọi yêu cầu của kháchhàng.

1.2 Những vẫn đề hiện nay của công ty

Phương hướng hoạt động

Mở rộng thị trường tiêu thụ ra các tỉnh phía Nam Đa dạng hoá các sảnphẩm, lựa chọn các sản phẩm mũi nhọn Tăng cường năng lực sản xuất, từngbước mở rộng cơ sở sản xuất trang bị thêm các dây chuyền sản xuất mới hiệnđại với công suất lớn hơn

Hiện nay hoạt động kinh doanh chính của công ty vẫn là sản xuất thức ăngia súc, mở rộng thêm một số ngành kinh doanh như gia công các mặt hàng

có liên quan đến thức ăn gia súc cho các công ty khác

Căn cứ xây dựng kế hoạch

Năng lực sản xuất: dựa trên công suất máy móc, số lao động trong phân xưởng, đơn vị sản xuất/ tháng

Nguồn hàng: căn cứ theo hợp đồng đã ký kết với các đối tác (đại lý)

Những mặt hạn chế

Hạn chế lớn nhất của doanh nghiệp là khả năng thanh toán hiện hành vàthanh toán nhanh của công ty thấp do các khoản nợ ngắn hạn lớn (chiếm hơn50% nguồn vốn hoạt động của công ty), do trong hai năm vừa qua công typhải đầu tư lớn vào việc xây dựng và mua sắm dây chuyền sản xuất

Bên cạnh đó, hoạt động sản xuất của công ty vẫn phụ thuộc nhiều vàođơn hàng của các đại lý, chưa có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu thích hợpnên giá thành sản phẩm của công ty vẫn phụ thuộc nhiều vào sự biến động giá

cả nguyên vật liệu của thị trường trong nước và thế giới

PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KINH DOANH

2.1 Giới thiệu chung về phòng

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của phòng

Phòng kinh doanh là bộ phận không thể thiếu trong quá trình tồn tại vàphát triển của các công ty trong nền kinh tế thị trường Phòng kinh doanh củacông ty TNHH Hải Thăng không có trưởng phòng phụ trách mà do phó giámđốc công ty trực tiếp quản lý Phó giám đốc là người xem xét các báo cáo vàtrực tiếp chỉ đạo các hoạt động của phòng, đồng thời duyệt các kế hoạch

do phòng xây dựng

Là một doanh nghiệp với quy mô trung bình nên phòng chỉ bao gồm bốnnhân viên chia thành hai nhóm phụ trách hai mảng công việc Cụ thể là: 2nhân viên phụ trách bộ phận bán hàng và 2 nhân viên còn lại phụ trách bộphận chăm sóc khách hàng

Bộ phận bán hàng phụ trách việc:

- Lên kế hoạch sản xuất;

- Lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu;

- Lên kế hoạch xuất hàng và điều động xe;

- Tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng thông qua điện thoại

Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm:

- Giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến vấn đề chấtlượng sản phẩm;

- Lên kế hoạch và chiến lược phát triển cho từng loại hàng và chotừng khu vực thị trường;

- Báo cáo tình hình thị trường hàng tuần và lên kế hoạch thăm hỏi các đại

lý cho giám đốc và phó giám đốc

2.1.2 Các mối quan hệ của phòng kinh doanh

Với các phòng khác:

Phòng kinh doanh đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến hoạtđộng sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp Phòng có quan hệ mật thiết vớicác phòng ban khác của công ty Từ các bản kế hoạch mà phòng lập nênphòng kế toán tài chính mới có cở sở lập kế hoạch ngân sách để phục vụ choviệc thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh sẽ kết hợp với phòng kĩ thuật và phòng thị trường đểgiải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm từ khâu sản xuất đến khâu tiêuthụ Đồng thời dựa vào các bản báo cáo tình hình thị trường của phòng thịtrường phòng kinh doanh mới lập được kế hoạch sản xuất cho công ty trongcác kỳ hoạch tiếp theo

Phòng chia ra làm hai bộ phận phụ trách hai mảng công việc chính là bánhàng và chăm sóc khách hàng

Bộ phận phụ trách công việc bán hàng sẽ kết hợp với phòng thịtrường, dựa vào các đơn hàng mà phòng thị trường đem lại để lên kế hoạchsản xuất, kế hoạch xuất hàng, và kế hoạch điều động xe

Bộ phận phụ trách công việc chăm sóc khách hàng sẽ kết hợp với phòng

kĩ thuật giải quyết các vấn đề phát sinh sau hoạt động bán hàng, đồngthời từ các báo cáo về tình hình kinh doanh và ý kiến của các đại lý do phòngthị trường chuyển sang để cùng với phòng kĩ thuật đưa ra những biện phápkịp thời cho việc chăm sóc khách hàng cũng như nâng cao chất lượng sảnphẩm

Giữa các bộ phận trong phòng:

Phòng kinh doanh chia làm hai bộ phận chính phụ trách hai mảng côngviệc tuy khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau là: bán hàng vàcác dịch vụ bổ trợ sau bán hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng từ những ý kiến phản hồi của khách hàng

về sản phẩm bao gồm cả vấn đề chất lượng hàng hoá và tiến độ thực hiện hợp

đồng sẽ phản ánh với bộ phận bán hàng để bộ phận này lập nên kế hoạch sảnxuất và xuất hàng hợp lý chuyển xuống phòng kĩ thuật.

Bộ phận bán hàng muốn lập được kế hoạch sản xuất sát với thực tế tiêuthụ sản phẩm của công ty và những biến động thị trường tiêu thụ của công tythì phải nắm được các báo cáo về thị trường do bộ phận chăm sóc khách hàngtổng hợp từ báo cáo thường kì của phòng thị trường

2.2 Đánh giá về hoạt động của phòng kinh doanh

2.2.1 Đánh giá về hoạt động của bộ phận bán hàng

Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng

Trong những năm qua, để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển mộtcách ổn định phải kể đến sự cố gắng rất lớn của các nhân viên phụ trách cácvấn đề liên quan đến hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh Nhờ cónhững bản kế hoạch sản xuất hợp lý mà hoạt động sản xuất của công ty luôndiễn ra một cách đều đặn, cũng như việc thực hiện các bản hợp đồng không bịchậm tiến độ và đáp ứng được những yêu cầu phát sinh trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

Để có thể lập được một bản kế hoạch sản xuất hợp lý bộ phận bán hàngphải nắm vững nhu cầu về sản phẩm của công ty trên thị trường thông quaviệc đi thực tế của bộ phận chăm sóc khách hàng (cũng thuộc phòng kinhdoanh) và phòng thị trường.Bộ phận bán hàng sẽ lấy báo cáo về tình hình tiêuthụ sản phẩm của các đại lý đã có và khả năng phát triển thêm các đại lý mới

từ phòng thị trường và bộ phận chăm sóc khách hàng kết hợp với khả năngsản xuất thực tế của công ty để từ đó lập kế hoạch sản xuất tổng thể cho cảnăm cũng như kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng tháng, từng tuần Do đặctrưng của mặt hàng mà công ty sản xuất là các sản phẩm đơn giản chỉ là sựkết hợp của các loại nguyên liệu theo một công thức có sẵn của từng loại mặthàng nên thời gian sản xuất ngắn và sản phẩm là mặt hàng tiêu thụ thườngxuyên nên việc lập kế hoạch sản xuất chủ yếu tập trung vào kế hoạch chỉ đạo

sản xuất -kế hoạch sản xuất cụ thể (kế hoạch ngắn hạn) theo từng tuần, từngtháng.

Ngoài công việc lập kế hoạch sản xuất, bộ phận này còn phải lên kếhoạch mua sắm nguyên vật liệu để phục vụ cho kế hoạch sản xuất màmình đưa ra Giúp hoạt động sản xuất không bị ngưng trệ bởi tình trạng thiếunguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất Kế hoạch mua sắm nguyên vậtliệu phải có mối liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất được lập hàng tuần,hàng tháng song song với việc lập kế hoạch sản xuất, nhờ đó mà hoạt độngsản xuất của công ty có thể diễn ra một cách liên tục

Muốn vậy, bộ phận bán hàng ngoài việc nắm vững nhu cầu hiện tại và dựbáo tương lai về khả năng tiêu thụ từng loại sản phẩm của công ty để lập nên

kế hoạch sản xuất từ đó tính ra lượng nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho

kế hoạch sản xuất Như vậy, bộ phận bán hàng cần phải nắm vững lượnghàng dự trữ, lượng nguyên vật liệu dự trữ của công ty cuối mỗi kỳ sản xuất để

có thể lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho kế hoạch sản xuấtcủa tuần và tháng tiếp theo từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty có thể diễn ra một cách thuận lợi

Đồng thời với việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bộ phận bánhàng còn phải tìm kiếm các nguồn hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất củacông ty Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại, cũng như phảiluôn tìm kiếm những nhà cung cấp mới với chất lượng nguyên liệu tốt hơn,giá thành hợp lý hơn và cả những nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu cókhả năng thay thế cho các nguyên vật liệu hiện dùng

Bên cạnh đó, phòng kinh doanh mà cụ thể là bộ phận bán hàng còn cónhiệm vụ sắp xếp điều động xe chở hàng nếu các đại lý có yêu cầu Để làmtốt điều này với chi phí thấp nhất, bộ phận bán hàng phải nắm vững địa chỉcủa các đại lý, khối lượng sản phẩm mà các đại lý yêu cầu, kết hợp các đơnhàng của các đại lý ở gần nhau từ đó lên kế hoạch điều động xe chở hàng đápứng kịp thời yêu cầu của các đơn hàng Như vậy, bộ phận bán hàng còn phảinắm rõ các thông tin về đội xe của công ty hiện có bao nhiêu chiếc có thể đi

chở hàng và trọng tải của từng chiếc xe Đồng thời bộ phận bán hàng còn phảinắm vững các đơn hàng cần được đáp ứng trong ngày là của những đại lý ởnhững khu vực thị trường nào để có thể lên kế hoạch chuyển hàng kết hợpcho các đại lý ở cùng một khu vực nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển chocông ty.

Kết quả hoạt động và những hạn chế còn tồn tại

Sau những bỡ ngỡ ban đầu, hoạt động của bộ phận bán hàng đã đi vào ổnđịnh Những năm đầu khi mới thành lập, lượng khách hàng còn ít, công việccủa bộ phận bán hàng - phòng kinh doanh còn ít nên việc hoàn thành côngviệc là tương đối dễ dàng Nhưng cùng với sự lớn mạnh dần của công ty, khốilượng công việc ngày càng nhiều, nhiệm vụ của bộ phận bán hàng ngày càngnặng nề hơn, việc hoàn thành công việc trở nên khó khăn và phức tạp hơn.Vào năm 2004, khi dịch cúm gà bùng phát ở nhiều tỉnh thành trên khắp

cả nước, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng rất nhiều,

bộ phận bán hàng đã kịp thời nắm bắt được những khó khăn trong hoạt độngkinh doanh của công ty, điều chỉnh chiến lược sản xuất để công ty thích ứngnhanh chóng với sự biến động của thị trường, hạn chế các tổn thất do dịchcúm gia cầm đem lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty xuốngmức thấp nhất Để đạt được điều đó, bộ phận bán hàng đã đã liên kết chặt chẽvới bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận kĩ thuật nhằm duy trì tốt mối quan

hệ với các đại lý truyền thống, tư vấn cho các trang trại chăn nuôi đang tiêuthụ sản phẩm của mình cách chăm sóc và phòng chống bệnh cho vật nuôi;đồng thời kết hợp với cả phòng thị trường để cố gắng mở rộng thị trường tiêuthụ sản phẩm của công ty Nhờ vào những cố gắng của toàn bộ các phòng(ban) trong công ty nói chung và của bộ phận bán hàng nói riêng mà công tyTNHH Hải Thăng không những vượt qua được giai đoạn khó khăn cho hoạtđộng sản xuất, kinh doanh thức ăn chăn nuôi gia súc, gia cầm do dịch cúm gàgây ra mà còn duy trì được sự tăng trưởng hàng năm của công ty (doanh sốbán hàng và lợi nhuận thu được của năm nay luôn cao hơn năm trước)

Do đặc điểm nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công typhần lớn là những nguyên vật liệu không thể dự trữ lâu hoặc việc dự trữnguyên vật liệu đó đòi hỏi việc bảo quản rất tốn kém sẽ làm tăng chi phí sảnxuất lên rất nhiều Và do đó đẩy giá thành sản phẩm của công ty lên cao sẽgây khó khăn cho việc tiêu thụ sản phẩm và làm giảm khả năng cạnh tranhcủa các sản phẩm mà công ty sản xuất trên thị trường Trong khi đó, thời gianqua, giá cả nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty trênthị trường thế giới và trong nước có nhiều biến động mang tính tiêu cực nhưliên tục tăng giá và nguồn hàng không ổn định, nhiều khi khan hiếm đã gây

ra không ít khó khăn cho bộ phận bán hàng trong việc lập kế hoạch mua sắmnguyên vật liệu làm sao vừa bảo đảm được hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp vừa không làm ảnh hưởng quá nhiều đến giá thành và chấtlượng của sản phẩm

Nhưng với sự nỗ lực cố gắng và sự năng động sáng tạo của mình, cácnhân viên của bộ phận bán hàng đã giải quyết tốt vấn đề đó Họ đãtìm được cho công ty những nguồn hàng mới với chất lượng tốt và giá cả hợp

lý hơn, cũng như những nguồn nguyên vật liệu thay thế thích hợp với giáthành ổn định nhờ đó đã không làm giá thành sản phẩm của công ty không bịtăng quá nhiều, và sản lượng tiêu thụ của công ty không những ổn định màcòn tăng lên một cách đều đặn

Bảng 2.1: Lượng bán hàng của doanh nghiệp qua các năm

khăn, vẫn còn tình trạng công nhân sản xuất phải làm thêm ca 3 để hoàn thànhcác hợp đồng đã ký kết và yêu cầu phát sinh của các các đại lý mới Ngoài ra,

kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nhiều khi vẫn chưa đáp ứng tốt cho nhucầu sản xuất Vẫn còn những thời điểm bộ phận bán hàng phải thay đổi kếhoạch sản xuất trong ngày để chờ nguyên vật liệu bổ sung Hay khi dâychuyền máy móc gặp sự cố kỹ thuật hoặc hoạt động sản xuất bị đình trệ domất điện, các đơn hàng đã không được đáp ứng đúng yêu cầu do kế hoạch dựtrữ hàng chưa hợp lý

Bộ phận bán hàng còn gặp phải một số khó khăn trong việc hoàn thànhcác nhiệm vụ mà mình đảm nhiệm Đó là, chỉ có hai nhân viên đảm nhiệmcông việc của bộ phận bán hàng trong khi khối lượng công việc mà bộ phậnnày đảm nhiệm là rất lớn Như vậy, khối lượng công việc mà mỗingười phải phụ trách là rất nhiều nên không tránh khỏi những sai lầm, thiếusót trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình Để khắc phục khó khăn này, công

ty nên tăng thêm cán bộ cho bộ phận bán hàng, có như vậy bộ phận này sẽhoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của mình nhờ đó giúp công ty phát triển ngàycàng lớn mạnh hơn

2.2.2 Đánh giá về hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng

Nhiệm vụ của bộ phận chăm sóc khách hàng

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ổn định và ngày càng tăngtrưởng là nhờ vào rất nhiều yếu tố Bên cạnh việc lập được một kế hoạch sảnxuất phù hợp cho với sự tăng trưởng về lượng sản phẩm được tiêu thụ, cũngnhư phù hợp với năng lực sản xuất của công ty thì vấn đề chăm sóc kháchhàng góp phần rất lớn vào việc ổn định, duy trì và tăng thêm những kháchhàng tiềm năng, để hoạt động của công ty đi vào quỹ đạo, để công ty pháttriển ngày một lớn mạnh hơn

Bộ phận chăm sóc khách hàng ngoài công việc giao dịch và giải quyếtcác thắc mắc của khách hàng thông qua điện thoại còn cần phải đi thực tế, đếntừng cơ sở đại lý của mình để trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến sảnphẩm và bệnh tật của gia súc gia cầm Bộ phận chăm sóc khách hàng kết hợp