Báo cáo thực tập kế toán tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 I.Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 2 II.Đặc điểm quy trình công nghệ 5 2.1.Mục tiêu và nghành nghề kinh doanh của công ty 5 2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ 6 III.Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty 8 IV.Đặc điểm tổ chức quản lý 10 V. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 15 5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 15 5.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty 18 VI. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu 30 KẾT LUẬN 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, nền kinh tế Việt Nam

đã và đang có những bước phát triển chưa từng có Đất nước đang đi lên vàvững mạnh hơn về mọi mặt.Trong xu thế hội nhập đó đặt ra yêu cầu cấp bách,hoàn thiện hệ thống các công cụ quản lý kinh tế mà trong đó kế toán là một bộphận cấu thành quan trọng Kế toán có vai trò quan trọng đối với hoạt độngkinh tế, là công cụ tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh tế vĩ mô, kiểm tra,kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp, các khu vực kinh tế Vì vậy đổimới, hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp và đáp ứng với yêu cầu và nộidung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế là một vấn đề thực sự bứcxúc và cần thiết

Hiện nay, trong nền kinh tế Việt Nam ngành xây dựng là ngành sảnxuất vật chất lớn nhất liên quan đến nhiều lĩnh vực trong xã hội, là một bộphận hợp thành nền kinh tế quốc dân Hàng năm, ngành xây dựng cơ bản sửdụng một lượng vốn Ngân sách Nhà nước và nguồn vốn đầu tư khác với tỉ lệkhá cao, tạo ra cở sở vật chất cho xã hội góp phần tăng cường tiềm lực chođất nước Tuy nhiên do đặc thù của nghành khác biệt so với các nghành khácnên việc hạch toán khá phức tạp, công tác kế toán đòi hỏi phải phải chính xác,

cụ thể Chính vì vậy vai trò của kế toán thực sự là quan trọng trong nền kinh

tế phát triển như hiện nay

Nhận thức được điều này, Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại

423 trực thuộc Tổng Công ty CTGT IV - Bộ GTVT luôn luôn cố gắng thựchiện tốt và hoàn thiện hệ thống kế toán của mình để phù hợp với yêu cầu hiệnnay Chính vì vậy Công ty đã đạt được nhiều kết quả tốt, khẳng định được uytín của mình trong lĩnh vực xây dựng Tình hình tài chính của Công ty đượccông khai, trong đó vai trò quan trọng của hệ thống kế toán là không thểkhông kể đến Phòng kế toán luôn được chú trọng, đóng góp phần lớn vàocông tác quản trị của Công ty

I.Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 là Công ty thành viên trựcthuộc tổng công ty xây dựng IV - Bộ giao thông vận tải được thành lập từnăm 1969 tên gọi đầu tiên của Công ty là Đoàn thi công cơ giới 253 đượcthành lập vào ngày 26/03/1969 với nhiệm vụ chính là thi công các công trìnhgiao thông kết hợp cơ giới và thủ công trên địa bàn khu IV

Đến năm 1971 Công ty được đổi tên là Công ty quản lý máy 253 ngoàinhiệm vụ thi công đảm bảo giao thông Công ty còn quản lý toàn bộ thiết bị thicông của Cục công trình I và vận chuyển hàng hoá

Đầu năm 1975 công ty được giao thêm nhiệm vụ quản lý và cấp phát vật

tư chuyên nghành giao thông thực hiện chuyên môn hoá trong công việc Vìvậy Công ty được đổi tên thành Công ty vật tư thiết bị 253 với công việcchính là tổ chức mua sắm tiếp nhận cung ứng đến hiện trường thi công các vật

tư thiết bị thi công các công trình giao thông

Vào năm 1983 do gặp khó khăn trong việc cung ứng vật tư nên Bộ quyếtđịnh sát nhập hai công ty là: Công ty vật tư 471 thuộc Cục vật tư của BộGTVT và Công ty vật tư thiết bị 253 thuộc Cục công trình I thành Xí nghiệpvật tư thiết bị IV trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình giaothông khu vực IV Đây là thời kỳ Công ty thực hiện chủ trương đổi mới củaNhà nước các doanh nghiệp thực hiện hạch toán tự trang trải, Nhà nước thựchiện dần việc cung ứng vật tư theo cơ chế thị trường

Đến năm 1993 theo quyết định số 1167/QĐ – TCCP - LĐ ngày15/06/1993 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải Công ty được đổi tên thànhCông ty Công trình giao thông thuộc Tổng công ty XDCTGT IV - thuộc Bộgiao thông vận tải Đây là doanh nghiệp Nhà nước đăng ký kinh doanh số

111376 của Sở Kế hoạch và đầu tư Nghệ An Công ty đã mở rộng phạm vihoạt động sản xuất kinh doanh trên cả nước Đây là thời kỳ mà Công ty đạtđược nhiều thành tựu trong hoạt động kinh doanh của mình từ trước đến nay,

số lượng hợp đồng xây dựng tăng lên rất nhanh

Sau 12 năm thực hiện theo cơ chế mới, đến năm 2005 thực hiện theo chủtrương của Nhà nước về việc cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước để hoạtđộng hiệu quả trong nền kinh tế thị trường đang phát triển rất mạnh mẽ Công

ty đã tiến hành cổ phần hoá

Theo Quyết định số 3324/QĐ-BGTVT ngày 03 tháng 11 năm 2004 của

Bộ trưởng Bộ GTVT “v/v Phê duyệt phương án chuyển doanh nghiệp nhànước Công ty CTGT&TM trực thuộc Tổng công ty xây dựng CTGT 4 thànhcông ty cổ phần”

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp năm 1999, Nghị định số 64/2002/NĐ-CPngày 19/6/2002 của Chính phủ về chuyển Doanh nghiệp Nhà nước thànhcông ty cổ phần, Nghị định số 73/200/NĐ-CP ngày 06/12/2000 về Quy chế

quản lý phần vốn Nhà nước ở doanh nghiệp khác và các quy định liên quancủa Pháp luật;

Sau khi cổ phần hoá tên chính thức của Côưng ty là: CÔNG TY CỔPHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 423, thuộc Tổng Công ty XDCTGT

4 - Bộ GTVT

Tên viết tắt: Công ty 423

Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: “ Construction and Trading Joint – StockCompany 423” ( Viết tắt là: “CONSTRAD 423”)

Trụ sở chính của công ty đặt tại: 61 Đường Nguyễn Trường Tộ - ThànhPhố Vinh - Nghệ An

Điện thoại: 0383.853916, Fax: 0383.853395

Công ty có Văn phòng đại diện đặt tại: 1B Cầu Tiêu - Phường Phương Liệt

- Quận Hoàng Mai – Hà Nội

Có Chi nhánh đặt tại: Tiểu khu I - Phường Bắc Lý – Thành phố Đồng Hới

- Quảng Bình

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 là doanh nghiệp được thànhlập dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phầnbằng cách giữ nguyên phần vốn Nhà nước hiện có tại Doanh nghiệp, pháthành cổ phiếu, thu hút thêm vốn dể phát triển và hoạt động theo Luật Doanhnghiệp Công ty còn trực thuộc Tổng công ty XDCTGT 4 nên ngoài việc thựchiện quy định của công ty cổ phần còn phải tuân thủ các quy định của điều 58Luật Doanh nghiệp Nhà nước, các quy định quản lý theo điều lệ hoạt động vàquy chế nội bộ Tổng công ty XDCTGT IV Theo phương thức cổ phần hoá :

- Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập là: 12.500.000.000đ.Trong đó:

+ Vốn thuộc sở hữu của Nhà nước là: 8.312.500.000đ, chiếm 66,5%

+Vốn thuộc sở hữu cổ đông là pháp nhân và cá nhân ngoài vốn Nhà nước

là 4.187.500.000đ, chiếm 33,5% vốn điều lệ

- Cổ phần của Nhà nước là cổ phần chi phối

- Vốn điều lệ của Công ty được chia thành 125.000 cổ phần, mỗi cổ phần trịgiá 100.000 VNĐ

Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng, độc lập về tài sản,được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong và ngoài nướctheo quy định của pháp luật Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuấtkinh doanh, được hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính

Từ lúc thành lập đến nay công ty đã tham gia xây dựng và hoàn thànhnhiều công trình trọng điểm trong khu vực và cả nước Doanh thu của Công

ty ngày càng tăng, mỗi năm đạt hàng trăm tỷ đồng, đóng góp một phần vàocông cuộc đổi mới đất nước và đây là một trong những Công ty có doanh thulớn nhất Tổng IV Các công trình của Công ty kéo dài từ Bắc vào Nam nhưng

chủ yếu tập trung vào khu vực Bắc Trung Bộ Một số công trình lớn gần đây

đó là: Công trình thi công đường Hồ Chí Minh, thi công đoạn đường tránhVinh, thi công đoạn Quốc lộ 12A - Cảng Vũng Áng Biên giới Việt Lào, dự ánnâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 đoạn Sơn La - Tuần Giáo, Cải tạo điểm đen Khe

Ve – Cha Lo, thi công đoạn đường Quốc lộ 6 đoạn Sơn La – Hoà Bình, thicông cầu Quảng Hải, thi công Quốc lộ 12A Quảng Bình, đoạn đường tránhHuế…

Tình hình hoạt động của Công ty 2 năm qua được thể hiện qua bảng tổng kếtsau:

1.Doanh thu bán hàng và cung cấp

2.Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần 141590266753 137096474004

14 Tổng lợi nhuận trước thuế 1122716310 3444874859

15 chi phí thuế thu nhập hiện hành 314360567

16 chi phí thuế thu nhập hoãn l ại

17.Lợi nhuận sau thuế 808355743 344487485918.Lãi cơ bản trên cổ phiếu

Qua bảng số liệu trên ta thấy, trong hai năm 20004 và 20005 mức doanhthu mà doanh nghiệp đạt được là khá cao Tuy doanh thu thuần của năm 20005giảm đi so với doanh thu năm 2004 chứng tỏ tình hình sản xuất của Công ty cógiảm, song bên cạnh đó Công ty đã biết giảm chi phí nên lợi nhuận vẫn tăng.Ngoài ra , các hoạt động khác ngoài sản xuất kinh doanh như hoạt dộng tài chínhđược chú trọng, doanh thu tăng và chi phí tài chính giảm chứng tỏ doanh nghiệp

đã giảm được sự lệ thuộc vốn Ngân hàng Chi phí bán hàng giảm mạnh thể hiệnhoạt động kinh doanh thương mại đã tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn,

do hàng hoá của Công ty chủ yếu là vật tư thiết bị xây dựng như xi măng, sắtthép, đá, sơn đường và nhập khẩu một số máy móc công trình rồi về bán lại chocác Công ty xây dựng khác theo đơn đạt hàng nên tốn ít chi phí bán hàng

Như vây, qua gần 40 năm hoạt động cho đến nay Công ty cổ phần Xâydựng và Thương mại 423 đã có bước phát triển vững vàng Nhất là sau khi cổphần hoá, bước vào nền khinh tế hội nhập Công ty đã mở rộng địa bàn hoạt độngcủa mình, ban đầu mới cổ phần hoá nên Công ty gặp rất nhiều khó khăn nhưngCông ty đã có các biện pháp hiệu quả để giảm chi phí Tuy điều kiện cạnh tranhngày càng khó nhưng Công ty vẫn luôn có được uy tín trong công tác thi côngcầu, đường bộ Là doanh nghiệp đi đầu trong Tổng Công ty CTGT IV, có tìnhhình tài chính rõ ràng, công khai, Công ty 423 đang đi lên một cách chắc chắn

II.Đặc điểm quy trình công nghệ

2.1.Mục tiêu và nghành nghề kinh doanh của công ty

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 được thành lập để huyđộng và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinhdoanh và Xây dựng công trình, Thương mại và các lĩnh vực khác nhằm mụctiêu thu lợi nhuận tối đa; tạo việc làm ổn địnhcho người lao động; tăng lợi tứccho các cổ đông; đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển Công ty Sau khi cổ phần hoá nghành nghề kinh doanh của công ty bao gồm cáclĩnh vực sau:

 Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, thuỷ lợi, côngtrình điện;

 Đầu tư xây dựng các công trình giao thông theo hình thức BOT,BOO, BT;

 Đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng khu dân cư, khu côngnghiệp;

 Nạo vét, san lấp mặt bằng; Sản xuất và kinh doanh vật liệu xâydựng;

 Xây lắp kết cấu công trình, gia công lắp đặt cấu kiện bê tông đúcsẵn;

 Khảo sát, thiết kế công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng và kiểmtra chất lượng các công trình giao thông không do công ty thi công;

 Thiết kế bản vẽ thi công, thí nghiệm vật liệu xây dựng;

 Kinh doanh xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư, thiết bị xây dựng,giao thông, phương tiện vận tải

 Dịch vụ cho thuê, bảo dưỡng, sữa chữa xe máy, thiết bị;

2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ

Do đặc điểm của ngành xây lắp nói chung là khá phức tạp, quy trìnhlàm gồm nhiều giai đoạn, thời gian lại dài, đòi hỏi nhiều máy móc chuyêndụng Vì vậy quy trình công nghệ có vai trò quan trọng quyết định đến năngsuất và chất lượng công trình.

Hiện nay công ty đang thực hiện qui trình sản xuất sau:

Trên cơ sở các khâu chủ yếu như trên thì tuỳ thuộc vào mỗi công trìnhthì từng khâu đó lại được mở rộng ra thành những bước cụ thể Đầu tiên Công

ty phải thực hiện tìm kiếm các dự án về đầu tư xây dụng cơ bản, xem xét đơndặt hàng của khách hàng, sau đó phòng kinh doanh kết hợp với phòng kỹthuật tính toán chi phí hợp lý thấp nhất có thể để đưa đi dự thầu, sau khi trúngthầu Công ty tiến hành khảo sát, thiết kế chi tiết và lập dự toán công trình.Sau đó các tổ, đội thi công công trình tổ chức thi công san nền , đúc cọc vàthực hiện các quy trình đã đề ra theo đúng kỹ thuật Trong khi các đội thicông làm việc thì Ban quản lý công trình tiến hành kiểm tra, giám sát chặt chẽcác công đoạn từ khâu kỹ thuật lẫn chất lượng của công trình và thúc đẩycông trình theo đúng tiến độ hợp đồng, nếu có sai sót trong khâu nào yêu cầucác đội thực hiện lại đảm bảo đúng yêu cầu đã quy định Việc kiểm tra, giám

Tham gia đấu thầu

Giám sát

Khảo sát, thiết kế, lập dự toán

Tổ chức thi công xây dựng, san

nền và đúc cọc Hoàn thiện xây dựng

Nghiệm thu, bàn giao công trình

Quyết toán xây dựng

sát phải được thực hiện thường xuyên từ khâu bắt đầu đến khi hoàn thànhcông trình Khi công trình hoàn thành Công ty thực hiện nghiệm thu và bàngiao công trình cho chủ đầu tư, thực hiện các yêu cầu theo như hợp đồng đã

ký giữa hai bên Cuối cùng, kế toán tiến hành quyết toán công trình để trìnhcấp trên phê duyệt

Do đặc điểm riêng có của sản phẩm và giá trị của sản phẩm là rất cao nên

để thực hiện được qui trình này một cách tốt nhất thì công ty phải có một độingũ cán bộ có chuyên môn cao cả về lĩnh vực xây dựng lẫn chuyên môn tronglĩnh vực đánh giá tình hình tài chính của dự án Về phần trang thiết bị cũngnhư máy móc phục vụ cho việc sản xuất ra các loại sản phẩm đó đòi hỏi phảimang tính cơ động rất cao và có thể vận chuyển được một cách dễ dàng Đâychính là điều kiện cần thiết để công ty nâng cao được năng suất lao động củamình trong những năm qua

Vì các công trình chủ yếu của Công ty là xây dựng đường bộ nên quytrình làm chủ yếu qua các công đoạn như sau:

Đối với công tác chuẩn bị bao gồm: đầu tiên là công tác lập ban chỉ đạocông trình; tiếp đến là xây dựng lán trại cho công nhân viên; xây dựng khotàng bến bãi, vật tư thiết bị và tiến hành di chuyển máy móc thi công tới côngtrường, thực hiện san lấp mặt bằng, chuẩn bị đền bù

Đối với công việc thi công nền đường, công trình thoát nước bao gồm:+ Sử dụng lao động, máy thi công để đào xới móng, nền công trình, hạngmục công trình

+ Sau đó tiến hành vận chuyển đá tới công trình để đắp, san tạo độ phẳng

và độ cao theo đúng thiết kế kỹ thuật

+ Dùng máy đầm, máy san, máy lu … để đầm nền đường nhằm đảm bảo

độ lún và độ cứng theo đúng tiêu chuẩn

+ Tiến hành hoàn thiện nền đường cho phù hợp với mặt đường thi công Đối với việc thi công mặt đường quy trình thực hiện bao gồm:

+ Tiến hành vận chuyển vật tư đến tận chân công trình, hạng mục côngtrình cụ thể như : Đất, đá các loại, nhựa đường, máy móc liên quan…

+ Thực hiện rải đá lên nền đường theo tiêu chuẩn độ dày, mỏng tuỳ theomỗi công trình, sau đó tiến hành lu lèn mặt đường đảm bảo độ chặt thiết kế.

+ Tiếp đến thực hiện phân loại mặt đường thi công theo yêu cầu để thựchiện các bước tiếp sau

Sau khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn

sẽ được giao cho chủ đầu tư

Sơ đồ quy trình thi công nền đường được tổng kết như sau:

Sơ đồ quy trình thi công mặt đường bao gồm:

III.Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty

Công ty trực tiếp điều hành các đơn vị trực thuộc theo “ Quy chế quản

lý các đơn vị trực thuộc và khoán nội bộ” với quan hệ trực thuộc

Văn phòng Công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty Từ văn phòng Công ty, Giám đốc sẽ đưa ra chiến lược chỉ đạo chung

Lu lèn

Vật tư Rải đá Lu lèn

Tưới nhựa

Rải thảm ASFAN

Hoàn thành mặt đường

cho các xí nghiệp, các đội thi công, ban điều hành và các xưởng, các bộ phận kinhdoanh.

Tuỳ theo quy mô và tính chất các công trình, tuỳ theo lĩnh vực hoạtđộng sản xuất kinh doanh, ban điều hành công trình sẽ trực tiếp quản lý điềuhành hoặc giao khoán cho các đội thi công và các xưởng

Mô hình tổ chức kinh doanh của Công ty như sau:

Tại mỗi đội thi công của Công ty lại được tổ chức quản lý với một môhình chặt chẽ nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng đảm bảo quá trình thicông đạt hiệu quả cao

Sơ đồ tổ chức kinh doanh tại mỗi đội như sau:

Ban điều hành

Công trường IC2

Đội xe máy, thiết bị

Xưởng sửa chữa

Bảo vệ

Thủ kho Các công

nhân sản xuất

IV.Đặc điểm tổ chức quản lý

Do đặc trưng của của ngành Xây dựng cơ bản là quy trình sản xuất liêntục, kéo dài và đặc điểm của sản phẩm xây lắp khá phức tạp, trải qua nhiềugiai đoạn khác nhau nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc trưngriêng Bên cạnh đó Công ty vừa mới được cổ phần hoá nên mô hình quản lýcũng có những biến đổi phù hợp với loại hình doanh nghiệp này Cơ cấu bộmáy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, đây

là mô hình tối ưu hạn chế những nhược điểm trong quản lý và điều hành

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty như sau:

Theo mô hình tổ chức này, mỗi phòng ban có nhiệm vụ và quyền hạnphân biệt được quy định trong điều lệ Cụ thể là:

Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết,

là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quanđến chiến lược phát triển dài hạn của công ty Đại hội đồng cổ đông bầu ra

Phòng Kinh doanh

Phòng

Kỹ thuật

Phòng

Cơ giới vật tư

Ban quản lý công trình

Phòng Thương mại

Chi nhánh Quảng Bình Các xưởng sữa chữa Các đội thi công

Kế toán trưởng Ban lãnh đạo QLCL Các Phó giám đốc

Đại hội đồng cổ đông

hội đồng quản trị để quản trị công ty giữa 2 kỳ đại hội, bầu ra ban kiểm soát

để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành công ty Đại hộiđồng cổ đông bao gồm: Đại hội đồng cổ đông thành lập, Đại hội đồng cổđông thường niên, Đại hội đồng cổ đông bất thường

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhândanh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi củacông ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hộiđồng quản trị có nhiệm vụ thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổđông, quyết định chiến lược phát triển, phương án đầu tư, các giải pháp pháttriển thị trường, tiếp thị và công nghệ, hoạt động tuân thủ các quy định củapháp luật và điều lệ của công ty, đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hộiđồng quản trị, thay mặt hội đồng quản trị điều hành công ty là tổng giám đốc

Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạtđộng của công ty, là cơ quan giám sát hoạt động của hội đồng quản trị và báocáo lại ở cuộc họp đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát gồm có 3 người dođại hội cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏphiếu kín.Nhiệm vụ chủ yếu của ban kiểm soát là kiểm tra tính hợp lý, hợppháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, trong việc ghi chép sổsách và báo cáo tài chính

Giám đốc công ty: do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, làngười đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật vàtrước hội đồng quản trị của công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụđược giao Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, phụtrách các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, trực tiếp chỉđạo các lĩnh vực: thị trường, tổ chức nhân sự, tài chính kế toán, kinh tế kếhoạch, hợp đồng kinh tế, đầu tư phát triển, giao khoán nội bộ, an ninh quân

sự, ban hành các cơ chế quản lý, công tác đối ngoại

Phó giám đốc _ Đại diện lãnh đạo về quản lý chất lượng của côngty: là người tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty về công việc đượcgiao Chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên về cácmặt: Thiết kế, Kỹ thuật, quy trình công nghệ, sản phẩm theo hợp đồng kinh tế

mà Công ty đã ký Là người đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề liênquan đến việc xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn ISO Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.

Các phó giám đốc khác bao gồm phó giám đốc điều hành, phó giámđốc cơ giới, phó giám đốc thi công: là người tham mưu, giúp việc cho giámđốc công ty trong lĩnh vực được phân công và ủy quyền cụ thể như: hướngdẫn, kiểm tra tình hình sử dụng vốn, sổ sách chứng từ kế toán, nghiên cứu thịtrường giá cả trong và ngoài nước đề ra chính sách tiếp thị, chỉ đạo các phòngkinh doanh, thương mại, kế toán Mỗi phó giám đốc được giám đốc phâncông phụ trách trực tiếp một hoặc một số nhóm công việc nhất định và chịutrách nhiệm trước giám đốc về những việc được giao

Kế toán trưởng: tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác tàichính kế toán Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê, phân tích hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chịu trách nhiệm trước giám đốcCông ty và trước pháp luật về công tác tài chính kế toán của công ty

Các phòng chức năng bao gồm

Phòng Kinh doanh: Là phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc về

kế hoạch và hoạt động kinh doanh, tổ chức hạch toán và tổng hợp báo cáo kếtquả kinh doanh Có trách nhiệm trong lĩnh vực tổ chức quản lý kinh tế, quản

lý thi công các công trình Thực hiện các hoạt động tổ chức liên quan đến cáchợp đồng kinh tế, quản lý khối lượng, chất lượng, kinh tế, tiến độ công trình,quản lý công tác an toàn, vệ sinh công nghiệp Tham mưu cho giám đốc trongcông tác tiền lương, thực hiện các công tác nghiệp vụ thoanh toán tiền lươngcho các bộ phận

Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các hoạt độngnghiệp vụ tài chính, kế toán, thống kê theo đúng pháp luật, đáp ứng nhu cầutài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh Phản ánh kịp thời chính xác cácnghiệp vụ kinh tế pháp sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh theo đúngquy định của Nhà nước để cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc công tytrong quá trình chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý các nguồnvốn, cân đối sử dụng các nguồn vốn hợp lý, hiệu quả trên cơ sở tuân thủ pháp

luật, tạo nguồn tài chính kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổ chứckhai thác thông tin kinh tế tài chính, phân tích đánh giá, tham mưu cho giámđốc trong quá trình ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất kinh doanh.Xây dựng kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty Tổ chức kiệntoàn công tác kế toán trong Công ty, lập và thu thập kiểm tra và luân chuyểnchứng từ kế toán, thực hiện mở sổ ghi sổ và cung cấp số liệu kế toán cho cácphòng ban khác phục vụ cho hoạt động quản lý và kinh doanh của Công ty.Lập bao cáo quyết toían hàng năm và báo cáo thuế theo đúng quy định đối vớicác cơ quan quản lý Nhà nước và Tổng công ty.

Phòng Nhân chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnhvực tổ chức nhân sự , xây dựng lực lượng cán bộ, công nhân viên theo yêucầu nhiệm vụ, xây dựng quy chế quản lý nội bộ Tổ chức thực hiện các hoạtđộng nghiệp vụ, tổ chức nhân sự, hành chính quản trị theo yêu cầu sản xuấtkinh doanh dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo công ty Có nhiệm vụ xácđịnh nhu cầu nhân lực, tiến hành tuyển chọn, tuyển dụng, sắp xếp trình giámđốc quyết định Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm, tổ chức thực hiện cácchính sách, chế độ nhà nước quy định về lao động, bảo hiểm, phúc lợi Thựchiện các nhiệm vụ về văn thư lưu trữ, chế độ bảo mật, quản lý và bổ sung theodõi hồ sơ cán bộ, công nhân viên Theo dõi sức khoẻ và tổ chức khám sứckhoẻ cho cán bộ, công nhân viên

Phòng kỹ thuật: Là phòng có chức năng quản lý kỹ thuật thi công cầu,đường bộ theo chức danh ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty Phòng tham gia chỉ đạo quản lý kỹ thuật, chất lượng ở các Ban chỉđạo, ban điều hành các công trình trọng điểm của Công ty Phòng phải thườngxuyên lập báo cáo, phương án về tình hình và tiến độ sản xuất, về thiên tai và

lũ lụt ở các công trình, tại các địa phương có công trình đang thi công

Phòng cơ giới vật tư: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty vềcông tác quản lý kỹ thuật đối với toàn bộ thiết bị xe máy và vật tư Trong đó,

bộ phận cơ giới có nhiệm vụ quản lý và thực hiện quản lý toàn bộ xe máy,thiết bị hiện có của công ty về hồ sơ, tình hình kỹ thuật, tình hình sử dụng,khai thác đúng yêu cầu kỹ thuật và đạt hiệu quả kinh tế cao Thực hiện các

dự toán đầu tư mua sắm máy móc thiết bị mới theo quy định của giám đốc.Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bảo dưỡng định kỳ, đại tu máy móc thiết bịtheo yêu cầu kỹ thuật Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệmới, thiết kế thực hiện các sáng kiến, đề tài khoa học kỹ thuật phục vụ sảnxuất Tổ chức công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ cho công nhân Bộ phầnvật tư có nhiệm vụ khai thác theo kế hoạch và nhiệm vụ của giám đốc giao.Đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo đúng số lượng, chấtlượng chủng loại, giá cả hợp lý và thủ tục pháp lý Tổ chức kho tàng hợp lý,tiếp nhận, dự trữ, bảo quản bảo dưỡng vật tư theo yêu cầu kỹ thuật, cấp phátvật tư kịp thời, chính xác cho các nhu cầu sử dụng Theo dõi, thống kê tìnhhình sử dụng vật tư, nguyên vật liệu Xây dựng định mức tiêu hao vật tư vàquýet toán vật tư của từng công trình.

Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng: có nhiệm vụ tổ chức các dự

án đầu tư từ khâu tìm kiếm cơ hội đầu tư, chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư,kết thúc đầu tư, ngiệm thu thanh toán đưa công trình vào khai thác sử dụng vàkinh doanh Trình lãnh đạo Công ty để duyệt hoặc Công ty tiếp trình cấp cóthẩm quyền phê duyệt các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực được giao của Công ty Bên dưới các phòng ban là các Ban điều hành công trình

Dưới văn phòng Công ty là các chi nhánh, các xưởng sữa chữa và các tổđội

Phòng Thương mại: Có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về hoạtđộng giao dịch, tiếp thị, tính toán, nghiên cứu thị trường, đồng thời đề ra cácchính sách về giá cả mua bán các loại hàng hoá Bên cạnh đó còn có nhiệm vụđưa ra các phương châm tổ chức tiêu thụ trên thị trường trong và ngoài nước.Chịu trách nhiệm đối với việc xuất nhập khẩu hàng hoá, nhiệm vụ chính củaphòng Thương mại là tổ chức nhập khẩu máy móc thiết bị công trình, mua vật

tư xây dựng và bán cho các Công ty khác, chủ yếu là các Công ty xây dựngthuộc Tổng Công ty XDCTGT IV

V Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm của loại hình kinh doanh xây, lắp khá phức tạp nên việc hạchtoán kế toán là rất quan trọng Nhiệm vụ của phòng kế toán là hướng dẫnkiểm tra việc thực hiện và thu thập xử lý thông tin kế toán ban đầu, thực hiệnchế độ hạch toán và quản lý tài chính theo chế độ kế toán hiện hành Bên cạnh

đó phòng kế toán còn cung cấp nguồn thông tin quan trọng kịp thời cho banquản lý về tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó giúp chonhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác phù hợp với thực trạng củadoanh nghiệp mình

Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 được tổchức theo hình thức tập trung, có nghĩa là tất cả công việc kế toán của Công

ty đều được hạch toán tại phòng Kế toán tài chính Tại các đội không tổ chứchạch toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập số liệu,chứng từ kế toán rồi tập hợp và hạch toán tại phòng kế toán Cán bộ phòng kếtoán gồm có 6 người được phân công chuyên môn hoá với nhiệm vụ, quyềnhạn riêng, bao gồm:

- Kế toán trưởng:

+ Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạothực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế trongCông ty theo cơ chế quản lý mới và theo đúng chuẩn mực Kế toánhiện hành

+ Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra giám sát việc thu chi tàichính, các nghĩa vụ thanh toán nợ, kiểm tra quản lý việc sử dụng tàisản, nguồn hình thành tài sản là người tổng hợp thông tin, phân tích

số liệu và ngăn ngừa những sai phạm về tài chính kế toán

+ Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trước công ty

về tình hình tài chính kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ quantrọng trong việc tham mưu cùng ban lãnh đạo về việc xây dựngchính sách, kế hoạch tài chính và phương án quản lý sản xuất kinhdoanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất

- Kế toán tổng hợp:

+ Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu và tổng hợpcác thông tin kế toán do các kế toán viên phần hành cung cấp, đồngthời sữa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán chi tiết Cótrách nhiệm lập các lệnh thu_chi để trình giám đốc và kế toán trưởngphê duyệt.

+ Hàng ngày kế toán tổng hợp cập nhật chứng từ đã được cấp trênphê duyệt và số liệu của các kế toán phần hành khác chuyển sangvào máy, là người chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm và cuối kỳ lập các báo cáo tài chính trình cấptrên

- Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ:

+ Có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ liên quan đến tiền lương vàcác khoản trích theo lương từ các phòng ban khác, từ đó phản ánh kịpthời, đúng đắn thời gian lao động và kết quả làm việc của nhân viêntoàn công ty

+ Hàng tháng thanh toán tiền lương khối cơ quan Công ty và các tổ,đội sản xuất

+ Có trách nhiệm đảm bảo việc ghi chép kịp thời vào sổ sách củacông ty về vấn đề thu chi của doanh nghiệp dựa trên các chứng từ thuchi tiền Thủ quỹ quản lý việc nhập xuất tiền mặt và ghi chép vào sổquỹ

- Kế toán Thương mại và công nợ ngân hàng:

+ Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng + Theo dõi các chứng từ sổ sách, ghi chép các nghiệp vụ phát sinhliên quan đến bán hàng, các nghệp vụ phát sinh liên quan đến doanhthu, công nợ phải thu phải trả với khách hàng

- Kế toán thuế, BHXH:

+ Có nhiệm vụ hàng ngày tiến hành tập hợp thuế đầu vào, thuế đầu

ra phát sinh trong toàn Công ty, hàng tháng phải lập bảng kê thuế(kèm theo các chứng từ hợp lệ)

+ Thực hiện trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định của Nhànước để đưa vào chi phí, cuối năm tổ chức mua BHYT, BHXH chocán bộ công nhân viên của công ty.

- Kế toán vật tư - tài sản cố định:

+ Theo dõi việc nhập kho, xuất kho vật tư và tài sản cố định theobáo cáo của thủ kho

+ Tiến hành trích khấu hao hàng tháng của các tài sản cố định, thựchiện kết chuyển chi phí để tính giá thành

từ kế toán ban đầu Các nhân viên ở phòng kế toán Công ty tiến hành

xử lý số liệu do kế toán đội chuyển lên và hạch toán các nghiệp vụphát sinh có liên quan đến phạm vi toàn Công ty Mỗi kế toán viênđều kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể và không tách rời nhau Nhưvậy bộ máy kế toán của Công ty là một thể thống nhất, hệ thông kếtoán muốn hoạt động hiệu quả đều cần đến sự nỗ lực của mỗi thànhviên

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau:

5.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

 Hệ thống văn bản được áp dụng tại Công ty 423

Trước đây Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423 là mộtdoanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty xây dựng CTGT 4 - Thuộc

Bộ GTVT Vì vậy chế độ kế toán gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách

kế toán, báo cáo kế toán được áp dụng theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKTngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính, Quyết định 1864/QĐ – BTC,Quyết định 167/2000/QĐ_BTC và bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT _BTC Sau khi thực hiện cổ phần hoá, Công ty vẫn áp dụng chế độ kế toán này

và mới đây Công ty đã tiến hành thực hiện chế độ kế toán mới theo thông tư15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 Chứng tỏ Công ty đã thực hiện nghiêmchỉnh và kịp thời các quy định hiện hành của Nhà nước

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

Kế toán tiền lương, thủ quỹ

Kế toán Thương mại, NH

Kế toán XDCB

Kế toán các đội

Kỳ kế toán: mỗi kỳ kế toán tương đương với một quý

Đơn vị hạch toán tiền tệ : VNĐ - Việt Nam đồng

Phương pháp xác định giá nhập NVL, CCDC, TSCĐ theo giá thực tế Phương pháp hạch toán chi tiết Nguyên, vật liệu theo phương pháp Sổ

 Hệ thống tài khoản kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpxây lắp và phụ thuộc vào trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Công

ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyếtđịnh 1141/TC/QĐ/CĐKT và quyết định 1864/QĐ – BTC cùng các tài khoảnsửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn mới nhất Công ty sử dụng cáctài khoản 621, 622, 623, 627 để hạch toán chi phí sản phẩm xây lắp hoànthành và khác với các doanh nghệp xây lắp khác Công ty sử dụng tài khoản

141 để hạch toán chi tiết mua nguyên vật liệu

Hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng hầu hết giống như Thông tưmới nhất mà Bộ tài chính ban hành Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu quản lý cụthể và thực hiện công tác hạch toán chi tiết hơn, Công ty còn mở thêm các tàikhoản cấp 2 và cấp 3 để theo dõi chi tiết theo từng đối tượng Như vậy, Công

ty đã có sự vận dụng hết sức linh hoạt, phù hợp với yêu cầu quản lý của mình

Danh mục tài khoản Công ty đang dùng:

SỐ HIỆU TÀI KHOẢN

TÊN TÀI KHOẢN cấp 1 cấp 2 cấp 3

Tiền mặt

tiền việt namNgoại tệVàng bạc, đá quý

Tiền gửi ngân hàng

Tiền việt nam gửi ngân hàng

Ngân hàng đầu tư phát triển nghệ An Ngân hàng công thương Nghệ An Ngân hàng đầu tư phát triển Hà Tĩnh

Tiền gửi ngoại tệTiền gửi ngân hàng bằng vàng bạc, đá quý

Tiền đang chuyển Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Cổ phiếuTrái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếuĐầu tư chứng khoán ngắn hạn khác

Phải thu thí nghiệm, và sơn công trình bên ngoàiPhải thu tiền sắt thép

Thuế GTGT được khấu trừ

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

Phải thu khác

Tài sản thiếu chờ xử lýPhải thu về cổ phần hoáPhải thu khác

Dự phòng phải thu khó đòi Tạm ứng

Tạm ứng lương và phụ cấp lươngTạm ứng mua vật tư hàng hoáTạm ứng chi phí giao khoán xây lắp vật tư nội bộTạm ứng khác

Chi phí trả trước ngắn hạn Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn NH ĐT&PT

Ký quỹ bảo lãnh ngắn hạn NH ĐT&PT

Ký quỹ thanh toán ngắn hạn NH ĐT&PT

Ký quỹ thanh toán ngắn hạn NH NT vinh

Công cụ, dụng cụ Chi phí SX-KD dở dang Thành phẩm

Hàng gửi bán

Hàng gửi bán chi nhánh Quảng BìnhĐại lý xi măng 61-Nguyễn Trường Tộ

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Dự phòng giảm giá CCDC

Dự phòng giảm giá thành phẩm hàng hoá

Tài sản cố định hữu hình

Nhà cửa, vật kiến trúcMáy móc thiết bịPhuơng tiện vận tải truyền dẫnThiết bị dụng cụ quản lý

Tài sản cố định thuê tài chính TSCĐ vô hình

Hao mòn TSCĐ

Hao mòn TSCĐ hữu hìnhHao mòn TSCĐ thuê tài chínhHao mòn TSCĐ vô hình

Hao mòn bất động sản đầu tư

Xây dựng cơ bản dở dang

Mua sắm TSCĐXây dựng cơ bảnSửa chữa lớn TSCĐ

Chi phí trả trước dài hạn