Mô tả quá trình quản lý truyền thống mô tả quá trình quản lý chất lượng so sánh, bình luận

Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản lý được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

Mô tả quá trình quản lý truyền thống Mô tả quá trình quản lý chất lượng So sánh, bình luận

BÀI LÀM

1 Mô tả quá trình quản lý truyền thống

1.1 Khái niệm quản lý

Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của một tổ chức, từ nhóm nhỏ đến phạm vi rộng lớn ở tầm quốc gia, quốc tế đều phải thừa nhận và chịu sự quản lý nào đó Ngày nay, thuật ngữ quản lý trở nên phổ biến và có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau, nhưng chưa có một định nghĩa chính xác nhất được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn Tuy vậy, các định nghĩa đưa ra đều có những điểm chung, thống nhất ở một mức độ nhất định

Quản lý là hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác

Quản lý là phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác trong cùng một tổ chức

Quản lý là hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục đích chung của cả nhóm

Quản lý là điều khiển con người và sự vật nhằm đạt mục tiêu đã định trước Hay đơn giản quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó

Mary Parker Follett cho rằng “Quản lý là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác” Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình

Koontz và O’ Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định”

Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản lý được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”

Hiện nay, quản lý được định nghĩa rõ ràng hơn: “Quản lý là quá trình đạt tới mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các chức năng: Kế hoạch – Tổ chức – Chỉ đạo – Kiểm tra”

Một cách khái quát và phổ biến nhất có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động có

tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra”.

1.2 Các chức năng quản lý

Chức năng quản lý được hiểu là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý của mình nhằm thực hiện các mục tiêu quản lý đã đề ra

Trong hoạt động quản lý, chức năng quản lý là điểm xuất phát để xác định chức năng của cơ quan quản lý và cán bộ quản lý, đồng thời chức năng quản lý cũng là một căn cứ để xác định nội dung của hoạt động quản lý

1.2.1 Chức năng kế hoạch

a Khái niệm: Chức năng kế hoạch trong quản lý là quá trình xác định các

mục tiêu phát triển và quyết định những biện pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đó

- Nhiệm vụ chủ yếu của chức năng kế hoạch:

+ Khi tiến hành chức năng kế hoạch, người quản lý các cấp cần xác định những mục tiêu cần để phát triển và quyết định được những biện pháp có tính khả thi (phù hợp với quan điểm, đường lối theo từng giai đoạn phát triển của đất nước

và địa phương)

+ Các mục tiêu và biện pháp tương ứng phải được thể hiện bằng các loại kế hoạch như: chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thực hiện theo thời gian

- Những căn cứ thực hiện chức năng kế hoạch:

+ Cơ sở pháp lý: Các văn bản chỉ đạo của Đảng, các quy định của Nhà nước; + Cơ sở thực tiễn: Bối cảnh kinh tế - xã hội, điều kiện địa phương, đất nước, quốc tế…;

+ Thực trạng (thành tích) của đơn vị, tổ chức;

+ Khả năng đáp ứng về các nguồn lực

b Vị trí, vai trò của chức năng kế hoạch

- Vị trí: Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên của một quá trình quản

lý Thông thường, trong các hoạt động công việc đầu tiên phải làm trong quá trình quản lý là chức năng kế hoạch Chức năng kế hoạch giúp cho toàn bộ hệ thống hình dung trước được kết quả cần đạt và con đường để đạt tới kết quả đó

- Vai trò:

Chức năng kế hoạch có các vai trò chủ yếu sau:

+ Chức năng kế hoạch có vai trò khởi đầu cho một quá trình quản lý

+ Chức năng kế hoạch định hướng cho toàn bộ các hoạt động của quá trình quản lý Các chức năng quản lý khác căn cứ vào chức năng kế hoạch để triển khai thực hiện

+ Trong quá trình thực hiện chức năng kế hoạch, các loại kế hoạch (kế hoạch chiến lược, quy hoạch) của một đơn vị hay hệ thống sẽ là cơ sở để huy động tối đa các nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu trong từng loại kế hoạch đã soạn thảo

+ Chức năng kế hoạch không những có vai trò định hướng cho toàn bộ các hoạt động của hệ thống quản lý mà còn là căn cứ cho việc kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của từng tổ chức, đơn vị và cá nhân

c Nội dung của chức năng kế hoạch:

Nội dung của chức năng kế hoạch thể hiện ở 4 hoạt động cơ bản sau:

- Xác định và phân tích mục tiêu;

- Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu;

- Triển khai thực hiện kế hoạch;

- Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch;

Sau đây tác giả xin đi sâu vào nội dung lập kế hoạch chiến lược:

1.2.1.1 Khái niệm kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược hướng tới mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện các mục tiêu Kế hoạch chiến lược được coi là công cụ mạnh để xác định các

ưu tiên và đề ra các quyết định đúng đắn cho một tổ chức, trong một thời kỳ dài, thường bao quát trong khoảng 10 - 20 năm hoặc 5 – 10 năm

Kế hoạch chiến lược được coi là một mẫu hình của những quyết định; là công cụ xác lập mục tiêu dài hạn, kế hoạch hành động và phân bổ nguồn lực; là việc xác định những lĩnh vực cạnh tranh của nhà trường; là sự hồi đáp những điểm mạnh, điểm yếu bên trong và những cơ hội thách thức; là một hệ thống logic để phân định giữa nhiệm vụ điều hành với nhiệm vụ quản lý, vai trò và chức năng của nhà trường; là phương thức xác định những đóng góp về kinh tế và ngoài kinh tế

mà nhà trường mang lại cho các đối tác

1.2.1.2 Lý do phải lập kế hoạch chiến lược

Vì sao nhà trường phải lập kế hoạch chiến lược

Thứ nhất, kế hoạch chiến lược trước cơ hội và thách thức của thời đại mới Thứ hai, trường cần có kế hoạch chiến lược để đáp ứng sự biến đổi của môi trường kinh tế - xã hội

Thứ ba, kế hoạch chiến lược đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí ngày càng hạn hẹp

Thứ tư, kế hoạch chiến lược tốt – một điều kiện để huy động thêm các nguồn tài trợ

Thứ năm, kế hoạch chiến lược là đòi hỏi để báo cáo hoạt động của nhà trường với các phía liên quan

Và cuối cùng, một cơ sở đào tạo ở Việt Nam cần có kế hoạch chiến lược để

cụ thể hóa đường lối phát triển giáo dục của Đảng và Nhà nước

1.2.1.3 Tiến trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chiến lược

Tiến trình này gồm 9 bước:

- Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu đòi hỏi phải xem xét và hiểu kỹ tầm nhìn, sứ mạng của tổ chức và sau đó xác định những mục tiêu cụ thể, những mục tiêu này là sự chuyển dịch từ tầm nhìn, sứ mạng của tổ chức mà thành Vì những mục tiêu này sẽ đòi hỏi

sử dụng một phần rất lớn các nguồn lực cũng như phải quản lý rất nhiều hoạt động, nên xác định mục tiêu là một trong những bước có tính quyết định trong quá trình lập kế hoạch

- Bước 2: Làm rõ các mục đích và chiến lược

Đây là bước làm rõ những mục đích và chiến lược đang tồn tại, đang phát huy tác dụng đến hoạt động của tổ chức Có thể những mục đích và chiến lược này tương hợp với mục tiêu và sứ mạng của tổ chức cũng có thể quá trình hình thành mục tiêu (bước 1) dẫn tới sự thay đổi căn bản sứ mạng và mục đích của tổ chức

- Bước 3: Phân tích môi trường

Khi xác định được mục tiêu của tổ chức và chiến lược đang thực thi, người quản lý có được một cái khung để định lượng những khía cạnh của môi trường có ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức đạt được mục tiêu Ý nghĩa của việc phân tích môi trường là làm rõ những cách thức mà những biến đổi về môi trường văn hóa

xã hội, kinh tế… có thể ảnh hưởng gián tiếp đến tổ chức, cũng như xác định những ảnh hưởng trực tiếp của những tổ chức khác, của cơ quan chính quyền, đoàn thể xã

hội… Ở bước này nên lập một danh sách các nhân tố (thuộc về môi trường) có thể tác động đến tổ chức và đánh giá mức độ ảnh hưởng của những nhân tố đó Các kỹ thuật về dự báo cũng như các phương pháp lượng hóa của “khoa học quản lý” có thể rất phù hợp trong việc phân tích thông tin về môi trường

- Bước 4: Phân tích nguồn lực

Sự phân tích này là cần thiết để làm rõ những ưu thế (có tính cạnh tranh), những mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức (đây chính là sự phân tích S – W: Strengths và Weaknesses) Câu hỏi đặt ra ở đây là chúng ta đang làm tốt hơn hay kém hơn so với người khác? Chứ không phải là câu hỏi: chúng ta làm tốt hay kém?

- Bước 5: Xác định các vận hội và nguy cơ có tính chiến lược

Một tổ chức luôn phải đối đầu với những vận hội (Opportunity) và nguy cơ (Threats) ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của nó Những vận hội là những khả năng khách quan và chủ quan thúc đẩy tổ chức phát triển, những nguy cơ cũng

có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức đe dọa sự tồn tại cũng như sự hưng thịnh của tổ chức

Bước 4 và bước 5 được nhiều nhà nghiên cứu lồng ghép thành một kỹ thuật phân tích mạnh – yếu – vận hội - nguy cơ (SWOT) Khi lập kế hoạch chiến lược, SWOT được sử dụng nhằm kết hợp các yếu tố về điểm mạnh, điểm yếu trong nội

bộ một tổ chức với các yếu tố bên ngoài là cơ hội và các nguy cơ nhằm đề ra các chiến lược tương ứng

Yếu tố khách quan

Yếu tố chủ quan

CƠ HỘI (O) NGUY CƠ (T)

MẶT MẠNH (S) 1) CHIẾN LƯỢC (SO) 2) CHIẾN LƯỢC (ST)

MẶT YẾU (W) 3) CHIẾN LƯỢC (WO) 4) CHIẾN LƯỢC (WT)

Mặt mạnh: Ưu thế bao gồm các nguồn lực và năng lực có giá trị của tổ chức

mà tổ chức đó có và được sử dụng một cách hữu ích nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động

Mặt yếu: Các khó khăn, trở ngại về nguồn lực và năng lực của nội bộ tổ

chức ngăn cản tổ chức đó đạt được mục tiêu của mình

Cơ hội: Các điều kiện ưu đãi hoặc có lợi bên ngoài tổ chức tạo thuận lợi cho

tổ chức đó khai thác các hướng hoạt động mới để đạt được mục tiêu của mình

Nguy cơ: Bao gồm các tình huống không thuận lợi như rào cản, sức ép hay bất cứ cái gì có thể gây ra khó khăn có thể phá hoại hay đe dọa đến khả năng tồn tại và thành công trong tương lai của một tổ chức

Cần sắp xếp các nội dung trong từng yếu tố trên theo thứ tự ưu tiên.

Chiến lược (SO): Chiến lược tận dụng cơ hội Khi điểm mạnh bên trong phù

hợp với cơ hội bên ngoài Tình huống này là lý tưởng vì nó thể hiện sự phù hợp nhất giữa nguồn lực của tổ chức và cơ hội từ môi trường bên ngoài Các định hướng chiến lược trong góc này sẽ tập trung vào việc bảo vệ những điểm mạnh bên trong bằng cách hoặc kết hợp những nguồn lực cần thiết để đạt được các ưu thế, hoặc hỗ trợ những nguồn lực này để mở rộng ưu thế đã có Cũng cần khai thác những cơ hội khác để thúc đẩy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu trong những tình huống khác

Chiến lược (ST): Chiến lược tránh nguy cơ Khi điểm mạnh bên trong phù

hợp với nguy cơ bên ngoài Định hướng chiến lược cần tập trung vào việc điều chỉnh các nguồn lực của tổ chức nhằm chuyển đổi nguy cơ bên ngoài thành cơ hội Mặt khác, tổ chức có thể lụa chọn việc áp dụng chiến lược phòng thủ để tập trung vào những cơ hội hứa hẹn hơn ở những tình huống khác

Chiến lược (WO):Chiến lược vượt điểm yếu Khi điểm yếu bên trong liên

quan đến cơ hội bên ngoài Định hướng chung về chiến lược trong góc này là lựa chọn sự cân bằng tối đa để biến những điểm yếu thành điểm mạnh cần thiết cho việc khai thác cơ hội hay từ bỏ hẳn việc triển khai các nỗ lực liên quan

Chiến lược (WT): Chiến lược hạn chế điểm yếu Khi điểm yếu bên trong liên

quan đến nguy cơ bên ngoài Đây là vị trí khó khăn nhất với một tổ chức Tuy nhiên, tính chất thất thường của môi trường nói chung sẽ không tránh khỏi dẫn đến

có những vấn đề chiến lược nằm trong tình huống này Nếu như sự tồn tại của tổ chức đang bị đe dọa, thì một chiến lược chủ động có thể là lựa chọn duy nhất Nếu như nội dung ở đây chỉ mang tính chất phụ, thì có thể chọn chiến lược loại bỏ để tập trung vào những cơ hội hứa hẹn ở những tình huống khác Tuy nhiên điều quan trọng là xem xét khả năng chuyển một vấn đề sang tình huống khác Đây không phải là vấn đề thứ yếu như bề ngoài của nó Thay vào đó, cần xem xét khả năng xây dựng một phương án chiến lược quan trọng đối với tổ chức hoặc hỗ trợ những hoạt động có lợi hơn trong các hoàn cảnh khác

- Bước 6: Xác định việc mở rộng những biến đổi có tính chiến lược

- Bước 7: Ra quyết định chiến lược Nếu xuất hiện sự cần thiết phải thay đổi/điều chỉnh chiến lược để loại trừ khoảng cách thành tựu nói trên thì bước phải làm tiếp theo sẽ là xác định đánh giá và lựa chọn các phương án tiếp cận chiến lược

- Bước 8: Triển khai chiến lược Khi chiến lược đã được hoạch định nó phải được triển khai hoặc được kết hợp vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức nhằm đem lại lợi ích và hiệu quả tối đa cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức

- Bước 9: Đo lường và kiểm tra những tiến độ

Khi việc triển khai chiến lược đang tiếp diễn người quản lý cần tiến hành kiểm tra tiến độ của việc triển khai đó một cách định kỳ hoặc ở những giai đoạn then chốt

Để kiểm tra việc triển khai chiến lược cần trả lời các câu hỏi sau: Làm thế nào để đo đạc được quá trình thực hiện? chiến lược có được triển khai theo kế hoạch hay không? chiến lược đang triển khai liệu có đạt được kết quả mong muốn hay không?

Việc thực hiện tiến trình 9 bước trên có thể được thu gọn và phải trả lời được bốn câu hỏi cơ bản sau:

Ta đang ở đâu?

Ta muốn đi đến đâu trong tương lai?

Làm thế nào để đến đó?

Làm thế nào để đo đạc được quá trình thực hiện?

4 Cấu trúc của kế hoạch chiến lược

Một bản kế hoạch chiến lược thường bao gồm năm phần chính sau:

- Phần 1: Sứ mạng, tầm nhìn và các giá trị

- Phần 2: Phân tích bối cảnh và thực trạng của nhà trường

- Phần 3: Mục tiêu và các giải pháp chiến lược

- Phần 4: Các chương trình hành động chiến lược

- Phần 5: Tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược là vô cùng quan trọng với

sự phát triển của tổ chức Từ kế hoạch chiến lược, các trường sẽ xây dựng ra kế hoạch năm học, kế hoạch học kỳ, kế hoạch tháng, tuần Thậm chí trên cơ sở kế hoạch chiến lược then chốt, các đơn vị, bộ phận, thậm chí là cá nhân trong trường

sẽ xây dựng kế hoạch của mình cho phù hợp

Việc xây dựng kế hoạch chiến lược cần có sự kế thừa giữa các thế hệ, tránh

tư duy nhiệm kỳ