Hoàn thiện quản trị văn phòng liên doanh dầu khí vietsovpetro nhằm phục vụ xí nghiệp thực hiện các mục tiêu sản xuất kinh doanh

- Chương 3: Những đề xuất cải tiến hoạt động văn phòng trong LDDK "Vietsovpetro", Nội dung luận văn này sẽ không mô tả chỉ tiết những cách thức cụ thể tiến hành các nghiệp vụ văn phòng,

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC MỞ & BÁN CÔNG TP HỒ CHÍ MINH

.—.m=m FER xe

DANG MINH HONG

HOAN THIEN QUAN TRI VAN PHONG

LIEN DOANH DAU KHi "VIETSOVPETRO"

NHẰM PHUC VU XÍ NGHIỆP THỰC HIỆN CÁC MỤC TIÊU SẲN XUẤT- KINH DOANH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ KINH TẾ

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 5 07 02

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Phú Tụ

TP HO CHi MINH -1998

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Ly do Chon na

2 Mục tiêu nghién cifu

3 Phạm vi nghiên cứu ws 4 Phương pháp nghiên cứ cứu và thu thập tài liệu S NGI dung Wn Vann

CHƯƠNG 1: VAI TRO CUA QUAN TRI VAN PHONG DOI VOI QUAN TRI DOANH NGHIEP 1.1 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA MỘT DOANH NGHIỆP

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 2 22 2T 1.3 VĂN HÓA CỦA TỔ CHỨC 2-252222202132212282 7e 1.4 VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ TỔ CHỨC 1.4.1 Khái niệm và chức năng của văn phòng 1.4.1.1 Khái niệm về văn phòng và quản trị văn phòng

1.4.1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

1.4.1.2.1 Chúc năng xử lý thông tin yễm trợ

1.4.1.2.2 Các chúc năng phục vụ của văn phòng

1.4.1.2.3 Nội dung thông tin hành chính-yếm trợ

1.4.1.2.4 Quá trình xử lý thông tỉím

1.4.2 Tổ chức văn phòng đoanh nghiệp -+s re

CHƯƠNG 2: QUAN TRI VAN PHONG TAI LDDK “VIETSOVPETRO”

2.1 GIGI THIEU MOT SO NET VỀ LDDK “VIETSOVPETRO”

2.1.1 Các bên tham gia đầu tư KH Hee 2.1.2 Sản phẩm của LDDK “ Vietsovpetro”

2.1.3 Thiết bị va céng nghé

Trang

11

12

12

13

14

16

19

25

26 27

Luin vitn let nghiéfr thao v8 tinh Số Bang Minh Hong

2.1.4 Đội ngũ CBCNV =

2.1.5 Những đặc điểm r riêng của LDDK : SO VỚI Các _ liên doanh

khÁC «ch HHHHHHHHH TH HH HH HÙ HH,

2.1.6 Doanh thu, chỉ phí và lợi nhuận, đặc điểm tài chính

2.1.7 Công nghệ thông tin ke SHeerree

22 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG LDDK

“VIETSOVPETRO”

2.2.1 Cơ cấu tổ chức a

2.2.2 Hoạt động văn phòng trong LDDK

23 THUC TRẠNG QuAN TRI VAN PHONG CUA LDDK

"VIETSOVPETRO" ~e

2.3.1 Cơ sở khoa học xây y dựng hệ thống chỉ † tiêu ¡ đánh ạ giá ¡ hoạt

động văn phòng của LDDK "Vietsovpetro” °

2.3.2 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá thực trạng văn phòng trong ngành

2.3.3 Đánh giá chất “lượng quản “tri van phong LDDK

Luin vin tot nghitp, thac i think t Bing Mink Hing

CHUONG 3: PHUONG AN CAI TIEN HOAT DONG VAN PHONG

LDDK “VIETSOVPETRO”

3.1 AP DUNG "SWOT ANALYSIS" DE PHAN TICH HOAT DONG

CUA LDDK "VIETSOVPETRO” wuuccssesesnssnsnsntnsnsaseniisusnnarainncesnee

3.2 NHUNG KHA NANG PHAP LY DE AP DUNG QUAN TRI TIEN

TIẾN Ở VĂN PHÒNG “VIETSOVPETRO” -cstz<cerre

3.3 NHỮNG KIẾN NGHỊ VỀ CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

PHAN PHU LUC

TAI LIEU THAM KHAO

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý đo chọn đề tài:

Sau 17 năm hoạt động (1981-1998) trên cơ sở các hiệp định hợp tác thăm

đò và khai thác dầu khí giữa hai chính phủ Việt Nam - Liên Xô trước đây và Việt Nam - Liên bang Nga ngày nay, Liên doanh đầu khí “ Vietsovpetro” (LDDK) đã

có những bứcc phát triển mạnh mẽ, trở thành cơ sở khai thác đầu khí lớn nhất

ngành và mang lại nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho Chính phủ

Trong suốt quá trình phát triển của mình, trải qua các thời kỳ bao cấp đến kinh tế thị trường, thay đổi đối tác từ Liên Xô sang Liên bang Nga, LDDK đã đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ - sản phẩm, ban đầu chỉ có đầu thô (theo hiệp định Việt-Xô ký kết vào tháng 6 năm 1981), tiếp đến ngoài đầu thô còn có khí đồng

hành và cung cấp dịch vụ kỹ thuật đầu khí cho các công ty nước ngoài Mô hình tổ

chức xí nghiệp chuyển từ kiểu mẫu tập trung khép kín của Liên Xô sang mô hình

phù hợp với cơ chế thị trường của Việt Nam Như vậy, cùng với thời gian LDDK

đã dần đần chuyển đổi cả về lượng và chất, từng bước được cải tiến tổ chức và quản lý phù hợp với yêu cầu khách quan của từng thời kỳ lịch sử

Tuy vậy, vấn đề quản trị LDDK ở chỗ này chỗ khác còn bộc lộ những hạn

chế, yếu kém, đòi hỏi phải được nghiên cứu một cách toàn điện, tìm ra những

biện pháp nhằm cải tiến quản lý xí nghiệp để nâng cao hiệu quả sản xuất- kinh doanh Chính phủ Việt Nam rất quan tâm đến việc đổi mới LDDK nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp này, vì đây là cơ sở khai thác có quy mô đứng đầu ngành đầu khí, nhưng đồng thời cũng là một doanh nghiệp có chi phí lớn nhất ngành Nhờ sự quan tâm đó, trên thực tế trong 10 năm qua,

Luin vin lit nghisp, Uae i hin te Ling Minh King

LDDK đã được hoàn thiện từng bước, nhưng vẫn cần đổi mới hơn nữa mới đáp

ứng được yêu cầu phát triển của xí nghiệp trong giai đoạn mới

Do liên doanh đầu khí “Vietsovpetro” là một liên hợp công nghiệp có nhiều xí nghiệp thành viên theo các chuyên ngành khác nhau như: nghiên cứu

thiết kế đầu khí, khoan sâu, xây lắp công trình biển, vận tải thiết bị siêu trọng, chế tạo và sửa chữa cơ khí, khai thác và vận chuyển đầu khí Vấn đề cải tiến quản lý LDDK cần phải thực hiện ở nhiều khâu, ở nhiều công đoạn sẩn xuất và dịch vụ, nhựng trước hết cần bắt đầu từ Bộ máy quản lý chức năng Hiện nay

ngành dầu khí và LDDK có nhiệm vụ trình Thủ tướng Chính phủ “Luận chứng kinh tế-kỹ thuật cải tiến hoạt động của LDDK trong giai đoạn 2000-2010”

Để góp phần thiết thực vào việc xây dựng “Luận chứng ” trên, tác giả lựa

chọn đề tài về hoàn thiện quản trị văn phòng tại Liên doanh đầu khí

“Vietsovpetro”

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Từ quan điểm của quản trị học, tác giả tiến hành đánh giá thực trang quan

trị hành chính văn phòng tại LDDK “ Vietsovpetro”, xác định những mặt mạnh và

yếu, từ đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và cải tiến công việc văn

phong cua LDDK

3 Phạm vỉ nghiên cứu:

Quản trị văn phòng được nghiên cứu trong luận văn này là toàn bộ những tác nghiệp của bộ máy quản lý chức năng mà trong LDDK được gọi là “Bộ máy điều hành” và được coi là trung tâm thần kinh não bộ của xí nghiệp Bộ máy này

được hình thành từ nhiều phòng chức năng khác nhau và tồn tại như một thể thống

nhất trong quá trình hoạt động

4 Phương pháp nghiên cứu và thu thập tài liệu:

Để nghiên cứu đề tài này, tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích,

tổng hợp và phương pháp chuyên gia để đánh giá một số nét đặc trưng chủ yếu

quản trị văn phòng LDDK "Vietsovpetro" về các mặt tổ chức và nhân sự Quan điểm xem xét vấn đề là duy vật biện chứng, coi tổ chức văn phòng là một hệ

thống động, phát triển từ đơn giản đến phức tạp, từ chưa hoàn thiện đến hoàn thiện

Tài liệu sử dụng trong quá trình viết luận văn gồm các sách báo nghiên cứu

về quản trị học nói chung và quản trị văn phòng nói riêng do các tác giả Việt

Nam và sách dịch của nước ngoài, các hiệp định liên chính phủ, điều lệ, quy chế, quy định, các báo cáo tổng kết và các dự án tổng thể liên quan đến hoạt động

sản xuất kinh doanh của LDDK "Vietsovpetro"

5 Nội dung luận văn:

Ngoài chương mở đầu và chương kết luận, luận văn gồm 3 chương sau:

- Chương l: Vai trò của quản trị văn phòng đối với quản trị doanh nghiệp

- Chương 2: Thực trạng quản trị văn phòng LDDK trong thời gian qua

- Chương 3: Những đề xuất cải tiến hoạt động văn phòng trong LDDK

"Vietsovpetro",

Nội dung luận văn này sẽ không mô tả chỉ tiết những cách thức cụ thể tiến

hành các nghiệp vụ văn phòng, mà chỉ xem xét một số vấn đề liên quan đến hoạt động tiêu biểu và riêng biệt của văn phòng đơn vị liên doanh giữa Việt Nam với

Lucan vien tot ngÁ¿j4 đđẹc 2 tink đế Bing Minh Hing

LB Nga: như cơ cấu tổ chức, tâm lý, văn hóa để từ đó đề xuất các kiến nghị về hướng cải tiến văn phòng LDDK “ Vietsovpetro”

Công việc văn phòng của Bộ máy điều hành LDDK “ Vietsovpetro” rất đa dạng, phức tạp vì nó phục vụ cho toàn bộ hoạt động của một cơ sở công nghiệp

khai thác lớn nhất nứợc Do vậy, việc nghiên cứu công việc văn phòng trong luận

văn sẽ không tránh khỏi những sơ suất, hạn chế Kính mong nhận được sự giúp đỡ

hướng dẫn của các thầy, cô thuộc Khoa đào tạo sau đại học Đại học mở bán công thành phố Hồ Chí Minh, Ban lãnh đạo và các đồng chí trưởng, phó phòng Bộ máy điều hành LDDK “ Vietsovpetro”

1.1 XAC DINH MUC TIEU CUA MOT DOANH NGHIỆP

Mọi doanh nghiệp đều được thành lập và hoạt động theo những mục tiêu

nhất định Trước đây, người ta thường cho rằng, các doanh nghiệp chỉ có một mục

tiêu duy nhất là làm sao tạo ra nhiều lợi nhuận Ngày nay, muốn thành đạt, doanh

nghiệp phải hướng hoạt động kinh tế- xã hội của mình theo bốn mục tiêu và phải

biết cách kết hợp chặt chẽ bốn mục tiêu đó với nhau:

1 Trước hết, mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp, cho đến nay, vẫn là mưu

tầm lợi nhuận Đó là mục tiêu cơ bản, vì nó tạo ra động lực chính của doanh

nghiệp trong cơ chế thị trường Ngày nay hơn bao giờ hết, doanh nghiệp phải rất năng động, giỏi huy động và phối hợp các nguồn lực, tao ra sin phẩm hàng hóa

và dịch vụ bán cho người tiêu dùng, thu về lợi nhuận tối đa

2 Mục tiêu thứ hai là việc doanh nghiệp tuân theo các định hướng và chính

sách của Nhà nước về chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đổi mới công nghệ và đổi mới quần lý Không được hiểu sự "tuân theo" đó như là một sự câu thúc, áp đặt từ trên

xuống, mà là sự kết hợp quản lý vĩ mô với sự năng động sáng tạo của doanh nghiệp, phấn đấu vì sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

3 Mục tiêu thứ ba là mục tiêu xã hội Thực ra, một khi doanh nghiệp tuân theo các định hướng, chính sách và pháp luật của Nhà nước, thể hiện vai trò tích cực của mình trong công cuộc đổi mới, thì tự nó là một nội dung quan trọng nhất của mục tiêu xã hội Thêm vào đó, quản lý doanh nghiệp theo quan điểm hệ

thống xã hội, thì một nội dung quan trọng nữa trong mục tiêu xã hội là đề cao

yếu tố con người.

4 Cuối cùng là mục tiêu đạo đức Mục tiêu này bao gồm trước hết ba

điểm:

- Đảm bảo sự công bằng cho mọi thành viên trong tập thể, chống lại mọi

sự oép, trù dập từ phía cấp trên

- Giữ chữ tín với khách hàng,

- Không gây ảnh hưởng xấu cho môi trường xã hội và không làm tổn hại

quyền lợi của ngừơi thứ ba trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng (nội

bộ và bên ngoài)

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp nhấn mạnh các mục tiêu xã hội - đạo đức

như là một bộ phận không thể thiếu được trong cuộc cạnh tranh lành mạnh

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

Để đưa doanh nghiệp vào hoạt động, hai vấn đề quyết định trước tiên là xác định các mục tiêu và xây dựng cơ cấu tổ chức Cả hai vấn đề đều quan trọng,

liên quan chặt chế với nhau Một khi các mục tiêu đã được xác định, doanh

nghiệp phải bắt tay ngay vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức Bởi vì, xây dựng cơ cấu tổ chức là một quá trình đòi hỏi thời gian

Để đạt các mục tiêu, có nhiều phương án xây dựng cơ cấu tổ chức Sự chọn lựa phương án xây dựng cơ cấu tổ chức thường xoay quanh bốn vấn đề chính:

1 Tiếp cận vấn đề theo quan điểm hệ thống xã hội Đó là quan điểm tiếp

cận được coi là tiên tiến nhất hiện nay Quan điểm đó coi các thành viên - những

con người của doanh nghiệp là những chủ thể sáng tạo của hệ thống xã hội - doanh nghiệp Phải đặt lên hàng đầu các quan hệ giao tiếp - ứng xử, được biểu

hiện qua các giá trị, các chuẩn mực và các vai trò, để tạo nên sự gắn bó xoay

quanh các mục tiêu đã chọn.

Luin vin lt nghisp, thao & kink te Bing Mink Kong

2 Định hình cơ cấu các nhóm xã hội trong doanh nghiệp Doanh nghiệp phải tìm chọn và xây dựng cơ cấu các nhóm xã hội cho phù hợp với các mục tiêu: phải cân nhắc các nhóm xã hội theo năng lực và trình độ, về đặc điểm nhân cách,

về độ tuổi, về giới tính, về quan hệ cư trú và gia đình

3 Định hình cơ cấu quyền lực, xoay quanh ba mặt: quyền lực, trách nhiệm

và quan hệ báo cáo Trong cơ cấu ba mặt đó, phải làm rõ ai quan hệ, ai chịu trách nhiệm với ai, ai báo cáo công việc với ai Người được báo cáo là người chịu trách

nhiệm khi cấp dưới quyền không hoàn thành nhiệm vụ được giao Mặt khác, người được báo cáo phải được doanh nghiệp giao cho quyền lực để ràng buộc

người đưới quyền vào công việc, tuần thủ kỷ luật lao động

Sự định hình đó thường được phản ánh qua bảng sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, mà mới nhìn qua, ta dễ lầm tưởng là các sơ đồ đó đều giống nhau Trên

thực tế, ngày nay các đoanh nghiệp có cơ cấu tổ chức xây dựng theo 3 dạng chính

Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức

hình kim tự tháp kiểu cái chặn giấy mạng lưới

4 Các hoạt động quản trị doanh nghiệp luôn chịu sự tác động trực tiếp và

gián tiếp của các yếu tố môi trường bên ngoài, bao gồm môi trường vĩ mô (văn

hóa xã hội, kinh tế, vật chất, chính trị pháp lý, công nghệ) và môi trường vi mô

-Ê9u sơn lit nghicp thac & hinh te Bing Minh Hing

(khách hàng ø, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, các nhóm quyền lợi trong doanh nghiệp, các cơ quan chính phủ ) Các yếu tố môi trường luôn thay đổi và ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của tất cả các loại doanh nghiệp Để doanh nghiệp tồn tại và phát triển được trong môi trường luôn biến động không

ngừng thì tổ chức doanh nghiệp cần có sự thích nghi Do vậy, các doanh nghiệp cần phải xây dựng các quan hệ thích nghi với tác động qua lại giữa doanh nghiệp

với môi trường mà trong đó doanh nghiệp tồn tại và phát triển Đồng thời, trong

quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải có sự sáng tạo

trong mỗi quyết định liên quan đến tổ chức

Riêng đối với môi trường văn hóa-xã hội, sự thích nghỉ giữa doanh nghiệp

và môi trường bao gồm bốn thành phần:

- Sự tạo thành lực lượng lao động - con người của doanh nghiệp, đem theo vào doanh nghiệp hành trang văn hóa - xã hội tiếp thu từ các tổ chức xã hội khác

- Sự chiếm lĩnh các thành quả công nghệ do các tổ chức ngoài xã hội cung

cấp, kể từ trang thiết bị đến các chương trình công nghệ trọn gói và các hệ thống chỉ dẫn tay nghề

- Sự định hình và thực hiện các mục tiêu xã hội - đạo đức của đoanh nghiệp, chính nhờ điều đó mà doanh nghiệp tranh thủ được sự yểm trợ rộng rãi

doanh nghiệp Ở đây cần nhấn mạnh một điểm: sự tác động trở lại của doanh

nghiệp nhằm xây dựng tác phong công nghiệp trong nếp sống xã hội

nghiệp Trong quan hệ giao tiếp-ứng xử, nổi bật lên vai trò của văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trị chung, những niềm tin, những

tập quán thuộc về một doanh nghiệp và chúng tác động qua lại với cơ cấu chính thức để hình thành những chuẩn mực hành động mà tất cả mọi thành viên công ty

noi theo

Văn hóa tổ chức xuất phát từ sứ mệnh, các mục tiêu chiến lược của công ty

và văn hóa xã hội , nó bao gồm những giá trị cốt lõi, những chuẩn mực, các nghi

lễ và truyền thống

Nhiều kết quả nghiên cứu cho rằng, văn hóa tổ chức được thể hiện trên 3

phương diện:

a) Văn hóa tổ chức gắn Hiền với văn hóa xã hội và là tầng sâu của văn hóa

xã hội Văn hóa tổ chức đòi hỏi doanh nghiệp phải vừa quan tâm đến năng suất

và hiệu quả kinh doanh, đồng thời cũng phải chú trọng các mối quan hệ quần trị,

quan hệ giữa người trong sản xuất, kinh doanh Tựu trung, nếu toàn bộ nền sản

xuất của một xã hội được xây đựng trên cơ sở một nền văn hóa tổ chức có trình độ cao, thì nền sản xuất đó sẽ vừa mang bản sắc văn hóa dân tộc, vừa thích hợp với

thời đại và vừa mang tính hiện đại

Mục tiêu của văn hóa tổ chức là nhằm xây dựng một phong cách quản trị

hiệu quả và những mối quan hệ hợp tác thân thiện giữa các thành viên của doanh

nghiệp, làm cho công ty trở thành một cộng đồng làm việc trên tinh thần hợp tác,

Litin viin lot sgÁdgA thac st kinks bé Laing Mink Hong

tin cậy, gắn bó, thân thiện và tiến thủ Trên cơ sở đó hình thành tâm lý chung và lòng tin vào sự thành công của doanh nghiệp

b) Văn hóa tổ chức được thể hiện thông qua các quy định, chế độ, nguyên

tắc có tính chất ràng buộc trong nội bộ Nhưng điều quan trọng hơn là trải qua một

khoảng thời gian dài, thì những quy định, nguyên tắc đó sẽ trở thành những chuẩn mực, những giá trị, những tập quán và những nguyên tắc bất thành văn Những cái "bất thành văn” đó sẽ điều chỉnh các quyết định quản trị và các hoạt động sản

xuất-kinh doanh Doanh nghiệp thành công hay thất bại phụ thuộc vào những cái

"bất thành văn" đó

c) Văn hóa tổ chức nhằm đưa các hoạt động quản trị và sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp vào nền nếp và đạt hiệu quả cao Một doanh nghiệp có

trình độ văn hóa cao là mọi hoạt động của nó đều được thể chế hóa, cụ thể hóa và

được mọi người tự giác tuân thủ

Từ sau năm 1980, trong nền kinh tế Việt Nam xuất hiện những nhân tế mới

đó là các công ty liên doanh và trở lên phổ biến vào thời kỳ kính tế mở Do vậy, người ta đã bắt đầu quan tâm đến quan hệ xã hội của các thành viên từ các quốc

gia và dân tộc khác nhau cùng làm việc trong các công ty liên doanh Những đặc

trưng nổi bật của nền văn hóa khác nhau được "nhập khẩu" và ảnh hưởng đến văn

hóa công ty của các liên doanh hoạt động ở Việt Nam đó là:

Trong các nền văn hóa phương Tây, chủ nghĩa cá nhân và tự do cá nhân

thường được đề cao Các doanh nghiệp trong các văn hóa này cũng thường đề cao

các phương điện này và có khuynh hướng chú trọng tới tính chủ động và sự thành đạt của cá nhân, khen thưởng dựa trên thành tích và khuyến khích sự cạnh tranh trong nội bộ Ngược lại, các nền văn hóa phương Đông như Nhật Bản, Trung

Quốc là nền văn hóa đề cao tinh thần tập thé, tính cộng đồng, thì thường có

10

Luin vin tit nghisp, thac i tink đế Beng Mink Ming

khuynh hướng chú trọng đến thành tích của nhóm và khuyến khích sự hợp tác bên

trong tổ chức, nhưng đề cao sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp

14 VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ

TỔ CHỨC

Nằm trong hệ thống chung của doanh nghiệp, có vị trí và vai trò quan trọng, hoạt động của văn phòng hướng vào việc thực hiện các mục tiêu chung của

doanh nghiệp Tổ chức văn phòng là phần không thể thiếu và không thể tách rời

cấu trúc chung của doanh nghiệp Hơn thế nữa, văn phòng là cầu nối cơ bản giữa

doanh nghiệp với môi trường kinh tế-chính trị và xã hội bên ngoài Cho nên, quản

trị văn phòng bị chi phối bởi đặc điểm và quá trình quản trị của một doanh

nghiệp

1.4.1 Khái niệm và chức năng của văn phòng

1.4.1.1 Khái niệm về văn phòng va quan tri vin phòng

Ở chỗ nào có tổ chức làm việc hoặc là sản xuất hàng hóa, làm dịch vụ hoặc làm công việc quản lý hành chính, đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

Trong một doanh nghiệp, công việc giấy tờ như vậy khá nhiều, đòi hỏi sự

lưu chuyển, quản lý có hệ thống khoa học Từ khi cách mạng khoa học - công

nghệ tiến như vũ bão, giao lưu thương mại mở rộng, cuộc cách mạng thông tin

bùng nổ, công việc giấy tờ tại doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng, thậm chí có

nguy cơ ùn tắc Nếu không kịp thời xử lý, nó sẽ trở thành lực cẩn đối với hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp

Văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ tất cả các lọai giấy tờ liên quan

đến mọi mặt hoạt động của một doanh nghiệp Các nghiệp vụ văn phòng đều nằm

lỗi

Tớ Laan oir “2 nghtife đạc wb hints 8 Beng Mint 2z;

trong một hệ thống thống nhất, được tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm

tra

Như vậy, guẩn trị văn phòng là việc họach định, tổ chúc, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sóat các công việc hành chính văn phòng (office works) nhằm

xử lý thông tin để đạt tới mục tiêu chung của một tổ chúc sẵn xuất- kinh doanh

1.4.1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

Tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động của tổ chức kinh tế, tồn tại hai loại hình văn phòng doanh nghiệp, gồm văn phòng doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và văn phòng doanh nghiệp dịch vụ Để phục vụ đề tài nghiên cứu, chúng ta lấy công

việc văn phòng của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa để xem xét:

1.4.1.2.1 Chức năng xử lý thông tin yếm trợ Công việc giấy tờ ở văn phòng, theo thuật ngữ hiện đại, được gọi là thu thập và xử lý thông tin Thực ra, trong xã hội nói chung, cũng như trong doanh

nghiệp nói riêng, chỗ nào có quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thông tin

Ngay giữa người và máy cũng phải có quan hệ thông tin, qua các thiết bị điện tử

và máy vi tính

Thông tin không phải là chức năng riêng đặc thù của văn phòng, mà đặc

thù của thông tin văn phòng là thông tin yểm trợ

Chức năng thông tin hành chính yểm trợ như vậy tồn tại ở mọi ban, phòng

và khối, với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho mỗi nơi và gắn Hồn công

việc từ ban, phòng này với ban, phòng khác Luồng thông tin yểm trợ giữa các

nhân viên phòng ban khác nhau đan xen với nhau, kết nối với nhau hình thành

mạng thông tin xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp

12

Luin vin tb nghitfe đạc dể hint để Ling Minh Hong

Như vậy, chức năng thông tin yểm trợ vừa nằm phân tán ở mọi phòng, ban,

vừa có quan hệ thông tin xuyên suốt, tạo nên các luồng thông tin yểm trợ trong

toàn doanh nghiệp Đồng thời, ở cấp toàn doanh nghiệp, phải có một đầu mối thu thập, truyền tải và xử lý thông tin nhằm biến các thông tin rời rạc, mang tính chất

bộ phận thành các thông tin toàn diện có chọn lọc, trợ giúp cho các cấp lãnh đạo

doanh nghiệp ra quyết định Trung tâm hay đâu mối thu thập truyền tải, xử lý

thông tin trong doanh nghiệp chính là văn phòng của doanh nghiệp

Thực ra, xét về bản chất, chức năng thông tin hành chính yếm trợ như vậy vốn tồn tại cùng với các ban, ngành, khối chức năng từ lâu, nhưng các lý thuyết

quan trị doanh nghiệp chỉ mới gần đây mới phát hiện và nêu lên một cách có hệ

thống, do tầm quan trọng của công việc văn phòng ngày nay

1.4.1.2.2 Các chúc năng phục vụ của văn phòng Các chức năng phục vụ của văn phòng doanh nghiệp có thể được phân ra làm 3 loại:

e Các chức năng xử lý thông tin: như xử lý văn bản, viễn thông, in ấn;

¢ Các chức năng tổng hợp: như hành chính , nhân sự;

© Các chức năng dịch vụ chuyên đề: như kế toán, tài chính, kế

hoạch, thống kê, thương mại vv

Cả 3 loại chức năng trên đều được tổ chức thành hệ thống hành chính yểm

trợ (administrative-support system) mà mục tiêu là cung cấp các thông tin hành

chánh yểm trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản lý ra các quyết định liên quan đến sản xuất-kinh doanh

13

_

Luin vin tot z/22% thac 3 hints lE Bang Minh, Hing

Từng loại thông tin, từng luồng thông tin đều có những yêu cầu xử lý khác

nhau, đòi hỏi phải có cách xử lý phù hợp: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn lựa

nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng

1.4.L2.3 Nội dung thông tin hành chính-yếm trợ

Các loại thông tin xử lý qua hệ thống văn phòng được chia làm 3 loại đưới đây:

1 - Các thông tin yểm trợ tác nghiệp giúp cho mọi hoạt động tác nghiệp,

như mua vật từ, nguyên liệu, bán sản phẩm v.v được tiến hành trôi chẩy Loại

thông tin này phản ánh các hoạt động kinh tế ở bên trong doanh nghiệp, đồng

thời có một số liên quan bên ngoài Nội dung chủ yếu là thông tin kế toán, tài

chính

2- Các thông tin hành chính vừa phản ánh sự điều hành hành chính trong doanh nghiệp, vừa phản ánh những thông tin từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp

So sánh khối lượng giữa bai loại thông tin này, thì đa số có khi tới 85%

tổng lượng thông tin là thông tin tác nghiệp (Operational records) Loại thông tin này thường được biên tập dưới dạng các mẫu ¡n sẵn ( forms), chỉ cần điền vào cho

đầy đủ và chính xác

Loại thông tin hành chính ( administrative records) phức tạp hơn nhiều và

chia thành nhiều phân hệ khác nhau Thông tin điều hành hành chính trong doanh nghiệp là loại thông tin đặc biệt quan trọng, vì nó phản ánh quá trình các cấp

quản trị ra quyết định, triển khai các quyết định, giao dịch qua thư từ,

14

Lain tấn CE s63 tae st hint, CE Bing Minh Heng

Nội dung của nó gồm các báo cáo, các bản ghi nhớ, các biên bản cuộc

họp, các thông báo, các mẫu ghi, các thư từ giao dịch Phần lớn các lọai thông tin này đòi hỏi năng lực biên soạn và xử lý thông tin của văn phòng

Cùng với thông tin viết là các thông tin nói, trong đó nói qua điện thoại, ghi

5 < zz kg

vào các mầu nhắn tin

3 Tiếp đó là những thông tin từ môi trường xã hội Có bốn nhóm thông tin:

- Thứ nhất, các thông tin từ môi trường thế giới, vì ngày nay xu hướng toàn

cầu hóa về kinh tế, thương mại đang đòi hỏi cấp bách hơn bao giờ hết Các doanh

nghiệp đã trở thành những mắt xích trong mạng lưới kinh tế toàn cầu Do đó, thông tin kinh tế, thông tin khoa học - công nghệ, thông tin thị trường đều phải có

tầm nhìn thế giới Mọi sự chọn lựa, cân nhắc các quyết định thoát ly khỏi tầm nhìn đó là mạo hiểm và dễ vấp phải thất bại

- Thứ hai, thông tìn kinh tế - xã hội trong nước, kể cả cạnh tranh thị trường,

là dòng sông cung cấp chất bổ nuôi dưỡng doanh nghiệp, nhưng cũng là thách

thức thường xuyên đối với doanh nghiệp Luồng thông tin này được xử lý chất lọc

kỹ sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có những phản ứng nhanh nhạy đối với môi trường bên ngoài Ngược lại, luồng thông tin này bị xử lý không chính xác, nhận

định sai lệch, thì sẽ dẫn đến các quyết định quản lý bị lệch hướng và hết sức nguy hiểm

- Thứ ba, thông tin điều hành của Nhà nước bằng định hướng, chính sách,

pháp luật và bằng kiểm tra là những thông tin mà mọi cấp quản lý doanh nghiệp

phải kịp thời nắm vững, vận dụng và thực hiện chặt chẽ Bất kỳ sơ suất nào về

mặt này, dù cố ý hay vô tình, đều dẫn đến làm rối kỷ cương quản trị, làm phương

hại đến doanh nghiệp, làm giẩm sút uy tín và vị trí xã hội của doanh nghiệp trong quá trình đi lên theo định hướng xã hội chủ nghĩa

15

Lian vin let nghiap, thac ot binh té Bing Mink Hing

- Thứ tư, thông tin về các nhóm xã hội trực tiếp: khách hàng, thị hiếu của họ; các nhà cung cấp; các cơ sở dịch vụ liên quan, và cả các cơ quan chuyên môn

về thông tin: báo chí, truyền thanh, truyền hình

Chưa bao giờ trong suốt lịch sử công nghiệp hóa trên thế giới người ta lại

chứng kiến vai trò đa dạng và nghiêm khắc của các nhóm thông tin này đối với sự

điều hành doanh nghiệp đến như vậy

Trong bốn nhóm thông tin từ môi trường xã hội, nhóm nào cũng có vai trò

quan trọng, dù rằng tùy lúc, có thể nhóm này hay nhóm kia nổi lên Tầm quan

trọng của thông tín từ môi trường bên ngoài trước hết là ở chỗ nó chi phối các chức năng quản trị về mặt chiến lược, hoạch định mục tiêu và chính sách,

Chất lượng xử lý thông tin loại này tùy thuộc rất nhiều vào nỗ lực hoàn

thành công việc của từng cá nhân và cả tập thể văn phòng, nhưng trước hết là tùy

thuộc vào nhận thức chiến lược và điều hành sách lược của các cấp quần trị viên văn phòng (phụ trách văn phòng); mà nội dung là giỏi phát hiện và đánh giá xác

đáng các quan hệ tương tác, phối hợp và điều chỉnh một cách kịp thời, chính xác

các loại thông tín trên

1.4.1.2.4 Quá trình xử lý thông tin

1 Yêu cầu đối với thông tin:

Từng loại, từng luồng thông tin đều có những yêu cầu phương pháp xử lý

khác nhau cho phù hợp, đòi hỏi người xử lý phải có trình độ chuyên sâu Ví dụ,

các luồng thông tin kế toán quản trị phải được các kế toán viên chuyên đề như: thuế, giá thành xử lý mới đảm bảo được yêu cầu của công tác quản trị doanh

nghiệp

Tuy nhiên, quá trình xử lý một luồng thông tin trong doanh nhiệp đều phải tuân thủ theo 4 yêu cầu sau:

16

tian vin tt nghiép, đÍạc 2 hint te Bang Mink Hing

Thứ I: Thu thập đầy đủ, chính xác đáp ứng nhiệm vụ của quản trị

Thứ 2: Phân loại, lựa chọn đánh giá một cách khoa học

Thứ 3: Đảm bảo tính kịp thời về thời gian

Thứ 4: Thông tin sau khi được xử lý phải đạt chất lượng về mặt chuyên

môn, đáp ứng nhu cầu quản trị

Yêu cầu đầu tiên, và cũng là khâu đầu tiên, là phải thu thập thông tin hành

chính - yểm trợ cho đầy đủ, không được bỏ sót, phải thực hiện chặt chẽ các thủ

tục ghi chép ban đầu, số sách chứng từ theo đúng biểu mẫu quy định Trong

trường hợp nếu có luồng thông tin phải qua tổ chức điều tra nghiên cứu mới có

được, như phân tích và xử lý thông trn tiếp thị hay các thông tin kinh tế-xã hội,

được đăng tải tản mạn trên nhiều loại báo chí và trên đài phát thanh, truyền hình,

thì để đảm bảo yêu cầu đầy đủ, đòi hỏi phải đọc nhiều, nghe nhiều Nhưng quan

trọng hơn cả là sự nhạy bén, giỏi vận dụng kỹ năng chuyên môn sâu của các chuyên viên tổng hợp và của quản trị viên văn phòng

Sự phân loại và chọn lựa là điều tất yếu, bởi vì trong thời đại bùng nổ

thông tin, quá trình xử lý đều mang ý nghĩa chọn lựa, tổng hợp, chỉ cung cấp cho lãnh đạo những thông tin chất lọc, tỉnh lược, chất lượng

Yêu cầu nhanh chóng, kịp thời phải được nhấn mạnh, vì thời cơ và thời hạn

vô cùng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu này, người

quản trị viên văn phòng cần tập trung sức lực, trí tuệ và thời gian để xử lý thông

tin một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời, đúng lúc cho cấp lãnh đạo doanh

nghiệp

2 Quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin bao gồm sáu bước:

- Thu thập và phân loại thông tin đầu vào

17

Suan wn tot “24 đạc 37 “in đ Beng Minh Hong

- Dùng các phương pháp chuyên môn phân tích, xử lý thông tin

- Chat loc, tạo thành thông tin sử dụng

- In ấn, phân phối, tổ chức sử dụng có hiệu quả

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh

- Tiêu hủy hồ sơ hoặc lưu giữ dài hạn

Sáu bước nối tiếp nhau này được gọi là vòng đời của thông tin hành chính- yếm trợ Nét mới nổi lên gần đây là nhờ có trang thiết bị điện tử hiện đại, nhất là

các máy vi tính xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, được nối mạng, đã làm cho quá trình

xử lý nối tiếp ấy đan kết vào nhau thành mạng thông tin,

Ví dụ, dữ liệu được nhập vào đồng thời cũng là khâu lưu trữ - vừa nhanh

chóng, vừa chính xác tiết kiệm thời gian, nhờ đó tạo thêm khả năng mới đẩy lùi

áp lực ngày càng tăng thêm của sự bùng nổ thông tín

3 Yếu tố của quá trình xử lý thông tin:

Trong văn phòng doanh nghiệp hiện đại, quá trình xử lý thông tin được

triển khai trên cơ sở kết hợp ba mặt yếu tố cơ bản:

- Các trang thiết bị, máy móc hiện đại

- Các nghiệp vụ văn phòng không ngừng được cải tiến

- Con người làm văn phòng có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình và gắn

bó với công việc

Sự kết hợp ba yếu tố đó mang ý nghĩa quyết định của quá trình đổi mới văn

phòng doanh nghiệp theo xu hướng hiện đại và hiệu quả cao

4 Các công việc chủ yếu của quá trình xử lý thông tín:

Quá trình xử lý thông tin quản trị văn phòng bao gồm các nhóm công việc

chủ yếu sau:

18

an win (68 aghtipe đạc 3 hints tf Bang Mant Hing

a) Lập kế hoạch công việc văn phòng

b) Tổ chức thực hiện

c) Tạo động cơ thúc đẩy trong cán bộ nhân viên văn phòng, giỏi quần lý

nhân sự văn phòng, thực hiện mức độ ủy quyền tối đa cùng với sự hỗ trợ có hiệu

quả từ phía lãnh đạo để nhân viên tự quản lý, phát huy tính sáng tạo

đ) Triển khai công việc văn phòng với tỉnh thần tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, hiệu quả cao, tạo được sự thỏa mãn với công việc và xây dựng

hoài bão vươn lên

e) Bám sát và phục vụ công việc chung của doanh nghiệp, phối hợp chặt

chẽ trong hệ thống hành chính - yểm trợ, làm thật tốt công tác thông tin nội bộ

Ð Rà soát, kiểm tra, thu thập thông tin phản hồi, bảo đảm sự điều hành

hướng tới các mục tiêu chung của doanh nghiệp

Nội dung cốt lõi của sự điều hành này là tiếp cận công việc văn phòng theo quan điểm coi văn phòng là một hệ thống xã hội, kết hợp năng lực để hoàn

thành công việc, xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh với sự hoàn thiện nhân cách và đẩy mạnh quan hệ giao tiếp - ứng xử

1.4.2 Tổ chức văn phòng doanh nghiệp

Cách tổ chức văn phòng doanh nghiệp rất đa dạng, nhiều hình, nhiều vẻ Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xóa bỏ được hết,

làm che lấp giá trị khoa học của quần trị văn phòng đối với doanh nghiệp

LỞ cấp phòng, ban, tổ chức văn phòng có hai kiểu chính:

a Mỗi phòng, ban, khối đều có văn phòng với khá đầy đủ các chức năng

dịch vụ: kế tóan, xử lý văn bản, xử lý đữ kiện, in ấn, văn thư, bưu tín, viễn thông,

hồ sơ lưu trữ, nhân sự, quản trị Xu hướng này hiện nay được vận dụng khá phổ biến, vì nó nâng cao tính chủ động cho các phòng, ban, khối Bên cạnh đó, nhờ

19

Luin itn bE nghtife thac 3 tink để Gh, ing Mink Ang

chi phí mua sắm trang thiết bị xử lý thông tin ngày nay khá rẻ nên không đòi hỏi

phải tập trung xử lý như trước Ở cấp doanh nghiệp chỉ để lại một tổ chức văn

phòng tổng hợp nhỏ gọn và một bộ phận quản trị, do chánh, phó văn phòng phụ trách

Cách bố trí như trên được gọi là văn phòng kiểu phân tán

b Nhiều doanh nghiệp, do có đặc điểm riêng, lại tổ chức văn phòng theo

kiểu tập trung với khá đầy đủ các chức năng dịch vụ, chỉ để lại ở các phòng, ban

và khối một số ít nhân viên văn phòng cần thiết

Ở các doanh nghiệp lớn, khối lượng thông tin quá lớn, thì tổ chức văn phòng theo chức năng

Tổ chức văn phòng tập trung theo chức năng được hiểu là:

- Tập trung việc xử lý thông tin hành chính vào văn phòng đầu não, chỉ để

lại ở mỗi phòng, ban, khối một bộ máy văn phòng nhỏ gọn

- Các chức năng dịch vụ được chuyên môn hóa, mỗi chức năng thành lập một bộ phận riêng biệt để thực hiện chức năng chuyên môn của mình Ở các

doanh nghiệp có quy mô lớn, chức năng quản trị văn phòng được phân chia thành

các bộ phận chuyên biệt sau:

s Trung tâm xử lý văn bản

e Trung tâm xử lý dữ liệu

e Phòng kế toán - tiền lương

® Phòng bưu tín - văn thư

se Trung tâm lưu trữ hồ sơ

s Trung tâm viễn thông

e Cơ sở in ấn

20

Lain win tt 222/22 đạc È tints 68 Bing Mink, Hong

e Phòng thống kê - kế hoạch

® Phòng tài chính

® Phòng nhân sự và đào tạo

e Phòng lao động - tiền lương

Ưu điểm của tổ chức văn phòng tập trung theo chức năng là thu hút nhiều

chuyên viên có trình độ chuyên sâu vào công tác quản lý, các chuyên viên này là

tham mưu cho các nhà quản trị về chuyên môn của từng bộ phận Bên cạnh đó, nó

có nhược điểm là nếu không khéo áp dụng thì sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng

2 Dù có khác nhau về loại hình, về cách thức quần lý nhưng ở tất cả các doanh nghiệp đều tồn tại một hệ thống hành chính thực hiện chức năng xử lý

thông tin yểm trợ cho toàn doanh nghiệp

Chúng ta đã biết, dù tổ chức bộ máy văn phòng được xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ, thì hệ thống đó vẫn tồn tại

khách quan và đòi hỏi có sự quản lý thống nhất Đòi hỏi khách quan đó thường

được thể hiện ở vai trò của phụ tá hành chính (administrative assistant-AA), ngudi

có mối quan hệ trực tiếp với quản trị viên cấp cao hay tổng giám đốc điều hành

Phụ tá hành chính là thư ký điều hành giúp việc cho các quản trị viên cấp

cao, cho tổng giám đốc

Thư ký hạng trung làm biên tập viên, xử lý văn bản giúp các quần trị viên

cấp trung, các kiểm soát viên, các tổ trưởng

21

“4m vin tot nghiép, thac 6 hint te Bing Mink Hing

Sơ đồ 1.1 Vị trí cửa các phụ tá hành chính ở các các công ty có quy mô

Nhân viên thuộc các tổ, nhóm

Phụ tá hành chính và thư ký điều hành được sử dụng các thư ký hạng trung giúp biên tập văn bản Phụ tá hành chính và thư ký điều hành đều được coi là

quần trị viên văn phòng (Sơ đồ 1.1)

Ở doanh nghiệp nhỏ hơn, cỡ vài trăm lao động, có một phụ tá hành chính

giúp việc chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc điều hành để quán xuyến các chức năng hành chính yếm trợ (Sơ đồ 1.2)

22

Litin win tt nghiipp thac it tink be Ding Minh, Hing

Sơ đồ 1.2 Vị trí của phụ tá hành chính trong tổ chức của một công ty nhỏ

Phụ tá hành chính

3 Trong hệ thống hành chính-yểm trợ, có nhiều quản trị viên văn phòng,

với các chức danh cụ thể khác nhau:

® Phụ tá hành chính có quan hệ công việc trực tiếp với tổng giám đốc điều

hành;

s® Chánh, phó văn phòng;

e Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế toán;

® Các trưởng phòng chuyên môn;

e Thư ký điều hành hay thư ký tổng giám đốc

Phụ tá hành chính, người có mối quan hệ công việc trực tiếp với tổng giám đốc điều hành, quán xuyến toàn bộ hệ thống hành chính văn phòng, còn chánh,

phó văn phòng thường nặng về điều hành các công việc sự vụ của văn phòng Cũng có nơi, không có phụ tá hành chính mà chỉ có chánh, phó văn phòng Có nơi

23

Lain tấu #2 “2/0220 hae st hints to Ling Mink Hong

chức danh phụ tá tổng giám đốc được giao phụ trách hệ thống hành chính-yểm

trợ,

Như vậy, khái niệm quản trị viên văn phòng bao gồm các chức danh nói trên VÀ tên gọi, sự phân công và phối hợp giữa các chức danh đó có mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp, nên không thể dễ dàng xác định đích đanh một chức danh cụ thể nào đảm nhận phần việc gì mà chỉ gọi chung là quản trị viên văn phòng Hơn nữa, cách gọi đó còn thích hợp khi các quản trị viên văn phòng đều cần quán triệt một số nhiệm vụ, kỹ năng và phần việc gần như nhau

Ở những doanh nghiệp lớn, có văn phòng đầu não, tổ chức tập trung theo chức năng dịch vụ, gồm trên dưới 10 phòng ban thì các quản trị viên (trưởng,

phó) các phòng, ban đó đương nhiên đều xếp vào cấp quần trị viên văn phòng

Văn phòng đầu não thường bố trí một nhóm chuyên viên tổng hợp có trình

độ cao, làm nhiệm vụ tổng hợp và xây dựng đề án với chức đanh trợ lý tổng giám đốc theo chuyên đề được giao Một số nơi, số chuyên viên này cũng được xếp vào

hàng quản trị viên văn phòng,

24

- GIỚI THIỆU MỘT SỐ NÉT VỀ LDDK “VIETSOVPETRO”

- CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG LDDK

CHƯƠNG 2 QUAN TRI VAN PHONG TAI LDDK “VIETSOVPETRO”

2.1 GIỚI THIỆU MOT SO NET VE LDDK “VIETSOVPETRO”

2.1.1 Các bên tham gia đầu tự;

Liên doanh đầu khí “Vietsovpetro” (LDDK) là liên đoanh đầu tiên trong

lĩnh vực đầu khí được thành lập và hoạt động trên cơ sở các hiệp định liên Chính

phủ giữa Việt Nam và Liên Xô nay do Liên bang Nga kế thừa

Hai chính phủ (được gọi là các Bên) đầu tư trực tiếp vào LDDK

*Vietsovpetro” thông qua các Bộ Tài chính và Bộ Ngoại thương của mỗi Bên và

ủy quyền cho các cơ quan tương ứng quản lý LDDK “Vietsovpetro”, được gọi là

các Phía tham gia gồm:

Phía tham gia Việt Nam - Tổng công ty đầu khí PetroVietnam;

Phía tham gia LB Nga - Liên đoàn dầu khí nước ngoài Zarubejneft;

Hai chính phủ điều hành Liên doanh đầu khí “Vietsovpetro” thông qua

một Hội đồng Trong thành phần của Hội đồng có 5 uỷ viên Việt Nam và 5 uỷ viên LB Nga Các ủy viên trên đại diện Văn phòng Chính phủ, Bộ tài chính, Bộ

Kế hoạch và đầu tư, ngành đầu khí hoặc năng lượng tương ứng của mỗi Bên

Liên doanh đầu khí “Vietsovpetro” được thành lập tháng 6 năm 1981 Trụ

sở chính đặt tại 95-A Lê Lợi , TP Vũng Tàu

Liên doanh đầu khí "Vietsovpetro" hoạt động theo tinh thần Hiệp định liên Chính phủ giữa Việt Nam và Liên Xô ký ngày 19 tháng 6 năm 1981 và Hiệp định

sửa đổi ngày 16 tháng 7 năm 1991 Từ năm 1993, Chính phủ Nga đã ký hiệp định với Chính phủ Việt Nam về việc kế thừa nghĩa vụ và quyền lợi của Liên Xô

trong Liên doanh đầu khí "Vietsovpetro",

25

Như vậy, Liên doanh đầu khí "Vietsovpetro" là một hình thức đầu tư nước

ngoài cấp chính phủ duy nhất ở Việt Nam

2.1.2 Sản phẩm của LDDK “Vietsovpetro”:

Sản phẩm chính của “ Vietsovpetro” là đầu thô Khí đồng hành (được khai thác lẫn với đầu) được chuyển giao không mất tiền cho phía Việt Nam sử dụng

Dầu thô của “Vietsovpetro” có hàm lượng parafin cao, lưu huỳnh thấp

(dưới 0,2%) nên được khách hàng ưa chuộng

Cũng như mọi doanh nghiệp, LDDK "Vietsovpetro" không tránh khỏi quy

luật về chu kỳ sản phẩm: tăng trưởng, bão hòa và suy đồi Cụ thể: giai đoạn đầu

là xây dựng mỏ, giai đoạn 2 là khai thác với sản lượng đạt đến tột đỉnh và giai

đoạn 3 là giai đoạn sắn lượng giảm đến tối thiểu

Biểu đồ 2.1 Sản lượng khai thác đầu dự kiến trong giai đoạn 1995-2010

sẽ đạt sản lượng đỉnh vào năm 1999 khoảng trên 10 triệu tấn/năm Sản lượng đỉnh

sẽ có thể tồn tại trong một giai đoạn nhất định đến năm 2005, sau đó LDDK sẽ đi

vào giai đoạn suy thoái

26

XY ep LZ 4 >2 y » a

Khi sẵn lượng khai thác của LDDK “Vietsovpetro” nằm trong giai đoạn

đỉnh thì khối lượng các dịch vụ như: công tác xây dựng cơ bản, khoan thăm do,

khoan khai thác v.v giảm mạnh, đặc biệt vào các năm 1999-2000,

Như vậy trong tương lai gần, giữa sản xuất và năng lực sản xuất của LDDK

"Vietsovpetro" sẽ có sự mất cân đối, xuất hiện hiện tượng dự thừa công suất cả về

kỹ thuật lẫn nhân lực Trong khi đó, thời hạn hoạt động của LDDK kết thúc vào

đầu năm 2011 Do vậy, yêu cầu cấp bách đặt ra trước LDDK "Vietsovpetro" hiện nay là phải nhanh chóng điều chỉnh, cải tiến để xí nghiệp tiếp tục đi lên, đảm bảo

ổn định sản lượng và lợi nhuận cùng với việc đa dạng hóa mục tiêu kinh doanh

trong giai đoạn 2000-2011 Việc cải tiến hoạt động văn phòng LDDK

"Vietsovpetro" cũng nằm trong xu hướng biến động chung của LDDK = _= yee =

2.1.3 Thiết bị và công nghệ

LDDK “Vietsovpetro” được hình thành trong giai đoạn Việt Nam dang bi

bao vây kinh tế và bị cấm vận Do vậy, các thiết bị và công nghệ trong những năm 1981-1991 chủ yếu là nhập của Liên Xô

Từ năm 1992 đến nay, nhờ điều kiện khách quan và chủ quan cho phép,

LDDK “Vietsovpetro” đã nhập một loạt các thiết bị và công nghệ phục vụ thăm

dò và khai thác đầu khí từ các nước tư bản chủ nghĩa Các thiết bị và công nghệ

hiện nay mà LDDK “Vietsovpetro” đang sử dụng tương đối hiện đại, có đủ khả

năng thực hiện những nhiệm vụ khó khăn ở các vùng biển mở

2.1.4 Đôi ngũ CBCNV

Tổng số CRCNV trong LDDK “Vietsovpetro” trung bình trong các năm

1995-1998 là 5800 người, trong đó có 850 người Nga, với 2% có trình độ phó tiến

sỹ khoa học trở lên, 30% có trình độ đại học, 15% có trình độ trung cấp kỹ thuật,

27

Luin win Ot 2z2622/6 Hac I hints CE Lang Mink Hing

48% là công nhân kỹ thuật được đào tạo từ các trường CNKT và 5% là lao động

phổ thông

Trên 50% CBCNV Việt Nam được đào tạo chính quy tại các trường đại học

và trường nghề của Liên Xô Nhiều cán bộ vừa làm vừa học, trong đó có 20 người

đang chuẩn bị tốt nghiệp Cao học Quản trị, 14 người đang là nghiên cứu sinh khoa

học về chuyên ngành đầu khí

Trong giai đoạn đầu xây dựng và phát triển LDDK (trước năm 1988), tỷ lệ

chuyên gia và công nhân Liên Xô chiếm 60% lực lượng lao động trong toàn xí

nghiệp Từ năm 1989 tới nay, người Việt Nam đã thay thế đần chuyên gia Nga và

các nước SNG và tỷ lệ ngừơi Việt nam tăng lên 80% tổng số CBCNV trong xí

nghiệp

Từ năm 1991, theo Hiệp định sửa đổi, chức danh Tổng giám đốc vĩnh viễn

do phía Việt Nam đảm nhận Đồng thời, nhờ công tác đào tạo thực hiện có kết quả, cán bộ Việt nam đã nắm giữ hầu hết các chức danh chủ chốt trong hệ thống

quản trị toàn LDDK

Qua biểu đồ 2.2 cho thấy sự thay đối thành phần quản trị viên cấp cao và

cấp trung (Ban lãnh đạo LDDK, các trưởng phòng BMĐH và giám đốc đơn vị cơ

sở) trong thời kỳ 1991-1998 Các quản trị viên cấp cao và cấp trung là người Việt

Nam đã dần thay thế và chiếm đa số trong Bộ máy lãnh đạo Bảng 2.1 cho thấy

thành phần Ban lãnh đạo LDDK gồm 8 chức danh thì hiện có 6 chức danh do phía Việt Nam đảm trách

28

Liain vin lat aghiep thac 8 hin be Bing Minh Hong

Biểu đồ 2.2 Sự thay đổi thành phần quản trị viên (từ cấp trưởng phòng

và giám đốc đơn vị cơ sở trở lên) trong LDDK

Chifc vu Trước năm ¡991 | Từ sau năm 1991

đến 1998

6 Phó tổng giám đốc địa chất Việt Nam Việt Nam

8 Phó tổng giám đốc nội chính Việt Nam Việt Nam

Đồng thời, đây cũng là nét khác biệt của LDDK "Vietsovpetro" so với bất

kỳ một liên doanh khác có vốn đầu tư nước ngoài từ 50% trở lên, là một thành

tựu rất lớn của ngành dầu khí nói chung và của LDDK “ Vietsovpetro” nói riêng trong việc đào tạo và xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý nhằm đảm bảo quyền lợi

kinh tế và chủ quyền của Việt Nam ở một cơ sở công nghiệp lớn

29

Lian vain bob „2/96 hac 3 tink le Bang Mink Ang

2.1.5 Nhitng diac diém riéng cha LDDK so vdi cdc lién doanh khác

2.1.5.1 Hình thức hợp tác, quy mô vốn và nhân lực

Trong bảng 2.2 đưa ra một số chỉ tiêu so sánh nhằm cho thấy những khác

biệt cơ bản về hình thức hợp tác, quy mô vốn và nhân lực giữa LDDK

“Vietsovpetro” và những liên doanh khác trong ngành đầu khí

Bảng 2.2 : Sự khác biệt của LDDK với các liên đoanh khác

Chỉ tiêu so sánh LDDK “Vietsovpetro” Các liên doanh khác trong

ngành đầu khí

nước ngoài Sau khi có Luật đầu tư nước ngoài

Cấp liên doanh Cấp chính phủ theo hiệp

định liên chính phủ Cấp công ty theo hợp đồng

Quy mô vốn =1,5tỷ USD

Tỷ lệ góp vốn hai bên góp vốn theo tỷ lệ

50 hoặc 100% vốn nước ngoài

Tiêu thụ sản phẩm 100% sản phẩm được xuất

Tỷ lệ người nước

ngoài làm việc trong

đoanh nghiệp Lớn hơn 14% và có số ngừơi

Nga làm việc đông nhất

Việt Nam (800 người) Có số ngừơi nước ngoài

không quá 50 người

Những khác biệt trên của LDDK so với các liên doanh khác trong ngành

đầu khí và cũng là sự khác biệt khi đem so sánh với nhiều liên doanh khác tại

Việt Nam

30

du săn (6W nghisp, thac it hink te Ding Mink Hing

2.1.5.2 Van héa quản trị trong LDDK Vietsovpetro

a) Đặc điểm lịch sử phát triển LDDK “ Vietsovpetro”:

Là Hên doanh đầu tiên của Việt Nam, LDDK "Vietsovpetro" được hình

thành và có giai đoạn phát triển ban đầu trong điều kiện đất nước đang ở trong

một giai đoạn hết sức khó khăn, nguồn vốn thì rất hạn hẹp do vừa bước ra khỏi

các cuộc chiến tranh, lại đang bị bao vây kinh tế Các công ty đầu khí nước ngoài sau giai đoạn tìm kiếm thăm dò 1977-1980 đã rút hết và hoàn trả diện tích

cho Việt Nam Ngành đầu khí Việt Nam còn rất non trẻ, các ngành dịch vụ công

nghiệp dầu khí trong nước trong những năm 80 chưa hình thành Trong điều kiện

như vậy, Liên doanh "Vietsovpetro" đã được xây dựng như một cơ cấu hoàn chỉnh

và khép kín để có thể tự giải quyết các khâu của quá trình sản xuất: từ thăm dò, xây lắp cho đến khai thác và xử lý đầu thô Hơn thế, phạm vi hoạt động ban đầu của Liên doanh này là toàn bệ thềm lục địa phía nam Việt Nam Vì vậy,

"Vietsovpetro" được xây dựng và tổ chức như một liên hợp các xí nghiệp, có đầy

đủ các xí nghiệp thành phần Trong điều kiện lịch sử kinh tế- xã hội của nước ta

trong những năm 1981-1990, việc xây dựng LDDK theo mô hình này là hợp lý và cần thiết Cũng nhờ có mô hình này, LDDK đã xây dựng được một cơ sở với quy

mô lớn như ngày nay và đào tạo một đội ngũ CBCNV đầu khí đủ mạnh cho ngành trong một thời gian không dài

Tuy nhiên, do LDDK được hình thành và phát triển trong một điều kiện

lịch sử như vậy, nên cơ cấu tổ chức, phương pháp điều hành được thực hiện theo

mô hình của của các xí nghiệp Liên Xô dẫn đến hệ quả LDDK có hệ thống tổ chức cồng kềnh, phương pháp điều hành mang sắc thái hành chính, mệnh lệnh

31

Lain vier let nghisp, thac & tinh Bang Minh, Hong

b) Đặc điểm về văn hóa tổ chức và quản trị trong LDDK “Vietsovpetro":

Trước năm 1991, phía Tham gia Liên Xô (cũ) cử đến LDDK các chuyên gia thuộc nhiều nước cộng hòa khác nhau, trong đó gồm các nước chính là Nga, Ucraina và Azerbaijan Từ năm 1991 trở lại đây, phía đối tác cử các chuyên gia

có quốc tịch LB Nga đến làm việc ở LDDK với thời hạn hợp đồng lao động là 3 năm, riêng cấp lãnh đạo LDDK (Ban giám đốc là 5 năm)

Người Nga làm việc trong LDDK “Vietsovpetro” kế thừa được truyền

thống của một dân tộc cần cù, thông minh, giàu tinh sáng tạo, cống hiến cho nhân

loại nhiều thiên tài Chuyên gia và công nhân làm việc ở Việt Nam có trình độ và

tính kỷ luật cao, trân trọng tình hữu nghị lâu dài giữa nhân dân hai nước Người

Nga khác với những người nước ngoài khác đến làm việc ở Việt nam về lối sống

nhân ái, dễ cảm thông với người Việt Nam, trong quan hệ công việc đôi khi tổ ra

Đối với các công ty liên doanh với các tổ chức Liên Xô, Liên bang Nga và

các nước thành viên SNG mà trong đó nước Nga đóng vai trò quan trọng nhất có những nét đặc trưng riêng, Do vị trí lãnh thổ trải dài từ Đông sang Tây, với nhiều

32

Luin trờm 6b zz⁄64/% đạc 3 Rink, ts Bing Minh Hong

dân tộc khác nhau có nguồn gốc cả Âu lẫn Á, văn hóa của các dân tộc Liên Xô

trước đây nói chung và văn hóa Nga nói riêng vừa có những nét độc đáo riêng vừa

dễ hòa hợp với các nền văn hóa Âu -Á Mặt khác, trong thời kỳ Liên Xô chưa tan

rã, quản trị các doanh nghiệp tiên tiến chịu tác động của văn hóa xã hội chủ

nghĩa, đề cao chủ nghĩa tập thể, tỉnh thần cộng đồng và có phần nào gần giống khuynh hướng của người Nhật Điều này tạo những thuận lợi để người Nga dễ hòa

nhập trong một môi trường làm việc có cả nền văn hóa phương Đông và phương

Tây

Tuy nhiên, do thời hạn công tác của các công dân Nga tại LDDK chỉ có 3 năm nên hiệu quả đóng góp của họ cũng bị hạn chế Mặt khác, có một thời tiếng Nga được coi là một trong những tiếng phổ biến trên thế giới nên phần lớn người

Nga công tác tại LDDK không giỏi tiếng Anh bằng CBCNV Việt Nam Do vậy,

hiện nay trong LDDK vấn đề đào tạo về quản trị doanh nghiệp trong điều kiện

kinh tế thị trường cũng như áp dụng các công nghệ đầu khí mới chỉ đặt ra cho CBCNV Việt Nam Điều này gây khó khăn một phần cho việc đổi mới hoạt động chung của xí nghiệp

Bảng 2.3 cho chúng ta tham khảo một số lĩnh vực là hệ quả của các nhân tố

văn hóa tác động đến các hoạt động quản trị trong các doanh nghiệp Hoa Kỳ, Nhật Bản và Liên Xô (trước năm 1991)

33

aan wn wt nghicp, hae x6 hints ts

Bang 2.3 So sánh những đặc điểm về giá trị chung của các công ty

Nhật Bản, Hoa Kỳ và doanh nghiệp thuộc Liên Xô

Lĩnh vực Doanh nghiệp Hoa Doanh nghiệp Doanh nghiệp Liên

1 Thuê lao|- Thời gian thuê | - Thời hạn thuê|- Thời hạn thuê

động ngắn hoặc tr/ bình | suốt đời không giới hạn

của họ - Mối quan hệ giữa

doanh nghiệp với công nhân được nhân cách hóa

- Công nhân mong

muốn tổ chức quan tâm đến đời sống

+ 3 riềng của họ - Mối quan hệ giữa

doanh nghiệp với

công nhân được nhân

cách hóa

- Công nhân mong

muốn tổ chức quan tâm đến đời sống

“4 3

riêng của họ

34