CÁC kỹ NĂNG TRÌNH bày TRƯỚC CÔNG CHÚNG; tư vấn; xây DỰNG kế HOẠCH; GIÁM sát ĐÁNH GIÁ

- Dựng ỏnh mắt thiện cảm để bao quỏt, đụi khi tập trung nhỡn vào mắt, khuụn mặt của một, hai người trong lỳc trỡnh bày nhằm tạo cảm giỏc cho người nghe đang được tham gia vào nội dung tr

CÁC KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG; TƯ VẤN; XÂY

DỰNG KẾ HOẠCH; GIÁM SÁT ĐÁNH GIÁ

A KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG

I Giới thiệu chung

Trình bày là hình thức giao tiếp giữa một người với một hoặc nhiều người để cung cấp thông tin nào đó

Ví dụ: - Cán bộ Văn hóa, Thông tin trình bày thực trạng bạo lực gia đình

trên địa bàn xã trong những năm gần đây;

- Chủ nhiệm Câu lạc bộ trình bày nội dung sinh hoạt với chủ đề: Thực trạng tệ nạn xã hội và một số biện pháp phòng, chống tệ nạn xã hội tại gia đình và cộng đồng

1 Các bước của việc trình bày

1.1 Chuẩn bị cho việc trình bày:

+ Thời gian: ngày, từ mấy giờ đến giờ ngày

+ Tập hợp tài liệu chủ yếu và các tài liệu liên quan đến chủ đề, nội dung trình bày

+ Phương tiện phục vụ cho bài trình bày: đề cương hoặc bài viết về nội dung sẽ trình bày, tranh ảnh minh họa, đèn chiếu

+ Trang phục của người trình bày: lịch sự, phù hợp

1.2 Xây dựng cấu trúc, nội dung của bài trình bày

- Phần mở đầu: Nêu vấn đề định trình bày (Chú ý nêu chủ đề và các phần mục định trình bày)

- Phần nội dung: Những nội dung cơ bản theo các phần mục đã xác định

- Phần kết luận:

+ Tóm tắt lại những điểm chính đã nêu

+ Đưa ra những hành động cần làm.

+ Cỏm ơn người nghe (cú thể hứa hẹn những điều trong phạm vi thẩm quyền giải quyết)

1.3 Xỏc định và phõn loại thụng tin sẽ cung cấp trong buổi trỡnh bày

a Thụng tin phải biết: là những điều thiết yếu phải cung cấp để đỏp ứng mục tiờu đề ra Cần dành nhiều thời gian, trỡnh bày rừ ràng, cụ thể làm cho người nghe nắm vững những thụng tin này

b Thụng tin cần biết: là những điều cung cấp để làm rừ thờm những thụng tin trọng tõm

c Thụng tin nờn biết: là những thụng tin mở rộng làm phong phỳ thờm nội dung trỡnh bày

II Một số kỹ năng trỡnh bày

1 Kỹ năng sử dụng ngụn ngữ núi

- Núi chậm rói, to, rừ ràng (tựy ý định của diễn giả để cú thể núi lỳc nhanh, lỳc chậm hơn)

- Giọng núi: rừ ràng, sử dụng ngụn ngữ phổ thụng, trỏnh núi đều đều buồn

tẻ hoặc gõy cười khụng ăn nhập với nội dung trỡnh bày

- Núi vừa phải, đủ nghe, khụng hột hoặc thỡ thầm

- Đôi lúc tạm dừng để nhấn mạnh ý hoặc chuyển sang đoạn sau

2 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ không lời

- Đứng tự nhiờn, thoải mỏi, thỉnh thoảng đi lại

- Dựng tay để nhấn mạnh ý hay khớch lệ người nghe

- Dựng ỏnh mắt thiện cảm để bao quỏt, đụi khi tập trung nhỡn vào mắt, khuụn mặt của một, hai người trong lỳc trỡnh bày nhằm tạo cảm giỏc cho người nghe đang được tham gia vào nội dung trỡnh bày tức là hoạt động giao tiếp giữa người trỡnh bày và người nghe bằng ngụn ngữ khụng lời

- Nét mặt tươi vui, không biểu hiện sự lo âu, căng thẳng.

- Thái độ lịch sự, chân thành, tự tin, bình tĩnh

- Phong thái tự nhiên, ung dung

3 Kỹ năng sử dụng các phương tiện hỗ trợ

Nên chuẩn bị và sử dụng một số phương tiện hỗ trợ trong khi trình bày như tranh ảnh minh họa, đèn chiếu (bài tập kéo chun, bài tập quan sát tranh hoặc quan sát một tờ giấy), việc sử dụng phương tiện hỗ trợ sẽ đem lại một hiệu quả tốt và người trình bày có thể đo được, nhận biết được trên gương mặt hay những tiếng xì xào, tán thưởng của người nghe

Tuy nhiên tránh lạm dụng phương tiện, sử dụng quá nhiều phương tiện trong cùng một buổi trình bày, bởi điều này có thể làm cho người nghe quên nội dung chính mà chỉ nhớ đến những chi tiết được minh họa bằng phương tiện hỗ trợ

4 Một số biÖn ph¸p kh¾c phôc nçi lo sî khi tr×nh bµy

Đối với những người chưa quen trình bày, hoặc không thường xuyên trình bày trước công chúng sẽ xuất hiện cảm giác lo âu, thậm chí mất bĩnh tĩnh đến mức quên chủ đích cũng như nội dung chính của bài trình bày Điều này

có thể làm gãy, đứt mạch trình bày, người nghe không chú ý, hiệu quả trình bày thấp Có thể chỉ ra một số nguyên nhân sau: Chưa nắm vững, chưa “nhập tâm” toàn bộ nội dung trình bày; chuẩn bị tâm thế thiếu kỹ càng; không hiểu biết nhiều về đối tượng nghe (độ tuổi, giới tính, trình độ chung của đa số người nghe) Có thể áp dụng một số biện pháp sau đây để khắc phục nỗi lo sợ khi trình bày

4.1 Chuẩn bị kỹ cho buổi trình bày

+ Đọc, nhập tâm nội dung tài liệu định trình bày

+ Có thể tập trình bày, tập nói trước gương, (đặc biệt tập nói thật trôi chảy phần đặt vấn đề, tạo tình huống hấp dẫn ngay từ những phút đầu) nhằm

ôn tập, ghi nhớ những nội dung chính, nội dung cần thiết, đồng thời giúp bản thân tự đánh giá mức độ trôi chảy, tính phù hợp trong tốc độ nói, đo được thời gian trình bày trong mỗi phần nội dung

+ ChuÈn bÞ các ph¬ng tiÖn cÇn thiÕt phù hợp với yêu cầu của nội dung bài trình bày, phù hợp với điều kiện ở nơi tổ chức (điện, ánh sáng, số lượng người nghe, diện tích nơi diễn ra hoạt động )

+ Nắm thông tin về đối tượng (ngêi nghe)

+ Đến trước giờ quy định để làm quen khung cảnh, môi trường

4 2 Tạo ấn tượng tốt khi bắt đầu trình bày

+ Trấn tĩnh, thở sâu vài hơi trước lúc trình bày, có thể nhấp vài ngụm nước trước khi đứng vào vị trí trình bày

+ Quan sát toàn bộ khung cảnh diễn ra hoạt động và đối tượng nghe trình bày

+ Nhìn một vài người và hỏi một vài câu để làm quen (tránh nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra phía ngoài) Đây có thể coi là một hoạt động khởi động, tạo không khí gần gũi giữa người bài trình bày và người nghe

+ Giữ phong thái tự nhiên, thoải mái

4.3 Làm chủ toàn bộ thời gian trình bày

+ Trình bày theo đề cương đã chuẩn bị Có thể tài liệu bài trình bày được chia thành 2 bản: một bản đề cương và một bản đầy đủ nội dung trình bày, có thể sử dụng bút mầu gạch chân các mục, tiểu mục để dễ dàng nhận diện, không bị nhầm lẫn

+ Các động tác cần chủ động, không lúng túng, rụt rè

+ Nói chậm hoặc dừng vài giây nếu hồi hộp

+ Khi quên ý nên bình tĩnh lướt nhìn đề cương

+ Chủ động đề nghị người nghe đặt câu hỏi

+ Lắng nghe, sắp xếp các câu hỏi rồi trả lời từng câu hoặc ghi nhận nếu chưa trả lời được

+ Hãy nêu những ví dụ cụ thể trong thực tế để chứng minh, những ví

dụ đó cộng với sự dí dỏm của bạn trong việc sử dụng các từ ngữ của địa phương sẽ làm cho không khí buổi sinh hoạt sẽ trở nên sinh động và đạt hiệu quả cao

+ Tận dụng các phương tiện nghe nhìn nhưng đừng lạm dụng chúng.

Việc sử dụng linh hoạt những hình ảnh, bảng biểu minh hoạ sẽ có tác dụng thu hút sự chú ý của người nghe Hiệu ứng trợ giúp việc xuất hiện của những dòng chữ và con số sẽ ngăn ngừa sự xao lãng của khán giả Chúng cũng giúp bạn giải thích dữ liệu một cách hiệu quả Chẳng hạn, khi bạn muốn giải thích những khái niệm mới, bạn cần đến hình ảnh minh họa Thông thường, phương pháp giải quyết từng vấn đề một tỏ ra rất hiệu quả và các phương tiện nghe nhìn có thể trợ giúp bạn một cách đắc lực Tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng những hình ảnh đơn giản và không nên quá lạm dụng vì quá nhiều hình ảnh minh hoạ sẽ làm khán giả mất tập trung vào nội dung bạn đang thuyết trình

+ Không nên lo lắng và thể hiện thái độ lo lắng trong lúc trình bày, cảm giác lo lắng sẽ mất đi khi bạn làm chủ nội dung bài trình bày và thực hiện đặt câun hỏi cho người nghe.

+ Xử lý tình huống khi ngêi nghe ®a ra c©u hái khã.

Dù rằng một số người có thể hỏi để đưa ra những lời nhận xét mang tính chất xây dựng, cũng có rất nhiều người hỏi chỉ vì tò mò và thích thú những vấn đề bạn đang trình bày Những câu hỏi sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề

ở nhiều góc độ khác nhau và xem xét nhiều phương pháp khác nhau Với những vấn đề còn đang gây tranh cãi, bạn cũng đừng ngại khi nói ra ý kiến

của cá nhân bạn Nếu có những phần kiến thức mà bạn không biết hoặc chưa sẵn sàng để trả lời, đừng lo lắng Bạn có thể trả lời một cách chân thành rằng, vấn đề này bạn sẽ nghiên cứu và trả lời trong dịp khác Sẽ không ai cười hay trách mắng bạn gì cả, vì suy cho cùng bạn không thể nói tất cả chỉ trong một bài trình bµy

B KỸ NĂNG TƯ VẤN

I Giới thiệu chung

1 Tư vấn là một quá trình giao tiếp hai chiều mặt đối mặt giữa người cung cấp thông tin và người nhận thông tin nhằm giúp họ có khả năng tự mình đưa ra quyết định đúng, có lợi sau khi đã được cung cấp đầy đủ những thông tin khách quan và chia sẻ về mặt tình cảm.

Ví dụ: Tư vấn về cách ứng xử khi xảy ra mâu thuẫn gia đình khi có dư luận người vợ ngoại tình

2 Tư vấn là cung cấp phương tiện, chứ không phải là khuyên bảo Tư vấn viên không phải không phải là người đưa ra lời khuyên nhủ Tư vấn viên phải là người tạo điều kiện để đối tượng tự khám phá chính bản thân mình.

3 Đặc điểm của tư vấn:

- Cả người cung cấp và người nhận thông tin có mặt và ý thức được tình huống của cuộc nói chuyện

- Mỗi người đều vừa là người cung cấp thông tin vừa là người nhận thông tin

- Thông tin trao đổi thông qua thái độ và hành vi của hai phía

4 Các bước trong hoạt động tư vấn

Bước 1 - Chào hỏi, đón tiếp niềm nở, chú ý đến đối tượng.một cách có thiện cảm; Bước 2 - Hỏi thăm một cách ân cần bằng những câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu

về bản thân họ (ví dụ: sức khoẻ, công việc làm ăn, quan hệ trong gia đình);

Bước 3 - Nói với đối tượng về thái độ cảu bản thân đã sẵn sàng chia

sẻ, trao đổi về vấn đề mà đối tượng cần tư vấn;

Bước 4 - Tư vấn, cung cấp kiến thức, kỹ năng mà đối tượng quan tâm Cùng chia sẻ những băn khoăn, chưa được đối tượng cảm thấy thoải mái;

Bước 5 - Hẹn gặp lại đối tượng trong dịp tiếp theo

II Một số kỹ năng trong tư vấn

1 Luôn xác định rõ mục tiêu của tư vấn

Bạn hãy luôn nhớ rằng mục tiêu của tư vấn là:

- Thiết lập mối quan hệ tin tưởng mà ở đó người đến tư vấn(đối tượng)

có thể trao đổi mối quan tâm, chia sẻ những vấn đề khó khăn, cảm xúc, tình cảm, các cách ứng xử với tư vấn viên mà không sợ bị đánh giá hay phê phán

- Bạn cần phải làm được việc khuyến khích đối tượng để họ coi quá trình giải quyết vấn đề là trách nhiệm của cả tư vấn viên và đối tượng mà họ là người chủ động quyết định, bạn cần giúp họ thấy được giá trị của ý kiến của bản thân và củng cố thêm nỗ lực của họ

- Bạn hãy làm giảm nỗi lo và sự thiếu tin tưởng của đối tượng trong quá trình tư vấn và từ đó khuyến khích họ tiếp tục tham gia vào quá trình này

2 Luôn tôn trọng đối tượng

- Có sáng tạo và óc tưởng tượng phong phú: Trong khi tiếp cận thông tin từ phía đối tượng, bạn phải biết đặt câu chuyện của đối tượng trong đời sống nội tâm của mình và biết lường tính đến những diễn biến, những tác động sẽ ảnh hưởng đến đối tượng, để từ đó có sự đồng điệu trong cảm xúc với

đối tượng và tỉnh táo để có thể cùng đối tượng xác định phương pháp ứng phó

phù hợp

- Bạn hãy khẳng định bản lĩnh của mình bằng cách không áp đặt suy nghĩ hay đưa ra “đáp án” của mình cho đối tượng

- Là tư vấn viên bạn cần có sự nhạy bén trong đời sống hằng ngày và có

sự nhận thức xã hội sâu sắc, đây là một điều kiện rất quan trọng để bạn biết

lắng nghe, biết chia sẻ, hiểu vấn đề mà đối tượng đang gặp phải Muốn vậy hãy quan sát và tích lũy kinh nghiệm, hãy thu nhận và tích lũy kiến thức về nhiều mặt của cuộc sống

- Tôn trọng đối tượng, hãy coi đối tượng là người bạn đã lâu không gặp

và ở họ đã có sự trải nghiệm cũng như sự hiểu biết nhất định, chỉ vì mệt mỏi hay quá lo âu mà họ tìm đến với bạn để được bạn chia sẻ Nhận thức được như vậy bạn sẽ không vội vàng nhận xét hay “phán bảo” đối tượng

3 Biết tránh những điều cần tránh trong quá trình tư vấn

- Thái độ điều khiển, ra lệnh

- Cảnh cáo đe doạ

- Tranh luận hay thuyết phục

- Giảng giải đạo đức

- Phủ nhận, nhận xét, phê phán

- Chế nhạo, dán nhãn

- An ủi hay tỏ ý thương xót

- Bỏ cuộc, hoang mang

4 Biểu lộ sự đồng cảm chứ không phải là thương xót

Lắng nghe đối tượng và cố gắng hiểu được tình cảm của họ Hãy nhìn

vào mắt họ và tự hỏi “Điều đó sẽ như thế nào, nếu mình ở vào địa vị của họ Biết bày tỏ và kiễn nhẫn lắng nghe Lắng nghe là cả một nghệ thuật Lắng

nghe một cách chân tình sẽ giúp bạn rút ngắn khoảng cách đến thành công hơn Bạn đừng thể hiện thái độ sốt ruột khi đối tượng diễn đạt không rõ ràng, tránh đưa ra những câu nói: “anh/chị nói gì mà tôi chẳng hiểu” hoặc “anh/chị nói nhanh lên, nói ngắn thôi” làm cho đối tượng lúng túng hoặc không muốn trình bày nữa

5 Biết đưa ra những câu hỏi mở và khích lệ đối tượng trả lời chi tiết

Tránh đưa ra loại hỏi câu hỏi để đối tượng chỉ có câu trả lời là có hoặc không

5.1 Khi nào nên sử dụng hình thức tư vấn?

- Khi đối tượng có hoàn cảnh đặc biệt; có vấn đề mà tự bản thân họ khó giải quyết hoặc chưa tìm ra cách giải quyết, nhất là những vấn đề không muốn nhiều người biết để giữ thể diện (thí dụ: mang thai trước hôn nhân, nhiễm HIV, bị chồng/vợ bỏ rơi vị không đáp ứng sinh hoạt tình dục…)

- Khi đối tượng có những vướng mắc khó nói, cần hỏi ý kiến bạn (thí dụ: thay đổi sinh lí của tuổi dậy thì, tuổi tiền mãn kinh, thiếu hoà hợp về tình dục giữa hai vợ chồng )

- Khi đối tượng lo lắng về một vấn đề nào đó (thí dụ: con cái có những biểu hiện lệch lạc về giới tính)

5.2 Khi tư vấn, bạn làm gì để giúp đối tượng?

- Tìm hiểu những nỗi lo lắng của đối tượng và giải thích cho họ

- Nói cho đối tượng biết hoặc giới thiệu cho họ tài liệu về vấn đề họ đang quan tâm

- Giúp đối tượng có thể tự quyết định vì lợi ích của bản thân mình

- Phát cho đối tượng các phương tiện tránh thai nếu đối tượng cần

- Chỉ đẫn đối tượng đến nơi có dịch vụ phù hợp

5.3 Bạn nên làm gì khi tư vấn?

- Tuyệt đối tôn trọng và giữ bí mật chuyện riêng của đối tượng

- Nếu đối tượng có bạn tình hoặc chồng/vợ, có thể mời họ cùng tham gia nếu đối tượng đồng ý

- Giải thích cho đối tượng những gì đối tượng cần biết

- Giúp đối tượng tự lựa chọn, tự quyết định

5.4 Bạn không nên làm gì?

- Tránh không cho đối tượng biết những thông tin gây lo lắng cho họ một cách không cần thiết

- Tránh thực hiện tư vấn ở những nơi có người khác nhìn thấy, nghe thấy được

- Trỏnh chỉ trớch, phờ phỏn đối tượng

C KỸ NĂNG XÂY DỰNG kế hoạch hoạt động

1 Lập kế hoạch là gỡ?

Lập kế hoạch là quỏ trỡnh chuẩn bị thực hiện một hoạt động nào đú sẽ được tiến hành sao cho đạt được mục tiờu đề ra bằng biện phỏp tốt nhất Kế

hoạch là cụng cụ quan trọng, khụng thể thiếu của người quản lý ở bất kỳ cấp nào Việc lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của người quản lý

Cú nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cho từng cụng việc cụ thể

2 Tại sao phải lập kế hoạch hoạt động?

Kế hoạch đối với người quản lý cũng như chiếc la bàn hay tấm bản đồ đối với người đi đường Một kế hoạch được xõy dựng tốt, chi tiết và chớnh xỏc

sẽ giỳp cho việc thực hiện cụng việc thờm thuận lợi

Lập kế hoạch hoạt động là một cụng việc mang tớnh khoa học và cần thiết nhằm:

- Xỏc định mục tiờu, thực chất là làm rừ những mong muốn thay đổi

- Để sử dụng nguồn lực một cỏch hiệu quả

- Để chủ động về thời gian, sắp xếp cụng việc theo thứ tự ưu tiờn

- Thu hỳt tối đa sự tham gia của mọi người vào việc thực hiện kế hoạch

- Tạo cơ sở giỳp người quản lý cú căn cứ để kiểm tra, giỏm sỏt và đỏnh giỏ

3 Cỏc đặc điểm cơ bản của một kế hoạch hoạt động

- Thường diễn ra trong một thời gian xỏc định (1 đến 2 năm hoặc ớt hơn)

- Phạm vi tương đối hẹp và cú giới hạn

- Có các mục tiêu cụ thể.

4 Yêu cầu của việc lập kế hoạch

Muốn lập kế hoạch cần:

a Dựa vào kết quả đánh giá tình hình (thực trạng tình hình):

b Cần có sự định hướng cho các hoạt động để đạt được mục tiêu

c Có nguồn lực

5 Các bước lập kế hoạch

6.1 Th

5.1 Thu thập và phân tích tình hình

- Thu thập thông tin:

Có thể thu thập thông tin từ các nguồn: từ nhân dân trong thôn/ xóm; tài liệu, sổ sách của Ban Văn hóa, Thông tin, Phòng Văn hóa, Thông tin và các ban ngành liên quan; chủ trương của cấp trên

- Phân tích tình hình: bao gồm việc phân tích các điểm mạnh, các điểm yếu, các cơ hội, các tình huống khó khăn có thể xảy ra

5.2 Xác định mục tiêu:

Mục tiêu là bước xác định xem chúng ta cần phải thay đổi như thế nào

Do đó mục tiêu cần hết sức cụ thể, có thể định lượng được và có tính khả thi

Ví dụ: Mục tiêu của kế hoạch Phòng, chống bạo lực gia đình của Sở

VHTTDL tỉnh A:

Thu thập và

phân tích

tình hình

Xác định mục tiêu Xác định nội dung

hoạt động

Thời gian

và nguồn lực

Kiểm tra, đánh giá