KỸ NĂNG xây DỰNG kế HOẠCH HOẠT ĐỘNG của câu lạc bộ

TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCHXác định mục tiêu của hoạt động Xác định các nguồn lực và sử dụng có hiệu quả nguồn lực Chủ động về thời gian, hình dung và sắp xếp được các công việc cần phải l

KỸ NĂNG XÂY DỰNG

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG

CỦA CÂU LẠC BỘ

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ

Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị thực hiện một hoạt động nào đó sao cho đạt mục tiêu đề ra bằng biện pháp tốt nhất

Ví dụ: Kế hoạch xây dựng một khu

chung cư, kế hoạch xây dựng CLB Gia đình phát triển bền vững, kế hoạch hoạt động của một đơn vị

TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH

Xác định mục tiêu của hoạt động

Xác định các nguồn lực và sử dụng có hiệu quả nguồn lực

Chủ động về thời gian, hình dung và sắp xếp được các công việc cần phải làm theo trật tự

Thu hút tối đa sự tham gia của mọi thành viên vào

Tạo căn cứ để kiểm tra, giám sát và đánh giá

YÊU CẦU CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

Dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình

Có sự định hướng cho các hoạt động để đạt mục tiêu

Có nguồn lực (con người, kinh phí, thời gian )

Các bước lập kế hoạch

Thu thập và phân tích tình hìnhXác định mục tiêu

Xác định nội dung hoạt động

Xác định thời gian và nguồn lựcKiểm tra và đánh giá

Thu thập và phân tích tình hình

Hiểu rõ tình huống hiện tại để xác định các

bước đi cần thiết

Thu thập thông tin từ các nguồn: văn bản báo cáo, tài liệu của địa phương; chủ trương, chính sách của địa phương; ý kiến của người dân

Phân tích tình hình: nắm được những điểm

mạnh, điểm yếu, các cơ hội, các khó khăn có thể xảy ra

Xác định thời gian và nguồn lực

Xác định thời gian:

- Tiến độ cụ thể của việc thực hiện từng mục tiêu

- Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động Xác định nguồn lực (nhân lực, cơ sở hạ tầng,

thông tin, kinh phí, )

- Nguồn lực bên trong (tự nắm giữ)

- Nguồn lực bên ngoài (do đối tượng khác nắm

giữ)

Kiểm tra, đánh giá

Là hoạt động diễn ra thường xuyên theo từng quá trình thực hiện hoạt động

Nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót có thể xảy ra trong quá

trình triển khai hoạt động

Cung cấp và bổ sung kịp thời nguồn lực (nếu cần) trong quá trình thực hiện hoạt động

Những trở ngại ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch có hiệu quả

Mục tiêu không rõ ràng

Thiếu kỹ năng lập kế hoạch

Thiếu số liệu/thông tin

Thời gian của kế hoạch quá ngắn hoặc quá dài

Thiếu nguồn lực

Không quan tâm đến vấn đề nhạy cảm giới Không thu hút được sự tham gia của các thành viên

KỸ NĂNG GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

HOẠT ĐỘNG/ KẾ HOẠCH

Khái niệm giám sát

Giám sát là một hoạt động quản lý thường xuyên nhằm xem xét việc thực hiện toàn bộ hay một kế hoạch hoạt động đã được hoạch định để giúp các nhà quản lý luôn bám sát kế hoạch hoạt động đã đề ra nhằm đạt được mục tiêu của chương trình/ dự án đã được xác định từ trước

Yêu cầu của giám sát

Người quản lý chương trình dự án cần:

Nắm vững những nguồn lực nào được đầu tư

và đầu tư như thế nào

Đối chiếu với kế hoạch xem thực tế các hoạt động có phù hợp với tiến độ, với khối lượng công việc, với nội dung đã nêu ra hay không Tìm hiểu nguyên nhân nếu công việc không

diễn ra theo kế hoạch

Dựa vào nguyên nhân dẫn tới sự sai lệch để

điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thay

Nội dung giám sát

Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch trong

thực tế so với dự kiến là nhanh, chậm, hay đúng tiến độ.

Giám sát các điều kiện để thực hiện kế hoạch như điều kiện tài chính, nhân lực, trang thiết bị… để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch Giám sát kết quả của các hoạt động có khả năng góp phần đạt mục tiêu của chương

trình/ dự án đã xác định từ trước

Các bước giám sát

Lập kế hoạch giám sát: quyết định cái

gì cần phải giám sát

Thu thập thông tin, số liệu cần thiết

Phân tích, đối chiếu số liệu

Đánh giá kết quả

Kết luận, đưa ra các khuyến nghị

Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các khuyến nghị

Khái niệm đánh giá

Đánh giá là một hoạt động quản lý,

là sự thu thập thông tin theo nhiều cách khác nhau nhằm xác định tính thích hợp, tiến bộ, hiệu quả, kết

quả và tác động của hoạt động

thuộc chương trình/ dự án

Các bước thực hiện đánh giá

Lập kế hoạch đánh giá: Xác định mục tiêu đánh giá

Xây dựng tiêu chí đánh giá:

- Đo - Bằng gì?

- Nhóm đối tượng – Ai?

- Số lượng – Bao nhiêu?

- Thời gian - Thời điểm nào?

Xác định nguồn cung cấp tài liệu và đối

tượng mẫu để tiến hành đánh giá; Xác định phương pháp thu thập thông tin (trao đổi,

kiểm tra, phỏng vấn, bảng hỏi, hòm thư góp

ý, thảo luận nhóm)

Ai là người đánh giá? (Người thụ hưởng,

người quản lý, người tài trợ)

Thu thập thông tin cho đánh giá

Xây dựng báo cáo đánh giá

So sánh giữa giám sát và đánh giá

STT Các điểm khác nhau Giám sát Đánh giá

1 Mục tiêu Thúc đẩy hoàn thành hoặc

điều chỉnh kế hoạch

Xác định mức độ hoàn thành

kế hoạch Rút ra bài học cho năm sau

2 Thời gian thực hiện Chỉ diễn ra trong thời gian

thực hiện kế hoạch

Cuối năm hoặc đầu năm sau

3 Nội dung Hoạt động đã diễn ra chưa?

Diễn ra như thế nào? Có theo đúng kế hoạch không?

Mục tiêu có đạt được không? Đạt được bao nhiêu phần trăm? Vì sao

4 Hướng nghiên cứu

chính Xác định đầu vào, các hoạt động và đầu ra của chương

trình/ hoạt động

Xác định hiệu quả và tác động của chương trình/ hoạt động

5 Thời điểm Trong khi triển khai thực hiện

chương trình/ hoạt động

Sau khi hoàn thành chương trình/ hoạt động hoặc ở những mốc thời gian tương đối dài

Giám sát, đánh giá các hoạt động của CLB

Mục tiêu của giám sát:

- Xác định các hoạt động của CLB có được thực hiện theo đúng kế

hoạch, tiến độ đã định hay không;

- Có hoạt động nào bị trì hoãn hay không? Nguyên nhân

- Có hoạt động nào không có trong kế hoạch mà vẫn được thực hiện không? Nguyên nhân

- Kinh phí có được sử dụng đúng mục đích và hợp lý không?

- Có sự điều chỉnh kinh phí cho các hoạt động không? Nguyên nhân

- Có cần bổ sung, điều chỉnh kế hoạch không?

- Kiến nghị các biện pháp nhằm duy trì, củng cố hoặc thay đổi các hoạt động để đạt được các mục tiêu đề ra

Mục tiêu của giám sát

Xác định các hoạt động của CLB có được thực hiện theo đúng

kế hoạch, tiến độ đã định hay không;

Có hoạt đSSộng nào bị trì hoãn không? Nguyên nhân

Có hoạt động nào không có trong kế hoạch mà vẫn được thực hiện không? Nguyên nhân

Kinh phí có được sử dụng đúng mục đích và hợp lý không?

Có sự điều chỉnh kinh phí cho các hoạt động không? Nguyên nhân

Có cần bổ sung, điều chỉnh kế hoạch không?

Kiến nghị các biện pháp nhằm duy trì, củng cố hoặc thay đổi các hoạt động để đạt được các mục tiêu đề ra

Nội dung của báo cáo đánh giá

Mối quan hệ chỉ đạo, phối hợp thực hiện giữa UB DS, GĐ

và TE với các ban ngành liên quan từ cấp tỉnh và cấp xã Trình độ và năng lực cán bộ điều hành và quản lý CLB

Các bước xây dựng và triển khai các hoạt động của các CLB

Những khó khăn và thuận lợi

Mẫu kế hoạch giám sát, đánh giá

KẾ HOẠCH GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠTĐỘNG

MÔ HÌNH CÂU LẠC BỘ GIA ĐÌNH PHÁT TRIỂN

Một số nội dung cần có trong giám sát,

Xin trân trọng cảm ơn

sự theo dõi của quý vị!