kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả của công ty TNHH SX TM

Lời mở đầuĐối với bất kỳ một loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thương mại nào, dù là doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân; các công ty cổ phần, công ty TNHH thì kế toán

Lời mở đầu

Đối với bất kỳ một loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thương mại nào, dù là doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân; các công ty cổ phần, công ty TNHH thì kế toán tiền và các khoản phải thu, phải trả luôn là một bộ phận rất quan trọng, không thể thiếu, ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển, hoạt động sản xuất của một công ty Tiền và các khoản phải trả chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng tài sản, còn các khoản phải trả có một ý nghĩa nhất định đối với việc tài trợ cũng như phản ánh tình hình khả năng thanh toán của một doanh nghiệp Chính vì thế mà chúng luôn được theo dõi thường xuyên, chi tiết và cụ thể từng khoản mục Do đó em lựa chọn tìm hiểu vấn đề này tại công

ty để thấy được những ưu điểm, nhược điểm trong trong công tác kế toán thực

tế

Kết cấu của đề tài gồm bốn chương :

Chương 1 : Giới thiệu khái quát về công ty TNHH SX TM Hoà Hoả

Chương 2 : Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả

Chương 3 : Thực tiễn kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả củacông ty TNHH SX TM Hoà Hảo

Chương 4 : Nhận xét và kiến nghị

ĐỀ TÀI : KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU ,PHẢI TRẢ CỦA CÔNG TY TNHH SX TM HOÀ HẢO

1.1 - Quá trình thành lập và phát triển :

1.1.1 - Lịch sử hình thành và phát triển :

-Tên công ty : công ty TNHH SX TM Hào Hảo

-Giám đốc công ty : Phương Hảo

-Văn phòng : 28/27 Bùi Thế Mỹ, Phường Hiệp Tân, quận Tân Phú

-Điện thoại : (08)3 8648090-9734774

-Fax : (08) 9734395

-Email :hoahaoco@vnn.vn – hoahaocorp@vnn.vn

-Đội ngũ cán bộ, công nhân viên : 25 cán bộ quản lý, 130 công nhân trực tiếp sản xuất

-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 4102021438

-Ngày cấp :13/04/2004 (thay đổi lần 1 ngày 09/05/2007)

-Cơ quan cấp : phòng đăng ký kinh doanh, sở kế hoạch đầu tư thành phố HCM

ô tô, xe máy, cơ khí với chất lượng tốt nhất đến mọi khách hàng

b – Quá trình phát triển :

-Tiền thân của công ty TNHH SX TM Hoà hảo là cơ sở Hoà Hảo, được thành lập vào năm 1985, là một trong những cơ sở đầu tiên sản xuất phụ tùng xe máy cho thị trường Việt Nam như : bát thắng, cốt thắng, cần sang số, cần đạp thắng, …

-Năm 2004 chính thức đổi tên, trở thành công ty TNHH SX TM Hoà Hảo.-Công ty với bề dày kinh nghiệm và lượng khách hàng truyền thống không nhỏ, đã ký và thực hiện được nhiều hợp đồng cung cấp phụ tùng cho nhiều công ty xemáy có vốn đầu tư trong nước và công ty liên doanh

-Sản phẩm công ty được sản xuất dựa trên các thiết bị tiên tiến của Nhật Bản, sử dụng các quá trình công nghệ kỹ thuật tiên tiến như dập, ép, tiện, thuỷ lực, tiện CNC, phay, phay lăn, khoan, chuốt hàn CO2, hàn bấm, uống ống, cán ren …

-Để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng đa dạng, phong phú, ngoài sản phẩm truyền thống là phụ tùng xe máy, công ty đã tiến hành đầu tư máy móc thiết bị

để sản xuất và gia công thêm phụ tùng ô tô, phụ tùng cơ khí các loại

-Năng lực sản xuất hàng năm của công ty đạt được là 5.000.000 sản phẩm.-Tổng diện tích toàn bộ khu văn phòng và xưởng sản xuất của công ty khoảng 2.000 m2, gồm 02 xưởng sản xuất với hơn 200 thiết bị sản xuất và 02 kho hàng

-Đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, năng động gồm 25 cán bộ quản lý và 130 công nhân trực tiếp sản xuất

-Với một hệ thống thiết bị sản xuất, thiết bị kiểm tra đa dạng và hiện đại, công nghệ sản xuất tiên tiến, hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và áp dụng

theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, sản phẩm của công ty ngày càng được nâng cao chất lượng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

1.1.2 - Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu :

a - Chức năng :

Chức năng chủ yếu của công ty là sản xuất, cung ứng và kinh doanh sản phẩm phụ tùng xe gắn máy, ô tô và phụ tùng cơ khí các loại trong phạm vi pháp luật cho phép của nhà nước

-Tuân thủ mọi chính sách, chế độ về quản lý lao động, tiền lương, thực hiện tốt việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ văn hoá, ngoại ngữ, nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo và nâng cao chất lượng cuộc sống người lao động

1.2 - Cơ cấu tổ chức và quản lý :

-Công ty có mạng lưới kinh doanh khá đa dạng, phần lớn cung ứng cho các hãng xe máy ở các tỉnh, thành phố lớn như : TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hưng Yên, Đồng Nai, …

-Công ty cũng xuất khẩu nhưng chiếm tỷ trọng không cao trong mạng lưới kinh doanh

1.2.1 - Sơ Đồ cơ cấu tổ chức, quản lý :

Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu quản lý điều hành trực tuyến, được thể hiện theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 1.1 : cơ cấu tổ chức, quản lý của cơng ty

1.2.2 - Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban :

+ Soạn thảo các hợp đồng kinh tế tỉ mỉ, rõ ràng

+ Đảm bảo việc thu hồi cơng nợ bán hàng cao nhất

+ Tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng

- kế hoạch :

+ Phân bổ kế hoạch sản xuất trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của khách hàng

HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊGIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒN

G SẢN XUẤT

PHÒN

G VẬT TƯ

PHÒN

G HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

PHÒN

G KỸ THUẬ T

PHÒN

G TÀI VỤ – KẾ TOÁN

+ Tính toán, phân tích, cân đối kế hoạch, dự trù nguyên vật liệu sản xuất cầnthiết sử dụng trong kỳ và nhu cầu sử dụng cho kỳ kế tiếp.

+ Theo dõi tiến độ sản xuất, quá trình và tiến độ giao hàng nhằm kịp thời điều chỉnh khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc các phát sinh trong quá trình sản xuất

+Tham mưu cho công ty lập quy chế và chính sách đãi ngộ nhân sự

+Lập kế hoạch và thực hiện việc chuẩn bị, phòng bị tài nguyên nhân sự như tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân lực

+Thực hiện giám sát, kiểm tra các chế độ như bảo hiểm nhà máy, tài sản cố định, BHXH, thực hiện thủ tục yêu cầu chi trả bảo hiểm của người lao động, quy chế

và nội dung lao động như :lập bảng lương, quy chế chính sách về tiền lương, thưởng; theo dõi, kiểm tra báo cáo về tiền lương, thưởng theo quy định của pháp luật và công ty

+Tổ chức việc thực hiện, giám sát, theo dõi, kiểm tra, báo cáo việc thực hiệntheo quy định, chính sách chế độ lao động như : nội quy lao động, khen thưởng, kỷ luật, BHXH, BHYT, trợ cấp và phúc lợi, công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động theo quy định của pháp luật và công ty

+Phối hợp với công đoàn công ty trong các hoạt động xã hội, tổ chức hoạt động, phong trào giải trí để củng cố tinh thần, phát triển, ổn định về nhân sự, thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động

+Tiềm hiểu và luôn nắm bắt các Nghị định, Thông tư, báo cáo kịp thời cho ban giám đốc những quy định mới liên quan đến vấn đề lao động

f – Phòng sản xuất :

-Thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch

-Đảm bảo duy trì và nâng cao hiệu suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, hạn chế đế mức thấp nhất sản phẩm không đạt phải tái gia công hoặc báo huỷ

_Không ngừng cải thiện dây chuyền sản xuất nhằm tránh lãng phí thời gian

- Uy tín, ổn định trong sản xuất kinh doanh

- Chứng từ phù hợp với yêu cầu sản xuất của công ty

- Tính phối hợp tốt

- Không mua thừa, thiếu sao với nhu cầu của kế hoạch sản xuất

- Mua vật tư, nguyên vật liệu đúng tiến độ, không trễ hạn so với kế hoạch

h - Phòng kho vật tư :

- Xuất nhập hàng hoá theo đúng quy định, có chứng từ đầy đủ, không tự ý xuất, nhập hàng khi chưa có cấp lãnh đạo chấp nhận.

- Xuất hàng ra kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước

- Hàng hoá phải đạt đúng khu vực, tem nhãn đầy đủ tên hàng, mã hàng và sốlượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

- Sổ sách phải rõ ràng, số liệu cập nhật đầy đủ trong ngày

- Hàng tháng thực hiện đầy đủ việc kiềm kê và báo cáo xuất nhập cho bộ phận tài vụ để hoàn thiện công tác tính giá thành và báo cáo tài chính

i - Phòng kỹ thuật :

- Giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất, ngăn chặn sản phẩm bị lỗi phát sinh hàng loạt

- Phân tích nguyên nhân phát sinh vấn đề, tìm ra các đối sách cải thiện

- Bảo quản thiết bị đo lường luôn đảm bảo và sẵn sàng khi cần sử dụng

- Lập tiêu chuẩn kiểm tra cho tất cả các sản phẩm ngay sau khi đưa vào sản xuất hàng loạt

- Thực hiện kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

- Triển khai và lập kế hoạch phát triển sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng thông qua phòng kinh doanh và được sự chấp thuận của ban giám đốc

- Chuyển giao lưu trình và kỹ thuật sản xuất cho bộ phận sản xuất sau khi thực hiện các bước

- Lập BOM khi phát hiện sản phẩm mới và chỉnh sửa BOM khi có thay đổi

về thiết kế

- Lập mẫu thông báo xác nhận đạt tiêu chuẩn của khách hàng

- Sản xuất thử và được đôi bên xác nhận đạt yêu cầu

- Chỉnh sửa, bảo dưỡng và cải thiện các phát sinh trong sản xuất như : khuônmẫu, gá kiểm, gá hàn và không để ảnh hưởng đến việc sản xuất do sửa chữa, bảo dưỡng chậm tiến độ gây nên

- Lập các tiêu chuẩn thao tác an toàn cho các loại thiết bị

- Không ngừng cải thiện phương pháp sản xuất với tiêu chí : an toàn, khoa học, hiệu quả

j - Phòng tài vụ-kế toán :

- Tổ chức và thực hiện công tác kế toán đảm bảo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành, vừa đúng quy định pháp luật vừa tiết kiệm được thuế cho nhà nước một cách hợp pháp

- Dự toán thu chi hàng tháng, hàng quý, hàng năm, hàng kỳ

- Kiểm tra và xác nhận hồ sơ chứng từ chi trả hợp lệ, chuyển lãnh đạo có thẩm quyền duyệt

- Tư vấn cho ban giám đốc những phương pháp lưu chuyển tiền tệ với mục tiêu luôn an toàn dự trữ ngân sách

- Giải quyết những chi phí thực tế công công ty phải thanh toán nhưng không thể đáp ứng được những chứng từ như đã quy định

- Đảm bảo việc thanh toán chính xác với tinh thần trách nhiệm cao

- Theo dõi công nợ các khoản phải thu phải trả

- Theo dõi các khoản phải thu khác từ thanh lý

- Phân tích giá thành theo từng kỳ, từng tháng, từng quý, từng năm

- Kiểm sốt đầu tư và quản lý tài sản của cơng ty.

- Giám sát, kiểm kê kho vật tư và lập báo cáo tài chính kết quả tình hình sản xuất kinh doanh theo từng kỳ, từng quý, từng năm

- Giám sát, ghi chép nhật ký các hoạt động kinh tế, xử lý phương pháp kế tốn và cung cấp thơng tin cho ban giám đốc ra quyết định

- Các nhiệm vụ khác do cơng ty ban hành

1.3 - Cơng tác tổ chức kế tốn tại cơng ty :

1.3.1 - Sơ đồ tổ chức kế tốn tại cơng ty :

Sơ đồ 1.2 : tổ chức kế tốn tại cơng ty

a – Kế tốn trưởng :

Từ các báo cáo của kế tốn tổng hợp, kế tốn trưởng kiểm tra sự chính xác của các số liệu đã được hạch tốn, xét duyệt và ký duyệt các phiếu thu, phiếu chi, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các số liệu kế tốn cũng như các khoản chênh lệch

b – Kế tốn tổng hợp, cơng nợ, tiền mặt :

Theo dõi cơng nợ phải thu, phải trả, lập các biên bản đối chiếu cơng nợ, thanh lý hợp đồng, …

c – Kế tốn TGNH, thuế GTGT :

Theo dõi sổ chi tiết TGNH, giấy báo cĩ, giấy báo nợ, chịu trách nhiệm báo cáo thuế

d – Thủ quỹ kiêm kế tốn hàng hố:

- Lưu trữ các chứng từ cĩ liên quan đến hàng hố, hố đơn GTGT, lập phiếuthu chi trên máy

- Thu chi các khoản tiền do khách hàng yêu cầu ( phiếu thu, phiếu chi được duyệt )

- Nhận tiền và nộp tiền tại ngân hàng và các đơn vị cĩ liên quan, đối chiếu

sổ quỹ tiền mặt hằng ngày trên sổ sách với thực tế và trên máy

Kế toán trưởng

Kế toán TGNH – thuế GTGT

Kế toán tổng hợp công nợ tiền mặt

Thủ quỷ kiêm kế toán hàng hoá

1.3.2 - Chế độ kế toán áp dụng :

Công ty sử dụng kết hợp 2 phương pháp kế toán : chứng từ ghi sổ và nhật kýchung Quá trình ghi nhận, nhập liệu được thực hiện trên máy để tiện việc theo dõi và hạn chế sai sót

a – Hình thức chứng từ ghi sổ :

-Từ các chứng từ gốc, kế toán xử lý, nhập liệu vào các sổ trên máy gồm : sổ cái tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết, bảng tài khoản chi tiết, báo cáo tàichính

-Quá trình luân chuyển chứng từ : các phiếu nhập xuất từ phòng kinh doanh chuyển cho phòng kế toán theo dõi, ghi chép, nhập vào sổ, sau đó kế toán xuất hoá đơn thuế GTGT để nộp ngân sách nhà nước

b – Hình thức nhật ký chung :

Ghi chú :

ghi hàng ngày quan hệ đối chiếu kiểm tra

ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Sơ đồ 1.3 : trình tự ghi sổ kế toán nhật ký chung

1.3.3 - Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo tài chính :

a – Chứng từ :

- Chứng từ kế toán tại công ty được tổ chức và kiểm tra một cách chặt chẽ, việc thực hiện chế độ chứng do kế toán trưởng đảm nhiệm, các chứng từ được lưu trữ

và bảo quản cẩn thận theo tháng, quý, năm, hạn chế thất lạc, mất

- Chứng từ là cơ sở, căn cứ để ghi sổ kế toán Mọi số liệu , thông tin trên sổ

kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ

- Chứng từ kế toán là các giấy tờ về các nghiệp vụ kế toán tài chính đã phát sinh và hoàn thành.

+Chứng từ hàng tồn kho : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…

+Chứng từ lao động tiền lương : bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,…

Nợ phải trả : TK 331 : phải trả cho khách hàng

TK 334 : phải trả cho cán bộ, công nhân viên

TK 338 : BHXH, BHYT, KPCĐ Doanh thu : TK 511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

5111 : doanh thu bán hàng hoá

5112 : doanh thu cung cấp dịch vụ Chi phí sản xuất kinh doanh : TK 621 : chí phí nguyên vật liệu

TK 622 : chi phí nhân viên sản xuất

TK 627 : chi phí sản xuất chung

Xác định kết quả kinh doanh : TK 911

c – báo cáo tài chính :

Công ty sử dụng các báo cáo tài chính :

Bảng cân đối kế toán

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

Bảng quyết toán thuế

d – chính sách khác :

Hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán : đồng Việt Nam

Chương 2 : Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả:

Giới hạn số người tiếp cận với tiền, tập trung một đầu mối, người giữ tiền phải liêm chính, cẩn thận, có chính sách ràng buộc trách nhiệm với những ai tiếp cận với tiền

Mọi khoản thu, chi phải được thể hiện trên chứng từ có đầy đủ chữ ký của những ai liên quan : người thực hiện, người duyệt, người giám sát

Việc thu, chi phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán Việc ghi sổ, kýduyệt không do người giữ tiền thực hiện Định kỳ đối chiếu số liệu giữa số liệu kế toán và của người giữ tiền (số trên sổ sách và thực tế kiểm kê )

Tiền thu trong ngày tốt nhất gửi ngân hàng tránh mất cắp, hơn nữa doanh nghiệp còn được hưởng lãi Chi tiền nên trả bằng séc, ATM, qua ngân hàng

c – Các quy định kế toán :

-Sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Đơn vị tiền tệ sử dụng theo luật kế toán Việt Nam bắt buộc là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia “đ”, ký hiệu quốc tế VNĐ

-Ngoại tệ khi nhập xuất quỹ, dựa vào tỷ giá hối đoái để quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất đã lựa chọn, đồng thời theo dõi nguyên tệ Tỷ giá do ngân hàng nhànước Việt Nam hoặc Bộ tài chính công bố tại thời điểm quy đổi Xuất quỹ tính theo một trong các phương pháp : bình quân gia huyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay thực tế đích danh.

-Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phải phản ánh các chênh lệch này trêncác tài khoản doanh thu, chi phí tài chính ( phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh kể cả doanh nghiệp có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản ) hoặc phản ánh vào

TK 413 ( phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản-giai đoạn trước hoạt động ) Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánhgiá lại tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

- Ngoại tệ được kế toán chi tiết theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 “ ngoại tệ các loại” ( tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán )

-Doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh đối với vàng bạc, kim khí quý, đáquý, khi nhập xuất quỹ phải quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất, đồng thời theo dõi

số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất của từng loại, từng thứ, việc ghi chép nhưhàng tồn kho, giá xuất cũng theo các phương pháp trên Việc thanh toán chi trả được theo dõi, phản ánh như ngoại tệ

2.1.2 – Kế toán tiền mặt :

a – Tiền mặt tại quỹ :

-Tiền gồm : tiền Việt Nam , séc thanh toán, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện để tại quỹ dùng làm phương tiện thanh toán ngày

-Thủ quỹ là người quản lý tiền tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi theo các chứng từ đã được duyệt, ghi chép vào sổ quỹ tình hình thu chi và chịu trách nhiệm về số tiền trong quỹ

b – Chứng từ, sổ sách :

- Chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán tiền mặt :

+ Biên lai thu tiền : mẫu số 06 – TT

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng : mẫu số 04 – TT

+ Giấy đề nghị tạm ứng : mẫu số 03 – TT

+ Giấy đề nghị thanh toán : mẫu số 05 – TT

+ Phiếu thu : mẫu số 01 – TT

+ Phiếu chi : mẫu số 02 – TT

+ Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : mẫu số 07 – TT

+ Bảng kiểm kê quỹ : mẫu số 08 – TT

-Tài khoản được sử dụng để phản ánh việc thu chi tiền : TK111

-Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 :

+TK 1111 :tiền Việt Nam : phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.

+TK 1112 : ngoại tệ : phản ánh tình hình thu chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam

+TK 1113 : vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ

Tài khoản 111 – tiền mặt

Số dư đầu kỳ :xxx

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt

-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý nhập quỹ

-Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí

quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi

kiểm kê

-Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ ( đối với

-Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánhgiá lại số dư ngoại tệ cuối ký ( đối với tiền mặt ngoại tệ )

Số dư cuối kỳ :xxx

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt

d – Kế toán tiền mặt :

-Sơ đồ kế toán :

Sơ đồ 2.1 : kế tốn tiền mặt ( VNĐ )

138 144,244

311,315,331,333,334,336,338

211,213,217,152,153,157,611

515 635

112

121,128,221,222,223,228

Thu tiền hàng

vay ngắn hạn

Thu hồi nợ phải thu,

các khoản ký quỹ, ký

cược bằng tiền mặt

(Giá gốc) thu hồi

Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, TSCĐ… bằng tiền mặt

Thanh toán nợ phải trả bằng tịền mặt

Ký quỹ , ký cược bằng tiền mặt

Kiểm kê phát hiện thiếu

Chi tạm ứng và chi phí phát sinh bằng tiền mặt

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt

gửi tiền mặt vào ngân hàng

121,128,221,

222,223,228

111 – tiền mặt (1112)

D.thu, thu nhập khác

p.sinh bằng ngoại tệ

(tỷ giá thực tế

hoặc BQLNH

311,341

151,152,153,156,211 ,213,217,241,623,627,64

2,133,…

Chi tạm ứng, chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

Tỷ giá thực tế, BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

(đồng thời ghi nợ

Lỗ tỷ gia

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Đồng thời ghi có TK007

Sơ đồ 2.2 : kế tốn tiền mặt (ngoại tệ)

311,315,331,336,341,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế,BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá311,315,331,336,341,342

Chi tạm ứng, chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

413

Chênh lệch tỷ giá tăng

do đánh giá lại ngoại tệ

Ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt1112

-Phương pháp kế toán :

 Tiền mặt Việt Nam :

Các nghiệp vụ tăng tiền :

( đối tượng chịu thuế GTGT khấu trừ )

+Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt ,vay ngắn hạn, dài hạn :

Có TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp+Thu hoạt động tài chính, thu nhập khác :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính

Có TK 711 – thu nhập khác

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp+Nợ phải thu khách hàng và các khoản nợ phải thu khác của doanh nghiệp:

Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 338 – phải trả, phải nộp khác+Thu hồi khoản đầu tư, ký cược, ký quỹ, các khoản cho vay của doanh nghiệp :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 411 – nguồn vốn kinh doanh

Có TK 441 – nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Có TK 451 – quỹ quản lý cấp trên

Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp

 Các nghiệp vụ giảm tiền :

( chịu thuế GTGT khấu trừ )

+Xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng :

Nợ TK 112 – TGNH

Có TK 111 – tiền mặt (1111)+Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, đầu tư :

Nợ TK 121 – đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Nợ TK 221 – đầu tư vào công ty con

Nợ TK 222 – gốp vốn liên doanh

Nợ TK 223 – đầu tư vào công ty liên kết

Nợ TK 228 – đầu tư dài hạn khác

Có 111 – Tiền mặt (1111)+Xuất quỹ ký cược, ký quỹ :

Nợ TK 144,244 – ký quỹ, ký cược ngắn hạn; dài hạn

Có TK 111 – tiền mặt (1111)+Xuất quỹ mua tài sản cố định, nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ, hàng hoá :

Nợ TK 211,213 – tài sản cố định hữu hình, vô hình

Nợ TK 152 – nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 241 – XDCB dở dang

Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 – tiền mặt (1111)+Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả :

Nợ TK 311 – vay ngắn hạn

Nợ TK 315 – nợ dài hạn đến hạn trả

Nợ TK 331 – phải trả cho người bán

Nợ TK 333 – thuế và các khảon phải nộp cho nhà nước

Nợ TK 334 – phải trả cho người lao động

Nợ TK 336 – phải trả nội bộ

Nợ TK 338 – phải trả phải nộp khác

Có TK 111 – tiền mặt (1111)+Xuất quỹ mua nguyên vật liệu sử dụng ngay :

Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, …

Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111 – tiền mặt (1111)+Xuất quỹ cho hoạt động tài chính, hoạt động khác :

Nợ TK 133 – thuế GTGT Khấu trừ

Có 111 – tiền mặt (1111)+Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu

Nợ TK 138 – phải thu khác

Có TK 111 – tiền mặt (1111)

 Ngoại tệ:

 Các nghiệp vụ tăng ngoại tệ :

(kèm bút toán : Nợ TK 007 – ngoại tệ các loại )+Thu nợ phải thu :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1112) (tỷ giá tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có 515 – doanh thu hoạt động tài chính ( lãi tỷ giá)

Có 131,136,138 (tỷ giá ghi sổ kế toán)+Thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, thu nhập khác :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1112)

Có 511,515,711 (tỷ giá giao dịch thực tế )+Thu tiền trước của khách hàng :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1112) (tỷ giá thực tế )

Có 131 – phải thu khách hàng +Mua ngoại tệ :

Nợ TK 1112 – tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá thực tế )

Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 241, 623, 627, 641, 642, 133 … (tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá)

Có TK 1112 (tỷ giá ghi sổ)+Thanh toán nợ phải trả :

Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342, …(tỷ giá ghi sổ)

Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính ( lãi tỷ giá)

Có TK 1112 ( tỷ giá ghi sổ)

Cuối năm tài chính :

Tại thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư tài khoản 1112 theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm cuối năm tài chính Chênh lệch được xử

lý trên tài khoản 4131

Nợ TK 1112

-Khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để đảm bảo

an toàn, thuận tiện trong thanh toán đồng thời hưởng được khoản lãi trong thời gian nhàn rỗi, doanh nghiệp sẽ mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc hoặc công ty tài chính

-Mở tài khoản tại ngân hàng doanh nghiệp phải đăng ký tên chủ tài khoản, kế toán trưởng, mọi thủ tục thanh toán sau này điều phải có chữ ký của họ

b – Chứng từ, sổ sách :

Các chứng từ cần thiết doanh nghiệp sử dụng để xác nhận, ghi chép, đối chiếu :

-Giấy báo nợ,giấy báo có của ngân hàng

-Bảng sao kê ngân hàng

-Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy rút tiền

-Séc chuyển khoản, séc bảo chi

Sổ sách kế toán thường được sử dụng trong doanh nghiệp để theo dõi, đối chiếu :

Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý hiện có tại ngân

hàng đầu kỳ

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ,

vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào

ngân hàng

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý hiện cĩ tại ngân

hàng cuối kỳ

d – Kế tốn TGNH :

- Sơ đồ kế tốn :

138 144,244

311,315,331,333,334,336,338

211,213,217,152,153,157,611

Thu tiền hàng

vay ngắn hạn

Thu hồi nợ phải thu,

các khoản ký quỹ, ký

cược bằng TGNH

(Giá gốc) thu hồi chứng khoán vốn đầu tư

Rút TGNH về quỹ tiền mặt

Thuế GTGT

Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, TSCĐ… bằng TGNH

Thanh toán nợ phải trả bằng TGNH

Ký quỹ , ký cược bằng TGNH

Chênh lệch số

dư TGNH > sổ phụ NH

Thanh toán các khoản CK TM, giảm giá, hàng

bị trả lại

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng TGNH, trả lãi vốn góp, cổ tức

gửi tiền mặt vào

ngân hàng

121,128,221,

222,223,228

Sơ đồ 2.3 : kế toán TGNH (VNĐ)

112 – TGNH (1122)

D.thu, thu nhập khác

p.sinh bằng ngoại tệ

(tỷ giá thực tế

hoặc BQLNH

311,341

151,152,153,156,211 ,213,217,241,623,627,64

2,133,…

Chi tạm ứng, chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

Tỷ giá thực tế, BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

(đồng thời ghi nợ

Lỗ tỷ gia

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Đồng thời ghi có

Sơ đồ 2.4 : kế tốn TGNH ( ngoại tệ )

311,315,331,336,341,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế,BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá311,315,331,336,341,342

Chi tạm ứng, chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

413

Chênh lệch tỷ giá tăng

do đánh giá lại ngoại tệ

Ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt1122

Nợ TK 112 – TGNH

Có TK 113 – tiền đang chuyển

Có TK 131 – phải thu khách hàng+Thu hồi các khoản tiền ký cược, ký quỹ :

Nợ TK 112 – TGNH

Có TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính

Có TK 711 – thu nhập khác

Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp+Thu lãi TGNH :

Nợ TK 152, 153, 155, 156, 157, 211,213

Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112 – TGNH+Chi hoạt động sản xuất kinh doanh :

Nợ TK 627, 641, 642

Có TK 112 – TGNH+Chi trả các khoản nợ :

Nợ TK 311, 315, 331, 333, 336, 338, 341, 342, …

Có 112 – TGNH

Cuối tháng chưa tìm được nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu ngân hàng

và số liệu kế toán của doanh nghiệp tài khoản tạm thời ghi vào:

 Chênh lệch số liệu ngân hàng > số liệu kế toán tại doanh nghiệp

Nợ TK 1121 - TGNH (Tiền Việt Nam)

Có TK 3381- Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân

 Sang tháng sau xử lý

Nợ TK 3381 - Số chênh lệch đã xử lý

Có TK 112 - Nếu ngân hàng ghi nhầm

Có TK 131, 511, 711, 515 - Nếu doanh nghiệp ghi thiếu

 Chênh lệch số liệu ngân hàng < số liệu kế toán tại doanh nghiệp

Nợ TK 1381 - Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân

Có TK 1121 - Tiền gửi ngân hàng (Tiền Việt Nam)

 Sang tháng sau xử lý

Nợ TK 112 - Ngân hàng ghi thiếu

Nợ TK 511, 711, 331 - Nếu đơn vị ghi thừa

Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý – Xử lý số thiếu

Đối với ngoại tệ TGNH :

kế toán tương tự kế toán tiền mặt, cuối kỳ vẫn đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái thời điểm cuối kỳ, xử lý trên 413

- Phân loại :

Các loại nợ phải thu :

+ phải thu có tính chất thương mại : phải thu khách hàng, khoản ứng trước cho người bán, thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng …

+ phải thu khác : phải thu của nhà nước, phải thu về tạm ứng, ký quỹ, kýcược, phải thu nội bộ và phải thu khác

- Nhiệm vụ kế toán :

Kế tốn nợ phải thu dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tìnhhình thanh tốn các khoản nợ phải thu của khách hàng, của cấp trên hoặc cấp dướitrong nội bộ doanh nghiệp, của cá nhân, tập thể (trong và ngồi doanh nghiệp), vàthuế GTGT được khấu trừ,……

Nợ phải thu của khách hàng: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình

hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bánsản phẩm, hàng hố, cung cấp dịch vụ Tài khoản này cũng được dùng để phản ánhcác khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với ngươi giao thầu về khốilượng cơng tác xây dựng cơ bản đã hồn thành

Nợ phải thu khác: Phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh tốn về

các khoản phải thu ngồi phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 “Phải thu của kháchhàng” và Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”

Tạm ứng: Phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho cán bộ,

cơng nhân, người lao động trong đơn vị và tình hình thanh tốn các khoản tạm ứng đĩ

b – Nguyên tắc quản lý :

- Nợ phải thu cần được hạch tốn chi tiết cho từng đối tượng phải thu,từng khoản nợ và từng lần thanh tốn Kế tốn phải theo dõi chặt từng khoản nợ phảithu và thường xuyên kiểm tra, đơn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốnhoặc nợ nần day dưa, khê đọng

- Các khoản phải thu liên quan đến vàng bạc, kim khí quý… phải theodõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy các và giá trị theo giá thoả thuận

- Các khoản liên quan đến ngoại tệ tuân thủ nguyên tắc và phươngpháp kế tốn theo chuẩn mực kế tốn số 10 “ Aûnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hốihối”

- Những khách nợ cĩ quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc cĩ số dư

nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế tốn doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đốichiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số cịn nợ Nếu cần cĩ thể yêu cầukhách hàng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản

- Các khách hàng khơng thanh tốn các khoản nợ phải thu cho doanhnghiệp bằng tiền mặt, bằng séc, mà thanh tốn bằng hàng (trường hợp hàng đổihàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc xử lý khoản nợ khĩ địi cần

cĩ đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như : Biên bản đối chiếu cơng nợ, Biênbản bù trừ cơng nợ, Biên bản xố nợ, kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợthất thu

- Trong báo cáo tài chính, chỉ tiêu tài sản lưu động phản ánh các khoảnphải thu được thể hiện theo giá trị thuần (theo số tiền dự kiến thực tế sẽ thu được từcác khoản phải thu) do đĩ trong nhĩm tài khoản này phải thiết lập 1 “Tài khoản dựphịng phải thu khĩ địi” để trích khoản lỗ dự kiến về khoản thu khĩ địi cĩ thể khơngđịi được trong tương lai nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu

- Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối vớicác khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khĩ cĩ khả năng thu hồi được để làm căn cứlập dự phịng phải thu khĩ địi về các khoản nợ phải thu này

- Các Tài khoản phải thu chủ yếu cĩ số dư bên nợ nhưng trong quan hệ vớitừng khách nợ, từng đối tượng phải thu cĩ thể xuất hiện số dư bên cĩ trong trườnghợp nhận tiền ứng trước, trả trứơc của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phảithu Cuối kỳ kế tốn khi lập Báo Cáo Tài Chính, khi tính tốn các chỉ tiêu phải thu,

phải trả cho phép lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải thu để lên 2 chỉ tiêu bên

“Tài Sản” và bên “Nguồn Vốn” của Bảng Cân Đối Kế Toán

Việc theo dõi thanh toán cần có hai nhân viên khác nhau phụ trách kếtoán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp, định kỳ hai bên đối chiếu để giảm sai sót.Cần tách biệt việc cấn trừ, xét duyệt công nợ với người thu chi tiền

2.2.2 – Kế toán phải thu khách hàng

a – Phải thu khách hàng :

- là tài sản của doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ theo chính sách bán chịu Nó phản ánh khoản khách hàng khách hàng phải chi trả cho doanh nghiệp do mua chịu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ

Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu,theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá,nhận cung cấp dịch vu.ï

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hànghoá, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng)

Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loạicác khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không cókhả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc cóbiện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoảthuận của doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấpkhông đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầudoanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

b – Chứng từ, sổ sách :

Chứng từ:

-Hợp đồng kinh tế, mua bán: hoá đơn GTGT: hóa đơn bán hàng -Biên bản giao nhận tài sản, cấp phát vốn, điều chuyển tài sản giữa cácđơn vị cùng nội bộ

-Giấy nhận nợ, thảo thuận vay mượn tạm thời tài sản, vật tư, tiền vốn,biên bản kiểm kê tài sản, biên bản xử lý tài sản mất, thiếu,…

-Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi,…

Tài khoản 131 có các tiểu khoản sau:

Taì khoản 131 – phải thu của khách hàng

Số dư đầu kỳ :xxx

Số tiền phải thu khách hàng về sản

phẩm , hàng hoá, bất động sản đầu tư,

Số dư cuối kỳ :xxx

Số tiền phải thu khách hàng cuối kỳ

d – Kế toán phải thu khách hàng :

- Sơ đồ kế toán :

131-phải thu khách

111,112,113

Thuế GTGT (nếu có)

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại

139,642

Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền

331Bù trừ

nợ

Đồng thời ghi

Chênh lệch tỷ giá

tăng khi đánh giá

các khoản thu phải

trả của khách

hàng bằng ngoại

tệ cuối kỳ

Chênh lệch tỷ giá giảm

33311

- Phương pháp kế toán :

Bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền sau :

+Bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ :

Nợ TK 131 – phải thu của khách hàng

Có TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp+Thu từ hoạt động tài chính và hoạt động khác :

Nợ TK 131 – phải thu của khách hàng

Có TK 515 – thu hoạt động tài chính

Có TK 711 – thu hoạt động khác

Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp+Chiết khấu thanh toán được trừ vào số phải thu :

Nợ TK 531 – hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331 – thuế GTGT phải nộp

Có TK 131 – phải thu khách hàng+Khách hàng trả nợ :

Nợ TK 111,112 – số tiền thanh toán

Có TK 131 – phải thu của khách hàng +Bù trừ thanh toán nợ :

Nợ TK 331 – chi tiết khách hàng

Có TK 131 – chi tiết khách hàng+Thanh toán bằng vật tư, hàng hoá :

Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT khấu trừ

Có TK 131 – phải thu của khách hàng

Người mua đặt trước tiền hàng :

- Căn cứ hợp đồng doanh nghiệp yêu cầu người mua phải đặt trước tiềnhàng rồi mới cung cấp hàng

- Số tiền này không phải là tiền ký quỹ Khi giao hàng số tiền này sẽ đượctrừ vào số tiền hàng mà người mua phải trả cho doanh nghiệp

+Khi nhận tiền

Nợ TK 111, 112 - Số tiền doanh nghiệp nhận trước

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng +Khi giao hàng

Nợ TK 131 - Tổng số thanh toán

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 515 - Thu nhập hoạt động tài chính

Có TK 711 - Thu nhập hoạt động khác

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

+Xử lý chênh lệch thừa, thiếu

Số thiếu thu bổ sung

Nợ TK 111, 112 - Số tiền thu bổ sung

Có TK 131 - Số thiếu

Số thừa trả lại người mua

Nợ TK 131 - Số thừa

Có TK 111, 112 - Số tiền trả lại người mua

-Phát sinh nợ phải thu thực sự không thu hồi được phải được xử lý

xoá sổ :

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 131 - Nợ khó đòi đã xoá sổ

Đồng thời ghi Nợ TK 004: Số nợ khó đòi đã xử lý

2.2.3 – Kế toán phải thu khác :

a - Nợ phải thu khác :

Giá trị tài sản thiếu đã phát hiện chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Khoản phải thu về bổi thường vật chất do nguyên nhân tập thể gây mất mát, hư hỏng vật tư hàng hoá, tiền, vốn,…đã xử lý bồi thường

Khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không tính lãi

Phải thu về cho thuê TSCĐ, vốn và lãi đầu tư tài chính và các khoản phải thu khác

Khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải thu hồi hoặc

Trường hợp tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và đã có biên bản xử

lý thì ghi ngay vào các tài khoản liên quan không hạch toán qua "Tài khoản 138"

Nguyên tắc :mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm

Chỉ hạch toán vào 1381 khi chưa phát hiện được nguyên nhân về thiếu,mất mát, hư hỏng chờ xử lý.

Trường hợp tài sản thiếu xác định được nguyên nhân và có biên bản

xử lý ngay trong kỳ ghi vào tài khoản có liên quan, không hạch toán vào 1381

+1385 – phải thu về cổ phần hoá: phản ánh số phải thu về cổ phần hoá

mà doanh nghiệp đã chi ra

+1388 – phải thu khác : phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoàiphạm vi các khoản phải thu phản ánh ở TK 131,33,136,1381,1385

Tài khoản 138 – phải thu khác

Số dư đầu kỳ :xxx

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu

được đầu kỳ

Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết

Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và

ngoài đơn vị) đối vối tài sản thiếu đã xác

định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý

ngay

Số tiền phải thu về các khoản phát sinh

khi cổ phần hoá của công ty nhà nước

Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận

được chia từ các hoạt động tài chính

Các khoản nợ phải thu khác

Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tàikhoản liên quan theo quyết định ghi trongbiên bản xử lý

Kết chuyển các khoản phải thu về cổphần hoá công ty nhà nước

Số tiền đã thu được về các khoản nợ phảithu khác

Số dư cuối kỳ : xxx

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu

được cuối kỳ

Tài khoản này có thể có số dư bên có : phản ánh số đã thu nhiều hơn số

Phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể )

d - kế toán phải thu khác

- sơ đồ kế toán :

1381Tài sản tiếu chờ xử lý

632

Giá trị hàng tồn

kho mất mát hao

hụt

Thu hồi bồi thường của tổ chức cá nhân, theo quyết định xử lý về tiền và tàn sản mất mát hao hụt

Giá trị hàng tồn kho mất mát hao hụt sau khi trừ phần thu bồi thường theo QĐ xử lý được tính vào giá vốn hàng tháng

111,11

2

Chi phí cổ phần

hoá DNNN phát sinh Phần chi phí CPH

được trừ vào số tiền nhà nước thu được từ CPH

Phần chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc chi hổ trợ đào tạo lại lao động được trừ vào số tiền của

111,112,3

31

Thanh toán trợ cấp

cho lao động thôi

việc, mất việc khi

chuyển DNNN thành

công ty cổ phần

Chi hổ trợ đào tạo

Tiền phát hiện

thiếu khi kiểm kê,

chờ xử lý

mà các tổ chức, cá

nhân phải bồi thường

242

Phải thu của tổ

chức,cá nhân do làm

hỏng mất công cụ,

dụng cụ đã xuất dùng

thuộc loại phân bổ

nhiều lần

211

TSCĐ phát hiện thiếu khi

kiểm kê (nếu có quyết

định xử lý ngay)

214

Phải thu của đối tác

liên doanh về chi phí

chung phát sinh trong

hoạt động LD đồng

kiểm soát133

515

Phải thu lợi nhuận, cổ

tức được chia từ hoạt

động đầu tư góp vốn

511

Phải thu doanh thu từ hoạt

động LD đồng kiểm soát

(bên không bán SP)

333

Thuế GTGT (nếu có)

111, 112 Khi thu được các khoản

phải thu, nhận được tiền của các tổ chức, cá nhân

Khi nhận được tiền do đối tác liên doanh

Khi có quyết định xử lý xoá nợ phải thu khác

Bù đấp bằng khoản dự phòng phải

Số chênh lệch tính vào

CP kinh doanh

111,33 4

Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác khôn

g có khả năng thu hồi (DNNN )

Bồi thường các cá nhân, tập

Nếu được bù đấp bằng dự phòng phải thu khó đòi

415 Nếu được bù

đấp bằng quỹ dự phòng tài chính

642 Nếu được tính

vào chi phí SXKD

004 XXX

111,11 2

Nếu bán nợ đang theo dõi trong BCĐKT cho công mua bán nợ (DNNN)

Số tiền thu được từ bán khoản nợ

139

Chênh lệch được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi 411Chênh lệch

nếu được NN cho giảm vốn

642 Chênh lệch

được tính vào SXKD

411

111, 112,

152, 153

623, 627, 641, 642

133(2)

Được khấu trừ

Khôn

g được khấu trừ

Số thuế GTGT phải thanh toán cho bên cho thuê trong kỳ (nếu nợ gốc phải trả về tài sản thuê TC có thuế GTGT

Giá trị các khoản nợ phải thu khác được loại trừ không tính vào giá trị DN ( từ thời điểm xác định giá trị đến khi

DN chưa chính thức chuyển thành công ty

Khi cho vay, cho mượn

vật tư, tiền vốn tạm

thời, các khoản chi

hộ khách hàng và

các khoản phải thu

khác

1388 – phải thu khác

Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính ( chưa có VAT )

Chi phí XDCB không được

duyệt phải thu hồi

- phương pháp kế toán :+Tài sản, vật tư,hàng hoáthiếu chưa rõ nguyên nhân

Nợ TK 214 – hao mòn TSCĐ

Nợ TK 466 – nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Nợ TK 4313 –quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

Có TK 211 - TSCĐ+Khi xử lý

Nợ TK 1388 - Cá nhân bồi thường

Nợ TK 334 - Trừ lương

Nợ TK 632 - Nếu không xác định được nguyên nhân

Nợ TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 415 - Trừ vào quỹ dự phòng tài chính

Có TK 138 - Xử lý số thiếu +Xuất tiền, vật tư cho vay, mượn

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

Có TK 111 - Tiền mặt

Có TK 152, 153+Tiền lãi phải thu :

về các khoản đầu tư ngắn hạn

Nợ TK 111,112

Có TK 138 – phải thu khác

+ đơn vị nhận uỷ thác chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu các khoản chiphí phải chi:

Nợ TK 138 – phải thu khác

Có TK 111, 112 …+khi được đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đãchi hộ, kế toán đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu :

Nợ TK 331 – phải trả cho người bán

Có TK 138 – phải thu khác+phát sinh chi phí cổ phần hoá DNNN :

Nợ TK 1385 – phải thu về cổ phần hoá

Có TK 111, 112, …+Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB ,chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi :

để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, hoạt động hoặc giải quyết công việc đã được phê duyệt

Quy định :Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cungứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám Đốc chỉ định bằng văn bản

Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu tráchnhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theođúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt Nếu số tiền tạm ứng không

sử dụng phải nộp lại quỹ Tuyệt đối cấm người nhận tạm ứng chuyển số tiền tạm ứngcho người khác sử dụng

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứngphải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứtđiểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng vàkhoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng với số sử dụng (nếu có) Khoản tạm ứng sửdụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng Sốtạm ứng chi quá doanh nghiệp sẽ làm phiếu chi xuất quỹ chi bổ sung số còn thiếu

Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhân tạmứng kỳ sau

Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng

b – Tài khoản sử dụng :

Kế toán dùng Tài khoản 141 để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho cán bộ, công nhân, người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó

Tài khoản 141 – tạm ứng

Số tạm ứng đầu kỳ chưa thanh tốn.

Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho

người lao động của doanh nghiệp -Các khoản tạm ứng đã thanh tốn.-Số tiền tạm ứng dùng khơng hết nhập lại

quỹ hoặc tính trừ vào lương

-Các khoản vật tư sử dụng khơng hết nhập lại kho

Nợ TK 141 - Tạm ứng

Cĩ TK 1111, 1112 - Số tạm ứng

Cĩ TK 152, 153 … +Khi thanh tốn tạm ứng

Cĩ TK 111 - Số tiền thanh tốn thực tế

141-tạm ứng

TK liên quan khi quyết toán chi tạm ứng được phê duyệt111,

112Số chi thêm (số chi được duyệt >

số đã nhận tạm ứng

Nha

äp lại quỹ

334

Khấu trừ vào lương

Số chi khôn

g hết

Trường hợp số tạm ứng < Số thanh toán

Nợ TK 152, 153, 641, 642 … - Số thực chi thanh toán

- Phân loại : Các khoản nợ phải trả gồm nhiều khoản nên được phân loại như sau:+ Nếu căn cứ vào nội dung các khoản nợ :

Các khoản tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhậnthầu

Tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho người lao động

Chi phí phải trả

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Các khoản phải trả do nhận ký cược, ký quỹ

Các khoản tiền vay, nợ

Các khoản phải trả nội bộ

Các khoản thanh toán với chủ đầu tư theo tiến độ kế hoạch hợp đồngxây dựng

Phát hành trái phiếu công ty

Thuế thu nhập hoãn lại phải trả

Nợ tín dụng: vay dài hạn, vay ngắn hạn, …

Nợ phải trả khác: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải trả phải

- Nhiệm vụ kế toán :Mọi khoản nợ của doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết số nợ phảitrả, số nợ đã trả cho từng chủ nợ

Tổng số nợ phải trả của mỗi tài khoản phải bằng tổng số nợ phải trảcủa các chủ nợ cùng tài khoản

Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả

Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được phân loại thành nợngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phảitrả

Nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được kế toán chi tiếtcho từng chủ nợ theo chỉ tiêu, số lượng, giá trị theo giá quy định

Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiếtngười bán với sổ cái

Cuối niên độ kế toán, số dư của các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệphải được đáng giá theo tỷ giá quy định

Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch, mua hàngthường xuyên hoặc có số dư về nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra, đốichiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và địng kỳ phải có xácnhận nợ bằng văn bản với các chủ nợ

Các tài khoản nợ phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan

hệ với từng chủ nợ, các Tài khoản 331, 333, 334, 338 có thể có số dư bên Nợ phảnánh số đã trả lớn hơn số phải trả Cuối kỳ kế toán, khi lập Báo Cáo Tài Chính chophép lấy số dư chi tiết của các tài khoản này để lên 2 chỉ tiêu bên “Tài Sản” và bên

“Nguồn Vốn”của Bảng Cân Đối Kế Toán

b – Nguyên tắc quản lý :

Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp phải đánh số thứ tự liên tục nhằm xác định tất cả hoá đơn đã được ghi chép vào sổ sách Đóng dấu lên hoá đơn đểghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra, giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ

Bộ phận kế toán kiểm tra các chi tiết hoá đơn nhận được so với đơn đặthàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung với chứng từ liên quan nhằm đảm bảo tất cả các hoá đơn đã kiểm tra sẽ liên quan đến những giao dịch hợp lệ, nhậnđúng hàng và không thanh toán vượt nợ phải trả nhà cung cấp Phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán

Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo mọi sự thay đổi liên quan đến việc mua hàng dẫn đến thay đổi thanh toán cho bộ phận kế toán Chẳng hạn như chiết khấu thanh toán, hàng mua bị trả lại

Bộ phận công nợ theo dõi thời hạn thanh toán từng chủ nợ, từng hợp đồng để lập kế hoạch thanh toán theo thời hạn hưởng chiết khấu, tận dụng tối đa khả năng hưởng số tiền chiết khấu thanh toán

Khi thanh toán không chỉ hóa đơn mà cả đơn đặt hàng, biên bảng nhận hàng điều phải được duyệt bởi người có thẩm quyền

Tất cả séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.hoá đơn đã thanh toán phải đóng dấu đã thanh toán và thứ tự của chứng từ nên ghi lại tránh trùng