Tài liệu hướng dẫn sử dụng word 2010 bản đầy đủ nhất

Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ. Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình. Có thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ trên Office 2003.

Tài liệu này đào tạo cách sử dụng MS

Word 2010 thông qua hệ thống menu

mới lạ - RIBBON Cho người chuyển

đổi lên từ MS Word 2003 và 2007.

Cục Công nghệ thông tin –

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TÀI LIỆU ĐÀO TẠO

MICROSOFT WORD 2010 QUA GIAO DIỆN RIBBON

Hà Nội, tháng 8 năm 2014

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 2010 4

1 Khởi động MS Word 2010 4

2 Thoát khỏi MS Word 5

II TÌM HIỂU MENU FILE 6

1 Tạo mới văn bản 6

2 Mở một văn bản đã có 6

3 Lưu một văn bản đã soạn thảo 6

4 Đóng và thoát khỏi Word 8

5 Info – Thông tin về file văn bản 8

6 Recent – Các file mở gần đây 9

7 Thiết lập thông số trên màn hình Print 9

8 Save & Send: Gửi tài liệu qua thư điện tử 13

9 Mở cửa sổ trợ giúp Help 14

10 Hộp thoại Word Option 14

III GIAO DIỆN MỚI CỦA MS WORD 2010 17

1 Ribbon Home (thẻ Home, tab Home) 17

1.1 Nhóm Clipboard (Vùng nhớ đệm phục vụ việc sao chép, cắt dán) 17

1.2 Nhóm Font 20

1.3 Nhóm Paragraph 25

1.4 Nhóm Styles 35

1.5 Nhóm Editing 39

2 Ribbon Insert (thẻ Insert, tab Insert) 42

2.1 Nhóm Pages 43

* Chèn các đối tượng Text 68

3 Ribbon Page Layout 77

4 Ribbon References 80

5 Ribbon Mailings 80

6 Ribbon Review 82

7 Ribbon View 82

8 Một số chức năng khác của MS Word 2010 84

1 File 87

2 Edit 89

3 View 90

4 Insert 92

5 Format 94

6 Tools 95

7 Table 97

8 Window 98

9 Help 98

10 Standard Toolbar 99

11 Formatting Toolbar 101

I GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 2010

Microsoft Word 2010 được thiết kế với giao diện hoàn toàn mới so mới MSWord 2003, đó là hệ thống menu mới được gọi là Ribbon Hệ thống menu đượcchia thành từng Ribbon (thẻ, tab) theo chức năng, trên mỗi thanh Ribbon có cácnhóm lệnh, trong mỗi nhóm lệnh là các nút lệnh (command button) để ngườidùng sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản

Menu của Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng Ngoài ra,bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình

Ribbon trên Word 2010

Microsoft Word 2010 bổ sung nhiều tính năng mới, giúp người sử dụng thuậntiện hơn trong quá trình soạn thảo văn bản như:

copy vào bộ nhớ đệm Clipboard)

 Hiển thị các thông tin liên quan đến văn bản trong menu File | Info

Trong tài liệu này sẽ hướng dẫn các học viên sử dụng MS Word 2010 thông qua

hệ thống menu mới lạ - RIBBON

1 Khởi động MS Word 2010

Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình Desktop hoặckhởi động từ nút lệnh Start của Windows theo màn hình dưới đây

 Nhấn chuột vào nút lệnh Start

2 Thoát khỏi MS Word

 File | Exit

II TÌM HIỂU MENU FILE

1 Tạo mới văn bản

Phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N (N = New)

Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New,nhấn đúp chuột vào mục Blank document

Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc TabFile), chọn New Nhấn chọn My Template để tạo một tài liệu mới từ mẫu đãđược tạo sẵn

3 Mở một văn bản đã có

Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O Bạn cũng có thểvào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open

4 Lưu một văn bản đã soạn thảo

Lưu tài liệu

Sử dụng phím tắt: Ctrl+S (giống Word 2003)

Cách khác: Nhấn nút lệnh Save trên thanh công cụ hoặc chọn menu File | Save.Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tênfile và chọn nơi lưu

Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn File | Save As (phímtắt F12)

Lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước (nếu cần)

Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ

Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tínhnăng sao lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File),Word Options, chọn Save, đảm bảo dấu kiểm sau được chọn

5 Đóng và thoát khỏi Word

6 Info – Thông tin về file văn bản

Chứa thông tin về file văn bản như

Ngoài ra còn cho phép người dùng có thể thay đổi một số thông tin về File, gồm:

 Convert: Chuyển đổi phiên bản (version) của file

 Protect Document: Thiết lập mật khẩu bảo vệ file văn bản

 Check for Issues: Kiểm tra file trước khi chia sẻ với người khác về một

số yếu tố cần thiết bắt buộc khi chia sẻ file

 Version: Thông tin về phiên bản của file Word đang mở

7 Recent – Các file mở gần đây

Chứa danh sách File đã mở thời gian gần đây

8 Thiết lập thông số trên màn hình Print

Để in văn bản bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:

Cách 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar

Với cách này văn bản sẽ được in tất cả các trang ra máy in mặc định trên máytính Với văn bản chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách này vì dễ dẫnđến tình trạng máy in bị hóc giấy giữa trừng vì in quá nhiều trang cùng một lúc.

Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn menu File | Print.

Hãy thiết lập các tham số theo hướng dẫn dưới đây:

 Copies: Số bản cần in

 Printer: Chọn máy in để in văn bản

 Settings: Là khu vực thiết lập các thông số cho trang in, bao gồm:

o Khung Print All Pages: Cho phép tùy chọn các trang in:

- Print All Pages: In toàn bộ văn bản.

- Print Selection: Chỉ in vùng được chọn (bôi đen trước khi in)

- Print Current Page: Chỉ in trang hiện thời (nơi con trỏ màn hình đangnhấp nháy)

- Print Custom Range: Thiết lập in một số trang bất kỳ theo yêu cầu

- Print Odd Pages Only: Tích chọn mục này để chỉ in trang lẻ

- Print Even Pages only: Tích chọn mục này để chỉ in trang chẵn

o Khung Pages: Để nhập trang in theo yêu cầu của người sử dụng

- Nếu in nhiều trang liền nhau bạn nhập trang đầu tiên rồi đánh dấu –

và trang cuối cùng Giả sử cần in từ trang 5 đến trang 10 bạn nhậpvào giá trị: 5-10

- Nếu in nhiều trang không liên tục bạn phải liệt kê tất cả các trangmỗi trang cách nhau dấu phẩy dưới Ví dụ in các trang 6,7,10,23,24bạn nhập vào giá trị như sau: 6,7,10,23,24

o Print One Sided: Thiết lập in 1 mặt hoặc 2 mặt giấy

o Collated: Thiết lập in theo thứ tự đánh số trang (Collated) hoặc thiết lập

in hết số bản của trang 1 rồi mới in đến số bản của trang 2, trang 3,…(UnCollated)

o Portrait Orientation: Thiết lập kiểu in dọc (Portrait) hoặc in ngang(Landscape)

o A4/Letter: Thiết lập khổ giấy cho trang in

o Last Custom Margin Set: Thông tin về việc thiết lập lề trang in tại lầngần nhất.

o Page Per Sheet: Thiết lập số trang in trên 1 trang giấy

Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản

9 Save & Send: Gửi tài liệu qua thư điện tử

Mở tập tin bạn muốn gửi qua thư điện tử

Chọn menu File | Save & Send, chọn Sending Using Email, chọn Send AsAttachment

Trong giao diện gửi thư điện tử, nhập tên người nhận trong phần To, sử dụng dấuchấm phẩy để phân cách người nhận thư

Nhập chủ đề thư trong phần Subject

Nhập nội dung thư trong đó ấn nút Send để gửi

10 Mở cửa sổ trợ giúp Help

Nhấn thẻ File chọn mục Help, trong mục Help chọn Microsoft Ofice Help

Hoặc nhấn nút F1 trên bàn phím để mở Word Help

11 Hộp thoại Word Option

Hộp thoại này gồm nhiều tùy chọn được chia thành nhiều mục khác nhau:

General: Chứa các tùy chọn chung cơ bản như thay đôi giao diện người sử dụng,

thay đổi các mục thông tin cá nhân

Display: Chứa các tùy chọn hiển thị

như hiển thị các ký hiệu định dạng

văn bản các tùy chọn khi in

Proofing: Chứa các tùy chọn về việc điều chỉnh và sửa đổi văn bản, có thể điều

chỉnh các tùy chọn về sửa lỗi tự động, kiểm tra chính tả trong mục này

Save: Chứa các tùy chọn điều chỉnh việc lưu trữ dữ liệu như tần suất lưu tự động,

dạng tập tin mặc định, vị trí tập tin nháp…

Advanced: Gồm các tùy chọn chi tiết cho nhiều mục khác nhau: edit, copy,

display…

Customize Ribbon: Chứa các tùy chọn về việc điều chỉnh Ribbon: ẩn /hiện, thay

đổi các chức năng có trong ribbon

Quick Access Toolbar: Chứa các tùy chọn điều chỉnh việc hiển thị thanh công

cụ truy suất nhanh

Add-Ins: Cho phép xem và quản lý tùy chọn gắn thêm trong chương trình.

TrustCenter: Hỗ trợ cho việc đảm bảo an toàn cho tập tin và máy tính đang hoạt

động

* Chi tiết các thông tin điều chỉnh

a Điều chỉnh thông tin người dùng:

b Điều chỉnh việc lưu nội dung:

c Hiệu chỉnh Quick Access ToolBar:

III GIAO DIỆN MỚI CỦA MS WORD 2010

1 Ribbon Home (thẻ Home, tab Home, menu Home)

Gồm những chức năng cơ bản, thường sử dụng trong phần mềm Word Các nhómchức năng có trong thẻ này gồm: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing:

Các nhóm lệnh trên Ribbon/Tab Home

1.1 Nhóm Clipboard (Vùng nhớ đệm phục vụ việc sao chép, cắt

dán)

a Sao chép (Copy)

Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản bạn thường xuyên có nhu cầu saochép một phần, hoặc toàn bộ nội dung từ văn bản này sang văn bản khác hoặcgiữa các đoạn trong cùng một văn bản Để thực hiện bạn có thể làm theo cácbước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép

Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

 Nhấp phải chuột chọn Copy

 Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Clipboard chọnnút Copy.

b Cắt văn bản (Cut)

Trong một số trường hợp bạn cần di chuyển một đoạn văn bản từ vị trí này tới vịtrí khác, hay từ văn bản này sang văn bản khác bạn có thể sử dụng chức năng Cutvăn bản của Microsoft Word 2010 Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut).

Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

 Nhấp phải chuột chọn Cut

 Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm Clipboardchọn biểu tượng Cut.

c Dán văn bản (Paste)

Sao khi sao chép hay cắt nội dung văn bản ở hai phần trước nhu cầu tiếp theo củabạn chắc chắn là cần phải dón nó vào một vị trí nào đó Để thực hiện bạn làm nhưsau:

Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản.

Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

 Nhấp phải chuột trong mục Paste Options

o Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc.

o Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.

o Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.

o Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard.

o Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định

o Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc.

o Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán.

o Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời.

d Xóa văn bản

Bạn có thể thực hiện xóa chỉ một ký tự hoặc xoá một đoạn hay cả văn bản.Chương trình sẽ thực hiện lệnh xóa với những ký tự mà bạn đã chọn

 Xoá một ký tự: Đặt con trỏ Text trong văn bản, gõ phím Delete để xoá một

ký tự ở bên phải con trỏ Text, gõ phím Backspace để xoá một ký tự ở bêntrái con trỏ Text

 Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn đoạn văn bản mà bạn cần xóa, nhấnphím Delete hoặc phím Backspace để xóa đoạn văn bản đó

1.2 Nhóm Font

Các lệnh liên quan đến thiết lập Font chữ cho văn bản nằm ở nhóm lệnh Fonttrong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon

Để hiệu chỉnh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng ta quan tâm đến nhómlệnh Font.

 Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn.

 Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được chọn

 Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị

 Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị

 Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữ thường

 Clear Forrmatting: Xóa toàn bộ định dạng Font chữ cho đoạn văn bản được chọn

 Bold: Chữ đậm

 Italic: Chữ nghiêng

 Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chân bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồi chọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập.

Nếu như chưa vừa ý với danh sách kiểu gạch chân hiện tại bạn có thể nhấp chọnmục More Underlines (chi tiết hộp thoại này sẽ được hướng dẫn trong các phầnsau)

 StrikeThrought: Chữ gạch ngang

 SubScript: Đánh chỉ số dưới cho chữ (ví dụ X 2 )

 SuperScript: Đánh chỉ số trên cho chữ (Ví dụ X 2 )

 Text Effect: Chữ ứng dụng, để thiết lập chữ ứng dụng bạn nhấp chọn biểu tượng này trong nhóm lệnh Font.

Danh sách đổ xuống bạn chọn tới kiểu chữ ứng dụng cần thiết lập Ngoài ra nếuchưa vừa ý bạn có thể thay đổi các tham số như bóng đổ, đường viền,… ở cácmục bến dưới

 Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu.

Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color.

 Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng này

để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này.

Để tùy biến Font chữ bằng cách sử dụng hộp thoại Font bạn nhấp chuột vào biểutượng mũi tên ở góc dưới bên phải lệnh Font

Hộp thoại Font xuất hiện như hình dưới đây:

Trong hộp thoại này chúng ta quan tâm đến Tab Font, bao gồm:

 Font: Danh sách Font chữ hệ thống, bạn có thể chọn một loại Font chữ bất

kỳ trong danh sách này

 Font style: Kiểu chữ, trong danh sách có 4 giá trị:

 Font Color: Chọn Màu sắc chữ

 Underline Style: Chọn liểu gạch chân (nếu muốn)

 Font Color: Chọn Màu sắc chữ

 Effect: Khung Effect là các hiệu ứng mà người sử dụng có thể chọn để tạo

ra những hiệu ứng khác nhau trên văn bản, trên đoạn văn bản, trên từngchữ trên văn bản của mình

 Preview: Là khung nhìn để người sử dụng xem trước những thay đổi đối

với văn bản, đoạn văn bản khi thiết lập các thông số trong nhóm lệnh Font

1.3 Nhóm Paragraph

Nhóm lệnh Paragraph dùng để căn chỉnh cho một văn bản, một đoạn văn bản

Nhóm này dùng để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn cầnnhấp trỏ chuột tới đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉ dẫn sau đây:

 Căn chữ cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng cách lệnh Alignment để cănchữ cho đoạn văn bản ( )

: Căn chữ theo lề trái của văn bản.

: Căn giữa chữ cho đoạn văn bản, thường sử dụng cho các tiêu đề.

: Căn chữ theo lề phải của văn bản

: Dàn đề chữ theo khổ giấy của văn bản, thường sử dụng cho các đoạn nội dung của văn bản, với chức năng này văn bản của bạn sẽ được dàn đều không bị thò thụt ở lề trái hay lề phải của văn bản.

 Dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Line Spacing, bằngcách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trên thanh công cụ, mộtdanh sách đổ xuống xuất hiện Chúng ta có thể chọn một trong các mẫu cósẵn hoặc chọn:

o Add space Before Paragraph: Thêm khoảng trắng phía trên của đoạn

văn bản

o Remove Space After Paragraph: Bớt khoảng trắng phía dưới của đoạn

văn bản

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Line Spacing Options… để tùy chỉnh khoảng cáchgiữa các dòng trong đoạn văn bản Tuy nhiên cách này sẽ được chúng tôi hướngdẫn kỹ lưỡng hơn ở các phần tiếp theo.

 Căn lề cho cả đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Indent để căn lề cho cảđoạn văn bản ( )

: Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang bên trái một bước Tab (Một lần nhấn phím Tab trên bàn phím).

: Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang phải một bước Tab.

* Sử dụng thước Ruler

Thanh thước ngang cũng có thể sử dụng để căn chỉnh lề cho đoạn văn bản bạnchú ý những hình vẽ dưới đây:

+ First line indent: Canh lề dòng đầu tiên

+ Left indent: Canh lề trái

+ Right indent: Canh lề phải

Để bật hộp thoại này bạn nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phảicủa nhóm lệnh Paragraph trên thanh công cụ Ribbon

Hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Hộp thoại gồm hai tab là Indent and Spacing và tab Line and Page Breaks ở đâychúng ta quan tâm đến tab Indent and spacing.

 Alignment: Căn chữ cho đoạn văn bản, nhận 4 giá trị là Left (căn trái),Right (căn phải), Center (căn giữa) và Justified (dàn đều)

 Outline: Dùng để chọn bậc cho đoạn văn bản phục vụ cho việc tạo mục lục

tự động

Những đoạn văn bản có Outline từ Level 1 đến Level 9 sẽ có thể là nội dung củamục lục, các đoạn khác có Outline là Body Text sẽ chỉ là nội dung của văn bản

 Left: Giá trị trong ô này là vị trí về trái của văn bản

 Right: Giá trị trong ô này là vị trí về phải của văn bản

 Special: Thiết lập vị trí dòng đầu của đoạn văn bản, nhận 3 giá trị None(không thay đổi lề dòng đầu đoạn), Firstline (Thụt về bên phải so với nộidung văn bản), Hanging (Thò sang bên trái so với nội dung văn bản).

Sau khi chọn hai giá trị First line và Hanging bạn có thể thay đổi khoảng cáchtrong mục By

 Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản phíatrên nó, thông thường chúng ta để giá trị là 6 pt

 After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bạn phíadưới nó, thông thường chúng ta để giá trị là 0 pt

 Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, thườngchúng ta để giá trị Single hoặc At least

o Single: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1 dòng.

o 1.5 lines: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1.5 dòng

o Double: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 2 dòng.

o At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõ nhập số đo một cách chính xác vào mục At (đơn vị là point).

o Exactly: Khoảng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mục At (đơn vị là point).

o Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đax gõ nhập trong mục At (đơn

vị là Lines).

* Lưu ý: Nếu trong mục Line Spacing mà bạn chọn là Exactly và gõ nhập số quá

nhỏ trong mục At bạn sẽ thấy các dòng trong Paragraph là rất nhỏ Do đó nó sẽlàm các dòng chữ trong Paragraph chạm hoặc đè chồng lên nhau và điều này sẽkhiến bạn không thể đọc được các dòng chữ trong Paragraph đó Vậy nên bạnkhông nên nhập số nhỏ hơn 1

Tiếp đến là các công cụ trong nhóm Paragraph bao gồm Bullets, Numbering,MultiLevel List

Bullets: Chọn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, để thực hiện bạn

làm như sau:

Bước 1: Chọn những đoạn văn bản cần thiết kế các ký hiệu đầu đoạn.

Bước 2: Nhấp chuột vào nút Bullets trên thanh Ribbon:

Recently Used Bullets: Biểu tượng sử dụng lần gần nhất và được chọn là biểu

tượng mặc định

Bullet Library: Danh sách các biểu tượng sẵn có

Document Bullets: Biểu tượng đang sử dụng trong đoạn văn bản hiện tại.

Change list level: Thay đổi outsite level cho những đoạn văn bản hiện thời và

cùng với nó là thay đổi các biểu tượng đầu đoạn

Define new bullet…: Định nghĩa một Bullet mới, để thực hiện bạn nhấp chọn

mục Define New Bullet… trong hộp thoại đổ xuống, hộp thoại Define NewBullet xuất hiện như hình dưới đây:

Nhấp chọn nút Symbol… nếu muốn thay đổi các biểu tượng

Sau khi chọn xong biểu tượng mới nhấp Ok để hoàn tất

Nhấp chọn nút Picture nếu muốn sử dụng các hình ảnh làm ký hiệu đầu dòng chođoạn văn bản

Font: Ngoài việc thay đổi các hình ảnh đại diện bạn còn có thể thay đổi cả Font chữ và

khoảng cách giữa ký hiệu đầu đoạn và nội dung đoạn văn bản, bằng cách nhấp chọn nút Font.

Sau khi khi thay đổi phù hợp bạn nhấp Ok để hoàn tất Tiếp tục nhấp ok ở cửa sổDefine New Bullet

Như vậy là chúng ta đã có một Bullet mới trong danh sách

* Numbering:

Khác với Bullet sử dụng các hình ảnh, biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản,Numbering sử dụng các ký tự liên tiếp như 1,2,3,… hay I,II,III,… hay a, b, c,…

Để sử dụng công cụ này bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Lựa chọn những đoạn văn bản cần tạo ký hiệu đầu đoạn

Bước 2: Nhấp chuột vào nút Numbering trên thanh Ribbon, lưu ý nếu bạn nhấp

chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượng mặc định (sử dụng gần đâynhất) sẽ được chọn làm ký hiệu cho đầu các đoạn văn bản

 Trong trường hợp muốn thay đổi bạn nhấp chuột vào phần mũi tên bênphải của biểu tượng Một danh sách sẽ đổ xuống như hình dưới đây:

 Trong mục Numbering Library bạn có thể chọn một kiểu bất kỳ để sử dụnglàm ký hiệu đầu đoạn văn bản, nếu muốn hủy bỏ bạn chọn mục None

 Nếu chưa hài lòng với những mẫu sẵn có bạn cũng có thể tự thiết kế cácmẫu riêng cho mình bằng cách nhấp chọn mục Define New NumberFormat…

Trong mục Number style bạn chọn một kiểu nhất định hoặc tự định nghĩa mộtkiểu ở mục Number Format Chương trình sẽ hiển thị kết quả ở mục Preview đểbạn có thể xem trước.

Giả sử chúng ta muốn đánh đầu mục dạng 1.1, 1.2, 1.3,… bạn sẽ phải sửa lại giátrị trong phần Number Format như sau:

Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất Như vậy một kiểu mới sẽ xuất hiện trong danhsách như hình dưới đây

Lưu ý: Bạn cũng có thể thiết lập giá trị bắt đầu cho danh sách liệt kê bằng cách

nhấp chọn mục Set Numbering Value… Một hộp thoại sẽ xuất hiện như hìnhdưới đây:

Bạn thay đổi giá trị bắt đầu cho danh sách trong mục Set value to, như hình trêndanh sách sẽ bắt đầu từ 1.3

* MuntiLevel List:

1.4 Nhóm Styles

Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:

 Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading

 Chọn tab Home

 Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)

 Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng QuickStyles Gallery

 Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New QuickStyle

Để đánh dấu các mục:

 Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading

 Chọn tab References

 Chọn Add Text >trong nhóm Table of Contents

 Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

 Chọn tab References

 Chọn Table of Contents

 Chọn Remove Table of contents.

* Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục

* Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục

Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là TabLeader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang

Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và

dòng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lạigần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực Nếu bạn muốnxóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers

1.5 Nhóm Editing

* Tìm kiếm (nút lệnh Find trên Ribbon Home)

Microsoft Word 2010 có chức năng tìm kiếm nhanh trên Navigation Panerất nhanh và tiện lợi mà trên các phiên bản trước không có

Để hiển thị Navigation Pane, chọn tab View và đánh dấu chọn vào ôNavigation Pane:

Khi đó, trên màn hình Word 2010, phía bên trái hiện lên cửa sổ Navigationphía bên trái Tại cửa sổ này, người sử dụng có thể tìm kiếm hoặc xem tổngthể văn bản thông qua hệ thống Mục lục hiện lên trên cửa sổ Navigation.Cần xem nội dung nào của văn bản chỉ cần nhấn chuột lên dòng mục lụccủa nội dung đó