Tiểu luận tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD đá hoa cương đông ấn

- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống ghi nhận, lưu trữ, xử lý thông tin của các quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp

Mục lục

ĐẶT VẤN ĐỀ 2

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4

I KHÁI NIỆM 4

I.1 Dữ liệu và thông tin 4

I.2 Hệ thống thông tin 5

I.3 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: 9

II LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 10

III TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC: 11

IV MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 13

CHƯƠNG II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 16

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN 16

II TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 17

II.1 Báo cáo bán hàng 17

II.2 Quỹ tiền mặt 35

II.3 Thẻ kho 37

II.4 Bảng tính toán lời lãi 38

II.5 Phụ lục thêm về giá vốn hàng hóa 39

KẾT LUẬN 41

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 42

ĐẶT VẤN ĐỀ

Vào những thập niên cuối thế kỹ 20, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ

thông tin Nó có tác động to lớn vào mọi mặt của đời sống như: khoa học kỹ thuật,

kinh tế và cả xã hội Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà các hoạt động

sản xuất trở nên phong phú,đa dạng, thuận tiện và dễ dàng hơn Góp phần quan trọng

vào việc phát hệ thống thông tin nước nhà

Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không

còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống

kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp Quản lí là công

việc vô cùng quan trọng, nó bao gồm quản lí con người, quản lí sản xuất, quản lí kinh

tế và quản lí xã hội

Trong doanh nghiệp bên cạnh việc quản lí nguồn xương sống của doanh

nghiệp là nguồn tài chính thì việc tổ chức hệ thống thông tin quản lí cũng đóng vai trò

vô cùng quan trọng Nó giúp cho doanh nghiệp lưu trữ, xử lí và truy tìm thông tin, dữ

liệu một cách nhanh chống, kịp thời và hiệu quả Nó cũng là cơ sở để các nhà quản lí

ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp

Chính vì những lí do trên mà nhóm chọn đề tài cho tiểu luận :” Tìm hiểu hệ

thống thông tin quản lí tại phòng kế toán của doanh nghiệp kinh doanh đá hoa

cương Đông Ấn”

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

I KHÁI NIỆM

I.1 Dữ liệu và thông tin

I.1.1 Dữ liệu

Là những sự kiện, biểu tượng… hay là những gì quan sát được trong thực tế,

phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống Nhưng chưa hề được biết đổi sửa chữa

cho bất kỳ mục đích nào

I.1.2 Thông tin

Là những dữ liệu đã được biến đổi sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử

dụng

a Đặc tính của thông tin (có 8 đặc tính)

- Khối lượng (Quantity)

b Các dạng thông tin chủ yếu

 Thông tin chiến lược:

- Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp

- Thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường,

chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các

công nghệ mới…

 Thông tin chiến thuật:

- Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan

tâm của các phòng ban

- Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo

cáo tài chính hàng năm, đáng giá dòng tiền dự án, …

 Thông tin điều hành, tác nghiệp

- Sử dụng cho những công việc ngắn hạn

- Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn hàng, tiến độ công

việc…

c Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

 Nguồn thông tin bên ngoài

- Khách hàng

- Đối thủ cạnh tranh

- Doanh nghiệp có liên quan

- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

- Các nhà cung cấp

 Nguồn thông tin bên trong

Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp

I.2 Hệ thống thông tin

I.2.1 Khái niệm

- Hệ thống: Là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông

tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của

hệ thống trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng

tới mục đích chung

- Hệ thống thông tin: là hệ thống bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu

trữ,phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người

XỬ LÝ LƯU TRỮ THU THẬP

LƯU TRỮ

PHÂN PHỐI

PHẢN HỒI

- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống ghi nhận, lưu trữ, xử lý thông tin của

các quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà

quản trị doanh nghiệp

Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ

cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công

cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức

năng chính:

+ Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những

thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các

phương tiện tin học

+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các

thông tin mới

+ Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh

chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn

vẹ, đầy đủ của hệ thống

I.2.2 Phân loại hệ thống thông tin:

Có nhiều cách phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Theo mục

đích hỗ trợ mà hệ thống thông tin cung cấp được phân loại như sau:

a Hỗ trợ hoạt động:

 Hệ thống xử lý dữ liệu, giao dịch kinh doanh (DPS)

 Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)

 Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh

nghiệp) Đây là các hệ thống thông tin tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt

động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó Các hệ thống này sinh ra nhiều

sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Chúng thường đảm

nhận các vai trò sau đây:

- Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh

- Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm)

- Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp,

- Cập nhật các cơ sở dữ liệu cấp Công ty

Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm

thông tin mang đặc thù quản lý Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý

tiếp trong các hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý

b Hỗ trợ quản lý:

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (các báo cáo theo mẫu định trước)

 Hệ hỗ trợ quyết định DSS (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)

 Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất)

Là các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết

định Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các

nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực

hiện Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các

chức trách ra quyết định khác nhau:

- Các hệ thống thông tin quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo

mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác

của doanh nghiệp

- Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán

cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và

làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),

- Các hệ thống thông tin điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ

các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức

dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành

Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại hệ

thống thông tin sau đây:

1 Các hệ chuyên gia ES: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên

gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối Thí dụ: các

hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì

2 Các hệ quản trị tri thức: Đây là các hệ thống thông tin dựa trên tri thức, hỗ trợ

cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân

viên và các nhà quản lý trong toàn công ty Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet

đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng,

đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng

3 Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ

nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của

công ty Thí dụ: các hệ thống thông tin hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản

lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực

4 Các hệ thống thông tin chiến lược: hệ thống thông tin loại này có thể là một hệ

thống hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là

giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh

tranh có tính chiến lược Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống

web phục vụ thương mại điện tử, hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các

hãng vận chuyển)

5 Các hệ thống thông tin tích hợp, liên chức năng: Đây là các hệ thống thông tin

tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm

chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức Còn gọi

là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh

nghiệp Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (ERP), quản

trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số

hệ khác

I.3 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin:

- Là một phần chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị

hoạt động, tiếp thị quản trị nguồn nhân lực

- Góp phần quan trọng vào hiệu quả họat động, tinh thần và năng suất lao động

của nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của khách hang

- Là nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết cho việc ra quyết định của

các cấp quản trị và các doanh nghiệp

- Yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ canh tranh, tăng cường lợi

thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu

XUẤT

TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

NHÂN

SỰ

QUẢN

LÝ CẤP CAO

QUẢN LÝ CẤP TRUNG

QUẢN LÝ CẤP TÁC NGHIỆP

II LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG

Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:

 Các hệ thống thông tin quản lý Quản trị các báo cáo theo mẫu định trước,

chứa các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định

Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ quyết định:

 Các hệ thống hỗ trợ quyết định Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ thể

theo chế độ tương tác

Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:

 Các hệ thống tính toán cho người dùng cuối Hỗ trợ trực tiếp về tính toán cho

công việc của người dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm việc

 Các hệ thống thông tin điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho

quản lý cấp cao

 Các hệ thống chuyên gia: tư vấn có tính chuyên gia cho người dùng cuối dựa

trên cơ sở tri thức

 Các hệ thống thông tin chiến lược Các sản phẩm và dịch vụ chiến lược nhằm

đạt lợi thế cạnh tranh

Phần mềm

Phần cứng

Cơ sở dữ liệu

Viễn thông

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KINH DOANH

Chiến lược Quy tắc

SỰ TƯƠNG TÁC

Các năm 1990-2000 và đến nay - kinh doanh điện tử (KDĐT) và thương mại điện tử

(TMĐT)

 Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng

 Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet,

intranet, extranet và các mạng khác

III TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC

DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC:

Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang

web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiều Tuy nhiên, hầu hết các

ứng dụng còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn

bản, trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho

doanh nghiệp hay chính phủ như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện

tử thì còn rất hạn chế

Nghiên cứu của thế giới về vấn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp cũng

như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp hóa mới

(NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau

trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Các nhà quản lý/ các giám đốc dành

hầu hết thời gian để nói chuyện qua điện thoại (hội chứng mê điện thoại!), họp hành,

hay nhậu nhẹt/ giao tiếp

Câu chuyện Trung Quốc

Năm 1998, Tập đoàn CITIC (China International Trust and Investment Corp.) -

một trong những doanh nghiệp nhà nước lớn nhất của Trung Quốc - thuê công ty tư

vấn danh tiếng McKinsey với giá 1 triệu USD để phát triển một hệ thống thông tin

quản trị rủi ro Khi ứng dụng hệ thống vào đánh giá rủi ro của từng khách hàng, một

vấn đề nảy sinh: hầu hết khách hàng của CITIC không đạt tiêu chuẩn để cho vay

Những khách hàng được hệ thống đánh giá là rất rủi ro lại là những khách hàng

thân thuộc có quá khứ thanh toán các khoản nợ rất tốt (giải thích của CITIC: các

khách hàng thanh toán đúng hạn do họ có quan hệ tốt với CITIC, chứ không phải do

công việc làm ăn của họ thuận lợi - hiện tượng rất phổ biến trong xã hội Trung Quốc

và cả Việt Nam)

Ngược lại những khách hàng được hệ thống đánh giá là rủi ro thấp, theo CITIC

lại là những khách hàng rất đáng ngờ - họ có những chứng nhận về tài chính rất tốt có

được từ sự trợ giúp/ quan hệ bên trong với các công ty kế toán và kiểm toán

Toàn bộ các chi nhánh của CITIC bối rối, không biết nên vận hành theo cách

thức truyền thống vẫn làm hay theo máy tính Và cuối cùng các lãnh đạo cao cấp của

CITIC phải giải thích với nhân viên rằng hệ thống quản trị rủi ro của McKinsey là cái

mà công ty sẽ hướng đến trong tương lai, còn bây giờ thì tất cả quay về phương pháp

truyền thống!

Câu chuyện Việt Nam

Cũng vấn đề tương tự Chính phủ điện tử nói nhiều nhưng vẫn nằm trên giấy,

còn doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước chẳng hề có nhu cầu trang bị

phần mềm và các ứng dụng của hệ thống thông tin Hầu hết ngân sách cho công nghệ

thông tin hiện nay là để trang bị phần cứng Công nghiệp phần mềm do vậy vẫn lẫm

chẫm dò từng bước!

Nguyên nhân

Một số nhà quan sát thế giới hiện nay không dùng văn hóa mà sử dụng trình độ

phát triển kinh tế - xã hội để giải thích các hiện tượng này Theo đó, do khác biệt về

trình độ phát triển kinh tê - xã hội mà các quốc gia chia thành hai nhóm: nhóm vận

hành dựa trên pháp luật và nhóm dựa trên quan hệ

Các quốc gia nhóm 1:

Là các quốc gia có hệ thống pháp luật đầy đủ, minh bạch, công khai, cụ thể

hóa, văn bản hóa và truyền thông rộng rãi Các quốc gia này được vận hành chủ yếu

dựa trên hệ thống thông tin công bao gồm các thông tin vĩ mô và vi mô đáng tin cậy,

được kiểm chứng bởi các định chế độc lập trên thị trường Ở các quốc gia nhóm này,

các định chế xã hội rất phát triển và là một thành phần quan trọng của xã hội, cung cấp

và kiểm chứng các thông tin vi mô và vĩ mô cho toàn thể xã hội Chính phủ, các

doanh nghiệp, các tổ chức cũng như người tiêu dùng dựa vào các hệ thống thông tin

công này để ra các quyết định quản lý, kinh doanh và tiêu dùng Các giao dịch kinh

doanh, trao đổi giữa các thành viên của xã hội đều dựa trên kết quả phân tích khách

quan các thông tin được cung cấp từ hệ thống

Chẳng hạn để quyết định cho vay, hay cấp tín dụng cho một khách hàng, các

ngân hàng sẽ căn cứ vào các thông tin trong quá khứ đã được lưu trữ Hay để chọn

một trường đại học, các sinh viên sẽ căn cứ vào các thông tin xếp hạng của các tổ

chức như US News Còn các trường lại dựa vào kết quả thi SAT, TOEFL, GRE của

từng sinh viên do ETS cung cấp để chọn sinh viên

Điều này lý giải tại sao mô hình quản lý của các quốc gia phát triển thường

phân quyền, dựa vào các nguồn thông tin công - khách quan để ra quyết định, và do

vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là tối quan trọng Quay lại câu

chuyện của Tập đoàn CITIC của Trung Quốc kể trên, ta thấy lý do chính dẫn đến sự

thất bại trong việc ứng dụng hệ thống thông tin quản trị do McKinsey tư vấn cũng

chính là ở sự thiếu vắng của các hệ thống thông tin công – vi mô đánh giá các doanh

nghiệp, người tiêu dùng một cách đáng tin cậy (như kiểm toán, kế toán, xếp hạng,

đánh giá rủi ro)

Các quốc gia nhóm 2

Có chung đặc điểm là trình độ phát triển kinh tế - xã hội còn thấp, hệ thống

pháp lý còn lỏng lẻo, năng lực quản lý xã hội của chính phủ còn hạn chế, hệ thống các

định chế xã hội và thông tin công còn hết sức thô sơ Do các thông tin công không

được kiểm chứng, các đối thủ trên thị trường phải tự mình đánh giá các đối tác trong

từng giao dịch, và để giảm rủi ro cũng như tiếp cận được các nguồn thông tin, họ phải

xây dựng các mối quan hệ lâu dài với một số đối tác

Xã hội do vậy tồn tại nhiều nhóm với những quan hệ xã hội chằng chịt Mỗi

nhà quản lý phải tự mình xây và giữ các quan hệ để có thể tiếp cận được những nguồn

thông tin cá nhân – một đặc trưng quyền lực của họ Và do vậy dẫn đến các đặc trưng

của nhà quản lý: rất tập quyền, gia trưởng, luôn coi trọng giao tiếp, nhậu nhẹt, họp

hành chứ không dựa trên các trao đổi thông qua hệ thống thông tin khách quan

Mặt khác, rất nhiều các doanh nghiệp, đặc biệt là một số doanh nghiệp nhà

nước, hiện nay có một “lợi thế cạnh tranh” hết sức đặc thù là “độc quyền thông tin”,

hay đúng hơn là độc quyền tiếp cận thông tin (do quan hệ)

Trên phương diện phân tích kinh tế, khi nền kinh tế còn ở qui mô nhỏ, chi phí

xây dựng quan hệ cá nhân và tìm kiếm thông tin cá nhân sẽ rẻ hơn chi phí thiết lập hệ

thống pháp lý và thông tin công cho toàn xã hội

Tuy nhiên, khi nền kinh tế phát triển và đòi hỏi hội nhập với kinh tế thế giới,

chi phí xây dựng quan hệ cá nhân trong từng giao dịch trở nên quá lớn Mô hình quản

lý dựa trên quan hệ cá nhân với các thông tin “bên trong” không còn phù hợp với

bước tiến của xã hội và là rào cản chính cho sự phát triển “Bè cánh”, “độc quyền

thông tin” còn là căn nguyên của tham nhũng, độc quyền, và lãng phí (hội họp, nhậu

nhẹt) – những căn bệnh trầm kha của xã hội chúng ta

Đây cũng là rào cản lớn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông

tin trong quản lý ở các cấp, các ngành, các doanh nghiệp Nó không chỉ hạn chế sự

phát triển của ngành công nghệ thông tin nói riêng mà hạn chế và nới rộng khoảng

cách phát triển của chúng ta với thế giới

IV MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đóng vai trò chủ yếu, làm giảm

đáng kể chi phí sản xuất, thúc đẩy các doanh nghiệp cải tiến trong công tác quản lý

Nắm bắt được vai trò quan trọng của vấn đề này,trong những năm qua, Công ty Trách

nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn đã đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ thông tin

vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, đặc biệt là trong công tác quản

lý như: hệ thống báo cáo hàng tháng, kiểm soát được quỹ tiền mặt, kiểm soát lượng

hàng tồn và xuất của công ty sau mỗi cuối kỳ, kết toán sổ sách, quản trị mối quan hệ

khách hàng … Có thể nói, việc xây dựng và ứng dụng các chương trình phần mềm

bước đầu được đưa vào ứng dụng một cách có hiệu quả cao qua các công tác phối hợp

giữa các bộ phận với nhau trong công ty, nhằm cập nhật thông tin một cách nhanh

nhất, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Vì vậy , mục tiêu của việc nghiên cứu- ứng dụng hệ thống thông tin đối với

Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn nhằm:

 Hệ thống hóa và đơn giản hóa mô hình quản lý vật tư, quản lý kế toán … giúp

các bộ phận trong công ty cập nhật thông tin một cách dễ dàng

 Giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều

hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình

Qua đó, ta thấy được vai trò cốt lõi, không thể thiếu của công nghệ thông tin

trong chiến lược dài hạn Phát huy những thành quả đã đạt được, trong thời gian đến

công ty không ngừng phấn đấu đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, quyết

tâm đưa công nghệ thông tin trở thành công cụ đắc lực và hữu dụng cho công tác quản

lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp Công ty ngày càng phát triển và

bền vững

CHƯƠNG 2

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN

1 Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn được thành lập vào ngày

10/9/2007 và thay đổi lần thứ nhất vào ngày 4/4/2008 tại sở kế hoạch và đầu tư

Giá trị vốn góp (nghìn đồng)

Phần vốn góp (%)

Số giấy CMND /

Số Giấy chứng nhận ĐKKD/ Số quyết định thành lập

1 Nguyễn

Đức Uyên

Thôn Đông Xuyên,

xã Đông Tiến, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh

1.000.000.000 50% 121313949

6 Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Chức danh : Giám đốc

Họ và tên : Nguyễn Đức Uyên

Sinh ngày : 10/1/1983 Dân tộc : Kinh Quốc tịch : Việt Nam

Số CMND : 125056824

Ngày cấp : 23/4/2007 Nơi cấp : Công an tỉnh Bắc Ninh

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên

Phong, Tỉnh Bắc Ninh

Chỗ ở hiện tại : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc

Ninh

Công ty chúng tôi hiện nay ngoài trụ sở chính đặt tại 61 Lê Trung Nghĩa,

phường 12, quận Tân Bình còn có thêm một chi nhánh đặt tại 90 Phan Văn Hớn,

phường Tân Thới Nhất, quận 12 Hàng hóa kinh doanh chủ yếu được nhập khẩu từ

Trung Quốc theo đường vận tải biển Vì lý do giới hạn, chúng tôi xin được phép chỉ

giới thiệu về hệ thống thông tin đang được áp dụng tại chi nhánh của công ty kèm với

số liệu thực tế trong sáu tháng đầu năm

II TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY

II.1 Báo cáo bán hàng

Dựa vào các hóa đơn bán hàng hàng ngày, phòng kế toán sẽ lập một báo cáo

bán hàng trên EXCEL với các cột như sau : ngày tháng, ký hiệu hóa đơn, tên khách

hàng, tên sản phẩm, số tấm, số m2, đơn giá, thành tiền, thanh toán và nợ lại Trong đó

có các hàm toán như sau:

- Thành tiền = Số m2 * đơn giá

- Thanh toán = Thành tiền ( nếu khách hàng thanh toán đủ)

- Nợ lại = Thành tiền – Thanh toán

Khi cần thông tin về từng loại hàng hóa nào được bán ra trong ngày với số

lượng và doanh thu ra sao Chúng ta có thể dựa vào bảng báo cáo bán hàng và thực

hiện các bước như sau :

- Chọn toàn bộ các cột trong báo cáo

- Chọn Data => Filter

- Trên từng cột ta sẽ có các mũi tên Click vô mũi tên sẽ có các thông số Muốn

biết về thông số nào ta chỉ cần chọn thông số đó và ok Hệ thống sẽ hiển thị tất

cả

Dưới đây là các báo cáo bán hàng trong sáu tháng đầu năm tại chi nhánh công

ty

Trắng sứ nhân tạo 0,5 0,744 800 000 595 000 595 000

25 Q20 Anh Đạt Trắng bột 2 3,3 880000 2 900 000 2 900 000

26 Q20 Anh Cơ

Trắng sứ nhân tạo 2 7,2 800 000 5 760 000 5 760 000

27 Q20 Khách lẻ Trắng bột 2 4,2 880 000 3 696 000 3 696 000

28 Q20 Anh Minh Công cắt 957 000 957 000

21/3/2010 29 Q20 Anh Thanh Công cắt 2 270 000 2 270 000

31 q20 Anh Hậu Vàng ai cập 1,12 420 000 470 000 470 000

32 Q20 Anh Tí chú P Trắng bột 8 23,04 850 000 19 584 000 19 584 00023/3/2010 35 Q20 Anh Vũ Công cắt 4 750 000 2 000 000 2 750 000 24/3/2010 38 Q20 Chú Bình Minh Nâu cape đậm 4 17,9168 780 000 13 970 000 13 970 000

24/3/2010 39 q20 Anh Hòa Light empador 1,5 7,849 750 000 5 886 000 5 886 000

3 Q21 Vân Sơn Nâu cape 0,5 1,1485 550 000 630 000 630 000

29/3/2010 4 Q21 Khách lẻ Vàng tằm 1 4,6025 450 000 2 071 000 2 071 000

Công cắt 129 000 129 000

30/3/2010 6 q21 Thái Bảo Đá xám 20 97,4808 600 000 58 488 000 58 488 00030/3/2010 7 Q21 Anh Châu Trắng hoa cải 1 2,88 980 000 2 822 400 2 500 000 380 000

9 Q21 Vân Sơn Nâu cape 0,5 1,197 550 000 658 000 658 000

10 Q21 Anh châu Công cắt 190 000 190 000

11 Q21 anh Phi Light empador 0,5 1,36 800 000 1 088 000 1 088 000

30 Q20 Khách lẻ Trắng volycat 5 19,15 650 000 12 440 000 12 440 000

06/04/2010 20 Q21 Thuận Hải Công cắt 840 000 840 000

06/04/2010 22 Q21 Phong xe tải Vàng tằm 2 9,395 450 000 4 228 000 4 228 000 07/04/2010 23 Q21 Anh Đồng

Trắng sứ nhân tạo 1 3,6 800 000 2 880 000 2 880 000 Công cắt 730 000 730 000

07/04/2010 24 Q21 Chú Liêm Nâu empador 1 4,674 800 000 3 740 000 3 740 000

07/04/2010 25 Q21 Anh Hiệp ĐGP Xanh ngọc 5 22,05 940 000 20 727 000 10 720 000 10 000 00007/04/2010 26 Q21

Anh Toàn Quang Light empador 1 3,2761 750 000 2 450 000 2 450 000 07/04/2010 28 Q21 anh Nam Công cắt 434 000 434 000

08/04/2010 30 q21 Khách lẻ Vàng ai cập 1,085 380 000 410 000 410 000

08/04/2010 33 q21 Khách lẻ

Trắng sứ nhân tạo 0,48 750 000 360 000 360 000 09/04/2010 34 Q21 Thái Bảo Dark empador 9 38,5389 800 000 30 831 000 30 831 000

13/4/2010 42 Q21 Khách lẻ Xanh ngọc 0,84 950 000 795 000 795 000

12/04/2010 43 Q21 Kho Thế Giới Light empador 10 32,761 660 000 21 622 000 21 622 00013/4/2010 45 q21 Kho Thế Giới Light empador 20 66,2088 660 000 43 692 000 43 692 00013/4/2010 46 q21 Anh mạnh Dark empador 10 44,4714 800 000 35 577 000 35 577 000

13/4/2010 47 Q21 anh Phương Xanh ngọc 3 13,377

1 040

000 13 910 000 13 910 000 Trắng sơn thủy 1 2,9 880 000 2 550 000 2 550 000

Vàng ai cập 4 22 400 000 8 800 000 8 800 000

14/4/2010 3 q22 Anh Toàn Dark empador 5 20,0265 800 000 16 020 000 16 020 000

14/4/2010 4 Q22 Kho Thế Giới Nâu empador 28 132,6624 760 000

11 q22 Khách lẻ

Trắng sứ nhân tạo 3 8,64 750 000 6 480 000 5 000 000 1 480 000

12 q22 Khách lẻ Dark empador 1 2,738 830 000 2 272 000 2 272 000

14 q22 anh hải xe tải Vàng ai cập 4 22,4694 390 000 8 763 000 8 763 000

15 q22 Anh thu xanh ngọc 22 98,0201 1 040 000

101 940

000 50 000 000 51 940 000

26/4/2010 43 q22 Khách lẻ Trắng ý 2 7,47 800 000 5 770 000 5 770 000

44 Q22 Ái Công cắt 546 000 546 000 26/4/2010 45 q22 Anh Nhật Kem chỉ đỏ 9 31,3686 720 000 22 585 000 10 000 000 12 585 00026/4/2010 48 q22 Anh Thạnh Kem chỉ đỏ 9 29,8584 700 000 20 900 000 20 900 000

Công cắt 685 000 685 000

27/4/2010 49 Q22 Anh nam Công cắt 542 000 542 000

27/4/2010 50 Q22 Thái Bảo Dark empador 5 21,525 800 000 17 220 000 17 220 000

1 q23 Khách lẻ Nâu cà phê 2 9,443 450 000 4 250 000 4 250 000

2 Q23 Khách lẻ Dark empador 0,93 960 000 893 000 893 000

3 q23 Khách lẻ

Trắng sứ nhân tạo 0,3 750 000 250 000 250 000 29/4/2010 4 q3 Anh Mạnh Dark empador 2 8,9019 800 000 7 120 000 7 120 000

Công cắt 178 000 178 000

29/4/2010 5 q23 Khách lẻ Trắng ý 2 7,4345 800 000 5 947 000 5 947 000

Công cắt 30 000 30 000

29/4/2010 6 Q23 Anh Tài Vàng tằm 8 38,3202 450 000 17 244 000 17 244 00029/4/2010 7 Q23 Khách lẻ Nâu cà phê 0,5 2,016 540 000 1 075 000 1 075 000

29/4/2010 8 q23 Anh Mạnh Trắng sơn thủy 10 29,69 870 000 25 800 000 25 800 000

02/05/2010 12 Q23 Anh Tài Vàng ai cập 6 29,8158 460 000 13 715 000 13 715 00003/05/2010 13 q23 Chú phượng Trắng volycat 1 4,3092 810 000 3 490 000 3 490 000

BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 05/2010

Ngày HD

Tên khách hàng Tên đá Số tấm M2 Đơn giá Thành tiền Thanh toán Nợ lại

15 Q23 Anh Luân

Trắng sứ nhân tạo 2 2,88 750 000 2 160 000 2 160 000 04/05/2010 17 Q23 CH Hải Hòa Vàng ai cập 1 6,16 400 000 2 464 000 2 464 000

04/05/2010 18 Q23 Anh Khải

Trắng sứ nhân tạo 3 10,8 730 000 7 884 000 5 000 000 2 884 000 04/05/2010 19 Q23 Khách lẻ Vàng tằm 4 18,175 470 000 8 542 000 8 542 000

Công cắt 45 000 45 000

04/05/2010 20 Q23

Anh Nghị ĐGP Vàng ai cập 2,5 11,144 410 000 4 570 000 4 570 000 Light empador 1 4,3758 740 000 3 238 000 3 238 000

Công cắt 387 000 387 000

04/05/2010 22 q23 Khách lẻ Trắng ý 1 3,6995 800 000 2 960 000 2 960 000

05/05/2010 24 q23 Khách lẻ

Trắng sứ nhân tạo 1,5 4,32 750 000 3 240 000 3 240 000

25 Q23 Anh Thành Vàng ai cập 8 44,5236 400 000 17 810 000 17 810 000

06/05/2010 26 Q23 Khách lẻ Công cắt 710 000 710 000

07/05/2010 28 Q23 Anh Hà

Trắng sứ nhân tạo 3 9,36 740 000 6 926 000 6 926 000 Công cắt 100 000 100 000

29 Q23 Ngọc Lan Công cắt 800 000 800 000

07/05/2010 30 Q23 Anh Tại Vỏ sò 12 45,8174 820 000 37 570 000 17 000 000 20 570 000 07/05/2010 32 Q23 Anh Thành Công cắt 800 000 800 000

07/05/2010 33 Q23

Anh Nghị ĐGP Light empador 0,5 1,9422 740000 1 437 000 1 437 000 Vàng ai cập 1,313 410 000 538 000 538 000 07/05/2010 35 Q23 Tiến Phong Dark empador 4 17,115 800 000 13 692 000 13 692 000

36 q23 Phong Trắng ý 1 3,76 800 000 3 000 000 3 000 000

09/05/2010 37 q23

Anh Nghị ĐGP Light empador 0,5 2,2698 700 000 1 585 000 1 585 000 Vàng ai cập 0,5 2,77 410 000 1 135 000 1 135 000

Công cắt 100 000 100 000

10/05/2010 40 Q23 Anh Chiến Công cắt 366 000 366 000

10/05/2010 41 Q23 Anh Hà

Trắng sứ nhân tạo 0,5 1,44 740 000 1 066 000 1 066 000 10/05/2010 42 Q23 Kho Thế Giới Light empador 10 33,2221 660 000 21 926 000 21 926 000 11/05/2010 43 Q23 Khách lẻ Công cắt 280 000 280 000

11/05/2010 44 Q23 Anh Thịnh Trắng ý 2 7,2995 780 000 5 693 000 5 693 000

Công cắt 1 600 000 1 600 000

45 Q23 Ngọc Lan Vàng tằm 3 15,12 460 000 6 955 000 6 955 000 11/05/2010 46 Q23 Anh Chung Light empador 2 8,5593 720 000 6 160 000 6 160 000

48 Q23 Tiến Phong Dark empador 5 20,25 800 000 16 200 000 16 200 000

17 Q24 Anh Tại Vo sò 1 4,8392 820 000 3 968 000 3 968 000

14/5/2010 18 Q24 Đại Gia phúc Vàng ai cập 1,12 410 000 460 000 460 000 1,932 490 000 946 000 946 000

Công cắt 1 700 000 1 700 000 14/5/2010 20 Q24 Khách lể Nhân tạo vàng 2 7,2 1 000 000 7 200 000 7 200 000

Công cắt 800 000 800 000

36 Q23 Khach le Volycat 500 000 500 000

241.446.000

158.689.000

82.757.000

Ngày HD Tên khách hàng Tên đá Số tấm M2 Đơn giá Thành tiền Thanh toán Nợ lại

19/5/2010 41 q24 Anh Khôi Volycat 1 2,1679 840 000 1 820 000 1 820 000

19/5/2010 42 q24 Khách lẻ Công cắt 537 000 537 000

43 q24 Khách lẻ Công cắt 518 000 518 000

20/5/2010 44 q24 Chú Phúc Dark empador 4 10,6048 780 000 8 270 000 8 270 000

45 q24 Anh Danh Công cắt 310 000 310 000

20/5/2010 46 Q24 Chú Minh Tuân Trắng sơn thủy 12 38,1458 820 000 31 280 000 31 280 000 20/5/2010 47 q24 Khách lẻ Trắng sơn thủy 1 1,6275 820 000 1 335 000 1 335 000

Công cắt 145 000 145 000

27 q25 Khách lẻ Trắng hoa cải 1 2,88 970 000 2 793 000 2 793 000

28 Q25 Khách lẻ

Trắng sứ nhân tạo 2 7,2 750 000 5 400 000 5 400 000 Công cắt 60 000 60 000

28/5/2010 29 Q25 Thắng Lợi Dark empador 8 21,904 780 000 17 085 000 10 000 000 7 085 000