Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán

- Hàng tháng trước khi tổng hợp số liệu thì giá trị chi phí chung có liên quan đến các loại hình trên TK 641, 642 phải được phân bổ vào tài khoản loại 911 tương ứng cho từng loại hình th

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG 2

1 Các chức năng chương trình 2

2 Những nghiệp vụ chương trình không hỗ trợ 2

PHẦN II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 3

II.1 Xác lập và quản lý thông tin toàn hệ thống 3

II.1.1 Khai báo loại hình sử dụng 3

II.1.2 Khai báo chi tiết tài khoản 7

II.1.3 Khai báo đối tượng 15

II.1.4 Khai báo ngoại tệ 22

II.1.5 Khai báo số dư tài khoản, đối tượng … 23

II.1.6 Khai báo từ điển kết chuyển 25

II.1.7 Khai báo yếu tố 31

II.1.8 Khai báo các mức thuế suất 32

II.1.9 Quản lý người sử dụng 34

II.1.10 Quản lý thông tin đơn vị 36

II.2 Nhập dữ liệu 37

II.2.1 Nhập chứng từ 37

II.2.3 Nhập chứng từ ngoài bảng 52

II.2.4 Nhập ủy nhiệm chi 56

II.2.5 Kết chuyển sản xuất khác: 58

II.2.6 Các chức năng, nghiệp vụ về công trình SCL 67

II.2.7 Quan hệ chứng từ kế toán đối với các hệ khác 70

II.3 Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu 71

II.3.1 Trình tự nghiệp vụ 71

II.3.2 Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu 72

II.4 Sổ sách và báo cáo 74

II.4.1 Trình tự tổng hợp và in báo cáo 75

II.4.2 Cách thực hiện 75

II.5 Các tiện ích khác trong chương trình 96

II.5.1 Thay đổi mật khẩu người dùng 96

II.5.2 Các chức năng log off, thoát 96

II.5.3 Tham số chung 96

II.5.4.Trích ghép dữ liệu lên cấp trên: 97

II.5.5 Truy nhập dữ liệu nhanh 105

II.5.6 Tìm kiếm chứng từ 108

PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG

- Hệ thống sổ sách : Sổ sách áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung Ngoài

ra cho phép in các mẫu sổ phụ vụ công tác quản lý riêng của đơn vị : Sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản, sổ chi tiết đối tượng, sổ tổng hợp đối tượng Các sổ sách theo dõi ngoại tệ …

- Hệ thống báo cáo : Báo cáo Nhà nước ban hành, báo cáo Tập đoàn ban hành (chia theo loại hình hoạt động ; SXKD, XDCB, HCSN)

- Khoá sổ - Chuyển sổ kế toán : Cho phép hệ thống hoạt động tốt tại thời điểm chuyển giao giữa 2 niên độ kế toán

- Quản lý hệ thống : Quản lý đơn vị sử dụng , người dùng, danh mục

- Các tiện ích : Tìm kiếm, trích ghép dữ liệu …

2 Những nghiệp vụ chương trình không hỗ trợ

- Hỗ trợ định khoản nhiều loại ngoại tệ trong một định khoản

- Hỗ trợ tự động tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

- Phần quản lý công cụ dụng cụ

- Quản lý lương

PHẦN II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Các thông tin đăng nhập luôn cần thiết cho mọi hệ thống, nó là chìa khoá cho người sử dụng để sử dụng hệ thống Phần này sẽ giới thiệu:

- Cách đăng nhập hệ thống

- Khai báo thông tin đơn vị

II.1 Xác lập và quản lý thông tin toàn hệ thống

Tập đoàn điện lực Việt Nam là một đơn vị lớn, rộng khắp, và được phân thành các cấp quản lý với nhiều loại hình hoạt động, nhiều loại hình sản xuất kinh doanh

Chương trình được sử dụng trên toàn EVN, do đó khi sử dụng chương trình đơn

vị phải khai báo các thông tin về đơn vị, việc khai báo này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ của chương trình

Cho phép xác định các thông số của hệ thống, chương trình sẽ ghi vào hệ điều hành và sẽ lấy ra sử dụng ở những lần vận hành sau mà không cần phải khai báo lại mỗi khi chạy, tuy nhiên vẫn có thể sửa lại những thông số này

II.1.1 Khai báo loại hình sử dụng

II.1.1.1 Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến loại hình

 Khái niệm loại hình:

Trong phạm vi hoạt động SXKD của đơn vị, loại hình sản xuất bao gồm các hoạt động

và các quan hệ có liên quan chặt chẽ nhằm đạt được một kế hoạch, kết quả đã đặt ra Thông thường tại một đơn vị có một loại hình SXKD chính và một vài loại hình sản xuất kinh doanh phụ

Loại hình sản xuất chính của đơn vị này cũng có thể là loại hình sản xuất phụ của đơn vị khác.

 Các loại hình sản xuất được phân loại ở EVN:

Mã Số Tên loại hình

112 Nhiệt điện chạy than

114 Tua bin khí chạy khí

1182 Năng lượng mặt trời

1183 Năng lượng địa nhiệt

1184 Năng lượng nguyên tử

1185 Nguồn năng lượng Khác

25 Sửa chữa thí nghiệm điện

261 Thông tin viễn thông nội bộ

262 Thông tin viễn thông công cộng

loại hình Ví dụ như TK 154 - Chi phí SXKD dở dang … được mở chi tiết các tài khoản để theo dõi các chi phí SX theo từng loại hình rất rõ (xem bảng hệ thống TK kế toán trong chế độ kế toán Tập đoàn qui định).

Trong quá trình định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh đúng vào từng loại hình Trong một vài trường hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến nhiều loại loại hình sản xuất thì kế toán sẽ định khoản vào tài khoản chi tiết chung của các loại hình như TK 641, 642 và trước khi kế toán tổng hợp số liệu lên báo biểu thì phải xác định tỷ lệ phân bổ các loại chi phí này cho từng loại hình sản xuất hiện

có tại đơn vị

Hiện nay các đơn vị trong EVN việc hạch toán kế toán được chia làm 2 nhóm :

- Nhóm các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Các đơn vị sản xuất điện (nhà máy điện), các công ty truyền tải, các đơn vị phụ trợ ngành, các điện lực, các chi nhánh điện, các

xí nghiệp

- Nhóm các đơn vị hạch toán độc lập: Các công ty điện lực, các công ty cơ khí, các đơn vị SXKD ngoài ngành điện

 Tác động của loại hình đến hệ thống báo cáo kế toán.

Đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, cũng như của đơn vị cấp trên hệ thống báo cáo đối với từng loại hình đơn vị cũng khác nhau Đối với EVN có thể được chi thành các hệ thống báo cáo sau:

1 Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối SXKD điện

2 Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối SXKD khác

3 Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối XDCB

4 Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối HCSN

 Yêu cầu về quản lý loại hình ở đơn vị:

- Tạo danh mục các loại hình theo chế độ kế toán quy định

- Khi khởi tạo chương trình cho người dùng lựa chọn loại hình SXKD chính và các loại hình sản xuất phụ tại đơn vị, thêm một số chức năng có thể thêm, xoá loại hình đã chọn khi có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị

- Điều kiện xoá loại hình phải kiểm tra xem nhóm TK thuộc loại hình đó đã định khoản chưa hay đã ghép loại hình vào TK 154 đã khai báo đối tượng loại hình như thế thì loại hình không được xoá

- Ứng với các loại hình của đơn vị đã được chọn ở phần khởi tạo, chương trình sẽ thực hiện tổng hợp số liệu theo chế độ kế toán qui định cho nhóm loại hình đó

- Hàng tháng trước khi tổng hợp số liệu thì giá trị chi phí chung có liên quan đến các loại hình trên TK 641, 642 phải được phân bổ vào tài khoản loại 911 tương ứng cho từng loại hình theo tỷ lệ phần trăm nếu đơn vị là hạch toán độc lập còn đối với các đơn

vị hạch toán phụ thuộc thì phân bổ vào các Tài Khoản 136 Tại đơn vị có bao nhiêu loại hình thì phải được phân bổ cho các loại hình đó (Tổng các tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% giá trị) hoặc có thể cho người dùng tự tính giá trị và nhập trực tiếp vào chương trình

II.1.1.2 Hướng dẫn khai báo loại hình sử dụng

Có hai cách để có thể khai báo chi tiết tài khoản:

- Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một cửa sổ nhỏ xuất hiện chọn mục Khai báo loại hình sử dụng bằng cách nhấn đúp chuột vào dòng đó

-Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý tài khoản

- Muốn chọn loại hình sử dụng nào đã có sẵn trong danh sách thì check vào ô

đó rồi ấn nút Ghi Nếu không muốn lưu thông tin, nhấn Bỏ qua.

- Muốn thêm mới loại hình, chọn Thêm mới rồi cập nhật thông tin về Mã và Tên loại hình mới

- Nhấn Thoát hoặc ESC để thoát.

- Muốn Ghép/ không ghép loại hình vào tài khoản 641, 642 : Check vào ô này

hoặc nhấn Alt+L, chương trình sẽ tự động cập nhật lại hệ thống tài khoản

641, 642

Chú ý

- Chỉ có thể chọn/ không chọn một loại hình trong trường hợp chưa có các chứng

từ phát sinh liên quan đến loại hình hoặc loại hình chưa được ghép vào tài khoản

đã khai báo đối tượng

- Tương tự cho chức năng Ghép loại hình vào tài khoản 641, 642

- Chức năng này chỉ nên thực hiện vào đầu niên độ kế toán

- Nếu có ghép loại hình thì không cần xác định tỷ lệ phân bổ, ngược lại cần phải xác định tỷ lệ phân bổ cho các loại hình đã chọn

II.1.2 Khai báo chi tiết tài khoản

II.1.2.1 Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến tài khoản

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được phản ánh ghi chép vào các tài khoản kế toán Mỗi một sai sót nhỏ do việc khai báo tài khoản không phù hợp sẽ dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn, mất nhiều thời gian để sửa chữa lại Vì vậy, xây dựng một hệ thống tài khoản chuẩn, phù hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động kinh tế của đơn vị là trọng tâm của toàn bộ hệ thống kế toán Nó quyết định đến toán bộ quá trình thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kế toán sau này

Các thông tin cần quản lý của tài khoản

- Số hiệu tài khoản: Mã tài khoản được thực hiện theo quy định của nhà nước Nhưng

do yêu cầu quản lý, đơn vị có thể mở thêm tiểu khoản và phải được sự chấp thuận của đơn vị cấp trên

- Tên tài khoản:

- Hạch toán: Tài khoản không hạch toán (tài khoản cấp cha)

- Theo dõi đối tượng: Tài khoản theo dõi đối tượng: Là các tài khoản khi hạch toán

được theo dõi chi tiết hơn nữa theo từng đối tượng Với những tài khoản theo dõi đối tượng, bắt buộc người dùng khi hạch toán phải xác định đối tượng theo dõi Ví dụ: TK 141: Tạm ứng, TK 241: Đầu tư XDCB dở dang

- Cấp quản lý tài khoản: Tài khoản thuộc cấp nào quản lý Trong hệ thống tài khoản

tuỳ theo yêu cầu quản lý mà từng cấp đơn vị có thể mở thêm Có các cấp quản lý sau

o Theo qui định Bộ tài chính

- Các Đối tượng thuộc tài khoản:

o Tuỳ theo tính chất của tài khoản, mà có các loại đối tượng theo dõi tương ứng mà không thể theo dõi lẫn cho nhau được Ví dụ: TK 241: Đối tượng theo dõi phải là công trình; TK 141: Đối tượng theo dõi phải là người được tạm ứng

o Theo yêu cầu quản lý: Một số tài khoản buộc phải có các đối tượng theo dõi giống nhau để trong quá trình kết chuyển, số liệu mới hạch toán được và việc lên các biểu theo từng đối tượng mới chính xác Điều này đặc biệt quan trong với các tài khoản phục vụ hạch toán XDCB Ví dụ: bộ TK 241, 331;

bộ TK 341, 342, 315

o Các đối tượng tài khoản không chỉ có một cấp, thông thường là hai cấp được tổ chức thành hình cây Tuy nhiên, không phải TK nào cũng cần theo dõi hai cấp Điều này phụ thuộc vào tính chất và mục đích của TK

- Tài khoản có theo dõi Ngoại tệ

o Đây là một thuộc tính nhằm xác định một loại tài khoản mà khi thực hiện hạch toán, người kế toán bắt buộc phải xác định lượng ngoại tệ tương ứng với số tiền VNĐ đã hạch toán Ví dụ : TK 1112, 1122, 3412, 3312

- Tài khoản có Kê khai VAT

o Là những tài khoản mà khi hạch toán, số liệu trong đó phải tương ứng với

số tiền kê khai các hoá đơn VAT tương ứng Ví dụ TK 113, 3331

- Tài khoản dùng để xđ chi phí SX có tách theo loại hình SX đơn vị

o Các tài khoản xác định chi phí SX mà các khoản mục trong đó (xác định qua tiểu khoản) được tách ra theo loại hình SX điện Việc này nhằm mục đích xác định rõ những chi phí của từng loại hình sản xuất điện, từ đó xác định chính xác giá thành điện của từng loại hình

o Nội dung nghiệp vụ cụ thể của phần này được mô tả rõ trong phần: Sử dụng tài khoản để xác định Chi phí SX điện

Nguyên tắc sử dụng tài khoản

- Việc hạch toán chi được phép vào những tài khoản thuộc cấp thấp nhất, không được phép hạch toán vào các tài khoản có tiểu khoản trong đó

- Tổng số PS Nợ, Có, số dư của TK Cha bằng tổng số PS Nợ, PS Có và số dư của tài khoản con

- Sự thay đổi lớn trong hệ thống tài khoản thường chỉ diễn ra trong đầu kỳ kế toán mới : Thêm mới tiểu khoản, theo dõi VAT, Ngoại tệ

- Các thay đổi nhỏ của TK phạm vi nội bộ đơn vị tự quyết như: Thay đổi loại đối tượng theo dõi thường có thể diễn ra bất kỳ Lúc đó người Kế toán buộc phải chuẩn hoá lại các chứng từ bị sai do sự thay đổi trên

Tài khoản 331x có 2 Tài khoản 3311 và 3312 khi đơn vị có nhu cầu mở theo dõi

chi tiết cho các tài khoản này cần thống nhất loại đối tượng và cấp đối tượng

cho 2 Tài khoản này như sau Nếu TK 3311 mở 2 cấp đối tượng cấp 1 là Khách hàng, cấp 2 là công trình thì TK 3312 cũng phải mở 2 cấp đối tượng cấp 1 là khách hàng, cấp 2 cũng là công trình

- Các TK khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị mà có thể

• Nếu mở 2 cấp thì cấp 1 phải là khách hàng, cấp 2 là các loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ …

• Nếu mở 3 cấp thì cấp 1 có thể là nhóm khách hàng, cấp 2 là khách hàng, cấp 3 là các loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, …

Khi khai báo cấp đối tượng cần xác định nghiệp vụ bù trừ lên bảng cân đối

trình

• Nếu mở 2 cấp: Cấp 1 có thể là nhóm công trình (hoặc công trình), cấp 2 có thể là công trình (hoặc hạng mục công trình)

• Nếu mở 3 cấp: Cấp 1 là Nhóm công trình (hoặc công trình) cấp 2

là (công trình) cấp 3 là hạng mục công trình

ít nhất phải mở 1 cấp ( cấp 1 phải là khách hàng)

Hợp đồng / công trình

ít nhất phải mở 2 cấpCấp 1 là hợp đồng vay (hoặc đối tác vay) cấp 2,3 là công trình, hạng mục công trình

3363,33

64,3368

đơn vị / Công trình

Số cấp đối tượng cho loại này tuỳ thuộc vào tình hình đơn vị quản lý

TK loại

5,6,7,8,9

thì ít nhất phải mở 2 cấp Cấp 1 là nhóm (loại) sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … cấp

Tài khoản 331x có 2 Tài khoản 3311 và 3312 khi đơn vị có nhu cầu mở theo dõi

chi tiết cho các tài khoản này cần thống nhất loại đối tượng và cấp đối tượng

cho 2 Tài khoản này như sau Nếu TK 3311 mở 1 cấp đối tượng cấp 1 là Khách hàng,thì TK 3312 cũng phải mở 1 cấp đối tượng cấp 1 là khách hàng

- Các TK khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị mà có thể

mở để theo dõi

II.1.2.2 Khai báo chi tiết tài khoản

Có hai cách để có thể khai báo chi tiết tài khoản:

-Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một cửa sổ nhỏ xuất hiện chọn mục số 2 (Khai báo chi tiết tài khoản) bằng cách nhấn đúp chuột vào dòng đó

-Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý tài khoản

Khi đó cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện để ta có thể khai báo chi tiết tài khoản

 Mục đích

- Form dùng để cập nhật danh mục tài khoản (thêm mới, xóa, sửa…)

- Xác định các thông tin của tài khoản: theo dõi ngoại tệ,tên tài khoản, cấp quản lý,

…

- Xác định quan hệ giữa tài khoản và loại đối tượng

Những thông tin bao gồm

- Số hiệu tài khoản, tên tài khoản, cấp quản lý, yếu tố, mã số, số đối tượng, loại đối tượng, được hạch toán, theo dõi ngoại tệ, tính chất tài khoản

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập các thông tin tài khoản, đối với ô Được hạch toán, và Tính chất tài khoản

thì không được phép nhập mà sẽ được xác định từ tài khoản cấp cha

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Xóa

- Nhấn Xóa hoặc Alt+X để xóa tài khoản, chương trình sẽ xóa tài khoản có mã ở ô

Số hiệu tài khoản.

Sửa

- Nhấn Sửa hoặc Alt+S hoặc nhấn Enter (khi đang chọn tài khoản trên lưới) để

sửa tài khoản

- Nhấn Ghi hoặc Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.

- Nhấn Bỏ qua hoặc ESC để bỏ qua.

Tìm kiếm

- Nhấn Tìm kiếm hoặc Alt+k để tìm kiếm tài khoản, có thể tìm theo mã hoặc tên

tài khoản

- Nhấn Đồng ý hoặc Alt+N để tìm.

- Nhấn Bỏ qua hoặc ESC để bỏ qua.

- Nhấn Thoát hoặc ESC để thoát.

Khai báo thông tin liên quan đến tài khoản

- Tài khoản theo dõi đối tượng

- Như phần nghiệp vụ đã giải thích quan hệ giữa đối tượng và tài khoản, chương trình hỗ trợ 8 loại đối tượng, bao gồm:

o Loại Đối tượng Công trình

o Loại Đối tượng Hợp đồng mua bán

o Loại Đối tượng Nguồn vốn vay

o Loại Đối tượng Khách hàng

o Loại Đối tượng Phòng ban

o Loại Đối tượng Đơn vị trực thuộc

o Loại Đối tượng Khác

- Để phục vụ cho việc quản lý một cách chi tiết hơn, chương trình hỗ trợ 3 cấp đối tượng Sự liên hệ giữa các cấp của đối tượng có thể hiểu đơn giản như mô hình hình cây Do đó, tuỳ theo tính chất của tài khoản, mà có các cấp, loại đối tượng theo dõi tương ứng:

o Ví dụ: Theo dõi tạm ứng của từng cán bộ công nhân viên trên các phòng ban trong đơn vị Bạn phải khai báo thông tin đối với tài khoản

141 như sau:

o Nhập vào ô Số đối tương giá trị 2

o Chọn trong danh sách Loại ĐT Cấp 1: Đối tượng Phòng ban

o Chọn trong danh sách Loại ĐT Cấp 2: Đối tượng khác

Đối tượng phòng ban đại diện cho các phòng ban của công ty

Đối tượng khác đại diện cho cán bộ công nhân viên của công ty

o Một số tài khoản có các đối tượng theo dõi giống nhau sẽ có chung 1

mã số Nhấn vào nút để khai báo mã số (xem thêm phần liên quan đến mã số)

- Tài khoản có theo dõi Ngoại tệ

o Đối với một tài khoản liên quan đến ngoại tệ, chương trình sẽ tự động hỗ trợ việc quản lý tất cả các ngoại tệ đơn vị theo dõi trên tài khoản đó

o Nhấn vào ô check box Theo dõi ngoại tệ khi muốn theo dõi ngoại tệ

trên tài khoản này

 Chú ý

- Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai Tab Tài khoản và Tab Khoản mục bằng cách nhấn Alt+N và Alt+C Nếu tài khoản không được hạch toán thì không cho

phép sửa hoặc xóa

- Nếu TK đã khai báo đối tượng hoặc đã phát sinh chứng từ thì không được xoá

- Nếu tài khoản đã có chứng từ phát sinh liên quan thì không thể thêm mới một tài khoản con của nó

- Khai báo mã số của tài khoản sẽ được thực hiện trên form Mã số.

- Nếu muốn xoá, hoặc sửa loại đối tượng của tài khoản đã được khai báo mã số, thì

cần tách tài khoản đó ra khỏi mã số hiện thời.(Thực hiện trên form Mã số)

- Khi thêm mới tài khoản, chỉ được phép nhập Số hiệu tài khoản, tên tài khoản, Cấp quản lý, Yếu tố, còn các thuộc tính khác sẽ được lấy từ tài khoản cấp cha

II.1.2.3 Khai báo mã số của tài khoản

Muốn khai báo mã số của tài khoản, trên form Danh mục tài khoản, bạn nhấn

nút ở cuối dòng Mã số, khi đó cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện

 Mục đích

- Form dùng để cập nhật mã số của tài khoản (khai báo, xóa)

- Các tài khoản có cùng mã số sẽ có cùng 1 bộ đối tượng

 Những thông tin bao gồm

 Tab Mã số

- Mã số tài khoản, số cấp đối tượng của mã số

- Lưới bên trái thể hiện danh sách những tài khoản không có mã số

- Lưới bên phải thể hiện danh sách những tài khoản đã khai báo mã số ô Mã số

 Tab Tra cứu

- Thể hiện những mã số đã khai báo

- Lưới phía trên thể hiện những tài khoản ứng với mã số đang được chọn

- Lưới phía dưới thể hiện đối tượng của tài khoản đang được chọn

 Cách thực hiện

- Nhập một mã số ở ô Mã số (có thể đã tồn tại hay chưa tồn tại)

- Lưới bên trái thể hiện danh sách những tài khoản không có mã số

- Lưới bên phải thể hiện danh sách những tài khoản đã khai báo mã số ô Mã số (nếu mã số đã tồn tại)

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+m để thêm mới.

- Tài khoản đang được chọn ở lưới bên trái sẽ được chuyển sang lưới bên phải (có thể chọn nhiều tài khoản cùng lúc)

Xóa

- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X để xóa mã số của tài khoản.

- Tài khoản đang được chọn ở lưới bên phải sẽ được chuyển sang lưới bên trái (có thể chọn nhiều tài khoản cùng lúc).

- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp phím Alt+N để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc tổ hợp phím Alt+B để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để thoát.

 Chú ý

- Khi thêm mới mã số của tài khoản, có thể chọn một tài khoản bất kỳ để làm chuẩn (bộ đối tượng tài khoản của tài khoản chuẩn sẽ được cập nhật cho các tài khoản khác cùng mã số)

- Nếu tài khoản đã khai báo đối tượng, khi khai báo mã số mới sẽ xóa toàn bộ đối tượng cũ và cập nhật đối tượng của tài khoản chuẩn

Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai Tab Mã số và Tab Tra cứu bằng cách nhấn

Alt+S và Alt+C.

II.1.3 Khai báo đối tượng

II.1.3.1 Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến đối tượng

 Khái niệm và đặc điểm

- Được mở ra nhằm cho phép theo dõi chi tiết hơn các nội dung kinh tế theo từng tài khoản Tuỳ theo từng tài khoản theo dõi mà có các loại đối tượng phù hợp

Ví dụ: TK 241: Đối tượng theo dõi phải là công trình; TK 141: Đối tượng theo dõi phải là người được tạm ứng

- Các loại đối tượng này có những thuộc tính khác nhau : Công trình, đối tượng

nợ, ngân hàng, người tạm ứng Các thuộc tính này được dùng để lên các biểu in phục vụ công tác quản lý: Ví dụ như các thuộc tính của đối tượng Công trình, Nguồn vốn vay

- Với các tài khoản, việc theo dõi đối tượng tuỳ theo yêu cầu có thể là 1, 2 hoặc 3 cấp Cấp nào, gồm những đối tượng gì phụ thuộc vào tính chất của tài khoản, vào yêu cầu quản lý của đơn vị

- Theo yêu cầu quản lý: Một số tài khoản buộc phải có các đối tượng theo dõi giống nhau để trong quá trình kết chuyển, số liệu mới hạch toán được và việc lên các biểu theo từng đối tượng mới chính xác Điều này đặc biệt quan trong với các tài khoản phục vụ hạch toán XDCB Ví dụ: bộ TK 241, 331; bộ TK 341,

342, 315

- Khi hạch toán vào các TK có theo dõi đối tượng, người kế toán buộc phải xác định đối tượng chi tiết của tài khoản đó

Các loại đối tượng

Theo tính chất của tài khoản, có thể phân ra các loại đối tượng sau:

1) Các Công trình XDCB

o Là những công trình XDCB, SCL mà đơn vị đang thực hiện đầu tư

o Những công trình này được theo dõi qua các TK theo dõi đầu tư XDCB:

241

o Đối tượng công trình sẽ xuất hiện ở các báo cáo:

 Thực hiện đầu tư theo hạng mục công trình

 Công trình hạng mục công trình hoàn thành bàn giao

 Báo cáo tổng hợp công trình

 Báo cáo tổng hợp nhóm công trình

 Các khoản phải vay, trả cho khách hàng …

Những Nguồn vốn vay này đơn vị phải theo dõi qua các TK vay : 341, 342, 315

4) Đối tượng là cá nhân, phòng ban trong đơn vị

Dùng để theo dõi qua các tài khoản tạm ứng

II.1.3.2 Khai báo đối tượng

Để khai báo đối tượng, có 2 cách:

- Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một cửa sổ xuất hiện Chọn Khai báo đối tượng bằng cách nhấn đúp chuột vào dòng đó

- Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý đối tượng, khi đó sẽ

xuất hiện cửa sổ sau:

Nhấn nút Thêm mới để khai báo thêm đối tượng, cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện

 Mục đích

- Quản lý toàn bộ đối tượng của hệ thống

o Form Danh sách đối tượng : dùng để tra cứu, xóa Đối tượng.

o Form Thông tin đối tượng : dùng để thêm mới, cập nhật thông tin của

đối tượng

Những thông tin bao gồm

- Mã đối tượng, tên đối tượng, thông tin của từng đối tượng

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Xuất hiện form Cập nhật thông tin đối tượng.

- Nhập các thông tin về đối tượng cần thêm mới

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để Thoát.

Xóa

- Trong khi đang cho đối tượng trên form Danh sách đối tượng, bạn có thể nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa đối tượng.

Sửa

- Nhấn nút Sửa hoặc tổ hợp phím Alt+S hoặc nút Enter để sửa đối tượng

- Xuất hiện form Cập nhật thông tin của đối tượng vừa được chọn.

- Nhập các thông tin về đối tượng cần thay đổi

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để Thoát.

 Các chú ý

 Đối với Đối tượng Công trình

- Khi thêm mới : có thể khai báo các Hợp đồng thi công, Hợp đồng Vay bằng

cách nhấn Hợp đồng hoặc Alt+H, Nguồn vốn hoặc Alt+V (Xem chi tiết ở Form

Khai báo Quan hệ đối tượng)

 Đối với Đối tượng Hợp Đồng, Nguồn Vốn Vay

- Khi thêm mới : có thể khai báo các Công trình bằng cách nhấn Công trình hoặc

Alt+C (Xem chi tiết ở Form Khai báo Quan hệ đối tượng)

 Đối với các đối tượng phát sinh do khai báo các tài khoản của đối tượng Ngân

Hàng (USD_111, EURO222 …) thì không thể xóa hoặc sửa ở form Danh sách đối tượng mà cần phải vào form Cập nhật thông tin đối tượng để thực hiện

 Không thể sửa mã đối tượng

 Không thể xóa các đối tượng nằm trong chứng từ đã định khoản, đối tượng đã khai báo đối tượng tài khoản, hoặc đối tượng có quan hệ với đối tượng khác …

II.1.3.3 Khai báo Quan hệ đối tượng

 Quan hệ giữa các đối tượng

Đối với các đơn vị thuộc khối XDCB chức năng nhiệm vụ là theo dõi những công trình, cụ thể các đơn vị muốn theo dõi các thông tin sau cho toàn bộ các công trình và cho từng công trình riêng lẻ:

1 Nguồn vốn công trình (Công trình hình thành từ những nguồn vốn nào được thể hiện trên những TK nguồn vốn đầu tư XDCB)

2 Nguồn vốn cho công trình nay đang năm ở đâu? (ngân hàng quản lý vốn …)

3 Quá trình thực hiện đầu tư (thực hiện đầu tư, trên các tài khoản 241)

4 Tình hình thanh toán với nhà thầu … (theo dõi trên các tài khoản công nợ, phải theo dõi được tình hình thanh toán với từng nhà thầu cho từng công trình) ngoài

ra còn phải theo dõi được các thông tin khác như: thuế cho từng công trình, tình hình cấp phát vốn cho từng công trình …

Do đó đơn vị cần phải thống nhất mã công trình trên các TK, và khai báo theo dõi chi tiết tài khoản phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị Việc theo dõi trên anh (chị) có thể tham khảo mục phân tích thông tin về Tài khoản – Quy định về việc mở chi tiết TK

 Mục đích

- Form Quan hệ đối tượng : dùng khai báo mối quan hệ giữa Công trình – Hợp

đồng Thi công, Công trình – Hợp Đồng Vay vốn

Những thông tin bao gồm

- Ô phía trên : mã và tên đối tượng cần khai báo các quan hệ

- Ô phía dưới : mã và tên các đối tượng khai báo

- Các thông tin : Số tiền VNĐ, loại nguyên tệ, Số tiền nguyên tệ, tỷ giá của 2 đối tượng

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập mã của đối tượng cần thêm, bạn có thể nhấn phím Enter để xuất hiện form

Chọn đối tượng.

- Nhập các thông tin về Số tiền VNĐ, loại nguyên tệ, Số tiền nguyên tệ, tỷ giá

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua, nếu không bỏ qua mà nhấn nút

Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để ghi thông tin về các quan hệ đối tượng.

- Quay trở lại form Cập nhật thông tin đối tượng.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi lại thông tin (bao gồm thông tin

đối tượng và các mối quan hệ), nếu không muốn lưu các thông tin nhấn nút

Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để Thoát.

 Mục đích

- Form dùng để cập nhật đối tượng tài khoản (thêm mới, xóa)

- Form này thể hiện rõ nhất quan hệ của từng tài khoản đối với các đối tượng

Những thông tin bao gồm

- Số hiệu tài khoản

- Đối tượng cấp 1

- Đối tượng cấp 2

- Đối tượng cấp 3

- Mã số của tài khoản

- Số đối tượng của tài khoản

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập số hiệu tài khoản vào ô Tài khoản, nếu tài khoản không tồn tại thì sau khi

ta nhấn phím Enter danh sách tài khoản có theo dõi đối tượng sẽ hiện lên để

chọn

- Nhập Mã đối tượng cấp 1, nếu đối tượng không tồn tại thì sau khi nhấn nút enter danh sách đối tượng sẽ hiển thị để chọn

- Tương tự cho đối tượng cấp 2, cấp 3 (nếu có)

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để lưu thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Xóa

- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa , chương trình sẽ

xóa đối tượng của tài khoản đang được chọn

Tìm kiếm

- Nhấn nút Tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Alt+k để tìm kiếm, lần lượt tìm theo Số

hiệu tài khoản, đối tượng cấp 1, cấp 2, cấp 3

- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp Alt+N để tìm.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

 Các chú ý

- Không thể xóa đối tượng tài khoản đã định khoản

- Khi chọn đối tượng cho tài khoản, nếu tài khoản có khai báo loại đối tượng cấp 1, cấp 2, cấp 3 thì chỉ xuất hiện những loại đối tượng tương ứng, nếu tài khoản không khai báo loại đối tượng thì sẽ hiển thị tất cả các đối tượng

- Trong khi chọn đối tượng, nếu đối tượng không tồn tại thì cho phép thêm mới đối tượng

- Đặc biệt, những tài khoản có mã số thì khi thêm mới (hoặc xoá) 1 đối tượng của tài khoản thì chương trình sẽ hỗ trợ thêm mới (hoặc xoá) đối tượng đó cho các tài khoản có cùng mã số còn lại

II.1.4 Khai báo ngoại tệ

Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khai báo dữ liệu ban đầu → nhấn đúp chuột vào dòng Khai báo các loại ngoại tệ đơn vị sử dụng

 Mục đích

- Form dùng để cập nhật danh mục ngoại tệ (thêm mới, xóa, sửa…)

- Các ngoại tệ khai báo ở đây chính là các ngoại tệ sẽ được chương trình hỗ trợ quản lý chi tiết trên các tài khoản ngoại tệ và các báo biểu liên quan đến ngoại tệ

Những thông tin bao gồm

- Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+m để thêm mới.

- Nhập mã ngoại tệ ở ô Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ ở ô Tên ngoại tệ

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Xóa

- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa ngoại tệ, chương

trình sẽ xóa ngoại tệ đang được chọn

Sửa

- Nhấn nút Sửa hoặc tổ hợp phím Alt+S hoặc nhấn phím Enter (khi đang chọn

ngoại tệ trên lưới) để sửa ngoại tệ, chỉ cho phép sửa tên ngoại tệ

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Tìm kiếm

- Nhấn nút Tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Alt+k để tìm kiếm ngoại tệ, có thể tìm

theo mã hoặc tên ngoại tệ

- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp phím Alt+N để tìm kiếm.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

II.1.5 Khai báo số dư tài khoản, đối tượng …

Để khai báo số dư tài khoản, đối tượng,… bạn vào menu Hệ thống → Khởi tạo

dữ liệu → Khai báo dữ liệu ban đầu → Khai báo số dư tài khoản, đối tượng, nguyên tệ, ngoại tệ.

 Mục đích

- Form dùng để khai báo số dư ban đầu của tài khoản, số dư đối tượng, số dư nguyên tệ và số dư đối tượng theo nguyên tệ

 Cách thực hiện

- Chuyển đến tài khoản cần khai báo, có thể dùng chức năng Autoseach bằng cách

gõ số hiệu tài khoản vào cột Tài khoản.

- Nhấn Enter hoặc nhập trực tiếp dữ liệu vào lưới tại cột cần khai báo số dư

- Nếu muốn xóa giá trị tại một ô có thể nhập giá trị ‘0’ hoặc nhấn DEL.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

- Có thể chuyển đổi giữa các Tab Tài khoản, Tab Đối tượng, Tab Nguyên tệ,

Tab Đối tượng nguyên tệ bằng cách nhấn Alt+1, Alt+2, Alt+3, Alt+4.

 Các chú ý

- Sau khi nhập dữ liệu, nếu có chênh lệch số dư, chương trình sẽ đưa ra cảnh báo

- Đối với Tab Số dư tài khoản, tài khoản cấp cha sẽ không = tổng số dư của tài

khoản con mà là số bù trừ hai bên Nợ và Có

- Có thể kiểm tra toàn bộ dữ liệu bằng cách chọn chức năng Kiểm tra hoặc nhấn tổ hợp phím Atl+K, chương trình sẽ hiển thị danh sách tài khoản bị lệch.

- Nếu tháng khởi tạo chương trình = 1 thì chỉ cần nhập số dư đầu năm, ngược lại bạn phải nhập thêm lũy kế phát sinh đến tháng khởi tạo chương trình

- Khi nhập số dư không đúng với tính chất của tài khoản (Dư nợ mà nhập ở dư có

…) chương trình sẽ đưa ra cảnh báo, người dùng có thể quyết định nhập hay không

- Có thể khai báo số dư cho tài khoản ngoài bảng bằng cách nhấn nút TK Ngoài

Bảng hoặc tổ hợp phím Alt+N.

II.1.6 Khai báo từ điển kết chuyển

II.1.6.1 Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến Từ điển kết chuyển

Để lên được các báo cáo tài chính, kế toán phải tổng hợp dữ liệu và thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

- Kết chuyển chi phí sản xuất

- Kết chuyển doanh thu, thu nhập …

- Kết chuyển lãi lỗĐối với EVN, các nghiệp vụ kinh tế đa dạng, và nhiều loại hình hoạt động khác nhau, mỗi loại hoạt động có một số đặc thù riêng nên các nghiệp vụ kết chuyển cũng khác nhau, vả lại do có sự phân cấp khác nhau trong các đơn vị nên việc kết chuyển cũng khác nhau, ví dụ

1 Đối với khối XDCB: Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị là theo dõi, quản lý các

công trình xây dựng … do đó có một số nghiệp vụ kết chuyển sau:

- Kết chuyển chi phí ban quản lý dự án vào chi phí cho các công trình:

2 Đối với khối SXKD: Chức năng nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh điện năng …

do đó có một số nghiệp vụ kết chuyển sau:

- Kết chuyển chi phí sản xuất chung trong kỳ: TK 627  TK 154;

Sơ đồ một số nghiệp vụ kết chuyển đối với các đơn vị thuộc khối SXKD

• Đối với đơn vị hạch toán phụ thuộc

+ Các bút toán kết chuyển đối với hoạt động kinh doanh điện

+ Các bút toán kết chuyển đối với sản xuất kinh doanh khác:

+ Các bút toán kết chuyển đối với hoạt động đầu tư tài chính, hoạt động khác

2 Cần chú ý một số loại bút toán kết chuyển

1 Bút toán kết chuyển từ TK không theo dõi đối tượng sang TK không theo dõi đối tượng: nghiệp vụ này bình thường người sử dụng chỉ cần xác định chính xác

II.1.6.2 Khai báo từ điển kết chuyển

Muốn khai báo từ điển kết chuyển, có 2 cách:

- Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khai báo dữ liệu ban đầu →

Khai báo từ điển kết chuyển

- Vào menu Hệ thống → Khai báo từ điển kết chuyển

Khi đó form Từ điển kết chuyển sẽ hiển thị lên màn hình Form này có hai tab như sau:

Tab Danh sách kết chuyển

Tab Cập nhật kết chuyển

 Mục đích

Form dùng để cập nhật từ điển kết chuyển (thêm mới, xóa, sửa…) Những thông tin bao gồm:

- Tab Từ điển kết chuyển : hiển thị danh sách những kết chuyển tại tháng ở ô Tháng.

- Tab Cập nhật kết chuyển : Thứ tự kết chuyển, nội dung kết chuyển, kiểu kết

chuyển, tài khoản nguồn, tài khoản đích, đối tượng của tài khoản đích (nếu có)

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Chương trình sẽ tự động tính thứ tự kết chuyển tại ô Thứ tự kết chuyển, bạn có thể thay đổi thứ tự này trên Tab Danh sách Kết chuyển bằng cách nhập trực tiếp thứ tự vào ô thứ tự Nhóm trên lưới.

- Nhập nội dung kết chuyển tại ô Nội dung kết chuyển.

- Chọn kiểu kết chuyển tại ô Kiểu kết chuyển.

- Nhập số hiệu tài khoản nguồn tại ô Tài khoản nguồn.

- Nhập số hiệu tài khoản đích tại ô Tài khoản đích.

- Nếu tài khoản nguồn có nhiều tài khoản, bạn phải chọn kết chuyển cho từng tài khoản nguồn

- Nếu tài khoản đích có nhiều đối tượng, bạn phải nhập tỷ lệ cho từng đối tượng, tổng tỷ lệ phân bổ cho tài khoản đích phải = 100%, chương trình sẽ mặc định là 100% cho đối tượng đầu tiên

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Xóa

- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X để xóa kết chuyển, chương trình sẽ xóa

kết chuyển đang được chọn

Sửa kết chuyển

- Nhấn phím Enter hoặc Click đôi chuột (khi đang chọn kết chuyển trên lưới) để

sửa

- Chương trình sẽ thể hiện thông tin được phép sửa ở Tab Cập nhật kết chuyển.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Quay lại hoặc tổ hợp phím Alt+Q để quay lại Tab Danh sách kết

chuyển.

Sửa thứ tự ưu tiên của nhóm

- Click đôi chuột tại ô thứ tự ưu tiên (hoặc nhấn Enter) trên lưới để sửa

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

- Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai Tab Danh sách kết chuyển và Tab Cập nhật

kết chuyển bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt+D và Alt+C

 Các chú ý

- Có thể hiển thị đối tượng của tài khoản đích bằng cách chọn (tick) vào Hiển thị

đối tượng của tài khoản đích hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+H.

- Trong trường hợp tài khoản nguồn và tài khoản đích chỉ có 1 tài khoản thì mặc định kết chuyển = 100%, bạn không cần phải nhập tỷ lệ

- Sau khi nhập tỷ lệ cho tài khoản đích = 100%, nếu có nhiều tài khoản nguồn, chương trình sẽ chuyển sang tài khoản nguồn kế tiếp để thực hiện phân bổ

- Có thể thực hiện kết chuyển từ tháng đến tháng bằng cách nhấn nút Kết chuyển hoặc tổ hợp phím Alt+K.

- Chức năng tạo dữ liệu cho các tháng : Lấy danh sách kết chuyển của một tháng

để cập nhật cho các tháng khác

- Chức năng Khôi phục từ điển kết chuyển gốc : Lấy danh sách kết chuyển gốc

của một tháng để cập nhật cho các tháng khác

II.1.7 Khai báo yếu tố

Để khai báo yếu tố, bạn vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý

yếu tố sẽ hiển thị form sau:

 Mục đích

- Form dùng để cập nhật danh mục yếu tố sản xuất điện (thêm mới, xóa, sửa…)

Những thông tin bao gồm

- Bên trái là danh sách yếu tố theo quan hệ cha con

- Bên phải là Mã và tên yếu tố tương ứng với yếu tố đang được chọn.

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập thông tin mã và tên yếu tố ở ô Mã yếu tố, Tên yếu tố.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc tổ hợp phím Alt+B để bỏ qua.

Tìm kiếm

- Nhấn nút Tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Alt+k để tìm kiếm yếu tố, có thể tìm theo

mã hoặc tên yếu tố

- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp phím Alt+N để tìm yếu tố.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

 Các chú ý

- Không thể xóa hoặc sửa yếu tố cấp cha

- Nếu yếu tố đã có chứng từ phát sinh liên quan thì không thể xóa hoặc thêm mới một yếu tố con của nó

- Yếu tố được ghép vào tài khoản 1542, 1543 là yếu tố sản xuất khác.

II.1.8 Khai báo các mức thuế suất

II.1.8.1 Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến thuế GTGT

Thuế suất: Là cơ sở để tính thuế GTGT theo quy định của bộ TC, tổng cục thuế …

Do cơ chế quản lý thuế mỗi thời kỳ có khác nhau, do đó chương trình cho phép người sử dụng khai báo các mức thuế thuế GTGT đối với từng loại hóa đơn thuế theo luật thuế hiện hành

Tiền thuế: Được căn cứ trên Giá trị tính thuế và thuế suất nhưng người sử dụng có

thể thay đổi lại tiền thuế trong điều kiện sai số cho phép

Các nghiệp vụ cần chú ý liên quan đến thuế GTGT

• Trong một chứng từ chỉ có một định khoản thuế

• Trong quá trình hạch toán, khi hạch toán vào TK thuế phải kê khai thuế

• Theo luật thuế GTGT số 07/2003/QH11 ngày 17/06/2003 một số nghiệp vụ liên quan đến thuế không hạch toán vào TK thuế cũng phải kê khai thuế Do dó chương trình cho phép người sử dụng thực hiện một số bút toán kê khai thuế mà không cần phải hạch toán vào TK thuế

• Cũng theo luật thuế trên cho phép doanh nghiệp được kê khai các chứng từ điều chỉnh thuế, do đó khi hạch toán thuế cần xác định rõ chứng từ hạch toán thuộc loại chứng từ điều chỉnh hay chứng từ thường

II.1.8.2 Khai báo thuế suất

Để khai báo các mức thuế suất, bạn vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục

→ Quản lý thuế suất thì form sau sẽ xuất hiện trên màn hình

 Mục đích

Form dùng để cập nhật danh mục thuế suất (thêm mới, xóa, sửa…) Những thông tin bao gồm:

- Loại hóa đơn

- Tên thuế suất, thuế suất

 Cách thực hiện

Thêm mới

- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập thông tin loại hóa đơn ở ô Loại hóa đơn, tên hóa đơn ở ô Tên hóa đơn, thuế suất ở ô Thuế suất.

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

Xóa

- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X để xóa thuế suất, chương trình sẽ xóa

thuế suất đang được chọn

Sửa

- Nhấn nút Sửa hoặc tổ hợp phím Alt+S để sửa thuế suất

- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.

- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.

 Các chú ý

- Nếu thuế suất đang được sử dụng trong hóa đơn VAT thì không cho phép sửa và xóa

II.1.9 Quản lý người sử dụng

Để quản lý thông tin người sử dụng, bạn vào menu Hệ thống → Quản lý người

dùng, form sau sẽ hiển thị trên màn hình.

 Mục đích:

Quản lý người sử dụng thuộc nhóm Kế toán, bao gồm :

- Thêm mới người sử dụng,

- Nhập tên người sử dụng mới, mật khẩu và chọn nhóm người sử dụng Có 3 nhóm người sử dụng với danh sách quyền đã được xác định sẵn ở danh sách phía dưới, nếu muốn loại bỏ đi quyền nào thì ta bỏ đi dấu tick ở ô vuông bên cạnh.

- Nhấn nút Ghi để lưu lại thông tin về người sử dụng mới và nhấn nút Thoát

để quay trở lại form đầu

Xoá

- Chọn tên User muốn xoá trên danh sách phía trên

- Nhấn nút Xoá hoặc tổ hợp phím Alt+X để xoá người sử dụng đang chọn

trên danh sách

- Sau đó chương trình sẽ hỏi : Bạn thực sự muốn xoá user… khỏi hệ thống ?

Bấm Yes để đồng ý hoặc No để huỷ bỏ.

Đặt lại quyền sử dụng:

- Chọn tên User muốn đặt lại quyền trên danh sách phía trên

- Bấm nút Chi tiết để đặt quyền cho người sử dụng đang chọn trên danh sách

- Sau đó, chương trình sẽ hiện ra form Nhập thông tin người sử dụng, có thể

sửa các thong tin về người sử dụng trên form

- Nhấn nút Thoát hay tổ hợp phím Alt+X hoặc nút ESC để thoát form

 Các chú ý

- Để thực hiện các chức năng của form này, bạn phải thuộc nhóm Admin của chương trình

- Những User thêm mới sẽ mặc định được đưa vào nhóm Kế toán

- Nếu bạn muốn thêm mới một người sử dụng vào nhóm Admin, bạn phải liên hệ với người quản trị hệ thống để thực hiện việc đó trên Server

- Những thay đổi của thuộc tính người sử dụng sẽ có tác dụng sau khi người dùng login lại hệ thống.

II.1.10 Quản lý thông tin đơn vị

II.1.10.1 Quản lý thông tin đơn vị mình

Vào Hệ thống, chọn Quản lý đơn vị, chọn tiếp Thông tin đơn vị mình:

 Mục đích

Thực hiện khai báo các thông tin của đơn vị sử dụng chương trình Các thông tin khai báo sẽ là cơ sở để xử lý và hiển thị các báo cáo trong chương trình

 Cách thực hiện

Các thông tin quan trọng bắt buộc khai báo:

 Mô hình hạch toán của đơn vị :

- Đơn vị hạch toán độc lập

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc EVN

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc PC Đồng Nai

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc PC Hải phòng

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc PC 1

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc PC 2

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc PC 3

- Đơn vị hạch toán phụ thuộc khác

 Loại chương trình Kế toán sử dụng

- Sản xuất Kinh doanh

- Xây dựng Cơ bản

 Đơn vị được quản lý chi tiết

- Báo cáo dữ liệu tổng hợp: đơn vị tổng hợp dữ liệu và in các báo cáo từ các dữ liệu chi tiết để gửi báo cáo lên cấp trên

- Báo cáo dữ liệu chi tiết và tổng hợp: đơn vị tổng hợp dữ liệu và in các báo cáo từ các dữ liệu chi tiết và gửi báo cáo và các dữ liệu chi tiết lên cấp trên

- Các thông tin còn lại (điện thoại, fax, mã số thuế, chức danh thủ trưởng đơn vị, chức danh phụ trách kế toán, … ) phục vụ hiển thị trên báo cáo

Nhấn nút Ghi (hoặc Alt + G) để lưu trữ các thông tin vừa khai báo.

Nhấn nút Thoát (hoặc Alt + T) thoát khỏi form khai báo

Để thông tin vừa khai báo có hiệu lực, thoát khỏi chương trình và đăng nhập lại

II.1.10.2 Quản lý đơn vị cấp dưới

 Mục đích:

Khai báo đơn vị cấp dưới trực thuộc sự quản lý của đơn vị đang sử dụng chương trình

 Cách thực hiện:

Vào Hệ thống, chọn Quản lý đơn vị, chọn tiếp Quản lý đơn vị cấp dưới

Khi đó, một cửa sổ sẽ hiện ra để ta cập nhật đầy đủ các thông tin của các đơn vị cấp dưới (giống như phần thông tin về đơn vị mình)

Chú ý: Mã đơn vị cấp dưới được xác định bằng cách: Lấy mã đơn vị cấp trên cộng

- Chứng từ thu tiền mặt có mục đích phục vụ cho việc xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ kế toán.

- Chứng từ thu tiền mặt phát sinh khi có các nghiệp vụ thu tiền đi kèm

là các chứng từ liên quan

- Chứng từ chi tiền mặt phát sinh khi có các nghiệp vụ yêu cầu chi tiền

 Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt

Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ

- Khi có nghiệp vụ liên quan tới tài khoản tiền mặt kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập

ra một chứng từ thu hoặc chi tiền mặt

- Nếu việc lập thực hiện bằng máy, kế toán nhập các thông tin trong chứng từ gốc vào Máy sẽ tự động ngầm định giá trị ngày viết là ngày hệ thống (nếu kế toán không nhập lại ngày này) và số chứng từ (tuỳ theo kế toán lựa chọn có ngầm định in hay không)

- Sau khi các thông tin nhập đã đầy đủ và hợp lệ máy sẽ in ra chứng từ, kế toán lấy chứng từ đó trình lãnh đạo ký duyệt

- Nếu là chứng từ lập thủ công, chứng từ được lập theo mẫu có sẵn và trình lãnh đạo ký duyệt

- Chứng từ được lãnh đạo ký duyệt được chuyển cho Thủ quỹ, thủ quỹ sẽ thu hoặc chi tiền và sau đó ghi nhận vào sổ sách, lập báo cáo quỹ, và tổng hợp số dư sau đó gửi báo cáo quỹ kèm theo chứng từ cho bộ phận kế toán

- Bộ phận kế toán nhận được báo cáo quỹ và chứng từ từ Thủ quỹ, kế toán kiểm tra lại

số liệu và xác nhận chứng từ đã được hạch toán bằng cách nhập ngày hiệu lực của chứng từ, chứng từ được xác nhận hạch toán và lưu trữ, đánh dấu kết thúc một quá trình luân chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt

- Nếu là chứng từ lập thủ công, kế toán sau khi kiểm tra tiến hành nhập thông tin của chứng từ, và xác nhận ngày hiệu lực của chứng từ ngay khi nhập

 Các bước thực hiện trong một chu trình luân chuyển chứng từ

- Tập hợp chứng từ gốc để lập

- Căn cứ để lập phiếu thu, chi đó là: Các hoá đơn, các bảng kê thuế (Có hoá đơn đi kèm), các chứng từ gốc khác liên quan tới việc thu, chi tiền mặt, giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng …

- Từ các hoá đơn, các chứng từ gốc liên quan tới việc thu tiền, kế toán sẽ tiến hành lập nên phiếu thu tiền Từ tập hợp hoá đơn đầu vào, các chứng từ gốc liên quan tới việc chi tiền mặt, kế toán tiến hành lập nên phiếu chi tiền

- Tiến hành lập chứng từ

+ Căn cứ vào Hệ thống tài khoản, quy định định khoản, hệ thống các đối tượng

theo dõi cho từng tài khoản, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán sẽ tiến hành:

• Định khoản

• Xác định đối tượng theo dõi chi tiết cho tài khoản nợ, tài khoản có

• Xác định số định khoản tối đa

• Xác định số tiền cho mỗi định khoản

• Diễn giải cho mỗi định khoản

(Khi định khoản cần chú ý: Nếu là phiếu thu, tài khoản nợ luôn là tài khoản tiền mặt, nếu là phiếu chi tài khoản có luôn là tài khoản tiền mặt)

• Thông tin họ tên đối tượng nhận hoặc nộp tiền

• Thông tin đơn vị hay địa chỉ của đối tượng

• Loại ngoại tệ tỉ giá, số tiền nguyên tệ (nếu có)

 In chứng từ

Sau khi chứng từ được nhập đầy đủ thông tin và được kiểm tra thông tin nhập, nếu là chứng từ cần in trên máy, kế toán in chứng từ, chức năng in chứng từ lấy thông tin kế toán viên cung cấp in theo mẫu biểu quy định

 Xác nhận chứng từ

Khi chứng từ đã được trình ký, lãnh đạo đã duyệt và chuyển qua thủ quỹ, thủ quỹ ghi ngày thực thu hoặc thực chi và lập báo cáo quỹ, sau đó gửi lại cho kế toán tiến hành lưu trữ, khi đó kế toán sẽ kiểm tra lại thông tin xác định hạch toán chứng từ

II.2.1.2 Chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng

 Mục đích

Chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng phải ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới tiền gửi ngân hàng và được phản ánh bằng tài khoản tiền ngân hàng là tài khoản 112, tài khoản tiền gửi ngân hàng có ba tài khoản cấp hai:

1121: Tiền gửi ngân hàng- tiền Việt Nam

1122: Tiền gửi ngân hàng- Ngoại tệ

1123: Tiền gửi ngân hàng- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

 Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng

 Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ

Việc lập và xác nhận chứng từ ngân hàng gần giống như chứng từ tiền mặt, chỉ khác là khi chứng từ được duyệt thì gửi cho ngân hàng và sau khi đã xử lý, ngân hàng gửi trả lại bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xác nhận lại chứng từ để tiến hành hạch toán

 Các bước thực hiện trong một chu trình luân chuyển chứng từ

Về xử lý chung của công việc lập chứng từ ngân hàng giống như việc lập chứng từ tiền mặt, chỉ khác về thông tin và tài khoản (như đã trình bày ở phần thông tin trên)

Sau khi lập xong, việc in và xác nhận chứng từ giống như đối với chứng từ tiền mặt

II.2.1.3 Chứng từ Nhập Xuất Vật tư

 Mục đích

Chứng từ nhập xuất vật tư phản ánh các nghiệp vụ liên quan tới xuất nhập vật tư, chứng từ vật tư gồm có:

 Phiếu nhập kho: nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho

làm căn cứ ghi thẻ kho thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và ghi sổ kế toán

 Phiếu xuất kho : theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho

cho các bộ phận sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện mức tiêu hao vật tư

 Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất nhập vật tư

 Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ

 Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới xuất nhập vật tư bộ phận vật tư lập

ra phiếu xuất hoặc nhập vật tư với nội dung như trong các yêu cầu của nghiệp vụ

 Sau khi đã lập xong gửi cho lãnh đạo kiểm tra ký duyệt Nếu được ký duyệt phiếu xuất (hoặc phiếu nhập) được chuyển sang kho để tiến hành xuất (hoặc nhập) vật tư, sau đó bộ phận kho ghi nhận ngày thực xuất (nhập) và chuyển sang cho kế toán

 Bộ phận kế toán định khoản và ghi sổ, lưu trữ chứng từ

 số thực dương

 Các yếu tố định khoản kế toán

Vật tư trong ngành thường liên quan đến tài khoản 152,153 các tài khoản này được mở chi tiết theo hệ thống tài khoản của Tập đoàn quy định như trong tài liệu về chế độ kế toán

Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà kế toán định khoản theo nội dung của nghiệp vụ đó căn cứ vào những quy định định khoản và hệ thống định khoản

Như vậy các yếu tố định khoản gồm: