Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam

Trong nền kinh tế thị trường đang gặp nhiều khó khăn, sự phát triển của từng doanh nghiệp là nhân tố thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế. Trong điều kiện kinh tế hiện nay các doanh nghiệp phải tự hoạch toán sản xuất kinh doanh, lấy thu bù chi, do vậy doanh nghiệp phải tự nghiên cứu tính toán và tổ chức sản xuất kinh doanh sao cho sử dụng chi phí hiệu quả và lợi nhuận thu về cao nhất để có thể đứng vững cạnh tranh và không ngừng phát triển. Sự canh tranh giữa các doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả là có doanh nghiệp kinh doanh làm ăn phát đạt, thị trường luôn mở rộng đồng thời cũng có những doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản. Do đó, để tồn tại và phát triển sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng. Kế toán từ lâu đã có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khác. Một hệ thống kế toán được coi là hợp lý nghĩa là tổ chức tốt các thành phần kế toán trong sự kết hợp giữa việc tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán với điều kiện thực tế ở doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của mình cũng như việc hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh. Như chúng ta đã biết, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, mọi sản phẩm vật chất được cấu thành từ nguyên vật liệu, nó là yếu tố cơ bản đầu tiên không thể thiếu được trong bất cứ quá trình sản xuất nào. Cùng với lực lượng sản xuất tốt, máy móc trang thiết bị hiện đại, thì vấn đề tiếp theo mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua vào đến khâu bảo quản và sử dụng, đáp ứng nhu cầu sản xuất để hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần sử dụng các biện pháp quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Nhận thức được vai trò của kế toán, đặc biệt là tầm quan trọng của vật liệu trong xây dựng, sau một thời gian đi sâu vào tìm hiểu thực trạng hoạt động của công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam, em xin mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.3.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 12

2.2.1 Chứng từ sử dụng 48

2.2.2 Tài khoản sử dụng 48

2.2.3 Sổ kế toán sử dụng 49

2.2.4 Quy trình hạch toán 49

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.3.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 12

2.3.1.2 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 38

2.2.1 Chứng từ sử dụng 48

2.2.2 Tài khoản sử dụng 48

2.2.3 Sổ kế toán sử dụng 49

2.2.4 Quy trình hạch toán 49

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1-1: Đặc điểm luân chuyển NVL, CCDC của công ty Error: Reference source not found

Sơ đồ 1-2 : Mô hình các bộ phận liên quan đến kế toán NVL, CCDC Error: Reference source not found

Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho.Error: Reference source not found

Sơ đồ 2-2 : Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho Error: Reference source not found

Sơ đồ 2-3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Error: Reference source not found

Sơ đồ 2-4: Quy trình hạch toán kế toán NVL, CCDC Error: Reference source not found

Sơ đồ 2- 5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức ghi Sổ Chứng từ ghi sổ .Error: Reference source not found

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường đang gặp nhiều khó khăn, sự phát triển của từng doanh nghiệp là nhân tố thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế Trong điều kiện kinh tế hiện nay các doanh nghiệp phải tự hoạch toán sản xuất kinh doanh, lấy thu bù chi, do vậy doanh nghiệp phải tự nghiên cứu tính toán và tổ chức sản xuất kinh doanh sao cho sử dụng chi phí hiệu quả và lợi nhuận thu về cao nhất

để có thể đứng vững cạnh tranh và không ngừng phát triển Sự canh tranh giữa các doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả là có doanh nghiệp kinh doanh làm ăn phát đạt, thị trường luôn mở rộng đồng thời cũng có những doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản Do đó, để tồn tại và phát triển sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng

Kế toán từ lâu đã có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu đối với bất

kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khác Một hệ thống kế toán được coi là hợp lý nghĩa là tổ chức tốt các thành phần kế toán trong sự kết hợp giữa việc tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán với điều kiện thực tế ở doanh nghiệp Điều đó sẽ giúp cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của mình cũng như việc hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh

Như chúng ta đã biết, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, mọi sản phẩm vật chất được cấu thành từ nguyên vật liệu, nó là yếu tố cơ bản đầu tiên không thể thiếu được trong bất cứ quá trình sản xuất nào Cùng với lực lượng sản xuất tốt, máy móc trang thiết bị hiện đại, thì vấn

đề tiếp theo mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua vào đến khâu bảo quản và sử dụng, đáp ứng nhu cầu sản xuất

để hạ giá thành sản phẩm Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần sử dụng các biện pháp quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ giữ vai trò quan trọng nhất

Nhận thức được vai trò của kế toán, đặc biệt là tầm quan trọng của vật liệu trong xây dựng, sau một thời gian đi sâu vào tìm hiểu thực trạng hoạt động của công

ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam, em xin mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và

lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại công ty

Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương:

 Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ tại công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam.

 Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại

công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam.

 Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại

công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam.

Vì thời gian có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót,

em rất mong nhận được sư góp ý, chỉ bảo của cô giáo TS Nguyễn Thị Minh

Phương và các cán bộ phòng kế toán công ty để báo cáo của em được hoàn thiện

hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2014

Sinh viên thực tập

Phạm Thị Ngân

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

A&D VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên sản phẩm

 Đặc điểm nguyên vật liệu

- Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản

xuất và biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm làm ra

- NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị NVL sẽ chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- NVL có nhiều chủng loại và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất

- Để đảm bảo yêu cầu sản xuất, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ chúng về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị

- Giá trị NVL dự trữ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp

Vấn đề đặt ra là công ty phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán, thường xuyên làm vào ban đêm như: đào đường, xây dựng các công trình cầu đường nên NVL sử dụng cũng mang những đặc thù khác nhau Sử dụng hợp lý NVL giúp nâng cao kết quả sản xuất, giảm chi phí xây dựng

 Danh mục nguyên vật liệu

Bảng 1-1 Trích bảng danh mục nguyên vật liệu của công ty

( Nguồn: Phòng thiết bị vật tư)

 Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng NVL lớn, bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau Vì thế muốn quản lý tốt và hoạch toán chính xác NVL đòi hỏi phải phân loại NVL một cách khoa học, hợp lý Tại Công ty cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam tiến hành phân loại NVL như sau:

Căn cứ vào tính năng sử dụng, có thể chia nguyên vật liệu ra thành các

nhóm sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp là

cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới Ví dụ như: Cát,

xi măng, gạch, sắt

- Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không

cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Mà kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài, làm tăng thêm chất lượng và giá trị thẩm mỹ cho sản phẩm Ví dụ như: Vôi, sơn

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phụ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá

trình sản xuất Có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu ở thể rắn như than đá, than bùn, và ở thể khí hư như ga

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà

công ty sử dụng cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô

tô như: vòng bi, vòng đệm, săm lốp,

- Thiết bị XDCB và vật kết cấu: là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm

xây lắp nhưng khác biệt với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng như: thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, hệ thống thu lôi, kim loại đúc sẵn…

- Phế liệu thu hồi: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, bao gồm

các đoạn thừa của thép, tre, gỗ, vỏ bao xi măng

Căn cứ vào nguồn cung cấp có thể phân loại nguyên vật liệu thành các

nhóm như sau:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: là NVL do doanh nghiệp mua ngoài mà có,

thông thường mua của các nhà cung cấp

- Vật liệu tự chế biến: là vật liệu mà doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng nhu

cầu vật liệu để sản xuất ra sản phẩm

- Vật liệu thuê ngoài gia công: là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất

cũng không phải mua ngoài mà thuê ở các cơ sở gia công

1.1.2 Đặc điểm công cụ dụng cụ

 Khái niệm công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, đồ dùng có giá trị nhỏ (nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu đồng, thời gian sử dụng ngắn (dưới 1 năm), không đủ tiêu chuẩn ghi nhận đối với tài sản cố định

 Đặc điểm công cụ dụng cụ

- CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, khi tham gia vào quá trình sản xuất giá trị CCDC bị hao mòn dần

và dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

- CCDC đa dạng về chủng loại, sử dụng thường xuyên trong quá trình sản xuất, tham gia vào một chu kỳ sản xuất giá trị của nó được chuyển một lần vào giá trị của sản phẩm mới

 Danh mục công cụ dụng cụ

- Dàn giáo thép, cuốc, xẻng, dao xây,

- Quần áo, dày dép, mũ chuyên dụng,…

- Máy trộn bê tông, máy đầm cóc, máy bơm,

- Máy khoan cắt, máy nén, máy hàn, máy uốn,…

- Đèn pha, đèn hiệu, máy kiểm tra cường độ,…

- Nồi nấu nhựa, thùng tưới nhựa,…

- Bao bì,…

 Phân loại công cụ dụng cụ

Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác

nhau cũng có sự phân chia khác nhau:

- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất

- Dụng cụ đồ nghề

- Dụng cụ quản lý

- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động

- Khuôn mẫu đúc các loại

- Lán trại tạm thời

- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hóa vật liệu

Trong công tác quản lý, công cụ dụng cụ được chia làm 3 loại:

- Công cụ dụng cụ lao động

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Theo mục đích và nơi sử dụng, công cụ dụng cụ bao gồm:

- Dùng cho sản xuất kinh doanh

- Dùng cho quản lý.

- Dùng cho các nhu cầu khác

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam

NVL, CCDC của công ty phần lớn là có thể mua được ngay trong thị trường trong nước và cũng có một số ít được nhập khẩu từ nước ngoài Dù NVL, CCDC của công ty được thu mua ở đâu, khi đã về tới công ty thì phải vận chuyển và thanh toán theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng, quy cách đầy đủ, phù hợp với yêu cầu sản xuất

Sơ đồ 1-1: Đặc điểm luân chuyển NVL, CCDC của công ty

(Nguồn: Phòng thiết bị vật tư)

Qua sơ đồ ta nhận thấy NVL, CCDC của công ty sau khi mua được chuyển tới các công trình dưới 2 hình thức: 1 là chuyển thẳng đến chân công trình đang thi công, 2 là chuyển về kho của công ty sau đó xuất kho chuyển đến các công trình đang thi công

1.2.1 Đặc điểm thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Với đặc điểm sản xuất chủ yếu là quá trình thi công, hầu hết NVL, CCDC như

NVL, CCDC

mua trong nước

NVL, CCDC mua nước ngoài

Các công trườngNhập kho tại công ty

cát, đá, xi măng, thép,… đều hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấp NVL xây dựng Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình thi công đạt hiệu quả cao, công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam rất chú trọng việc cung ứng NVL cho các phân xưởng với quy trình thu mua NVL được xây dựng chặt chẽ.

Hàng tháng, hàng quý, phòng vật tư lên kế hoạch thu mua NVL có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc Dựa trên kế hoạch thu mua và tình hình sử dụng NVL, CCDC thực tế, phụ trách vật tư cử nhân viên đi khảo sát, lấy báo giá của các nhà cung cấp vật tư phù hợp khác nhau ; trình giám đốc duyệt mua và chọn nhà cung cấp hầu hết là các đơn vị cung ứng vật tư xây dựng có giá cả cạnh tranh nhất với chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu về tiêu chuẩn sử dụng và có cơ sở địa bàn thuận tiện Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua – bán vật tư Căn

cứ vào hợp đồng, phòng vật tư thực hiện thu mua vật tư Vật tư khi được vận chuyển đến kho công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất theo như hợp đồng đã ký rồi lập biên bản kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho

Việc tiếp nhận chính xác số lượng và chủng loại NVL, CCDC theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển công ty sẽ tránh được tình trạng thất thoát, sàng lọc và loại bỏ được những NVL, CCDC không đúng quy cách Các tiêu thức công

ty áp dụng khi tiếp nhận NVL, CCDC là:

- Mọi vật tư hàng hóa đều phải có giấy tờ hợp lý, hợp lệ

- Mọi vật tư hàng hóa tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm

- Kiểm tra, xác định chính xác số liệu, chất lượng và chủng loại

- Phải có biên bản xác nhận cho các trường hợp phát hiện thừa, thiếu, hỏng, sai quy cách

Mặc dù công ty đã thực hiện kiểm tra và thực hiện các quy trình cần thiết trước khi NVL, CCDC được chuyển về kho hay chuyển thẳng đến chân các công trình đang thi công, nhưng phần lớn các công trình thi công của công ty ở xa và ở nhiều địa điểm khác nhau nên khi tiếp nhận NVL, CCDC vẫn còn khó khăn và còn xảy ra hiện tượng thất thoát

1.2.2 Đặc điểm cấp phất và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Bên cạnh công tác thu mua, công tác quản lý cấp phát và sử dụng vật tư cũng

là một trong những khâu quan trọng NVL xuất cho sản xuất là một trong ba yếu tố

cơ bản quyết định giá thành mà còn ảnh hưởng đến chất lượng công trình

Các NVL được xuất dùng chủ yếu nằm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, còn lại CCDC nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất chung và gần như không có NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Khi công trường thi công có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC, phòng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư gửi lên trưởng phòng vật tư cùng kế toán trưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xem xét tình hình thực hiện tiến

độ sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và tính toán lượng vật tư cấp phát trong tháng, kết hợp lượng vật tư tồn kho do thủ kho cung cấp, sẽ quyết định duyệt phiếu yêu cầu vật tư Sau khi phiếu vật tư được duyệt, phòng vật tư và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho Đối với các NVL chính khối lượng lớn, bộ phận vận tải phối hợp làm việc trong khâu vận chuyển bằng xe tải, xe ben,… đưa vật tư đến chân các công trình thi công

1.2.3 Hệ thống kho tàng lưu trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Việc bảo quản và dự trữ NVL, CCDC tại kho bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật tư phù hợp với đặc tính riêng của mỗi loại phụ thuộc vào quy mô tổ chức quản lý của công ty, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lượng NVL, CCDC

Tại kho công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam, hệ thống gồm 2 kho chính : kho bê tông thô (KCT T1) và kho bê tông nhựa (KCT N1) bao gồm nhiều ngăn kho nhỏ cho từng loại vật tư Hệ thống kho được phân chia dựa trên 2 phân khu giám sát công trình riêng tạo điều kiện thuận lợi cho cung ứng thi công, góp phần giảm thiểu chi phí vận chuyển

Với đặc điểm NVL, CCDC phục vụ cho xây dựng có khối lượng lớn, cồng kềnh, nên 2 kho chính cũng phải được thiết kế rộng rãi, diện tích mặt bằng khoảng

300 m2, được trang bị hết sức đầy đủ các phương tiện vận tải hiện đại như xe ben,

xe xúc, cần trục,… các thiết bị cân đo đong đếm và các thiết bị khác kiểm tra chất lượng, cùng các thiết bị hỗ trợ để bảo quản tốt vật tư Do đa số các thiết bị, vật tư

đều cần được bảo quản trong điều kiện khô ráo để đảm bảo đúng chất lượng, phẩm chất nên các tiêu chuẩn vật tư theo quy định cũng được đặc biệt quan tâm và luôn được đảm bảo.

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty

Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam

1.3.1 Quản lý chung tại đơn vị

Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất

cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức dưới sự định hướng và giám sát của hội đồng quản trị tạo nên mô hình quản lý chặt chẽ, hiệu quả với sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban liên quan Mô hình tổ chức quản lý NVL, CCDC tại công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam được thực hiện như sau :

Sơ đồ 1-2 : Mô hình các bộ phận liên quan đến kế toán NVL, CCDC

• Ban kiểm soát

- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động thi công công trình và chịu trách nhiệm với Ban giám đốc Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, hoàn thiện hoạt động thi công công trình

- Xem xét kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, đồng thời triển khai các

bộ phận/phòng ban thực hiện ; điều hành hoạt động sản xuất đạt năng suất ; xem xét

Bankiểm soát

Phòng vật tư

Phòng

thí nghiệm

Thủ kho

Kế toán NVL, CCDC

Phòng

kế hoạch

và xét duyệt cho triển khai tài liệu kỹ thuật đảm bảo chất lượng từ khâu mua vào NVL, CCDC đến sản phẩm đầu ra (công trình hoàn thành) ; xem xét và quyết định các quy định quản lý, các đề xuất điều động, bổ sung máy móc thiết bị, đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành hiệu quả.

xử lý theo quy định

 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn NVL, CCDC ; tính giá thực tế của vật

tư đã mua và nhập kho công ty ; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL, CCDC về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn,… nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại VL, CCDC cho quá trình sản xuất kinh doanh

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL, CCDC, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật tư đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán

- Kiểm tra việc chấp hành bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC ; phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những ý kiến xử lý NVL, CCDC thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng, tính toán chính xác giá trị NVL, CCDC đã tiêu hao và các đối tượng sử dụng

- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL, CCDC theo quy định, lập các báo cáo về vật tư phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo

 Phòng kế hoạch

- Hoạch định hoạt động hệ thống quản trị chất lượng NVL, CCDC ; giám sát

đo lường hệ thống, giám sát đo lường quá trình từ khâu nhập vật tư cho đến quá trình sản xuất và giám sát đo lường công trình thi công

- Kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị về mức độ phù hợp của NVL, CCDC đối với hệ thống tài liệu công ty quy định và tính hiệu quả trong quá trình vận hành hệ thống

- Theo dõi đánh giá việc thực hiện các kế hoạch từng giai đoạn và việc thực hiện mục tiêu chất lượng của các đơn vị và công ty trong việc sử dụng NVL, CCDC

- Định kỳ gửi báo cáo theo dõi cho kế toán vật tư để hạch toán

- Cuối tháng đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho và sổ chi tiết vật tư của

- Các thử nghiệm đối với sản phẩm đầu ra bao gồm : cơ lý xi măng, hỗn hợp

bê tông, thử cốt bê tông và vữa, thử nghiệm cơ lý đất trong phòng, kiểm tra thanh thép xây dựng, thử nghiệm tại hiện trường,… đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đối với NVL, CCDC

1.3.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty

1.3.2.1 Xây dựng định mức tiêu dùng của công ty

Việc xây dựng định mức tiêu dùng NVL, CCDC trong công ty chính xác và

đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm NVL và có cơ sở để quản lý chặt chẽ việc sử dụng vật tư Mức tiêu dùng NVL, CCDC còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch cung ứng và sử dụng tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hiện tiết kiệm trong công ty.

 Phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Hiện nay có rất nhiều phương pháp định mức tiêu dùng NVL, CCDC nhưng

đa số các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam sử dụng 3 phương pháp như sau:

- Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm

- Phương pháp thực nghiệm

- Phương pháp phân tíchDựa vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật và các điều kiện về sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã lựa chọn phương pháp phân tích để định mức tiêu dùng NVL, CCDC khi thực hiện phương pháp này công ty đã tiến hành theo 2 bước:

Bước 1: Công ty tiến hành thu thập và nghiên cứu các tài liệu về định mức, đặc biệt là về thiết kế sản phẩm, đặc tính của NVL, CCDC, chất lượng máy móc thiết bị

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch

Nhìn chung công ty đã áp dụng phương pháp này tương đối tốt Phương pháp này mang lại cho công ty được sự chính xác và đưa ra được một mức tiêu dùng hợp

lý nhất Khi áp dụng phương pháp này, định mức tiêu dùng trong công ty luôn nằm trong trạng thái được cải tiến Song công ty cũng gặp phải chút khó khăn: phương pháp này đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, toàn diện và chính xác, mà đặc điểm của công ty là các công trình xây dựng ở xa và khác nhau nên khi tổng hợp thông tin tương đối khó khăn và gặp nhiều trở ngại Nhưng với đội ngũ xử lý thông tin có trình độ, năng lực cao và kinh nghiệm làm việc lâu năm thì công ty vẫn thực hiện được công tác xây dựng định mức tiêu dùng một cách hợp lý nhất

 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng

Sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác

nhau nên để đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm, công ty phải

sử dụng một khối lượng NVL tương đối lớn, đa dạng về chủng loại

- Cách xác định khối lượng NVL cần dùng của công ty:

Trước khi tiến hành thi công thì phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ thiết kế bảng vẽ thiết kế công trình thi công sau khi bảng thiết kế được duyệt và dựa trên bảng thiết

kế đó công ty sẽ đưa ra bảng khối lượng NVL cần dùng cho công trình đó

Việc xác định trước lượng NVL cần dùng sẽ giúp cho công ty có thể chuẩn bị trước (mua về) để phục vụ cho công việc thi công tránh tình trạng thất thoát và gián đoạn trong thi công

Hiện tại, công ty đang thực hiện rất tốt việc xác định khối lượng NVL phục vụ cho các công trình đảm bảo cho tiến trình thi công tránh tình trạng chậm trễ làm giảm tiến độ thi công và thất thoát nguyên vật liệu

1.3.2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ

Tại công ty các sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đường và có địa bàn khác nhau nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng NVL thường được chuyển thẳng tới chân các công trình để đưa vào trực tiếp thi công Tuy nhiên

để tránh sự biến động của NVL nên việc dự trữ một số NVL cần dùng lâu dài là vô cùng cần thiết đối với công ty

Tại công ty để xác định những NVL cần dự trữ thì công ty chia thành 2 loại:

- Vật tư luân chuyển: là các loại vật tư dùng trong thời gian dài từ công trình

này đến công trình khác Chính vì thế những vật tư này công ty thường nhập về kho

- Vật tư tiêu hao: là loại vật tư tiêu hao hết trong quá trình sản xuất nên loại

vật tư này công ty thường chuyển thẳng đến những công trình đang thi công, ví dụ như các loại sắt, thép, đá, gạch

Bảng vẽ thiết kế

công trình thi công

Bảng khối lượng NVL cần dùng

Bảng 1-2: Trích bảng tổng hợp một số NVL, CCDC dự trữ tại công ty

ĐVT: Đồng ST

( Nguồn: Phòng thiết bị vật tư )

 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo nguồn NVL, CCDC đúng chất lượng, hợp lý về giá cả Với đội ngũ nhân viên

có kinh nghiệm nên việc xác định lượng NVL, CCDC cần mua cho công trình của công ty là rất tốt Khi xác định lượng NVL, CCDC cần dùng để đảm bảo cho quá trình thi công thì công ty sẽ lên kế hoạch để tiến hành thu mua

 Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Do lĩnh vực hoạt động của công ty là xây dựng, và đặc điểm của các công trình là phân bổ trên các địa bàn khác nhau nên việc phải xây dựng một kế hoạch mua sắm NVL, CCDC là rất cần thiết Từ bản vẽ thiết kế thi công công trình công

ty sẽ xác định khối lượng NVL, CCDC cần dùng và dự trữ cho công trình, sau đó sẽ xây dựng kế hoạch mua sắm qua từng tháng Hiện tại, công ty đã thực hiện tốt việc

tìm hiểu thị trường NVL, CCDC trong nước cũng như nước ngoài và nhu cầu NVL, CCDC của các công trình đang thi công từ đó công ty đã đưa ra những kế hoạch mua sắm hợp lý nhất để đảm bảo cho việc thi công không bị gián đoạn và đảm bảo nguồn vốn của công ty được chi tiêu hợp lý nhất Khi kế hoạch này được thực hiện sẽ đảm bảo việc thi công các công trình không xảy ra trường hợp bị thiếu NVL, CCDC làm cho công việc thi công bị gián đoạn dẫn tới giảm lợi nhuận và mất

uy tín của công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN XÂY DỰNG A&D VIỆT NAM 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Cổ Phần Xây Dựng A&D Việt Nam

2.1.1 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ :

2.1.1.1 Nhập kho :

 Chứng từ sử dụng :

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Tờ khai hải quan ( trường hợp nhập khẩu )

- Biên bản giao nhận hàng hóa

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm , hàng hóa

Khi vật tư về đến DN, nhân viên tiếp liệu đem hóa đơn mua hàng (trong hóa đơn bên bán đã ghi các chỉ tiêu như : chủng loại vật tư, đơn giá, số lượng, thành tiền, hình thức thanh toán ) lên phòng vật tư Trước khi cho nhập kho, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra, đánh giá về số lượng, chất lượng, quy cách của vật tư; sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm vật tư thường bao gồm 3 người (được thể hiện trong biên bản kiểm nghiệm ) tiến hành kiểm nghiệm vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 4 liên như sau:

Liên 1 : Lưu tại phòng vật tư

Liên 2: Giao cho phòng Kế hoạch

Liên 3 : Giao cho thủ kho làm cơ sở nhập kho

Liên 4 : Giao cho người bán

Đồng thời ký với người giao hàng Biên bản giao nhận hàng hóa để làm thủ tục thanh toán sau này Chứng kiến giao nhận do thủ kho và người giao hàng chứng

kiến, nếu đủ thì lập biên bản Biên bản do thủ kho lập gồm 4 liên :

Liên 1 : Lưu tại kho

Liên 2 : Gửi cho phòng Kế hoạch

Liên 3 : Gửi cho phòng Kế toán

Liên 4 : Gửi cho người bán

Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu như trong hợp đồng mua bán, thủ kho tiến hành các thủ tục nhập kho

và ghi phiếu nhập

Trong trường hợp có sai sót về số lượng, Ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý theo đúng hợp đồng quy định Phòng kế hoạch kiểm tra hóa đơn và căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập phiếu nhập kho, sau đó nhân viên tiếp liệu cầm phiếu nhập kho xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập kho Thủ kho kiểm tra chỉ tiết cụ thể, nếu vật tư mua về đúng chủng loại, quy cách, chất lượng ghi trên phiếu nhập kho và đã qua kiểm nghiệm ( Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của các phòng ban liên quan) thì tiến hành cho nhập kho và thủ kho ký xác nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho

NVL, CCDC nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho và được lập thành 3 liên :

Liên 1 : Lưu tại phòng Kế hoạch

Liên 2 : Giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, cuối ngày ( hoặc định kỳ ) chuyển lên cho phòng Kế toán để đối chiếu

Liên 3 : Giao cho nhà cung cấp để làm thủ tục thanh toán về sau

Nếu nhập kho NVL, CCDC do sử dụng không hết thì cũng lập các chứng từ tương tự như do mua ngoài, chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tư

Sau đó, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, hợp đồng mua hàng, kế toán nhập vào phần mềm kế toán các thông tin cần thiết Phần mềm sẽ tự động cập nhật, xử lý thông tin thì in được bảng, báo cáo như bảng chi tiết nhậpNVL, CCDC, bảng tổng hợp nhập NVL,…

Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách, phẩm chất, chất lượng thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho ( Ngoại trừ trường hợp DN chấp nhận với một mức giảm giá nào đó thì sẽ nhập kho bình thường )

Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho

Riêng đối với NVL, CCDC nhập khẩu, trước khi nhu cầu NVL, CCDC sản xuất cho 6 tháng, phòng Kế hoạch phải lên kế hoạch mua cụ thể Doanh nghiệp thường nhập khẩu từ các nhà cung cấp quen thuộc như Mỹ, Hàn Quốc,… Sau khi lên kế hoạch mua NVL, CCDC, phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng bảo đảm 2 tháng Nhân viên phòng xuất nhập khẩu Ngân hàng mở LC, thư tín dụng được gửi đi Khi ngân hàng bảo lãnh cho, nhà cung cấp nhận được LC thì bộ chứng từ kê của lô hàng này được thực hiện và chuyển về DN thông qua ngân hàng Khi DN nhận được bộ chứng từ này thì tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm :

-Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu, tờ khai trị giá hàng nhập khẩu

Đề nghị nhập NVL

Lập biên bản kiểm

nghiệp vật tư

Giám đốc kế toán, người giao hàng, thủ kho

-Hóa đơn mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, vận đơn

-Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

-Giấy thông báo thuế

Sau đó, nhân viên phòng xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ gốc này đến hải quan làm thủ tục hải quan Sau khi thực hiện xong các hoạt động thông quan, cán

bộ thu mua nhận hàng và kiểm tra tiêu chuẩn, chất lượng NVL, CCDC rồi vận chuyển về kho của DN Nhân viên phòng Kế toán có trách nhiệm thanh toán đầy

đủ các khoản thuế nhập khẩu, phí tiếp nhận, phí vận chuyển,…liên quan đến hoạt động nhập khẩu NVL này

Khi NVL, CCDC về đến kho, các thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán giống như trường hợp mua nguyên vật liệu trong nước

2.1.1.2 Xuất kho

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL, CCDC xuất kho với nhiều mục đích khác nhau Tuy nhiên, nghiệp vụ xuất kho chủ yếu và thường xuyên của DN là xuất kho phục vụ sản xuất

+) Chứng từ sử dụng :

-Giấy đề nghị xuất kho

-Phiếu xuất kho

+) Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho :

Sau khi phòng kế hoạch định mức NVL, CCDC cần đưa vào sản xuất và căn

cứ vào kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất thấy có nhu cầu sử dụng: chủng loại, số lượng sử dụng,… các phân xưởng sẽ ghi vào giấy đề nghị xuất kho để xin ký duyệt cấp vật tư Phiếu đề nghị xuất kho được lập thành 3 liên :

Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch

Liên 2 : Giao cho thủ kho

Liên 3 : Giao cho bộ phận sản xuất

Sau khi xuất giấy đề nghị xuất kho cho bộ phận kho, kho vật tư xuất NVL, CCDC theo yêu cầu thì thủ kho lập phiếu xuất kho Sau khi phòng kế hoạch định mức NVL, CCDC cần đưa vào sản xuất Lập phiếu xuất kho thành 3 liên :

Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch làm căn cứ định mức tiêu hao NVL, CCDC

và các vấn đề phục vụ nhu cầu quản lý.

Liên 2 : Giao cho bộ phận sản xuất

Liên 3 : Giao cho thủ kho làm cơ sở hạch toán chi tiết vào thẻ kho, định kỳ giao cho phòng kế toán và là căn cứ để kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và các phân hệ

kế toán khác như xác định chi phí và tính giá thành

Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt chuyển cho thủ kho để thực hiện việc xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tư cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận ký tên vào phiếu xuất và ghi

số thực xuất vào “thẻ kho” Định kỳ, thủ kho giao phiếu xuất cho phòng kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho

Tương tự, đối với trình tự quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho phục vụ cho bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng hoặc bộ phận quản lý doanh nghiệp

Sau đó, căn cứ vào phiếu xuất kho, giấy đề nghị xuất kho, phòng kế toán hach toán nhập thông tin vào phần mềm kế toán đang sử dụng

Sơ đồ 2-2 : Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Đề nghị xuất NVL

Duyệt lệnh xuất

Viết phiếu xuất và

tiến hành xuất kho

Ghi sổ kế toán và lưu

trữ, bảo quản

Kế toán vật tưThủ kho

Trưởng phòng Kế hoạch

Người có nhu cầu sử dụng NVL

2.1.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

 Phương pháp tính giá NVL, CCDC nhập kho

Các khoản giảm trừ Thuế nhập

Giá CIF

Tỷ giá tại thời điểm mở

tờ khai hải quan x

Thuế suất thuế nhập khẩu

Trong đó :Giá tính thuế là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên theo hợp đồng, phù hợp với cam kết quốc tế

Thuế nhập khẩu là số thuế phải nộp tính trên hàng nhập khẩu

Chi phí thu mua là các chi phí phát sinh trong quá trình mua NVL, CCDC nhập kho như chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển,…

Các khoản được giảm trừ là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mạị, giá trị hàng mua bị trả lại,…

 Nguyên vật liệu mua trong nước

Giá thực tế được DN áp dụng thống nhất với quy định của Bộ Tài chính và chuẩn mực kế toán DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá NVL, CCDC không bao gồm thuế

+

Chi phí thu mua thực tế phát sinh

-Các khoản được giảm trừ

Trong đó :Giá mua chưa có thuế GTGT là giá được ghi trên hóa đơn mua hàng

Chi phí thu mua thực tế phát sinh là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua NVL, CCDC nhập kho như chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển,…

Các khoản được giảm trừ là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mai, giá trị hàng mua bị trả lại,…

 Đối với phế liệu nhập kho

Giá nhập kho được xác định dựa trên sự ước tính giá bán trên thị trường với sản phẩm cùng loại

Theo hóa đơn GTGT số 0014215 của Công ty TNHH thương mại Long Việt bán Xi măng Tam Điệp PC30, thép D10, đá 1*2 cho công ty ngày 05/06/2013

Giá chưa thuế: 207.115.000đ ( 55* 1.270.000/1tấn + 4.500* 17.170/1kg + 200* 300.000/ m3)

Thuế GTGT ( 10%): 20.711.500đ

Tổng giá thanh toán: 227.826.500đ

Khi Xi măng, thép, đá về nhập kho kế toán ghi giá thực tế về nhập kho là: 207.115.000đ trên phiếu nhập kho

 Phương pháp tính giá thực tế NVL, CCDC xuất kho

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm nguyên vật liệu, cũng như yêu cầu quản lý, công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán nguyên vật liệu và áp dụng tính nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo giá bình quân cả kỳ dự trữ rất thích hợp với doanh nghiệp vì doanh nghiệp có ít doanh điểm nhưng số lần nhập, xuất mặt hàng lại rất nhiều

Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kho đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau:

Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhậpTheo tài liệu tháng 6/2013 có tình hình nhập, xuất, tồn Xi măng như sau:

Tồn đầu kỳ: 12 tấn, đơn giá là 1.250.000đ/tấn

Nhập trong kỳ ( ngày 5/6): 55 tấn, đơn giá là 1.270.000đ/tấn

12 + 55 = 1.266.418đ/tấn

Giá thực tế xuất kho xi măng ngày 10/6 = 60* 1.266.418 = 75.985.080đ

Nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán máy Fast nên công việc tính giá NVL, CCDC tại DN trở nên đơn giản hơn nhiều Hàng ngày, kế toán vật tư nhập các chứng từ như : Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vào phần mềm

kế toán, phản ánh đầy đủ chi phí thu mua Kế toán sẽ vào phần mềm đến phần tính giá hàng tồn kho rồi chọn tính giá theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, máy tính sẽ tự động tính ra giá trị thực tế của từng lần xuất NVL, CCDC Như vậy, độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán vật tư

2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Hạch toán chi tiết NVL, CCDC được thực hiện đồng thời ở cả kho và phòng

kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết NVL, CCDC không chỉ về mặt giá trị mà còn cả mặt số lượng, không phải theo dõi ở từng kho

mà còn chi tiết cho từng loại, từng nhóm, từng mã để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời làm cơ sở để ghi sổ kế toán, lên báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ đồng thời kiểm tra, giám sát sự biến động của vật liệu để kịp thời cung cấp cho sản xuất

Công việc kế toán vật tư của DN được phân thành 2 mảng do 2 người phụ trách Một kế toán hạch toán theo dõi NVL, kế toán thứ 2 theo dõi CCDC

Giữa thủ kho và phòng kế toán cần phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn theo từng loại vật tư Bởi vậy, giữa kho và phòng kế toán cần

có sự phối hợp với nhau một cách hợp lý Sự phối hợp đó hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiếtNVL, CCDC DN áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song

Đây là phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Đặc điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng NVL, CCDC tại DN

Sơ đồ 2-3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày

- Ở phòng kế toán : Mở sổ chi tiết NVL, CCDC cho từng loại vật tư cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt giá trị và số lượng Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất , kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng, kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết Mặt khác, kế toán còn phải tổng hợp số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn , đối chiếu số liệu trên sổ cái tài khoản

Kế toán tổng hợp

2.1.3.1 Quy trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Sơ đồ số 2-4: Quy trình hạch toán kế toán NVL, CCDC

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:

 Thủ tục, chứng từ nhập NVL, CCDC

Do các công trình nằm rải rác khắp đất nước nên tại công ty không tiến hành mua vật tư nhập kho, mà khi nhận được công trình khởi công xây dựng thì sẽ tiến hành mua vật tư nhập kho của từng công trình Theo quy chế của công ty thì mỗi công trình do BCH công trình chịu trách nhiệm Theo yêu cầu thi công phần việc thực tế cũng như theo kế hoạch thi công công trình, ban chỉ huy công trình tiến

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ KT chi tiết 152, 153

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp

KT chứng từ cung loại

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 152, 153

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

hành mua vật tư nhập kho, thủ kho tiến hành nhập vật tư vào kho.

Khi vật tư về tới Công trường đều phải làm thủ tục nhập kho Kế toán vật tư kiểm tra hóa đơn sau đó lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải có chữ ký của các phòng ban liên quan

Phiếu nhập kho phải lập thành hai liên:

- Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng tài chính kế toán để ghi sổ

Ví dụ 1: Ngày 5/6/2013, Công ty tiến hành mua vật liệu chính của công ty

TNHH thương mại Long Việt và đã nhập kho (kho công trình) đầy đủ Xi măng Tam Điệp PC30 và thép Hòa Phát D10, Công ty làm thủ tục mua hàng và cho xe vận chuyển trở Đá 1*2 đổ tại chân công trường thi công

Bảng 2-1: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao khách hàng Số: 0014215

Ngày 05 tháng 06 năm 2013

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại Long Việt

Địa chỉ: Số 583 đường Giải Phóng, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội

Số tài khoản:26010000167990 tại NH ĐT & PT Việt Nam - Chi nhánh Tây HồĐiện thoại: Mã số thuế: 0101024737

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam

Địa chỉ: Số nhà 56, ngõ 82 Nguyễn Phúc Lai, quận Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 12310000228278 tại NH ĐT & PT Việt Nam, chi nhánh Quang Trung

Hình thức thanh toán: C/K Mã số thuế: 0104026080

55 4.500 200

1.270.00017.170300.000

69.850.00077.265.00060.000.000

Cộng tiền hàng: 207.115.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 227.826.500

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai bảy triệu tám trăm hai sáu ngàn năm trăm đồng./

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)

Khi bên cung cấp giao biên bản giao nhận hàng hóa cho thủ kho, nhân viên thu mua cung ứng vật tư đưa hóa đơn GTGT cho kế toán vật tư, kế toán vật tư xem xét hóa đơn nếu nội dung ghi trong hóa đơn là hợp lệ ( NVL, CCDC mua về đúng như hợp đồng đã ký về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT ) thì phối hợp với ban chỉ huy công trường xuống để kiểm nhận vật tư Khi

đó thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào giấy phân tích chất lượng, xuất xứ vật tư, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng vật tư và ghi vào biên bản kiểm nghiệm Nếu vật tư mua về đạt các tiêu chuẩn như hợp đồng đã ký kết, ban kiểm nghiệm lập biên bản nghiệm thu vật tư và cho nhập kho hoặc chuyển thẳng tới công trường, còn số hàng không đạt thì gửi trả lại toàn bộ hoặc thương lượng giảm

Bảng 2-2: Biên bản kiểm nghiệm khối lượng vật tư Đơn vi: Công ty CP Xây dựng A&D

Việt Nam

Bộ phận: Công trường Rào Đá HY

Mẫu số: 03 - VT

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTCNgày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Ngày 05 tháng 06 năm 2013 Số.108

- Căn cứ hợp đồng kinh tế số 68/HĐKT ngày 13 tháng 04 năm 2013 của Công ty

TNHH TM Long Việt và Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam ( Công trường Rào Đá)

Ban kiểm nghiệm gồm:

Đại diện: Bên A ( Công ty TNHH TM Long Việt) Trưởng ban

Đại diện: Bên A ( Công ty TNHH TM Long Việt) Ủy viên

Đại diện: Bên B ( Công ty CP Xây dựng A&D Việt Nam)

Đại diện: Bên B ( Công ty CP Xây dựng A&D Việt Nam)

Đã kiểm nghiệm các loại:

Phương thức kiểm

Đơn

vị tính

Số lượng theo

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

3 Đá xây dựng 1*2 M3 200 200

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hai bên đống ý nghiệm thu giai đoạn thực hiện với khối lượng như trên, đề nghị bên B làm thủ tục thanh toán để bên A tiếp tục thực hiện Hợp đồng, bảo đảm tiến độ Công trình

Đại diện kỹ thuật

Nguyễn Hoàng Anh Trần Anh Dũng Võ Huy Phong

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán lập phiếu nhập kho, thủ kho dựa vào Phiếu nhập kho tiến hành nhập Xi măng Tam Điệp PC30 vào kho và ghi vào thẻ kho

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 05 tháng 06 năm 2013 Nợ: 1521 Số: 35 Có: 331

- Họ và tên người giao: Nguyễn Hữu Long

- Theo HĐGTGT số 0014215 ngày 5 tháng 6 năm 2013

- Nhập tại kho: Kho Công trường

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,

phẩm chất vật tư, dụng

Mã số

Đơn

vị Theo Số lượngchứng từ

Thực nhập

1 Xi măng Tam Điệp PC30 Tấn 55 55 1.270.000 69.850.000

2 Thép Hòa Phát D10 kg 4500 4500 17.170 77.265.000

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ví dụ 2: Ngày 7/6/2013, mua công cụ của Công ty Cổ phần Đầu tư TM và xây

dựng Diệu Anh Công ty tiến hành nhập kho( kho công ty) đầy đủ khối lượng Máy bơm điện và Quần áo chuyên dụng Giàn giáo mua về không nhập kho mà chuyển

thẳng tới công trình để thi công Công ty làm thủ tục nhập kho như sau:

Bảng 2-4: Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao khách hàng Sổ: 0014299

Ngày 07 tháng 06 năm 2013Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư TM và xây dựng Diệu Anh

Địa chỉ: P310B7, KTT Tân Mai,P.Tân Mai, Q.Hoàng Mai,TP Hà Nội

Số tài khoản: 14022582977018 tại NH TMCP Kỹ Thương VN - CN Chương Dương

Điện thoại: 04 36611410 Mã số thuế: 0104389655

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam

Địa chỉ: Số nhà 56, ngõ 82 Nguyễn Phúc Lai, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Số tài khoản: 12310000228278 tại NH ĐT & PT Việt Nam, chi nhánh Quang Trung

Hình thức thanh toán: C/K Mã số thuế: 0104026080

12 2 200

1.100.00011.000.000120.000

13.200.00022.000.00024.000.000

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)

Bảng 2-5: Phiếu nhập kho

Bộ phận: Công trường Rào Đá-HY (Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 07 tháng 06 năm 2013 Nợ: 153 Số: 36 Có: 331

- Họ và tên người giao: Nguyễn Hữu Long

- Theo HĐGTGT số 0014299 ngày 7 tháng 6 năm 2013

- Nhập tại kho: Kho Công ty

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,

phẩm chất vật tư, dụng

Mã số

Đơn

vị

Số lượngTheo chứng từ

Thực nhập

1

2

Máy bơm điện

Quần áo chuyên dụng

CáiBộ

12200

12200

1.100.000120.000

13.200.00024.000.000

Thủ tục, chứng từ xuất NVL, CCDC

Trong quá trình thi công công trình, căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư và nhu cầu sản xuất thực tế các bộ phận thi công ghi danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư vào “ Giấy đề nghị cấp vật tư, nhiên liệu” rồi đưa cho ban chỉ huy công trường ký, sau đó phiếu này sẽ được giao cho phòng vật

tư để ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho